Реферат: Ділові засідання

ВСТУП

Тема курсової роботи з дисципліни «Діловий етикет» — «Ділові засідання».

Якщо три або більше осіб обговорюють питання бізнесу, вони проводятьділове засідання. Статистика свідчить, що середній працівник кожного тижняпроводить чотири години на різного роду засіданнях. Виконавець середнього рівняпроводить на засіданнях приблизно 35 відсотків тижневого робочого часу, а виконавець вищого рівня — більше 50 відсотків.

Як правило, ділові засідання необхідні при веденні бізнесу, і якщо вонивідповідно (правильно) підготовлені, то можуть бути ефективними тарезультативними. Висока ділова культура вимагає ретельної підготовки засіданьорганізаторами, щоб у такий спосіб продемонструвати ввічливе ставлення до колегта ділових партнерів, а також повагу до їх часу. Будучи головуючим або жучасником засідання, ви можете зробити конкретний внесок при його плануванні тапідготовці, під час проведення, а також після закінчення, з тим, щоб увесьзахід був більш ефективним та результативним.

Мета курсової роботи – ознайомитися з формою і метою проведення діловогозасідання, зосередитися на помилках, які виникають під час проведення останнього.

1.ПЛАНУВАННЯ ТА ПІДГОТОВКАЗАСІДАННЯ

засідання планування регламент головуючий

Ділові засідання можуть бути формальними, тобто такими, які проводятьсяна регулярній основі з конкретними цілями та порядком денним(щомісячні/щоквартальні збори співробітників), або ж неформальними, якіпроводяться при виникненні певної конкретної проблеми чи у відповіднійситуації, що вимагає обговорення. (Хтось із колег раптово зайшов до вашогокабінету/індивідуального робочого місця, щоб обговорити якесь питання, або жспонтанна розмова співробітників переросла у дискусію щодо конкретних справфірми.)

Формальні чи неформальні, ділові засідання у будь-якому разі будуть більшефективними, якщо проходитимуть відповідно до певних правил та встановленоїпроцедури проведення подібних заходів та з урахуванням норм етикету.

Відомо, що деякі засідання бувають затягнутими, з погано визначеними абозовсім не визначеними цілями, недбало підготовленими. Виявом непрофесіоналізмута поганих манер є відсутність чіткого визначення учасників засідання, йогоцілей і порядку денного. Ретельна підготовка допомагає уникнути проведенняпоганого, неефективного заходу.

Неформальні засідання насамперед мають властивість ставати непотрібною тратоючасу. Без глибинної підготовки, вони часто не мають чітко визначеної цілі;учасники не готові викласти інформацію чи взяти участь у дискусії; рідковстановлюються часові рамки проведення заходу, що також зменшує йогоефективність.

Згідно з дослідженнями ЗМ Meeting Management Institute, які проводилися уВартонській школі бізнесу Пенсильвансько-го університету (США) та вУніверситеті Міннесоти (США), є сім етапів, яких необхідно дотримуватися приплануванні та підготовці формального/неформального ділового засідання:

1. Визначення цілей — з урахуванням можливості їхдосягнення у відведений для засідання час.

2. Відбір/підбір учасників — відбувається, виходячи з необхідностідосягнути визначених цілей.

3. Підготовка місця проведення — з урахуванням можливості проведеннядискусії (забезпечення необхідного обладнання).

4. Підготовка порядку денного — у логічній послідовності, іззазначенням імен та часу, відведеного для представлення та обговорення кожногоконкретного питання.

5. Визначення основних правил проведеннязаходу — для затвердження та дотриманняучасниками стандартів поведінки.

6. Запрошення учасників — надання їм можливості підготуватисядо засідання.

7. Підтримка контактів зколегами, які не беруть участі у заході. У такий спосіб вони будуть проінформованіпро те, що відбулося на засіданні.

1.1 Визначення цілей засідання

Перше завдання при плануванні та підготовці ділового засідання — визначити, чи є необхідним цей захід (чи потрібно його взагалі проводити).Рішення про проведення засідання має бути ретельно виваженим і спланованим,воно не може бути результатом давньої звички («Ми завжди збираємося попонеділках») або існуючого своєрідного ритуалу («Нас збираєшеф»). Взагалі ж, якщо є необхідність вирішити певне питання, засіданнямає бути останньою із прийнятних можливостей це зробити.

Чітке розумінняцілей, яких ви хочете досягнути, організовуючи засідання, допоможе вамз'ясувати, чи такий захід необхідний. Який результат ми бажаємо отримати назакінчення засідання, і чи є інші засоби вирішення існуючої проблеми?

Навіть неформальне засідання повинне мати ціль. Грубістю є марновитрачати час колег, якщо немає причини збиратися. Щоб уникнути подібноїситуації (зібралися невідомо для чого), ви можете, наприклад, постійно мати підрукою та поповнювати за необхідності список питань, які вам треба обговорити зконкретним співробітником, — ви зможете освіжити інформацію перед тим, якзустрітися з ним. Також можна мати такий список з собою, щоб при нагоді матиможливість вирішити необхідні питання.

Щоб визначити, чи справді необхідно проводити формальні збори, головуючий(організатор) повинен запитати себе, чи можна досягнути бажаного результату безпроведення засідання. Час, який буде витрачено, та вартість заходу маютьобов'язково враховуватися при прийнятті відповідного рішення. Збори не можутьпроводитися тому, що всі звикли до них.

Чи може бути більш ефективним, ніж проведення засідання, простийтелефонний дзвінок; надісланий меморандум; повідомлення на автовідповідачі;вивішена об'ява; зустріч з колегою — конкретним виконавцем? Чиможна взагалі прийняти рішення самостійно та, виходячи з нього, продовжуватироботу? (Не будемо забувати, що засідання навряд чи буде ефективним, якщопредставлена на ньому інформація не стане поштовхом для дискусії та прийняттянеобхідних рішень.)

Приймаючи рішенняпро проведення ділового засідання переконайтеся, що визначені для нього цілі — реальні і їх можна досягнути за час,відведений для заходу. Не перевантажуйте порядок денний. Заздалегідьз'ясовуйте, скільки часу потрібно і можна відвести для зборів (вони не можутьбути безкінечними). Розумно, чітко окресліть цілі для конкретних зборів. Якщови передбачаєте широке обговорення, обмежте коло питань, що виносяться нарозгляд. Відомо, що ділові збори бувають ефективними тоді, коли вони короткі,тому намагайтеся завершувати їх за годину.

1.2 Підбір учасників

На ділових засіданнях «більше» далеко не завжди означає«краще, ефективніше». Очевидно, що чим більше людей бере участь узасіданні, тим складнішою стає вся процедура. Чим вона складніша, тим більшечасу витрачається для досягнення поставлених цілей. Чим більше витрачаєтьсячасу, тим більша вартість заходу в цілому.

Це правило діє як під час формальних, так і неформальних засідань. Самевизначення «неформальне засідання» викликає асоціації з відсутністювстановленого офіційного порядку денного, можливо — відсутністю головуючого, а також визначених правил проведення(регламенту), що легко призводить до безкінечних, нічим і ніяк не обмеженихрозмов (дискусій). Додавши до подібного сценарію велику кількість учасників, урезультаті можна легко створити хаос. Тому організовуючи неформальне засідання,обмежте, мінімізуйте число учасників з тим, щоб уникнути марної трати робочогочасу колег, які повинні бути присутніми, і тих, які не повинні бути присутніми,але внаслідок поганої організації (у цьому випадку — через відсутністьретельного відбору учасників) беруть участь у цьому заході.

Формальне ділове засідання, метою якого є лише ознайомлення зінформацією, може пройти дуже просто і не забрати багато часу навіть у томувипадку, коли на ньому присутня значна кількість співробітників. Але якщоформальне засідання збирається для розгляду проблемного питання/питань і тимсамим, очевидно, передбачає обговорення, кількість його учасників маєнадзвичайно важливе значення. Чим більше число запрошених на засідання, тимпропорційно більше часу буде витрачено на дискусію.

Спеціалісти ЗМ Meeting Management Institute визначають оптимальне числоучасників для кожного типу ділових засідань:

Засідання, метою яких є

вирішення проблем(и) До 5 осіб

Засідання, метою яких є

визначення проблем (и) До 10 осіб

Засідання-огляд

чи презентація До 30 осіб

Мотивуючі засідання Чим більше, тим краще

Існуючі значні особливості засідань інформативного характеру і засідань,метою яких є вирішення проблем(и), — у головуванні цих засідань, у характеріпитань, які є змістом засідань, у тактиці досягнення успіху на цих засіданнях — безумовно впливають на визначення оптимального числа їх учасників. Після того,як визначено цілі певного конкретного засідання, а отже — визначений його характер, ви, виходячи з цього, можете планувативідповідне, адекватне число учасників.

Число учасників ділових засідань, метою яких є прийняття рішення,найкраще обмежити до п'яти (не більше семи), тому що для досягнення успіху — прийняття рішення — необхідно провести активну дискусію, у ході якої присутнібудуть багаторазово виступати. Головна увага на засіданнях такого родуприділяється обговоренню та вирішенню проблеми, тому ключем для їх успішногопроведення є відповідна атмосфера, яка сприяє та стимулює відкрите і вільневираження думок.

У тому випадку,коли не всі із запланованих учасників засідання за тих чи інших причин можутьбути присутніми, необхідно розглянути можливість зміни порядку денного або жвзагалі перенесення цього засідання на іншу дату. Інколи, у випадку, колизасідання досить тривале, не всі учасники мають можливість бути присутніми наньому від початку до кінця. Ввічливим, професійним та оптимальним рішенням уподібній ситуації буде спланувати порядок денний засідання з урахуваннямробочих графіків цих осіб з тим, щоб вони могли бути присутніми при розглядітих питань, які безпосередньо їх стосуються.

Часто співробітники вважають, що вони повинні бути присутні на конкретномузасіданні, навіть якщо їх конкретна робота ніяк не пов'язана з проблемами,винесеними для обговорення, і вони тим самим ніяким чином не можуть сприятидосягненню поставлених цілей. У певних випадках причиною подібного рішення можебути прагнення людей бути у курсі справ, які навіть не пов'язані з їх прямоюдіяльністю. У деяких фірмах та компаніях учасники засідань визначаються,виходячи з відповідної існуючої практики або на основі посади, статусу ворганізації конкретного співробітника. В ідеалі ж на діловому засіданні маютьбути присутні тільки ті особи, які можуть безпосередньо вплинути на вирішенняконкретної проблеми. Тому чим більш специфічними, вузькими є питання порядкуденного конкретного засідання, тим більше лімітується число присутніх на ньому.

1.3 Підготовка місця проведення

При підготовці ділового засідання, як правило, дуже мало увагиприділяється місцю його проведення. Так само мало хто усвідомлює, наскількиважливим фактором успішного проведення засідання є саме місце, де воно відбувається.

1.3.1 Вибір приміщення

Атмосферу засідання частково визначає саме приміщення, де проходитьзахід. Те саме рішення буде сприйматися по-різному, якщо воно буде прийняте неу залі засідань фірми, а в її кафетерії. Необхідно, щоб мета зборів визначаламісце їх проведення. Наприклад, для обговорення будь-якого важливого питаннякраще підійде кабінет когось із співробітників, ніж кімната відпочинку.

Звичайно, незавжди ви можете вибирати, де саме проводити засідання. У тих випадках, коли увас є така можливість, виходьте із критеріїв, яким має відповідати вибранеприміщення. Для цього дайте відповіді на такі запитання:

1. Чи вибрана кімната достатньовелика для того, щоб вмістити всіх учасників та необхідне обладнання?

2. Чи є у вибраному приміщенніадекватне освітлення та вентиляція?

3. Чи ця кімната ізольована від зовнішніх втручань, інших заходів, щоможуть проходити одночасно із засіданням?

4. Чи наявні у приміщенні меблі достатньо функціональні та комфортні длязасідання визначеної тривалості?

5. Чи необхідно оплачуватиоренду приміщення і чи прийнятна сума оплати?

6. Чи вибране приміщення будевільним у потрібний вам час?

Якщо вибране приміщення буде замалим, дуже ймовірно, що присутні назборах відчують обмеженість розміру, об'єму приміщення (у них з'явитьсявідчуття клаустрофобії) і вони захочуть швидше піти з нього, а отже, швидшезакінчити засідання. Ви можете компенсувати невідповідність розміру приміщеннятим, що зробите засідання якомога коротшим і проведете його якомога швидше(хочеться вам цього чи ні, входить це у ваші плани чи ні) або ж заплануєтечастіші перерви.

Якщо приміщення завелике, присутні можуть розміститися дуже далеко одинвід одного та від головуючого, що у свою чергу утруднить проведення адекватноїдискусії з участю всіх присутніх. Вирішити подібну проблему можна, виділившидля засідання лише певну частину приміщення, розміри якої будуть адекватнимичислу учасників.

Якщо приміщенняпогано освітлене або недостатньо вентильоване, активність присутніх швидкоспаде і тим самим знизиться їх здатність ефективно працювати. Щоб уникнутиподібної ситуації, необхідно забезпечити яскраве освітлення приміщення, а такожпідтримку в ньому температури, нижчої, ніж звичайно встановлена (особливоважливим цей фактор є при проведенні засідання з великим числом учасників).

Меблі у кімнаті для засідань не повинні бути занадто комфортними тому, щоможуть налаштувати учасників не на робочий настрій, а на відпочинок. Водночас,якщо меблі не зручні, цедратує людей, а отже, відволікає їх відобговорюваних питань.

Однією з найбільших проблем при проведенні засідань є їх небажані,незаплановані переривання (хтось зазирає чи заходить до приміщення, можливо,ставить запитання і т. ін.). Кожен раз, коли за певних причин засіданняпереривається, виступаючі у той момент учасники повинні повертатися досказаного раніше, щоб, нагадавши попередню інформацію, мати змогу продовжувативикладати свої міркування. Очевидно, що всі при цьому втрачають час. Щобуникнути втручання осіб, які випадково заходять до приміщення, де проводитьсязасідання, повісьте на дверях відповідну нотатку, наприклад: «Проходитьзасідання». Можна просто зачинити двері на ключ. У тому випадку, колизасідання відбувається у кабінеті когось із співробітників, необхіднозаздалегідь подумати про переведення всіх дзвінків на наявні у цьому приміщеннітелефони на іншу лінію.

Дуже відволікають присутніх на засіданні постійні входи-виходи деякихучасників. Подібне ходіння ще гірше впливає на роботу засідання, ніж одиночнийвихід особи, яка за певних причин має піти з заходу. (Абсолютно прийнятно,збираючись на засідання, що буде відбуватися в іншому приміщенні, залишитисвоєму секретарю/помічнику/колезі номер телефону, за яким вас можна розшукати уразі термінової необхідності.)

Уникайте переривання засідання різними засобами зв'язку — біперами, мобільними телефонами. Вонимають бути вимкнуті протягом усього заходу.

Один ізбізнесменів, говорячи про ділові засідання, любить згадувати, як під час одногоз них задзвонив мобільний телефон виступаючого і всі присутні були змушенічекати, поки він переговорить з особою, яка дзвонила, а потім продовжуватимесвій виступ.

1.3.2 Підготовка приміщення

Після визначення місця проведення засідання приміщення необхідновідповідним чином підготувати. Залежно від того, якого типу ділове засідання виплануєте проводити, необхідно буде:

— Перевірити, чи вибранеприміщення має достатню кількість столів та стільців, які розставленівідповідно до мети та типу заходу (рис. 1).

— Забезпечити наявність паперу,ручок та олівців для ведення присутніми за необхідності записів.

— У разі, коли учасникизасідання не знайомі один з одним або малознайомі, поставити на столі/столах,перед відповідними стільцями, картки з іменами присутніх.

— Забезпечити наявністьнеобхідних технічних засобів, а також перевірити їх справність.

— Потурбуватися про наявністьпрохолодних напоїв, кави, чаю та легких закусок для учасників. За необхідностізабезпечити проживання та харчування учасників, які приїхали на засідання зінших міст, регіонів.

Перелічені пункти треба опрацювати за певний час до засідання з тим, щобуникнути марної трати часу під час самого заходу. Названі кроки також є, заумови певної модифікації та спрощення, необхідними при підготовці неформальногозасідання.

1.4 Підготовка порядку денного/регламенту

Навіщо припідготовці ділового засідання думати про порядок денний? Це необхідно робититому, що порядок денний є своєрідною картою. Ми просуваємося, йдемо далі, колими маємо визначений напрямок руху і знаємо, куди ми рухаємося. Порядок деннийзасідання каже його учасникам: "Ось наша мета, цілі, до яких ми прямуємо, і ось — яким чином ми досягнемо визначених цілей". Наявність у кожногоприсутнього копії регламенту допомагає стежити за ходом дій, а також не даєможливості повести засідання іншим шляхом, відволіктися від поставлених цілей.

Порядок денний має бути достатньо детальним. Рідко, або ж ніколи,учасники засідань скаржаться на занадто детальний регламент. Повний, детальний,конкретний порядок денний є безумовним свідченням того, що організатори цінуютьчас кожного з учасників і саме для його збереження та ефективного використанняпідготували дієвий, ефективний розклад роботи.

При проведенні неформальних зборів регламент може становити перелікпитань чи проблем, які ви плануєте розглянути та вирішити. Складання порядкуденного заздалегідь допоможе вам визначити, скільки часу слід відвести напроведення заходу і коли його краще проводити.

1.4.1 Попередня підготовка порядку денного

Перед визначенням порядку денного для формального засідання з'ясуйте укожного члена оргкомітету, які саме питання він планує винести на розгляд. Утакий спосіб буде гарантовано, що засідання, його розпорядок готуватиметься заучастю всіх членів оргкомітету та з урахуванням їх побажань і рекомендацій.Такий крок також може допомогти вам виявити, які непередбачені питанняготуються для розгляду на найближчому засіданні.

Подібне опитування особливо допоможе, якщо засідання проводяться нарегулярній основі і його учасники можуть спеціально чекати чергового заходу, щобзапропонувати на розгляд певне питання.

Перед укладаннямпорядку денного засідання задайте членам оргкомітету та особам, участь якихпланується, такі питання:

1. Які матеріали/інформацію вибажаєте представити на засіданні?

2. Скільки часу ви потребуєте длявикладення вашого матеріалу, для представлення вашої теми?

3. Які проблеми ви бажаєтеобговорити?

Залежно від отриманих відповідей ви можете прийняти рішення пронедоцільність проведення засідання взагалі або про скорочення часу йогопроведення від години до20 хвилин.Можливо також, що ви вирішите замість проведення загального заходу зустрітися зкожним співробітником окремо або ж приймете рішення про проведеннязамість одного великого засідання два коротших, що у конкретному випадку будебільш ефективним засобом досягнення поставлених цілей.

Якщо хтось із бажаючих виступити на засіданні просить для цього 10 хвилин, надайте такий час — не менше і, звичайно, не більше,адже людина сама встановлює часові рамки. Якщо ж ця особа визначила часнеточно, «на око» і під час її виступу з'ясувалося, що потрібендодатковий час, не варто задовольняти її прохання і надавати додаткові хвилини.Практика свідчить, що у такий спосіб співробітник не навчиться бути більшакуратним при визначенні часу і надалі. Не треба вирішувати його проблему(недостача часу) за рахунок інших учасників, забираючи у них запланований час ітим самим роблячи проблему загальною.

1.4.2 Визначення тривалості засідання

Коли ви знаєте, які питання розглядатимуться під час засідання, ви можетевизначити, скільки часу необхідно відвести для проведення заходу. Яким чином цеможна зробити?

У тому випадку,коли засідання проводиться у формі виступу (без дискусії), працює правило 75 відсотків. Воно означає, що длявиступу або презентації відводиться 75 відсотків часу, запланованого для засідання. Так, при одногодинномузасіданні слід планувати 45 хвилинна виступ. При цьому враховуйте можливість деякого збільшення відведеного часуу зв'язку з тим, що швидкість виступу може бути нижча від звичайної середньої,а також у зв'язку з можливими питаннями до оратора (для запитань слід такожзарезервувати час).

Якщо засідання передбачає проведення дискусії, на виступ (и) відводьте небільше 50 відсотків загального часу, інколи, при складності обговорюванихпроблем, на виступ доцільно відвести іще менше часу — не більше 20 відсотківзагального часу. Дискусії, як правило, забирають багато часу, про це слідпам'ятати, готуючи засідання-обговорення. Не варто планувати більше, ніж можнареально «вмістити» у відведений час.

Не варто визначати тривалість ділового засідання за формулою«триватиме так довго, як буде необхідно» (такий підхід можливий приобговоренні умов контракту). Якщо учасники не знатимуть, якою буде тривалістьзасідання, у них, навіть несвідомо, виникатимуть думки: " Коли це все закінчиться? Меніобов'язково треба зробити цей дзвінок до четвертої" або «Чи встигну язакінчити сьогодні документ?» Так чи інакше увага присутніх не будеповністю зосереджена на питаннях, що обговорюватимуться на засіданні.

Навіть при проведенні неформального засідання доцільно зразу ж встановитийого часові рамки. Без цього розмови можуть тривати безкінечно, забираючинеобхідний вам час. Ви можете сказати: «Давайте відведемо 15 хвилин для обговорення цьогопитання» або «Давайте спробуємо закінчити дискусію до обідньоїперерви».

1.4.3 Встановлення перерв

Люди можуть висидіти без перерви максимум 90 хвилин. Для тих, хто палить, навіть цей час може бутизанадто довгим.

Якщо ваше засідання триватиме більше 90 хвилин, заплануйте коротку — 5-7хвилин — перерву приблизно у середині заходу.Цього часу достатньо для того, щоб зробити терміновий телефонний дзвінок абоінші необхідні справи. Якщо ви відведете для перерви більше часу, люди,ймовірно, займуться чимось іншим, і вам буде досить важко зібрати їх знову.Краще мати дві перерви по5-7 хвилин, ніжодну, яка триватиме 15 хвилин.

Якщо ви плануєте у засіданні перерву, обов'язково зазначте про це упорядку денному. При цьому визначте точний час і дотримуйтесь його, щобучасники могли попередити своїх секретарів/помічників, коли за необхідності зними можна зв'язатися по телефону.

1.4.4 Визначення дати і часу проведення засідання

Вибираючи дату і час проведення засідання, важливо враховувати робочіплани учасників. Але вони не можуть бути єдиним критерієм. Для того, щоб знайтиоптимальний варіант, організатори заходу повинні також мати відповіді на такіпитання: Як довго триватиме засідання? Коли його провести — до обіду чи після? Який день краще підходить для цього заходу?

Спеціалісти з діловогоетикету та психології ділових стосунків вважають, що у цілому друга половинап'ятниці та ранок понеділка — поганий час для проведеннязасідань. По понеділках зранку співробітники хочуть прийти на роботу ізорієнтуватися у справах, які вони мають на цей день і на весь тиждень. Якщовам необхідно провести засідання у понеділок у першій половині дня, дляполіпшення ситуації призначте його початок через півгодини після того, якспівробітники приходять на роботу. Засідання, що проводяться під кінець робочогодня, також можуть викликати проблеми. Люди хочуть закінчити роботу і йти усвоїх справах: їм треба встигнути на автобус чи електричку; закриваєтьсядитячий садок і треба забрати дітей; у них є свої плани на вечір. Як правило,засідання, що проводяться по п'ятницях після обіду, — «викинутий», марно згаяний час. Співробітники присутні на цихзасіданнях фізично, але їх думки далекі від справ, і тому розраховувати нависокий процент ефективності заходу не реально.

Хорошим вибором часу для проведення засідання є час перед обідньоюперервою. При цьому засідання, заплановане на час до обіду, не повинне триватибільше двох годин. Якщо ви бажаєте провести коротке засідання, заплануйте йогопочаток за годину до обідньої перерви — усіхочуть відпочити та поїсти, так що зайвих затягувань не буде.

Якщо вам треба провести справді коротке засідання, зробіть його безрозсадки учасників (усі присутні стоять). При цьому враховуйте, що засіданнятакого роду не може тривати довше 15 хвилин.

Попередження заздалегідь — вияв ввічливості припроведенні неформальних засідань. Навіть якщо ви не встановлюєте конкретнийчас, краще напередодні попередити співробітника, що ви збираєтесь зайти донього та обговорити певні питання. У такому випадку співробітник буде готовийдо дискусії і ви швидше вирішите існуючі проблеми.

1.4.5 Інформація, яку необхідно викласти перед переліком питань порядкуденного

Необхідно конкретно визначити, хто саме збирається на це засідання.Можливо назвати учасників як певну групу (наприклад, група підготовки звіту запівріччя). У такий спосіб ви фокусуєте співробітників на конкретному питанні(конкретних питаннях), а також створюєте у них відчуття єдиної команди.

Визначайте мету засідання чітко і зрозуміло, наприклад: «Визначеннядоповідачів на річній конференції» або «Складання плану проведеннязанять групи молодих спеціалістів на другу половину поточного року».Співробітники повинні обов'язково знати, які зміст і мета проведенняконкретного засідання.

Встановленнязаздалегідь мети засідання, як і попереднє визначення імен учасників, безумовнодопоможе мінімізувати число людей, які, незважаючи на той факт, що виконуютьіншу роботу і відповідають за інші питання, бажають бути присутніми на заході.

Бажано вказати, хто організовує засідання. Не варто обмежуватися лишеіменем співробітника. Номер телефону чи інша подібна інформація допоможеучасникам за необхідності зв'язатися з відповідною особою. Краще заздалегідьнадати бажаючим можливість висловити організаторам свої пропозиції або сумнівищодо проведення засідання: це гарантуватиме вищу ефективність самого заходу.

Слід також визначити тип запланованого засідання:"інформаційне", " прийняття рішення", «вирішенняпроблеми» і т. ін. При цьому варто бути відвертим. Якщо певне рішення вжеприйняте і мета засідання — довести і роз'яснити його, не треба називати захід«Засідання для прийняття рішення». Ваші співробітники — дорослі, розумні люди, не слідставитися до них як до наївних новачків, це ніколи не дасть позитивнихрезультатів.

Учасники засідання повинні знати, які робочі матеріали необхідно мати присобі, тому перед порядком денним слід назвати ці матеріали. У тому разі, колина засіданні передбачається обговорення певних документів, необхідно,роздаючи/розсилаючи копії порядку денного, передати учасникам і екземплярдокумента для розгляду. Наприклад, готується засідання, на якому плануєтьсязатвердити бюджет на наступний рік. Розсилаючи/роздаючи заздалегідь копіїпорядку денного, слід роздати і копії бюджету з тим, щоб співробітники могли щедо засідання ознайомитися з цим документом і бути готовими для його обговоренняі, як результат, ефективніше використати час, відведений на захід.

Що робити, коливи направили певний документ учаснику з тим, щоб він міг підготуватися дообговорення, а на засіданні ця особа заявляє, що не ознайомилася з паперами? Нелишайте без уваги подібний факт, відповідним чином (негативно) прореагуйте нанепідготовленість співробітника до дискусії. Якщо ви вирішите«пожаліти» колегу і не звернете належної уваги на його непрофесійнуповедінку, подібне рішення не принесе вам — організаторузасідання — ніяких переваг. Навпаки, якщо ви неоціните відповідним чином подібну безвідповідальність співробітника, наступногоразу більше людей не звернуть належної (або ніякої) уваги на матеріали, наданіїм для ознайомлення перед засіданням. Подібна позиція організатора заходу можездатися досить жорсткою, але насправді вона буде виявом поваги до абсолютноїбільшості учасників, які зібралися саме для проведення дискусії. Дайте чіткозрозуміти співробітникам, що ви очікуєте від кожного з них підготовленості дозасідання, що включає ознайомлення з наданими їм до заходу матеріалами таготовність до їх обговорення.

Не забудьте вказати день тижня, у який проводитиметься засідання, та, щобуникнути непорозумінь, відповідну дату календаря. Разом з цією інформацієюзазначається час початку та час закінчення заходу. Щоб відчувати себе впевнено,ви можете визначити час закінчення засідання на півгодини пізніше, ніж виреально плануєте його закінчити. Навіть якщо засідання затягнеться на 15-20 хвилин довше від запланованого ваминасправді, для учасників воно все одно закінчиться вчасно.

1.4.6 Безпосереднє складання порядку денного

Безпосереднє складання порядку денного вимагає значної попередньої роботита обдумування. Починайте кожне засідання з так званої вступної частини, яка,як правило, забирає від 10 до 15 відсотків усього часу, відведеногодля заходу. Так, на одногодинному засіданні вступна частина займатиме від 6 до 10 хвилин. У цей час проводиться привітання учасників, необхіднепредставлення окремих присутніх осіб; визначаються мета і завдання заходу;встановлюються загальні правила ведення засідання; визначаються головуючий тасекретар засідання; переглядається порядок денний.

Складаючи порядокденний, варто на початок ставити питання, обговорення та вирішення якихвимагатимуть найбільшої уваги, зусиль і творчого підходу присутніх, адже зчасом рівень їх енергії очевидно і безумовно знизиться.

Якщо ви хочете, щоб співробітники справді брали участь у тому, щовідбуватиметься, формулюйте положення порядку денного у нейтральній формі. Так,якщо ви запишете: «Голосування за новий бюджет», — це автоматично знизить активність учасників тому, що саме формулюванняпункту регламенту підкаже їм, якого рішення від них чекають (проголосувати«за»). Тому краще поставити «голосування щодо нового бюджету». Звичайно, інколи можнавикористати порядок денний для вираження певних побажань організаторів, алеробити це треба дуже обережно, щоб не понизити дух творчості та почуття важливостіі власної значущості учасників.

Називайте пункти порядку денного у тому порядку, в якому буде відбуватисяобговорення питань. При цьому враховуйте можливі приходи — відходи тих учасників, які за певних причин не можуть бути присутніми докінця заходу.

Завжди зазначайте конкретну особу (осіб), яка відповідає за підготовкупевного окремого питання. Необхідно мати людину (людей), яка несла бвідповідальність за зроблене/незроблене.

Визначенняточного часу, що відводиться для кожного пункту регламенту, — надзвичайно важливий елемент припідготовці успішного засідання. Дуже часто, коли часові рамки пунктів порядкуденного не встановлюються, обговорення першого питання забирає більшу частинучасу, відведеного для всього заходу, і, як результат, останній(і) пункт(и) аборозглядається поспіхом і не повністю, або ж не розглядається зовсім. Особи, яківідповідали за підготовку питань, що виявилися не повністю обговореними/зовсімне обговореними, можуть відчувати себе забутими. Без вияву належної уваги з бокуприсутніх до підготовленої ними теми ці співробітники можуть зробити висновок,що їх питання не має особливого значення для загальної справи. Тому наступногоразу вони можуть підготуватися до заходу менш ретельно, або ж зовсім нічого незробити.

Зупиняючи когось із виступаючих тому, що час, відведений йому,закінчився, головуючий обов'язково має сказати, що обговорення цієї теми можебути/буде продовжене на наступному засіданні. У тому разі, коли присутнівважають, що важливість проблеми вимагає продовження дискусії і тому розгляддеяких інших пунктів порядку денного слід перенести/відкласти, необхіднообговорити цю пропозицію і прийняти відповідне загальне рішення.

Навіть неформальне засідання проходить успішніше у тому разі, колипорядок денний визначено заздалегідь. Зрозуміло, що для неформального засіданнярегламент може бути не таким детальним, як для формального заходу, але присутніу будь-якому разі повинні знати і розуміти, для чого/з якою метою вонизібралися, а також повинні мати перелік питань, які передбачається розглянути.

Маючи перед собою подібний документ, учасники:

а) витратять менше часу на дискусію, тому що мали можливість попередньопідготуватися,

б) не відволікатимуться на обговорення незапланованих тем.

1.5 Визначення основних правил проведення засідання

Для того, щоб ефективно та без проблем вести ділове засідання необхідно,з одного боку, дотримуватися широковідомих та використовуваних правил веденнязасідань будь-якого масштабу — так званих Robert's Rules of Order, а з іншого боку — виходити із принципівздорового глузду, які у загальних рисах визначають поведінку учасників.

Robert's Rules of Order є системою парламентської процедури,яка вперше була опублікована у США у 1876 р. По суті, ці правила — система, щовизначає, яким чином має проходити засідання будь-якого рівня. Деякі з правил дуже детальні, алезовсім не потрібно знати їх усі і повністю. Однак необхідно чітко уявлятиосновні їх принципи.

Не всі засідання настільки формальні, щоб при їх проведенні жорсткодотримуватися названих правил. Багато ділових засідань є неформальнимизаходами, на які співробітники збираються тоді, коли цього вимагає робочаситуація. Та навіть на засіданнях такого роду необхідно дотримуватися певноїпроцедури. (Може статися так, що присутні, бажаючи висловити свою думку абозахистити свій погляд, почнуть говорити одночасно.) Тому головуючому на самомупочатку засідання необхідно прийняти і довести до присутніх конкретні правила,за якими буде проходити обговорення та прийматимуться рішення.

Знання основних принципів процедури ведення засідань, які були визначеніу Rober's Rules of Order, безумовно допоможе при цьому:

— Головуючий відповідає запроходження засідання згідно з прийнятим порядком денним і не допускаєпереривання виступаючого іншими учасниками.

— Учасники, що бажаютьвиступити, як правило, піднімають руку. Головуючий потім визначає особу, якабуде виступати. Очевидно, що коли на засіданні присутня незначна кількістьспівробітників, їм не обов'язково піднімати руку над головою, достатнім буденевеликий рух рукою вверх. Інколи може бути досить лише прямого погляду наголовуючого.

— Після того, коли головуючий визначитьучасника, який виступатиме, ця особа може говорити, викладаючи свою думку щодоконкретного питання, протягом відведеного їй часу. Якщо хтось намагаєтьсявтрутитися у виступ, головуючий має право у ввічливій формі зауважити, щопромова ще не закінчена. При цьому головуючий повинен надати право виступитиусім бажаючим.

— Крім того, що головуючий недопускає втручання у виступи, він також стежить за тим, щоб оратор неповторював себе або ж не говорив не по суті.

— Після закінчення своговиступу оратор мусить надати іншим присутнім можливість висловити свою думку.

Основні принципи здорового глузду, які визначають принципи поведінки учасників,можуть бути передані учасникам як частина порядку денного, або ж їх можнавстановити на початку засідання:

— Бути відкритим для сприйманняінформації, що надається.

— Шукати способи та шляхивикористання отриманої інформації.

— Не допускати особистихвипадів проти будь-кого ні в якій формі (словами, жестами, позою чи мімікою).

— Вчасно повертатися з перерв.Якщо вам необхідно терміново вийти із приміщення, де проводиться засідання,робіть це, не заважаючи присутнім продовжувати роботу.

— Пам'ятати, що інформація,представлена на засіданні, — конфіденційна і не повиннарозголошуватися ні за яких умов.

— Використовувати можливістьставити питання у будь-який час/у визначений час.

— Брати участь у тому, щовідбувається у залі засідань.

— Бути членом команди/колективу.

Наведені як приклад основні правила учасників засідання, можливо, непідходять до кожної конкретної ситуації. Деякі з них можуть представлятисянастільки очевидними, що, враховуючи дух та культуру вашої компанії, немаєпотреби їх спеціально називати. У будь-якому разі визначення подібних правил єнадзвичайно важливим як один зі шляхів встановлення основних принципівпроведення ділового засідання. Хорошою ідеєю є підключення самих учасників допроцесу встановлення такого роду правил, у такий спосіб люди відчуватимуть своюпричетність до справи. Багато засідань були малоефективними,«провалилися» саме тому, що присутні розглядали встановлені правилаведення засідання як надані, нав'язані їм. Визначення подібних принципів самимиучасниками допоможе їм чіткіше усвідомити, що саме передбачається під словами«бути відкритим для сприймання інформації, що надається» або«брати участь у тому, що відбувається у залі засідань» (те, щоздається очевидним та загальнозрозумілим, для декого може бути складним або недостатньо зрозумілим).

Якщо ви хочете, щоб правила працювали, їх, зрозуміло, треба виголосити.Ви можете, наприклад, сказати: «Нам би хотілося почути думку кожногоучасника з цього приводу, так що, будь ласка, беріть участь в обговоренні»або: «Ви, звичайно, можете не погоджуватися з даними положеннями, ценормальна практика; ми хотіли б отримати якомога більше інформації від кожногоз вас».

Якщо засідання проводяться з постійними учасниками (якщо кожного разузустрічається та сама група людей), ви можете встановити основні правилаповедінки у перший раз і вивісити їх перелік у приміщенні, де відбуваютьсязасідання. Очевидно, що ви не повинні кожен раз нагадувати їх, аж поки хтось ізучасників не почне їх порушувати. Якщо засідання проводяться нечасто, звеликими перервами, ви можете щоразу нагадувати ці правила присутнім, сказавши,наприклад: «Давайте домовимося про таке...»

Завжди визначайте основні правила на початку засідання, це може зайнятиусього кілька хвилин перед тим, як перейти до безпосереднього обговоренняпитань бізнесу/справ.

Важливопам'ятати, що коли ви обговорюєте з присутніми основні принципи поведінкиучасників засідання, тон вашого

голосу має надзвичайно важливе значення. Він навіть важливіший за те, щови скажете. Ваші слова не можуть звучати як слова старшого наставника (вашіколеги — не маленькі діти), вони не можутьбути жорсткими (так ви легко образите людей). Виголошуйте правила у максимальнодружелюбній, дипломатичній манері, і можна очікувати, що учасники засіданнябудуть мати більше бажання додержуватися їх.

Дуже часто люди помилково вважають, що неформальні засідання непередбачають наявності основних принципів поведінки. Навіть під час проведеннянеформальних заходів, необхідно цивілізовано поводитися та ставитися один доодного з повагою. Основні правила, безумовно, можуть бути гарантією цього.

1.6 Запрошення учасників

Розповсюджуйте порядок денний за два-три дні до дати проведення засідання. Якщо зробити це раніше,він може загубитися серед робочих паперів. Якщо ви зробите це пізніше,учасникам може не вистачити часу для підготовки до дискусії. Зрозуміло, що намомент ознайомлення з регламентом день та конкретна дата проведення заходумають бути встановленими.

Під час проведення неформальних засідань, які можуть скликатисяспонтанно, дуже важливо не забувати ні про кого із тих співробітників,присутність яких бажана та необхідна.

1.7 Підтримка контактів з колегами, які не беруть участі у засіданні

Деякіспівробітники приходять на засідання лише завдяки відчуттю правильності такогокроку. Якщо організатори заходу не підтримують подібний підхід, вони можутьнадсилати відповідним колегам регламент засідання з нотатками такого роду:«Вам не обов'язково бути присутнім на цьому засіданні, але я хотів би, щобВи були у курсі того, що відбувається».

Зрозуміло, люди відчувають себе надзвичайно некомфортно і часом невпевнено, якщо вважають себе забутими,відокремленими від загальних справ. Але якщо ви повідомите співробітників прозапланований захід і пообіцяєте надіслати звіт, такого вашого кроку може бутидосить для того, щоб утримати їх від участі у засіданні (приходу на засідання).

Інколи люди, яких запрошують взяти участь у засіданні, хронічно цього нероблять, від чого може страждати справа. Якщо ви готові проявити твердість, виможете поступити таким чином — направити порядок деннийначальнику цього співробітника, пообіцявши при цьому надати після засіданнясписок присутніх на ньому. Коли особа, яка хронічно пропускає засідання,дізнається про такий ваш крок, можна очікувати, що вона обов'язково з'явиться.

Якщо хтось зі співробітників не зміг бути присутнім на засіданні, можливотому, що воно відбулося спонтанно, дуже важливо ввести таку людину у курссправ. У тому разі, коли колега, який не був присутнім на засіданні, запитає,чому його не повідомили про захід, найкраще сказати те, як було: «Мидумали Вас запросити, але Ваш помічник сказав, що Ви на переговорах зпредставниками фірми-партнера».

2.НЕОБХІДНІ КРОКИ ДЛЯПРОВЕДЕННЯ УСПІШНОГО ЗАСІДАННЯ: ПОВЕДІНКА ГОЛОВУЮЧОГО

Засідання можнапорівняти з театральною постановкою — всі присутні мають свої ролі, порядокденний є своєрідним сценарієм, а дискусії надають можливість імпровізувати.Очевидно, що всі присутні на засіданні мають свою відповідальність: якголовуючий, так і учасники. Для того, щоб засідання пройшло успішно, коженповинен знати свою роль (свої функції) та виконувати її адекватно.

2.1 Роль(функції) головуючого ділового засідання до засідання

— Визначення цілей засідання.

— Підбір учасників.

— Попередні контакти зучасниками для з'ясування можливості/ неможливості бути присутнім.

— Замовлення на конкретну датута час приміщення і забезпечення необхідного технічного обладнання тапрохолоджуючих напоїв.

— Підготовка порядку денного.

— Вироблення основних принципівповедінки учасників.

— Запрошення учасників,ознайомлення з порядком денним та розповсюдження необхідних додатковихматеріалів.

— Підтримка контактів з тими,хто не бере участі у засіданні.

— Перевірка приміщення длязасідання безпосередньо перед його початком.

2.2 Під час засідання

— Починати засідання вчасно.

— Визначати мету та завданнязасідання.

— Дотримуватися порядкуденного.

— Стежити за часом.

— Сприяти проведенню дискусії.

— Мати справу з«проблемними» учасниками.

— Надавати присутнім можливістьставити питання.

— Роз'яснювати рішення, прийняті у ході засідання.

— Підбивати підсумки.

2.3 Після засідання

— Привести приміщення у порядок таповернути технічне обладнання, що використовувалося.

— Оцінити засідання, у томучислі й ефективність головуючого.

— Розповсюдити серед учасниківкопію протоколу засідання.

— Виконувати поставленізавдання.

— Розпочати планування тапідготовку наступного засідання.

Участь головуючого, як і кожного учасника, у роботі засідання починаєтьсяз вибору відповідного місця. Якщо ви обіймаєте високу посаду або є почеснимгостем на цьому засіданні і прийшли першим, почекайте, доки вам не вкажуть вашемісце, чи запитайте, куди сісти.

Головуючий, як правило, сидить на «місці влади» — найдалі від дверей. Найближче місцез правого боку від головуючого надається почесному гостю або особі, яка обіймаєнайвищу посаду. Для того, щоб заохотити учасників брати участь в обговоренні,головуючий може сісти у середині столу. Це стане виявом його впевненості усобі, продемонструє, що головуючому немає потреби підкреслювати свою роль назасіданні.

Якщо на засіданні присутні дві особи, які мають однаково високий статус,вони сідають у центрі столу один проти одного. Інші присутні розсаджуються зобох боків від них. У тому разі, коли відомо про напружені відносини між двомаособами, які обіймають однаково високі посади, краще уникати подібної розсадки,а посадити їх поруч один з одним. У такому випадку стіл не буде відіграватироль додаткового бар'єра між лідерами (достатньо їх власних протиріч).

Ці зауваження щодо розміщення стосуються і неформального засідання.Очевидно, що на неформальному заході учасники можуть вибирати місце, де сидіти,більш вільно. При цьому не треба ніколи забувати, що вибране вами місце євідображенням вашого статусу в ієрархії засідання.

Безумовно, ефективність будь-якого засідання значною мірою залежить відтого, наскільки сильним є головуючий.

Розглянемо кожнез названих вище завдань головуючого на засіданні з певними коментарями.

Починати засідання вчасно

Ви повинні визначити конкретний час початку засідання та зазначити його упорядку денному. Напередодні заходу нагадайте його всім учасникам, розіславшимеморандуми, зателефонувавши або скориставшись електронною поштою.

Внесіть вчасний прихід на засідання у перелік основних правил поведінкиучасників. Ви можете окремо реєструвати вчасне прибуття співробітників назасідання. Можливо також підкреслювати негативні сторони запізнення на захід:зачиніть двері (і ті, хто запізнився, просто не зможуть зайти до приміщення),не повторюйте сказане раніше і пропущене тими, хто прийшов пізніше, розглядайтенайцікавіші питання у першу чергу (на початку засідання).

Починайте засідання не пізніше 5 хвилин після зазначеного у порядку денному часу (це типове розходженняміж годинниками різних людей), незважаючи на те, чи зібралися всі, хто має бутиприсутнім на заході. Не затримуйте відкриття засідання через запізнення інших,це буде виявом явної неповаги до тих, хто прийшов вчасно.

Визначення конкретного часу для початку заходу, як і максимальнедотримання його, є бажаним (а краще — обов'язковим) правилом і длянеформального засідання.

Визначати мету та завдання засідання

Важливою функцією головуючого є визначення мети та завдань засідання, атакож досягнення згоди учасників з таким рішенням. Щоб уникнути можливихнепорозумінь, на початку заходу ще раз назвіть його мету та завдання. Добревивісити їх на спеціально відведеному стенді. Поясніть важливість поставленихцілей та завдань та щоразу нагадуйте про них, коли дискусія спрямовується не вбажане русло, відходить від визначеного напрямку.

Якщо ви вивіситеперелік завдань на окремому стенді або на спеціальних перекидних картах, ви утакий спосіб заощадите свій час та сили: вам не буде потрібно повторюватисказане для тих, хто запізнився (вони зможуть отримати всю необхіднуінформацію, не відволікаючи присутніх і не перериваючи хід засідання). Такимчином, темп роботи учасників не буде знижуватися, а особи, які прийшли пізніше,зможуть зразу увійти у курс справи.

На неформальному засіданні у разі, коли для обговорення заплановане лишеодне питання, очевидно, можна обійтися і без подібного висвітлення цілейзаходу. Та коли передбачається розглянути два і більше питань, з цієюінформацією мають бути ознайомлені всі учасники будь-яким прийнятним способом.Якщо у неформальному засіданні бере участь всього 2-3 особи, стенд із переліком цілей заходу можна замінитизвичайним аркушем паперу з необхідною інформацією, який буде видно всімприсутнім.

Дотримуватися порядку денного

Головуючий повинен мати додаткові копії регламенту. Необхідно постійнонагадувати учасникам положення, внесені до нього: це допоможе не відволікатисявід запланованих тем. Якщо на початку засідання у порядок денний були внесенізміни, без затримки занотуйте їх, щоб не забути. Стежте за тим, щоб длярозгляду кожного питання, занесеного у регламент, витрачалося стільки часу,скільки на це було відведено при плануванні засідання.

Окремо занотовуйте всі нові питання, які були підняті під час розглядузапланованих. Зазначте, що вони будуть обговорені пізніше.

Не повертайтеся до незакінчених питань. Якщо необхідність продовжитидискусію з певного питання очевидна, внесіть його у порядок денний наступногозаходу.

На неформальнихзасіданнях дуже часто порядку денного у письмовому/друкованому вигляді немає.Це, як правило, і стає головною причиною безконтрольної дискусії, яка проходитьбез будь-яких рамок та регулювання. Найпростіше записати порядок деннийнеформального засідання на аркуші паперу, який має головуючий. Навіть за допомогоютакого нескладного кроку ви уникнете безконтрольного протікання дискусії, щопризводить до марної трати часу учасників. Точно дотримуючись визначених дляобговорення питань, ви не будете відволікатися на теми, не пов'язані зісправою, і, як результат, успішно проведете засідання.

Стежити за часом/Розпоряджатися відведеним для засідання часом

Головуючий повинен максимально допомагати успішному проведенню засідання:у цьому виявиться його розуміння важливості ролі лідера. Одним ізнайефективніших способів сприяння вдалому проведенню засідання є вмілерозпорядження часом, відведеним для заходу.

Для того, щоб не втрачати дорогоцінний час, ви можете роздати всіматеріали, необхідні учасникам, заздалегідь, до початку заходу, поклавши папериперед місцем, де будуть сидіти присутні. Якщо ви на кожному пакеті здокументами вкажете ім'я конкретної особи-учасника, ви у такий спосіб вирішитеі питання розміщення присутніх (що часом стає занадто складним та болючим).

Для того, щоб дискусія проходила без затримок та непотрібних перерв,бажано:

— у приміщенні, де проводитьсязасідання, мати настінний годинник, який би бачили всі присутні;

— визначити особу, яка бстежила за часом (за тим, щоб виступаючі не забирали додатковий час для своїхпромов);

— не заохочувати переривання виступівта припиняти дискусії, не пов'язані з питаннями порядку денного;

— обмежити кількість перерв, після яких поновлювати роботу засідання беззатримок, незважаючи на те, чи повернулися до залу засідань всі учасники, чилише певна частина.

На неформальних засіданнях також необхідно постійно нагадувати присутнімпро ліміт часу та заохочувати чіткі, незатягнуті виступи по суті обговорюванихпитань.

Сприяти проведенню дискусії

Вміла організація та проведення дискусії (спрямування її у необхідномунапрямку) — дуже часто є найважчим завданням головуючого. Він повинен,виконуючи роль лідера, незважаючи на вільність форми обговорення,різноманітність та спонтанність виступів, контролювати процес і сприяти йогомаксимальній сфокусованості на визначених для обговорення питаннях.

Для полегшення проведення дискусії необхідно з самого початку представитиприсутніх один одному. У такий спосіб під час обговорення вони зможутьадекватно, у прийнятній формі звертатися один до одного, що, безумовно,допоможе їм відчувати себе впевненіше і комфортніше. Це також надасть учасникамможливість з'ясувати або краще уявити сфери спеціалізації, професійні інтересикожного із присутніх, що у свою чергу сприятиме подальшій ефективній роботі.

Готуючи порядок денний, внесіть до нього зауваження: «Прохання бутиготовим до дискусії», а також підкресліть, що будуть вислуховуватисябудь-які зауваження та пропозиції. Якщо під час обговорення хтось із учасниківзвернув увагу на якесь складне, делікатне питання, відзначте його ініціативу,сказавши, наприклад: «Дякую за те, що ви звернули нашу увагу на цюпроблему».

Намагайтесяпідключати до дискусії всіх присутніх. Для того, щоб надати можливістьвиступити кожному, можна розбити учасників на невеликі групи: крім того, щообговорення пожвавиться, будуть висловлені думки, які при великій аудиторії небули б сказані.

Визначте час для відповідей на запитання (запитання ставляться всімабажаючими). Своїми власними запитаннями намагайтеся отримати додатковуінформацію з певної проблеми; необхідне роз'яснення висловленої раніше думки;потрібні відповідні приклади. Наприклад, можна сказати: «Ми чули виступиза розробку даного проекту; можливо, є аргументи і проти? Хотілося б їхпочути». Ставлячи запитання, використовуйте таку їх форму, що вимагає широкоївідповіді, а не прості «так» чи «ні». Наприклад, замість:«Чи ви маєте проблеми з виконанням цього завдання?» запитайте:«Які ви маєте проблеми з виконанням цього проекту?»

Якщо хтось із присутніх не бере ніякої участі в обговоренні, назвіть йогоім'я і запропонуйте висловити свою думку. Не забувайте кожному надаватинеобхідний для висловлення його думки час.

Вимкніть усе технічне обладнання, яке використовувалося до початкудискусії: навіть незначний (але постійний) шум може заважати почути те, що говориться.

Нагадайте присутнім про основні правила поведінки учасників засідання:ніяких випадів ні проти будь-кого із присутніх; ніяких негативних коментарів, атакож грубих слів, ображаючих жестів, поз та виразів обличчя в адресуприсутніх. Усе сказане на засіданні є конфіденційним і не підлягає обговореннюз особами, які не брали участі у заході і робота яких не стосується розглянутихпроблем.

У ході дискусії головуючий-лідер повинен уважно, активно слухативиступаючих, використовуючи для цього не тільки відповідні слова («цікавадумка, бажано почути про це більше»), але і тон голосу, вираз обличчя,жести та міміку.

Для заохочуваннядискусії головуючому краще представляти свою думку в кінці обговорення, у такийспосіб учасники вільніше зможуть висловлювати свої думки.

Сказане вище повною мірою стосується і неформальних засідань. При цьомуочевидно, що сам характер заходу може дозволяти таку поведінку учасників, якане допустима на формальних засіданнях, наприклад, ведення паралельногообговорення. Головуючий може дозволити ведення більш вільної дискусії (з певнимвідволіканням на інші теми), аж поки обговорення, як і засідання в цілому,рухається у визначеному напрямку.

Мати справу з проблемними учасниками

Найкращий, найефективніший спосіб нейтралізувати проблемних учасників — за можливості взагалі не запрошуватиїх на засідання. Якщо це не можливо зробити, визначте чіткі, жорсткі основніправила поведінки учасників засідання (в них можуть бути визначені неприйнятніжести, рухи і т. ін, як наприклад, цокання язиком, постукування нігтями постолу тощо.) У такий спосіб особи, які застосовують подібні жести, рухи, виразобличчя і т. ін., будуть заздалегідь попереджені про їх недопустимість у ходіділового засідання.

Хороший спосіб нейтралізації проблемних учасників — доручення їм наперіод засідання обов'язків, які займуть увесь їхній час та увагу. Так, їхможна залучити до підготовки заходу, попросити вести протокол засідання. Можнатакож запропонувати обговорити те, що викликає зауваження чи незадоволення,пізніше, у приватному порядку.

Є кілька категорій проблемних учасників. Відповідно до специфіки кожноїіз них пропонуються кроки для нейтралізації подібних осіб під час засідань (цірекомендації стосуються як формальних, так і неформальних заходів):

Агресор (домінатор): люди такоготипу не довіряють почутому, сумніваються у наданих фактах і не визнаютьдостатню підготовленість/рівень знань тих, хто виступає. Свій виступспрямовують проти конкретної особи.

Припиняйте випади особистого характеру, перефразовуючи сказане такимчином, щоб воно набуло нейтрального (неособистого) характеру. Попросіть групучи окрему особу висловити власну думку щодо сказаного домінатором. Підкреслітьнеобхідність знати думки з цього конкретного приводу інших присутніх.

Базіка: такі учасники, отримавши слово, довго і нудноговорять, переливаючи із пустого в порожнє і, як правило, відступаючи від темидискусії.

Користуючись паузою у виступі, перервіть базіку. У такому разі ваші діїбудуть виявом поваги до всіх присутніх (до групи), хоча можуть здатися доситьжорсткими щодо конкретної особи. Підкресліть ваше розуміння думки виступаючого,нагадайте про цілі засідання та обмеженість часу, відведеного для заходу.Поставте питання іншому учаснику або зверніться із запитанням до всієї групи. Попросітьбазіку підсумувати, узагальнити свої думки. Обмежте обсяг відповіді, сказавши,наприклад: «Для того, щоб мати час почути думки всіх бажаючих, давайтезупинятися лише на основних положеннях та приділяти увагу тількинайважливішому».

Паралельні виступаючі: розмовляють зі своїми сусідами підчас виступу або загальної дискусії.

Якщо ви виступаєте, зробіть паузу і пильно подивіться на цю особу/цихосіб, можливо, ваше мовчання та відповідний погляд привернуть увагу тадопоможуть добитися порядку. Підійдіть до розмовляючих і запитайте, чи маютьвони якісь питання. Нагадайте цілі засідання та підкресліть, що засідання будебільш успішним, буде досягнуто більше результатів у тому разі, коли присутнівиступатимуть по черзі і при цьому говоритиме лише одна людина. Включіть доосновних правил поведінки учасників засідання можливість мати тільки одноговиступаючого у конкретний час.

Пасивні учасники:ті, хто не бере ніякої участі у засіданні. З'ясуйте, чому ця особа (ціособи) не виявляють ніякої ініціативи, чому не виступають. Під час перервипереговоріть з ними, щоб зрозуміти їхню думку, позицію. Підключіть їх дообговорення питань у невеликій групі учасників. Дізнайтеся, чи мають вонипитання. При цьому будьте обережні, щоб не поставити «можливо сором'язливихлюдей у складне, некомфортне становище.

Любителі говорити „Ні“: особи, які негативнореагують на все, що відбувається на засіданні. З'ясуйте, наскільки глибоким єнегативізм, що проявляється на засіданні. Переговоріть з цією особою (цимиособами) під час перерви. Дайте конкретне завдання на час засідання, наприкладдоручіть вести протокол.

Урегульовувати конфлікти, що виникають під час засідання

Коли у ході дискусії між учасниками виникають протиріччя, що часом можутьмати досить гострий характер, завдання та відповідальність головуючого, як наформальному, так і на неформальному засіданні, полягають у тому, щоб усімазасобами допомогти нейтралізувати їх та поновити ефективну роботу учасників.

Головуючий має діяти як посередник, заохочуючи опонентів до того, щобвони самі шукали шляхи для пом'якшення ситуації та продовження співпраці. Прицьому необхідно, не виражаючи своїх емоцій, займати нейтральну позицію. Слідуважно, спокійно вислухати та об'єктивно сприйняти і оцінити позиції всіхсторін. Виразити розуміння кожної з викладених позицій. Якщо конфліктуючісторони наполягають на виступі перед усіма присутніми, слід надати їм такуможливість, попередивши перед цим про жорсткі часові рамки, що будутьвстановлені для них.

Ще кілька порад для головуючого при виникненні конфліктних ситуацій:

— Намагайтесязнайти спільні точки у позиціях сторін, що конфліктують.

— Запропонуйте опонентам ще разчітко та конкретно визначити свої позиції та позиції протилежної сторони.

— Добивайтеся повного розуміннясторонами причини конфлікту, розбіжностей у поглядах, сутності протиріч.

— Нагадайте опонентам, щоосновна мета — знайти взаєморозуміння та вирішитиконфлікт.

— За можливості підключіть допроцесу досягнення прийнятного протилежними сторонами компромісного рішеннявсіх інших учасників засідання.

— Шукайте та пропонуйтеальтернативне рішення проблеми.

— Знаходьте компроміси.

— У тому випадку, коли єочевидним, що вирішити конфліктну ситуацію у даний момент неможливо, не гайтечас на подальші пошуки шляхів її розв'язання, а продовжуйте засідання згідно звизначеним порядком денним.

— Запропонуйте обом сторонамможливість обговорити проблему, що виникла, пізніше.

— Передайте розглядконфліктного питання у підкомітет.

— У разі, коли ситуація загострюється ізагальна атмосфера засідання погіршується, оголошуйте перерву.

— За можливості використовуйтегумор: сміх нейтралізує гнів.

Надавати учасникам можливість ставити запитання

Відповіді назапитання учасників засідання надають головуючому час та можливість розвинутисвої ідеї та роз'яснити їх присутнім. При цьому можливо також завоювати новихприхильників своєї позиції. Для того, щоб якомога успішніше провести данучастину засідання:

— Заздалегідь визначте таоголосіть присутнім, коли саме ви будете відповідати на їхні запитання.

— Пропонуючи ставити запитання,уважно стежте за своїми жестами, інтонацією, мімікою (невербальними сигналами,які ви передаєте учасникам): ви не повинні виглядати як людина, що відчуваєсебе невпевнено перед аудиторією, або бажає закінчити відповіді на запитання,не розпочинаючи їх.

— Заздалегідь з'ясуйте, на якізапитання учасники очікують отримати відповіді, щоб мати час відповіднопідготуватися.

— Якщо на засіданні ви — головуючий або основний доповідач,підготуйте власні питання на випадок, коли присутні не будуть мати своїх.

— Намагайтеся зрозумітипричину, за якої було поставлене кожне з питань. Чи ця особа зацікавлена вотриманні додаткової інформації? Чи в основі питання лежить бажанняпродемонструвати присутнім власні знання у певній сфері? Чи є конкретне запитання способом,щоб розвинути власні ідеї та отримати їхню підтримку від присутніх?

— Перефразуйте поставленезапитання. Це допоможе присутнім краще усвідомити його, а також надасть вамможливість викласти його у прийнятній, підходящій для вас формі. Коли виповторюєте запитання, дивіться на особу, яка його поставила, звертаючи увагу наїї реакцію на сказане вами. Коли даєте відповідь, дивіться на всіх присутніх.

— Усвідомлюйте суть запитання.Дуже часто люди роблять широкий вступ, який за смислом мало чим пов'язаний (абож зовсім не зв'язаний) з тим, про що запитується.

— Давайте короткі відповіді по суті.

— Завжди будуйте відповідь упозитивному ключі.

— Завершуйте відповіді назапитання заключним словом.

Є кілька різних способів того, як давати відповіді на запитання. Вонизалежать від конкретної ситуації:

— Коли ви знаєте відповідь назапитання, відповідайте чітко, коротко і по суті.

— Коли ви не знаєте відповіді,визнавайте це зразу, не кажіть неправди. Скажіть особі, яка поставилазапитання, що ви зможете відповісти їй пізніше, або назвіть джерела, з якихможна отримати необхідну інформацію. Якщо ви пообіцяли зв'язатися з людиною івідповісти на її запитання пізніше, обов'язково виконайте свою обіцянку.Недотримання свого слова — очевидна грубість.

— Якщо серед учасників єспеціаліст у цій сфері, насамперед назвіть його ім'я, щоб у такий спосібпопередити людину про передачу їй для відповіді поставленого запитання. Потімповторіть для експерта запитання і надайте йому можливість відповісти. Зразу жпісля закінчення відповіді спеціаліста беріть ініціативу у проведенні засіданняу свої руки (наприклад, не допускайте того, щоб присутні почали прямо — безвашого посередництва — задавати цій особі інші питання).

— Якщо ви отрималинедоброзичливе, агресивно сформульоване запитання, визначте, чому його булопоставлено, а потім перефразуйте його на свою користь.

Роз'яснювати дії та суть прийнятих рішень

Плутанина,нечіткість — небажані учасники багатьох засідань.Дуже часто присутні чують (або думають, що вони чують)

те, що їм хотілося б почути, а не те, що, власне, говорить виступаючий.Після засідання, звіряючи свої записи, учасники часом помічають, що у їхнотатках щодо одного і того ж питання є досить багато розбіжностей.

Саме тому для головуючого дуже важливим є:

а) роз'яснення прийнятих рішень, суті досягнутих домовленостей, подальшихкроків учасників засідання після його завершення;

б) чітке визначення питань, які необхідно винести на розгляд нанаступному засіданні.

Головуючий перед прийняттям учасниками остаточного рішення обов'язковоповинен ще раз назвати, уточнити ті положення, які будуть внесені у текстдокумента. (»Таким чином, ми визначили всі заходи, які необхідно провестипри реорганізації даного підприємства. Чи є якісь інші, що треба внести узаключний документ?")

При прийнятті плану подальших дій, треба встановити конкретнихвиконавців, які відповідають за певний обсяг роботи. Попросіть цих осібсформулювати, якими є їхні обов'язки. Кожному виконавцю у кінці засіданнянадайте перелік завдань, покладених конкретно на нього. Копію цього документанадішліть його начальнику. Визначте кінцевий термін виконання завдання/проекту,встановивши при цьому контрольні дати для окремих його частин.

Підбивати підсумки

Наприкінці засідання головуючий обов'язково має підбити підсумки. Дляцього необхідно відвести відповідно достатньо часу, а отже, завершити роботуучасників (обговорення/прийняття рішень) організовано, без поспіху, але і беззайвих затримок. Бажано дати присутнім відповідний сигнал для завершення роботита початку підбиття підсумків.

Підсумовуючи,звертайтеся до цілей, визначених для цього засідання (чи виконано заплановане?чи досягнута мета заходу?). Чітко сформулюйте прийняті рішення та з'ясуйте, чивсім присутнім зрозумілі вони та чи мають учасники якісь запитання стосовно цихрішень.

Визначте рівень ефективності засідання, що закінчилося; запитайте уприсутніх, що, на їхню думку, можна поліпшити (що потребує вдосконалення) упідготовці та проведенні заходу.

Зводячи підсумки воєдино, визначте:

— наскільки корисним булозасідання;

— яких результатів булодосягнуто, які рішення було прийнято;

— якими мають бути наступнікроки/дії;

— хто відповідає за виконанняприйнятих рішень.

Подякуйте всім присутнім за участь у засіданні та особливо відзначте тих,хто цього заслуговує (найбільш активні учасники; особи, внесок яких у вирішенняпоставлених проблем був найбільш ефективним і т. ін.). Надзвичайно важливодавати людям відчути їх вагомість та важливість: це не тільки є правильноюповедінкою лідера (головуючого), який думає про свою команду, але також єбезумовним виявом ввічливості.

За необхідності визначте дату проведення наступного засідання.

Головуючий своєю поведінкою та манерами, безумовно, задає тон усьогозасідання, від чого значною мірою залежить і кінцевий успіх заходу. Вищенаводилися кроки головуючого, що сприяють ефективному проведенню діловихзасідань різних типів: як формальних, так і неформальних.

Що є помилковим, неприйнятним у поведінці головуючого на діловомузасіданні?

2.4 Найпоширеніші помилки у поведінці головуючого

— Відсутність контролю надходом засідання, проведенням дискусії та окремими («важкими»)учасниками.

— Початок та завершення засіданняневчасно.

— Непредставления себе або присутніх(учасників).

— Незаохочення молодших завіком, посадою або часом роботи у компанії до участі у роботі засідання.

— Невстановлення перерв,невизначення їх тривалості.

— Недотримання встановленногопорядку денного.

3.ЕТИКЕТ УЧАСНИКА ЗАСІДАННЯ

Ділове засідання буде успішним, якщо не лише головуючий, а й усі учасникидокладуть до цього зусиль. Головуючий має свою роль, виконує визначені функціїяк у процесі підготовки і при проведенні заходу, так і після його завершення.Свої відповідні функції у ході засідання виконують також усі інші присутні.

3.1 Роль (функції) учасника ділового засідання

3.1.1 Перед засіданням

— Внести дату та день засіданняу свій робочий розклад.

— Підтвердити свою присутністьна заході.

— З'ясувати роль, яку відведеновам на засіданні.

— Визначити, яку допомогу головуючийта інші організатори заходу очікують від вас.

— Запропонувати кандидатуриможливих учасників засідання, присутність яких необхідна для вирішення питаньпорядку денного.

— Знати цілі та завданнязасідання.

— Знати місце та час проведеннязаходу.

— За необхідності заздалегідь провестивсю необхідну підготовчу роботу (вивчити матеріали, підготуватися дообговорення і т. ін.).

3.1.2 Під час засідання

— Уважно слухати виступаючих табрати участь у тому, що відбувається у залі засідання (дискусія, прийняттярішення і т. ін.).

— Бути позитивно налаштованимщодо того, що проголошують інші присутні, а також бути готовим сприйматиінформацію, що надається.

— Дотримуватися порядку денногота суті обговорення.

— Мінімізувати або зовсімуникати сторонніх розмов та будь-яких інших відволікаючих факторів.

— Ставити питання, щоб чіткіше та повніше усвідомити те, що відбуваєтьсяу залі засідання; краще зрозуміти, про що йдеться, які приймаються рішення.

— Вести нотатки.

3.1.3 Після засідання

— На прохання організаторів/головуючогооцінити ефективність проведеного засідання.

— Ще раз продивитися протоколзасідання.

— За необхідності ввести у курссправ (повідомити про те, що відбувалося на засіданні) колег, які не булиприсутні на заході.

— Виконувати прийняті на засіданнірішення.

Очевидно, щобрати участь у неформальних засіданнях, як правило, простіше, навіть для того,хто тільки недавно працює у компанії: норми етикету для учасників заходівтакого роду не занадто строгі. Водночас етикет формальних ділових засіданьзначно вимогливіший і дотримання його норм може бути нелегкою справою навітьдля тих, хто працює у цій фірмі не перший рік. Тому дуже важливо, якщо виновачок у компанії/ фірмі, бути певним, що ви знаєте та розумієте всі існуючіправила та вимоги, які стосуються учасників засідання. Це допоможе вам під часзаходу почуватися більш підготовленим та впевненим.

Формальні засідання, як правило, проводяться на регулярній основі(щотижня, щомісячно, кожного кварталу тощо), і мають визначеного головуючого.Для формального засідання готується порядок денний, його протокол. Для засіданьтакого роду, як правило, існує визначена, встановлена процедура ведення заходу,яка часом передбачає прийняття рішень та голосування. Якщо ви недавно працюєтеу даному конкретному місці, вам необхідно чітко усвідомити, яким чиномпроходить кожний етап засідання, до того, як ви будете брати участь у першомудля вас подібному заході на новому місці.

Наведені нижче поради допоможуть вам почувати себе впевнено навіть навашому першому діловому засіданні:

— Заздалегідь підготуйтеся дозаходу.

Для цього ознайомтеся з порядком денним та протоколом попередньогозасідання; вивчіть матеріали, що були розіслані учасникам напередодні заходу;продумайте, яким чином ви можете взяти участь в обговоренні питань порядкуденного.

— Якщо ви бажаєте винести на розглядпитання, додаткове до внесених у регламент, ви можете це зробити у час,відведений для "інших питань/різного".

Коли підійде часдля розгляду питань, зазначених у порядку денному, як "інші питання",ви можете просто попросити у головуючого слово та викласти свою думку. Якщо жви хочете обговорити проблемне, складне питання, або ж питання надзвичайноїважливості, ви повинні попросити, щоб воно було внесене до порядку денногозасідання окремим пунктом. Зробити це необхідно як мінімум за три робочі дні додати проведення заходу, не пізніше. Винесення самим питання на розгляд (безпопередньої домовленості з організаторами) і при цьому наполягання на вирішенні його у той же день — яскравий вияв поганих манер танепрофесіоналізму.

— Виявом ввічливого та поважливого ставлення до всіх учасників є чіткедотримання вами регламенту.

Не повертайтеся до обговорення першого питання тоді, коли всі присутніперейшли до розгляду четвертого пункту порядку денного. Звертайте увагу напитання, що обговорюється. Якщо вам необхідно піти раніше, а ви зацікавлені упитанні, що буде обговорюватися пізніше, коли ви вже підете, не намагайтесяперенести його розгляд на початок засідання. Вам доведеться дізнатися про результатиобговорення з протоколу засідання або ж від колег, які були присутні до кінцязаходу.

— Одягніться формально(діловийкостюм — найбільш підходящий варіант одягу уцьому випадку).

Ви можете вибрати менш формальний одяг у тому випадку, коли чітко вказуєтьсяможливість подібного вибору (коли очевидно, що формальний одяг не єобов'язковим).

— Приходьте на засіданнявчасно.

В ідеалі намагайтеся бути на місці засідання за п'ять хвилин до йогопочатку; якщо це ваше перше засідання — задесять хвилин. Головуючого будь-якого засідання найбільше дратує та нервуєнеобхідність затримувати початок роботи через учасників, що запізнюються назахід: приходячи після зазначеного часу, такі особи не тільки відволікаютьприсутніх своєю появою, але і змушують повторювати для них суть усього, що вжебуло сказано до їх появи на заході (у протилежному разі, вони будуть просто нев змозі адекватно брати участь у подальшій роботі).

Пам'ятаючи, щоприхід на засідання заздалегідь, без запізнення, є виявом вашогопрофесіоналізму та безумовної поваги до інших учасників, необхідноусвідомлювати, що «заздалегідь» означає не раніше, ніж три-п'ятьхвилин до початку заходу. Інколи, навітьдотримуючись цього правила, ви можете потрапити у ситуацію, коли організатор(и)попросить вас зайти до залу засідань у точно визначений час, тому що удорогоцінні хвилини, які залишилися до початку заходу, йому /їм необхідноуточнити певні деталі. У такому випадку не наполягайте на вашій присутності, зрозумінням поставтеся до сказаного вам, спокійно вийдіть з приміщення таповерніться у точно визначений час.

— Не приходьте на засідання набагато раніше визначеного часу.

Вважається, що не тільки запізнення на засідання є виявом поганих манер.Таким самим виявом порушення норм ділового етикету є і прихід на засіданнянабагато раніше визначеного часу. На жаль, багато бізнесменів, ділових людейрізних сфер діяльності не вважають прихід у чужий офіс набагато ранішевстановленого для зустрічі часу (більше ніж 5-10 хвилин) виявом неповаги дочасу іншої особи та її роботи в цілому. Багато хто працює у дуже напруженомуритмі, у таких людей розписана буквально кожна хвилина, і у кожний проміжокчасу вони хочуть встигнути зробити якомога більше. Тому особи, які приходятьнабагато раніше визначеного часу, імовірніше за все заважатимуть хазяїну офісу,де планується проведення засідання. Як ви почуватимете себе, коли хтось будесидіти у вашому кабінеті та дивитися, як ви працюєте, або, ще гірше, заважатиме(розважатиме вас розмовами) у той час, коли ви будете намагатися сконцентруватисяна важливій та складній роботі, яку необхідно закінчити якомога швидше і якавимагає повної вашої уваги?

Взявши за звичкуприходити на засідання набагато раніше встановленого часу, і таким чином бутипершим із прибулих, ви можете справити про себе негативне враження: ваші колегита /або ваш начальник можуть зробити висновок, що ви маєте занадто багатовільного часу під час робочого дня. Пунктуальність, прибуття вчасно на той чиінший захід — безумовно, надзвичайно важливі рисиділової людини. Але не варто несвідомо перетворювати їх з ваших плюсів умінуси, дуже часто (або завжди) приходячи на ділові засідання набагато ранішевстановленого часу.

— Якщо ви ніяк не можете уникнути запізнення на ділове засідання,постарайтеся максимально мінімізувати можливі негативні наслідки вашогопізнього приходу, а також продемонструвати повагу та уважне ставлення до інших.Наприклад, їдучи на засідання, ви попали у «пробку» на трасі ібачите, що будете на місці не раніше, ніж через 20 хвилин. Якщо ви маєте мобільний телефон, найкращий варіант — використати його та попередитиорганізаторів про своє запізнення, пояснивши його причину. Якщо ви не маєтетакої можливості, намагайтеся якомога швидше знайти телефон-автомат та передзвонити відповідальнійособі. У разі, коли дзвінок просто не можливий, вибачтесь та поясніть причинусвого запізнення як тільки матимете таку можливість. Основне, що повинензробити будь-який учасник засідання у ситуації, коли він запізнюється абозовсім не може бути присутнім на заході, — повідомитипро це організатора(ів) якомога раніше.

— Не забувайтепро необхідність бути на засіданні.

Щоб не потрапитиу подібну ситуацію, візьміть собі за правило проглядати ваш робочий розкладзранку кожного дня. Ваша відсутність на засіданні може погано вплинути на вашімідж професіонала і просто зіпсувати стосунки з начальником. Ваше завдання іваша відповідальність — стежити за робочим розкладомі у такий спосіб не пропускати ніяких заходів, на яких необхідна вашаприсутність. Якщо ви все-таки пропустили засідання, при першій же нагодівибачтесь перед організатором(ами) та/або головуючим. Це краще, ніж шукатиякісь неіснуючі пояснення того, що сталося. У разі, коли ви не можетевибачитися усно, зателефонуйте. Після цього (бажано, а часом необхідно) надішлітьписьмове вибачення, у якому визнайте вашу помилку та запевніть, що нічогоподібного не відбудеться у подальшому. І потім зробіть усе можливе, щобдотримати свого слова!

— Завжди протягом засіданнявимикайте свій мобільний телефон.

— Знайте та поважайте існуючийпорядок розміщення учасників.

Дуже часто як у великих, так і менших компаніях на неформальнихзасіданнях практикується вільне розміщення учасників за столом/столами (вільнарозсадка). Водночас формальні заходи передбачають розміщення учасників згідно зустановленим незмінним порядком/схемою.

Не намагайтеся першим зайняти місце за столом засідання. Почекайте, покистарші за посадою займуть свої місця: у такий спосіб ви будете точно впевнені,що не сидите на місці начальника. Ви можете також просто запитати уорганізатора(ів) заходу, яке місце вам краще зайняти.

Якщо вам здається, що ви зайняли чуже місце (місце старшого за посадою),задайте питання типу: «Ви хотіли б тут сісти?» і зробіть рух, нібихочете піднятися. Це буде кращим виходом із ситуації, ніж дочекатися, покистарша за посадою особа попросить вас звільнити її місце.

— Якщо це перше ваше засідання у даній організації і головуючий привітаввас як нового співробітника та побажав успіхів, коротко подякуйте йому і непіддавайтеся бажанню висловити п'ятихвилинну промову.

— Поважайте роботу головуючого,наприклад, не поспішайте розпочати дискусію, якщо головуючий ще невідкрив її після виступу основного доповідача. Якщо ви недавно працюєте у ційкомпанії/фірмі/установі, почекайте поки свої думки, погляди висловлять старшіза посадою учасники.

— Виступайте конкретно, чітко таввічливо.

Висловлюйтесь посуті обговорюваного питання і при цьому за будь-яких умов намагайтеся бутиоб'єктивним і не займайтеся прямою критикою почутого.

— На формальному діловомузасіданні, отримавши слово, звертайтеся до головуючого, якщотільки правила проведення подібних заходів не диктують практику прямогозвертання до конкретного учасника/конкретних учасників.

— Уникайте помпезності та пишномовності у своєму виступі-той факт, що ви присутні на формальному засіданні, не означає необхідностівідмови від вашої природної, натуральної манери поведінки та висловлювання.

— Виявляйте повагу до іншихучасників засідання, якими сильними не були б ваші зауваженнящодо їх позицій, як негативно ви не ставилися б до того, що вони говорять чипропонують. Ввічливі та переконливі аргументи мають значно більше ваги та сили,а тому є ефективнішими, ніж сарказм чи образливі вислови в адресу певноїособи/певних осіб. Не забувайте, що поведінка співробітника на діловихзасіданнях, як формальних, так і неформальних, часто буває важливим факторомпри прийнятті рішення про його подальше просування по службовій драбині.

— Намагайтеся до кінця зрозуміти та з'ясувати всі моменти, що були незрозумілівам на засіданні, а також визначити свої подальші кроки для виконання прийнятихрішень (що безпосередньо стосуються вашої роботи).

— Завждипам'ятайте про конфіденційний характер того, що обговорюється на багатьохформальних засіданнях.

Вільне обговореннятого, що відбувалося за зачиненими дверима залу засідань, — значне порушення існуючих норм ділового етикету. До того ж, репутаціюненадійного співробітника з довгим язиком (яку можна дуже легко набути у результатінеобережності та вільності у розмові) надзвичайно важко змінити.

Збираючись на ділове засідання будь-якого характеру (як формальне, так інеформальне) не забувайте про те, що діловий етикет вважає помилковим танеприйнятним у поведінці учасника подібного заходу.

3.2 Помилкове та неприйнятне у поведінці учасника засідання

— Запізнюватися на засідання; завчасно іти з засідання (без серйозноїпричини) або періодично виходити із залу засідання між перервами.

— Будучи доповідачем,затягувати свій виступ; забирати на свій виступ більше часу, ніж відведенопорядком денним.

— Не представити себе іншимприсутнім учасникам.

— Не готуватися до запланованоїдискусії; не вивчати матеріали та документи, які були розповсюджені напередоднізаходу для ознайомлення.

— Будучи запрошеним назасідання, не прийти на нього (без причини).

— Ходити по залу засідання упроцесі роботи (у період між перервами).

— Сидіти за столомрозвалившись; позіхати; грати з речами (олівцями, ручками і т. ін.); барабанитипальцями по столу.

— Переривати або обривати виступаючих.

— Критикувати конкретних осіб,а не ідеї, які вони висловлюють; бути саркастичним або невиправдано критичнимщодо інших учасників.

— Вести сторонні розмови підчас роботи засідання.

— Читати сторонні матеріали;палити або їсти у залі засідання; влаштовувати безпорядок на столі.

— Заснути під час роботизасідання.

— Не стежити за тим, щовідбувається; не брати участі у роботі засідання.

— Виступаючи, не стежити за своєю мовою та/або відволікатися від основної темиобговорення.

4.ЗАСІДАННЯ ЗАКІНЧИЛОСЯ, ЩО ДАЛІ?

Із закінченням засідання робота головуючого не завершується. Він(можливо, разом з іншими організаторами заходу) повинен привести у порядокприміщення, у якому проходило засідання, та за необхідності повернути технічнеобладнання, що використовувалося.

Головуючий повинен, хоча б неформально, оцінити проведений захід, у томучислі свою власну ефективність як лідера. Необхідно розповсюдити середучасників протокол засідання, а також прийнятий та затверджений план майбутніхдій. Як тільки ці кроки будуть зроблені, починається планування наступногозасідання.

Якщо відбулося важливе формальне засідання, на якому обговорювалисяважливі проблеми та/або були прийняті важливі рішення, такий захід бажанооцінити формально, розіславши учасникам відповідну форму абоперелік запитань, на які очікуються відповіді. Як форма, так і перелікзапитань, можуть передбачати оцінку таких елементів заходу, як чіткістьпоставлених цілей; виконання встановлених завдань; колективна робота учасників;використання різних ідей та пропозицій; ефективність використання часу,відведеного для заходу, за шкалою від 1 (найнижча оцінка) до 10 (найвищаоцінка). Можна також попросити учасників визначити ті аспекти проведенняділового засідання, які на їх думку потребують вдосконалення.

Окремо можна і бажано визначити ефективність роботи головуючогозасідання, оцінивши від 1 (неефективно) до5 (ефективно)такі сфери його діяльності:

— залучення до співпраці всіхприсутніх;

— організація та підтримкадискусії з питань порядку денного;

— нейтралізація конфліктнихситуацій, що виникали у ході засідання;

— концентрація уваги присутніхна питаннях, внесених до порядку денного (невідволікання на сторонні,незаплановані теми);

— уважне та поважливе ставленнядо думок та зауважень, висловлюваних учасниками засідання;

— підсумовування;

— прояв ініціативи привизначенні необхідних майбутніх дій для виконання поставлених завдань.

Навіть якщо офіційна оцінка ефективності засідання не дається, ви повиннівідзначити, чи вчасно закінчився захід, чи не затягнувся довше відведеногочасу. У разі, коли засідання завершилося пізніше, ніж планувалося, постарайтесявідповісти на питання: «Чому так сталося?» Вам також необхіднозазначити, що позитивного було досягнуто у вирішенні винесених на обговоренняпитань.

Вважається, щозасідання не закінчилося до того моменту, поки його протокол не розповсюдженосеред учасників.Це необхідно зробити протягом наступних 48 годин. Копія протоколу, якарозсилається учасникам, може не включати всіх найдрібніших деталей засідання(як наприклад, невмотивований виступ когось із учасників), але повиннавміщувати перелік цілей, що стояли перед учасниками засідання; прийнятий планнаступних дій; імена відповідальних виконавців; коментарі та дату проведеннянаступного засідання. Подібну форму протоколу можна досить легко підготувати ішвидко розповсюдити. При цьому вона буде вміщувати всю необхідну важливуінформацію.

Останнім, заключним, кроком є ознайомлення з результатами засіданняспівробітників, що не були присутні на заході, але повинні знати (бажано, щобзнали), які питання обговорювалися і які рішення були у зв'язку з цим прийняті.

Головуючий/організаториможуть направити відповідну інформацію вищому начальству; учасники можуть, заналежних умов, проінформувати інших своїх колег.

ВИСНОВОК

В курсовій роботіми ознайомилися з плануванням та підготовкою до проведення ділового засідання,з необхідними кроками для успішного проведення засідання, як повинен себе вестиголовуючий та учасники ділової бесіди, діловим етикетом учасника засідання таін..

ВИКОРИСТОВАНІДЖЕРЕЛА

1.  Hindle Т. Making Presentation. — London, 1998.

2.  Dunckel J. BusinessEtiquette. — Toronto, 1992.

3.  Caspereon D.M. PowerEtiquette: What You Don't Know Can Kill Your Career. — N.Y., 1999.

4.  Sabath М. Business Etiquette: 101 Ways to Conduct Businesswith Charm and Savvy. — Franklin Lakes, 1998.

5.  Соловьев Э.Л. Этикет деловогочеловека: организация встреч, приёмов, презентаций. — Минск, 1994.

6. Ягер Д. Деловойэтикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. — М., 1994.