Реферат: Планування та підготовка ділових поїздок
Зміст
Вступ
1.Планування та підготовка ділових поїздок
1.1 Питання,на які треба звернути увагу при підготовці поїздки
1.2 Багаж,який полегшить вашу поїздку
2.Етикет у дорозі
2.1 Щоробити, коли в дорозі виникають проблеми?
3.Готуємося до відрядження за кордон
4.Вдале завершення ділової поїздки
5. Увас у гостях діловий партнер-співвітчизник
6. Яквдало прийняти зарубіжного гостя
Висновок
Література
Вступ
Тема курсової роботи «Ділові поїздки» з дисципліни «Діловийетикет».
Є величезна кількість причин для ділових поїздок бізнесмена.Можливо, ваша посада і робота також потребують частих відряджень. Якою б небула причина поїздки, для того, щоб вона пройшла вдало, перед від'їздом виповинні мати відповіді на такі питання:
1. Чому я їду?
Вам необхідно чітко усвідомлювати цілі вашого відрядження.Завдання, поставлені перед вами, мають бути відомі також тим особам, якізустрічатимуть Вас і працюватимуть з вами під час відрядження. Розумінняочікуваних результатів допоможе всім відчувати себе комфортно і впевнено, зосередитисяна підготовці до майбутньої роботи, що у свою чергу, безумовно, стане запорукоюефективного використання робочого часу.
2.3ким мені необхідно зустрітися, кому треба передзвонити під час поїздки?
«Звалитисяна голову» комусь із ваших партнерів чи клієнтів, приїхавши безпопередження, — відверта грубість. Такого роду поїздка-експромт може бути (ішвидше за все виявиться) мало або абсолютно неефективною. Адже доклавши певнихзусиль для того, щоб дістатися до місця призначення, ви можете з'ясувати, щопотрібна вам людина буде відсутньою протягом наступного тижня. Хороші манеривимагають заздалегідь попередити про свої плани щодо поїздки, а такожмаксимально наблизити свій графік до графіка сторони, що приймає, зробивши йогонайзручнішим для господарів.
3.Що мені необхідно взяти з собою?
Значення, «вартість», ефективність ваших зустрічейпід час відрядження можуть бути значною мірою знижені, якщо ви не будете матинеобхідних матеріалів та документів. Якщо ви заздалегідь поставите собі такепитання, це допоможе вам не тільки не забути потрібні папери та інші матеріали,але й перевірити, наскільки вони готові.
4. Яким буде наступний після поїздки крок?
Ваше відрядження може бути лише одним кроком по довгійдорозі, якою прямує ваша фірма/компанія до поставлених цілей. Якщо ви будетезнати кінцеву мету, вам буде легше уникнути зупинок та обходів.
Куди б не була ваша ділова поїздка — у місто, до якого можнадістатися за 20 хвилин, чи на Гаваї, кожну хвилину вашого відрядження випредставляєте свою компанію, і тому ваша поведінка, поводження мають величезнезначення. До того ж, чим більше часу ви проводите у поїздках, за межами офісу,тим більше ви демонструєте і підтверджуєте свою здатність самостійно виконуватипоставлені завдання, приймати необхідні рішення та робити логічні висновки.
Метароботи – відповісти на ці питання.
1. Планування та підготовка ділових поїздок
Якщо ви часто подорожуєте, то, очевидно, як і всі, хто багатоїздить, вже прийшли до висновку про те, що найважливішим у дорозі є самозабезпеченістьта максимальне дотримання усталеного щоденного режиму.
Заздалегідь плануйте свою поїздку і при цьому намагайтесямаксимально дотримуватися звичного та зручного для вас режиму, повсякденногоритму. Це значною мірою допоможе вам краще пристосуватися до незвичних, новихумов, людей та оточення.
Починайте планувати свою поїздку, як тільки будуть остаточновизначені її дати. Не варто чекати якихось особливих умов, зразу приступайте дозамовлення квитків та місця у готелі: з часом їх навряд чи стане більше, авартість, якщо і зменшиться, то ненабагато.
Зробивши це, приступайте до складання списку інформації,необхідної для успішного проходження вашого відрядження. У цьому спискумають бути:
— Інформація про ваш політ до місця призначення: номер рейсу;час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні телефонніномери.
— Інформація про необхідний вам наземний транспорт: назваагенції, де ви орендували/замовили машину; підтвердження вашого замовлення.
— Назва готелю, у якому ви будете проживати, його адреса,телефонні номери, а також номер вашого замовлення.
— Час і місця запланованих на період відрядження зустрічей(якщо можливо, з відповідними телефонними номерами).
— Ім'я господаря (імена господарів), номери його (їхніх)телефонів та факсів, а також, за наявності, електронна(і) адреса(и).
— Інформація щодо організації харчування (за наявностітакої).
— Заплановані вечірні світські заходи.
— Інформація про ваш зворотний шлях: номер рейсу; час і місцевідльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні номери.
Склавши такий список, зробіть його копії, одну віддайтесвоєму помічнику/секретарю або начальнику, іншу — комусь із членів вашої сім'їабо другу. Викладена інформація допоможе за необхідності зв'язатися з вами убудь-який час, а також бути у курсі можливих непередбачених змін у ваших планах(затримка літака, переселення в інший номер чи готель і т. ін.).
1.1 Питання, на які треба звернути увагу при підготовціпоїздки
— При підготовці своєї поїздки не забувайте про можливурізницю у часі і з її урахуванням вказуйте час у списку необхідної інформації.При нетривалій поїздці різниця у часі може бути не такою помітною. Невиключено, що ви зможете досить легко прилаштуватися й організувати свійробочий графік без переведення «внутрішнього годинника» на новийрежим. Наприклад, у тому випадку, коли різниця в часі «з'їла» кількаробочих годин, ви можете наздогнати час, якщо проведете необхідну зустріч підчас робочого сніданку, який збігатиметься J вашими звичними годинами перебуванняв офісі. Якщо ж на новому місці ви «отримали» додаткові години, вамвдасться продовжити робочий день, домовившись про ще одну, не запланованураніше, зустріч. При цьому ви все одно зможете повернутися у готель для вечері.
При тривалих поїздках намагайтеся приїхати за день-дванаперед для того, щоб мати змогу адаптуватися до змін у часі.
— Плануючи свою поїздку, корисно переговорити з колегами з вашої фірми, які вжебули у подібному відрядженні, і отримати від них рекомендації та поради.Задавайте їм усі можливі (і неможливі) питання, чим більше ви дізнаєтесь допочатку подорожі, тим легшою вона буде. Такими запитаннями можуть бути: чидовгий перехід від одного входу до іншого в аеропорту, де ви матиметепересадку? Чи є якась особлива, необхідна вам інформація про місто, регіон,куди ви їдете? Які поради можуть вам дати колеги щодо правильної, відповідноїповедінки з особами, які працюватимуть з вами? Які правила щодо одягу існують вкомпанії, куди ви їдете?
— Завжди враховуйте можливі затримки, зміни у ваших планах.Літак (чи поїзд) може запізнитися, замовлений автомобіль може прийти невчасно.Дуже важливо прорахувати, передбачити небажані ситуації, що можуть виникнутипід час відрядження, та мати альтернативний варіант дій. Завжди майте при собіконтактний телефон вашого ділового партнера, його фірми. Готуючись до польоту,не забудьте на всякий випадок покласти у ваш ручний багаж додаткову готівку тазміну одягу.
— Підтверджуючи ваше замовлення номера у готелі, запитайтепро можливість попереднього резервування місць у ресторані на всі важливі ланчіта обіди, на які ви плануєте запросити ваших партнерів чи клієнтів. Вибирайтеготель, розташований недалеко від компанії, фірми, установи, до якої виприїхали, а не поблизу аеропорту.
Якщо ви плануєте використовувати готель як свій тимчасовийофіс, перед тим, як робити замовлення, з'ясуйте, чи наявні підходящі номери:вам необхідно мати як мінімум двокімнатний номер. Цей аспект набирає особливоважливого значення у тому випадку, коли ви маєте намір проводити зустрічі у готелі.
У разі відсутності належних, необхідного розміру тапланування номерів, вам, можливо, доведеться використати для проведення бесідяк своєрідний, «сурогатний» офіс кав'ярню чи хол готелю, що,звичайно, буде менш зручним та ефективним. Запитайте про наявність у готелібізнес-центру або невеликого залу для переговорів, такий варіант був би для васнайбільш підходящим і задовольняючим необхідні умови.
Ніколи не плануйте проведення ділових зустрічей у своємуномері, якщо він однокімнатний: у кращому випадку це може викликати відчуттядискомфорту у присутніх, у гіршому — вас можуть звинуватити у намірах, яких вине мали.
— Переконайтеся, що ви маєте усі матеріали, необхідні вам підчас відрядження. Складіть список таких документів та зберіть їх в окремий файл,папку або портфель.
— Потурбуйтеся про те, щоб під час поїздки ваша основнаробота не стояла на місці, а, за можливості, виконувалася іншимиспівробітниками. Якщо ваші обов'язки тимчасово будуть передані комусь із колег,надайте цій особі максимально широку інформацію про ваш проект. Це, безумовно,допоможе цьому співробітнику при виконанні додаткової роботи і ще разпідтвердить вашу репутацію як справжнього професіонала, який думає про колег таінтереси справи.
— Перед від'їздом подумайте над тим, як можна максимальноефективно використати час відрядження. Чи зможете ви в дорозі попрацювати надпаперами або ж почитати цікавий журнал, книжку, які ви давно збиралисяпрочитати? Чи є у місті, країні, куди ви збираєтеся інші ділові партнери, зякими ви можете зустрітися під час обіду і переговорити про питання, що васцікавлять? Розглядайте ваше відрядження як можливість більше дізнатися і пробізнес, і про місце, де ви будете жити. Можливо, в цей час буде проходитицікавий семінар, виставка, пов'язані з вашою сферою діяльності; можливо, вампощастить потрапити на концерт відомих артистів, які приїхали на гастролі, абож побувати в музеї, експозиції якого широковідомі.
— Увашому діловому щоденнику поруч з переліком запланованих зустрічей та іншихзаходів залиште вільне місце для того, щоб заносити деталі, замітки, конкретнідані, які вам допоможуть при складанні звіту після повернення додому та приподальшій роботі над проектом. (Не забудьте, що листи-подяки,матеріали, обіцяні вами діловому партнеру, а також перелік питань, які виниклиу процесі обговорення результатів вашої поїздки, мають бути відправлені непізніше семи днів після вашого повернення.)
— Тверезо оцініть можливості вашого гаманця, як і визначенийвашою фірмою бюджет для відрядження, до початку поїздки. Чітко визначте, щодозволяють ваші фінанси і на що ви можете розраховувати. Дізнайтеся точно,скільки і на що ви можете витрачати із грошей компанії і за що ви повиннісплачувати із власної кишені. Знаючи свої фінансові можливості (якими б вони небули), ви будете почувати себе впевненіше, тому що зможете застерегти себе віднепродуманих витрат.
— Приготуйте підходящий подарунок для вашого діловогопартнера, який, можливо, не є обов'язковим, але за наявності, безумовно, станедружнім жестом щодо вашого колеги. До того ж, завжди є час та обставини, заяких вручення подарунка є вчасним та підходящим. Очевидно, що перед тим, якдумати про подарунок, необхідно чітко знати існуючі відповідні правилакомпанії, фірми чи установи, до якої ви їдете. Особливо і насамперед цестосується подарунків вашому клієнту або бізнесмену, у якого ваша фірма плануєкупити певний товар. Якщо ви знаєте людину, якій плануєте зробити подарунок(наявність дітей, смаки, хобі і т. ін.), вам буде легше зробити правильнийвибір. Діловий етикет не визначає точного часу вручення подарунка. Ви можете цезробити на початку візиту — як вираження подяки наперед, або ж у кінці — якзнак оцінки гостинності з боку господарів. Якщо корпоративна політика вашоїфірми дозволяє, ви можете, для вираження вашої вдячності, запросити вашогогосподаря/господарів на обід, спортивні змагання чи на масове видовище (незабудьте дізнатися про відповідні правила та обмеження, що існують в компанії,куди ви їдете, щоб не поставити хазяїв у незручне становище).
діловапоїздка відрядження етикет
1.2 Багаж, який полегшить вашу поїздку
Збираючи речі для відрядження, виходьте із простого правила:брати те, що необхідне, і залишати вдома все інше. Очевидно, що крім потрібнихматеріалів, документів, мобільного телефону та персонального комп'ютера вамнеобхідно взяти одяг та всі речі, необхідні для догляду за собою.
Зрозуміло, нікому не хочеться обтяжувати себе зайвим багажем.
Для того, щоб вирішити, що складати, вам необхідно знати:
1. Якою буде (очікується; як правило, буває у цей час) погодатам, куди ви їдете.
Знайти відповідь допоможуть не тільки телебачення та газети,а й Інтернет. Дізнайтеся про погоду не тільки у місці призначення, а й упунктах зупинок, пересадок на той випадок, якщо вам доведеться затриматися там.
2. Що ви будете робити, у яких заходах вам доведеться/виплануєте брати участь.
Чим конкретніші ваші плани, тим легше ви можетепідготуватися, підібравши відповідний, необхідний одяг. Чи запланований обід зпредставниками фірми, до якої ви їдете? Чи доведеться вам багато ходити? Чизбирається ви відпочивати у бадейні, займатися у тренажерному залі готелю?
Ті, хто часто подорожує, як правило, мають список основнихречей, які постійно є в їхньому багажі. Так само відпрацьований і порядокпакування речей, який визначає, що складається у валізу, а що у ручний багаж.Досвід багатьох бізнесменів, яким доводиться часто подорожувати, свідчить, що усумці чи невеликій валізі, яку ви берете з собою у салон літака, вартомати:
— необхідні документи: паспорт (з візою за потреби), імена та контактні номериваших ділових партнерів, квитки;
— гроші та дорожні чеки;
— робочі матеріали та документи, бізнес-картки;
— наочні матеріали для виступу: слайди, фотографії і т. ін.;
— ліки, якими ви користуєтесь;
— коштовні речі;
— косметичний набір/набір для гоління, інші речі, необхіднідля догляду за собою;
— темні окуляри;
— додаткова пара шкарпеток, колгот та білизни;
— змінний одяг.
Склавши перелічені речі у ручний багаж, ви будете матиможливість підтримувати свій зовнішній вигляд у належному стані, а також призатримці чи втраті вашого багажу зможете нормально працювати (маючи гроші,робочі документи та на перший час одяг на зміну).
У діловій поїздці вам зрозуміло хочеться відчувати себекомфортно. Водночас ваш одяг має відображати ваш професійний статус, положення.Підбираючи одяг, пам'ятайте про корпоративну політику вашої фірми та компанії,куди ви їдете, а також виходьте із характеру та цілей поїздки. У будь-якомуразі краще робити вибір на користь професійного іміджу.
Навіть, коли ви у дорозі і, очевидно, не плануєте зустрітисяз вашими діловими партнерами, не варто бути одягнутим по-домашньому, непо-діловому. Ви ніколи не знаєте, кого і де ви можете зустріти — потенційногоклієнта чи члена ради директорів фірми-партнера. Також вам не відомо, що можестатися в дорозі: раптом вам доведеться телефонувати вашому діловому партнеру зпроханням зустріти вас в аеропорту чи на вокзалі, або ж ваш багаж загубиться вдорозі.
У відрядження беріть одяг, який добре витримує подорожі:легкі (не важкі) речі, що мінімально або ж зовсім не мнуться. Віддавайтеперевагу практичним, простим предметам, які можна легко і вигідно комбінувати.
Подумайте про вечірні заходи: чи буде вам потрібне вечірнєвбрання? Також не забудьте про можливість використати басейн та тренажернийзал, що є у вашому готелі, і візьміть необхідні для цього речі.
Складаючи кожний окремий наряд, продумайте і візьміть усінеобхідні частини ансамблю та аксесуари — пасок, підходящу краватку, шкарпетки,взуття. Спробуйте обмежити набір прикрас основними, базовими предметами, якіпасують до кількох нарядів. Особливу увагу приділіть взуттю, воно має бутизручним та охайним.
Якщо під час відрядження ви плануєте відвідати кілька міст(наприклад, три міста за чотири дні), не забувайте, що люди в місті А незнають, що ви носили вчора, перебуваючи в місті Б. Виходячи з цього, ви можетепідібрати свій одяг, максимально обмеживши кількість предметів, і занеобхідності здавати речі у чистку або для прання.
2. Етикет у дорозі
У ситуаціях, коли практично незнайомі люди змушені збиратися увідносно невеликому місці та проводити разом досить довгий! час, правилахорошого тону певною мірою стають «навичками для виживання». Наведенінижче правила дорожнього етикету допоможуть полегшити ваші мандри та зробити їхмаксимально приємними:
— Будьте уважні та ввічливі до людей, з якими ви зустрічаєтеся в дорозі.Це стосуєтьсяусіх без винятку — водія таксі; особи, яка перевіряє ваш квиток; стюардів тастюардес, а також пасажирів, з якими вам доведеться зіткнутися під час вашоїподорожі. Ви не знаєте, чия допомога вам знадобиться у наступну хвилину, з кимвам доведеться провести найближчий час. Ставтеся до всіх так, як ви поставилися бдо свого клієнта чи ділового партнера.
— Вмійте потурбуватися про себе.
Якщо для нормального функціонування вам необхідно пити каву,самі подбайте про себе, наповнивши дорожній термос відповідно приготовленимнапоєм. Якщо у вас кашель, візьміть із собою необхідні ліки, щоб у польоті немучитися і не дошкуляти оточуючим.
— Посміхайтеся.
При зустрічі дивіться людям в очі, особливо тим, хто сидитьпоруч. Привітайтеся з сусідами, кивнувши та сказавши «Добрий день».Ви не повинні вести з ними розмову, якщо вам не хочеться цього робити. Однакввічливим буде продемонструвати (особливо в такому обмеженому просторі), що виусвідомлюєте та адекватно сприймаєте їхню присутність.
— Дотримуйтесь існуючих правил та вимог.
Застібайте свій ремінь та залишайтеся на місці, колисвітяться відповідні символи. Не намагайтеся «покращити» свій поганийнастрій за рахунок людей, які вас обслуговують у дорозі.
— Не будьте базікою.
Якщо ситуація дозволяє, ведіть ввічливу розмову з вашимисусідами, але не торохкотіть без упину тоді, коли хтось очевидно намагаєтьсяпопрацювати з паперами, почитати чи просто заснути.
— Реально оцінюйте розміри місця, відведеного для вас.
Намагайтеся не забирати простір, відведений для вашого сусіда(тримайте ваші лікті, ноги та власні речі при собі), поважайте «життєвийпростір» кожного пасажира. Уникайте штовханини, коли заходите, виходитеабо проходите по літаку чи коридору поїзда. Кладучи свій ручний багаж увідведене місце, впевніться, що воно розташоване над вашим, а не чужим місцем.Перекладати, зсовувати чужий багаж з належного йому місця для того, що краще розміститивласні речі — невиховано і грубо. Не забувайте про пасажирів, що сидять передвами: не штовхайте спинку їхнього сидіння, не вішайте на неї свій одяг, плед іт. ін. Вмикаючи світло, посилюючи потік повітря у вашу сторону,відкриваючи/закриваючи завіски на вікнах, переконайтеся, що ваші дії незаважають вашим сусідам. Якщо пасажир на сусідньому місці п'є або їсть, а визібралися прогулятися по літаку, зачекайте, поки посуд та склянки не будутьприбрані.
— Добре подумайте перед тим, як вживати в дорозі алкогольнінапої.Уявіть, яке враження ви можете справити на вашого діловогопартнера, який приїде зустрічати вас в аеропорту. Організм багатьох людейпогано реагує на алкоголь, випитий на висоті, а перше враження вашого клієнтапро вас може стати останнім.
— Будьте тактовні і оптимістично настроєні.
Не говоріть дуже гучно, не робіть грубих, нетактовнихзауважень щодо зовнішності, поведінки і т. ін. інших пасажирів. Уникайте розмовпро дорожні катастрофи, аварії, природні катаклізми та на інші подібні непідходящітеми. Не треба також обговорювати вашу роботу, діяльність фірми чи компанії,яку представляєте, — ви ніколи не знаєте, хто вас може почути.
— Не забувайте про конфіденційність.
Зважте усі «за» і «проти» перед тим, якпочати працювати на своєму лептопі або з конфіденційними документами вашоїкомпанії — ви не знаєте, хто дивиться через ваше плече. (Вирішивши попрацюватина лептопі, не забудьте запитати ваших сусідів, чи не будете ви їм заважати.)
— Будьте терплячі та чекайте, поки підійде ваша черга.
Заходячиу літак; виходячи з нього; чекаючи, поки вам подадуть напої чи їжу або ж принесутьплед та журнал, дотримуйтесь встановленого порядку або черги. Зрозуміло, якщови маєте відповідне право або ж вам важко пересуватися, ви можете першим пройтиу літак (вийти з нього) чи скористатися допомогою персоналу. Чекайте також,коли підійде ваша черга отримати багаж або сісти у таксі. Штовхатися зовсім некрасиво і не ввічливо. (Якщо ви маєте можливість, допоможіть людині, яка«воює» зі своїм багажем або ж просто потребує допомоги, як наприклад,мама з немовлям.)
— Вкладайте у свої прохання та вимоги здоровий глузд.
Подорожі — «швидкий бізнес», він спрямований нашвидке обслуговування пасажирів, які саме тому меншою мірою сприймаються якокремі особи, а розглядаються як змінювані, непостійні члени відповідної групиподорожуючих у певному напрямку. Виходячи з цих умов нерозумно у більшостівипадків очікувати на індивідуальне, спеціалізоване обслуговування. Ви можете,наприклад, замовити собі спеціальну вегетаріанську їжу на час польоту, але самеви повинні сказати про це своє бажання агенту туристичної фірми, де купуєтеквиток, і ви маєте нагадати про це стюарду/стюардесі, який(а) вас обслуговує вдорозі. Навіть зробивши відповідне замовлення, будьте готові до того, що: 1) заневідомих причин вегетаріанська їжа не була завантажена у літак; 2) те блюдо,яке вам подали, незвичне, незнайоме вам, і у вас немає бажання його пробувати.В обох випадках ви повинні вирішити, чи будете ви їсти запропоноване вам, чи лишитесьголодним. Також не забувайте, що клас, яким ви подорожуєте, обумовлює рівеньобслуговування і, виходячи з цього, намагайтеся максимально пристосуватися доумов вашої поїздки.
2.1 Що робити, коли в дорозі виникають проблеми?
Пропущені пересадки. Незаплановані затримки. Хвороба далековід дому. Пошкоджене обладнання. Загублений багаж. Список проблем, яківиникають під час поїздки, на жаль, можна продовжувати.
Кожне відрядження своєрідне, та будь-яке вимагає постійноїтактовності і ввічливості. Не варто забувати, що серед нових людей, яких визустрічаєте в дорозі, можуть бути ваші потенційні клієнти, партнери абоспівробітники. Хороші манери мають «подорожувати» з вами. Названінижче поради допоможуть вам вирішувати питання та проблеми, що можуть виникнутив дорозі.
— Будьте ввічливі.
Незважаючи на те, з ким ви спілкуєтесь або як сильно вивтомлені, роздратовані чи розчаровані, завжди використовуйте відомі ще здитинства «Добрий день», «Дякую», «Будь ласка».Ці слова не тільки продемонструють ваше поважливе ставлення до співрозмовника,але й зможуть певною мірою заспокоїти вас (адже подібні слова навіть унесприятливій ситуації ви будете (спробуєте) вимовляти ввічливим, привітнимтоном).
— Намагайтеся не втрачати спокою.
Можливоі зрозуміло, що ви розсердитеся, дізнавшись про проблеми, які виникли під часвашої поїздки. Та проявляти свій гнів — невиховано і грубо. Люди розуміють, щови розстроєні і сердиті, якщо не потрапили на свій рейс або ж ваші речіпропали. Тому не треба, пояснюючи ситуацію, виплескувати на оточуючих негативніемоції, які переповнюють вас. Ви ніколи не знаєте, хто є свідком прояву вашогогніву, і, навіть якщо ви отримаєте те, чого вимагаєте, ваша професійнарепутація може значно постраждати. Взагалі ж практика свідчить, що дуже часто,проявляючи негативні емоції, пасажир тим самим зменшує імовірність того, що вінвзагалі отримає допомогу. (Така роздратована людина можете стати 20-мпасажиром, який за день підвищив голос на представника авіакомпанії, і той,спілкуючись саме з цією особою, нарешті втратить витримку та бажаннядопомогти.)
— Шукайте та використовуйте альтернативні варіанти.
За можливості ввічливо і спокійно поясніть свою проблему, атакож скажіть, яким ви бачите її вирішення. Запитайте, що конкретно можназробити і з гнучкістю сприйміть запропоновані рішення. Виходьте із того, що євашим пріоритетом у даний конкретний момент. Так, при затримці вашого багажу,що для вас стане головним: будь-що отримати свої речі чи вчасно попасти у пунктпризначення і зустрітися, як було заплановано, з клієнтом? Можливо, узапропонованому варіанті вирішення ситуації, що склалася, ваш маршрут буде ненайкоротшим, але при цьому ви все одно встигнете на переговори вчасно.
— Залишайтеся сфокусованим на поставлених цілях.
Коли прибудете до місця призначення, те, як ви тудидістались, не матиме особливого значення — головне, що ви на місці вчасно, аотже, ви здатні виконати ділову частину вашої поїздки. Намагайтеся у кожномувідрядженні добиватися успіху, незважаючи на всі можливі труднощі та несприятливіобставини.
— Використовуйте власний досвід.
Зрозуміло, що під час ділових поїздок важко уникнути помилок,але ви можете зменшити їх вірогідність за допомогою ретельного планування зурахуванням вашого досвіду, отриманого у попередніх відрядженнях. Навітьневдалі поїздки можуть дати вам корисний урок на майбутнє.
3. Готуємося до відрядження за кордон
Можливо, ваша робота передбачає поїздки за кордон. Збираючисьу дорогу, не забувайте, що без відповідної підготовки перебування у чужійкраїні може стати часом помилок у сфері етикету. Це не було б так страшно, якбиви перебували у країні як приватна особа. У діловій поїздці ви представляєте нетільки себе, але, і насамперед, свою фірму, компанію, тому кожна можливапомилка у поведінці, жестах та міміці при звертанні до вашого зарубіжногопартнера і т. ін. наносить подвійну шкоду. Тому збираючись за кордон,впевніться, що знаєте, якими є у країні вашого відрядження:
— прийнятний діловий одяг;
— правила користування та вручення візитних і ділових карток;
— форми звертання та офіційного адресування;
— прийнятні форми вітання (рукостискання — яке воно?, киванняголовою, поклони і т. ін.);
— правила ведення неформальної бесіди;
— принципи та правила ведення ділових переговорів;
— робочі дні та години;
— необхідний, прийнятний за місцевими традиціями час длявстановлення ділових взаємовідносин;
— роль подружжя у ділових відносинах;
— корпоративна культура фірми, компанії, установи (відносини«колега — колега», «підлеглий — начальник»,«представник фірми — клієнт»; норми відносин між колегами різноїстаті і т. ін.);
— традиції вручення та прийняття подарунків;
— прийнятні жести, міміка, пози;
— традиції щодо вживання їжі та напоїв; національна кухня;
— традиції щодо проголошення тостів;
— традиції щодо вживання алкогольних напоїв при діловому спілкуванні;
— прийнятність, допустимість гумору при діловому спілкуванні;
— свята країни (переконайтесь, що ваше відрядження незбігається з національними або релігійними святами);
— основна(і) релігія(ї), поширена(і) в країні.
Як видно, ділова поїздка передбачає наявність широких знаньіз багатьох питань (не беручи до уваги професійний аспект). Якщо це ваше першевідрядження і до того ж, у країну, культура і традиції якої значновідрізняються від вашої, можливими та зрозумілими будуть помилки у сферіетикету. У такій ситуації головне не втрачати впевненості у собі, самоповаги тапочуття гумору. Дайте зрозуміти людям, які вас оточують, що ви не знаєтевсього, що стосується традицій та звичок у їхній країні, а тому з готовністюсприймете поради та зауваження, що допоможуть вам легше і швидше адаптуватисядо нових незвичних умов.
Заздалегідь дізнавшись про специфіку країни, куди визбираєтеся, а також про корпоративну культуру фірми, де доведеться працювати,ви збережете багато часу і, до того ж, будете почувати себе значно впевненішета комфортніше. Це дасть вам можливість повністю сконцентруватися на роботі іпроявити свої найкращі професійні якості.
Зрозуміло, що у зарубіжній поїздці ви будете не тількипрацювати з паперами та вести переговори. Очевидно, що якийсь час ви будете нетільки і не стільки бізнесменом, а й туристом. Тому вам необхідно знати певнітрадиції та звичаї щоденного життя країни, регіону, міста, куди ви приїхали.
Наведені нижче поради знадобляться і в діловій, і втуристичній поїздках:
— 3' ясуйте, чи необхідно зробити відповідні щеплення передвашою поїздкою. У разі такої потреби передбачте спеціальний час передвідправленням для того, щоб «відійти» від усіх можливих побічнихефектів.
— Перевірте, чи знадобляться вам права водія (міжнародногозразка).
— Візьміть карту країни, регіону, міста, куди ви збираєтесь.Ознайомтеся з розташуванням необхідних вам об'єктів (готель, представництвокомпанії і т. ін.).
— Ознайомтеся з доступною інформацією про місце своговідрядження (вам допоможуть довідкова література та Інтернет). Дізнайтеся все,що можна, про історію, традиції, культуру, мистецтво, відомі спортивні команди,фестивалі, звичаї і т. ін. Неоціниму допомогу у цьому можуть надати вашіколеги, знайомі, які вже побували у тих місцях, куди ви тільки збираєтеся. Якщоможливо, ще до поїздки почніть читати газети, що видаються у країні вашоговідрядження, і продовжуйте це робити після приїзду на місце.
— Про країну, куди ви збираєтесь, дізнайтеся таку інформацію:повна офіційна назва (наприклад, Мексика офіційно — це Мексиканські СполученіШтати, Німеччина — Федеративна Республіка Німеччини); існуюча форма державногоправління; назва столиці; ім'я вищої посадової особи держави; основні сферивиробництва і відома промислова і сільськогосподарська продукція; основнігеографічні об'єкти (ріки, озера, регіони і т. ін.); видатні пам'ятки історіїта культури; імена видатних людей (вчених, політиків, артистів, спортсменів іт. ін.); національний вид спорту.
— Якомога повніше вивчіть та пізнайте культуру країни, регіону, де проходитимеваше відрядження. (Нічого не знати про місце, куди їдеш — невігластво табезумовний вияв неповаги). Важливо усвідомлювати, що культури вашої країни ікраїни відрядження — різні. Тому, кажучи про традиції, звичаї і т. ін., з якимиви зіткнетесь під час поїздки, не варто вживати слова «погано»,«добре», «правильно», «неправильно», адже відвашої позитивної чи негативної оцінки існуючих культурних реалій вони не зміняться,а й надалі залишатимуться такими, якими вони є. Враховуйте, що різні регіоникраїни можуть відрізнятися у культурному відношенні, а також не поспішайтеробити узагальнюючих висновків на основі кількох фактів.
— Важливо починати знайомитися з культурними особливостями,місцевими традиціями та звичаями країни, регіону вашого відрядження якомогараніше, бажано зразу після прийняття принципового рішення про поїздку. Не требарозраховувати на те, що ви зможете вивчити правила та норми поведінки, якідіють у новому для вас середовищі, протягом перших годин перебування в країні.Це не можливо. До того ж, навіть за такий короткий проміжок часу ви,спілкуючись з партнерами чи клієнтами — місцевими жителями, можете зробитибагато серйозних помилок у сфері етикету. Ваша неадекватна поведінка можезавдати невиправної шкоди вашому іміджу культурної, вихованої людини, що, якрезультат, нанесе удар по вашому бізнесу.
Перебуваючи в Ісландії у справах своєї компанії, Олег Антоненкодля встановлення дружніх стосунків з партнерами та створення сприятливих умовдля укладання вигідного контракту запросив їх на обід. Все пройшло чудово, іОлег відчував, що завтра всі необхідні документи будуть підписані. Це відчуттятривало до того, аж поки він, сплативши за рахунком, не дав надзвичайно щедрихчайових. Реакція його місцевих партнерів була однозначно несхвальною: практикачайових не прийнятна, і тому не поширена, в Ісландії. Наступного дня Олегвідчув нове, прохолодне, ставлення партнерів до себе, підписання ж контрактупочало затягуватися.
— Якщо ви не володієте офіційною мовою країни відрядження,спробуйте вивчити декілька ключових виразів — привітання, прощання, подяки,побажання успіхів і т. ін. У такий спосіб ви продемонструєте інтерес до країнита людей, з якими вам доведеться працювати, що у свою чергу допоможе вамшвидше знайти спільну мову з вашими зарубіжними партнерами чи клієнтами. Якправило, люди схвально ставляться до бажання та намагання іноземців говоритиїхньою рідною мовою і з розумінням ставляться до можливих помилок. (Ніхто небуде сміятися за вашою спиною, якщо ви скажете щось неправильно.) Не забувайтепро важливість відповідних, адекватних до культурних традицій, жестів, мімікита пози, а також про силу відкритої, щирої посмішки.
— Ознайомтеся з культурними особливостями країни вашого відрядженняу ставленні до часу. Так, збираючись на зустріч, переговори чи інші заходи,пам'ятайте про існуючі традиції — у деяких країнах запізнення розцінюється якнадзвичайна грубість. У той же час в інших країнах такою надзвичайною грубістюбуде прихід на захід заздалегідь, а запізнення є виявом хороших манер.
Під час свого відрядження в Аргентину, Антон Нечитайло бувзапрошений на обід зі своїми партнерами з місцевої фірми. Намагаючись створитинайкраще враження, Антон прийшов у банкетний зал за 10 хвилин до зазначеногочасу. Здивований відсутністю інших запрошених, він знервовано ходив по залу.Коли ж через 40 хвилин прибули організатор вечора та інші гості, Антон поспішивїм назустріч зі словами привітання. Не знаючи, що в Аргентині прихід на той чиінший захід із запізненням — давній звичай, він поставив себе у невигіднестановище, сказавши організатору обіду: «Схоже, що тільки я маю точнийгодинник».
— Дуже важливо знати реальну вартість державної валюти країнивашого відрядження. Вам буде неприємно, маючи, наприклад, тисячу песо, післявибору у магазині потрібного товару з'ясувати, що сума, яку ви маєте і яказдавалося вам досить солідною, варта усього кількох доларів США.
Ніколине відправляйтеся в зарубіжну поїздку без хоч би невеликої кількості місцевоївалюти: вам не захочеться, прилетівши до місця призначення пізно ввечері, побачити,що відділення банків в аеропорту закриті, а отже, вам немає де дістати гроші натаксі та телефонний дзвінок.
— Дізнайтеся, що є прийнятним, а що — поганим подарунком україні відрядження.
Вибираючи подарунок для вашого зарубіжного ділового партнера,не забувайте про культурні чи релігійні заборони, які існують у країні, куди визбираєтесь. Так, міцні алкогольні напої, свинина вважаються неприйнятними длямусульман. В Індії, де корова є священним створінням, необхідно уникатиподарунків, зроблених зі шкіри, кісток і т. ін. тварини.
Колір подарунка часто може мати спеціальне значення у тій чиіншій країні. Так, в Італії, Франції та Бельгії білі хризантеми — квіти, що, якправило, приносять на похорони; у Німеччині на похорони приносять, крім білих,і жовті хризантеми. У Бразилії колір смерті — фіолетовий. У Японії уникайтеподарунків та обгорток для них червоного, чорного та білого кольорів, які є туткольорами, що супроводжують похорони. У Сінгапурі та Китаї червоний колірвважається щасливим, а білий — кольором смерті.
Беріть до уваги кількість предметів, які входять доподарунка. У деяких країнах певні числа мають особливі значення. Так, у Японії,Китаї, Сінгапурі не варто вручати подарунок, що складається з чотирьохпредметів (наприклад, чотири келихи для вина або пива). У багатьох країнахсвіту 13 — нещасливе число. У Європі негативне враження справляє подарунок,який складається з 12 предметів і тому сприймається як куплений дешево(«дешевше не по одному, а дюжиною»).
Часто нейтральний подарунок може виявитися абсолютно непідходящим. Так, квіти, що широко визнаються як один із найбільш універсальнихподарунків, у Єгипті приносять лише хворим. В Японії їх також приносять уситуаціях, пов'язаних з хворобою або смертю.
4. Вдале завершення ділової поїздки
Якщо ви маєте вільний день після повернення з відрядження,повною мірою використайте його, щоб підготувати звіт про поїздку. Якщо вираніше не підбили підсумки вашої поїздки, найкраще витратити на це певний часзразу після повернення. Імовірність того, що начальник (а може, і не тількивін) захоче зразу ознайомитися з результатами вашого відрядження і отриматиповний звіт про нього, дуже висока. І ви як розумна і далекоглядна людина маєтебути готові.
Складаючи ваш звіт та думаючи про подальшу роботу, пов'язануз вашим відрядженням, зверніть увагу на такі моменти:
— Перевірте, якими були цілі вашої поїздки і у зв'язку з цим,які завдання були поставлені перед вами. Дуже бажано, щоб у ході поїздки вивели щоденник, куди б заносили усю цікаву та важливу інформацію, яку отрималипід час відрядження. Такого роду записи, безумовно, допоможуть вам чіткішесформулювати висновки та пропозиції.
— Якщо у вашій фірмі існують спеціальні, особливі вимоги щодоправил оформлення звіту, безумовно виконуйте їх, не забуваючи про правильністьвашої мови.
— Зберігайте усі чеки та документи, пов'язані з вашоюпоїздкою, включаючи посадочні талони та рекламні матеріали, які ви, можливо,отримали від своїх партнерів.
— Якщо ви робили фотографії осіб, з якими працювали, подій, уяких брали участь, намагайтеся проявити, надрукувати та за необхідностівідправити їх якнайшвидше.
— Складіть перелік проведених вами зустрічей та переговорів; підготуйте інформативнідовідки про партнерів, клієнтів, з якими ви працювали. Ви можете використати цей список припідготовці листів-подяк, а за відповідних умов — для відправки невеликихпідходящих подарунків.
— Свій робочий графік після повернення з поїздки складітьтаким чином, щоб ви мали достатньо часу для зустрічей та переговорів,пов'язаних з вашою роботою під час відрядження. При цьому будьте готовівідповісти на будь-які питання, що можуть виникнути. Варто приділити завершеннюсправ по поїздці особливу увагу, відклавши за можливості всю іншу роботу.
— Говорячи про результати відрядження; клієнтів, з якими випрацювали/встановили контакти; подальші перспективи певного проекту/програми іт. ін., будьте максимально позитивні. У разі, коли під час поїздки виникли проблемиабо суперечності, продумайте свій варіант вирішення чи своє пояснення ситуаціїдо того, як ви почнете говорити про труднощі.
— Не забудьте подякувати усім, хто сприяв позитивномувирішенню питання щодо необхідності вашої поїздки, а також сказати, як багатоозначає для вас продемонстрована віра у ваші здібності та надана можливістьпроявити себе.
5. У вас у гостях діловий партнер-співвітчизник
Приймаючи в гостях свого бізнес-партнера, клієнта чи простоділового знайомого, робіть усе можливе для того, щоб його поїздка була якомогаприємнішою. Якщо політика вашої компанії чи фірми передбачає оплату гостямподорожі, але покладає на них планування свого перебування, повідомте про цесвоїх майбутніх гостей та запропонуйте усю можливу допомогу. Якщо політикавашої компанії дозволяє вам планувати перебування ваших гостей, з'ясуйте (ненаполягаючи на цьому), чи бажають ваші гості скласти власний план поїздки або жрозраховують у цьому на вас. Як правило, більшість гостей віддає перевагусамостійному плануванню. У будь-якому разі чітко визначте існуючу політикусвоєї компанії щодо цього питання.
Немало гостей готові віддати вам ініціативу у плануванніїхньої поїздки. У такому разі якомога раніше з'ясуйте їх побажання щодопоселення у готелі та їх розміщення там. Також, можливо, вам доведетьсязайматися їх авіаквитками. Щоб вдало відпрацювати цю частину програми,дізнайтеся, чи є у гостей особливі побажання щодо авіакомпанії та часу польоту.Якщо ваша фірма сплачуватиме усі дорожні витрати гостей, попередьте їх пронеобхідність зберегти усі необхідні для цього документи.
Після вирішення усіх питань, пов'язаних з дорогою, поселеннямта розміщенням, повідомте гостей про результати та переходьте до складання перелікунеобхідної та корисної інформації.
Цей перелік включатиме:
— інформацію про політ до місця призначення та зворотнийполіт: номери рейсів; час і місце відправлення та прибуття; назву авіакомпаніїта її телефонні номери;
— інформацію про наземний транспорт: підтвердження замовленняна машину; номер замовлення; іншу можливу інформацію про наземний транспорт;
— інформацію про поселення: назву готелю, у якомузаброньовані номери; розташування готелю; номери телефонів та номер замовлення;
— список запланованих зустрічей;
— інформацію про організацію харчування та замовлення столівна ділові сніданки, ланчі та обіди (якщо вони були зроблені);
— коротку інформацію про бізнесменів, з якими будутьпроходити зустрічі та переговори;
— контактний(і) телефон(и) та ім'я особи, з якою за необхідності можна зв'язатися.
При складанні програми візиту ваших гостей зверніть увагу натакі моменти:
— За можливості заплануйте прибуття гостя (гостей)напередодні проведення зустрічей та переговорів. При цьому поставте усізустрічі першого робочого дня на пізній ранок, це надасть прибулим можливістьмаксимально повно відновити свої сили після дороги.
— Намагайтеся не переповнити програму для ваших гостей,включивши до неї надто багато справ, які необхідно зробити. Так, якщо гостіцілий день провели на зустрічах та переговорах, краще запланувати для них раннювечерю у спокійній обстановці, ніж вечерю, потім відвідання театру і нарештіпізній прийом.
— Як тільки ви підготували програму візиту, якомога швидшевідправте її факсом чи електронною поштою гостям для того, щоб вони мали часдля остаточного затвердження її. З наближенням дня прибуття гостей ви можете щераз зателефонувати їм, щоб остаточно підтвердити всі деталі і, можливо, занеобхідності внести певні зміни.
Коли ви зустрічаєте ділового гостя-співвітчизника, вашіобов'язки такі самі, як і при зустрічі будь-якого гостя. Виявляйте турботу пронього, приділяючи максимальну увагу з ранку до вечора. Крім усього іншого цеозначає:
— підтвердження домовленостей і^; одо способу транспортуваннягостя з готелю до офісу фірми і назад;
— надання необхідних карт з визначеним маршрутом до офісу тавід нього (у разі, коли ваш гість сам водить машину);
— зустріч гостя при вході та супроводження його до залупереговорів;
— забезпечення гостя прохолодними напоями, кавою або чаєм;
— подяку гостеві за те, що він приїхав;
— уважне слухання його виступу та зауважень;
— надання гостю певного вільного часу в ході робочого дня.Багато хто позитивно сприймає можливість мати короткий перепочинок, перерву міжпізніми-денними засіданнями та вечерею.
Якщо ви — гість, ваші обов'язки не такі широкі та складні. Убудь-якому разі неодмінно висловлюйте вдячність за турботу та увагу, надані вамгосподарями. Усі свої зауваження і можливе певне незадоволення тримайте присобі. Наприкінці вашого візиту ще раз подякуйте вашому господарю (вашимгосподарям) за все, що вони зробили для вас. Після повернення додому надішлітьна адресу фірми, компанії, яка вас приймала, лист-подяку.
6. Як вдало прийняти зарубіжного гостя
Нині більше ніж раніше ми працюємо із зарубіжними партнерами.Цей процес передбачає не тільки наші поїздки за кордон, але і візити до насбізнесменів із багатьох країн світу. Тому надзвичайно важливим є розуміння іправильне сприймання поведінки представників інших культур. Так, важкоочікувати від бізнесмена з Азії при зустрічі з вами прямого погляду в очі, що єобов'язковим виявом поваги, уваги, відкритості в європейській, північно- тапівденноамериканській, а також австралійській ділових культурах. Для жителяАзії саме непрямий, відведений погляд є виразом поваги до співрозмовника. Отож,при зустрічі та співпраці з представниками інших країн запорукою успіху стаєрозуміння та повага своєрідності їх культурних традицій та звичаїв.
Длятого, щоб допомогти зарубіжному гостю не відчувати себе стороннім, чужим унезвичних умовах незнайомої країни, необхідно:
— Ознайомитися з основними фактами історії, культурнимиособливостями та традиціями країни вашого зарубіжного гостя.
Простіше кажучи, вам треба знати та розуміти, звідки приїхавваш гість. Уявіть собі ситуацію, коли під час вашої зарубіжної поїздки васпочнуть запитувати про життя донських козаків, і ви зможете зрозуміти,наскільки важливо знати країну зарубіжного ділового партнера. Ви повинні такожбути у курсі поточних подій, що відбуваються в країні гостя.
Іван Гнатюк зустрів свого ділового партнера — канадця зМонреаля, який прилетів на переговори. По дорозі з аеропорту Іван, за нормамиділового етикету, розпочав неформальну бесіду, задавши питання: «Я знаю,що Канада дуже схожа на США, то які американські поп-артисти найбільш популярніу вас в Монреалі?» Іван забув (чи не знав), що канадці дуже гостро інегативно реагують на зауваження щодо схожості їх країни на південного сусіда:на їх думку, це свідчить про невизнання канадської своєрідності та самобутності.До того ж, франкомовна провінція Квебек, де розташований Монреаль, історичнотісно пов'язана з Францією (мовою, традиціями, звичаями, культурою, в томучислі і музикою), і її жителі усіма способами намагаються демонструвати іпідкреслювати свою особливість і своєрідність навіть у відносинах зі своїмиспіввітчизниками, які проживають в англомовних провінціях та територіях країни.
— Знати та правильно використовувати прийняті формипривітання та відповідні титули.Дуже простий жест —правильне, поважливе звертання до вашого зарубіжного гостя зразу продемонструєваш професіоналізм, а також буде виявом вашої поваги як до конкретної особи,так і до культури його країни.
Павло Науменко зустрів в аеропорту партнера своєї фірми —жителя Гонконгу. Він упевнено привітав гостя низькими поклонами, що протягомкількох днів тренував вдома. Гість здивовано спостерігав за діями Павла:китайські бізнесмени вітаються, потискаючи один одному руку. Поклони як формапривітання традиційно використовуються в Японії.
— Знати та поважати традиції і звичаї країни вашого гостя,пов'язані із вживанням їжі та напоїв.
Враховуйте, коли прийнято снідати, обідати, вечеряти у країніваших гостей. Так, у Греції та Єгипті ланч, як правило, починається о 14.00.Для Іспанії, Мексики звичний час для початку ланчу — 13.30. У США, Португалії,Франції — 12.00—12.30. Ланчі, як правило, тривають від однієї до двох годин.Вечірні обіди також починаються у різний час: у США — з 18.00 до 19.00; уФранції — о 20.00 і пізніше; у Мексиці — о 20.30 чи 21.00; в Італії — о 20.00.
Важливо також враховувати існуючі у кожній країні звичаї щодообговорення ділових питань під час сніданку, ланчу чи вечірнього обіду. Так,ділові сніданки можна вважати найменш поширеними серед ділових їж у різнихкраїнах світу (вважається, що найбільш популярні вони у США). Ділові вечірніобіди не прийняті у Португалії, Франції. Без сумніву, ділові ланчі — найбільшпоширена в усьому світі форма ділової їжі. Щоправда, в деяких країнахбізнесмени, практично, не використовують час їжі для обговорення діловихпитань. Так, у Франції ділові люди інколи говорять, що «бізнесобговорюється між грушами та сиром», маючи на увазі, що для ділових питаньвідводиться короткий проміжок часу наприкінці їжі.
Якщо зарубіжний гість виявив інтерес до кухні вашого рідногокраю і бажає спробувати різні місцеві блюда, підіть йому на зустріч; але ні вякому разі не підштовхуйте його до вживання незнайомої та незвичної їжі. Такождуже уважно ставтеся до можливих існуючих обмежень у вживанні певних продуктів:мусульмани не їдять свинину; індуси — яловичину. Ознайомтеся з культурнимитрадиціями вашого гостя і щодо вживання алкогольних напоїв.
- Завжди зустрічати гостя в аеропорту (або забезпечувати зустрічвашим співробітником).
Коли до вас приїжджаєділовий партнер-співвітчизник, зустріч його в аеропорту бажана, ю але необов’язкова. У ситуації із зарубіжним гостем зустріч в аеропорту – особливоважливий крок щодо виявлення поваги до представника іншої культури. Уявітьсобі, наскільки комфортніше та впевненіше ви почуватимете себе на початкузакордонного відрядження, коли знатимете, що вас будуть зустрічати прямо ваеропорту вашого місця призначення.
— Забезпечити наявність квітів, фруктів або солодощів уготельному номері, де проживатиме ваш зарубіжний гість.
Це дуже люб'язний жест, який допоможе гостю відчути щирістьваших привітань. Якщо ж надані гостю фрукти, солодощі або квіти відповідатимутьперсональному смаку гостя, такий варіант буде ідеальним. Замовляючи квіти дляготельного номера гостя не забувайте про те, що у деяких країнах різні квітиабо їх колір можуть мати особливе, специфічне значення.
Сергій Ревень був запрошений на обід до свого мексиканськогоколеги додому. Бажаючи бути чемним гостем, Сергій купив чудовий букет жовтихгербер для господині. Вручаючи квіти, він помітив, що настрій господині різкозмінився з радісного на сумний, та і всі присутні стали тихими й невеселими.Сергій не знав, що у Мексиці жовтий колір асоціюється зі смертю.
— Забезпечити засіб пересування гостя на весь час його перебування.Можливо, найприйнятнішим варіантом є надання вашому гостю машини зводієм. У такий спосіб ваш діловий партнер зможе спокійно знайомитися зпам'ятками архітектури та мистецтва, за бажанням їздити у магазини без вашоїприсутності.
— Підготувати цікаву програму вечірніх заходів для гостя.
Ваш зарубіжний партнер/клієнт, очевидно, захоче отриматиякомога більше задоволення від знайомства з місцевою культурою. Не забувайте,що багато речей, які сприймаються вами як само собою зрозумілі елементи щоденногобуття, наприклад, обід на борту корабля під час кількагодинного круїзу порічці, можуть сприйматися вашим гостем як особлива і захоплююча подія. Якщоваш гість прибув з членами своєї сім'ї, організуйте для них підходящу програму.
— Показати гостю, як живуть українці.
За можливості запросіть гостя до себе додому. Ознайомте йогоз матеріалами про ваше рідне місто, край. Якщо для вашого партнера це першийприїзд, організуйте для нього екскурсію по місту. Намагайтеся допомогтизарубіжному гостю краще зрозуміти українців, у тому числі і вас.
— 3 розумінням ставитися до можливих помилок у сфері етикетуз боку вашого зарубіжного гостя.Спокійно сприймайтеневідповідності у поведінці гостя, викликані різницею культур. У крайньомувипадку, коли дії гостя різко розходяться з існуючими у вашій культурі нормами,ви можете (обов'язково у приватній обстановці) делікатно сказати йому про це іпояснити існуючі правила.
Висновок
Привиконанні курсової роботи ми ознайомилися з:
— плануванням та підготовкою до ділових поїздок;
— етикетом у дорозі;
— підготовкою до відрядженню за кордон;
— тим, коли у гостях діловий партнер – співвітчизник, та зарубіжний гість.
Література
1. Деловой протокол и этикет. — М., 1996.
2. Деловой этикет. — К., 2001.
3. Льюис РД. Деловые культуры в международном бизнесе. — М., 1999.
4. Соловьев Э.Л. Этикет делового человека: организация встреч,приёмов, презентаций. — Минск, 1994.
5. Тимошенко Н.Л. Вітання та рекомендування // Політика і час. —1998. — № 10. — С. 66—67.
6. Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. — М.,1994.
7. Axtell Е. R. Gestures: The Do's and Taboos of Body LanguageAround the World. — N.Y., 1998.
8. Bell H.A., Williams G.G. Intercultural Business. — N.Y., 1999.
9. Lichtenberg R. Work Would Be Great If It Weren't For The People:Making Office Politics Work For You. — N.Y., 1998.
10. Morgan J. Debrett's NewGuide to Etiquette and Modern Manners. — London, 1996.
11. Morrison Т.,Conaway W., Douress J. Doing Business Around the World. — Paramus, 1997.
12. Peterson B. CulturalIntelligence: A Guide to Working with People from Other Cultures. — Yarmouth,2004.
13. Sabath M. BusinessEtiquette: 101 Ways to Conduct Business with Charm and Savvy. — Franklin Lakes,1998.
14. Zheng S. Enhance YourImage Quotient: Yo.ir Guide to Personal Branding. — Singapore, 2004.