Реферат: Делопроизводство
Оглавление
1. Оглавление 1
2. Реквизит «Гриф утверждения». 2
3. Составить и оформить объяснительнуюзаписку. 4
4. Составить и оформить гарантийноеписьмо. 7
5. Составить и оформить протоколпроизводственного совещания. 10
6. Составить и оформить заявление наотпуск. 14
7. Составить и оформить приказ опредоставлении отпуска. 15
8. Заключение 17
9. Список использованной литературы 18
2. Реквизит«Гриф утверждения»
Одним из реквизитов,придающих документу юридическую силу, является «Гриф утверждения».
Утверждение — это особыйспособ удостоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов,обозначающих автора документа (реквизитов бланка), реквизитов «Подпись», «Дата»и «Индекс», которые применяются при оформлении всехорганизационно-распорядительных документов, «Гриф утверждения» являетсядополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридическойсилы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как правило, переченьтаких документов отражается в инструкциях и иных нормативных правовых актах оборганизации делопроизводства. При этом может быть использован Примерныйперечень документов, подлежащих утверждению, который приведен в приложении 6 кПримерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и другихцентральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятияхРеспублики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам иделопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. Согласно данной Примерной инструкции утверждению подлежат:
1. Акты (проверок иревизий, приема законченных строительством дел, оборудования; списания;экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий ит.д.).
2. Договоры (опроизводстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; опоставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальнойответственности и т.д.).
3. Задания (напроектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; напроведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских итехнологических работ; технические и т.д.).
4. Заявки (наоборудование, изобретения и т.д.).
5. Инструкции (правила)(должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннеготрудового распорядка и т.д.).
6. Нормативы (расходасырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численностиработников и т.д.).
7. Отчеты (опроизводственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работахи т.д.).
8. Перечни (должностейработников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которыераспространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся вдеятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроковхранения и т.д.).
9. Планы(производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских,научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированныхпоставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре;работы коллегий и т.д.).
10. Положения (уставы) (оминистерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий ит.д.).
11. Программы (проведенияработ и мероприятий; командировок и т.д.).
12. Расценки напроизводство работ.
13. Сметы (расходов насодержание аппарата управления; на капитальное строительство и т.д.).
14. Стандарты.
15. Структура и штатнаячисленность.
16. Тарифные ставки.
17. Формы унифицированныхдокументов.
18. Штатные расписания иизменения к ним.
В обязательном порядкеутверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции,правила и др.).
3. Составитьи оформить объяснительную записку.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений выполненной работы(плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события,факта, поступка.
Внешние объяснительные записки (адресуемые руководителю вышестоящей организации)оформляются на общем бланке Организации.
Внутренние объяснительные записки (адресуемые ректору, проректору, руководителю структурногоподразделения) оформляются на бумаге стандартного формата А4 или А5 собязательным использованием реквизитов общего бланка.
Реквизитами внешнейобъяснительной записки, помимо реквизитов бланка, являются:
· название вида документа;
· дата;
· индекс;
· адресат;
· заголовок к тексту;
· текст;
· отметка о наличии приложения (при необходимости);
· подпись руководителя
· фамилию исполнителя и номер его телефона
Реквизитами внутреннейобъяснительной записки являются:
· название структурного подразделения
· название вида документа;
· дата;
· индекс;
· адресат;
· заголовок к тексту;
· текст;
· отметка о наличии приложения (при необходимости);
· подпись составителя
Особенностиоформления реквизитов докладной записки распространяются на оформлениереквизитов объяснительной записки
По своему оформлению объяснительные записки отличаются отдокладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы,составленные работниками университета по указанию прямых или вышестоящихруководителей при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовойдисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.
Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки,адресуется руководителю, который ее потребовал. Текст объяснительной запискидолжен содержать дату нарушения, вид нарушения, изложение причин, обстоятельствнарушения. Требование краткости и четкости текста распространяется и наобъяснительные записки.
ОтделУправление Генеральному Директору
ООО «Рога иКопыта»
Дунину М.Г. от
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯЗАПИСКА Главного инженера
Выренкова В.С.
ООпоздании на работу
Я, ВыренковВ.С. работающий в должности Главного инженера, опоздал сегодня 01 Июля 2007 г. на работу на 1час по причине поломки рейсового автобуса в 7-00 Рейс перенесли на 8-00.
Главный инженер Подпись
01 Июля 2007г.
4.Составить и оформить гарантийное письмо.
Гарантийные письмаадресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг,аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письмасодержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула:«Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фразаявляется юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируетсяпроизвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. 2
Гарантийные письма всегдаподписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером.Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. 3
Гарантийное письмооформляется на бланке письма.
Обязательными реквизитамигарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные оборганизации, код организации, основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту(при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметкаоб исполнителе.
/>/>
ГенеральномуДиректору
ООО «Кранекс»
Орлову В.К.
От ГенеральногоДиректора
ООО «Рога иКопыта»
Дунина М.Г.
Гарантийное письмо
Гарантирую осуществитьоплату заказа № __NG1525_ в течениетрех банковских дней в установленном порядке.
Название организации: ООО «Рога и Копыта» Почтовый адрес: 159121 Ивановская область п. Сосновка ул. Сатанинская 20 Юридический адрес: 159121 Ивановская область п. Сосновка ул. Сатанинская 20 Телефон: 8(49359) 2-22-22, 2-45-66, 2-96-66 Факс: 8(49359) 2-22-22, 2-45-66, 2-96-66 ИНН: 371500256655656 р/с: 40702826541664565412 к/с: 30100488078454895047 Название банка: Ивановское ОСБ №96966 г.Иваново БИК: 425952662 ОКПО: 5295624564646 КПП: 371100112200_________________/ М.Г. Дунин
МП
5.Составить и оформить протокол производственного совещания.
Процессы коллективногопринятия управленческих решений и сами решения документируются протоколамипроизводственных совещаний у руководства организации. Документирование ходасовещания и оформление протокола возлагается на работника, ответственного заведение делопроизводства в фирме.
Протоколы оформляются набланках организации и содержат следующие реквизиты:
· «Наименованиеорганизации»
· «Наименование видадокумента»
· «Датазаседания»
· «Индекс»
· «Местозаседания»
· «Грифутверждения» (если протокол подлежит утверждению)
· «Заголовок ктексту»
· «Текст»
· «Подписи»
Датой протокола являетсядата заседания. Заголовком является наименование коллегиального органа илиназвание протоколируемого совещания.
Текст протокола долженсостоять из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержитпостоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ»,«ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя исекретаря, а также присутствующих на заседании). При необходимости указываютдолжности присутствующих, а также фамилии, инициалы и должности лиц,приглашенных на совещание. При большом количестве приглашенных составляетсясписок, который прилагается к протоколу.
Слова«ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ»пишутся от нулевого положения табулятора. От второго положения табулятораставят тире. Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилииприсутствующих и приглашенных печатают в алфавитном порядке через одинмежстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатают от нулевого положения табулятора. Послених ставят двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопроспечатается от первого положения табулятора. Вопросы располагаются по степениважности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет,сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчикапишут в родительном падеже.
Основная часть текстастроится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждениякаждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ»-«ВЫСТУПИЛИ» — «ПОСТАНОВИЛИ» (РЕШИЛИ). Эти слова печатаютпрописными буквами.
Перед словом«СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после — двоеточие.Инициалы и фамилию докладчика необходимо писать в именительном падеже отпервого положения табулятора. После фамилии ставят тире и с прописной буквыпишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст докладазастенографирован или предоставлен докладчиком, то после тире с прописной буквыпишут — «Доклад прилагается».
Слово«ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие.Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже от первогоположения табулятора, после чего ставят тире и с прописной буквы печатаютсодержание выступления в форме прямой речи. В случае необходимости послефамилии выступающего указывается наименование должности.
В связи с нарушениями воформлении протоколов производственных совещаний организации был разработанобразец протокола .
Протокол может содержатьпункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ долженприлагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату, например:
УТВЕРЖДЕНО
Протоколзаседания Правления
от 23. 02. 95№ 5