Реферат: Делопроизводство

Министерствообразования РФ

Нижнетагильскийметаллургический колледж имени Е.А. и М.Е. Черепановых

Контрольная работа

Предмет:Документообеспечениеуправления

Шифр 2022

Вариант №2

Выполнил: КабановаЮ.А.

Группа №74-1

Преподаватель:Пухова В.Л.

Нижний Тагил

2007г.

Задания

1.    Особенностиоформления деловой корреспонденции. Понятие и виды переписки

2.    Раскройтеособенности оформления организационно-распорядительных документов финансовогохарактера

3.    Оформитезаявление о приеме на работу, приказ по личному составу в соответствии заявлением,согласно вашей специальности

4.    Оформите журналрегистрации внутренней документации и зарегистрируйте 10 документов

5.     Список литературы

1. Особенностиоформления деловой корреспонденции. Понятие и виды переписки

Деловое письмо – один изглавных каналов связи предприятий, организаций и учреждений с внешним миром. Спомощью писем ведутся переговоры, выясняются отношения, выражаются просьбы и претензии,оформляются приглашения, даются указания. Письма сопровождают другие документыи материальные ценности.

Деловое (служебное)письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, которыеслужат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения илиуведомления о чем-нибудь.

Каждый документ имеетсвои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определен ГОСТР6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» (далее Стандарт). Стандарт был разработан Всероссийским научно-исследовательскиминститутом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива и принятпостановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3марта 2003г. Стандарт был введен в действие с 1июля 2003г., он сменилодноименный Стандарт действовавший с июля 1997г.

Принятый Стандарт носитрекомендательный характер. Это положение было введено в действие на основанииФедерального закона «О стандартизации» и подтверждено Федеральным законом от 27декабря 2002г. №184-ФЗ «О техническом регулировании», ведь не секрет, чтомногие ГОСТы сегодня выглядят архаично, не соответствуют реалиям рыночныхотношений и нередко тормозят развитие экономики.

Рекомендательный характерСтандарта получил право на существование на фоне расширяющихся зарубежныхконтактов российского бизнеса. Для российских компаний, ориентирующихся назарубежный рынок, это означает, что они принимают международные правила ввопросах стандартизации и готовы соблюдать принятые на Западе принципы«добровольных стандартов», ведь помимо того, что развиваются двусторонниепартнерские отношения между российскими и западными компаниями, многие нашифирмы все больше приобретают черты транснациональных корпораций, которыезачастую имеют своих представителей в других странах. Пользование общимистандартами кроме прочего открывает дополнительные возможности для сокращениярасходов по управлению деловой документацией в бизнесе и промышленности.

Организации вправеразрабатывать требования к оформлению документов самостоятельно, с учетом Стандарта,но не произвольные, а допускающие определенные отступления от ранеедействовавших жестких норм оформления документов, и утверждать их правовымидокументами (приказами, постановлениями).

Реквизиты письма иправила их оформления.

Реквизит документа –обязательный элемент оформления официального документа.

Комплекс обязательныхреквизитов и последовательность их расположения придают юридическую силу.Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитовдокумента определяется целями его создания, требования к содержанию и формеданного способом документирования.

Формуляр-образец – этосовокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности,присущих всем видам данной системы документов.

Реквизиты письма:

государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

эмблема или товарный знакорганизации;

код организации;

основной государственныйрегистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номерналогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

наименование организации;

справочные данные оборганизации;

дата документа;

регистрационный номердокумента;

ссылка на регистрационныйномер и дату документа;

адресат;

резолюция:

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличииприложений;

подпись;

визы согласованиядокумента;

отметка об исполнителе;

отметка об исполненийдокумента и направлении его в дело;

отметка о поступлениидокумента в организацию;

идентификатор электроннойкопии документа.

«Государственный гербРФ» помещается набланках писем в соответствии с Порядком использования Государственного гербаРоссийской федерации, утвержденным Федеральным конституционным законом от 25декабря 2000г. №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

«Герб субъекта РФ»помещают на бланках писем в соответствии с правовыми актами субъекта РФ(уставами, положениями).

«Эмблему организацииили товарный знак организации» помещают на бланках организации в соответствии с уставом(положением об организации).

«Код организации» проставляют по Общероссийскомуклассификатору предприятия и организации (ОКПО).

«Основнойгосударственный регистрационный номер (ОГРН)» юридического лица проставляется в соответствии сдокументами, выдаваемыми налоговыми органами.

 «Идентификационныйномер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии сдокументами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит «наименованиеорганизации» должен соответствовать наименованию, закрепленному вучредительных документах организации.

Данный реквизит служитсобирательным обозначением автора документа. Автором документа может бытьорганизация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Над наименованиеморганизации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящейорганизации (при ее наличии). Наименование дается в именительном падеже.Наименование структурного подразделения должно соответствовать наименованию,закрепленному в положении об этом структурном подразделении.

Сокращенное наименованиеорганизации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительныхдокументах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного. Следуетиметь в виду, что при полном наименовании федеральных органов исполнительнойвласти слова «Российской Федерации» пишутся не сокращенно, а полностью.

Реквизит «наименованиеорганизации» печатается прописными буквами и располагается в левом верхнемуглу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру при продольномрасположении реквизитов.

«Справочные данные оборганизации» — этореквизит, содержащий сведения, необходимые для информационных контактов:почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и др. Реквизитрасполагается ниже реквизита «наименование организации».

Реквизит «Датадокумента» это дата его подписания.

Дату письма оформляютарабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Деньмесяца и месяц оформляют двумя парами цифр, разделенных точкой; год – четырьмяцифрами. Например: 05.03.2006.

Допускаетсясловесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2006г.

Данный реквизитпроставляется на бланке письма на отведенном для этого реквизита месте.

«Регистрационный номердокумента» — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу прирегистрации.

Реквизит состоит из порядковогономера документа в пределах календарного года, который можно дополнять индексомдела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, например:1285-03/11 (порядковый номер, номер дела по номенклатуре дел, индексструктурного подразделения); ЛБ-П12-845 (инициалы имени и фамилии подписавшегописьмо, номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер).

Реквизит располагается набланке письма на отведенном для этого реквизита месте.

Регистрационный номер написьмах, составленных совместно двумя и более организациями, состоит изрегистрационных номеров каждой организации.

«Ссылка нарегистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на которыйдается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизитобязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «датадокумента» и регистрационный номер документа».

Наличие реквизитаисключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа втексте письма.

Реквизит «адресат» — это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ можетбыть доставлен адресату. Реквизит печатается в правом верхнем углу документа.

Письмо адресуюторганизациям, их структурным подразделениям или конкретным лица. А такжегражданам при ответе на их обращения. При направлении документа организации, ееструктурному подразделению без указания должностного лица их наименованияпишутся в именительном падеже. При направлении документа конкретномудолжностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже,наименование должности и фамилия – в дательном падеже, например:

ООО «Канцлер»

Бухгалтеру

Ю.А.Кабановой

При направлении документаруководителю или заместителю руководителя организации наименование организациивходит в наименование должности адресата, оба реквизита пишутся в дательномпадеже, например:

Главному Бухгалтеру

ООО «Канцлер»

Л. А.Антипиной

При направлении документанескольким однородным организациям их следует указывать следующим образом:

Главным редакторам

районных газет

Главам муниципальных

Образований

При адресованиидокументов лицам, имеющим звание (ученое или военное) или ученую степень, передфамилией может указываться звание или учебная степень, например:

Командиру войсковой части7425

генерал-майору внутреннихвойск

Г.А.Новикову

В состав реквизита«адресат» при необходимости может входить полный адрес, который указываетсясоставителем документа в случае направления корреспонденту, не входящему вутвержденный в организации перечень рассылки писем. Элементы почтового адресауказываются в последовательности, установленной Правилами оказания услугпочтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля2005г. №221:

наименование адресата(наименование организации – юридического лица или фамилия и инициалы дляфизических лиц);

наименование улицы, номердома, номер квартиры;

название населенногопункта(города, поселка и т.п.);

название области, края,автономного округа (области), республики;

страна (для международныхпочтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

ОАО «Электросталь»

Добролюбова ул., д.7,

г. Севастополь,320009

Документ не долженсодержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим ичетвертым адресатам не указывают.

При направлении документав большее количество адресов составляют список рассылки, который подписываетисполнитель.

Реквизит «адресат»выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длиннойстроки.

«Резолюция» — это реквизит, фиксирующий указаниедолжностного лица по исполнению документа. Резолюция включает следующиеэлементы: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей) содержаниепоручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, идату, например:

Иванову Н.В.

Подготовьтеприказ по данному

вопросу к08.08.2006

Личнаяподпись

дата

При наличии несколькихисполнителей ответственным за исполнение считается лицо, указанное первым в«резолюции». Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координация ихработы.

Реквизит «резолюция»оформляется на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой егочасти на свободном от текста месте.

Этот реквизит можетоформляться на отдельном бланке должностного лица с указанием регистрационногономера и даты документа, к которому он относится.

«Заголовок к текстудокумента» — обязательный реквизит документа, выражающий содержание текста документа инеобходимый для регистрации и поиска документа. Он должен быть кратким, точнопередавать смысл текста и отвечать на вопрос «О чем?», например: «О выделении…,Об изменении…» или «О ком?»: «О Сергеевой М.В.».

К тексту документов,оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

Заголовок. Состоящий издвух и более строк, печатается через один междустрочный интервал.

Заголовок пишется спрописной буквы от левой границы текстового поля, без кавычек. Точка в концезаголовка не ставится.

«Отметка о контроледокумента» делаетсяна письмах, исполнение которых контролируется. Обозначается буквой «К» илиштампом «контроль». Располагается в правой верхней части документа и бланкарезолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).

«Текст документа» — главный реквизит, ради которогосоставляется документ.

Текст документа можнооформлять в виде таблицы, связанного текста, разбивать на абзацы, разделы,пункты.

В тексте письма, подготовленногона основании документов других организаций или ранее изданных документов,указывается их реквизиты: «наименование документа», «наименование организации»- автора документа, «дата документа», «регистрационный номер документа»,«заголовок к тексту», например:

Во исполнениепостановления Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 №221 «Обутверждении Правил оказания услуг почтовой связи»…

В письмах используетсяследующая форма изложения.

Текст письма составляетсяот первого лица множественного числа – «просим, направляем», или третьего лицаединственного числа – «предприятие считает, организация рассмотрела», или отпервого лица единственного числа – «направляю, прошу».

Если письмо оформлено набланке должностного лица, то текст. Как правило, излагается от первого лицаединственного числа: «предлагаю, прошу».

«Отметка о наличииприложения» делаетсяв сопроводительных (договорных) письмах, письмах-приглашениях, рекламных иинформационных письмах и др.

Отметку о наличииприложения, называемого в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8л. в 3экз.

Если приложения неназваны, то их наименование перечисляются с указанием количества листов вкаждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о… на 3л. в 2 экз.

 2. Проект … на 8л. в 3экз.

Если приложение, в своюочередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующимобразом:

Приложение: письмокомитета по делам молодежи Курганской области от 10.07.2006 №25 и приложения кнему, всего на 10л.

Если приложения кдокументу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, например:

Приложение: в 2экз.

Если документнаправляется нескольким адресатам. А приложение только в один адрес, отметка оприложении имеет вид:

Приложение: на 5л. в 1экз. только в первый адрес.

Отметка о наличииприложения печатается через два интервала ниже текста документа от левойграницы текстового поля.

«Подпись» — это обязательный реквизитдокумента, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическуюсилу.

В состав реквизита«подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное,если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленномна бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор ОАО «Российские просторы»

Личная подпись

В.А.Петровский Генеральный директор

Личная подпись

В.А.Петровский

Если документ оформлен набланке должностного лица, то в состав реквизита «подпись» входят: личнаяподпись и расшифровка подписи.

Личная подпись

В.А.Петровский

При подписании документанесколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор

Личная подпись

А.В.Геймбух Главный бухгалтер

Личная подпись

Л.А.Антипина

На практике частоприменяют совместные письма. При подписании письма несколькими лицами, равнымипо должности, их подпись располагают на одном уровне, например:

Глава администрации (Губернатор)

Томской области

Губернатор Омской области

Личная подпись В.М. Кресс

Личная подпись Л.К.Полежаев

дата, регистрационный номер

дата, регистрационный номер

Документ может бытьподписан исполняющим обязанности (и.о.) должностного лица с указанием егофактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанностидолжностного лица.

Наименование должности вреквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через один междустрочныйинтервал. Допускается центрирование наименование должности относительно самойдлинной строки, например:

Заместитель генерального директора

Личная подпись

П.Г.Филиппов

Расшифровка подписи вреквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименованиядолжности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква врасшифровке подписи ограничивается правым полем.

«Виза согласования» — это реквизит, выражающий согласиеили несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование проектадокумента проводится при необходимости оценки обоснованности документа,соответствии его правовым актам и ранее принятым решениям

Визы включают: должностьвизирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи, (инициалы, фамилию)и дату.

Виза проставляется накопии пиьсма в левой нижней части на личевой стороне документа.

«Отметка обисполнителе» включатинициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Она располагается налицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнего углу отлевой границы текстового поля, например:

А.Г.Петров

223 10 15

«Отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело» включает следующие данные: краткие сведения об исполнениидокумента, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или. Приналичии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку: «В дело»;подпись; дату.

Отметка об исполнениидокумента подписывается и датируется исполнителем документа, руководителемструктурного подразделения, в котором исполнен документ, или руководителем,давшим поручение по исполнению документа.

Реквизит располагается влевой нижней части исполненного документа.

Отправлен факс012.03.2006

В дело

Сидорова

дата

 или

В дело

Сидорова

дата

«Отметка о поступлениидокумента в организацию» помещается в правом нижнем углу первого листа документа путемпроставления специального штампа.

Элементами реквизитавыступают: наименование организации; порядковый номер, который можетдополняться индексом структурного подразделения и даты поступления документа, апри необходимости времени, например:

ОАО «Российские просторы»

Канцелярия

Вх. №8325/1

01.09.2006

 

«Идентификаторэлектронной копии документа» служит отметка, необходимая для поиска документа. Включает всебя имя файла на магнитном носителе. Дату и другие сведения.

Реквизит проставляется вмомент подготовки документа, располагается в левом нижнем углу документа,например:

С:/ПисьмоПросьба.rtf01.11.2006

Оформление бланка письма.

Бланк – это стандартныйлист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации –авторе документа, от имени которого издается документ.

Стандартные форматыбланков – А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм).

В зависимости отрасположения реквизитов установлены два варианта бланков: угловой и продольный.

Поля не менее: 20мм –левое; 10мм – правое; 20мм – верхнее; 20мм – нижнее.

Меньшие поля недопускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранениедокументов, но большие поля допустимы.

Пример оформления бланкаписьма организации (угловое расположение реквизитов)

Эмблема

СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ

«КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ»

Красный проспект, д.28,

г. Новосибирск, 630099

Тел.:222 23 15, 223 72 18,

факс: 223 7 72, e-mail:sacha@sts.ru

ОКПО_____, ОГРН____,

ИНН/КПП____

________________№_____________

На №_____________ от __________

Пример оформления бланкаписьма организации (продольное расположение реквизитов)

Эмблема

СТРОИТЕЛЬНАЯКОМПАНИЯ

«КРАСНЫЙПРОСПЕКТ»

Красныйпроспект, д.28,

г.Новосибирск, 630099

Тел.:222 2315, 223 72 18,

факс: 223 772, e-mail:sacha@sts.ru

ОКПО_____, ОГРН____, ИНН/КПП____

________________№_____________

На№_____________ от___________

Организации,осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, имеющие деловые связи синостранными партнерами, разрабатывают бланки писем на двух языках: государственномязыке и языке партнера.

Расположение наименованияорганизации располагается следующим образом: слева – наименование на русскомязыке, справа – на иностранном языке, например:

Торгово-промышленная палата российской федерации

Ильинка ул., д.6, г.Москва,

Россия, 103684

Тел.:921 08 11, Факс: 411126

e-mail:

ОКПО_________ОГРН_________

ИНН__________ КПП_________

_____________№_____________

На № ________ от ___________

THE CHAMBER OF COMMECE AND INDUSTRY

Ilyinka str., 6. Moscow.

Russia, 103684

Tel.:921 08 11, Facs: 411126

e-mail

Правила расположенияреквизитов

Первая строка текстаначинается с абзаца на расстоянии 1,25см от левой границы текстового поля.

При подготовке письма надвух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляютсяарабскими цифрами посредине верхнего поля страницы без слова «страница» (стр.)и знаков препинания. Письмо печатается шрифтом Times New Roman.

Размер шрифта: текст –14, отметка об исполнителе – 10, идентификатор – 8, расстановка страниц – 12.Реквизиты «адресат», «текст», «заголовок», «подпись» печатаются через одинмеждустрочный интервал.

В официальной перепискеприменяется официально — деловой стиль. Деловой стиль – это совокупностьречевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально – деловыеотношения.

Особенности информации деловогостиля:

Официальной по своемухарактеру, что подчеркивает неличностный характер отношений, а такжесвидетельствует об определенной дистанции, существующей между участникамиделового общения.

Адресной, так какуправленческий документ всегда предназначен конкретному получателю,должностному лицу, организации, группе организаций;

Актуальной, посколькудокумент должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данныймомент времени для принятия эффективного управленческого решения;

Объективной идостоверной;

Убедительной,аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресатасовершать (или не совершать) определенные действия;

Полной и достаточной дляпринятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызватьнеобходимость дополнительной переписки, приводя к потере времени и средств.

Виды деловыхписем

Письма – приглашения письма с приглашением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но может быть и всему коллективу. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий, например: оплата за работу, товары, услуги, сроки поставки, оплата аренды. Инструктивные (циркулярные) такие письма направляют вышестоящие организации и ведомства, издают в них указания своим подведомственным учреждениям и организациям. Письма — просьба

существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организации, предприятий, учреждений.

Выражаются обычно словами:

Просим оказать содействие…; Просим выслать в наш адрес…; Прошу ликвидировать задолженность… и т.д.

Цель данного письма – убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы и поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие основания.

Письма — ответы Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы, на которую дается ответ, далее излагается результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ или констатируется сам отказ. Благодарственные письма В партнерских отношениях нужно не только просить, но благодарить за оказанные услуги, за совместное проведение мероприятий и т.д. Сопроводительные письма Составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов и причины их отправлению Договорные письма В данном письме говориться о конкретном документе – договоре, как разновидность сопроводительного письма. Письма — предложения

Структура похожа на структуру письма-просьбы: изложение сути вопроса, предложение о сотрудничестве, могут быть приложены доказательственные материалы. В письме уместна формула вежливости. Можно разделить на несколько видов:

Предложения о сотрудничестве;

Извещения;

Рекламные письма (информационные).

Письма — напоминания Содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательств, проведения мероприятий или других договоренностей. Письма — подтверждения Содержит подтверждение о получении какого-либо отправления (письма, факса, товаров, ценностей), о том что ранее составленный документ остается в силе, может также подтверждать какой-либо факт, действие.

Ниже приведет примерделового письма – приглашения, с указанием реквизитов, а также схемырасположения реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков.

ОАО «Росинтер»

Пятницкая ул., д.21,

Москва, 115209

Тел.: (495) 931 11 17,

факс: (495) 931 00 27,

e-mail: msm@inter.msk.ru,

www.msk.ru

ОКПО________, ОРГН_________,

ИНН/КПП___________________

01.02.2006 № 115-3/1

На № _______ от ___________

Генеральному директору

Научно-технического центра

«Информсистема»

О.С.Ефремову

Сергеевой В.К.

Отправить факс о согласии до 04.02.2006

Еремеев

02.02.2006

Уважаемый ОлегСвятославович!

Приглашаем Вас принятьучастие в работе семинара «Современный офис», проводимого компанией «Росинтер»,который состоится 05.02.2006 в Государственной Думе (Георгиевский переулок, д.2, в аудитории 830 нового здания). Начало семинара в 11:00, предполагаемаяпродолжительность – 4 часа.

В программе семинара:рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронногодокументооборота, электронных архивов предприятий и организаций. Просим Васподтвердить участие в семинаре до 04.02.2006, заявку необходимо выслать пофаксу 931 00 27.

Приложение: 1. Программасеминара «Современный офис» на 1л. в 1экз. 2. Программы выставки «Техническиесредства автоматизации делопроизводства» на 5л. в 1 экз.

Председатель оргкомитета

Личная подпись

П.В.Нестеров

М.М. Макарова

931 00 17

Отправлен факс 03.02.2006 № 93

В дело № 1-17

 Сергеева 04.02.2006

«ИнфСист»

Вх. № 00075

025.02.2006

2. Раскройтеособенности оформления организационно-распорядительных документов финансовогохарактера

 

ГОСТ Р 51141-98 понятиеорганизационно-распорядительных документа (далее ОРД) трактует следующимобразом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решениеадминистративных и организационных вопросов, а также вопросов управление,взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Классификация ОРД:

Организационнаядокументация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатныерасписания, инструкции);

Распорядительнаядокументация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

Информационно-справочнаядокументация, которую условно можно разделить на:

оперативно-информационную(письма, телефонограммы, факсы и т.п.)

справочно-информационную(акты, протоколы, докладные, служебные записки и.т.д.)

Кроме того,Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРДвключает докумнты по личному составу (персоналу): заявления личные карточки,приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.

Требования,предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того,соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельнымэлементам (реквизитам).

Эти требования определены в утвержденном постановлением ГосстандартаРоссии от 31 июля 1997 г. N 273 государственном стандарте РФ "Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов (ГОСТ Р 6.30 97)". ГОСТ введен в действие 1 июля 1998 года ираспространяется на организационно-распорядительные документы любых, какгосударственных, так и негосударственных, организаций. Он не устанавливаетпорядок оформления первичных бухгалтерских документов (этот порядок определенФедеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ " О бухгалтерскомучете" ).

Перечень реквизитов дляорганизационно-распорядительных документов:

01 Государственный гербРоссийской Федерации;

02 герб субъектаРоссийской Федерации;

03 эмблема организацииили товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименованиеорганизации;

07 справочные данные оборганизации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номертелетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование видадокумента;

09 дата;

10 регистрационный номердокумента;

11 ссылка нарегистрационный номер и дату документа;

12 место составления илииздания документа;

13 гриф ограничениядоступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждениядокумента;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст;

20 отметка о наличииприложения;

21 подпись;

22 гриф согласованиядокумента;

23 визы согласованиядокумента;

24 печать;

25 отметка о заверениикопий;

26 отметка об исполнителеи номад его телефона;

27 отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело;

28 отметка о поступлениидокумента;

29 идентификаторэлектронной копии документа.

Это максимальный переченьреквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему.Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 — 97 составлен с учетом необходимости приданиядокументам юридической силы, их идентификации, Этой цели служат реквизиты 01,02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16,17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксацииего «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документахпроставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе илиисполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют датуполучения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль идр. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещениеслужебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственныхопераций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением,снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст»передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документасодержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Государственным стандартомустановлено место размещения каждого реквизита на документе, которое«закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности ихзаполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схемарасположения реквизитов на документах, составляющих системуорганизационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить«полезную» площадь — место для размещения текста — основного реквизитадокумента.

В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значенияоформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так,например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа "Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле" бессильными".

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшегодокумент. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному вучредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закрепленосокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим болееподробно.

Дата и номер документа

Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяютсяили прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных вдокументе.

Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков шестьцифр (по две на число, месяц, год) и две для разграничительных точек. Еслицифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например 05.09.99.Словесно-цифровой способ оформления дат (10 ноября 1999 г.) применяется вдокументах, содержащих сведения финансового характера, в нормативныхдокументах, определяющих права предприятий и граждан.

Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание дляпризнания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, вкоторой не указана дата ее выдачи (ст.186 Гражданского кодекса РФ).

Юридически значимым является и реквизит " Регистрационный номер документа".

Такие номера должны присваиваться как исходящим, так и входящимдокументам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен бытьопределен приказом руководителя предприятия. В этом приказе устанавливаютсяиндексы структурных подразделений и должностных лиц, номера дел, в которые,например, подшиваются письма в зависимости от подразделения, где эти деланаходятся, и т.п.

Можно порекомендовать ввести на предприятии регистрационные журналы: одиндля регистрации входящих документов, другой для исходящих. В графах журнала,например для регистрации исходящих документов, должны быть указаны датарегистрации, номер документа, лицо, зарегистрировавшее этот документ, сроки егодействия и прочие отметки. При наличии такого журнала достаточно легко доказатьсотрудникам налоговой инспекции, что тот или иной документ не составлен "задним числом", поскольку журнал ведется последовательно с начала года иподделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

Порядок подписания документов

На организационно-распорядительном документе обязательно должна бытьподпись должностного лица (подписи если документ разрабатывался и издавалсянесколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет илине имеет документ юридическую силу.

Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за егосодержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо,устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами,положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документыподписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующиедеятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаныруководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросовправо подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий кругтаких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иныхподобных документах.

В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или двеи более.

На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоиттолько его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельностиили по личному составу, распоряжения, телефонограммы и т. п.

Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо,исполняющее обязанности руководителя предприятия, например его заместитель,если он наделен такими полномочиями. В таком случае необходимо указатьфактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Не допускаетсяделать надписи от руки: " за", " зам." или ставить косуючерту перед наименованием должности.

Если за содержание документа ответственность несут несколько сотрудниковпредприятия, на нем ставится две подписи и более (в зависимости от количестваответственных). Так, например, гарантийные письма подписывают руководитель иглавный бухгалтер.

Много вопросов обычно возникает о порядке подписания документов,отражающих деятельность комиссий, протоколов и актов.

Состав той или иной комиссии утверждается приказом руководителяпредприятия. Протоколы заседаний комиссии подписываются председательствующим назаседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для того, чтобыдокумент считался правомерно принятым.

Иные требования предъявляются к подписанию актов. Акт это документ,согласно которому по заключению специальной комиссии подтверждается илиотрицается какое-либо событие, действие, факт.

Ответственность за содержание акта несут все члены комиссии. Поэтому актдолжен быть подписан каждым членом комиссии. Подпись председателя ставитсяпервой.

Утверждение документов

Гриф " Утверждено" (" Утверждаю" ) это своеобразноеподтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, атакже своеобразная санкция на действие этого документа в отношенииопределенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как ихутвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которыхвходит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

уставы;

положения о представительствах, филиалах и структурных подразделенияхпредприятия;

структура, штатная численность и штатное расписание;

акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

должностные инструкции;

правила внутреннего трудового распорядка;

сметы;

расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработатьперечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющихправо утверждать эти документы.

Утверждаются документы одним из следующих способов:

ставится гриф " Утверждено" (" Утверждаю" );

издается соответствующий распорядительный документ.

Оба этих способа имеют равную юридическую силу.

Печать

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится.Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (осоздании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, таккак они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить переченьдокументов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, тоон не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказатьсявыполнять предписания этого документа.

Юридическаясила копий документов

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документовнапример, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представитьодин документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, можетруководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, напримерначальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копиитаких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяетсянотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силудокумент, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятияпризнают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, нанаш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевиднойи полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа,равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, несвязанных с возникновением для предприятия правовых последствий(информационных, рекламных и т.п.).

Требования к изготовлениюдокументов

Упорядочение процессовдокументирования включает помимо соблюдения процедур составления документовтакже и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единыйстиль их оформления.

Управленческие документыизготавливаются на пишущий машинках или компьютерах. Документы должны выглядетьаккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений, Существуютопределенные правила изготовления документов печатающих устройствах, выполнениекоторых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придаетдокументам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа(кроме текста), которые состоят m нескольких строк, печатают через одинмежстрочный интервал.

Составные частиреквизитов отделяют друг от друга 1,5 — 2 интервалами. Реквизиты отделяют другот друга 2 — 3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельногореквизита (кроме текста) — 28 знаков.

Текст документа набланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — черезодин интервал.

Сложившиеся правиларазмещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся кследующему:

• От границы левого поляпечатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка оналичии приложений», «фамилия исполнителя и номер телефона», «отметка обисполнении документа и направлении его в дело», наименование должности вреквизитах «подпись», «гриф согласования», надписи «верно»; слова «примечания»и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная всамостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова:«СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

• Отступив пять печатныхзнаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

• Отступив 32 печатныхзнака — реквизит «адресат».

• Отступив 40 печатныхзнаков — реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

• Отступив 48 печатныхзнаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документовс использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства —текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональныхвозможностях.

Ниже приведено краткоеописание оформления основных организационно-распорядительных документов.

Учредительный договор –организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционированияюридического лица. Учредительный договор оформляется на листах бумаги форматаА4 по следующей форме.

Титульныйлист

Регистрационная палата при Правительстве Ростовской области 16.02.2006 № 1980001

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННРЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

/>/>«МИЛИДИ»

Ростов н/Д — 2006

Учредительный договорможет состоять из следующих разделов:

Вводная часть.

Цель заключения договора.

Наименование и правоваяформа организации.

Предмет деятельности.

Местонахождениеорганизации.

Обязанности участников(учредителей) по созданию юридического лица.

Порядок образованияимущества.

Условия обответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствамсозданного юридического лица.

Порядок распределения прибылии погашения убытков.

Порядок управления деламиюридического лица.

Права и обязанностиучастников (учредителей).

Ответственность занарушения договора.

Условия и порядок выходаучастников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

Порядок рассмотренияспоров.

Порядок изменения ирасторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица.

Устав – правовой акт,являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статусорганизации, необходимым для ее государственной организации. Общие положения обуставе содержаться в части первой Гражданского кодекса РФ [1]. Статья 52 ГК РФопределяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либоучередительного договора и устава или только учредительного устава. Юридическоелицо, не являющегося коммерческой организацией, может действовать на основанииобщего положения об организациях определенного вида. Устав утверждается егоучредителями, в соответствии с уставом организации разрабатывается ееструктура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила,регулирующие деятельность организации.

Титульныйлист

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО

наименование организации

__________ № __________

М.П. регистрирующего органа

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом общего

собрания учредителей

________ № _______

М.П. организации

УСТАВ

акционерного общества открытого (закрытого) типа

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ТЕКСТ

/>

Город — год

Обязательные разделыустава:

Общие положения(определяются цели и задачи организации).

Организационная структура(состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

Регламент организации(формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

Производственно-хозяйственнаяи коммерческая деятельность.

Финансово-материальнаябаза (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядокраспоряжения средствами и ценностями).

Отчетная и ревизионнаядеятельность.

Порядок реорганизации илиликвидации организации.

Положение об организации– нормативный правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи ифункции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положениядействуют государственные и муниципальные некоммерческие организации,выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе органы власти иуправления. Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги.Обязательными реквизитами положения об организации являются гриф утверждениявышестоящего органа или его непосредственного руководителя, название вида документа,составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяетсяпечатью вышестоящей организации.

Структура текста можетвключать следующие разделы:

Общие положения.

Цели и задачиорганизации.

Функции организации, ееструктура (состав подразделений, их взаимосвязи).

Руководство.

Права и обязанности.

Контроль, проверка иревизия деятельности.

Порядок реорганизации илиликвидации организации.

Правила внутреннеготрудового распорядка являются локальным нормативным актом – документом,детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации.Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудовогокодекса РФ[2]. Правила внутреннего распорядка четко структурированы и содержатследующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения персонала;основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; рабочеевремя и его использование; поощрения за успешные результаты работы;ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. При составлении руководствуютсяТиповыми правилами. Реквизиты и структура текста Внутреннего распорядка,оформляются на общем бланке организации.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

(подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

ПРАВИЛА

Внутреннего распорядка

ТЕКСТ

(структура текста)

Общие положения.

Порядок найма, перевода и увольнения работников.

Основные обязанности и ответственность работников.

Основные обязанности и ответственность работодателя (администрации).

Рабочее время и его использование.

Время отдыха.

Поощрения за успешные результаты работы.

Ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

(Учитывая специфику организации, дополнительно могут быть введены разделы «Внутриобъектный режим», «Организация работы» и др.)

Руководитель кадровой службы (подпись) И.О. Фамилия

Визы (юридическая служба, профсоюзная организация)

Структура (составподразделений организации) и численность персонала (наименование должностей иих число по подразделениям) закрепляются специальным документом. Такой документоформляется на общем бланке организации формата А4.ю подписывается заместителемруководителя организации, визируется главным бухгалтером, начальником отделаперсонала (отдела кадров) и утверждается генеральным директором. Грифутверждения заверяется гербовой печатью.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

00.00.0000

место издания

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

(подпись) И.О.Фамилия

00.00.0000

Печать

Код подразделения Наименование структурных подразделений организации Наименование должностей Штатная численность 1 2 3 4 01 Руководство:

Ген.директор

Зам.ген.директора

1

2

05 Отдел технического контроля Нач.отдела 1 и т.д. Всего: Заместитель руководитель организации (подпись) И.О.Фамилия

Визы:

Должность

(подпись) И.О.Фамилия 00.00.0000 <p/>

Штатное расписание –правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организациив соответствии с ее уставом (Положением). Штатное расписание содержит переченьструктурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц,должностных окладах, надбавках, и месячном фонде заработной платы. Утверждаетсяприказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3.

Положение о структурномподразделении организации, в том числе коллегиальном, совещательном или иноморгане, — нормативный правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи,обязанности, права, ответственность и организацию работы структурногоподразделения и иного органа (совета, комиссии и т.п.) предприятия, фирмы,учреждения.

Положение оформляется наобщем бланке организации, утверждается руководителем организации, подписываетсяруководителем подразделения или соответствующего коллегиального или совещательногооргана и согласовывается с юридическим отделом. Данное положение можетутверждаться распорядительным документом (приказом, постановлением), еслиодновременно с утверждением требуется дать необходимые поручения, связанные сего применением

Унифицированная форма №Т-3

Утверждена постановлениемГоскомстата России

от 05.01.2004 №1

Код Форма по ОКУД 0301017 по ОКПО

(наименование организации)

/> /> /> />

Номер

 документа

Дата

составления

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРДЖЕНО на «__»_____20___года

Приказ от «__»___20_г. №__

Штат в количестве_________

единиц с месячным фондом заработной платы

_________________рублей

Структурное подразделение Должность (специальность), профессия, разряд, класс (категория), квалификация Количество штатных единиц Оклад (тарифная ставка), руб Надбавка, руб Месячный фонд заработной платы Примичание наименование код 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 и т.д. Итого по листу Итого по документу Руководитель кадровой службы должность личная подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер личная подпись расшифровка подписи

Инструкцииорганизационно-методологического назначения представляют собойорганизационно-правовые документы длительного действия, определяющие собойнаучно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ееслужб и подразделений. Инструкции могут разъяснять порядок применениязаконодательных актов, государственных стандартов, приказов, и т.п. Существуютинструкции по эксплуатации оборудования, по безопасности труда, по организацииделопроизводства в отдельных службах и др.

Титульный лист включаетследующие реквизиты: наименования организации – автора документа, грифутверждения. Наименование документа, место и год издания. Текст инструкциивключает ряд разделов, например, в инструкции по делопроизводству в кадровойслужбе предусматривается три раздела: общие положения, правила подготовки,оформления и согласования документов по личному составу; организация работы сдокументами.

Должностная инструкция –локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работникаорганизации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии сзанимаемой должностью.

Эта инструкцияэффективное средство для управления персоналом. Она выполняет организационную,регламентирующую роль, а также объективно оценивать работу сотрудника, длядолжности которого составлена такая инструкция.

Должностные инструкцииразрабатываются с учетом тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевымдолжностям служащих (утверждены постановлением Министерства труда и социальногоразвития России от 10 ноября 1992г. №30).

Должностная инструкцияоформляется на общем бланке организации.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

(подпись) И.О.Фамилия

00.00.0000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

______________________________________________________

(наименование должности и структурного подразделения организации)

ТЕКСТ

(структура текста)

Общие положения.

Функции.

Должностные обязанности.

Права.

Ответственность.

Взаимоотношения (связи по должности).

Квалификационные требования.

Оценка работы.

Руководитель подразделения (подпись) И.О.Фамилия Виза согласования (подпись) И.О.Фамилия Инструкцию получил: (подпись) И.О.Фамилия

00.00.0000

Приказ – широкоприменяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый направах единоначалия руководством организации, учреждения, в целях решениявозникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так иперспективных задач. Приказ – это правовой акт руководителя организации или егозаместителя, содержащий обязательные поручения для подчиненныхструктурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.В основномприказы оформляются на специальном бланке приказа, но могут быть, и оформленына общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.

В состав реквизитовприказа включены:

01 – Государственный гербРФ, 02 – герб субъекта РФ, 03 – изображена символика (эмблема, логотип,товарный знак, 08 – наименование организации, 10 – наименование вида документа,11 – дата документа, 12- регистрационный номер документа, 14 – местосоставления или издания документа, 18 – заголовок к тексту, 20 – текстдокумента, 21 – отметка о наличии прохождения, 22 – подпись, 23 – гриф согласованиядокумента, 24 – визы согласования документа, 27 – отметка об исполнителе, 28 –отметка об исполнении документа и направлении его в дело, 30 – идентификаторэлектронной копии документа.

Текст приказа, какправило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной.

В констатирующей частиизлагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издатьданный приказ, указываются цели и задачи приказа. Например, на основаниизаконодательного, нормативного акта, выше стоящего органа власти.

Распорядительная частьначинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки отлевого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставитсядвоеточие.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

«ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ

«АЗОВСКИЙ ОПТИКО-МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД»

ПРИКАЗ

06.08.2006

№10

г.Азов

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате АО.

Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.09.2006г.

Всем структурным подразделениям и сотрудникам АО с 15.09.2006г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

Секретарю-референту О.Д.Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачи в структурные подразделения предприятия до 01.09.2006г.

Контроль за выполнение настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И.И. Клименко.

Приложение: на 17л. в 1экз.

Директор предприятия

Зиненко

Р.Н. Зиненко Юрисконсульт

Морозова

М.П. Морозова 05.08.2006

Сотникова

93 16 21

в дело 10-00

15.08.2006 Петрова Петрова

Распоряжение один извидов распорядительных документов, носящих характер обязательного порученияруководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего всоответствии с принципом единоначалия, о необходимости ведения подчиненными организациями,подразделения и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренныйсрок. Распоряжения готовятся и оформляются аналогично приказам, с указаниемвида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ. Однако текст распоряжения не содержитконстатирующей (вступительной) части, в таких случаях текст начинаетсянепосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указаниемисполнителей и сроков их исполнения. В тех случаях, когда распоряжение имеетконстатирующую часть с объяснением причин издания документа, текстраспорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ:» или«ОБЯЗЫВАЮ:».

Указание — распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти иуправления, других вышестоящих организации по вопросаминформационно-методического характера, связанных исполнениемнормативно-правовых актов, инструкций, методик и прочих руководящих документов.Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа ираспоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, ноключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания,вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ»,«ПРЕДЛАГАЮ». Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту; может иметьконстатирующую часть и – обязательно пункт о контроле за исполнением.

Постановление являетсяправовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственнойвласти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями)и властными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных ипринципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами.Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органовобщественных организации по важнейшим вопросам их деятельности. Подготовка,оформление и издание постановлений (и распоряжений) глав субъектов РФ, главгородов и районов определяются соответствующими регламентами работ аппаратовадминистрации субъектов РФ, городов и районов.

Проекты постановленийдолжны отвечать следующим требованиям:

Соответствоватьдействующему федеральному и областному законодательству, Уставу области,Договору о разграничении предметов ведения и полономочий между органамигосударственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям ираспоряжением главы администрации области.

Быть тщательноотредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, счетко сформулированными и обоснованными целями и задачами.

Если принимаемоепостановление исключает действие ранее принятых актов, оно должно содержатьпункт о признании их утратившими силу.

Подготовленный проектпечатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5интервал в системе «WORD», шрифт 14.Ниже подписи указывается должность, фамилия и инициалы заместителя главыадминистрации (губернатора) области, структурное подразделение аппарата илиорган администрации, мэр города или глава района, которыми вносится проект.

Исполнитель постановленияорганизует согласование и визирование проекта. Не допускается отказ отвизирования, а также внесение каких-либо исправлений или дополненийнепосредственно в текст проекта документа. Особое мнение (замечание)должностного лица, визирующего постановление, излагается отдельной запиской,которая прилагается к проекту документа.

Макет постановленияфедерального органа:

Герб

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

(РОССТАТ)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

________________ №_______

Москва

Об утверждении унифицированных форм

Первичной документации

Во исполнение _________________________________________________________

______________________________________________________________________

Государственный комитет Российской Федерации по статистике

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учетной документации (прилагается).

Установить___________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Признать утратившими силу ___________________________________________

_______________________________________________________________________

Председатель Комитета (подпись) Расшифровка подписи

Визы (на оборотной стороне)

Решение представляетсобой правовой акт коллегиального или совещательного органа федеральныхструктур исполнительной власти органов субъектов РФ, общественных организации,ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров организации, фирм в целяхразрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуререшение оформляется аналогично постановлению.

Служебное письмообобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащихсредством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своейдеятельности. Служебные письма оформляются на бланках по ГОСТ Р 6.30 – 2003 какправило с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольнымрасположением встречаются реже. Используются бланки форматов А4 и А5. Письмооформляют, как минимум в двух экземплярах. Первый адресату, второй подшиваетсяв дело, как результат выполненной работы.

Актом называют документ,составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленныйфакты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий,инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, приемзаконченных работ и т.д.

Акт оформляется на чистомлисте бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов,флаговым методом, в угловом варианте исполнения. В ряде случаев акт оформляютна общем бланке организации. Текста акта состоит и двух частей – вводной иконстатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления актаи перечень лиц, присутствующих при актировании. Лицо, не согласное ссодержанием акта, обязательно подписать его с оговоркой о не согласии, офомивего на отдельном листе.

Протокол – документ, вкотором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальныморганом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов ипринятых решений. Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими.Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения,предпочтительнее. Первая страница оформляется на общем бланке организацииформата А4, последующие страницы печатаются на обычных листах. Текст состоит извводной и основной частей. В вводной части приводятся данные о председателе,секретаре и присутствующих членах коллегиального органа, излагается повесткадня. Основная часть строится в последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме формы заседанияпечатаются от левого поля формуляра.

Докладная записка –документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретнойпроблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержанияи назначения различают информационные и отчетные докладные записки. По адресатудокладные записки делятся на внутренние (направленные непосредственномуруководителю) и внешние (направленные вышестоящим организациям).

Внешние запискиоформляются на общем бланке формата А4. Подписывает руководитель организации.Внутренние записки пишут на листе бумаги формата А4, с угловым расположениемреквизитов, допускается рукописный вариант.

Телеграмма – документ,отличающийся от других письменных документов способом печати текста – потелеграфной сети общего использования. Порядок телеграфной связирегламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденнымипостановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. №222.

Пример

СРОЧНАЯ

РОСТОВ-ДОН ИНТЕРВАЛ

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ

ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК

ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ

НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/28

Брянск, Речная, 40

Начальник ОТК (личная подпись) И.О.Фамилия

10.01.2006

печать

Адрес телеграммы частоявляется условным. Текст телеграммы должен быть предельно кратким, без союзов,предлогов, знаков препинания. При необходимости используют сокращения типа ТЧК- точка, ЗПТ – запятая и др. Цифры, число как правило пишут прописью.

Текст ответной телеграммыследует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ.

Телекс – разновидностьтелеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентскойтелексной сети.

Факс (телефакс,факсограмма) – получаемая по каналам телефонной связи на бумажном носителе копиядокумента.

Факс удобен дляоперативной передачи информации.

Телефонограмма –документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналамтелефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Обязательныереквизиты: наименование учреждения адресата и адресанта, реквизит «от кого» и«кому» с указанием должности, фамилии передавшего и принявшего телефонограмму,номера телефонов, текст, подпись, также должна иметь заголовок, в соответствиис ГОСТ Р 6.30 – 2003, выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об».

3. Оформитезаявление о приеме на работу, приказ по личному составу в соответствиизаявлением, согласно вашей специальности

 

 

Генеральному директору ООО «Канцлер»

Геймбуху А.В.

От Кабановой, Юлии, Андреевны

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

 Прошу принять меня с 28.05.2007 г. на работу на должность бухгалтера в Бухгалтерию, с испытательным сроком 1 месяц.

 С действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, нормативными правовыми актами ознакомлена.

 

 

28.05.2007 г. ____________________ Ю.А.Кабанова

 (подпись)

 

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением

Госкомстата России от 05.01.2004 №10

Код Форма по ОКУД 0301001 ООО «Канцлер» По ОКПО

(наименование организации)

/> /> /> />

Номер

документа

Дата

Составления

  65 28.05.2007

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о приеме работника на работу

Дата Принять на работу с 28.05.2007 по Табельный номер Кабанову Юлию Андреевну 0000000

фамилия, имя, отчество

Бухгалтерия

структурное подразделение

бухгалтер

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

квалификации

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом) 6000 руб. 00 коп. надбавкой 1000 руб. 00 коп.

с испытание на срок _______________________________________1_____________________ месяца(ев)

Основание: заявление о приеме на работу

Трудовой договор от «___» _______20__года №______

Руководитель организации Генеральный директор А.В.Геймбух должность личная подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)

Работник ознакомлен « » 20 г. личная подпись <p/>

4. Оформитежурнал регистрации внутренней документации и зарегистрируйте 10 документов

Применяется индексациядокументов №регистрационный номер-код подразделения составителя-код получателя.

Порядковый номер Дата ирегистацион-ный номер Краткое содержание Исполнители Получатель, отметка о хранении 1 2 3 4 5 70

28.09.07

№30

Приказ о приеме на работу коммерческим вопросам Бормашенко А.Я Секретарь Дубинина А.В. Бормашенко А.Я, Кадровик Цветаева Т.В. 71

28.09.07

№50-4-1

Служебное письмо о проведении плановой инвентаризации Главный бухгалтер Антипина Л.А Генеральный директор Геймбух А.В., архив 72

29.09.07

№31

Приказ о проведении плановой инвентаризации Секретарь Дубинина А.В. Склад, заместитель склада Мальцева Н.А., зам.директора по логистике Хведченя В.Г., архив 73

05.10.07

№51-4-1

Отчет о заработной плате Главный бухгалтер Антипина Л.А Генеральный директор Геймбух А.В., бухгалтерия 74

10.10.07

№52-1-4

Одобрен отчет о заработной плате Генеральный директор Геймбух А.В. Главный бухгалтер Антипина Л.А, бухгалтерия 75

10.10.07

№53-4-5

Расчетно-платежная ведомость Главный бухгалтер Антипина Л.А Кассир Игнатченко Л.Л., касса 76

19.10.07

№32

Приказ о проведении распродажи сувенирной продукции Генеральный директор Геймбух А.В. Начальник отдела продаж Дьячкова И.В. 77 19.10.07 Отчет об авансах Главный бухгалтер Антипина Л.А Кассир Игнатченко Л.Л., касса 78

22.10.07

№33

Приказ о введении в эксплуатацию построенного здания. Генеральный директор Геймбух А.В. Главный бухгалтер Антипина Л.А, бухгалтерия, Начальник отдела продаж Дьячкова И.В., Склад, заместитель склада Мальцева Н.А., зам.директора по логистике Хведченя В.Г., архив 79

23.10.07

№54-4-4

Указание в связи с открытием нового здания составить список и ввести новые должности, принять работников. Главный бухгалтер Антипина Л.А Кадровик, Цветаева Т.В., бухгалтерия 80

30.10.07

№55-1-2

Служебное письмо, собрать товар в срочном порядке по выигранному тендеру Начальник отдела продаж Дьячкова И.В. Склад, заместитель склада Мальцева Н.А., зам.директора по логистике Хведченя В.Г., архив

Списоклитературы

 

1.   Басаков.М.И. Современноеделопроизводство. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г., 473с.

2.   Теплицкая.Т.Ю. Все виды деловойкорреспонденции. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г., 181с.

3.   Анодина.Н.Н. Деловое письмо. М:Омега-Л, 2007г., 103с.

4.   Дегтярев.В.А. Требования,предъявляемые к оформлению документов. Главбух 1999, №24.

5.   ГОСТ Р 6.30-97 « Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлениюдокументов» — утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1997г.

6.   ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов» — утв. ПостановлениемГосударственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003г.