Реферат: Должностные обязанности секретаря-машинистки
Должностные обязанности секретаря –машинистки.
Должностная инструкция – главныйорганизационно –правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.
Должностнаяинструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новойдолжностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большойответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какиеправа в ней даны, те Вы и имеете.
Секретарьдолжен знать:
-<span Times New Roman"">
-<span Times New Roman"">
государственную систему документационного обеспечения управления;-<span Times New Roman"">
стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительнойдокументации;-<span Times New Roman"">
структуру организации;-<span Times New Roman"">
организацию делопроизводства в организации;-<span Times New Roman"">
схемы документооборота;-<span Times New Roman"">
порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного ивременного хранения, установленной отчетности;-<span Times New Roman"">
сроки и порядок сдачи дел в архив;-<span Times New Roman"">
системы организации контроля за исполнением документов;-<span Times New Roman"">
оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;-<span Times New Roman"">
основные экономики, организации производства, труда и управления;-<span Times New Roman"">
законодательства о труде и охране труда РФ;-<span Times New Roman"">
правила внутреннего трудового распорядка;-<span Times New Roman"">
правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственнойсанитарии, противопожарной защиты.Квалификационные характеристики секретаря,секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны сдобавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки истенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточновоспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например,должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
-<span Times New Roman"">
выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителяорганизации или её подразделений;-<span Times New Roman"">
получает для руководителя сведения от работников подразделений,вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя;-<span Times New Roman"">
принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствиеруководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;-<span Times New Roman"">
следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями,средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективнойработе руководителя;-<span Times New Roman"">
передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;-<span Times New Roman"">
печатает по указанию руководителя различные материалы;-<span Times New Roman"">
ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителякорреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым ворганизации порядком и передает после её рассмотрения руководителямподразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе ихработы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения порученийруководителя, взятых на контроль;-<span Times New Roman"">
принимает документы на подпись руководителю;-<span Times New Roman"">
организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнениюпросьб и предложений работников;-<span Times New Roman"">
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.Должен знать:
-<span Times New Roman"">
постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативныедокументы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;-<span Times New Roman"">
руководящий состав организации и её подразделений;-<span Times New Roman"">
машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположенияматериала при печати различных документов;-<span Times New Roman"">
правила печатания деловых писем и использования типовых форм;-<span Times New Roman"">
правила эксплуатации организационной техники;-<span Times New Roman"">
стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительнойдокументации;-<span Times New Roman"">
основы организации труда;-<span Times New Roman"">
законодательство о труде и охрана труда РФ;-<span Times New Roman"">
правила внутреннего трудового распорядка;правилаи нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии ипротивопожарной защиты.