Реферат: Служба документационного обеспечения управления

Службадокументационного обеспечения управления (ДОУ)

СДОУ — этоорганизационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющееработу с документами.

Основная задача службы ДОУ являетсясвоевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации,необходимой для осуществления функций.

В практике управления действуют службыДОУ.

1.

Управление делами(министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция приминистре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем(жалоб), центральный архив.

2.

Общий отдел – в органахуправления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав:подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная,копировально-множительная служба, архив.

3.

Канцелярия – министерства иведомствах автоном. Респ-их;

Промышленные объединения, научно-исследовательских,проектных, вычислительных центрах.

В учреждениях не имеющих службы ДОУ, её функциювыполняет секретарь-руководительили другое выделенное для этого должностное лицо.

Три категории работников СДОУ.

1.

Руководители: начальникуправления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующиймашинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом,заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции,начальник протокольной части.

2.

Специалисты: архивист,помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь — министра.

3.

Технические исполнители:корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории,стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка.

Функцииструктурных частей СДОУ.

1.

Функция экспедиции: приёмпоступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую,распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественныйучёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции вструктурные подразделения и адресатам.

2.

Функция группы по учёту ирегистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих,внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поискинформации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.

3.

Функция группы контроля:контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполненияструктурными подразделениями устных поручений руководителя, информированиеруководства о ходе исполнения документа и поручения.

4.

Функция отдела писем: приёми учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача нарассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение вструктурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещениязаявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб,формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив,анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.

5.

Функция архива: приём, учёт,хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильногоформирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;подготовка дел к передаче в архив.

6.

Функциясекретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение иподготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции понаиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний,бездокументационное обслуживание работы руководства.

Операции СДОУ.

1.

Контроль за соблюдениемстандартов на документы.

2.

Экспедиционная обработка идоставка документов исполнителям.

3.

Регистрация документов иучётно справочная работа.

4.

Контроль за исполнениемдокументов.

5.

Формирование, оформления,хранения и использования дел.

6.

Оформление и выпускраспорядительной документации учреждений.

7.

Машинописное изготовление,копирование и размножение служебных документов.

СГСДОУ– это комплекс основныхположений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведениюделопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания досдачи документов в архив.

Организация труда работников СДОУ.

1. Общиетребования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включаетв себя решение следующих вопросов:

1)

Чёткое организационноепостроение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами– все учреждения делятся на4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документовобрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа сдокументами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории –секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством.Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационныхработ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящимв СДОУ, повышает качество обработки документов.

2)

Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными иподразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путёмразработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированиюуправленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.

3)

Нормирование труда работников СДОУ.Разработаны методические рекомендации понормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормывремени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

Нормированием труда призвалообеспечить нормальную загрузкуработников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении накаждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

4)

Регламентация должностного и количественного состава, состава персоналаСДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе.Численность работников ДОУ расчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности,работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должнаопределяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых нормвремени на документационные работы.

5)Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условийтруда.

Для этого могут бытьиспользованы методические рекомендации по научной организации труда инженернотехнических работников и служащих.

От организации рабочегоместа, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека,производительность и качество труда, его здоровье.

2. Формы организации работыс документами.

Категории учреждения по объёму документооборота.

Документооборот: включает в себя работус готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём,распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы,формирование дел, хранение и использование документов движ.док. информации по инстанциям.

3 формы организации работы сдокументами.

1.Централизованная

2.Децентрализованная

3.Смешанная

1)

Централизованная форма: применяется в учреждениях сбольшим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций сдокументами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

2)

Децентрализованная форма:работа с документами всеоперации выполняют в структурном подразделении учреждения, как правилоразобщённых территориально.

3)

Смешанная форма:используется в крупныхучреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организацияработы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующиефакторы:

а) объём документооборота.

б) характер работы учреждения, его территориальногоразмещения.

в) структура учреждения и его подразделения.

г) в технич. оснащённость.

д) квалификационныхруководителей, специалистов и технических исполнителей.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами,объёмом документооборота.

Дляопределения учреждения по документообороту используют категорийностьпредложенную СГСДО.

1 категория: учреждения с объёмом докуиментооборота свыше 100 тысяч документов в год.

2 категория: учреждения с документооборотом от 25тысяч до 100тысяч в год.

3 категория: учреждения с документооборотом от 10тысяч до 25 тысяч документов в год.

4 категория: учреждения с документооборотом до 10тысяч документов в год.

4.

Нормированиедокументационных работ.

Последовательность работ с шифром, представляетсобой определённую последовательность элементов труда проц.по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции,вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениямиспользования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса,подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов,внесение на документ служ. отметок, перевод на машиноносителе.

Принормирование документационных операций исользуется нормотивы времени на выполнение операций, нормативчисленности персонала, норматив управляемости и соотношений численности.

Нормирование времени – это величина затрат времени на выполнениеопределённого вида работ при определённых организациях технических и санитарногигиенических условиях труда.

Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

1. Определения расходов на работу всего учреждения.

2.

Совершенствование методовтруда.

3.

Поощрения служащ. к труду.

4. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.

5. Улучшения планирования работы учреждения.

6. Обеспечения рационального использованиятехнических средств.

Расчёт нормывремени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле: Норма вр.= Мon (1+К/100)

Мon-оптимальное время.

К-суммавремени на подготовительнозаключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативноговремени (8%).

Mon=59,6 мин. К=8%.

Н.вр.=59,6(1+8%/100)=59,6*1,08=64,4минут на подшивку документов.

Норматив численности – определяет количествосотрудников требующихся для выполнения качеств закрепляется за даннымподразделением при существующих организационно технических условий.

Ч=Нвр.*О*К/М-(М*А)

Ч-норматив численности (необходимое количествосотрудников)

Нвр.-средняянорма времени на обработку1 документа 0,64 часа.

О-количестводокументооборота(корреспонденция 1 год).

К-коэфициентизмерения трудоёмкости раб.

М-годовойнаминальныйфонд рабочего времени.

А-коэфициентнеявок на работу=0,3.

Список используемой литературы.

1.

Секретарское дело, КузнецоваТ.Н., Москва, 1998г.

2.

Курс делопроизводства,Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Москва-Новосибирск,1998г.

3.

Секретарское дело, БондыреваТ.Н., Москва «Высшая школа», 1989г.

4.

Кузнецова А.Н. Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие.-М.: Высшая школа, 1989г.

5.

Кузнецова Т.В., СтепановЕ.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшаяшкола, 1991г.Должностные инструкции

Рациональное разделение труда работниковслужб документации на предприятиях, в организациях и учреждениях определяетсядолжностными инструкциями.

Должностнаяинструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения илиего подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность ивзаимоотношения со смежными работниками.

Должностная инструкция предусматриваетравномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня(месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте,распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения иквалификации исполнителей.

Должностные инструкции бывают типовые,примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются вцелях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц;они носят обязательный характер. Некоторые типовые должностные инструкцииработников служб документации даны в соответствующих нормативных документах. Примерныедолжностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами. К ним относятквалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих(общеотраслевые квалификационные характеристики). В него включено 17секретарских должностей, а также должности заведующего секретариата иассистента.

Для секретаря – машинистки и секретаря стенографистки определены должностныеобязанности, требования к знаниям и квалификационные требования.

К недостатку этих примерных должностныхинструкций надо отнести повторяемость одних и тех же требований начиная с1965г. Изучив фактические требования к обязанностям и правамсекретарей-практиков в Ленинграде, секция методики преподавания секретарскогодела Ленотделения ПедобществаРСФСР в 1986г. утвердила должностную инструкцию секретаря (автор разработкиЛ.В. Власов). Эта иструкция включает в свой состав:общую часть, обязанности (базовые и основные), права, ответственность.

Организация рабочего места секретаря

Организация рабочего места секретаря сучётом требований научной организации труда к его планировки и обслуживанию, атакже с учётом требований и возможностей. Использование современнойоргтехникой, к его оборудованию и оснащению, является необходимым условиемдостижения высокой эффективности, оперативности и качества труда. Сохраненияработоспособности в течении всего рабочего дня, обеспечения действительносекретарского обслуживания.

Рабочее место секретаря является важнойячейкой организации трудового процесса в учреждениях. Так как секретарьявляется «лицом учреждения», то и его место должно быть образцом правильнойорганизации.

Рабочее место секретаря в приёмнойобычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалекоот дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

— впомещение приёмной должны находиться предметы, требующиеся секретарю и другимсотрудникам непосредственно в процессе работы;

— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём,удобной для её размещения.

Секретарь должен иметь возможностьудобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы напишущей машинке, чтения.

В комплект мебели (рабочее местосекретаря) должно входить: стол канцелярский, вспомогательный стул или тумбадля технических средств, стол для посетителей, стул или креслоподъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы и полки дляхранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов,бланков.

Если в комнате работают несколькочеловек, то в соответствии с действующими нормами норма площади служебныхпомещений должна составить не менее 4м2 на одного работника. Общаяплощадь приёмной, где находится секретарь, не должна быть хорошо проветриваемымили оборудованным кондиционерами.

Интерьером приёмной следует хорошообдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещениедолжно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманнымосвещением и озеленением. Наилучшим, признано естественное освещение.

Интерьерслужебного помещения и оборудования рабочего места оказывает большое влияние наэффективность работы любого сотрудника.

Перед уходом секретарь должен убрать вседокументы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок своё рабочееместо.

Примерный комплекттехнических средств,

Организационной техники иканцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря.

1)

Комплект профессиональной, персональой ЭВМ.

2)

Пишущая машинка электронная(с электроприводом).

3)

Аппарат термокопировальный.

4)

Автонабор.

5)

Автоответчик, сопряжённый сдиктофоном.

6)

Часы настольные электронные.

7)

Сшивательдокументовэлектрифицированный.

8)

Машинка для уничтожениядокументов.

9)

Дырокол двухпуансонныйэлектромагнитный.

10)

Прибор канцелярский.

11)

Папки регистраторы.

12)

Папки с быстродействующимприжимом.

13)

Латки для документов.

14)

Нумератор – датировщик.

15)

Блокнот – шестидневка.

16)

Деловой блокнот.

17)

Фломастеры, маркеры,механические карандаши.

18)

Линейка пластмассовая сувеличительным стеклом.

19)

Оформительские шрифты.

20)

Клеевой карандаш.

21)

Лента липкая (прозрачная ицветная).

Примерный комплект технических средств,организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочегоместа руководителя.

1)

Профессиональнаяперсональная ЭВМ.

2)

Коммутатор директорский.

3)

Часы настольные электронные.

4)

Прибор канцелярский.

5)

Папки с быстродействующимприжимом.

6)

Латки для документации.

7)

Блокнот шестидневка.

8)

Деловой блокнот.

9)

Фломастеры, маркеры,механические карандаши.

10)

Линейка пластмассовая сувеличительным стеклом.

11)

Клеевой карандаш.

12)

Лента липкая (прозрачная ицветная).

Условия труда СДОУ

Освещение рабочего места и помещения.

Одним изблагоприятных условий микроклимата на рабочем месте является оптимальноеосвещение.

Дляобеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуетсяприменять люминесцентные лампы типа ЛБ-ЛХБ.

Распределение яркости света имеет важное значение, так как большинстводокументационных операций связанно с использованием зрения (чтение, письмо,работа на пишущей машинке и т.д.). Напряжение зрения вызывает напряжениемускулов тела и влечёт общее утомление.

Помещение служб документации должны иметь естественное освещение, котороеоказывает благотворное психологическое воздействие на человека.

Светдолжен падать на рабочие поверхности столов и средств оргтехники с левойстороны или спереди, определяющий эффект недопустим. Источник света следуетрасполагать под углом более 30о от горизонтальной линии взора.

Требуемая сила света должна сочетаться с правильнойподачей его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45% всехнаправлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться.

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены напотолке) или местным (настольной лампы).

Температурный режим в служебных помещениях.

Всоответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должнабыть в пределах 18-20оС, а в летний 50-55%.

Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительногоутомления работников способствуют размещению в служебных помещениях цветов.

Оптимальные климатические условия в служебном помещении являетсяпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызываетсонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещениирассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом.

Шум в служебных помещениях.

Уровень посторонних шумов, проникающих извне,определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. Понятиешума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека,снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психическиеотклонения или ухудшение физического состояния. Точно определить степеньотрицательного воздействия звука трудно.

Борьбас шумом в помещении ведётся путём звукоизоляции шумящего оборудования и рабочихмест.

Приподборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным в техническиххарактеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышаетдопустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглащающими материалами. Вокруг рабочего места могутбыть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15-20см. вышеуровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровеньшума до 2-3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ. В области высоких частот.Кроме того для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положитьвойлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушителина телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материаломножки стульев.

Однакоследует знать, что в определённых дозах шум не только не вреден, но дажеполезен. Так, приятная, правильно подобранная музыка стимулируетпроизводительность труда, способствует ритмичности.

Цветовое оформление служебных помещений.

Всоответствии с требованиями технической эстетики выбор окраски служебныхпомещений должен производится с учётом особенностей климата, условий работы ихарактера освещённости помещений. Использование соответствующего цвета нетолько улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышаетпроизводительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудниковсоответствующие психологическое влияние.

Длясотрудников служб документации необходимо создать определённый зрительный комфорт.Важным является использование цвета в качестве носителя информации, а также длясоздания нужного порядка на рабочем месте, для лучшей организации труда.Например, секретарь, использует цветовой «семафор» при раскладке документов впапки различных цветов.

Конкретные цвета должны соответствовать функциям помещения. Помещения свысокой температурой (южные районы страны) целесообразно окрашивать в холодныетона, а для помещений с низкой температурой (северные районы страны) большеподойдут тёплые тона. С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушеватьособенности помещения. Например светлая окраска зрительно увеличивает маленькуюкомнату, темная уменьшает. Используя, различные цвета, можно зрительноразделить служебное помещение на отдельные участки.

Состав воздуха

Вслужебном помещении необходимо регулярное проветривание или конденционирование.Хорошо проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5-8 минут, тогда воздухполностью меняется. Хорошо влияет на состав воздуха озеленение служебныхпомещений.

Режим труда и отдыха

Режимработы сотрудники СДОУ должны предусматривать определённое чередование периодовтруда и отдыха.

Впятидневной рабочей недели, рабочий день персонала СДОУ составляет 7ч. 15мин.При общей продолжительности рабочей недели 36ч. В соответствии с действующимзаконодательством выделяется перерыв в 1час, он должен предоставляться непозднее, чем через 4ч. после начала работы.

Режимтруда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка.

Необходимо проводить физкультурные паузы 5-10мин. За 1,5ч. до обеда и за1-1,5 до окончания работы.

Организация рабочего местасекретаря

Организация рабочего места секретаря с учётом требований научнойорганизации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требованийи возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию иоснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности,оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всегорабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Рабочееместо секретаря является важной ячейкой

организации трудового процесса в учреждении.Поскольку секретарь – «лицо учреждения», то и его рабочее место должно бытьобразцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь оттого как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всегоучреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальныеудобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же времяотвечать требованиям экономии площади помещения:

-

Большую часть рабочего времени секретарьработает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобновытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущеймашине, чтения.

Важным элементом организации рабочегоместа является внутренняя организация отделений стола, зависящая от егоконструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должнылегко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить длявертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различныеспециальные приспособления.

Организация рабочего места руководителя

Однойиз обязанностей секретаря является обеспечение всем необходимым рабочего местаруководителя, контроль за поддержанием чистоты и порядка в кабинете,исправностью технических средств.

Принципы планировки рабочего места руководителя примерно те же, что ирабочего места секретаря. Несколько другие требования предъявляются к размерам,форме, внешнему виду мебели. Стол руководителя имеет большую поверхность, астол для приёма посетителей ставится, как правило, перпендикулярно столуруководителя.

Вкомплект мебели для кабинета руководителя обычно входят: стол письменный двухтумбовый, стол (тумба) для средств связи и оргтехники,кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка, стол и стулья дляприёма посетителей.

Секретарю следует руководствоваться правилом; ничего не менять по своемуусмотрению в кабинете руководителя, не согласовав предварительно с нимвозможность перестановки мебели, средств оргтехники, а также расположенияканцелярских принадлежностей и документов на рабочей поверхности стола.Секретарь должен выполнять работу в стиле своего руководителя, знать егопривычки, особенности работы с документами и учитывать их. Необходимо следитьза тем, чтобы на столе всегда была чистая, аккуратно нарезанная по форматубумага для заметок, заточенные карандаши, свежая вода в графине, чистый стакан.

Значительно облегчает работу руководителя и секретаря переговорноеустройство, позволяющее осуществлять обмен информацией. При этом отпадаетнеобходимость вызова секретаря в кабинет руководителя для получения задания.

Генеральныйдиректор предприятия — несёт ответственность за технологический процесс проводимый напредприятие соблюдение правил техники безопасности и правильностипроизводственного процесса, обеспечение предприятия материалами необходимы длявыполнения технологического процесса, а также за сбыт продукции.

Заместительгенерального директора предприятия– несётответственность за выполнение технологического процесса правил техникибезопасности, за правильное составление технической документации предприятия, атакже выполняет обязанности директора в его отсутствие.

Главныйбухгалтер – назначаетсяи снимается с должности директором предприятия. Главный бухгалтер в своейработе руководствуется действующим законодательством и инструкциями побухгалтерскому учёту. Главный бухгалтер является материально ответственнымлицом.

Заведующийскладом –несёт ответственность по учёту материалов (вспомогательных материалов, запасныхчастей) это:

— правильное и своевременное документальноеотражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению,поступлению и отпуску материалов;

— контроль за сохранность материалов в местаххранения;

— контроль за соблюдение установленных норм запасов.

еще рефераты

Еще работы по трудовому праву

Реферат по трудовому праву

Охрана труда

29 Августа 2013

Реферат по трудовому праву

Трудовой договор, его значение и особенности в современных экономических условиях

26 Июня 2015