Реферат: Визитные карточки и их использование
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТАподисциплине „Деловые коммуникации”
натему: «Визитныекарточки и их использование»
Планработы
Введение 3
1.История визитнойкарточки 5
2.Виды визитных карточек 7
3.Правила вручениявизитных карточек 9
4.Пользование визиткамиза рубежом 12
5.Пометки и надписи навизитных карточках 14
6.Ошибки в визитныхкарточках 16
Вывод 24
Список использованнойлитературы 26
Введение
В последнее десятилетие вУкраине визитные карточки стали широко использоваться не только дипломатами, нои в самых различных сферах деловой жизни, в процессе культурных, светскихконтактов, причем на самых разных уровнях.
Если несколько лет назадкрупный чиновник, достаточно известный деятель культуры, ученый, руководительпредприятия в ответ на визитку, протянутую иностранным коллегой или гостем,искал листочек бумаги и ручку, чтобы написать свои координаты, то сегодня вамвизитную карточку могут вручить как в министерстве, так и на заводе, ставшемакционерным обществом, в академическом институте, в зубном кабинете,магазине-салоне и в маленьком бутике. Не удивляйтесь, если это сделает молодойсантехник, обслуживающий по вызову вашу квартиру и т.п.
Основное назначениевизитной карточки – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессепереговоров, визитов, встреч. Визитная карточка оказывается незаменимой признакомствах, общении на банкетах, приемах, конференциях, презентациях,выставках, ярмарках, фестивалях, в путешествии. Визитка может быть средствомзаочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, какрекомендация, для знакомства, для кратких информаций, приглашений,поздравлений, сопровождения подарков и сувениров и т.п.
О роли и значениивизитной карточки хорошо сказано в книге для бизнесменов «Законы успеха» подредакцией Кристи Ли: «Визитная карточка – важная составляющая бизнеса. Этоэффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы даливизитную карточку, возможно, и не позвонит вам завтра. Может быть, ваши услугине понадобятся ему еще две недели. Но ваша карточка будет ждать своего часа, икогда вы понадобитесь, он будет знать, где вас искать. Кроме того, онпорекомендует вас другим. Карточка – это стратегическое оружие. Она влияет наразвитие вашего бизнеса еще долго после того, как вы ее кому-нибудь дали. Нежалейте карточек… Ответ на вопрос «Чем вы занимаетесь?» должен лежать у вас вкармане. Разумеется, если вы не забыли свои карточки дома…»
Далее мы узнаем обистории визитных карточек, их видах и правилах пользования ими.
Историявизитной карточки
Французы — интеллигентныепотомки необузданных галлов, утверждают, что родиной визитных карточек сталаименно Франция в XVII столетии. Китайцы, естественно, пытаются доказать, чтопосле того, как ими был изобретен порох, их предками были придуманы визитки.Однако не существует документального подтверждения того, что именно они сталипервыми изготовителями печатных визитных карточек. Их разработчиками считаютсянемцы, а первые образцы визиток, найденные в Германии, датируются 1786 годом.Ну, а повсеместное распространение визитных карточек произошло только в XIXвеке, в то же время и были определены основные правила их использования, атакже разработан известный нам шаблон визитки.
Догадываетесь ликто-нибудь из нас, какой именно угол визитки следует загнуть, отдавая ее лакеюдля того, чтобы объяснить этим, что целью визита будет осведомление о здоровьехозяина? А ведь лишь некоторое время до этого такое знание признавалось такимже важным, чтобы вращаться среди аристократов, как и способности вести танецили поддержать светскую беседу. В тот период времени без визитных карточекневозможно было представить этикет интеллигентного человека, и правила ихиспользования считались не менее сложными, чем правила использования вилок иложек.
Визитки в те временаявлялись дополнением ряда таких атрибутов богатых людей, как чин, украшения,лошади, титул, земли. Кроме всего прочего, визитные карточки считалисьотдельным видом искусства, со своими требованиями, лучшими работами изапретами. Если торговцев-первопроходцев отличало только само наличие визитки,то с ростом доступности данной продукции и развитием технологий в полиграфиижелания заказчиков становились все затейливее и затейливее. Для некоторыхкатегорий граждан есть только лишь один единственный принцип: чем более дорогаяи вычурная визитная карточка, тем лучше.
С появлениемпредпринимателей-частников стало нужно, по специфике их деятельности, частообмениваться своими контактными данными и другими координатами. Этипредприниматели и бизнесмены не желали затрачивать большие суммы денежныхсредств на заказ визиток в типографии. Они стали на свое усмотрениеосуществлять печать визиток на принтерах и копировать их с помощью ксероксов,затем резать с помощью ножниц из бумаги прямоугольной формы карточки с даннымио себе или фирме для того, чтобы потом предлагать их партнерам по бизнесу, атакже на выставках, презентациях, конференциях и т.д.
Отличие этих подходов квизиткам — имидж (дизайн визитки) или функциональность — не трудно выявить и внастоящее время, когда, как оказалось, уже появились некоторые инновации исохранились традиции. Изготовление визиток сейчас, в основном, осуществляетсяна профессиональном уровне с применением самого современного оборудования иразличных технологий печати.
Для первой встречи склиентом или партнером целью вручения визитки является демонстрация того, чтодля владельца не существует практически ничего невозможного. Чем сильнеевизитная карточка будет иметь отличия от других по дизайну и материалам, чемболее сложная технология ее изготовления будет использована, и чем более явнойбудет это отличие — тем лучше. При этом владельцу визитки абсолютно все равно,что тиснение на пластике не является технологичным или что вырубка отверстий ифальцовка в визитках-книжках — несколько дней тяжелого труда для их изготовителей.Зато такой визитной карточкой никто больше не может похвастаться. Содержаниеэтой визитки значительной роли не играет: ее предназначение – демонстрациявозможностей ее владельца.
Другая историческая цельвизитки — ее функциональность. Это назначение визитной карточки являетсяглавным на прагматичном Западе. По это же причине английское именованиепредмета — business card — дословно переводится как «деловая карточка».Визитные карточки стали обязательным атрибутом работников организаций, которые,по специфике своей деятельности, налаживают контакты с представителями другихкомпаний или клиентами. По этой причине, с одной стороны, визитками пользуютсяи мелкие чиновники, и бармены, и продавцы-консультанты, с другой — при себеносят начальники подразделений, которые общаются только со своими подчиненными.
Видывизитных карточек
Личнаявизитная карточка.
Как правило, она содержитимя и фамилию владельца. Характеризуются достаточно свободным стилемисполнения.
Здесь же иногда указываютотчество или инициалы — в зависимости от имиджа, возраста, национальных икультурных традиций. На личной визитной карточке можно дать также тедополнительные сведения, которые вы хотите о себе сообщить (например, номерпейджера). Они, как правило, печатаются более мелким шрифтом в правом нижнемуглу. Личная карточка может содержать и сведения о вашем звании или учёнойстепени (профессор, доктор, генерал-майор, кандидат технических наук и т. п.) — эти сведения указываются под именем. Не удивляйтесь, если на личной карточкевашего зарубежного знакомого вы найдете не его домашний адрес, а адрес егоклуба (бывает, что указывается как клубный адрес — в левом нижнем углу, так идомашний — в правом нижнем углу). Женщины обычно не указывают каких-либодополнительных сведений на своей личной визитной карточке.
Деловым людям такжевесьма полезно иметь карточки для неслужебных ситуаций, дружеских, светскихконтактов, когда упоминание должности, подчеркивание официального статуса можетбыть не понято и не принято. На таких карточках могут быть проставленыпрофессия, почетные, ученые звания.
Деловаявизитная карточка
Здесь обязательноуказываются имя, фамилия, должность, название и реквизиты компании,используется фирменный стиль компании, логотип и т.п., строгий дизайн.
Карточка содержитнеобходимые реквизиты для продолжения контактов. Используется в случаесостоявшегося знакомства. Существуют некоторые стандарты для размещения текстана деловой карточке. Так, имя руководящего сотрудника фирмы печатается в центрекарточки, должность – более мелким шрифтом под именем. Название, адрес фирмынабираются в левом нижнем углу. Номер телефона, телефакса – в нижнем правом.
На деловой карточкесотрудника, который не занимает руководящей должности, в центре печатаетсяназвание и адрес фирмы, в нижнем левом углу его имя, отчество, фамилия. Внизусправа – номера телефона, телефакса.
Сфера применения такоговида карточек исключительно служебная. В светской жизни их использовать неследует никогда.
Следует учесть рядзамечаний. При написании должности нужно указать область полномочий. Например,не просто «проректор», а «проректор по учебной работе», не просто «заведующийотделом», а «заведующий транспортным отделом» и т.п.
Если визитка напечатанана иностранном языке, фамилия и имя пишутся полностью, а отчество обозначаетсяодной заглавной буквой либо совсем не указывается. В иностранных языках понятие«отчество» отсутствует и его могут воспринять как второе имя.
Номер домашнего телефонана стандартной визитке не проставляют. Это информация конфиденциальногохарактера. При необходимости его можно написать от руки.
Лицам творческихпрофессий, у которых нет присутственного офиса, можно и, может быть, нужноуказывать на визитной карточке свой домашний телефон.
Корпоративнаявизитная карточка.
Как правило, не содержитимен и фамилий. В ней указывается сфера деятельности фирмы, перечень услуг,контактные телефоны, карта проезда, адрес веб страницы, используется фирменнаясимволика. Такая визитка несет рекламный характер, в основном используется навыставках. Часто их делают двусторонними, или книжечкой.
Применяется дляпредставительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, привручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.
На визитных карточкахофициальных лиц, в особенности дипломатов, проставляются только имя, отчество,фамилия и должность. Дипломаты используют такие карточки, на которых указанаодна лишь должность, например «Посол». В третьем варианте на визитке,предназначенной для личного использования, пишут только имя, отчество, фамилию,иногда профессию. Их вручают исключительно в неофициальных случаях, посылаютдамам.
Супружескиекарточки
Тоже вариант неслужебныхвизиток. Супруги могут иметь каждый свою карточку, на которых координаты они непроставляют, за исключением, возможно, города, где они живут, или своей страны,если они в данный момент находятся за границей. Иногда муж и жена используютсовместную, объединенную супружескую карточку. На такой карточке – их имена(первым пишется имя жены), отчества и фамилия, а также домашний адрес ителефон. Эти карточки обычно служат практическим, а не представительским целям,в отличие от персональных визитных карточек. «Супружеские» карточкиприкладывают к свадебным и другим подаркам, которые преподносят от имени мужа ижены, оставляют при совместных неофициальных визитах.
Правилавручения визитных карточек
Визитные карточки чащевсего вручают лично. В этикете действует принцип первоочередности. Признакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положениениже, человек менее известный. Если социальный статус собеседников равный,первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если и должность, ивозраст одинаковы, т.е. имеет место так называемое симметричное общение, тобольшую оперативность может проявить более вежливый, более активный или болеезаинтересованный человек.
При деловой встрече синостранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. Напереговорах после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить и непутать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в такомпорядке, в каком сидят партнеры.
Не принято вручать личновизитную карточку с выражением благодарности или иных чувств.
Посетитель в фирме,учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для доклада осебе, особенно в случае незаявленного ранее визита. Карточка может открытьпосетителю дверь кабинета занятого должностного лица.
При вручении карточекпринято обмениваться легкими поклонами. Визитную карточку полагается вручитьпартнеру так, чтобы он мог сразу прочесть текст. Свою фамилию, особенно еслиона труднопроизносимая, нужно назвать вслух.
Принявший визитнуюкарточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы быть уверенным в ееправильном произношении – произнести вслух.
Получив визитку никакихпометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит, также нельзя вертетьвизитку в руках, мять ее. В ходе разговора, сопровождающего знакомство,карточку лучше сразу не убирать, а держать перед собою на столе или в руках.Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого –оно всегда перед вами. Но вот забыть на столе карточку или, едва отойдя отнового знакомого, выбросить ее – вопиющий знак неуважения.
Во время переговоровследует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадкепартнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучшепопросить хозяина карточки самому сделать это.
Если визитная карточкаприлагается к подарку, ее вкладывают в коробку с подарком. Конверт с визиткойзаклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер.
Если визитную карточкувкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, тона карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать короткую приписку. Еслицветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо. Карточку вконверте прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы.
В некоторых случаяхвизитная карточка служит рекомендацией. Например, если у делового человека нетвремени для составления рекомендательного письма, он может просто передать своювизитную карточку по назначению, написав на ней фамилию человека, которогорекомендует.
Для того чтобы пригласитького-либо на неофициальный прием, следует написать его имя и фамилию вверху навизитной карточке, а внизу указать наименование приема (например:«завтрак»), место его проведения, число и время.
Если на вашей визитнойкарточке не хватает места для этой информации, можно написать текст приглашенияна открытке и отправить, приколов к ней визитную карточку, приглашаемому.
При перемене адресаследует послать деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, накоторой имеются новые реквизиты.
Новый номер телефонаможно, в крайнем случае, вписать и от руки. А вот вписывать от руки новуюдолжность считается неприличным. При изменении должности необходимо срочнопечатать новые визитки.
Визитные карточки,которые посылаются по почте или с посыльным, вкладываются в специальныйконверт, на котором от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутсяимя, фамилия и должность адресата.
В один конверт могут бытьвложены визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнемуглу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому онаадресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки отразных лиц.
Визитные карточки,направленные в конверте, не загибаются. Если загнутую карточку доставляеткурьер, шофер или она направляется по почте, то это считается грубым нарушениемэтикета.
На визитные карточкиответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после ихполучения.
Женщины ни в коем случаене должны оставлять свою визитную карточку в доме холостого мужчины.
После представленияженщине мужчина должен как можно скорее, не позднее, чем через неделю, послатьей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если супругу он небыл представлен.
При проведении большихмероприятий типа симпозиумов, конференций и т.п. их организаторы заказываютбольшие визитные карточки – бейджи, с указанием имени, фамилии, ученого звания,должности, организации, учебного заведения или научного центра. Бейджиприкалывают на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходитмероприятие.
В ряде пособий дляделовых людей можно встретить рекомендацию пользоваться любым случаем, чтобыпредложить свою визитную карточку. Например, американка Сандра Холланд в очерке«Как выжать все возможное из визитной карточки» советует даже оставлять своивизитки в людных местах, прикалывать их к доскам объявлений и т.п. Понятно, чтотакого рода советы могут быть полезны мелким торговцам (для которых очерк,вероятно, написан), заинтересованным в максимальном расширении клиентуры.Солидному деловому человеку, напротив, вряд ли следует веером разбрасывать своивизитки наподобие рекламных листовок – его репутации это скорее повредит. Затов обстановке напряженных деловых будней, когда то и дело возникают интересныеперспективные контакты, карточки просто необходимо иметь при себе и активно имипользоваться. Ведь если в ответ на предложенную карточку вы не можете достатьсвою, это равносильно тому, как если б на вопрос: «Кто вы такой?» – прозвучалбы ответ: «Никто».
Пользованиевизитками за рубежом
Если вы ведете бизнес зарубежом, вам нужно знать местные традиции и культуру. Как известно, культура –это совокупность таких областей, как: нормы морали, поведение, историческиеценности, архитектура, питание, искусство и мода. Но есть одна областькультуры, которая очень важна для каждого делового человека, связанного сзарубежным бизнесом. Это бизнес-этикет.
Зная бизнес-этикет, выбудете чувствовать себя гораздо комфортнее в ваших отношениях с зарубежнымиклиентами, коллегами, партнерами или друзьями. Если вы четко владеетепониманием, как необходимо вести себя и что нужно говорить в определенныхситуациях и местах, ведение вашего бизнеса будет укрепляться доверием иразвитием отношений.
Немаловажной частьюделового этикета является сам процесс обмена визитными карточками. В городахРоссии, Северной Америки и Европы визитки выступают в роли удобной формыпредоставления другим людям своих личных данных. А вот в других странахвизитная карточка может иметь особое предназначение.
В Японии, к примеру,визитка выступает в роли представительства владельца. Поэтому, согласноделовому этикету Японии, визитную карточку следует принимать с честью иуважением, а при передаче визитной карточки ее следует держать обеими руками.
Ниже приведены некоторыепримеры правил делового этикета в разных зарубежных странах, которые помогутпри поездке за границу.
Визитные карточкипризнаны во всем мире, как средство для представления личной контактнойинформации.
Знание местного этикета ипредставление себя, согласно этих норм, – это только первый шаг в удачномведении бизнеса. Если вы не будете соблюдать правила местного бизнес-этикета,это может привести к катастрофическим последствиям.
При поездках в деловыекомандировки за границу, рекомендуется иметь визитные карточки на местном языкеи обязательно на международном, в частности — на английском. Допускаетсяпредставление также двухсторонних визиток. Но не стоит пытаться пользоватьсясвоими визитками на русском языке при общении с партнерами, не владеющимирусским языком.
Как правило, визиткамиобмениваются либо в начале, либо под конец первой деловой встречи илипереговоров.
Если ваша визиткадвухсторонняя, правильно будет вручить получателю визитку таким образом, чтобыкарточка стороной с его родным языком была сверху.
Когда вам вручиливизитку, не стоит сразу ее убирать. Изучите ее, попытайтесь уточнить информациюили прокомментировать. Вы должны показать свою заинтересованность.
В арабских странахпринято давать визитную карточку правой рукой, потому что мусульмане считают,что левая рука — нечиста.
При посещении Китая, вамнужно иметь при себе двухсторонние визитные карточки. Одна сторона обязательнодолжна быть на китайском, используя упрощенные китайские иероглифы.
Никогда не нужно делатькакие-либо записи на визитках, если хозяин визитки вас об этом не попросит сам.
При деловой поездке вВеликобританию можно немного расслабиться. В Великобритании не считают заплохую манеру даже класть визитки просто в карман. Визитные карточки у нихдолжны быть презентабельными и чистыми.
Пометки инадписи на визитных карточках
Визитные карточки,оставляемые при отсутствии адресата в офисе или дома (в резиденции) лично ихвладельцами, принято загибать в соответствии с местной традицией. В Россиипринято в подобных случаях загибать (а затем распрямлять) правый верхний уголкарточки или ее правую сторону по всей ширине. Фамилия того, кому оставляетсякарточка, на ней не пишется.
В подобной ситуации вРоссии конца XIX века использовались «практичные и удобные визитные карточки,имеющие на четырех углах начальные буквы различных случаев, могущих бытьпричиной посещения. Например, «П» означает поздравление, «О» – отъезд и,следовательно, прощальный визит, «Ж» – желание осведомиться о состоянииздоровья, «В» – возвращение из продолжительной отлучки, – и в случае отсутствияхозяев дома загибают угол, где находится буква, означающая цель визита».
В наши дни в левомверхнем или нижнем углу визитной карточки могут быть сделаны пометки,установившиеся в международном протоколе сокращения, условно обозначающиеповод, по которому посылаются карточки. Эти сокращения являются первыми буквамисоответствующих французских слов. Поскольку они используются в дипломатической,деловой и светской практике, необходимо знать значение этих сокращений.
P.F. (pour feter) – чтобыпоздравить с праздником. Поздравлять принято по случаю Нового года, Рождества,национального праздника. Для поздравления по случаю Нового года к надписи P.F.добавляется N.A — P.F.N.A. (pour feter le Nouvel An). Если партнеры прислалипоздравления с новым годом первыми, то следует их поблагодарить и в своюочередь поздравить — P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feter le Nouvel An).
P.R. (pour remercier) –чтобы поблагодарить. Эта надпись делается в знак благодарности за поздравленияили выражение соболезнования, за подарки и другие какие-либо мелкие услуги, втечении 24 часов посылается как ответная визитная карточка.
P.F.C. (pour fairеconnaissance) – чтобы выразить удовлетворение знакомством.
P.C. (pour condole`ances)– чтобы выразить соболезнование. Визитку с такой пометкой следует посылать вслучае смерти делового партнера.
P.P.P. (pour prendrepart) – для выражения соболезнования и с готовностью помочь.
P.P. (pour presenter) –для представления. В этом случае визитка лица, которое желает бытьпредставленным, посылается для заочного представления вместе с визиткойчеловека, хорошо известного тому, кому представляют, или официального лица. Наэтой второй визитке и проставляются буквы р.р. На визитке представляемогоникаких пометок не делается;
P.P.C. (pour prendreconge`) – чтобы попрощаться. Визитная карточка с этими сокращенияминаправляется в связи с длительным отпуском или окончательным отъездом изстраны. Это делается в том случае, когда не наносится прощальный визит.
Визитные карточки сбуквами p.r., p.p.c. остаются без ответа. В ответ на визитные карточки ссокращениями p.p.c., p.c., p.f. посылают свою визитку с буквами p.r., то естьблагодарят. На визитку с сокращениями p.p. ответ дается в адрес представляемоголица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято ив дальнейшем можно налаживать личные контакты.
На визитных карточках,которые использует в своих контактах все более широкий круг людей, часто пишуткраткие сообщения без названных сокращений, на родном или иностранном языке.Текст всегда пишется в третьем лице, и подпись не ставится. Например:
«Петр Петрович Петров(это уже напечатано на карточке) сердечно благодарит за поздравление по случаюего юбилея».
Но когда вы пишетеблизкому другу, хорошему знакомому, можно зачеркнуть напечатанное на карточкеимя, написать несколько слов от первого лица и подписаться.
Ошибки ввизитных карточках
Визитная карточка, какизвестно — лицо бизнесмена и фирмы. Наряду с костюмом и автомобилем, визитка — один из инструментов, позволяющих создать первое впечатление. Но стоит она, вотличие от костюма, сущие гроши. Поэтому иные бизнесмены, которые тщательновыбирают себе пиджак, над качеством визитной карточки вовсе не задумываются.Дескать, любая сойдёт. И в результате, вручая визитку, они зачастую выглядяттак же нелепо, как человек, явившийся на деловую встречу в смокинге ибоксёрских трусах.
Кроме того, визитнаякарточка — долгожитель среди рекламных носителей. Телевизионная реклама«живёт» считанные минуты, флаер — день-два, объявление в газете — несколько дней. Реклама в журнале или «наружка» может«прожить» несколько месяцев. Визитка же зачастую «живёт»годами. Будет ли она в это время приносить Вам пользу? Или же будет без толкузанимать место в чужой папке для визитных карточек? Всё зависит от того, былали визитка сделана с умом.
Хотите, чтобы Вашавизитная карточка работала на Вас, а не против Вас? Тогда проверьте, недопустили ли Вы одну из типовых ошибок.
Ошибки первого рода. Поодёжке встречают
Первая группа ошибоксвязана с впечатлением, которое получит о Вас и о Вашей фирме человек, взяв вруки Вашу визитку. Разумеется, Вы хотели бы произвести самое благоприятноевпечатление — но любая из следующих ошибок (а тем более несколько ошибокодновременно) способна полностью разрушить это впечатление.
Ошибка №1: Мятая, грязнаявизитная карточка
Мне даже неудобно писатьо столь очевидной вещи. Но на последней встрече с бизнесменами — Вы не поверите- один человек таки вручил мне мятую визитку, измазанную в чём-то грязном илипком. Право слово, мало что может сравниться по омерзительности с этимощущением.
Если Вы из тех людей, чтоносят на работе галстуки, Вы просто обязаны завести себе карманную визитницу.Это такой же рабочий инструмент для Вас, «как для геолога карта, как дляпилота штурвал». Если Вы — руководитель, проверьте, как Ваши менеджерыносят визитки.
Если же Вы — частныйпредприниматель, человек вольной профессии и т.п., и пользоваться визитницей нехотите из каких-то принципиальных соображений, то хотя бы держите визитныекарточки в кошельке, чтобы они не мялись и не пачкались.
И в любом случае, преждечем вручить собеседнику визитную карточку, убедитесь, что она чистая иаккуратная.
Ошибка №2: Слишкомдешёвая полиграфия
Иногда бизнесменыстремятся сэкономить на всём, в том числе и на визитных карточках. И в итогелибо печатают их сами, на офисном принтере, либо отдают заказ в самую дешёвуютипографию. В обоих случаях результат лучше всего описывается словом«дешёвка».
Чем отличается дешёваявизитка от обычной? Во-первых, как правило, она напечатана на паршивой бумаге,так что её просто неприятно держать в руках. Во-вторых, краски зачастую бываютсмазаны, надписи нечёткие, мелкий текст расплывчатый и плохо читается.
Есть какой-то минимальныйуровень качества, опускаться ниже которого просто неприлично. Иначепотенциальный клиент неизбежно задумается о том, каково качество товаров илиуслуг фирмы, если она так пренебрежительно отнеслась к своим визиткам.
Ошибка №3: Голый текст
Эта ошибка обычнопоявляется, когда фирма хочет сэкономить жалкие 10-20 долларов на дизайневизиток и поручает сверстать визитные карточки секретарше или, хуже того,программисту. А тот, не мудрствуя лукаво, открывает Word и набивает названиефирмы и имя директора стандартным шрифтом стандартного же размера. В результатеполучается нечто, дизайном своим напоминающее те объявления, что расклеивают настолбах. Например:
ООО«ОченьТяжМаш»
Иванов Иван Иванович
генеральный директор
(095) 222-33-44
Формально эта ошибка ненарушает этикета визиток. Но фактически едва ли не каждый человек, взяв такуювизитку в руки, подумает: «Ну и дешёвка! Вы бы ещё от рукинаписали...»
Только не следует пытатьсярешить эту проблему самим за счёт использования вычурных шрифтов, картинок,многоцветья и т.п. — слишком уж легко удариться в другую крайность. Лучше отдатькесарево кесарю, а дизайнерово — дизайнеру.
Ошибка №4: Исправления отруки
Визитные карточки, накоторых зачёркнут телефон или адрес и от руки вписан новый, встречаютсядостаточно часто. Вероятно, их владельцы не осознают, какое жалкое впечатлениеэто производит.
Причём чем«дороже», чем качественнее сама визитка, тем прискорбнее смотрятся наней исправления. Сочетание золотого тиснения и бумаги «под слоновуюкость» с исправлениями шариковой ручкой – это уже что-то вроде спича Кисы Воробьянинова:«Подайте что-нибудь бывшему депутату Государственной думы».
Некоторые могутвозразить, что этикет визитных карточек допускает такого рода исправления. Правилаобращения с «визитными билетами» формировались ещё во временаЕкатерины Великой, когда визитки производили примерно по той же технологии, чтои гравюры, которые висят в Эрмитаже. Но в наше время оперативной полиграфииисправленная от руки карточка просто в голос кричит о том, что её владелецпытается сэкономить несколько долларов на новых визитках. Вы уверены, чтохотите произвести именно такое впечатление?
Ошибка №5: Ашипки иочепятки
Ещё одна проблема, окоторой неудобно даже упоминать — ошибки и опечатки в тексте визитной карточки.Если визитка приглашает меня воспользоваться услугами «агенства», ятри раза подумаю, стоит ли мне доверять свои деньги каким-то ПТУшникам, которыедаже не знают, как правильно пишется слово «агент». Опечаткадизайнера, промахнувшегося мимо буквы «з» при наборе слова«Орехово-Зуево», может изрядно рассмешить Ваших партнёров, но Вашарепутация в их глазах упадёт ниже плинтуса. Ну а ошибка в номере телефона можетпривести к тому, что потенциальные клиенты не смогут связаться с Вами и сочтут,что фирма уже обанкротилась.
Дизайнеры нередкодопускают ошибки в текстах, номерах телефонов, фамилиях и т.п. Умение«сделать красиво» зачастую сочетается у них с невнимательностью кбуквам и цифрам. Возможно, тому даже есть какое-то научное объяснение. Поэтому нужнозавести привычку крайне внимательно вычитывать текст визитной карточки передтем, как макет отправится в печать — чтобы потом не пришлось краснеть, когдасобеседник со смехом ткнёт пальцем в слово «проффесор».
Ошибка №6: Электронныйбомж
Неважно, на какомавтомобиле Вы приехали и сколь дорогой деловой костюм на Вас надет. Если навизитке указан адрес сайта на бесплатном сервере или адрес электронной почты,заканчивающийся на что-нибудь вроде "@mail.ru" или"@rambler.ru" — часть получателей визитки придут в недоумение.Примерно в такое же, как если бы вместо адреса фирмы было написано«Потолкаться около железнодорожного вокзала, поспрашивать Петровича — менятам все знают».
Если уж Ваша фирмапредставлена в Интернете, не иметь собственного доменного имени вроде«firma.ru» и использовать бесплатное — в наше время это так жестранно, как назначать деловую встречу не в офисе и не в ресторане, а в паркена лавочке. Собственный домен обойдётся фирме в 2-3 доллара в месяц — совсем нета сумма, ради сохранения которой стоит жертвовать имиджем фирмы, пусть и вмелочах.
А что делать, если Вы ужепривыкли к своему бесплатному адресу и его уже знают все деловые партнёры?Можно создать на собственном домене почтовый ящик, который будет автоматическипересылать все приходящие на него письма на Ваш привычный адрес. И на визиткахбудет адрес именно этого «фирменного» ящика.
Ошибка №7: Претензии нанеобычность
Бизнесы, которым по родуслужбы положено быть креативными — рекламные агентства, дизайнерские бюро ит.п. — частенько делают себе визитки с претензией на необычность. Для этогомогут использовать непривычный материал карточки, необычную форму, неожиданныецвета, странные рисунки, хитрые шрифты… Вот только порой дизайнеры увлекаютсяи забывают, что необычность необычности рознь.
Если дизайнер предлагаетВам что-то необычное, например, пятиугольную пластмассовую визитку чёрногоцвета со светящейся в темноте надписью гаэльскими буквами — задумайтесь, нужноли Вам это? Что подумает потенциальный клиент, получив такую визитку — «Ухты, как здорово и необычно!» или же «О господи, какой идиотизм»?
Если есть хоть малейшиесомнения, имеет смысл протестировать макет визитки. Покажите его семи-десятинепредвзятым людям, по возможности из числа Ваших потенциальных клиентов. Иесли хотя бы трети из них визитка не понравится — вероятно, дизайн стоитпеределать.
Ошибки второго рода.Визитки-«невидимки»
Вашу визитку сохранили?Это хорошо, но недостаточно. Нужно, чтобы, когда потенциальный клиент станетискать в альбоме для визиток карточку риэлтора, китайского ресторана или школытанцев, он не пропустил бы Вашу. Причём учтите, что человек обычно не читаеткаждую карточку по отдельности, а бегло просматривает целые страницы.Неудивительно, что любой из следующих ошибок может быть достаточно, чтобывизитка стала «невидимкой».
Ошибка №8: Нестандартныйразмер
Если Ваша карточка невлезает в кармашек стандартного альбома для визиток — скорее всего, она либобудет выброшена, либо окажется где-нибудь в ящике стола или в коробке длянестандартных визиток. Соответственно, шансы на то, что в нужный момент именноВаша визитка попадётся человеку на глаза, станут близки к нулю.
Отчасти то же относится ик вертикальной ориентации визитки. В большинстве альбомов нет специальныхкармашков для визиток с вертикальной компоновкой. Если же визитка лежит набоку, человек может просто не успеть прочитать её, бегло просматривая альбом.Или даже сознательно пропустит её, не желая выворачивать голову.
Ошибка №9: Неконкретныйтекст
При создании визитки надоисходить из того, что человек не помнит Вас. И в тот момент, когда емупопадётся на глаза Ваша визитка, человек едва ли сумеет воспроизвести в памятихоть что-то сверх написанного на самой карточке.
Если на визитной карточкеВашей типографии написано что-либо вроде «ЗАО «ТырПыр», Иванов ИванИванович, генеральный директор» — обратит ли на неё внимание человек,который ищет типографию? А если даже и обратит — сможет ли он догадаться, чтоэто визитка именно типографии, а не прачечной или таксопарка? Если нет – выупустили клиента.
Подобных ситуаций могутне бояться лишь фирмы, известные всем и каждому, да ещё, пожалуй, фирмы с«говорящим» названием вроде «Доктор Айболит» или «Миригрушек». Всем прочим я настоятельно рекомендуется указывать на визиткахне только название фирмы, но и то, чем она занимается.
Ошибка №10: Непонятнаякартинка
Рисунки воспринимаютсялегче и быстрее текста. Поэтому при беглом пролистывании альбома с визитнымикарточками человеку бывает удобнее ориентироваться на картинки и логотипы.Изображение зуба — ясно, зубной врач. Пляшущая фигурка — наверное, дискотекаили школа танцев.
Если рисунок на визитнойкарточке не соответствует ей тематически, то в «момент истины», когдачеловек ищет в альбоме для визиток какую-нибудь фирму Вашего профиля — именноВашу визитку он может не заметить вообще или принять за что-то другое.
Прежде, чем поставить навизитку какой-то рисунок, убедитесь, что он соответствует Вашим товарам илиуслугам. Например, логотип Центра Дистанционного Обучения KURSY.RU тестировалсяна сотне человек, чтобы убедиться, что рисунок ассоциируется именно с обучениемчерез Интернет.
Ошибка №11: Нечитаемыйшрифт
Нередко в визиткахиспользуются необычные шрифты. Самые разнообразные — подражания стилям разныхстран и эпох, имитация рукописного шрифта, вычурные буквы и т.п. Но между всемиэтими шрифтами есть нечто общее. Текст, написанный ими, тяжело читать.
Та часть текста визитки,которая написана подобным «нечитаемым» шрифтом, при беглом просмотребудет восприниматься скорее как картинка, а не как текст. И смысл написанногобудет упущен. Человек скользнёт глазами по визитке и перейдёт к следующей, таки не узнав, что Вы хотели ему сказать.
Чтобы избежать этойпроблемы, можно не использовать необычные шрифты вообще. Или выбрать из нихтакой, который легко читается. Или использовать вычурный,«нечитаемый» шрифт только для оформления — а все важные надписиделать чётким, простым для восприятия шрифтом.
Другой вариант той жепроблемы — слишком мелкий шрифт. Человек вроде бы и видит надпись, но невчитывается в неё, не желая напрягать глаза. Результат выходит тот же — «смотрел, но не видел».
Ошибка №12: Неконтрастныецвета
Использование парыблизких цветов для фона и текста визитки — ещё одна грубая ошибка. Надпись,сделанная красным по коричневому, жёлтым по белому или голубым по серомувоспринимается не как текст, а как пятно. В результате визитка создаёт ощущениебессмысленного кусочка цветной бумаги, на котором взгляд не задерживается искользит дальше.
Классический вариант«чёрные буквы на белом фоне» — это наиболее контрастное сочетаниецветов. Чем ближе к нему цветовая гамма Вашей визитной карточки, тем легчечитать надписи на ней. А значит, тем больше шансов, что человек, беглопросматривающий альбом, успеет воспринять текст Вашей визитки.
Ещё одна ошибка,визуально превращающая текст в пятно — «серое поле». Если на визиткустараются втиснуть как можно больше надписей, плотный текстовый блоквоспринимается не как отдельные строчки, а как одно серое пятно. Чтобы избежатьэффекта «серого поля», старайтесь не перегружать свою визитку текстомсверх необходимого.
Вывод
Визитные карточки — этосвоего рода заочное представление (поскольку визитку необязательно вручатьлично), мягкая, ненавязчивая форма проявления вашего интереса к адресату.Основное назначение визитных карточек — представление официальных и деловых лицпри первой встрече. Кроме того, они используются для информирования техпартнеров, в контакте с которыми вы заинтересованы.
Визитная карточка можетстать вашим лицом. С чего начинается деловое знакомство? Обычно с представлениясторон друг другу. А что обычно следует за этим? Вслед за этим стороныобмениваются визитными карточками — некими представительскими документами,которые дают весьма полные сведения о том или ином человеке. Обмен визиткамисимволизирует начало. Начало делового сотрудничества, обозначение некихперспектив в деятельности только что встретившихся людей. Сегодня деловыеконтакты без подобных церемоний практически невозможны. Вручение визитки илиобмен ими — не просто необходимость, это определенный ритуал, говорящий осерьезности намерений и просто о хорошем воспитании, которое в данном случаепроявляется в уважении к собеседнику. Сложно представить себе ситуацию, когдасовременные деловые люди объясняют друг другу " на пальцах" свои должности,полномочия, имена и фамилии. А если такое и случается, то можно с большойуверенностью говорить о том, что те, кто так поступает, не имеют отношения кмиру бизнеса, и деловыми при всем желании их не назовешь.
Существует множествовидов визиток. Вот самые распространенные. Стандартная визитная карточка:фамилия, имя и отчество в ней печатаются прописным шрифтом, должность — строчными буквами. Обычно принято указывать адрес фирмы, рабочие и домашнийтелефоны, факс и телефакс. Этот вид карточек используется при состоявшемсязнакомстве. Карточка для представительских целей: в такой карточке указываютсялишь адрес и телефон фирмы. Когда вам вручают такую визитку, скорее всего, еевладелец не настроен на продолжение контакта. Дурной тон просить его подписатьна ней свои координаты: если бы он хотел их оставить, то вручил бы вам другуювизитку. Представительскую карточку можно получить и от уже хорошо известноговам лица — как приложение к подарку или сувениру. В данном случае подробныхкоординат на карточке не требуется, поскольку тот человек, который присылаетподарок, надеется, что его данные вам хорошо известны. Карточка фирмы:используется для поздравления от имени фирмы или компании. На визитной карточкепринято проставлять некоторые надписи. Помещаются они, как правило, в левомнижнем углу, который для этого оставляется девственно чистым.
Все вышеозначенное — международная система, понятная в любой цивилизованной стране. В менееофициальных случаях на визитке можно сделать надпись на русском языке типа«с наилучшими пожеланиями». При встрече первым вручает свою визиткутот, чей ранг или должность ниже. Если же встретились две равновеликие«звезды», визитную карточку вручает младший по возрасту. Если же ивозраст у деловых партнеров примерно одинаковый, то, видимо, первым предложитсвою визитку… самый вежливый.
При обмене визиткамиследует легко поклониться друг другу, приняв карточку, прочитать вслух имяпартнера, дабы выяснить все неясности с правильным произношением и ударением,уточнить должность и положение.
Ни в коем случае не стоитмять, рвать визитки, делать на них какие-то надписи, использовать в качествезакладки, запихивать в карман на глазах у владельца. Это может быть расцененокак неуважение, и, вполне возможно, такая мелочь значительно осложнит вашипереговоры, а то и сведет результат деловой встречи к нулю. Существует ещемного условностей и правил, связанных с вручением визиток. Все их, конечно,перечислить сложно, да и не все они, наверное, окажутся актуальными. Носледование этим правилам может стать залогом успеха Вашего и Вашей компании.
Списокиспользованной литературы
1. Кузин Ф.А. Имиджбизнесмена. Практическое пособие. — М., 1996.
2. Психология и этикаделового общения: Учебник для вузов / В.Ю.Дорошенко, Л.И.Зотова, В.Н.Лавриненко и др.; Под ред. проф. В.Н.Лавриненко. — 2-е изд., перераб.и доп. — М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1997.
3. Венедикова В.И. Оделовой этике и этикете. — М.: Фонд «Правовая культура», 1994.-176 с.
4. Алехина И. Имидж иэтикет делового человека. — М.: Издательство «ЭНН» Центр правовой защиты,1996.- 126 с.
5. Интернет-ресурсы:
www.
www.visitka.ru
www.salonvisitok.ru