Реферат: Единый комплекс автоматизированного ведения бюджетного учёта внимание!!! Изменение централизованных настроек, перечисленных в «Описании Макета», строго запрещено

Единый комплекс автоматизированного ведения бюджетного учёта

ВНИМАНИЕ!!! Изменение централизованных настроек, перечисленных в «Описании Макета», строго запрещено







Совместное предприятие

«1С – Парус»


Единый комплекс бюджетного учета Нижегородской области

603057, г. Нижний Новгород, ул.Костина, д.3 офис 411;

тел/факс: (831) 278-02-91, 278-02-92; e-mail: 1c-parus_nn@mail.ru

«Горячая линия» ООО «Парус-НН»: (831) 2-778-774, 2-777-980


Пользовательские инструкции.

^ ПП «ПАРУС Бюджет». Модуль «Бухгалтерия»


Первый уровень сложности (для пользователя)


Содержание

1. Обзор разделов Системы 6

2. Словари и Настройки Системы 7

2.1. Настройки Системы 7

2.2. Работа со словарями Системы 12

2.2.1. Словарь «Контрагенты» 12

2.2.2. Словарь «Номенклатор» 15

2.2.3. Словарь «Типы документов» 16

2.2.4. Группа словарей «Структура сметы» 17

2.2.5. Словарь «Шаблоны финансирования» 18

2.2.6. Словарь «Бюджетная классификация доходов» 19

2.2.7. Словарь «Балансовые единицы» 20

2.2.8. Словарь «Журналы операций» 20

2.2.9. Словарь «План счетов» 21

2.2.10. Формирование Плана счетов по методике «Быстрый старт» 25

Вариант 1. Формирование Плана счетов при отработке документов в учете 26

Вариант 2. Формирование Плана счетов в проводке ХО 27

Вариант 3. Формирование Плана счетов из Счетов баланса. 28

2.2.11. Словарь «Образцы хозяйственных операций» 29

3. Остатки на счетах и хозяйственные операции 30

3.1. Регистрация «входящих» остатков 30

3.1.1. Основные средства, нематериальные и непроизведенные активы. 30

3.1.2. Материальные запасы 31

3.1.3. Остатки дебиторской и кредиторской задолженности 31

3.1.4. Прочие счета 31

3.1.5. Проверка баланса входящих остатков 31

3.1.6. Перенос входящих остатков по счетам 32

3.2. Регистрация документов и операций 32

3.2.1. Регистрация первичных документов 32

3.2.2. Отработка документов в учете с помощью образцов хозяйственных операций 33

3.2.3. Раздел «Хозяйственные операции» 35

3.2.3.1. Бухгалтерская справка (ф. 0504833) 37

3.2.3.2. Многографная карточка (ф. 0504054) 37

3.2.3.3. Многографная карточка (ф. 0504054) 37

3.2.3.4. Журнал хозяйственных операций 37

3.2.3.5. Накопительные аналитические отчеты 38

3.2.4. Перенос остатков на следующий учетный период 38

4. Описание операций по участкам учета 39

4.1. Санкционирование расходов бюджетов 39

4.1.1. Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств 39

4.1.1.1. Уведомление о лимитах бюджетных обязательств (ф. 0504822) 39

4.1.1.2. Карточка учета лимитов бюджетных обязательств (ф. 0504062) 39

4.1.2. Принятые бюджетные обязательства 39

4.1.2.1. Журнал регистрации бюджетных обязательств (ф. 0504064) 39

4.2. Денежные средства учреждения на банковских счетах и расчеты по платежам из бюджета 39

4.2.1. Раздел «Банковские документы» 39

4.2.2. Импорт документов из казначейства 41

4.2.2.1. Платежное поручение (ф. 0401060) 41

4.2.2.2. Чек (заявка) на получение наличных денег (ф. 0510033) 41

4.2.3. Формирование документов для банка 42

4.2.3.1. Платежное поручение (ф. 0401060) 42

4.2.3.2. Выписка 42

4.2.4. Отработка в учете банковских документов 42

4.2.4.1. Оборотная ведомость по денежным средствам 43

4.2.4.2. Журнал регистрации банковских документов 43

4.3. Денежные средства учреждения – касса и денежные документы 43

4.3.1. Раздел «Кассовые документы» 43

4.3.1.1. Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) 43

4.3.1.2. Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) 44

4.3.1.3. Извещение (ф. 0504805) 44

4.3.1.4. Кассовая книга (ф 0504514) 44

4.3.1.5. Оборотная ведомость по денежным средствам 45

4.3.1.6. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0310003) 45

4.3.1.7. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) 46

4.4. Расчеты с подотчетными лицами 46

4.4.1. Раздел «Авансовые отчеты» 46

4.4.1.1. Авансовый отчет (ф. 0504049) 46

4.4.2. Взаимосвязь авансовых отчетов и кассовых документов 47

4.4.3. Отработка в учете авансовых отчетов 48

4.4.3.1. Реестр авансовых отчетов 49

4.5. Расчеты с поставщиками и подрядчиками 49

4.5.1. Раздел «Внутренние документы» 49

4.5.1.1. Входящие счет-фактура, товарная накладная, акт выполненных работ 49

4.5.1.2. Извещение (ф. 0504805) 51

4.5.1.3. Доверенность (ф. 0315001) 52

4.5.1.4. Журнал выданных доверенностей 52

4.5.2. Раздел «Входящие счета-фактуры» 52

4.5.2.1. Входящие счет-фактура, товарная накладная, акт выполненных работ 52

4.5.2.2. Реестр входящих счетов-фактур 53

4.5.3. Раздел «Книга покупок» 53

4.5.3.1. Книга покупок 53

4.6. Расчеты с дебиторами по доходам 54

4.6.1. Раздел «Внутренние документы» 54

4.6.1.1. Исходящие счет-фактура, товарная накладная, акт выполненных работ, квитанция по оказанным платным услугам 54

4.6.2. Раздел «Исходящие счета-фактуры» 54

4.6.2.1. Исходящие счет-фактура, товарная накладная, акт выполненных работ, квитанция по оказанным платным услугам 54

4.6.2.2. Реестр исходящих счетов-фактур 56

4.6.3. Раздел «Книга продаж» 56

4.6.3.1. Книга продаж 57

4.7. Анализ взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами 58

4.7.1. Раздел «Расчеты с дебиторами-кредиторами» 58

4.7.1.1. Ведомость расчетов с дебиторами/кредиторами 58

4.7.1.2. Накопительная ведомость по счету 58

4.7.1.3. Детализация взаимозачетов по контрагентам 58

4.7.1.4. Перечень дебиторов 58

4.7.1.5. Перечень кредиторов 59

4.7.1.6. Акт сверки взаимных расчетов 59

4.7.1.7. Карточка расчетов с одним дебитором-кредитором 59

4.7.2. Зачет авансовых оплат поставщикам и подрядчикам 59

Вариант 1. Взаимозачет 59

Вариант 2. Погашение задолженности 61

4.8. Расчеты по заработной плате и начислениям на оплату труда 62

4.8.1.1. Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) 62

4.9. Нефинансовые активы – основные средства 62

4.9.1. Раздел «Инвентарная картотека» 62

Типы инвентарных карточее 63

Основные характеристики инвентарной карточки 64

Комплектация, материалы и групповой состав 65

Суммы и амортизация 66

Карточки ОС-С и ОС-Э 68

4.9.1.1. Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031) 69

4.9.1.2. Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032) 70

4.9.1.3. Инвентарный список нефинансовых активов (ф. 0504034) 70

4.9.1.4. Опись инвентарных карточек по учету основных средств (ф. 0504033) 70

4.9.1.5. Инвентарная книга 70

4.9.1.6. Оборотная ведомость по нефинансовым активам (балансовая стоимость ОС) (ф. 0504035) 70

4.9.1.7. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) 70

4.9.1.8. Инвентаризационная опись нематериальных активов (ф. 0317011) 70

4.9.1.9. Инвентаризационная опись нематериальных активов (ф. 0317002) 71

4.9.1.10. Инвентаризационная опись драгоценных металлов (ф. 0317009) 71

4.9.2. «Жизненный цикл» инвентарной карточки и объекта ОС 71

4.9.3. Принятие объектов основных средств к учету 72

Вариант 1. Регистрация карточки и ввод в эксплуатацию вручную. 72

Вариант 2. Автоматическая регистрация инвентарных карточек 73

4.9.3.1. Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) 75

4.9.3.2. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002) 75

4.9.3.3. Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030) 75

4.9.3.4. Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031) 76

4.9.4. Расчет амортизационных начислений 76

4.9.4.1. Бухгалтерская справка (ф. 0504833) 77

4.9.4.2. Ведомость расчета амортизации 78

4.9.4.3. Ведомость расчета амортизации за месяц 78

4.9.4.4. Оборотная ведомость по нефинансовым активам (амортизация) (ф. 0504035) 78

4.9.5. Внутреннее перемещение объектов основных средств 78

4.9.5.1. Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032) 78

4.9.5.2. Требование-накладная (ф. 0315006) 78

4.9.6. Переоценка и Изменение стоимости объектов основных средств 81

4.9.7. Исправительная операция над объектами основных средств 81

4.9.8. Списание объектов основных средств 81

4.9.8.1. Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) 83

4.9.8.2. Акт о списании объекта ОС (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003) 84

4.9.8.3. Акт о списании автотранспортных средств (ф. 0306005) 84

4.9.8.4. Акт о списании групп объектов ОС (ф. 0306033) 84

4.9.8.5. Акт о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) 84

4.9.9. Анализ истории операций над объектом основных средств 84

4.10. Нефинансовые активы – материальные запасы 87

4.10.1. Раздел «Внутренние документы» 87

4.10.2. Внутреннее перемещение материальных запасов 87

4.10.2.1. Требование - накладная (ф. 0315006) 87

4.10.2.2. Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) 88

4.10.3. Списание материальных запасов: Внутренние документы 88

4.10.3.1. Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) 88

4.10.3.2. Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) 88

4.10.3.3. Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007) 88

4.10.3.4. Извещение (ф. 0504805) 88

4.10.3.5. Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) 89

4.10.3.6. Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203) 89

4.10.3.7. Меню - требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202) 89

4.10.3.8. Путевой лист (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007, 0340002) 89

4.10.3.9. Лимитно-заборная карта (ф. 0315005) 90

4.10.4. Оборотная ведомость по материальным ценностям 90

4.10.4.1. Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф. 0504035) 90

4.10.4.2. Оборотная ведомость по ТМЦ с сортировкой 91

4.10.4.3. Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) 91

4.10.4.4. Книга учета материальных ценностей (ф. 0504042) 91

4.10.4.5. Карточка учета материальных ценностей (ф. 0504043) 91

4.10.4.6. Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038) 91

4.10.5. Создание хозяйственных операций и внутренних документов из оборотной ведомости по материальным ценностям 92

4.10.6. Учет бланков строгой отчетности – раздел «Картотека БСО» 92

4.10.6.1. Книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) 92

4.10.6.2. Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) 92

4.11. Нефинансовые активы – инвентаризация 92

4.11.1. Инвентаризационные ведомости 92

4.11.1.1. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) 93

4.11.1.2. Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) 93

4.11.1.3. Инвентаризационная опись нематериальных активов (ИНВ-1а, ф. 0317002) 94

4.11.1.4. Инвентаризационный ярлык (ИНВ-2, ф. 0317003) 94

4.11.1.5. Акт инвентаризации ТМЦ отгруженных (ИНВ-4, ф. 0317005) 94

4.11.1.6. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5, ф. 0317006) 94

4.11.1.7. Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (ИНВ-6, ф. 0317007) 94

4.11.1.8. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ИНВ-10, ф. 0317011) 94

4.11.1.9. Акт инвентаризации расходов будущих периодов (ИНВ-11, ф. 0317012) 95

4.11.1.10. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ИНВ-16, ф. 0317014) 95

4.11.1.11. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ИНВ-17, ф. 0317015) 95

4.11.1.12. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (ИНВ-18, ф. 0317016) 95

4.11.1.13. Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (ИНВ-22, ф. 0317018) 95

4.11.1.14. Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ИНВ-23, ф. 0317019) 96

4.11.1.15. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (ИНВ-24, ф. 0317020) 96

4.11.1.16. Журнал учета контрольных проверок инвентаризации (ИНВ-25,ф. 0317021) 96

4.11.1.17. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) 96

4.11.1.18. Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) 96

5. Завершение учетного периода и формирование учетных регистров 97

5.1.1. Журналы операций 97

5.1.1.1. Журнал операций (ф. 0504071) 97

Особенности журналов операций с алгоритмом "Ж/О по денежным средствам": 98

Особенности журналов операций с алгоритмом "Ж/О по доходам, дебиторам и кредиторам": 98

Особенности журналов операций с алгоритмом "Ж/О по выбытию и перемещению нефинансовых активов" 99

5.1.2. Главная книга 99

5.1.2.1. Главная книга (ф. 0504072) 100

5.1.3. Оборотные ведомости 101

5.1.3.1. Оборотный баланс 101

5.1.3.2. Корреспонденция счета 101

5.1.3.3. Корреспонденция счетов 102

5.1.3.4. Аналитические данные к счету 102

5.1.3.5. Расшифровка дебета счета по аналитическим счетам 102

5.1.3.6. Расшифровка кредита счета по аналитическим счетам 102

5.1.3.7. Развернутые аналитические данные к счету 102

5.1.3.8. Оборотная ведомость с группировкой по аналитическим счетам 102

5.1.3.9. Оборотная ведомость (ф. 0504036) 103

5.1.4. Рабочее место главного бухгалтера 103

6. Анализ финансово-хозяйственной деятельности учреждения за период и проверки учетных данных 104

6.1. Анализ исполнения лимитов бюджетных обязательств 104

6.1.1. Оборотная ведомость по аналитическим счетам 104

6.1.2. «Отчет по кредиторской задолженности организаций, финансируемых из областного бюджета (Нижегородская область)» 104

6.1.2.1. Отчет по кредиторской задолженности организаций, финансируемых из областного бюджета 104

6.1.3. Раздел «Исполнение сметы» 105

6.1.3.1. Исполнение сметы расходов 106

6.2. Итоговые проверки учета перед закрытием периода 106

6.2.1. Проверки ежемесячные – перед печатью журналов операций и Главной книги 106

Проверка Главной книги 107

Проверка отдельных счетов по аналитике 107

Проверка неотработанных документов 107

Проверка остатков средств по счетам 107

Проверка оборотов ОС и ТМЦ 107

Проверка остатков ОС и ТМЦ 108

Проверка ОС и амортизации 108

Проверка взаиморасчетов с Д-К 108

Проверка остатков денежных средств 108

6.2.2. Проверки ежеквартальные (ежегодные) – перед балансовой отчетностью 108

Проверка соответствия оборотов по балансовым и забалансовым банковским счетам. 108

Проверка корреспонденций счетов на соответствие Инструкции по бюджетному учету: 109

Проверка применения КОСГУ на 5 уровне аналитики (для безошибочного формирования отчета ф. 0503121): 109

Проверка балансовых единиц: 109

7. Завершение отчетного периода и подготовка отчетности бюджетного учреждения 109

7.1. Закрытие отчетного периода 109

7.1.1. Закрытие счетов по окончанию финансового года 109

7.1.2. Закрытие периода в модуле «Администратор» 110

7.2. Подготовка балансовой отчетности 110

7.2.1. Отчетность по 128н 110

7.2.2. Взаимодействие с системами сводной отчетности 110

7.3. Подготовка налоговой отчетности 111

7.3.1. Раздел «Табличные отчеты» 111

7.3.1.1. Налоговый расчет по авансовому платежу по налогу на имущество организаций (ф. 11520286) 111

7.3.1.2. Налоговая декларация по налогу на имущество организаций (ф. 1152026) 111

7.3.1.3. Налоговая декларация по транспортному налогу (ф. 1152004) 111

7.3.1.4. Налоговая декларация по земельному налогу (ф. 1153005) 111

7.3.1.5. Налоговая декларация по налогу на прибыль (ф. 1151006) 111



^ Обзор разделов Системы

Все средства ведения бюджетного учета и настройки Системы объединены в тематические разделы, представленные в Главном меню.

Раздел ^ Файл предназначен для настройки параметров Системы, начала нового сеанса и окончания сеанса работы, для импорта и экспорта данных.

Раздел Правка содержит типовые действия с записями текущего раздела. Основные из этих действий можно выполнить и с помощью контекстного меню, открывающегося нажатием правой кнопки мыши.

Раздел Документы служит для подготовки и обработки документов разных видов. Среди них банковские и кассовые платежные документы, внутренние и товарные документы, счета-фактуры и прочее.

Раздел Учет открывает доступ к основным учетным регистрам Системы, в которых ведется бюджетный учет. Это журнал хозяйственных операций, инвентарная картотека, картотека БСО, ведомости расчета с дебиторами/кредиторами, регистр управления исполнением сметы, книги покупок и продаж. Первые три пункта этого меню открывают доступ к остаткам разных видов на начало каждого учетного периода.

Раздел Отчеты предназначен для формирования и печати основных отчетов – балансовых форм, главной книги, журналов операций, кассовой книги, инвентаризационных ведомостей и т.п. Также можно настроить Систему на подготовку дополнительных отчетов, разработанных по требованиям пользователя - через дополнительные отчеты, табличные отчеты и генератор отчетов.

Основное содержание раздела Функции – оборотные ведомости различных видов, предназначенные для оперативного контроля финансового состояния предприятия, а также для удобного поиска и исправления ошибок в учетных данных. В этом же разделе выполняются работы по закрытию учетного периода - начисление курсовой разницы по валюте и формирование остатков на следующий месяц.

Раздел Словари содержит справочно-информационные таблицы базы данных. Например, к словарям относится план счетов, список организаций и ответственных лиц, контрагенты, номенклатура товарно-материальных ценностей и т.д.

^ Окно - это стандартный раздел меню приложения Microsoft Windows, управляет расположением окон и панели инструментов, позволяет переключаться между несколькими открытыми окнами.

Пункт главного меню «?» обеспечивает доступ к Справочной системе, информации о программе и Корпорации ПАРУС.

^ Словари и Настройки Системы Настройки Системы

Настройка системы вызывается пунктом Главного меню Файл - Настройки – Настройка системы, или соответствующей кнопкой на панели инструментов:





Некоторые настройки позволяют приспособить рабочее место Системы к потребностям отдельного пользователя. Например, Ваши настройки интерфейса не повлияют на настройки других пользователей. Другие же настройки, такие как пути к шаблонам по умолчанию или периодичность начисления амортизации, являются общими и связаны с методикой работы Системы в целом.

Пункты настроек сгруппированы по тематическим каталогам-вкладкам.


^ Пользовательские настройки – Вы можете изменять их по своему усмотрению:


ОБЩИЕ

ОТБИРАТЬ ДОКУМЕНТЫ С … ПО … Выберите календарный период, за который будут автоматически отбираться записи при открытии главных окон разделов Системы (документов и хозяйственных операций; оборотных ведомостей; книг покупок и продаж). Эти настройки индивидуальны: если главному бухгалтеру может быть удобнее видеть все документы и операции с обзором сразу за квартал или год, то кассиру может быть удобнее работать только с документами текущего дня. Также эта настройка влияет на даты создаваемых документов и хозяйственных операций, поэтому рекомендуем настройку «по текущий день», чтобы не приходилось постоянно менять дату операции с даты конца квартала или года на текущую.

 ОТКЛЮЧИТЬ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ ОТКРЫТИЕ ТАБЛИЦ - экономит ресурсы компьютера.





Разделы ЦВЕТА и ИНТЕРФЕЙС: ОБЩИЕ – настройки пользователя.




^ ИНТЕРФЕЙС: РАЗДЕЛЫ

 ЗАПРЕТИТЬ ПОВТОРНОЕ ОТКРЫТИЕ РАЗДЕЛОВ ИЗ ГЛАВНОГО МЕНЮ. Тогда можно будет открыть только по одному окну каждого раздела. При этом ранее открытое окно будет вызвано на передний план при попытке вновь его открыть, а свернутое окно будет восстановлено в размерах. Если этот флажок не установлен, открывается неограниченное количество окон каждого раздела. Большое количество одновременно открытых окон разделов модуля снижает быстродействие Системы и удобство работы пользователя. Поэтому рекомендуется закрывать окна разделов, с которыми Вы не работаете.

 ПОСЛЕ ОБНОВЛЕНИЯ ОСТАВАТЬСЯ НА ТЕКУЩЕЙ ЗАПИСИ. Тогда после обновления окна по клавише F5 Система установит курсор на той же записи, на которой он находился до этого. Если флажок не установлен, то после обновления курсор окажется на первой записи списка.

 ПОКАЗЫВАТЬ КОЛИЧЕСТВО ЗАПИСЕЙ - в заголовках списков, отображаемых в окнах Системы, показывается общее количество записей в таблице (или в текущем каталоге таблицы) с учетом текущих условий отбора и количество выделенных записей.





^ ИНТЕРФЕЙС: ФОРМЫ

 ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПОДБОР ИЗ СЛОВАРЯ - влияет на заполнение полей форм, которые имеют связь со словарем. Если флажок установлен, то после ввода с клавиатуры первого символа мнемокода (кода) записи Система находит в словаре первую запись, мнемокод которой начинается введенным символом, и дополняет введенный символ до полного мнемокода найденной записи (выделяя дополнение цветом). После ввода второго символа Система продолжит поиск, предложив Вам ближайшую запись, совпадающую по двум символам мнемокода, и так далее. Это значительно ускоряет ввод данных.

 ЗАПОМИНАТЬ АКТИВНЫЙ ЭЛЕМЕНТ ФОРМЫ - удобный режим группового редактирования записей;





ПЕЧАТЬ:

 ПРИ ПЕЧАТИ ДОКУМЕНТОВ СРАЗУ ВЫВОДИТЬ НА ПРИНТЕР позволяет печатать документы и отчеты без предварительного просмотра в табличном редакторе. Это удобно при рутинной работе по массовой распечатке однообразных документов, но требуется не всегда.

 ПЕЧАТАТЬ НАПРЯМУЮ В MS EXCEL. Конечно, при отсутствии на компьютере Microsoft Excel или возникновении проблем с его использованием, документы и отчеты можно формировать в специальном окне Системы.

ПРОВЕРЯТЬ ИЗМЕНЕНИЯ В ПОСТАВКЕ НАСТРАИВАЕМЫХ ОТЧЕТОВ – как правило, «При смене версии Системы».

При первом запуске модуля после обновления Система выдаст сообщение: «Обнаружены изменения в составе поставляемых отчетов. Для проведения синхронизации описаний и базы данных откройте раздел Генератор отчетов (меню "Отчеты")» Нужно будет зайти в указанный раздел Системы и подтвердить обновление отчетов.




Настройки ЕК – изменять их нельзя, они связаны с методикой ЕК. При добавлении нового пользователя Вам необходимо установить точно такие же настройки как описаны ниже.


^ УЧЕТ: ИНВЕНТАРНАЯ КАРТОТЕКА

 Настройки, касающиеся автоматического создания инвентарных карточек из хозяйственных операций.

Если установлен флажок АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОТРАБОТКА ПОСТУПЛЕНИЯ ОС В ИНВЕНТАРНОМ УЧЕТЕ - при добавлении хозяйственной операции с проводкой в дебет счета основных средств в инвентарной картотеке автоматически создается новая карточка. Для того, чтобы обнаружить эти новые записи в картотеке, необходим флажок ВЫДАЧА СООБЩЕНИЯ О НАЛИЧИИ НЕОТРАБОТАННЫХ КАРТОЧЕК ПРИ ЗАХОДЕ В РАЗДЕЛ, и ВЫЗЫВАТЬ ИНВЕНТАРНЫЕ КАРТОЧКИ ПРИ СОЗДАНИИ ХО ПО ОПРИХОДОВАНИЮ ОС, тогда карточка будет открываться сразу и можно будет сразу ее проверить и заполнить недостающие реквизиты. Настройку СОЗДАВАТЬ ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ КАРТОЧКИ ПРИ МАССОВОМ ПОСТУПЛЕНИИ ОС В ИНВЕНТАРНОМ УЧЕТЕ – лучше отключить. Для того, чтобы на объекты стоимостью до 20 000 руб. автоматически создавались карточки специального типа – ОС-С и ОС-Э, необходимо указать в поле ЦЕНА МАЛОЦЕННЫХ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ значение «20 000». Также нужна возможность ИСПОЛЬЗОВАТЬ ОБРАЗЦЫ ПРИ СОЗДАНИИ ИНВЕНТАРНЫХ КАРТОЧЕК.

 Другие настройки, касающиеся инвентарной картотеки. Настройка ЗАПРЕТИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ СВЯЗАННЫХ С ИНВЕНТАРНОЙ КАРТОТЕКОЙ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ защищает такие операции от некорректного редактирования, но мы советуем устанавливать этот флажок в крайних случаях, все же он больше мешает, чем спасает. Настройка ВИД И ПЕРИОДИЧНОСТЬ НАЧИСЛЕНИЯ ИЗНОСА уже давно остановилась на значениях «амортизация» и «месяц», только в архивных базах данных в этих полях можно увидеть «износ» и «год».



^ Работа со словарями Системы

Словарь – это хранилище информации, не являющееся учетным регистром, но содержащее постоянно используемые вспомогательные сведения.

Использование словарей позволяет исключить неоднозначность заполнения реквизитов документов или учетных регистров. Например, чтобы один и тот же контрагент не появлялся в базе данных под разными именами, выход один – зарегистрировать его в словаре Контрагенты, откуда и выбирать ссылку на единственное значение. Именно по этой причине мнемокод, то есть значение, однозначно идентифицирующее запись словаря, должен быть уникальным. Конечно, нет ничего уникальнее цифрового кода, однако для удобства работы в Системе решено использовать именно значимые коды, которые легко вспомнить при выборе из большого списка, поэтому они и называются мнемокодами. А вот полное наименование объекта может и повторяться – главное, чтобы оно было точным, лучше в именительном падеже и единственном числе.

Также, начав работу с программой, лучше определиться, как вы будете вводить текстовые значения в словарях – либо с большой, либо с маленькой буквы. При сортировке Система сначала выстраивает все названия, начинающиеся с большой буквы, а затем – «вторую очередь», начинающуюся с маленькой буквы. Именно от таких мелочей зависит комфорт работы в программе и скорость нахождения нужной информации.

В словарях хранится нормативно-справочная информация, используемая многократно в других разделах. Многие объекты имеют множество характеристик - например, организация, кроме названия имеет банковские реквизиты, почтовый адрес, телефон, и т.д. Все эти данные можно занести в справочник, и при регистрации документа или операции указывать только название организации. По этому коду программа сама выберет все необходимые данные из соответствующего справочника.

Основная масса словарей поддерживает принцип ссылочной целостности – например, использовать в документе наименование контрагента возможно только добавив его в общий словарь и выбрав из этого словаря. Есть и такие словари, которые используются как заготовки, из которых данные копируются в новые записи, – например, образцы хозяйственных операций, документов, инвентарных карточек, а также классификатор адресов.

^ Словарь «Контрагенты»

Словарь Контрагенты служит для хранения информации о контрагентах: организациях, материально-ответственных и подотчетных лицах.

Организации описываются одним набором характеристик (различные наименования, ОКПО, ОКФС, ОКАТО, ФИО руководителя и главбуха), физические лица – другим (ФИО, пол, дата рождения, паспортные данные и т.п.). Есть и общие для обеих групп реквизиты – банковские, адресные и контактные.

Для удобства работы этот словарь лучше разбить на каталоги по смысловым признакам - отдельно банки, отдельно поставщики, отдельно – сотрудники учреждения. Контрагент «Мы» также должен находиться в отдельном каталоге, чтобы не приходилось тратить время на поиски его в общей массе.


В ЕК словарь имеет следующую структуру:

Hаша организация (содержит контрагента «Мы» с банковскими реквизитами в «Банке» и «Казначействе»)

Банки (содержит «Банк»)

Общероссийский справочник банков

Дебиторы-кредиторы (пустой каталог)

Казначейства (содержит «Казначейство»)

Сотрудники (пустой каталог)


Начиная работу в ЕК «с чистого листа», рекомендуется переименовать контрагента «Мы», «Банк» и «Казначейство» и использовать их в дальнейшем. (Контрагент «Мы» уже установлен в Администраторе, а «Казначейство» - уже зарегистрировано в словаре «Казначейства».)

Начиная работу в ЕК после конвертации, рекомендуется в Администраторе установить признак «Контрагент «Мы» - контрагенту, соответствующему Вашей организации в старой базе данных.


Задание: Добавить в словарь Контрагенты, в каталог «Сотрудники» сведения о физическом лице.

Войти в раздел Словари - Контрагенты; каталог «Сотрудники». ПКМ - Добавить;

Выбрать тип контрагента: физическое лицо, Ok;

В окне Контрагент: Добавление ввести информацию о контрагенте (полностью).

Обратите внимание, что при заполнении документа, удостоверяющего личность, используются шаблоны ввода, настроенные в словаре «Типы персональных документов» – Вы не сможете ввести реквизиты документа, не соответствующие общепринятому формату.


Задание: Добавить в словарь Контрагенты, в каталог «Поставщики» сведения о юридическом лице:

Войти в раздел Словари - Контрагенты; каталог «Поставщики». ПКМ - Добавить;

Выбрать тип контрагента: юридическое лицо, Ok;

В окне Контрагент: Добавление ввести информацию о контрагенте, включая вкладку Дополнительно.

Обратите внимание, что ИНН/КПП вводится в поле ИНН через знак “/”;

После добавления контрагента перейдите на вкладку ^ Банковские реквизиты - Добавить; В окне Счет: Добавление укажите банк контрагента, расчетный счет и коррсчет.

Можно ввести наименование банка, БИК, расчетный счет и коррсчет, и не выбирая из словаря код банка. Но если выбрать код банка из словаря, наименование банка и БИК будут подставлены автоматически. Банк вводится в словарь точно так же, как любой другой контрагент, но обратите внимание, что необходимо указать признак «Банк».




Перейти на вкладку ^ Адреса - Добавить; Введите отдельно юридический и фактический адреса.

Так как в ЕК загружен общероссийский классификатор адресов (КЛАДР), то при вводе адреса вы сможете проверить его точность, а почтовый индекс подставится автоматически. С использованием КЛАДРА адрес нужно вводить, последовательно выбирая из словаря страну, регион, район и населенный пункт или город, улицу. Важно установить тип адреса «юридический», если Вы хотите, чтобы он далее отражался в печатных формах.




Перейти на вкладку Контакты - Добавить; введите контактный телефон и дополнительную информацию;




Задание: Заполнить в словаре Контрагенты все необходимые для дальнейшей работы реквизиты контрагента «Мы»:

Войти в раздел ^ Словари - Контрагенты; каталог «Мы». ПКМ – Исправить на контрагенте «Мы». Появится сообщение «Контрагент Мы указан в параметрах системы как соответствующий Вашей организации. Вы уверены, что хотите изменить его атрибуты?» - Да.

Ввести информацию о контрагенте, включая ИНН/КПП, ОКПО, ОКФС, ОКОНХ, ОКАТО и ОГРН. Выбрать из словаря Контрагенты руководителя, главбуха и кассира контрагента «Мы».

Перейти на вкладку Адреса - Добавить; ввести юридический адрес контрагента «Мы».

Перейти на вкладку ^ Контакты - Добавить; ввести контактный телефон, который должен будет выводиться на печать в формах отчетности.

Выполнив полную настройку данных о своей организации, мы можем рассчитывать на правильное формирование документов, учетных регистров и отчетности.


^ Словарь «Номенклатор»

Словарь Номенклатор служит для организации хранения и использования информации о материальных ценностях (товарах). Для каждой номенклатуры товаров в этом словаре хранятся код, наименование, единица измерения, страна происхождения товара данной номенклатуры и другие характеристики. Если для расчета цен материальных ценностей предполагается использовать метод оценки «по учетным ценам», то в словаре ведется история учетных цен.


В ЕК этот словарь разбит на каталоги, группирующие данные по объектам учета, например, «101 01 Жилые здания», «105 04 Строительные материалы». Наименования услуг, используемые в счетах-фактурах и авансовых отчетах, также хранятся в Номенклаторе, в каталоге «Для авансовых отчетов»..

Для того, чтобы автоматический подбор проводки при отработке документов работал безошибочно, занесение номенклатурных позиций ТМЦ должно строго соответствовать номеру счета на котором они будут учитываться. Например, для того, чтобы отработать приход материальных запасов по счету 10506, позиция Номенклатора должна находиться в каталоге «105 06 Прочие материалы».





^ Словарь «Типы документов»

Cловарь Типы документов (Документы – Типы) хранит информацию о наименованиях и использовании документов, отражающих разного рода хозяйственные операции или служащие основанием или подтверждением их совершения.




Не всегда очевидно, как используются поля ^ Документ, Основание и Подтверждение в принадлежности документов к разделам Системы. Рекомендуем следовать простым правилам:

Первичные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции (такие как приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, авансовые отчеты, товарные или внутренние накладные, и т.п.) имеют признак Документ в принадлежности к одному из разделов главного меню Документы и признак Подтверждение в принадлежности к разделу Хозяйственные операции. Обратите внимание, что при отработке первичного документа в учете его реквизиты, переносятся именно в реквизиты документа-подтверждения хозяйственной операции и поэтому распечатываются в составе журналов операций.

Документы, обосновывающие причину совершения хозяйственной операции и правомерность документа-подтверждения (договоры с поставщиками, приказы руководителя и т.п.), имеют признак Основание в принадлежности к одному из разделов главного меню Документы и тот же признак Основание в принадлежности к разделу Хозяйственные операции. При отработке первичного документа в учете реквизиты его основания также переносятся именно в реквизиты документа-основания хозяйственной операции.

Заполнение полей Документ, Основание и Подтверждение случайным образом нарушает четкость ведения учета, приводит к неточному формированию учетных регистров и отчетных форм.


От выбора типа документа зависит его печатная форма. Также Система автоматически присваивает номера и поддерживает их уникальность для каждого типа документа в пределах года.


^ Группа словарей «Структура сметы»

Так как весь бюджетный учет вращается вокруг бюджетной классификации, перед изучением «фундамента» нашей системы учета - Плана счетов, необходимо уделить внимание рассмотрению вспомогательных словарей, образующих классификацию. Это словари группы Структура сметы.





Бюджетная классификация состоит из:

классификации доходов бюджетов РФ (КДБ),

функциональной классификации расходов бюджетов РФ (КРБ),

классификации источников внутреннего и внешнего финансирования дефицитов бюджетов РФ (КИФ)

С точки зрения структуры счета бюджетного Плана счетов, классификация составляет первые 17 символов счета и последние 3 символа – КОСГУ (Классификация операций сектора государственного управления). Для безошибочной практической работы с бюджетным планом счетов необходимо понимать организацию хранения этих данных в Системе.


Функциональная классификация расходов бюджетов РФ (КРБ) состоит из следующих элементов, которые хранятся в соответствующих словарях группы Структура сметы:


Классификация расходов бюджетов РФ


Код главного распорядителя бюджетных средств


Раздел

Подраздел

Целевая статья,

включающая программный срез


Вид расходов

Классификация операций сектора гос. управления, относящихся к расходам бюджетов





Программа


Подпрограмма


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

24

25

26

Поле ^ Код распорядителя ассигнований словаря Шаблоны финансирования

Словарь Функциональная классификация – 1 уровень (3й и 4й знаки – «00»)

Словарь ^ Функциональная классификация – 2 уровень (все 4 знака полностью)

Словарь Целевые статьи + поле

Код федеральной программы словаря ^ Шаблоны финансирования

Словарь Виды расходов

Словарь Шаблоны сметы, формируемый из словаря Экономическая классификация расходов


В ЕК содержатся только коды актуальной бюджетной классификации т