Реферат: Анализ и совершенствование процесса управления финансовой деятельностью предприятий с использованием информационных технологи
Тема:" "
С О Д Е Р ЖА Н И Е:
Введение............................................2
1. Сущностьинформационных технологий и создание информационныхсистем..............................3
2. Использованиеинформационных технологий в аналитической деятельности..............................6
3. Типыкорпоративных информационных систем и их применение в управлении деятельностьюорганизации...15
Эскизныйпроект.....................................19
Заключение.........................................20
Список использованнойлитературы....................21
Введение
Рыночныеотношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности,полноте информации, без которой немыслима эффективная финансовая деятельностьлюбой организации.
Главнойзадаче современных информационных технологий финансового управления являетсясвоевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информацииспециалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.
Автоматизированнаяинформационная технология представляет собой совокупность методов и способовсбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основеприменения средств вычислительной техники и связи.[1]
Актуальностьнастоящей работы обуславливается тем, что информация в настоящее время выходитна первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы.
Внастоящее время информационные процессы являются активными силами взаимосвязивнутри и между экономическими объектами хозяйствования. Такие процессы в основномстроятся на использовании разнообразных технологических решений.
Главнойзадачей данной работы является рассмотрение основных наиболее значимыхдостижений информационной технологии в сфере управления финансами предприятия.
1.Сущность информационных технологий и создание информационных систем
В научно-технической литературе частоиспользуются термины «система», «система управления», «автоматизированнаясистема управления», «автоматизированные информационные системы».
Управление — важнейшая функция, без которой немыслимацеленаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственнойсистемы (предприятия, организации, территории).
Систему, реализующую функции управления, называютсистемой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являютсяпрогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.
Управление связано с обменом информацией между компонентамисистемы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получаютсведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении)заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнениеуправленческих решений.
Таким образом, любой системе управления экономическимобъектом соответствует своя информационная система, называемая экономическойинформационной системой.
Экономическая информационная система— этосовокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационнойсвязи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих впроцессе обработки информации и выработке управленческих решений.
Информационная система является системой информационногообслуживания работников управленческих служб и выполняет технологическиефункции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Онаскладывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методамии структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическомобъекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.
Современный уровень информатизации общества предопределяет использованиеновейших технических, технологических, программных средств в различныхинформационных системах экономических объектов.
Автоматизированная информационная системапредставляет собой совокупность информации, экономико-математических методов имоделей, технических, программных, технологических средств и специалистов,предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.
Применение автоматизированныхинформационных систем особо важно в управлении финансовым подразделением фирмы.Использование автоматизированных информационных систем позволяет:
· оптимизировать планы работы,
· быстро вырабатывать решения,
· четко маневрировать финансовыми ресурсамии т.д.
основными факторами, определяющимирезультаты создания и функционирования автоматизированных информационныхтехнологий и процессов информатизации, являются:
· активное участие человека в системеавтоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;
· интерпретация информационной деятельностикак одного из видов бизнеса;
· наличие научно обоснованнойпрограммно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте;
· создание и внедрение научных прикладныхразработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей;
· формирование условийорганизационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное,системное и программное обеспечение;
· постановка и решение конкретныхпрактических задач в области управления с учетом заданных критериевэффективности.
Главной составной частьюавтоматизированной информационной системы является информационная технология.
Автоматизированная информационнаятехнология — системно организованная для решения задач управления совокупностьметодов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления,поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программногообеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а такжеспособов, с помощью которых информация предлагается клиентам.
2. Задачииспользования информационных технологий в аналитической деятельности
Внастоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность врасширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку, разработкойперспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различныхформ хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческихрешений. В связи с этим автоматизация финансового анализа с использованиеминформационных технологий становится объективной необходимостью.
Финансовыйанализ сопровождается выполнением большого объема разнообразных вычислений:абсолютных и относительных отклонений, средних величин, дисперсий, процентныхвеличин и др. Кроме того, в ходе анализа выполняются различные виды оценок,группировок, сравнений и сортировок исходных данных; нахождение минимальногоили максимального значения и ряд других операций. Результаты анализа требуютграфического или табличного представления. Все это многообразие видованалитической обработки экономической информации является объектомавтоматизации с применением современных средств связи и вычислительной техники,особенно персональных ЭВМ.
Применение информационных технологий повышает эффективность аналитическойработы. Это достигается за счет сокращения сроков проведения анализа; болееполного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности;замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями; постановкии решения новых многомерных задач анализа, практически не выполнимых вручную итрадиционными методами.
Автоматизированные информационные системы становится неотъемлемой частьюрабочего места бухгалтера, экономиста, финансиста и их труд приобретаетхарактер автоматизированного труда.
В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность врасширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку; разработкойперспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различныхформ хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческихрешений. В связи с этим автоматизация финансового анализа с применениемдостижение информационных технологий становится объективной необходимостью. Онаобусловлена ростом значения качественного информационного обслуживанияпроцесса управления хозяйственной деятельностью, бурным развитием техническихвозможностей современных вычислительных средств, особенностями настоящегопериода развития экономики.
Методика финансового анализа, ориентированная на использование информационныхтехнологий, должна удовлетворять требованиям системности, комплексности, оперативности,точности, прогрессивности, динамичности. Только на основе выполнения этихтребований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденцийего развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективностихозяйственной деятельности по результатам анализа.
Применение информационных технологий поднимает финансовый анализ на качественноновую ступень. Новые возможности, открывшиеся для анализа, обусловлены исключительнымиособенностями ЭВМ: низкая стоимость, высокая производительность, надежность,простота обслуживания и эксплуатации, гибкость и автономность использования, наличиеразвитого программного обеспечения, диалоговый режим работы и др. Применениеинформационных технологий позволяет реально повысить производительность трудаэкономиста, бухгалтера, плановика и других специалистов за счетдецентрализации процесса автоматизированной обработки экономическойинформации, совмещения непосредственно на рабочем месте их профессиональных знанийс преимуществами электронной обработки информации.
Современные информационные технологии позволяют перевестиданные о работе предприятия из пассивной в активную форму, преобразовать их вновые знания, в источник новых подходов и решений, материализуя информацию вповышение эффективности производства.
Отдельные рабочие места, соединенные в единую вычислительнуюсеть, позволяют перейти к комплексной компьютеризации финансового анализа.
Комплексная компьютеризация анализа обеспечивает:
· во-первых,сохранение целостности (системности) анализа при условии децентрализованнойобработки информации. В теории анализа хозяйственной деятельности уже созданыосновы системного комплексного анализа, обеспечивающие функциональную, техническую,методическую и информационную совместимость составных частей анализа какединого целого. Благодаря этому достигаются объективность анализа и егодостоверность. В условиях децентрализованной обработки информации целостностьанализа не разрушается, не отменяется единство целей и задач анализа с точки зренияего системных свойств. Поэтому можно говорить о том, что развитой сетираспределенных баз данных соответствует система распределенных задачхозяйственной деятельности; однако отдельные задачи АХД, промежуточныерезультаты и т.д., как бы важны они ни были, должны проходить через призмуобщей системы комплексного анализа, реализующей все частные задачи;
· во-вторых,информационные технологии обеспечивают соединение процесса обработкиинформации с процессом принятия решения.
· Применениевычислительной техники позволяет управляющему решать задачи анализанепосредственно на своем рабочем месте. Он ведет личный контроль над всемистадиями процесса обработки информации, имеет возможность оценить полученныерезультаты, грамотно использовать их для обоснования принимаемых решений;
· в-третьих,информационные технологии обеспечивают повышение оперативности и действенностианализа. Компьютерный анализ непосредственно следует за учетом, а такжевыполняется в ходе хозяйственного учета и, таким образом, превращаетподсистему аналитического обеспечения управления хозяйственной деятельностью впостоянно действующий фактор повышения эффективности производства за счетактуализации всего информационного фонда предприятия.
Методикафинансового анализа, ориентированная на использование информационныхтехнологий, должна удовлетворять требованиям системности, комплексности,оперативности, точности, прогрессивности, динамичности. Только на основевыполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемогообъекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышениеэффективности хозяйственной деятельности по результатам анализа.
Существенное значение для автоматизации на базе современных информационныхтехнологий имеет формализованное описание задач анализа исходя из единыхпринципов построения условных обозначений показателей. В чем необходимостьформализации задач анализа хозяйственной деятельности?
Во-первых,формализация задач облегчает их последующую алгоритмизацию и программированиедля ЭВМ.
Во-вторых, формализация задач четко высвечивает действительную потребность висходных данных для анализа.
В-третьих, формализация устраняет дублирование аналитических задач, облегчаетгруппировку их в блоки для одновременной обработки.
В-четвертых, формализованная задача анализа становится непосредственнымобъектом экономико-математического моделирования, что существенно повышаетглубину аналитического исследования хозяйственной деятельности. Эти объективныепредпосылки к росту ожидаемого эффекта от формализации задач анализа постояннопитают интерес аналитика и подталкивают его к использованию математическойсимволики.
Наиболее эффективной организационной формой использования информационныхтехнологий является создание на их базе автоматизированных рабочих местбухгалтеров, экономистов, плановиков и т.д. В стране широким фронтом ведутсяработы по созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтера, плановика идругих специалистов. Имеется также некоторый опыт создания автоматизированныхрабочих мест аналитика. Под автоматизированным рабочим местом аналитикапонимают профессионально ориентированную малую вычислительную систему, предназначеннуюдля автоматизации работ по анализу хозяйственной деятельности.
Опыт проектирования автоматизированного рабочего места аналитикаи других систем позволяет обобщить требования к их функционированию:
· своевременноеудовлетворение вычислительных и информационных потребностей экономиста припроведении анализа хозяйственной деятельности;
· минимальноевремя ответа на аналитические запросы;
· возможностьпредставления выходной информации в табличной и графической форме;
· возможностьвнесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечногорезультата;
· повторениепроцесса решения задачи с любой произвольно заданной точки (стадии) расчета;
· возможностьработы в составе вычислительной сети;
· простотаосвоения приемов работы на компьютере и взаимодействия системы человек-машина.
Согласованную работу всех устройств информационной системы и их взаимодействиес человеком обеспечивает программное обеспечение автоматизированного рабочегоместа аналитика. В составе программного обеспечения выделяют общее программноеобеспечение и функциональное программное обеспечение. Базовыми программнымисредствами при создании функционального программного обеспечения автоматизированногорабочего места аналитика являются программные средства для подготовки текстов(текстовые редакторы или текстовые процессоры), программные средства дляподготовки табличных документов (табличные процессоры или электронные ведомости),программные средства для автоматизации работ по созданию и ведению баз данных,поиску требуемых сведений для подготовки различных документов. Большое распространениена практике получили интегрированные пакеты функционального программногообеспечения, включающие в свой состав текстовый процессор, табличный процессор,СУБД, а также конкретный командный файл настройки программного обеспечения наконкретный режим обработки информации. Это позволяет организовать работуэкономиста на автоматизированном рабочем месте в режиме «меню» с максимальнымучетом его профессиональных требований, сочетающих целостную обработку чисел,текстов и графиков, а также другой деловой информации.
Автоматизированное рабочее место аналитика на базе информационныхтехнологий является технико-технологическим средством освоения стратегическихинформационных ресурсов предприятия, обусловливающих его способность куспешному развитию. Автоматизированное рабочее место аналитика позволяетперевести данные о работе предприятия из пассивной в активную форму,преобразовать их в новые знания, в источник новых подходов и решений, материализуяинформацию в повышение эффективности производства.
В рамкахавтоматизированного рабочего места аналитикавесь информационный фонд предприятия функционирует в форме базы данных, базызнаний и программных средств. Базы данных представляют собой фактографическиеданные о хозяйственной деятельности. Интеллектуальной оболочкой их полезногопрочтения являются базы знаний — методы и методика анализа. Программныесредства образуют инструмент автоматизированного исполнения аналитическихзадач для информационного обслуживания хозяйственной деятельности.
Программное обеспечение анализа хозяйственной деятельности представляет собойсовокупность программ обработки аналитических таблиц по методике комплексногоанализа хозяйственной деятельности предприятия. Задачи анализа сгруппированы вдесяти разделах:
1.Комплексный обзор обобщающих показателей хозяйственной деятельности.
2. Анализорганизационно-технического уровня производства и качества продукции.
3. Анализобъема продукции.
4. Анализиспользования основных фондов и работы оборудования.
5. Анализиспользования материальных ресурсов.
6. Анализиспользования труда и заработной платы.
7. Анализсебестоимости продукции.
8. Анализприбыли и рентабельности.
9. Анализфинансового состояния.
10. Комплексная оценка хозяйственной деятельности.
При этом пользователь имеет возможность легко переходить отодного раздела методики к другому и от одной задачи анализа к другой задачевнутри раздела. Для облегчения выбора для каждой задачи анализа составлена краткаяхарактеристика о цели и назначении, периодичности решения, источниках информациии др.
Пользователь имеет возможность обратиться к этой информацииперед решением задачи.
Эксплуатация комплекса предусматривает достижение следующихцелей:
· снижениетрудоемкости и стоимости аналитического процесса;
· сокращениесроков обработки аналитических данных,
· повышениеих качества и достоверности;
· созданиеусловий для перехода к безбумажной технологии обработки аналитических данных;
· обеспечениедирективных сроков представления установленных результатов анализа;
· повышениегибкости и управление аналитическим процессом;
· совершенствованиеорганизации труда аналитических работников.
3. Типы корпоративных информационных систем и их применение вуправлении деятельностью организации.
Впоследнее время в отечественной прессе появляется все больше публикаций осовременных, особенно западных, подходах к использованию автоматизированныхинформационных технологий в управлении предприятием и его отдельными подразделениями.
Какправило, управление финансами подразумевает необходимость ведения Главнойкниги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управлениеналичными средствами и планирование финансовой деятельности.
Вотличие от управления производственным процессом, учет и управление финансамидовольно жестко регламентируется государственными органами. Данный фактявляется основополагающим при выборе той или иной корпоративной информационнойсистемы.
Вобщем виде в автоматизированных системах управления финансами под управлениемпонимается реализация стандартного цикла: планирование – учет – анализ –регулирование – планирование.
Внастоящее время большая часть корпоративных информационных систем на Западестроится на основе ERP – систем (EnterpriseResource Planning или планирование ресурсов предприятия). В данныесистемы входит и модуль управления финансами.
Помимоприведенных выше действий ERP – система позволяет осуществлятьэлектронный обмен данными с другими системами, моделировать некоторые ситуации,связанные с прогнозированием и планированием.
Планированиеи конструирование корпоративных информационных систем должно выполняться ссоблюдением следующих требований:
· Модуликонструируются сразу с учетом общей стратегии работы корпорации;
· Механизмывзаимодействия программных модулей разрабатываются до начала конструированиясамих модулей;
· Интерфейсысопряжения программных модулей должны быть точно документированы (обычно вкачестве корпоративных стандартов);
· Потокиданных необходимо оценить и сопоставить с возможностями имеющихся илипланируемых сетей телекоммуникаций;
· Набормодулей конструируется в виде блоков, «навешиваемых» на интерфейсысопряжения. Программные модули вовсе не обязаны повторять организационнуюструктуру организации. Одни и те же модули могут применяться в различныхподразделениях одной организации. Высокий уровень унификации говорит об однородностиорганизационной структуры, что на практике, к сожалению, реализуется редко;
· Рабочиеместа во всех подразделениях, подлежащих автоматизации, формируются изпрограммных модулей и объединяются в единую бизнес-схему. Структуры данных ипрограммных модулей вовсе не обязаны быть тождественны схеме бизнес-процессов;
· Установкааппаратуры и средств телекоммуникаций осуществляется в соответствии со схемамирабочих мест и потоков данных.
Длябольшой корпорации управление финансами с помощью информационных технологийможно представить в виде пирамиды (рис.1).
/>
Высший менеджмент,
Управляющая фирма
Анализ
/> ключевых
/> показателей, — Данные
/>/> поддержка при-
нятиярешений — Команды
/> <td/>
Интерфейс аналитических данных и управляющих воздействий
/> Учет финансовых потоков
/> На уровне исполняющих фирм-
Подразделений, контроль ибух-
галтерский учет
Детализация финансовых потоковПервичный учет на уровнеподразделений
фирм в составекорпораций
/>
рис. 1. Секционирование структуры корпоративной информационнойсистемы
Сначаларазрабатываются методики учета и управления, корпоративные стандартывзаимодействия модулей и сразу после этого – модули автоматизации работыголовной компании. На первых этапах работы обобщенные аналитические данныеможно вводить в систему вручную, а также получать из старых программавтоматизации, уже работающих на фирме.
Наследующих этапах развития корпоративной информационной системы автоматизируютсяучастки, создающие первичные документы. Например, получение, отпуск товаров,планирование финансовых операций, бухгалтерский учет и т.д. эти модулиподключаются к корпоративной информационной системе через интерфейсы данных,что уменьшает вероятность возникновения случайных ошибок при –вводе данныхвручную.
Наследующих этапах автоматизируется процесс передачи управляющих данных (планы,бюджеты и т.п.).
Средироссийских разработок корпоративных систем можно выделить корпоративную системукомпании «Инфософт». Она базируется на использовании клиент-сервернойтехнологии и может работать с современными операционными системами. Одно изнаиболее важных ее достоинств — встроенная поддержка нескольких СУБД. Такаявозможность позволяет подобрать рациональное по соотношению цена/производительностьрешение для крупных, средних и даже относительно небольших пользователей.
Системапредназначена не только для автоматизации бухгалтерского и управленческогоучета, но и всех стадий производственного процесса, от стадии планирования производственныхзаданий и технической подготовки производства до выпуска, складирования иреализации готовой продукции.
Вданную корпоративную информационную систему входят модули «бухгалтерскийучет и отчетность», «технико-экономическое планирование»,«анализ финансово-хозяйственной деятельности».
Эскизный проект
Автоматизированные информационные технологии
/> /> <td/> />/>
Заключение
Взаключение работы мне хотелось бы отметить наиболее существенные, на мойвзгляд, моменты.
Современныйуровень информатизации общества предопределяет использование новейшихтехнических, технологических, программных средств в различных информационныхсистемах экономических объектов.
Основныетребования к компьютерному анализу: своевременное и полное удовлетворениевычислительных и информационных потребностей специалиста при проведениианализа; минимальное время ответа на аналитические запросы; возможностьпредставления выходной информации в табличной и графической формах; возможностьвнесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного результата;работа в составе вычислительной сети; простота диалога в системечеловек-машина.
Автоматизированноерабочее место специалиста – это инструмент рационализации и интенсификацииуправленческой деятельности. Оно имеет проблемно-профессиональную ориентацию наконкретную предметную область и представляют собой средство общения специалистас автоматизированными информационными системами.
Список использованной литературы :
1. «Автоматизированныеинформационные технологии в экономике» – п/ред Г.А. титоренко – М, 1999г.
2. М.И.Баканов, А.Д. Шеремет «Теория экономического анализа» – М, 2000г.
3. Л.А.Вдовенко «Системно-информационный подход к оценке экономическойдеятельности промышленных предприятий» – М, 1996г.
4. «Компьютерныеинформационные системы управленческой деятельности» – п/ред г.А. Титоренко– М, 1993г.
5. В.Баронов, Ю. Попов «Управление предприятием: в поисках системы»//Автоматизациябухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности предприятий
6. Мареев«Эффект титаника» // Автоматизация бухгалтерского учета ифинансово-хозяйственной деятельности предприятий