Реферат: Програмний комплекс MS Offіce

Програмний комплексMS Offіce є самим розповсюдженим пакетом автоматизації роботи в офісі. ТомуСКБД (Система керування базами даних) Access, що входить у комплект професійноїверсії комплексу стала стандартною базою даних, використовуваної в сучасномубізнесі.

СУБД вкрайкорисна в бізнесі для організації документообігу, тому що дозволяє виключитидублювання і прискорити обробку документів клієнтів, і, отже, збільшити обороті доход фірми. Поліпшення виду документів при цьому позитивно впливає на іміджфірми і теж дозволяє залучати клієнтів.

База даних уMS Access являє собою сукупність інструментів для ведення, збереження,перегляду, вибірки і керування інформацією. До цих засобів відносяться таблиці,форми, звіти, запити. У MS Access підтримуються два способи створення базиданих. Ви можете створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці,форми, звіти й інші об'єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагаєокремого визначення кожного елемента бази даних. Крім цього мається можливістьстворити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхіднимитаблицями, формами і звітами.

Створення баз даних івведення даних

Для створеннянової бази даних виконаєте команду Файл/Створити. На екрані відкриється вікнодіалогу «Створення», що містить дві вкладки:

-    «Загальні » — дозволяє створити нову порожню базу даних;

-    «Бази даних» — дозволяє вибрати зразок бази даних, що міститьбільшість необхідних об'єктів, і створити базу за допомогою майстра.

Длястворення нової порожньої бази даних перейдіть на вкладку «Загальні „і натисніть кнопку ОК у нижній частині вікна діалогу. На екрані відкриєтьсявікно діалогу “Файл нової бази даних». У даному вікні діалогу зісписку, що розкривається, Папка виберіть папку, у якій хочете зберегтистворювану базу даних, а в поле введення Ім'я файлу введіть ім'я бази даних.Після цього Ви можете створити за допомогою майстра базу даних визначеного типуз усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Тому що MS Access міститьвеликий вибір підготовлених для Вас баз даних, другий спосіб у багатьохвипадках може виявитися кращим. В обох випадках у Вас залишиться можливість убудь-який час змінити і розширити створену Вами базу даних.

Післявведення імені створюваної бази даних натисніть кнопку Створити даного вікнадіалогу. На екрані відкриється вікно бази даних. Воно складається із шестивкладок, що поки порожні. У даному вікні Вам має бути створити всі об'єкти, щовходять у базу даних. Їхній перелік відповідає ярликам вкладок у верхнійчастині вікна бази даних. У цьому вікні Ви можете створювати таблиці, щозберігають інформацію, звіти, форми, запити. Усі вони будуть розташовуватися увкладках, що відкриваються при виборі відповідного ярлика.

Для створення нової бази даних задопомогою майстра виконаєте наступні дії:

1.   Виконаєтекоманду Файл [Створити].

2.   Увікні діалогу, що відкрилося, «Створення» виберіть ярлик «Базиданих». На екрані з'явиться список баз даних, пропонованих майстром. Данийсписок дуже великий і може досягати декількох десятків різних варіантів, щоможуть відразу використовуватися або послужать основою для побудови інших базданих. Наприклад, «Замовлення на роботи», «Рахунка»,«Контакти», «Заходу »,… і т.п.

3.   Виберітьзі списку підходящий Вам зразок бази даних і запустите на виконання майстерстворення бази даних, натиснувши кнопку ОК.

4.   У вікні діалогу, що відкрився, «Файл нової бази даних» зісписку, що розкривається, Папка виберіть папку, у якій хочете зберегтистворювану базу даних, а в поле Ім'я файлу введіть її ім'я. Потімнатисніть кнопку Створити.

5.   Унаступному вікні діалогу майстер повідомляє, яку інформацію буде міститистворювана їм база даних. У нижній частині цього вікна діалогу знаходятьсянаступні кнопки:

·    Скасування — припиняє роботу майстра;

·    Назад — дозволяє повернутися до попереднього кроку в роботімайстра;

·    Далі — дозволяє перейти до наступного кроку в роботі майстра;

·    Готово — запускає майстер створення бази даних з обранимипараметрами, причому перед натисканням цієї кнопки высвечивается інформація, щобуде зберігатися в базі даних.

6.   Дляпродовження роботи натисніть кнопку Далі.

7.   Вікнодіалогу, що відкрилося, містить два списки. Перший з них — список таблиць базиданих, а другий — список полів обраної таблиці. У цьому списку відзначеніполючи, що будуть включені в таблицю. Звичайно відзначені майже всі поля таблиць,за винятком полів, що використовуються досить рідко. Встановлюючи або знімаючипрапорці для полів, Ви можете вибрати поля таблиці. Після того як вибрали полятаблиць, натисніть кнопку Далі.

8.   У наступному вікні діалогу виберіть із пропонованих зразків видоформлення екрана і натисніть кнопку Далі (при цьому на екрані Вам пропонуєтьсяможливість попереднього перегляду видів оформлення екранів, що Ви можетеперебирати в правому вікні вікна діалогу).

9.   Нанаступному кроці роботи майстри можна визначити вид створюваних для бази данихзвітів. Після вибору підходящого вам виду натисніть кнопку Далі (тут також Вампропонується попередньо ознайомитися з можливими варіантами, що також можнаперебирати).

10.           Вікно діалогу, що відкрилося потім, майстри створення базиданих дозволяє задати її заголовок і малюнок (наприклад, торговельний знакфірми), що буде з'являтися у всіх звітах. Якщо Ви вирішиливикористовувати малюнок, установите прапорець Так. У цьому випадку стаєдоступна кнопка Малюнок, натискання на яку відкриває вікно діалогу «Вибірмалюнка» для вибору заздалегідь створеного Вами файлу з малюнком.Натисніть кнопку Далі для виконання подальших установок.

11.           Натиснувши кнопку Готово в останнім вікні діалогу, Ви запускаєте мастерна побудову бази даних із установленими параметрами. Використовуючи кнопкуНазад, Ви можете повернутися на кожній з попередніх кроків і змінити параметрибази даних. Ви можете натиснути кнопку Готово в будь-якому вікні діалогумайстри, відмовивши від подальшої установки додаткових параметрів. У цьомувипадку майстер у своїй роботі використовує установки, прийняті зазамовчуванням.

Післянатискання кнопки Готовий майстер переходить до створення бази даних, щоскладає з таблиць із заданими Вами полями, найпростіших форм введення іперегляду інформації і найпростіших звітів. Після завершення процесу створеннябази даних Ви відразу ж можете скористатися готовою базою даних: вводити втаблиці дані, переглядати їхній і роздруковувати.

Якщоваріанти запропонованих баз даних Вас не влаштовують, то Ви можете створитипорожню базу даних і додати в неї таблиці, запити, форми і звіти. Як цезробити, ми розглянемо в наступних главах.

Отже, Ви приступаєтедо створення таблиць бази даних, у которые згодом буде вводитися інформація.Надалі дані в таблиці можуть доповнюватися новими даними, редагуватися абовиключатися з таблиці. Ви можете переглядати дані в таблицях або упорядковуватиних по деяких ознаках. Інформація, що утримується в таблицях, може бутивикористана для складання звітів. Крім того, Ви можете дати графічнуінтерпретацію інформації, що утримується в базі даних. З рішенням цих задач Випознайомитеся в наступних главах.

Створеннятаблиці в MS Access здійснюється у вікні бази даних. Розглянемо послідовністьВаших дій при створенні таблиці в новій базі даних: Конструктор — дозволяєстворити нову таблицю в конструкторі таблиць;

Для того щоб зв'язати таблицю зінформацією, що утримується в ній, кожній таблиці привласнюється ім'я. Задайтеім'я таблиці у вікні діалогу «Збереження» і натисніть кнопку ОК.

Створення таблиць увікні конструктора надає Вам більш широкі можливості по визначенню параметрівстворюваної таблиці. Ви можете перейти в конструктор таблиць з майстра по створеннютаблиці або ж безпосередньо з вікна діалогу «Нова таблиця», вибравшизі списку варіантів значення Конструктор, і натиснувши кнопку ОК. У результатівиконання цих дій відкриється вікно конструктора таблиці.

Уверхній частині вікна діалогу знаходиться таблиця, що містить наступні атрибутистворюваної таблиці: найменування полючи, тип даних і опис. Крім цихосновних атрибутів, кожне поле таблиці має додаткові властивості,відображуваними в нижній частині конструктора і визначальної умови введенняданих. Найменування кожного з полів таблиці, як правило, вибирається довільно,але таким чином, щоб відбити характер інформації, що буде зберігатися в даномуполі. Тип полючи визначається типом даних, що зберігаються в цьому полі.Давайте спочатку розглянемо визначення полів таблиці.

Найменування полів

Найменування полючивводиться в поле введення стовпця ім'я полючи. При завданні найменувань полівВи повинні додержуватися наступних правил:

1.   Найменуванняполючи може містити до 64 символів, але не слід зловживати цією можливістю,задаючи занадто довгі імена;

2.   Найменуванняполючи може містити букви, цифри, пробіли і спеціальні символи, за виняткомкрапки (.), знаку оклику (!), прямих дужок ([]) і деяких керуючих символів (зкодами Ascіі 0-31);

3.   Найменуванняполючи не може починатися з пробілу;

4.   Дваполючи в одній таблиці не можуть мати однакових найменувань;

5.   Якнайменування полючи не рекомендується використовувати абревіатури або короткіназви.

Недотриманняцих правил відслідковується засобами СУБД MS Access, але в деяких випадках цеможе привести до важко обумовлених помилок, тому рекомендується самостійноконтролювати проходження перерахованим вище правилам у практичній роботі.

Бажанонамагатися використовувати імена, що відрізняються стислістю, для полегшенняїхньої ідентифікації при перегляді таблиць.

Типи даних

Найменування полючивикористовується для посилання на дані таблиці. Для визначення типу збереженихданих використовується тип даних. Тип даних полючи вводиться в поле введеннястовпця Тип даних. У MS Access припустимими є дані наступних типів:

1. Текстовий;

2. Числовий;

3. Грошовий;

4. Лічильник;

5. Дати/часу;

6. Логічний;

7. Поле MEMO;

8. Поле об'єкта OLE;

9. Майстер підстановок.

Кожний з типів данихнаділений власними властивостями, що відображаються в розділі «Властивостіполючи» вікна конструктора.

Властивість Призначення

Розмір полів задає максимальне число символів для введення в дане поле Новізначення Визначає спосіб зміни значень лічильника при додаванні нових записів Форматполів задаєформат висновку значень даного поля. Число десятковихзнаків визначає число десяткових знаків, використовуванихпри відображенні чисел. Маска введення Задає маску введення, щополегшує введення даних у поле Текстові поля.

 Зауваження:При введенні імені полючи за замовчуванням MS Accessпривласнює йому текстовий тип даних із шириною полючи, рівної 50.

Для зміниширини полючи потрібно в рядку Розмір полючи роздягнула «Властивостіполючи» задати число, що визначає ширину полючи (від 1 до 255). Наприклад,якщо Ви задасте ширину полючи рівної 25, те це означає, що в таке поле неможуть бути введені значення, довжина яких перевищує 25 символів.

Вибірка Даних

У попереднійглаві ми розглянули використання фільтрів, а в цій главі розглянемо більшмогутній засіб вибірки даних — запити.

На практиці частопотрібно вибрати з вихідної таблиці частина записів, що задовольняютьвизначеним критеріям, і упорядкувати вибірку. Критерії можуть визначатисясполученням ряду умов. Наприклад, Вам необхідно вибрати запису пропостачальників визначеного товару з Мінська й упорядкувати них за абеткою понайменуванню фірм. Для рішення таких задач призначені майстри запитів іконструктор запитів, за допомогою яких Ви зможете:

-    Формувати складні критерії для вибору записів з однієї абодекількох таблиць;

-    Указати поля, відображувані для обраних записів;

-    Виконувати обчислення з використанням обраних даних.

Що таке «Запит за зразком»

Раніше намибули розглянуті загальні положення, що відносяться до баз даних, де мивідзначали, що одним з основних призначень баз даних є швидкий пошук інформаціїй одержання відповідей на різноманітні питання. Питання, формулируемые стосовнобази даних, називаються запитами. У MS Access для формування запитіввикористовується конструктор запитів і інструкція Select мови MS Access.

Що ж таке«Запит за зразком»? Запит за зразком — це інтерактивний засіб длявибору даних з однієї або декількох таблиць. При формуванні запиту Вамнеобхідно вказати критерії вибірки записів у вихідній таблиці. При цьомузамість того, щоб друкувати пропозиції спеціальною мовою, Ви повинні простозаповнити бланк запиту, що розташовується у вікні конструктора запитів. Методформування запиту шляхом заповнення бланка простий для вивчення і розуміння.Він сприяє ефективному використанню можливостей MS Access користувачами, щомають навіть мінімальну навичку роботи з додатком або не мають його зовсім.

Для створеннянайпростіших запитів Ви можете використовувати мастер запитів, що у Васпослідовно запитує найменування таблиць, використовуваних у запиті, перелікполів таблиць і деякі додаткові параметри. Для створення більш складних запитівВам може знадобитися конструктор запитів, що є простим і наочним засобомстворення досить складних запит

Створення запитів за допомогою майстра

Відмітноюрисою MS Access є наявність численних і різноманітних майстрів, що допомагаютьВам при виконанні більшості дій, не вимагаючи глибоких знань в області базданих.

Запити також можутьстворюватися за допомогою майстра. Для створення запиту у вікні бази данихперейдіть на вкладку «Запити» і натисніть кнопку Створити.Відкриється вікно діалогу, у якому Ви можете вибрати опцію створення запиту задопомогою конструктора запитів або один з майстрів створення запиту.

Для знайомстваз запитами виберемо опцію Простий запит. У цьому випадку Вам будезапропоновано вказати список таблиць і їхніх полів, і на підставі цих данихбуде створений запит. Виберіть опцію Простий запит і натисніть кнопку ОК.Відкриється вікно майстра, у якому Ви можете вибрати необхідні Вам полючи зоднієї або декількох таблиць. Якщо Ви вибрали більш однієї таблиці, майстеравтоматично зв'язує таблиці. Припустимо, що нас цікавить вартість витрат надоставку по клієнтах і типам доставки. Для одержання такої інформації виберітьз таблиці Клієнти поле Назва, з таблиці Замовлення — поле Вартість Доставки, аз таблиці Доставка — найменування Тип доставки. Після вибору полів натиснітькнопку Далі і на екрані з'явиться наступного діалогу майстра запитів, у якомуВам необхідно вибрати ознаку докладного або підсумкового запиту. Ілюстрація влівій частині вікна діалогу показує Вам розходження між цими типами запитів. Уданому випадку нас цікавить підсумкове значення вартості доставки, томувиберіть опцію Підсумковий і, натиснувши кнопку Підсумки, визначите, якіпідсумкові значення Ви збираєтеся одержати. Натисніть кнопку ОК для поверненняв попереднє вікно майстра, у якому натисніть кнопку Далі для продовженняпроцесу формування запиту. Ви перейдете в завершальне вікно майстра. У верхнійчастині вікна конструктора запитів знаходиться схема даних запиту.

Ця схема дуже сильнонагадує схему бази даних. На відміну від неї, дана схема містить списоктаблиць, включених у запит, і відображає зв'язку між ними. У нижній частинівікна розташовується бланк запиту. Кожен рядок цього бланка виконує визначенуфункцію:

-    Поле. У цьому рядку містяться ті полючи, що Ви використовуєте длястворення запиту, кожне у своєму осередку таблиці.

-    Ім'я таблиці. Цей рядок показує Вам, з якої таблиці (або запиту) обранедане поле.

-    Сортування. У цьому рядку Ви вказуєте тип сортування інформації, щоповертається в запиті, по зростанню (від А до Я, від більшого до меншого, відбільш раннього до більш пізнього і т.д.) або по убуванню (від Я к А и т.д. ).

-    Висновок на екран. Якщо Ви хочете, щоб MS Access показував інформацію,знайдену в поле, позначте цей осередок, щоб установити прапорець переглядуполючи. Якщо ж поле використовується тільки для завдання умови вибору даних, щоповертає Ваш запит, залишіть його порожнім. Наприклад, якщо Ви шукаєте усіх,хто живе в Москві і купує рыбопродукты, поле Місто у Вашому запитівикористовується для обмеження результатів вибірки; однак Ви не хочете знову ізнову дивитися на поля з ім'ям цього міста. Усе, що Ви хочете бачити — це іменаклієнтів і найменування рыбопродуктов.

-    Умова добору. Це найбільш важлива частина бланка запиту. У цьому рядку(і в рядку, розташованої нижче неї ) Ви вводите обмеження пошуку, задаючивизначені умови, що прийнято називати критерієм пошуку.

Ми короткорозглянули вікно конструктора запитів, а тепер почнемо докладне вивчення роботиконструктора зі створення простого запиту.

Створення простого запиту

Припустимо, Вивирішили подзвонити усім Вашим клієнтам і повідомити їм про презентації новихтоварів. Номера телефонів знаходяться в одному зі стовпців таблиці, що міститьвсю інформацію про Ваших клієнтів — адреси і т.д. У даному випадку Вам непотрібно вся ця інформація. Досить назви фірми, імені представника і номерателефону, тобто Вам потрібні тільки три стовпці. Розглянемо створення такогозапиту.

Уся необхідна інформація знаходиться в таблиці Клієнти базиданих Борею. Тому для створення запиту виконаєте наступні дії:

1.  У вікні бази даних перейдіть на вкладку «Запити» інатисніть кнопку Створити.

2.   Відкриєтьсявікно діалогу «Додавання таблиці», у якому виберіть таблицю Клієнти інатисніть кнопку Додати. Закрийте вікно діалогу.

3.   Наекрані відкривається вікно конструктора запитів, схема даних якого міститьвсего одну таблицю Клієнти, а бланк запиту порожній.

Додавання полів у бланк запиту

Для вибору полів,що повинні бути присутнім у результуючій таблиці, Вам необхідно відобразити ниху бланку запиту.

У MS Access існуєдва варіанти вибору полів результуючої таблиці. Ви можете скористатися найбільшприйнятним з Вашого погляду:

1.  Для додавання в таблицю окремих полів Ви можете вибрати полетаблиці на схемі даних і двічі натиснути кнопку миші. Обране поле будевставлено в наступний доступний стовпець у рядку Поле бланка запиту. У рядкуІм'я таблиці відразу ж з'явиться ім'я таблиці, а позиція Висновок на екран будепозначена.

2.   У MS Access широко використовується механізмперенести-і-залишити (drag-and-drop). Для використання цього механізму при виборі полів перейдіть утаблицю в схемі даних, з якої Вам треба вибрати поля. Виділите поля, що Визбираєтеся відобразити в запиті, натисніть кнопку миші і, не відпускаючи неї,перенесіть обрані поля в бланк запиту.

Зміна порядку полів

Порядок поліву бланку запиту визначає порядок появи їхній у результуючій таблиці. Для тогощоб змінити розташування полючи в цьому списку, виконаєте наступні дії:

1.  Установите покажчик миші на область вибору стовпця, щорозташовується прямо над назвою полючи. Коли покажчик змінить вид на стрілку,натисніть кнопку, щоб виділити стовпець.

2.   Натиснітьі утримуйте кнопку миші в цьому положенні. На кінці покажчика з'явитьсяпрямокутник.

3.   Переміщайтестовпець у необхідному напрямку. Толста вертикальна лінія покаже його поточнеположення.

4.   Відпуститекнопку, коли товста вертикальна лінія виявиться в необхідному місці. Поле будепереміщено в нове місце.

Переміщеннястовпця бланка запиту. Іноді не відразу удається виділити стовпець для йогопереміщення. Переконаєтеся в тім, що Ви натискаєте область вибору стовпця(маленький прямокутник, що знаходиться прямо над назвою полючи). Це єдинемісце, за яке Ви можете захопити стовпець для переносу. Для переносу полючи вбланк запиту двічі натисніть мишею на назві полючи

Збереження запиту

Створений запит можнавикористовувати надалі. Для цього Ви повинні привласнити йому ім'я і зберегтийого. Збереження запиту здійснюється командою Файл/Зберегти як експорт, щовідкриє вікно діалогу введення імені запиту. MS Access за замовчуваннямзапропонує ім'я запиту і полючи введення, але краще підібрати, що-небудь більшзначиме.

Для створення найпростішого звіту в MS Access доситьвиконати усього лише кілька дій:

1.   Відкрийтевікно бази даних.

2.   У вікнібази даних перейдіть на вкладку «Звіти».

3.   Установитепокажчик на таблицю, для якої хочете створити звіт.

4.  Виконаєте команду Вставка/Автоотчет або натиснітькнопку Новий об'єкт на панелі інструментів і зі списку, що розкривається,виберіть Автоотчет.

На екрані влічені секунди з'явиться готовий до використання звіт. У цей звіт включені всіполя таблиці. Їхні назви розташовані вертикально в тім же порядку, у якому вонизнаходяться в таблиці. Праворуч від назви кожного полючи відображається йогозначення в таблиці.

СКБД Access надає необхідні кошти для роботи з базами данихнедосвідченому користувачеві, дозволяючи йому легко і просто створювати базиданих, вводити в них інформацію, обробляти запити і формувати звіти.