Реферат: Речевой этикет делового письма

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Астраханский государственный технический университет

Кафедра русского языка

Учебная дисциплина: Этика делового общения

реферат на тему:

РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Выполнил:

студент 2 курса, группы ДЮФ-22

Измайлова Р.Р.

Астрахань 2010

План

 

Введение

1 Формулыобращений

2 Речеваяситуация и стандартные средства языка

3 Композицияделовых писем

4 Языковойстандарт делового письма

Заключение

Списокиспользуемой литературы

 

Введение

 

Слово этикет (от французского etiquette – ярлык, этикетка)определяется как совокупность правил поведения. Касающихся отношения к людям(обхождение с окружающими, формы обращения и приветствий, поведение вобщественных местах, манеры, одежда).

Речевойэтикет – это совокупность всех этикетных речевых средств и правила ихиспользования в тех или иных ситуациях. В различных сферах человеческой деятельностиэтикетные средства используются различно. Поэтому в самостоятельные системывыделяются его разновидности:

Речевой этикет

-              воинский этикет

-              дипломатический этикет

-              церковный (православный) этикет

-              светский этикет

-              служебный (деловой) этикет

Различныевиды этикета представлены системой различных этикетных формул: Вашепреосвященство (церковному служителю высокого сана) и товарищ генерал (в старойрусской армии Ваше превосходительство). Однако общим принципом использованияэтикетных средств в любой сфере общественной жизни остается принцип вежливости.

В деловойпереписке использование этикетных средств носит также регламентированныйхарактер. Этикет это кодекс цивилизованного поведения, который базируется напотребности человека быть признанным, на учете его социального статуса идостоинства.

Спецификаделового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействиеэкономических интересов и социальное регулирование осуществляется в правовыхрамках. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношенийстановятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения идоверия.

Специфическойособенностью делового общения является его регламентированность, т.е.подчиненность установленным правилам и ограничениям.

1 Формулы обращений

 

Этикет — важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели иодновременно проявление культуры пишущего (говорящего).

Нам всем хорошо известно, что одну просьбу исполнять приятно, адругую — нет. Содержание высказываний может быть идентичным, а вот форма итональность — нет.

Иногда одну просьбу от другой отличает наличие всего одной фразы,которая многое меняет в восприятии текста, создавая дополнительный стимул дляпринятия положительного решения по обсуждаемому вопросу.

К сожалению, очень часто этой одной фразы в деловых письмах какраз и не хватает.

В цивилизованном обществе хорошо разработанный этикет предлагаетбольшой выбор речевых формул, которые в любой ситуации помогают адресанту(отправителю) оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувствасобственного достоинства получателя в любой ситуации. Целый ряд ситуаций,таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения,несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающихсожаление.

К сожалению, мы не можемсогласиться на Ваши условия...

К сожалению, проблемы снеплатежами не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшеевремя...

С сожалением вынуждены сообщить оневозможности...

До сих пор мы скупимся на слова благодарности, которые должныиспользоваться в ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление,соболезнование и т.п.

Во всем мире благодарят за точность, за своевременный ответ.

Благодарим Вас за своевременныйответ.

Благодарим Вас за предложение...

Позвольте выразить признательность за участие в...

Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности, одобрения,признательности — не просто украшает текст, лишая его привычной сухости, но исоздает определенную тональность восприятия, которая влияет на отношениеадресата к сообщаемому.

Примите мое приглашение, и я надеюсь, что Вы найдете времядля...

С удовольствием приглашаюВас принять участие в...

Имею честь пригласить Вас...

Мы были бы рады видеть Вас на...

Приглашение, сделанное при помощи этих и подобных им выражений,будет принято скорее, чем сухое «Приглашаем Вас на...».

Заключительные фразы письма особенно важны для закрепленияположительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение.

Заранее благодарим.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.

С удовольствием рассмотрим другие варианты.

С интересом ждем от Вас новых предложений.

Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время.

Давно известно, что самым сладостным и самым важным звуком длялюбого человека является его имя.

«Еще Франклин Д. Рузвельт знал, что один из самых доходчивыхи самых действенных способов завоевать расположение окружающих — это запомнитьих имена и внушить им сознание собственной значительности», — писал всвоей знаменитой книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние налюдей» Дейл Карнеги.

Это бесценные советы не только для говорящих, но и для пишущих.

В наши дни возвращаются старые обращения — речь идет прежде всегооб индексовом обращении «господин» — «господа», имевшем до1917 года статус официального. Однако его употребление еще не стало системным.Оно широко используется в сфере политики, в среде предпринимателей, деятелейискусства, реже в среде чиновников.

Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливостипри пофамильном обращении или адресации слово это не свободно от лексическогозначения, включающего представление о социальном статусе адресата.

Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям,банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенноневозможно представить себе ситуацию использования этого обращения к социальнонезащищенным группам: «господа инвалиды», «господабеженцы», «господа безработные». В особенно тяжелом положенииоказываются в этом случае составители деловых писем, поскольку сегодня врусском языке отсутствует и общенациональное универсальное обращение, которымдо 1917 г. было парное обращение «сударь — сударыня» (милостивыйгосударь — милостивая государыня).

Многообразие форм собственности (сегодня существуют совхозы,колхозы, артели наряду с индивидуальными и акционированными предприятиями)обусловливает многообразие форм обращения: с индексом — без индекса,пофамильное — по имени и отчеству.

Уважаемый господин Бобылев...

Уважаемый Алексей Степанович...

Слово «уважаемый» тоже не универсально, оно невключается в формулу поименного обращения к особо важной персоне (V.I.Р. — veryimportant person). Такой персоной считается не только высокое должностное лицо(члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятельнауки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людямиспользуются обращения: глубокоуважаемый, высокоуважаемый.

Главному конструктору завода «Прогресс»

канд. техн. наук Аристову А.В.

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

Знак восклицания в этом случае указывает на то, что фактуобращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Часто при обращении к коллективному адресату используютсявыражения:

Уважаемые господа!

Уважаемые дамы и господа!

Уважаемые коллеги!

Последнее уместно при обращении к лицам одной профессии. Выбираяформулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подчеркиваетдистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени иотчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо толькопри наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресованииписьма юридическому лицу.

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. Вделовом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащихдеталей.

Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив(сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Именнопоэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение,признательность, о чем говорилось выше.

С наилучшими пожеланиями...

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...

Всегда рады оказать Вам услугу...

Добро пожаловать на наш семинар!

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть изавуалировано, дано в подтексте.

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и приметеучастие в...

Начальные и заключительные фразы этикетного характера в деловомписьме называются этикетной рамкой. Они обрамляют текст (сообщение),устанавливая непосредственный контакт с адресатом и регулируя отношениякорреспондентов.

Корректность и оптимизм определяют тональность деловых писем. Вделовой переписке совершенно исключаются насмешки, колкости, проявлениягрубости и даже ирония.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричностьтребования. Сравните:

Считаем, что договор N 219 Э/97 от 01.01.97 должен быть заключен внашей редакции.

Считаем целесообразным (надеемся, что мы смогли Вас убедить)заключить договор N 219 Э/97 от 01.01.97 в нашей редакции.

Фраза с этикетной формулой конечно же объемнее. Но партнерскиеотношения гораздо дороже затрат «на вежливость». Убеждает не толькоинформация, но и тональность, в которой ведется переписка. От интонации и стиляписьма, по мнению экспертов, зависит характер делового диалога между фирмами,организациями.

С помощью этикетных средств можно снять чрезмерную официальность,сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать деловойречи при необходимости экспрессивные оттенки.

Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным...

Учитывая Ваш вклад в развитие нашего комплекса...

Примите сердечные, искренние поздравления...

Ваше приглашение к нам пришло, к сожалению, поздно, тем не менеемы полны решимости...

Помимо этикетных фраз арсенал этикетных средств включает этикетныетексты. Это чаще всего тексты-аналоги. В деловой переписке они представленыписьмами-поздравлениями, письмами-соболезнованиями. Такие тексты чаще всегоимеют общую текстовую схему с незначительными вариантами. Например:

 

Поздравление с юбилеем

/>/>Уважаемый (Фамилия И.О.)

Многоуважаемый

Дорогой />/>

Позвольте

Разрешите />/>

мне

нам />/>

от имени… />/>

поздравить Вас с юбилеем и пожелатъ />/>

Вам

Вашей фирме />/>

здоровья и успехов в работе

преуспевания на долгие годы

процветания и благополучия

 

Телеграфный стиль

Примите наши поздравления с юбилеем

НПО «Союз»

Соболезнование

/>/>Выражаем

Примите наше />/>

глубокое

искреннее />/>

соболезнование

сочувствие />/>

по поводу />/>

безвременной кончины…

несчастного случая… />/>

Разделяем />/>

Ваше горе

потерю

Вашу скорбь />/>

Скорбим вместе с Вами...

 

Телеграфный стиль

 

Примите наши (искренние) соболезнования

Скорбим по поводу безвременной кончины...

Стандартные тексты, приведенные выше, сплошь состоят из этикетныхклишированных фраз. Их использование в деловой переписке обусловлено спецификойделового общения. процедурными, формальными требованиями.

Специфика письменного делового диалога состоит еще и в том, что внем исключается все личное, индивидуально значимое, не относящееся к делу.

Соболезнование, отсылаемое родственникам, может выглядетьсовершенно иначе:

Санюша, дорогой, уж как мы все плакали, убивались — передатьневозможно. Какое горе! Береги себя, мой родной, смотри за Леночкой — ит. д.

Так пишут близкие люди, рассчитывающие на то, что письмо будутчитать в кругу родных, не выбирающие поэтому «официальных слов», нескованные условностями общения и часто не думающие о форме подачи текстовогосообщения.

В деловом общении, напротив, очень важны форма и соблюдениеусловностей. Это касается специальных этикетных формул, и не только.

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены,как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

Я (судовольствием) приглашаю Вас принять участие в...

Благодарю Вас за участие...

Искренне благодарюВас за...

Сердечно благодарюВас за...

Прошу Вас направить в наш адрес...

Заверяю Вас в том, чтомы приложим все усилия...

Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодноесотрудничество...

Сблагодарностью подтверждаю получение отВас...

К этикетнымритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные видыпохвалы:

Вы проявилисердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попеченияродителей… (прямая похвала)

УчитываяВаш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности… (косвенная похвала)

ПосколькуВаша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники… (косвенная похвала)

К этикетнымритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в концеписьма:

Надеюсь надальнейшие добрые и взаимовыгодные, отношения...

Надеемся наскорейшее принятие решения...

Надеемся,что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничествонаших предприятий.

Желаемуспехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество.

Надеемся,что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.

Вежливаяформа именования адресата в деловой переписке предполагает использованиеместоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы.

Согласно Вашейпросьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.

В концеэтого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.

Нельзя неучитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевомэтикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела. Еще ФренсисБэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно,чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

Один из ведущих исследователей речевого этикета, Валентин ЕвсеевичГольдин, справедливо пишет в своей книге «Речь и этикет»' о том, чтовесь текст и каждая часть письма направлены на адресата. Так что в текстеделового письма помимо этикетных формул сама структура текста и содержаниебудут ориентированы на адресата. Следовательно, содержание письма, его объем иструктура тоже передают этикетную информацию — информацию о равенстве илинеравенстве отношений, о стремлении поддерживать деловые контакты или о желаниипрервать их.

Система отрицательных этикетных знаков (не полученный вовремяответ, неполучение ответа) прочитывается как нежелание поддерживать деловыеотношения, как знаки неуважения.

Этикет подчинен сложившейся системе ценностей, отражает изакрепляет ее. Вместе с тем этикет — явление национальное, имеющее у каждогонарода ярко выраженную специфику.

Для русского речевого этикета характерно выделение приоритетов вином порядке, чем, скажем, для английского или французского: для англичанпервичен социальный статус, затем пол и в третью очередь личные заслуги, дляфранцузов — пол, социальный статус и затем личные заслуги, для традицийрусского речевого этикета характерно равновесие таких приоритетов, как личныезаслуги и социальный статус, а вот признак пола практически не существен длявыбора этикетного знака.

Нивелирование полов — характерная черта русского служебногоэтикета. Это обстоятельство связано с тем, что до 1917 года женщин нагосударственной службе практически не было, а в советскую эпоху господствовалобесполое обращение «товарищ».

Мы выбираем существительное мужского пола для обозначениядолжностного лица, кем бы оно ни было: прокурор Степанова О.А., генеральныйдиректор Осипова Н.Я., менеджер Горшкова Л.И.

Адресация дает возможность использования индекса «г-жа»,являющегося в том числе и вежливым указанием на пол адресата:

Менеджеру по рекламе

г-же Никитиной О.Я.

Этикет дает нам много возможностей для регулирования отношениймежду корреспондентами и для достижения самых различных коммуникативных целей.Аксиома этикетных требований — забота о сохранении чувства собственногодостоинства адресата и принцип удовольствия от общения, столь важный дляжелающих установить прочные деловые контакты.

Фактор адресата и особенности речевой ситуации должны учитыватьсяпри выборе этикетных средств.

Вслед за заключительными репликами вежливости следуетсамоименованиедолжностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименованиевключаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмонаправляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.

Начальник Главного Управления образования (Подпись) Е.Я.Коган

Директор Воскресенского

ПАТП

(Подпись) В.В.Сиволобов И.о. начальника Главного Управления образования Самарской области (Подпись) В.А.Прудникова

Или

Генеральный директор (Подпись) С.А.Прохоров Главный бухгалтер (Подпись) М.И.Притула

Если письмонаправляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения,самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицовыполняет в данном органе:

Председатель Ученого совета института (Подпись) П.Н. Сергеев Секретарь Ученого совета (Подпись) Л. Д. Сухов

Универсальным принципом использования этикетных средств являетсяпринцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям водном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день:«Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знатьположение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, какбудто мы стоим перед ним и разговариваем». Это особенно важно сегодня,когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

2 Речевая ситуация и стандартные средстваязыка

Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующиенеобходимые факторы.

На приведенной схеме выделены основные объективные факторы речевойситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели.Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель — основакоммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словомкоторой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

/>

Речевые цели связаны с необходимостью:

· (а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;

· (б) побудить к действию — решению проблемы, склонить к участию вчем-либо, заставить совершить необходимое действие;

· (в) документировать, придать юридический статус какому-либособытию (чаще всего финансовой операции);

· (г) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.

Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги,композицию письма, его тональность. Однако особое значение в этой связи имеетключевая формула. Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, частореализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственноречевого действия.

В связи с изменением цен на энергоносители просим Васпривести в соответствие с новыми тарифами расчеты за IV квартал 1996 года.

При этом мотивация должна отвечать принципу достаточности, аречевое действие должно быть реализовано в убедительной и вежливой форме.

Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее...

С удовольствием сообщаем Вам...

Требуем незамедлительно погаситьзадолженность...

Цель, предполагающая информирование адресата, как правило,реализуется в виде формулы, непосредственно вводящей сообщение.

Сообщаем Вам...

Отвечаем Вам настоящим письмом...

Ставим Вас в известность...

ЗАО «Веста » заявляет о...

Гарантируем...

Информируем Вас о...

Фактор адресата влияет навыбор этикетных фраз, состав и оформление реквизитов, иногда даже налексический состав текста письма и его объем: к народным избранникам, к заслуженнымдеятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются сословами: «глубокоуважаемый», «многоуважаемый», в остальныхслучаях — «уважаемый»:

Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич!

Уважаемый г-н Кутю...

В случае если адресат хорошо известен, для обращения используетсяформула, включающая имя и отчество адресата:

Уважаемый Владимир Егорович...

Уважаемая Марина Алексеевна!

Практику обращения только по имени в русских деловых письмахнельзя считать плодотворной, хотя она появляется сегодня в деловойкорреспонденции. Обращение регулирует социальную дистанцию общения. Урусскоговорящих есть прекрасный инструмент такого регулирования — обращение поимени и отчеству в условиях официального общения и обращение по имени внеофициальной обстановке. Эти различия представляют традиции русской речевойкультуры.

Письмо хорошо знакомому адресату, постоянному партнеру, коллегебудет более лаконичным, что объясняется общим знанием каких-то реалий,подробностей.

Транспорт прибыл 21.01.96. Просим подтвердить дату отправки иналичие сопроводительных документов.

С уважением Барабин Е.Л.

Такой текст приближается к телеграфному по лаконизму. И напротив,чем менее знаком адресат, тем полнее должна быть информация, содержащаяся вписьме.

Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкциювысказывания, но и его тональность. Именно последняя часто определяетвыбор лексических средств

Позвольте сообщить Вам...

Мы с удовольствием сообщаем Вам...

Примите к сведению...

Доводим до Вашего сведения...

Приведенные выше стандартные выражения функционально однородны,однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркиваетсяуважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальнымстатусом, во втором — официальность, административное давление.

Коммуникативные роли — это ролиинициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма;требующие ответа, — в деловой практике это коммерчески, письма. Причем отвечатьнужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальнаяотсрочка ответа не должна превышать 10-12 дней.

Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:

· письма-требования,

· письма-предупреждения,

· гарантийные письма,

· благодарственные письма,

· письма-сообщения,

· письма-напоминания,

· сопроводительные письма,

· письма-заявления,

· письма-извещения,

· письма-приглашения,

· рекламные письма,

· письма-предложения (представления).

Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письмав виде устойчивых формул ввода сообщения:

Настоящим отвечаем на Ваше письмо за ©… от...

Отвечаем на Ваш запрос о поставке запасных частей от...

Позвольте предложить Вам...

Прошу Вас выслать образцы материалов...

Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировкиинициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе илиотклонение предложения, составляется по схеме:

1. повторение просьбы;

2. причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почемупредложение не может быть принято;

3. констатация отказа или отклонения предложения.

На Вашу просьбу о дополнительной оплате торговой наценки научебники сообщаю, что между Главным управлением образования Самарской области иРоскнигой в 1995 году соглашение подписано не было. Поэтому оплачивать торговуюнаценку в размере 25 % Главное управление образования не будет.

В заключение инициативных писем часто употребляются фразы,указывающие на желательные сроки ответа:

С нетерпением ждем Вашего письма.

Просим ответить по возможности скорее.

Просим ответить в двухнедельный срок.

Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.

3 Композиция деловых писем

 

Каждое деловое письмо может содержать один или несколько аспектов- содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма делятсяна одноаспектные и многоаспектные. Изложение каждого аспекта содержания всложном письме обычно начинается с нового абзаца. Композиция, или структура,текста официального письма — это последовательность расположения его составныхчастей — аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваютсяречевые фрагменты с однотипными речевыми действиями — просьбами, сообщениями,предложениями. Структура письма в этом случае может выглядеть следующимобразом:

I. Просим...

II. Также просим...

III. А также просим...

I. Сообщаем...

II. Одновременно сообщаем...

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспектнеобходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельноерешение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяетсякак двухчастная: первая часть содержит информацию о реальных, имевших местофактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть в аспектемодальности ирреальна, декларативна, она называет желаемые, предполагаемыесобытия, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения,требования т.п.): Настаиваю на немедленном погашении долга, т.е.композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:

1. обоснование актуальности запроса;

2. содержание запроса;

3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;

4. формулирование гарантии

Многоаспектное письмо представляетсобой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксическиоформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писемиспользуются стандартные выражения:

Во-первых...

Прежде всего...

Во-вторых...

Затем...

В-третьих...

В заключение...

Переходя к следующему вопросу...

Что касается вопроса о...

Учитывая все вышесказанное...

Исходя из вышесказанного...

В связи с необходимостью вернуться к вопросу о...

Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...

В заключение выражаем надежду на...

В заключение хотим напомнить Вам о...

Объем абзаца колеблется в деловых письмах весьма существенно — отодного предложения до страницы и более.

Абзацное членение может быть проведено в пределах текстаодноаспектного письма, представляющего идеальный вариант композиции, а также впределах одной композиционной части письма, совпадающей с аспектом. Краснойстрокой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.

Стандартизация и унификация, требующие единообразия в построениитекста, обусловили строгую композиционную соотносимость и закрепленность частейделового письма.

Несоблюдение этих правил затрудняет процесс восприятия текстовойинформации. Письма, в которых не соблюдаются правила абзацного членения ивыделения аспектов содержания, приходится читать и перечитывать по несколькураз, что резко снижает их эффективность.

Языковой стандарт делового письма

Своеобразным итогом стандартизации языка делового письма сталитексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма.

Образец

ОАО «ЭКСПО-ВОЛГА»

443125, г. Самара, Московское шоссе, 264

Тел.: (8462) 53-45-83, 53-46-96 Per. N__

Тел./факс: (8462) 53-46-67, 56-16-03

Заявка на участие в выставке

Товары и предприятия г. Чапаевска (название выставки)

Полное название предприятия Учебно-производственное предприятиеВсероссийского общества слепых

Сокращенное название предприятия (для надписи на фризе):

/>

У П П   В О С

Примечание. Вписать название фирмы печатными буквами, в однойклетке — один знак.

Адрес предприятия:

Индекс 446115 Республика_______Область Самарская

Район_________Населенный пункт___________

Улица Ленина Дом 99 Офис___________________

Телефон (указать код города) 3-34-47 Телефакс_______

Ф.И.О. руководителя Фирсалов Иван Викторович______

Должность руководителя директор

Количество участников 2 Ф.И.О. ответственного лица__

Количество арендуемой выставочной площади:

а) закрытая выставочная площадь 4 кв.м.

б) открытая (вне выставочного павильона)______кв. м.

Стандартный выставочный стенд 4, 6, 8, 10, 12 кв. м. и т. д.

Забронировать места в гостинице с_____ по _____ на___ человек

Форма участия (очная, заочная)________________

Информация для размещения в каталоге (не более 50 слов, возможноприложение на отд. листе):

электропитание (220В, 380В) Мощность

Расчетный счет N 043657619 в Чапаевском отделении Сбербанка4259_______

БИК 043657619 кор/счет 600164719 ИНН 6335000194 Код по ОКОНХ 17380, код по ОКПО 02831722 Дополнительные услуги (вписать в таблицу):

/>

N Наименование услуги Цена за единицу Количество Сумма

Общая стоимость услуг, предоставленных ОАО«ЭКСПО-ВОЛГА»:_______________

Настоящим подтверждаем наше участие в выставке «Реклама.Печатный двор. Дизайн» и выражаем свое согласие с правилами и положениямиусловий участия.

/>/>Участник _____

Руководитель_____

Гл. бухгалтер _____ />/>

Организатор _____

Руководитель _____

Гл. бухгалтер_____

Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решенияоднотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле.

Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, нои клишированных предложений:

В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниямипо качеству выполнения работ.

Трафаретных текстов сегодня становится меньше, потому чтоувеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловойпереписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых дляпредприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой трафаретныетексты.

Фразы-клише в остальныхрегламентированных текстах могут представлять собой

1. мотивацию речевого действия

/>/>В соответствии с />/>

Протоколом о взаимных поставках

предварительной договоренностью

решением арбитража

подзаконным актом о… />/>

На основании />/>

Протокола о взаимных поставках

прейскуранта />/>

В связи с />/>

открытием новой линии

выходом из строя агрегата

2. устойчивую речевую формулу ввода информации

Ставлю Вас в известность…

Требуем принять решение о…

Просим принять приглашение на...

3. устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания,поздравления и т.п.

Уважаемые господа!

Имеем честь предложить Вам…

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Всегда к Вашимуслугам.

Все эти стандартные аспекты делового письма используются в текстеисходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речеваяситуация.

Заключение

 

Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся вделовой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называтьее речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественнуюдоговоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а чтонепринятым.

Деловое общение — это самый массовый вид социального общения. Онопредставляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений,экономико-правовых и дипломатических отношений.

Универсальнымпринципом использования этикетных средств является принцип вежливости, которыйвыражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовникеи не утративших актуальности по сей день: «Первая обязанность пишущего —помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, ипредставлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним иразговариваем». Это особенно важно сегодня, когда официальная переписканачинает носить более личный и динамичный характер.

Умениеуспешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умениеработать с документами – важнейшие составляющие профессиональной культурычеловека, принимающего решения.

Низкаяречевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний,переговоров.

Культура речи является экономическойкатегорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странахнеотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культураобщества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.

 

Список используемой литературы

 

1.  Акиншина А.А., Формановская Н.П. Русский речевой этикет. – М.:Русский язык, 1978

2.  Гольдин В.Е. Речь и этикет. – М.: Просвещение, 1993

3.  Снелл Ф. Искусство делового общения. – М., Прогресс, 1990

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

5.  Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. идоп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.

6.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство – Москва: ЗАО «Бизнес-школа«Интел-Синтез», 2000 г.

7.  Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов –Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.

8.  Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

9.  Печникова Т.В., А.В. Печникова Практика работы с документами ворганизации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 1999.-320 с.

10.  Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом ПрезидентаРФ от 30 ноября 1993 г. № 2050

11.  Колтунова М.В Язык и деловое общение. М.: Экономическаялитература. -2002

12.  Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов:Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. годиздания: 2005