Реферат: Документооборот
Профессиональный лицей «Высшая Банковская Школа»Курсовая работапо бухгалтерскомуучету на тему:
«Документооборот»
Выполнила: ученица группы №46
Зумберова Наталья
Санкт-Петербург2001г.
Содержание:
1. Организация бухгалтерскойработы 2
2. Организацияведения бухгалтерского учета 5
3. Организациядокументооборота кредитных
организаций 7
4. Первичные учетныедокументы 10
5. Особенностиоформления операций банка 12
Операции скредитными организациями 13
Операции склиентами 14
Кассовыеоперации 15
6. Аналитический исинтетический учет 20
Аналитический учет 20
Синтетический учет 25
Обработкадокументов синтетического и
аналитического учета 25
7. Контрольдокументооборота 27
Организациявнутреннего контроля 27
Последующийконтроль 30
Исправлениеошибок 30
8. Составлениеитоговой отчетности 32
9. Хранениедокументов 34
Организациябухгалтерской работы.
Правила организациибухгалтерского учета и документооборота разработаны в соответствии стребованиями Гражданского кодекса Российской Федерации, Федеральными законамиРоссийской Федерации «О бухгалтерском учете», иными законодательнымиактами Российской Федерации и нормативными актами Банка России и обязательныедля исполнения всеми кредитными организациями на территории Российской Федерации.
Кредитнаяорганизация разрабатывает и утверждает учетную политику, основанную на Планесчетов бухгалтерского учета в кредитных организациях Российской Федерации иПравилах бухгалтерского учета, изложенных в инструкциях и нормативных актахЦентрального банка Российской Федерации.
В первую очередьобязательному утверждению руководителем кредитной организации подлежат:
— рабочий план счетовбухгалтерского учета в кредитной организации, ее филиалах и подведомственныхучреждениях, основанный на утвержденном Банком России Плане счетов;
— формы первичных учетных документов, применяемых для оформленияопераций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, покоторым не предусмотрены в альбомах Госкомстата типовые формы первичных учетныхдокументов;
— правиладокументооборота и технология обработки учетной информации;
— порядок контроляза совершаемыми внутрибанковскими операциями;
— порядок ипериодичность вывода на печать документов аналитического и синтетическогоучета. При этом ежедневно распечатываются баланс, бухгалтерский журнал, лицевыесчета, по которым были проведены операции (проведена операция), а также выписки(вторые экземпляры лицевых счетов) по клиентским счетам; (абзац введенУказанием ЦБ РФ от 25.09.1998 N 360-У)
— порядок проведенияотдельных учетных операций, не противоречащих действующему законодательству инормативным актам Банка России;
— другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
За организациюбухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковскихопераций ответственность несет руководитель кредитной организации.
За формированиеучетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представлениеполной и достоверной бухгалтерской отчетности ответственность несет главныйбухгалтер кредитной организации.
Требования главногобухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтериюнеобходимых документов и сведений обязательны для всех работников кредитнойорганизации.
Без подписиглавного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц денежные и расчетныедокументы, финансовые и кредитные обязательства, оформленные документами, считаютсянедействительными и не должны приниматься к исполнению.
Бухгалтерский учет идокументарное оформление операций ведется кредитной организацией непрерывно смомента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидациив порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Бухгалтерскиеоперации выполняют работники, выделенные для этого, независимо от того, в какомструктурном подразделении кредитной организации эти работники состоят. В эту категориювходят работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетно-денежных идругих документов, отражением банковских операций по счетам бухгалтерскогоучета, кроме работников, обрабатывающих информацию на ЭВМ и не входящих вструктуру бухгалтерского аппарата.
Все бухгалтерскиеработники в вопросах ведения бухгалтерского учета подчиняются главномубухгалтеру кредитной организации.
Организация работыбухгалтерского аппарата строится по принципу создания одного бухгалтерскогоподразделения (департамента, управления), образования специализированныхотделов, объединения в отделах работников в операционные бригады,предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручаетсяединолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций, заисключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю.
Конкретныеобязанности бухгалтерских работников и распределение обслуживаемых ими счетовопределяет главный бухгалтер кредитной организации или по его поручениюначальники отделов. Главный бухгалтер утверждает положения об отделах.
Распоряжения руководителя кредитной организации по ведениюбухгалтерского учета и конкретные обязанности бухгалтерских работников,закрепление за ними обслуживаемых счетов, а также вносимые измененияоформляются в письменной форме.
Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается стаким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражениеих в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлениемежедневного баланса.
Кредитная организациясамостоятельно определяет продолжительность операционного дня (времени),представляющего собой часть рабочего дня, в течение которого производится обслуживаниеклиентов по вопросам бухгалтерского учета, приема документов для отражения вучете (кроме консультационной работы, которая может проводиться в течение всегорабочего дня). Конкретное время начала, конца операционного дня (времени)определяется кредитной организацией и доводится до сведения обслуживаемойклиентуры.
Под рабочими днями понимаются календарные дни, кроме установленныхфедеральными законами выходных и праздничных дней, а также выходных дней,перенесенных на рабочие дни решением Правительства Российской Федерации.
В условиях функционирования кредитных организаций повышаетсяответственность каждого бухгалтерского работника за совершение учетныхопераций. Порядок совершения операций отдельными работниками определяет руководствокредитной организации. В то же время отдельные операции не могут совершатьсяединолично учетным работником, а должны проводиться по учету с дополнительнойподписью контролирующего работника.
Организация ведения бухгалтерского
учета.
В соответствии сФедеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» и наосновании Правил бухгалтерского учета, установленных Банком России, кредитнаяорганизация разрабатывает правила документооборота и технологию обработкиучетной информации. Учет и обработка бухгалтерской документации, составлениевыходных форм производится с использованием ЭВМ. При совершении бухгалтерскихопераций на ЭВМ должно автоматически обеспечиваться одновременное отражениесумм по дебету и кредиту (принцип двойной записи) лицевых счетов и во всехвзаимосвязанных регистрах. Под регистрами понимаются документы, в которыхсистематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учетупервичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и вбухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах),на отдельных листах и карточках, в виде электронных баз данных (файлов,каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.
Операции должныотражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологическойпоследовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерскогоучета.
Кредитная организациядолжна составлять сводный баланс и отчетность в целом по кредитной организации.Используемые в работе кредитной организации ежедневные бухгалтерские балансысоставляются по счетам второго порядка.
Баланс долженотвечать следующим основным требованиям:
— составляется посчетам второго порядка;
— по каждому счетувторого порядка суммы показываются отдельно в колонках:
по счетам врублях;
по счетам виностранной валюте, выраженной в рублевом эквиваленте, и в драгоценных металлахпо их балансовой стоимости;
итого по счету;
— по каждому счетупервого порядка, по группе этих счетов, по разделам, по всем счетам выводятсяитоги;
— по ряду счетов вбалансе показываются суммы по контрсчетам, и выводится итог за минусом сумм поконтрсчетам;
— баланс должен бытьчитаемый; в заголовке указываются текстом: название кредитной организации,дата, на которую составлен баланс, единица измерения; номера и названия разделов,групп счетов первого порядка, счетов первого, второго порядка, по каким счетамвыведены промежуточные итоги; итоговая сумма по балансу должна называться — баланс;
— в одну строчку должныпоказываться остатки по дебету и кредиту.
Первичные балансысоставляются в рублях и копейках, сводные (консолидированные) — в единицах,указанных для составления и представления отчетности.
При ведении счетовтолько в иностранной валюте, при выдаче из ЭВМ на печать остатков лицевыхсчетов в иностранной валюте итог по всем иностранным валютам счета второгопорядка должен показываться также в рублях по действующему курсу Центральногобанка Российской Федерации. Эти данные должны использоваться для сверкианалитического учета с синтетическим.
Все совершаемыекредитными организациями банковские операции в иностранной валюте должныотражаться в ежедневном едином бухгалтерском балансе банка только в рублях. Длядополнительного контроля и анализа операций в иностранной валюте кредитныморганизациям разрешается разрабатывать специальные программы и учетныерегистры.
Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учетаобеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющиедополнительный контроль.
При хранениирегистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита отнесанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерскогоучета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление,с указанием даты исправления.
Содержание регистровбухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности являетсякоммерческой тайной.
Лица, получившиедоступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и вовнутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ееразглашение они несут ответственность, установленную законодательствомРоссийской Федерации.
Организация документооборота кредитныхорганизаций.
При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее.
1. Все документы,поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе изфилиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации вэтот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитическогоучета внутри одного счета второго порядка.
Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетамна следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционноговремени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах пообслуживанию клиентов.
2. Если необходимо по принятым документам осуществитьперевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в учрежденияхБанка России или в других кредитных организациях, то операции совершаются впорядке, установленном нормативными актами Банка России по расчетам.
Оплата денежно-расчетных документов производится в пределах наличиясредств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетомпоступления средств текущим днем или в пределах суммы «овердрафта»,определенной договором.
3. Утром следующего рабочего дня документы передаютсяработнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений дляоплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти платежные документы сописью передаются в РКЦ Банка России или другую кредитную организацию дляоплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы текущего дня.
При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских счетов,операции, указанные в настоящем пункте, могут проводиться текущим днем. Этидокументы в реестры принятых документов не включаются.
4. Выписки из корреспондентских счетов кредитныеорганизации должны получать из РКЦ Банка России, других кредитных организацийне позднее, чем на следующий день до начала рабочего дня кредитной организации.Полученные выписки разрабатываются и операции, отраженные в них, включаются вбаланс кредитной организации днем их проводки по корреспондентскому счету.Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на основаниирасчетных документов, послуживших основанием для совершения этих операций (еслииное не предусмотрено в договоре с клиентом). В тех случаях, когда поступившиесуммы не могут быть проведены по счетам клиентов, они отражаются на счетах по учетусредств клиентов по незавершенным расчетным операциям при осуществлениирасчетов через подразделения Банка России с последующим отнесением на счетаклиентов либо на счета до выяснения.
Выписки по внебалансовым счетам по учету расчетов с Банком России пообязательным резервам кредитные организации получают в порядке, установленномдля получения выписок из лицевых счетов по корреспондентским счетам.
Средства,зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, кредитнаяорганизация отражает или по счету учета сумм, поступивших на корреспондентскиесчета до выяснения, или на счета получателей средств. Порядок использованияполучателями средств, зачисленных без соответствующих подтверждающих документов,определяет кредитная организация по согласованию с клиентом.
Кредитнаяорганизация принимает оперативные меры к зачислению средств по назначению.
Еслив течение 5 рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы, зачисленныена счет по учету сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения,откредитовываются РКЦ Банка России, в кредитные организации по месту ведениякорреспондентских счетов.
Во взаимоотношениях с банками — нерезидентами документооборотрегулируется договорами, заключаемыми с ними.
5. Прием расчетных документов на бумажных носителях,подписанных собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенныхоттиском печати клиента, осуществляется бухгалтерским работником, которым навсех экземплярах документа проставляются подпись и штамп, содержащий текст:
1) Если прием документов оформляетсябухгалтерскими работниками различно, а зависимости от срока оплаты документа,то на документах, оплачиваемых в день приема, расписка, содержащая текст
«Принято и оплачено „__“_____________ г.».
2) На документах оплаченных на следующийрабочий день:
«Принято»__" _____________ г.".
«Оплачено»__" _____________ г.".
Последний экземпляр документа возвращается клиенту.
6. При подписании документов фамилия подписавшего работникабанка должна быть также обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилии иинициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами.
7. Документы и письма, подлежащие направлению в другиебанки, организации, должны быть отправлены в тот же день (оформления приема, подписания).
8. В целях улучшения обслуживания клиентов и равномерногораспределения нагрузки в кредитной организации может разрабатываться посогласованию с клиентами график их обслуживания.
Физические лица — вкладчики обслуживаются в течение всего операционногодня, при возможности и позже.
9. Поручения клиентов на перечисление средств с ихсчетов могут представляться в кредитные организации в виде платежных документовна бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями уполномоченныхлиц и заверенных оттиском печати клиента, а также в виде электронных платежныхдокументов, передаваемых по каналам связи или иным образом (на магнитных,оптических носителях). Кредитная организация в договоре банковского счета всоответствии с Положением Банка России «О порядке приема к исполнениюпоручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи,при проведении безналичных расчетов кредитными организациями» определяетпорядок приема электронных документов клиентов, их защиты, оформления иподтверждения. Порядок отражения в учете и помещения подтверждающих документовв документы дня определяется в правилах документооборота кредитной организации.
Первичные учетныедокументы.
Все хозяйственныеоперации, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которыхведется бухгалтерский учет.
Первичные учетныедокументы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся вальбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы,форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующиеобязательные реквизиты:
а) наименованиедокумента;
б) датусоставления документа;
в) наименованиеорганизации, от имени которой составлен документ;
г) содержаниехозяйственной операции;
д) измерителихозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименованиедолжностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции иправильность ее оформления;
ж) личные подписиуказанных лиц;
Перечень лиц, имеющихправо подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организациипо согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которымиоформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываютсяруководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на толицами.
Первичный учетныйдокумент должен быть составлен в момент совершения операции, а если это непредставляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Своевременное икачественное оформление первичных учетных документов, передачу их вустановленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверностьсодержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Внесение исправленийв кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетныедокументы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участникамихозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц,которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Для осуществленияконтроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основепервичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Первичные и сводныеучетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителяхинформации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счеткопии таких документов на бумажных носителях для других участниковхозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контрольв соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Первичные учетныедокументы могут быть изъяты только органами дознания, предварительногоследствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией наосновании их постановлений в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе сразрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятиедокументов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Особенностиоформления операций банка.
Все операции осуществляются кредитной организацией в соответствии сФедеральным законом «О банках и банковской деятельности» и перечнемопераций, установленных лицензией Банка России.
Документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислениюи перечислению налогов, должны при этом оформляться также с учетом требованийМинфина РФ и Госналогслужбы РФ.
Операции проводятся, как правило, на основании принятых к исполнениюдокументов клиентов. Операции, совершаемые без документов клиентов банка,оформляются документами, составляемыми кредитной организацией согласнотребованиям нормативных документов Банка России по отдельным операциям, набланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходныекассовые и мемориальные ордера, распоряжения уполномоченных сотрудников и др.Указанные документы составляются на бланках действующих форм или программнымспособом и оформляются в установленном порядке работниками бухгалтерии.
В мемориальных ордерах на частичную оплату инкассовых или платежныхпоручений, в кассовых ордерах и мемориальных ордерах на оприходование исписание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммыповторяются прописью.
Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляютсясводные ордера. Если к сводному ордеру прилагаются первичные документы, наосновании которых составлен этот ордер, в нем делается ссылка на количествоприложенных документов.
Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерскиезаписи, должен иметь:
— контировку, то есть обозначение номеров счетов по дебету и кредиту,по которым должна быть проведена эта запись в необходимых случаях и другиереквизиты;
— дату проводки;
— подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а пооперациям, подлежащим дополнительному контролю, — подписи бухгалтерского иконтролирующего работников, и по операциям кредитной организации, связанным сперечислением средств клиентам, другим организациям, — подписи руководителякредитной организации и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Еслиоснованием для совершения бухгалтерской записи послужило распоряжение,подписанное руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, то вэтом случае выписанный платежный документ подписывается бухгалтерским иконтролирующим работниками, если иное не предусмотрено действующимзаконодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.
Совершение операций в кредитной организации может происходить наосновании электронного платежного документа, а в случаях, установленныхдействующим законодательством и договором, — его бумажной копии, завереннойуполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать всереквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами инормативными актами Банка России.
Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные дляхранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а такжеподлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организациии подписями ее работников.
Операции с кредитными организациями.
Документы пооперациям, связанным с перечислением средств через учреждения Банка России,оформляются в соответствии с установленным порядком Банка России и требованиямиРКЦ, принимающего документы к исполнению.
Расчетные операции через другие кредитные организации (их филиалы)осуществляются на основании договора о корреспондентских отношениях, в которомдолжны найти отражение следующие вопросы:
— какими документамиоформляются расчеты между банками — корреспондентами;
— порядок направлениядокументов и используемые технические средства;
— способыудостоверения права распоряжения денежными средствами;
- контроль и выверка расчетов.
Операции с клиентами.
Распоряжения клиентов на перечисление (выдачу) средств с их расчетных(текущих) счетов принимаются к исполнению на основании документов, оформленныхв соответствии со следующими требованиями:
— представляемыеклиентами документы на осуществление расчетов по их поручению в безналичномпорядке должны быть заполнены в соответствии с требованиями правил Банка Россиипо осуществлению расчетов.
— документы наполучение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены всоответствии с требованиями положений Банка России о порядке ведения кассовыхопераций.
— для осуществления валютных операций клиентами представляютсядокументы, предусмотренные соответствующими нормативными актами Банка России.
Клиент обязан указывать в тексте платежных (расчетных) документов, атакже на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Предприятия,организации и учреждения, которые в установленных случаях по условиям своейдеятельности не расшифровывают свои расходы, представляют в кредитные организацииплатежные поручения и денежные чеки без указания назначения сумм платежа.Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписямичекодателя.
Чеки и платежные поручения принимаются банком в течение 10 дней со дняих выписки, не считая дня выписки, без исправления даты, обозначенной надокументе. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана датафактического представления их в банк.
Каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажномносителе, и каждый отдельный лист сводного документа, оформленного на бумажномносителе, например, сводного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченныхдолжностных лиц клиента и оттиск его печати и соответствовать заявленнымобразцам. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или пастойшариковой ручки. Объявления о взносе наличных денег подписываются вносителями.В сводном документе незаполненные отрезные части должны быть прочеркнуты.
При передаче распоряжений владельцев счетов в виде электронныхплатежных документов должно быть обеспечено использование в них аналоговсобственноручной подписи, кодов, паролей или иных средств, подтверждающих, чтораспоряжение составлено уполномоченным на это лицом.
Кредитная организация отказывает в приеме платежного (расчетного) документа,если удостоверение прав распоряжения счетом будет признано сомнительным либопри нарушении требований по оформлению документа.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы, при приемераспоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов, а такжепри осуществлении межбанковских расчетов внесение каких-либо исправлений впоступившие документы не допускается.
Платежные (расчетные) документы, принятые кредитной организацией кисполнению, должны оформляться подписью бухгалтерского работника,осуществившего их прием и проверку, с указанием даты приема.
Убытки, возникшие вследствие оплаты плательщиком подложного,похищенного или утраченного чека, возлагаются на кредитную организацию иличекодателя в зависимости от того, по чьей вине они были причинены.
Кассовые операции.
Кассовые расходные операции, выполняемые бухгалтерскими работниками,контролируются централизованно контролером, рабочее место которого размещаетсяпо возможности в непосредственной близости от кассы. Этот контролер ведет кассовыйжурнал по расходу. Контроль расходных операций должен быть организован так,чтобы была исключена возможность:
а) оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписямии оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанныхиз книжки, не принадлежащей данному клиенту;
б) поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов,минуя соответствующих бухгалтерских работников и контролера банка;
в) внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы ижурналы.
Кассовый журнал по расходу составляется бухгалтерским работником(контролером) на соответствующих бланках в двух экземплярах.
. При ведении бухгалтерского учета с применением ЭВМ или ПЭВМ дляпередачи информации на обработку направляются отдельные листы кассового журналапо расходу по мере их заполнения либо, при незначительном объеме операций,одновременно все листы кассового журнала с подписью кассира о сверке оборотов скассой.
Направление расходных кассовых документов контролером в кассу дляоплаты производится внутренним порядком. Передача документов в кассуоформляется в специальном журнале под расписку.
Журнал ведется ежедневно по следующей форме:
Номер чека или ордера Сумма Подпись контролера Расписка кассира в приеме чека или ордераЕсли кассовый журнал по расходу ведется в двух экземплярах под копирку,то расходные документы можно передавать в кассу под расписку кассира на первомэкземпляре журнала. При таком порядке передачи расходных документов в кассувторой экземпляр кассового журнала остается у контролирующего работника,который проверяет, не внесено ли каких-либо исправлений и дописок в первыйэкземпляр. Первый экземпляр кассового журнала помещается в кассовые документыдня, второй экземпляр прикладывается к бухгалтерскому журналу.
Если рабочее место лица, контролирующего кассовые расходные операции,находится рядом с кассой либо соединено с кассой предохраненным от доступаизвне транспортным устройством, то по усмотрению руководителя кредитнойорганизации может быть установлен порядок передачи кассовых расходныхдокументов контролером кассиру, без его расписки.
Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организовантак, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производилисьтолько после фактического поступления денег в кассу, за исключением взносов вовклады граждан, которые могут записываться в лицевые счета вкладчиков до приемаденег. При этом документы, подтверждающие взнос во вклад, и (или) банковскаякнижка выдаются вкладчику только после фактического поступления денег в кассу.
Прием денежной наличности производится по объявлению на взносналичными, представляющему собой комплект документов, состоящий из объявленияна взнос наличными, квитанции и ордера. Объявление на взнос наличнымипринимается бухгалтерским работником, который подписывает его, отражает вкассовом журнале сумму, а также необходимые реквизиты, предусмотренные кассовымжурналом, и внутренним порядком передает в кассу. Объявление на взнос наличнымипомещается в кассовые документы дня, квитанция выдается вносителю денег послеприема их в кассу. Получив обратно из кассы ордер с подписью кассира,свидетельствующей о приеме кассиром денег, бухгалтерский работник проверяетподлинность подписи кассира на ордере с образцами подписей, делает условнуюотметку в кассовом журнале о возврате ордера из кассы, передает кассовый журналдля отражения операций в бухгалтерском учете, после чего прилагает ордер квыписке соответствующего лицевого счета клиента.
При приеме денежной наличности от работника банка для зачисления навнутрибанковские счета выписывается приходный кассовый ордер под копирку в трехэкземплярах, из которых первый — помещается в кассовые документы дня, второй — выдается вносителю после приема денег в кассу, а третий — помещается вмемориальные документы дня после документов по дебетуемым балансовым счетам и вбухгалтерский журнал (ленту подсчета) не включается. При этом, получив обратноиз кассы третий экземпляр приходного кассового ордера с подписью кассира,свидетельствующей о приеме кассиром денег, бухгалтерский работник проверяетподлинность подписи кассира на этом документе путем сверки с образцамиподписей, делает условную отметку в кассовом журнале о возврате документа изкассы, после чего передает кассовый журнал для отражения операций в бухгалтерскомучете.
Кассовый журнал по приходу кассы может вестись централизованно.
Суммы государственных доходов и платежей по обязательному страхованию,поступающие наличными деньгами, могут записываться в кассовый журнал наосновании сводного приходного кассового ордера (ленты подсчета документов),составляемого в конце дня бухгалтерским работником (ответственным исполнителем),ведущим эти операции на основании оставленных им у себя уведомлений первичныхкассовых документов.
Кассовый журнал по приходу по операциям вечерней кассы разрешаетсясоставлять на листе бумаги на ЭВМ в двух экземплярах с выведением частныхитогов по лицевым счетам и общего итога по журналу с тем, чтобы записи влицевые счета производить итоговыми суммами. Вторые экземпляры журнала, разрезанногона ленты, после проверки записей в лицевые счета прилагаются вместе с ордерамик объявлениям о взносе денег в вечернюю кассу к выпискам по счетам клиентов.Правильность заполнения этих ордеров проверяется бухгалтером — контролеромвечерней кассы, а при применении кассовых аппаратов — ответственнымиисполнителями утром следующего дня. Факт этой проверки удостоверяется подписьюбухгалтера — контролера или ответственного исполнителя на ордере к объявлениям.
Неиспользованные денежные чеки по закрываемым счетам, а также посчетам, передаваемым в другой банк, принимать от клиентов имеет право толькоглавный бухгалтер или его заместитель или начальник отдела, которыйодновременно должен немедленно погасить каждый сданный чек путем вырезаниячасти чека, предназначенной для подписи. Лишь после этого чеки передаютсясоответствующему бухгалтерскому работнику, который обязан составить ордер назакрытие счета и представить его для проверки и подписания главному бухгалтеруили его заместителю или начальнику отдела. Неиспользованные расчетные чеки приналичии остатка на счете по учету задепонированных средств принимаются отклиентов и погашаются в таком же порядке бухгалтерским работником, которыйодновременно проверяет и подписывает платежное поручение клиента на закрытиелицевого счета по учету задепонированных оставшихся неиспользованных средств.Сданные неиспользованные денежные и расчетные чековые книжки, погашенные вуказанном выше порядке, помещаются соответственно в кассовые и мемориальныедокументы дня.
Объявления на взнос наличными и чеки, как денежные, так и расчетные,должны быть обязательно заполнены одновременно вручную или на ЭВМ (кромеденежных чеков) с сохранением всех реквизитов бланка. Наименование владельцасчета, номер счета и наименование кредитной организации в чеках и объявленияхмогут обозначаться штампами.
. Порядок нумерации объявлений на взнос наличных денег, а такжеквитанций к ним устанавливается главным бухгалтером банка или его заместителемв тех случаях, когда при приеме денег плательщику выписывается квитанция, вобъявлении работником банка проставляются 3 последних знака номера выданнойвносителю квитанции. В выдаваемых банком квитанциях сумма прописью начинаетсяобязательно в самом начале строки, свободное место в реквизите «суммацифрами» и после суммы прописью прочеркивается двумя линиями. Квитанции вприеме наличных денег должны заполняться только от руки чернилами или пастойшариковой ручки.
Кредитная организацияопределяет документооборот по выдаче (продаже) чеков (чековых книжек) клиентам.При этом из кассы чеки должны выдаваться оформленные штампом банка, выдающегочеки, с указанием на каждом чеке номера счета, с которого будет оплачиватьсячек, при выдаче чеков за плату — после внесения (перечисления) денежныхсредств. Выданные (проданные) за день чеки списываются с внебалансового счетапо их учету на основании мемориального ордера, выписанного бухгалтерскимработником.
Другие бланкистрогой отчетности и разные документы и ценности выдаются из кассы на основаниипереданных внутренним порядком в кассу мемориальных ордеров. На ордерах делаетсярасписка получателя бланков, ценностей и документов.
При работе с бланками строгой отчетности рекомендуетсяосуществлять контроль за получением, хранением, выдачей и использованиембланков строгой отчетности, обеспечивающий своевременное и полное отражение ихдвижения в учете. Пачки (посылки) с бланками строгой отчетности проверяются.Бланки в пачках с поврежденной упаковкой пересчитываются полистно. Приобнаружении в упаковках недостач или излишков бланков составляется акт заподписями лиц, участвовавших в приеме бланков. Бланки строгой отчетностихранятся в хранилище ценностей. При выдаче бланков строгой отчетности дляиспользования производится полистный пересчет бланков, проверка правильности ихнумерации, а также приемка по качеству. О выявленных при этом недостачах иизлишках бланков, а также об обнаружении в них дефектов составляются акты ивносятся исправления в учете.
Аналитический и синтетический учет.
Аналитический учет.
Документами аналитического учета являются:
1. Лицевые счета.
Лицевым счетам присваиваются наименования и номера. Номер лицевогосчета должен однозначно определять его принадлежность конкретному клиенту ицелевому назначению. По истечении отчетного года разрешается новым счетамклиентов присваивать номера лицевых счетов, закрытых в отчетном году. В лицевыхсчетах должны показываться:
- дата предыдущей операции по счету,
- входящий остаток на начало дня,
- обороты по дебету и кредиту,отраженные по каждому документу (сводному документу),
- остаток после отражения каждойоперации (по усмотрению кредитной организации) и на конец дня.
Лицевые счета ведутся на отдельных листах (карточках), в книгах либо ввиде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных сиспользованием средств вычислительной техники. В реквизитах лицевых счетовдолжны отражаться:
- дата совершения операции,
- номер документа,
- вид (шифр) операции,
- номер корреспондирующего счета,суммы — отдельно по дебету и кредиту,
- остаток и другие реквизиты.
В соответствии с Федеральным законом «О банках и банковскойдеятельности» порядок открытия, ведения и закрытия банком счетов клиентов,как в рублях, так и в иностранной валюте, устанавливается Банком России. Дляоткрытия счета клиент представляет необходимые документы юридической службе кредитнойорганизации, которая проверяет правильность оформления документов, оформляетдоговор банковского счета. Сформированное юридическое дело хранится вюридической службе. Иной порядок и место хранения юридического дела может устанавливатьсявнутренним регламентом кредитной организации.
Для открытия счета вбухгалтерию (главному бухгалтеру, его заместителю, начальнику отдела — взависимости от порядка, установленного в банке) представляется распоряжениеруководства банка об открытии счета с приложением карточки образцов подписейдолжностных лиц, имеющих право распоряжаться счетом, и оттиска печати,заверенной в установленном порядке. В распоряжении должен быть указан владелецсчета, номер и дата договора банковского счета, порядок и периодичность выдачивыписок счета. Распоряжение после открытия счета с отметкой должностных лицбухгалтерии, указанных выше, передается в юридическую службу для помещения в юридическоедело клиента.
Необходимое количество экземпляров карточек образцов подписей и печатидля использования в работе ксерокопирует кредитная организация. Ксерокопиизаверяет своей подписью главный бухгалтер кредитной организации или егозаместитель.
Открытые счета клиентам регистрируются в книге регистрации открытыхсчетов. В этой книге должны быть следующие данные:
— дата открытиясчета;
— дата и номердоговора об открытии счета;
— наименованиеклиента;
— наименование (цель)счета;
— номер лицевого счета;
— порядок ипериодичность выдачи выписок счета;
— дата сообщенияналоговым органам, фондам об открытии счета;
— дата закрытиясчета;
— примечание.
В книге для каждого номера и наименования счета второго порядкаоткрываются отдельные страницы, которые пронумеровываются, прошнуровываются иопечатываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера или егозаместителя и хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу (сейфе).
Лицевые счета, открываемые не клиентам, а для учета имущества,расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности ит.п., также регистрируются в книге регистрации открытых счетов повнутрибанковским операциям.
Учетной политикой кредитной организации может быть предусмотреноведение книги регистрации лицевых счетов в электронном виде и подписание ееаналогами собственноручной подписи главного бухгалтера или его заместителя, приэтом должны быть обеспечены меры защиты информации от несанкционированногодоступа. В этом случае из ЭВМ ежедневно распечатываются отдельные ведомостивновь открытых и закрытых счетов, которые подшиваются в отдельное дело ихранятся у главного бухгалтера или его заместителя. На каждое первое числогода, следующего за отчетным, а при необходимости — в другие сроки в течениегода, ведущаяся в ЭВМ книга регистрации счетов выдается на печать. Отдельныелисты книги сшиваются, пронумеровываются, скрепляются печатью и подписываютсяглавным бухгалтером. Сформированная книга регистрации действующих счетовсверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов, прошнуровывается,опечатывается, подписывается главным бухгалтером или его заместителем и сдаетсяв архив. При необходимости кредитная организация может вести несколько книгрегистрации счетов по потребности банка, с обязательной сквозной нумерациейкаждой страницы по всем книгам.
Внесение изменений в книгу учета лицевых счетов клиентов можетосуществляться только с разрешения главного бухгалтера либо его заместителя.
После открытия счета, завизированные главным бухгалтером или егозаместителем либо другим лицом, которому предоставлено это право, карточкиобразцов подписей и оттиска печати с указанием на них порядка и периодичностивыдачи выписок счета передаются соответствующим работникам банка. При временнойзамене документов (карточек с образцами подписей, печати и других) подействующим счетам клиентов документы принимаются главным бухгалтером или поего поручению заместителем главного бухгалтера либо начальником отдела, которыепроверяют документы и заверяют их своей подписью.
В случае закрытия счета, а также при изменении наименованияпредприятия, организации, учреждения либо номера счета владелец счета обязанвозвратить кредитной организации чековые книжки с оставшимися неиспользованнымичеками и корешками при заявлении, в котором указываются номера возвращаемыхнеиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должносодержаться подтверждение остатка средств на счете на день закрытия и указание,куда перечислить остаток средств.
Лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим формамбланков в двух экземплярах, которые передаются в бухгалтерию. Второй экземплярявляется выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылкиклиенту. Лицевые счета, выписки из которых клиентам не выдаются, печатаются водном экземпляре. Лицевые счета, ведущиеся в виде электронных баз данных,распечатываются для выдачи клиенту в виде выписки, если иное не предусмотренодоговором с клиентом. Выписки из лицевых счетов, распечатанные с использованиемсредств вычислительной техники, выдаются клиентам без штампов и подписейработников кредитной организации. Если по каким-либо причинам счет велсявручную или на машине, кроме ЭВМ, то выписки этих счетов, выдаваемые клиентам,оформляются подписью бухгалтерского работника, ведущего счет, и штампомкредитной организации. В таком порядке оформляется каждый лист выписки.
Выписки на бумажных носителях выдаются в порядке и сроки, указанные вкарточках образцов подписей и оттиска печати. На лицевом счете (первомэкземпляре) бухгалтерским работником ставится штамп
«Выписка выдана за „__“ ____ г. впорядке ______________.
Подпись работника кредитной организации ____________
Дата „__“ ___________________ г.
По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов должныприлагаться документы (их копии), на основании которых совершены записи посчету.
На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп икалендарный штемпель даты провода документа по лицевому счету. Штамппроставляется только на основном приложении к выписке. На тех дополнительныхдокументах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую суммуопераций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится. В случае еслиприлагаемые к выпискам документы, на основании которых совершены записи по счету,предъявляются клиенту в электронном виде, то указанные документы:
— подписываются аналогами собственноручной подписи уполномоченноголица;
— содержат дату провода документа по лицевому счету.
Владелец счета обязан в течение 10 дней после выдачи ему выписокписьменно сообщить кредитной организации о суммах, ошибочно записанных в кредитили дебет счета. При непоступлении от клиента в указанные сроки возраженийсовершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.
В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат можетбыть выдан клиенту только с письменного разрешения руководителя банка или егозаместителя по заявлению клиента, в котором он обязан указать причины утратывыписки, подписанному руководителем и главным бухгалтером организации,физическим лицом — владельцем счета. На титульной части дубликата делаетсянадпись:
»Дубликат выписки за "__"___________________ г.".
Дубликат выписки подписывается бухгалтерским работником и главнымбухгалтером или его заместителем, или начальником отдела, скрепляется оттискомпечати банка и выдается представителю клиента под расписку на заявлении.
На титульной части лицевого счета, по которому составлен дубликат,делается надпись:
"__" _______________ г. Выдан дубликат выписки".
Эта надпись скрепляется подписями главного бухгалтера или его заместителя.
После выдачи (высылки) выписок клиентам лицевые счета за отчетный месяцброшюруются в пачки в возрастающем порядке номеров счетов по балансовым ивнебалансовым счетам и сдаются в архив. База данных лицевых счетов в ЭВМведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях,и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного дляхранения соответствующих документов.
2. Бухгалтерский журнал.
Бухгалтерский журнал, предназначен для регистрации всех операций,проведенных за день по документам, в том числе изготовленным программным путемв кредитной организации. Журнал ведется в двух экземплярах. Первый экземплярприлагается к ежедневному балансу, второй — в бухгалтерские документы дня.
Кассовые журналы составляются в порядке, установленном по кассовойработе, в двух экземплярах, один из которых помещается в кассовые документыдня, второй приобщается к бухгалтерскому журналу.
3. Ведомость остатков по счетам первого, второгопорядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым.
Ведомость составляется ежедневно. По решению руководства кредитнойорганизации ведомость остатков в разрезе лицевых счетов по счетам, требующимконфиденциальности, составляется отдельно. В общую ведомость остатковвключаются итоги по этим счетам.
4. Ведомость остатков размещенных (привлеченных)средств.
Ведомость ведется по счетам, по которым определены сроки размещения(привлечения) средств, программным путем ежедневно и выдается на печать из ЭВМпо мере необходимости.
Синтетический учет.
Документами синтетического учета являются:
1. Ежедневная оборотная ведомость.
Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым ивнебалансовым счетам, Внутри месяца обороты показываются за день. Кроме этого,на 1 число составляется оборотная ведомость за месяц, на квартальные и годовыедаты — нарастающими оборотами с начала года.
2. Ежедневный баланс.
Ежедневный баланс по операциям, совершаемым непосредственно кредитнойорганизацией, должен быть составлен за истекший день до 12 часов местноговремени на следующий рабочий день, сводный баланс с включением балансовфилиалов составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составлениябаланса по операциям, непосредственно выполняемым кредитной организацией.
Обработка документов синтетического и аналитическогоучета.
Балансы и оборотные ведомости подписываются после их рассмотренияруководителем кредитной организации, главным бухгалтером или по их поручению — заместителями. Бухгалтерский журнал, ведомость остатков по счетам, ведомостьостатков размещенных (привлеченных) средств подписываются после рассмотренияглавным бухгалтером или по его поручению — заместителем главного бухгалтера.
Суммы, отраженные по счетам аналитического учета, должнысоответствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета. Это должнодостигаться устойчивым программным обеспечением, одновременным отражением вЭВМ, как сказано выше, операций во взаимосвязанных регистрах бухгалтерскогоучета.
Перед подписанием баланса главный бухгалтер или по его поручениюработник банка должен сверить:
— соответствие оборотов по итогу, отраженным в бухгалтерском журнале,оборотам, показанным в оборотной ведомости;
— соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным вбалансе, остаткам, показанным в оборотной ведомости, ведомости остатков по счетам;
— соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным введомости остатков по счетам, остаткам, показанным в ведомости остатков размещенных(привлеченных) средств.
О произведенной сверке делается соответствующая запись в балансе передподписями должностных лиц. Если по поручению главного бухгалтера сверкупроизводил бухгалтерский работник, то он визирует надпись о произведеннойсверке.
При выявлении расхождений выясняются причины этого расхождения ипринимаются меры к их устранению. Если необходимо сделать исправительныепроводки, то они делаются в установленном порядке.
Исправление ошибки совершается в момент ее обнаружения. Перепечатываниематериалов аналитического и синтетического учета не допускается.
Контроль документооборота.
Организация внутреннего контроля.
В банковской практике по операциям, требующим дополнительного контроля,не допускается их единоличное совершение одним бухгалтерским работником. Вбухгалтерии кредитной организации должны быть работники, на которых возлагаетсяобязанность осуществления последующего контроля совершенных бухгалтерских,включая кассовые, операций.
Кредитная организация должна организовывать и осуществлять внутреннийконтроль, обеспечивающий надлежащий уровень надежности, соответствующийхарактеру и масштабам проводимых бухгалтерских операций.
Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов кисполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершенияопераций и отражения их в бухгалтерском учете.
Контроль должен быть направлен на:
— обеспечениесохранности средств и ценностей;
— соблюдениеклиентами положений по оформлению документов;
— своевременноеисполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;
— перечисление и зачисление средств в точном соответствии среквизитами, указанными в платежных (расчетных) документах, принимаемых к исполнению.
Методы и технические средства, применяемые для осуществлениявнутреннего контроля, определяет сама кредитная организация, исходя изконкретных условий работы, характера операций и их объема.
Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов,оформленных на бумажном носителе (бланке), с последующей сверкой счетнымметодом равенства оборотов по дебету и кредиту.
При приеме денежно — расчетных документов на бумажных носителяхответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить,соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли всепредусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов,соответствуют ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным кредитнойорганизацией образцам.
При этом оформление документа и его проверка удостоверяются собственноручнойподписью бухгалтерского работника и контролера, а в необходимых случаях — подписями других должностных лиц. В установленных случаях подпись заверяетсяпечатью (штампом).
Проверка наличия на расчетно-денежных документах соответствующихподписей работников банка, уполномоченных осуществлять те или иные операции,возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) наобработку. В кредитных организациях, учет которых механизирован на вычислительныхмашинах, эта проверка возлагается на старшего по должности работника приказомруководителя кредитной организации.
Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций,подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц банка. Перечни,а также образцы подписей работников банка, выполняющих контрольные функции,должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.
Право подписания расчетно-денежных документов, предоставляемоебанковским работникам, оформляется распоряжением руководителя банка.
Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций нарасчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют подолжности руководители и главные бухгалтеры кредитных организаций или по ихпоручению доверенные лица.
Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежныйдокумент, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарномпорядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются куголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работникибанка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.
Главный бухгалтер кредитной организации банка обязан следить за тем,чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданыпод расписку в кассу, бухгалтерским и контролирующим работникам, группепереводного ключа, абонентскому телеграфу. Главный бухгалтер обязан такжеследить за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которымипользуются работники банка в своей работе, особенно в связи с увольнениемработников банка.
Один комплект образцов подписей должностных лиц банка обязательнохранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право тойили иной подписи на расчетно-денежных документах. Для проверки соответствияподписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнениюрасчетно-денежных документах утвержденным образцам работники должны иметьобразцы их подписей.
Контролирующие работники должны пользоваться своими экземплярамиобразцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисковпечатей на документах, представляемых клиентурой. Этим работникам запрещаетсяпользоваться тем же экземпляром образцов подписей и оттисков печатей клиентов иобразцов подписей работников банка, которыми пользуются бухгалтерские работники.
Контроль может обеспечиваться программным путем, а также применениемкодов, паролей и иных средств. Применяемые аналоги собственноручной подписидолжны обеспечивать однозначную идентификацию подписи бухгалтерского работника,контролера, а также других должностных лиц, оформивших документ, проверившихего и санкционировавших совершение операции и отражение ее в бухгалтерскомучете.
При применении технических средств руководителем кредитной организациидолжно быть обеспечено:
— ограничение доступак совершению операций;
— конфиденциальностьприменяемых кодов и паролей;
— невозможностьиспользования аналога собственноручной подписи другим лицом;
— применение программного обеспечения, позволяющего своевременноустранять попытки несанкционированного доступа
Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением навсех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на главногобухгалтера.
Руководитель банка, наряду с общим наблюдением за состояниембухгалтерской работы, обязан проверять своевременность составления баланса иотчетности, периодически осуществлять контроль за своевременностью и полнотойзачисления средств на счета клиентов, направлением расчетно-денежных документовпо назначению.
Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобыклиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам,документам и бланкам банка, к экранам ЭВМ.
Последующий контроль.
Главные бухгалтеры кредитных организаций, их заместители, начальникиотделов и работники последующего контроля обязаны по должности систематическипроизводить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы.
При проверках контролируется правильность учета и оформлениянадлежащими документами совершенных операций. В процессе последующих проверокдолжны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций иведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков.
Результаты последующих проверок должны оформляться справками.Руководящие работники (руководитель или его заместители) банков обязаны впятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных припоследующий проверке, лично рассмотреть справку в присутствии сотрудниковбухгалтерского аппарата и принять необходимые меры для устранения причин,вызвавших отмеченные недостатки. Главный бухгалтер обязан установить наблюдениеза устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками,и в необходимых случаях организовать повторную проверку.
Исправление ошибок.
Существует определенный порядок исправления ошибочных записей взависимости от времени их выявления и бухгалтерских регистров. Ошибки взаписях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами при текущейпроверке, до заключения баланса, бухгалтерского журнала, исправляются путемзачеркивания неправильно записанных сумм и надписания над ними правильных сумм.Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника. Если запись подлежитаннулированию как ошибочная, то бухгалтерский работник вычеркивает тонкойчертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делается надпись: «Не считать»,заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно вносятся исправления во всевзаимосвязанные регистры бухгалтерского учета. Если по условиям обработки такимспособом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путемсторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой правильнойзаписи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Дляпровода составляется текущим днем два ордера — сторнированный и правильный. Ордераподписываются, кроме бухгалтерского работника, контролирующим работником.
Ошибочные записи, выявленные после заключения бухгалтерского журнала исоставления баланса, должны исправляться обратными записями по счетам, покоторым сделаны неправильные записи (обратное сторно). Исправление производитсяв день выявления. Если для исправления ошибочных записей требуется списаниесредств со счетов клиентов, то необходимо получить их письменное согласие, еслииное не предусмотрено договором счета. Списание средств со счета клиентапроизводится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств насчете клиента списание производится со счета учета прочих дебиторов, икредитная организация принимает меры к восстановлению этих средств.
В лицевом счете и бухгалтерском журнале против ошибочной записи, суммакоторой была впоследствии сторнирована, обязательно должна быть сделана отметка«Сторнировано» с указанием даты исправительной записи и номераисправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью главного бухгалтера илиего заместителя, подписавшего исправительный ордер. Исправление оформляетсямемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника,контролирующего работника, главного бухгалтера или по его поручению — заместителемглавного бухгалтера.
Исправительные ордера должны составляться в четырех экземплярах, изкоторых первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являютсяуведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертыйэкземпляр остается в ордерной книжке. Книжка эта должна храниться у главногобухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от другихдокументов порядковыми номерами. В тексте исправительного ордера должно бытьуказано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а еслиона вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этомна обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущенаошибочная запись, указывается должность и фамилия исполнителя, а также лица,проконтролировавшего неправильную запись. Заявления, послужившие основанием длясоставления исправительных ордеров, должны храниться в документах дня при этихордерах.
Пользуясь копиями исправительных ордеров, оставшимися в книжке, главныйбухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников, изучает причины ошибок ипринимает меры к улучшению работы.
Составление итоговой отчетности.
Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течениеследующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичныхдокументов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета.
По лицевым счетам проверяется, все ли записи подтвержденысоответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочныхработников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно липеренесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов,правильно ли перенесены из предыдущего дня входящие остатки и выведеныисходящие остатки — соответствие их ведомости остатков по счетам, правильностьоформления документов, послуживших основанием отражения операций по счетам,соблюдения правил выдачи клиентам выписок по счетам, правильность совершенияисправительных записей, если они делались.
Информация, поступающая в банк в течение всего года, является основойдля годовой отчетности.
В целях обеспечения составления годового отчета в целом по кредитнойорганизации, получения полной и достоверной информации о работе кредитнойорганизации часть операций за истекший год проводятся заключительными оборотамив соответствии с указаниями по составлению годового бухгалтерского отчета.
Заключительными оборотами являются обороты по отдельным счетам иоперациям, проводимые в новом году, но подлежащие учету как обороты истекшегогода.
Выписки из лицевых счетов по заключительным оборотам прикладываются квыпискам текущего года в качестве расшифровки итогов оборотов, относящихся кпрошлому году.
По внутрибанковским счетам заключительные обороты могут записываться влицевые счета истекшего года без отражения в лицевых счетах нового года. Втаком же порядке в лицевых счетах истекшего года могут производиться записизаключительных оборотов по закрытию остатков транзитных счетов.
В течение периода с 1 января по день окончания заключительных оборотовведутся отдельные бухгалтерские журналы по этим оборотам, в которых январьмесяц обозначается числом «13». Журналы эти брошюруются по днямпроводки вместе с журналами по операциям нового года. На документах по заключительнымоборотам ставится штамп или делается надпись «По заключительнымоборотам». Документы по заключительным оборотам подбираются в отдельнуюпачку, но брошюруются вместе с документами данного дня по операциям новогогода.
Сверка аналитического учета с синтетическим по оборотам производитсяраздельно по заключительным оборотам прошлого года и по оборотам текущего года,а остатки сверяются в обычном порядке.
До перечисления вышестоящему банку остатки по транзитным счетамсверяются с соответствующими организациями, которым выдаются выписки из этихсчетов.
В период проведения заключительных оборотов в ежедневной оборотнойведомости по каждому счету второго порядка, по которому были проведены операциизаключительными оборотами, а также по итоговым строкам обороты показываются подвум отдельным строкам, по первой строке — обороты нового года, по второй — заключительные обороты.
В этом случае в графе 3 «Наименование счетов и разделовбаланса» ежедневной оборотной ведомости по первой строке указываетсянаименование счета второго порядка, а по второй строке — «ЗО»(заключительные обороты).
По окончании заключительных оборотов составляется оборотная ведомостьпо всем заключительным оборотам, а также оборотная ведомость за год и баланс на1 января, с включением заключительных оборотов.
Хранение документов.
Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность бухгалтерскихдокументов. Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы,регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков,устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственногоархивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетнойполитики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (суказанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пятилет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерскойотчетности в последний раз.
Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерскихдокументов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных сиспользованием средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиватьсявозможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам,установленным нормативными актами Банка России.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленногопорядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей иглавных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должныпроинструктировать сотрудников банков и вневедомственной охраны по этимвопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места дляхранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случайнеобходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.
Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерскиедокументы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведениясплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно вметаллических шкафах (сейфах). После сдачи годового отчета документы года,предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общихоснованиях.
Кассовые документыхранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России.
Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические икредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) определяетсяруководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение ихсохранности.
Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждыйрабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов.Подборка документов осуществляется работником, на которого возложеноформирование документов дня. Допускается формирование мемориальных документовпо пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документыпомещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются вконце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.
В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы повкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям сдрагметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка, сразличными сроками хранения.
Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогомоборотов по бухгалтерскому журналу. Если общие итоги и итоги по пачкам несовпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельнымбалансовым счетам.
Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетамподбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовыхсчетов, кроме счетов N N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов,кроме счетов N N 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальныхдокументов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними. Документы повнебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с бухгалтерскимжурналом.
Работники, на которых возложено формирование документов, должнытщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылкина количество приложенных листов и наличие самих приложений.
Документы за истекший день после проведения контроля должны бытьоформлены в указанном выше порядке и не позднее, чем на следующий день переданыв архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательнов несгораемом шкафу.
В основную папку бухгалтерских документов в конце сшива помещаетсявторой экземпляр бухгалтерского журнала.
На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещаетсяследующий текст:
Срок хранения ___________________________________
Архивный индекс ___________________________________
______________________________________________
(наименование кредитной организации (филиала)
Бухгалтерскиедокументы за "__" __________________ г.
побалансовым счетам / по внебалансовым счетам
Бухгалтерскиедокументы на сумму
______ руб. ___ коп. / ______ руб. ___ коп.
Из них находится вотдельных папках:
кассовые документы
______ руб. ___ коп. / ______ руб. ___ коп.
по операциям синвалютой:
бухгалтерскиедокументы
______ руб. ___ коп. / ______ руб. ___ коп.
срок хранения____________________
кассовые документы ______ руб. ___ коп. / ______ руб. ___ коп.
срок хранения____________________
по операциям сдрагметаллами:
бухгалтерскиедокументы
______ руб. ___ коп. / ______ руб. ___ коп.
срок хранения____________________
кассовыедокументы _______ руб. ___ коп. / _______ руб. ___ коп.
срок хранения____________________
и т.д. подокументам с разными сроками хранения.
В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам, о чемделается надпись:
документы сброшюрованыи
подшиты вколичестве: ___________________.
(подпись)____________/____________.
На обложке основной папки делается надпись: «с даннымибухгалтерского учета сверено», подпись главного бухгалтера или егозаместителя или начальника отдела.
Изъятие бухгалтерских документов производится органами предварительногоследствия, органами дознания, органами налоговой полиции, таможенными органами,прокуратурой, если прокурор участвует в производстве дознания ипредварительного следствия, на основании постановления о производстве выемки;налоговыми инспекциями и Счетной палатой Российской Федерации на основаниипостановлений (актов об изъятии) должностных лиц этих органов в случаях,предусмотренных законодательными актами об их деятельности; судом (судом общейюрисдикции и арбитражным судом) по делам, находящимся у них на рассмотрении.При изъятии подлинного документа составляется в 2-х экземплярах акт илипротокол изъятия в порядке, установленном законодательством РоссийскойФедерации, за подписями руководителя кредитной организации или его заместителя,главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. Вакте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешениюпроизводится изъятие и какой документ изымается. Главный бухгалтер или, по егопоручению, другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствиипредставителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемыхдокументов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятогоподлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа,первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа сраспиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинногодокумента. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своейподписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протоколавручается представителю органа, проводившего изъятие.