Реферат: Документооборот в бухгалтерии
Министерство высшего и профессионального образованияРоссийской федерации
Сыктывкарский государственный университет
Финансово-экономический факультет
Кафедра Бухгалтерского учета и аудита
Курсовая работа на тему:
“Документооборот в бухгалтерии”
Научный руководитель:
Залевский В.А.
Исполнитель:
Студент 427 группы
Мантарков Г.Х.
Сыктывкар 2001План
ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………3
1. Основные этапыдокументооборота……………………………………..4
1.1. Составление и оформление документов………………………………..4
1.2. Прием и регистрация документов……………………………………...12
1.3. Контроль за исполнением документов………………………………...16
1.4. Передача документов в архив…………………………………………..19
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….……………...…22
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙЛИТЕРАТУРЫ………………………….…………23
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………….24
ВВЕДЕНИЕ
Документооборот- это движение документов от момента их составления или получения от другихорганизаций до использования их для бухгалтерских записей и последующейпередачи в архив.
Темаорганизации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большуюактуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
Всовременных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствованиеработы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируетсяна информации, на служебном документе.
Организацияработы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организациюи культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессиональноведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Цельданной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.
Задачи:рассмотреть как правильно составляются и оформляются документы;проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль заисполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.
1.Основные этапы документооборота:
1.1.Составление и оформление документов;
Чтобыдокументы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей ииметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенныетребования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке.Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листебумаги.
Бланкидокументов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4(210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3(420х297мм) и А6 (105х148мм).
Размерполей бланка не менее мм:
20– левое;
10– правое;
20– верхнее;
10– нижнее.
Написаниедокумента производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинкеили средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовыеордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнятьдокументы простым карандашом, так как в таких документах легко стеретьнаписанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме,установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнениемвсех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно иясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии сдействительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво,так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. Вдокументе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающихсомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланкедокумента необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло бытьчто-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках,кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но ипрописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями,необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документуюридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно былопрочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающегоподпись.
Отсюда вытекает общее правило составления документов.
Для правильного составления документа необходимо:
1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистомлисте бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;
2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
3. Точно и ясно излагать содержание документа;
4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;
5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписямис указанием должности подписавшего.
Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно ссовершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением.Своевременность составления документов является важнейшим условием правильностиотражения операций в документах и своевременности записей их в учетныхрегистрах.
Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (скопиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлениемдокумента путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.
Копии документов используются для различных целей. Так, приакцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписываетнесколько экземпляров счетов — платежных требований для направления их вразличные адреса (банку, покупателю).
При составлении документов могут быть допущены ошибки.
Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащиеисправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкойчертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делаетсяправильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра,то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить всечисло. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзязачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнутьвсе число 124 и надписать над ним 127.
О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизуили на полях) делается оговорка, например «исправлено 127», котораязаверяется лицами, подписавшими документ.
В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправлениеошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, онвыписывается заново на другом бланке.
Так как документы имеют большое значение не только в учете, но иво всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов,особенно своевременности и правильности их составления и оформления,существует строгий порядок.
За нарушение порядка составления документов отвечают, преждевсего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Ещебольшая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий этидокументы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетныезаписи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтеракак руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарнуюили уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление иоформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпускматериальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.[1]
Вцелях сокращения количества применяемых вдеятельности учреждений, организаций и предприятийдокументов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку,достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных внародном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданиюунифицированных систем документации (УСД) — совокупности взаимоувязанныхунифицированных форм документов, обеспечивающихдокументированное представление данных в определенных видах хозяйственнойдеятельности, средств ихведения, нормативных и методических материалов поих разработке и применению. В основе создания УСД лежитметод унификации — установление единообразиясостава и форм управленческих документов, создаваемых при решенииоднотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической исоциальной информации, обеспечивающиеинтегрированную автоматизированную обработку данных,содержащихся в УСД.
Каждый документ состоит изотдельных составляющих его элементов, которые называютсяреквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Онустанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации,Система организационно-распорядительнойдокументации», Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почтимаксимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации.Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающиеи часть реквизитовзависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:
Государственныйгерб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренныхзаконодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.
Гербсубъекта Российской Федерации (02) помещают набланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий илинаселенных пунктов.
Эмблема организации ила товарныйзнак (03). Эмблема предприятия— это символическое графическоеизображение. В качестве эмблемы, как правило, используетсятоварный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблемуразмещают на левом поле документа, на уровненазвания организации или на верхнем поле документа.
Код организации(04). Код формыдокумента (5). Код по Общероссийскомуклассификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеет все зарегистрированные предприятия. Он может бытьпроставлен заранее типографским способом. Этот кодявляется своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код по Общероссийскомуклассификатору управленческой документации (ОКУД)должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе управленческой документации. Этотреквизит впечатывается присоставлении конкретного вида документа.
Наименование организации (06). Данный реквизит указывает в документенаименование организации, являющейся авторомдокумента. Оно должно соответствовать наименованию,закрепленному в ее учредительных документах. Наднаименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительномпадеже.
Наименованияорганизаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русскимязыком в качестве государственного национальныйязык, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование (вскобках) помещают нижеполного.
Справочныеданные об организации(07).
Этотреквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могутвходить: индекс предприятия связи, номертелетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовымвопросам, может быть проставлен номерсчета в банке.
Наименование вида документа (08). Данный реквизит являетсяодним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста.Наименование вида документа регламентируетсяуставом (положением об организации) и проставляетсяна всех документах, за исключением писем ифаксов, и печатается прописными буквами.
Дата (09). Датаявляется одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа являетсядата его подписания или утверждения, дляпротокола — дата проведения заседания. Если авторами документа являются несколько организации, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Датыв документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности:число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с международнымстандартом.
Регистрационный индекс документа (10).Одновременно с датойпроставляют регистрационный номер документа.Регистрационный номер — это условное обозначение документа, под которым онвведен в информационно-поисковую систему организации.Для внутренних документов (например) приказов, этообычно порядковый № делас начала года. Для исходящих документов онскладывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела пономенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.
На документах,составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11).Этот реквизит проставляется только на ответныхписьмах. Дата и номер дляссылки переписываются изинициативного письма. Оформляется следующим способом:на № 02-13/36 от 04.09.98.
Место составления или издания (12).
Гриф ограничения доступа к документу (13)реквизит проставляется в случае,если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е. секретную или информацию. В первой строке данного реквизита ставятся следующие отметки: «ДСП» (Для служебного пользования),«Секретно», «Совершенно секретно».
Адресат(14).
Грифутверждения документа (15)
Резолюция (16)
Заголовок к тексту (17).
Данныйреквизит является обязательнымдля всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненныхна бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимальнокоротким и точным. В заголовкедолжно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективногопоиска, регистрации документовбез предварительного прочтения всего текста.
Водной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием видадокумента, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».
Отметке в контроле (18).
Данныйреквизит проставляетсяна документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка оконтроле — буква «К" проставляется цветным(красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером илиспециальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовкана левом поле документа.
Текстдокумента (19).
Текстдокумента составляютна русском или национальном языке в соответствии сзаконодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Текстыдокументов пишут только на русском языке при направлении их в федеративные органы государственной власти, органы государственнойвластисубъектов Российской Федерации: на предприятия,в организации и их объединения, не находящиеся в веденииданного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории другихсубъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.
Подпись(21),
Подпись- это один из основных способов удостоверения документов.Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документепроставляет лицо, которое несет ответственность за содержаниеданного документа. Подписывается, как правило, только первый экземплярдокумента. В составподписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ,его личная подпись и расшифровка подписи (инициалыи фамилия) без кавычеки скобок.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностноголица с указанием его фактической должности и фамилии.
Грифсогласования (22). Визы (23).
Согласование— это предварительное рассмотрение вопросов,содержащихся в проектедокумента. Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнеесогласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта:согласование с конкретным должностным лицом исогласование с коллегиальным органом. Грифсогласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листесогласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц,о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Новиза может быть оформлена и более кратко: личнаяподпись и дата.
Навнутренних документахвиза проставляется на последнем листе первогоэкземпляра. На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
Печать (24).
Печатьставят на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативнымиактами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовымисредствами, подтверждая подлинность подписей.Печать должна быть хорошо читаема и по возможностидолжна захватывать часть наименования, должности.Различаются печати гербовые и печати организации. Вкоммерческих структурах гербовые печати не используются.
Отметка о заверениикопии (25).
Заверение копии документа производится дляпридания ей юридической силы.
Отметкао заверении копиисостоит из заверительнойнадписи — «Верно», наименованиядолжности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки идаты заверения.
Отметкаоб исполнителе (26).
Данныйреквизит необходим для оперативной связи с тем,кто составил документдля разъяснения и уточнения затронутых в документевопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию,имя, отчество) исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителерасполагают в соответствии со стандартом, налицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметкаоб исполнении документа и направлении его в дело (27). Данный реквизитпроставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметкао поступлении документа в организацию (28). По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, датупоступления документа, его входящий регистрационныйномер.
Отметкадля автоматического поиска документа (29).Данный реквизит может включать имя диска, файла, содержащего данный документ идругие поисковые данные.
1.2. Прием и регистрация документов;
Напредприятии различают три основных потока документации:
· входящиедокументы, поступающие из других организаций;
· исходящиедокументы, отправляемые в другие организации;
· внутренниедокументы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия вуправленческом процессе.
Вседокументы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку,предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачуна исполнение.
Службадокументационного обеспечения управления (ДОУ), которая может бытьпредставлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением,так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильнооформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте(при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаютсяавтору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причинавозврата.
Конвертыот поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можноопределить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Невскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адресобщественных организаций.
Предварительноерассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределенияпоступивших документов на:
· направляемыена рассмотрение руководителю предприятия;
· направляемыенепосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Безрассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащиетекущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Этопозволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущихвопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.
Нарассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятияи документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельностипредприятия.
Обработкаи передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ.Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностнымилицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Документы,подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют какпочтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУобязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений,соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильнооформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказнуюкорреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работникомслужбы ДОУ и датируется.
Исходящиедокументы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренниедокументы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационнойформе.
СлужбаДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов,включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учетадокументооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятиядля обработки мер о совершенствованию работы с документами.
Регистрациядокументов — важнейший этап работы с документами и определяется как«Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующаяфакт его создания, отправления или получения».
Каквытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силудокументу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ незарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё несуществует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ незарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения неподтверждён.
Регистрацияпреследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочнаяработа по документам.
Регистрацииподлежат все документы, требующие специального учета, исполнения ииспользования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процессрегистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их вопределённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базыданных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрациисоздаётся информационно-поисковая система по всем документам организации(фирмы).
Каждыйдокумент, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационныйномер. Он не совпадает и существенно меньше учётного порядкового номера,проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
Документырегистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документырегистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы,регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: вбухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должнырегистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в деньпоступления, исходящие — в день отправки.
Длявходящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационныеформы с самостоятельными регистрационными номерами.
Издокумента в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, какправило, следующие сведения:
— дата получения;
— входящий № (индекс);
— дата документа;
— индекс документа;
— регистрационный номер документа;
— автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
— заголовок (о чем документ);
— резолюция;
— срок исполнения;
— исполнитель (кто с ним работает);
- ходисполнения;
— №дела (куда документ помещен после исполнения)
Прирегистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутреннихи исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частичноизменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений гражданзаписывается их адрес.
Учреждениеимеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемомвходящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличиеприложений и т.д.
Формырегистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированнаяэлектронная (на ПЭВМ).
Журнальнаясистема регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает напервое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтныеситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек,пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоитиз порядкового номера.
Можнооставить журнальную систему и в том случае, когда поступает оченьнезначительное количество документов.
Вовсех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняетведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Болееудобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РККрегистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могутбыть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Дляведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тиражкарточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: всроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
Количествоэкземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называютрегистрационно-контрольными карточками — РКК) определяется учреждением. Какправило, таких карточек заполняется как минимум две.
Наиболеерациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этомслучае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичнымиполями и в нее заносятся сведения о документе.
Карточкуна документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документаруководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. Послерассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведениявносятся в нее.
Причетком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматриваетполученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотрруководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить полностьюрегистрационную форму.
Заполнивкарточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую винформационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
Прирегистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будутиспользованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.
1. 3. Контроль заисполнением документов;
Контрольиграет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся вдокументе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения — это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа илираспоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов вустановленные сроки.
Контрольисполнения документов охватывает три группы вопросов:
· контрольисполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколькоправильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по егопоручению — помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы — документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительнопрорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование.Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанностине только руководителей всех рангов, но и, при большом объемеконтрольных документов, специального контрольного подразделения;
· контроль засоответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такойконтроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверкеправильности оформления документа, наличия определенного бланка, полнотыреквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.
· контрольисполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинствадокументов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируютсязаконами и другими нормативными актами.
Срокиисполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые срокиустановлены законодательными и другими актами для таких документов, как:
· предложения,заявления и жалобы граждан — в срок до 1 месяца со дня поступления, нетребующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее15 дней;
· заявления ижалобы военнослужащих и членов их семей — не позднее 7 дней со дня поступления;
· запрос депутатаГосударственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ — в срокдо 20 дней;
· ПорученияПрезидента РФ и Правительства РФ — в срок, указанный в поручении, либо вмесячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» — в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения — в 10-дневный срок;
· письмапредприятий и учреждений — 30 дней;
· приказы иуказания министров во исполнение документов Правительства РФ — согласноуказанному сроку или в течение 30 дней.
Индивидуальныесроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций,в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнениядокумента может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные срокиисполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требуетсогласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не болеечем на 30 дней.
Срокиисполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкойвопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой цельюнеобходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработкивопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата поисполнению.
Контрольисполнения документов в общей системе документооборота касается следующихвидов документов:
· распорядительныедокументы высших органов государственной власти: Президента РоссийскойФедерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства РоссийскойФедерации;
· распорядительныедокументы представительного органа (распорядительные документыЗаконодательного собрания области);
· распорядительныедокументы органа государственного управления (постановления губернатораобласти).
Кромеэтих документов, на контроль также ставятся:
· протоколы совещанийпри руководителе органа управления;
· поручения руководителя;
· входящаякорреспонденция;
· письменные иустные обращения граждан.
Цельюконтроля является содействие своевременному и качественному исполнениюдокументов, обеспечение получения аналитической информации необходимой дляоценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а такжеконкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроляисполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
· постановку документовна контроль;
· проверкусвоевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
· предварительнуюпроверку и регулирование хода исполнения;
· учет и обобщениерезультатов контроля исполнения документов;
· регулярноеинформирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
· снятиеисполненных документов с контроля.
Контрольисполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы егореализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейшийконтроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны.К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:
· контрольныежурналы;
· регистрационно-контрольныекарточки (картотека);
· письменныеотчеты;
· проверки;
Каждаяиз перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из нихнеобходимо соблюдать одно требование — не ограничиваться разговорами обисполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиватьсяосуществления конкретных мероприятий.
Документсчитается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий,сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другогодокументированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются вконтрольной карточке и на самом исполненном документе.
1.4. Передачадокументов в архив.
Исполненныеучетные документы хранятся в архиве. Хранение документов играет значительнуюроль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная системахранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течениеустановленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой моментдля всякого рода справок.
Подлежащиесдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскиванияпорядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.
Расположениев делах документов в зависимости от их характера и назначения производится потем или иным из следующих признаков:
· Попредметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы,материальные документы, договоры, заказы, сметы);
· Покорреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которымотносятся данные документы);
· Похронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);
· Пономерам документов.
Сдача дел в архив из структурногоподразделения производится по графику, который составляется работником архива исогласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работапроводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.
Дела принимаются работникомведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. Приэтом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка оналичии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указаниемцифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующихномеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписилиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются вархивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров,корешками на обе стороны.
Дела временного хранения до 10 летпередаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многихучреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих делцентральной службой делопроизводства или структурным подразделением доистечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленномпорядке (акт уничтожения).[2]
Секретарем организации через 2 годапроводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образуетначало будущего архива.
Архивы в зависимости от объема ихарактера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий иместные (текущий).
В центральном архиве хранятся делазаконченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела позаконченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).
Порядок пользования документами изархива:
1. Для получения документов длядальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.
2. Категорически запрещается делатьна документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешенияруководителя, переводить чертежи через кальку.
3. Сотрудникам, работающим в даннойорганизации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределыучреждения.
4. Документы по письменным запросамвыдаются доверительным лицам по доверенности.
5. При снятии копии с документа,который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому былавыдана копия.
6.Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность засохранение документов. В случае нарушения — привлекаются к ответственности вустановленном законом порядке.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документ, как носитель информации,выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любогоучреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.Информация является основанием для принятия управленческих решений, служитдоказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материаломдля справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование вомногих случаях является обязательным, предписывается законом и актамигосударственного управления, поэтому оно является одним из средств укреплениязаконности и контроля.
От четкости и оперативности обработкии движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений.Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большоевнимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовыхдокументов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
ЛИТЕРАТУРА
· Основыбухгалтерского учета – М., Издательство «Зенит». 1992 – 204 с.
· Положение«О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N 105 от 29 июля 1983г.
· КудрявцевВ.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — М.: ИНФРА-М,1998
· Государственнаясистема документационного обеспечения управления: основные положения. М.,1996.
· ОжеговС. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.
· Документационноеобеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.:Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.
· Основныенормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (скомментариями).- М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272 с.
· Федеральныйзакон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-Ф3
· КудряевВ. А. Организация работы с документами. М., 1998.
· РадченкоА. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997.
· Организацияработы с документами. Инфра М.,1998 г.
· Ю.А. Бабаев Теория Бухгалтерского учета. М., 1999
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
Положение о документах и документообороте вбухгалтерском учете
Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105
по согласованию с ЦСУ СССР
1. Общиеположения
1.1 Настоящее Положение устанавливает порядоксоздания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также храненияпервичных документов государственными, кооперативными и другими общественнымиорганизациями, объединениями, предприятиями учреждениями, состоящими как нахозяйственном расчете, так и на государственном бюджете.
1.2.Действие настоящего Положения не распространяется на учреждения банков иколхозы.
2.Первичные документы
О введении унифицированных форм первичной учетнойдокументации см. постановлениеПравительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835
2.1.Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях врегистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные всоответствии с требованиями настоящего Положения.
2.2.Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Онидолжны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, вмомент совершения операции.
2.3.Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых междуведомственныхформ, разрабатываемых и утверждаемых ЦСУ СССР, а также на бланкахспециализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами иведомствами.
Применениебланков устаревших и произвольных форм не допускается.
2.4.В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускаетсясоздавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации. При этомдолжны соблюдаться требования настоящего Положения, общеотраслевых руководящихуказаний о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажномносителе, создаваемым средствами вычислительной техники, общеотраслевыхруководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированногобухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и других нормативныхактов.
2.5.первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующиеобязательные реквизиты:
а)наименование документа (формы), код формы; б) дату составления;
в)содержание хозяйственной операции; г) измерители хозяйственной
операции(в количественном и стоимостном выражении);
д)наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операциии правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
2.6.В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительныереквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основаниедля совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другиедополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственныхопераций.
2.7.В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичныхдокументов могут быть зафиксированы в виде кодов.
2.8.Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическимкарандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизациии другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течениевремени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещаетсяиспользовать для записи простой карандаш.
2.9.Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
2.10.Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевымируководящими методическими материалами по созданию и внедрениюавтоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.
2.11.На предприятии, учреждении руководителем утверждается по согласованию с главнымбухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных идорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.
2.12.Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов,могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющимоднозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
2.13.Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующихфакты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальнымиценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями оглавных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовыхопераций, правилами Государственного банка СССР и другими нормативными актами.
2.14.В случаях, установленных законодательством Союза ССР и союзных республик, атакже министерствами и ведомствами, бланки форм первичных документов могутотноситься к бланкам строгой отчетности.
2.15.Порядок использования и учета бланков форм первичных документов строгойотчетности, а также круг предприятий, учреждений, на которых должныиспользоваться такие бланки, устанавливается министерствами и ведомствами всоответствии с указаниями ЦСУ СССР, Министерства финансов СССР и Госснаба СССРпо вопросу об унификации форм первичных документов и об отнесении их внеобходимых случаях к документам строгой отчетности
2.16.Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности,должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами(нумератором, типографским способом).
2.17.Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов,заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций,логическая увязка отдельных показателей).
2.18.Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерскомучете, может быть поручена вычислительной установке. Для этого в составевычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждениявыделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичныхдокументов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главногобухгалтера.
2.19.В соответствии с Положением о главных бухгалтерах запрещается принимать кисполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречатзаконодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходованияденежных средств, товарно-материальных и других ценностей. такие документыдолжны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятиярешения.
2.20.Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающуювозможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи вучетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампаконтролера, ответственного за их обработку.
2.21.Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а такжедокументы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежатобязательному гашению штампом или надписью от руки „Получено“ или»Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
3.Учетные регистры
3.1.Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимаядля отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется вучетных регистрах.
Вусловиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета результатная информацияможет формироваться в виде выходных документов на машиночитаемых носителях.
3.2.Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использованияопределены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями опо бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих нагосударственном бюджете, общеотраслевыми руководящими методическими материаламипо созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУпредприятий, учреждений и методическими указаниями по организациибухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.
3.3.Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием, учреждениемза определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетныхрегистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядоксоставления которых установлен Положением о бухгалтерских отчетах и балансах.
4.Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах
4.1.В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки ине оговоренные исправления не допускаются.
4.2.Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых ибанковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текстили суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы.Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитатьисправленное.
4.3.Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью«исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, атакже проставлена дата исправления.
4.4.В приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправленияошибок в банковских документах устанавливается правилами Государственного банкаСССР.
Согласно Федеральному законуот 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «Обухгалтерском учете» внесение исправлений в кассовые и банковскиедокументы не допускается
4.5.Порядок исправления ошибок в учетных регистрах в условиях ручной имеханизированной обработки определен в соответствующих нормативных документах.
5.Порядок организации документооборота
5.1.Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение отдругих предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.
Особенностидокументооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учетаопределены соответствующими нормативными документами.
5.2.Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия,учреждения.
5.3.График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональныйдокументооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений иисполнителей для прохождения каждым первичным документом, определятьминимальный срок его нахождения в подразделении.
Графикдокументооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы напредприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета,повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
5.4.График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ посозданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделениемпредприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязии сроков выполнения работ.
Примерграфика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении кнастоящему Положению.
5.5.Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики,работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда изаработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работникибухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере ихдеятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителювручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся ксфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделенияпредприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
5.6.Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственностьза своевременное и доброкачественное создание документов, своевременнуюпередачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверностьсодержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие этидокументы.
5.7.Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию,учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Всоответствии с Положением о главных бухгалтериях требования главного бухгалтерав части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или навычислительные установки необходимых документов и сведений являютсяобязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения.
6.Порядок хранения первичных документов и учетных регистров
6.1.Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежатобязательной передаче в архив.
6.2.Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы допередачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии вспециальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц,уполномоченных главным бухгалтером.
Бланкистрогой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах илиспециальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
6.3.Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителяхопределен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведениебухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
6.4.Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся копределенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке ипереплетены.
Отдельныевиды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери илизлоупотреблений.
6.5.Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов ибалансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовыхдокументальных материалов, образующихся в деятельности министерств и другихучреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов,утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
О хранении документов бухгалтерского учета см. также Федеральный законот 21 ноября1996 г. N 129-ФЗ
6.6.Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов ибалансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтерпредприятия, учреждения.
Выдачапервичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов избухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурныхподразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а вотдельных случаях может производиться только по распоряжению главногобухгалтера.
6.7.Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов ибалансов у предприятий, учреждений может производиться только органамидознания, предварительного следствия прокуратуры и судами на основаниипостановления, предварительного следствия прокуратуры и судами на основаниипостановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальнымзаконодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляетсяпротоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностномулицу предприятия, учреждения.
Сразрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие,соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии сизымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Еслиизымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящихизъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могутдооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать,опечатать, заверить своей подписью, печатью).
6.8.В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия,учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
Внеобходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представителиследственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результатыработы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия,учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Свведением в действие Положения о документах и документообороте в бухгалтерскомучете считать утратившими силу:
письмоМинистерства финансов СССР от 18 октября 1961 г. N 343 «О положении одокументах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственныхпредприятий и хозяйственных организаций»;
письмо ЦСУ СССР иМинистерства финансов СССР от 28 марта 1972 г. N 17-8/61 «Об использованиив учете технических носителей информации как документов, имеющих одинаковуюсилу наряду с другими учетными документами».
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
От 21 ноября 1996№129-Ф3
О БУХГАЛТЕРСКОМУЧЕТЕ
ПринятГосударственной Думой 23 февраля 1996 года
Одобрен СоветомФедерации 20 марта 1996 года
(в редакцииФедерального закона от 23 июля 1998 года №123-Ф3)
ПодписанПрезидентом РФ
ГЛАВА II. ОСНОВНЫЕТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ
БУХГАЛТЕРСКОГОУЧЕТА. БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ
Статья 9. Первичные учетные документы
1. Все хозяйственные операции, проводимыеорганизацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документыслужат первичными учетными документами, на основании которых ведетсябухгалтерский учет.
2.Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, адокументы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержатьследующие обязательные реквизиты:
а)наименование документа;
б)дату составления документа;
в)наименование организации, от имени которой составлен документ;
г)содержание хозяйственной операции;
д)измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е)наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операциии правильность ее оформления;
ж)личные подписи указанных лиц.
3.Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждаетруководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы,которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами,подписываются руководителем организации и главным бухгалтером илиуполномоченными ими на то лицами.
4.Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции,а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Своевременноеи качественное оформление первичных учетных документов, передачу их вустановленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверностьсодержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие этидокументы.
5.Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Востальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь посогласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтвержденоподписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесенияисправлений.
6.Для осуществления контроля и упорядочения обработки, данных хозяйственныхоперациях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетныедокументы.
7.Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинныхносителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, существующих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания,предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главныйбухгалтер или другое должностное лицо организации с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.