Реферат: Должностные обязанности секретаря-машинистки

Должностные обязанности секретаря –машинистки.

Должностная инструкция – главныйорганизационно –правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.

Должностнаяинструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новойдолжностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большойответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какиеправа в ней даны, те Вы и имеете.

Секретарьдолжен знать:

-

государственную систему документационного обеспечения управления;

-

стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительнойдокументации;

-

структуру организации;

-

организацию делопроизводства в организации;

-

схемы документооборота;

-

порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного ивременного хранения, установленной отчетности;

-

сроки и порядок сдачи дел в архив;

-

системы организации контроля за исполнением документов;

-

оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;

-

основные экономики, организации производства, труда и управления;

-

законодательства о труде и охране труда РФ;

-

правила внутреннего трудового распорядка;

-

правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственнойсанитарии, противопожарной защиты.

Квалификационные характеристики секретаря,секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны сдобавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки истенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточновоспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например,должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

-

выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителяорганизации или её подразделений;

-

получает для руководителя сведения от работников подразделений,вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя;

-

принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствиеруководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

-

следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями,средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективнойработе руководителя;

-

передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

-

печатает по указанию руководителя различные материалы;

-

ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителякорреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым ворганизации порядком и передает после её рассмотрения руководителямподразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе ихработы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения порученийруководителя, взятых на контроль;

-

принимает документы на подпись руководителю;

-

организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнениюпросьб и предложений работников;

-

формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.

Должен знать:

-

постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативныедокументы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;

-

руководящий состав организации и её подразделений;

-