Реферат: Ведение делопроизводства в филиале "Павловомежрайгаз"

 1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В УЧРЕЖДЕНИИ<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA;layout-grid-mode:line">

Секретарю в наших учреждениях отводится важная роль. Оноформляет деловую переписку, осуществляет связь с другими организациями,встречается с людьми, которые обращаются с разнообразными заявлениями,просьбами, вопросами. Это его забота посоветовать, как быстрее оформитьдокументы, проследить, чтобы вовремя отправить ответ на поступающие вучреждения письма.

Секретарь-машинистка - это первый представитель учреждения, к которому обычно обращаетсяпосетитель. Доброжелательно ли разговаривает она с людьми, умеет ли датьделовой, правильный совет, какой порядок у нее в приемной – из всегоскладывается первое впечатление об учреждении.

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее,высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленныхспецификой секретарского труда. Профессия секретаря относится к обслуживающим.Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнениянетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входитвыполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработкеустной и документной информации, а также по организации приема посетителей,подготовке совещаний и заседаний, по телефонному обслуживанию и т.п. оченьважным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт сруководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

Виды работ, права и обязанности секретарей в различных учрежденияхмогут отличатся. Это обусловлено характером работы учреждения, наличием илиотсутствием специальных подразделений.

Девушки, получившие специальность секретаря-машинистки (обучаютсяэтой профессии только девушки), работают машинистками, так исекретарями-машинистками.

Основные обязанности машинистки – печатание различной документации,рукописных книг, статей и др.

Секретарь-машинистка выполняет две основные функции: работаетс документами и осуществляет бездокументное обслуживание сотрудниковуправленческого аппарата и посетителей. К операциям по бездокументномуобслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечениюработы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей,телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Наработы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочеговремени. Остальные обязанности: составление, оформление, редактированиеслужебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела ипередача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление напишущей машинке документов – относятся к документному обслуживанию. Участвуя всоздании документов, секретарь печатает их на пишущей машинке, отправляетадресатам, стенографирует, а также работает с диктофоном. Небольшую по объемуили срочную машинописную работу обычно выполняет секретарь.  Иногда секретарь по поручению руководителясамостоятельно готовит проекты приказов и ответы на поступающие письма изапросы. В этих случаях руководитель излагает суть документа, а секретарьсоставляет текст, печатает его на пишущей машинке, дает на подпись руководителюи отправляет.

При помощи стенографирования – скоростного письма, которое ведетсяпри помощи кратких знаков и в несколько раз превосходит по скорости обычное письмо,секретарь ведет протоколы заседаний, записывает телефонограммы, приказы,распоряжения, письма и так далее, диктуемые руководителем. Стенографическуюзапись она расшифровывает и перепечатывает на машинке. В настоящее время вучреждениях применяются диктофоны. Руководитель диктует текст документов,который записывается на диктофонную ленту аппарата. Далее секретарь перепечатываеттекст на машинке.

Бездокументная работа секретаря –это связь руководителя по телефону с абонентами, организация приема работниковаппарата и посетителей, подготовка и обслуживание различных совещаний и др.зная круг лиц, с которыми необходимо напрямую соединять руководителя, а такжезная функции всех сотрудников учреждения, секретарь «фильтрует» всевызовы, соответственно переключая их на сотрудников, компетентных в различныхвопросах.

Ответственная роль секретаря и в организации различных совещаний.Секретарь подбирает соответствующие документы, при необходимости печатает их намашинке и распространяет их среди работников будущего совещания. Посоставленному списку приглашает участников совещания по телефону или рассылаетпригласительные билеты, снабжает присутствующих бумагой, карандашами,непосредственно перед совещанием регистрирует его участников.

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходитсяне только выполнять операции с неодушевленными предметами труда (документы,технические средства), но и осуществляет многочисленные контакты с людьми6руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следуетучитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразиемрешаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности,необходимостью параллельно выполнять несколько работ. Нередко неполадки вработе секретаря являются следствием его негативных деловых или личных качеств.Невозможно эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полногопредставления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельностивсей организации, не имеет достаточной профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определенной работыпроявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правилприема посетителей и эффективное их применение на практике невозможно безналичия у секретаря таких личностных качеств, как интеллигентность,тактичность, доброжелательность.

В деятельности секретаря-машинистки значительную роль играетумение планировать свою работу, не поддаваясь текучке дел и поручений, хорошо ипоследовательно выполнять обязанности. Это требует не только добросовестности,но и размышлений. Секретарь должен разбираться в структуре учреждения, быстроулавливать суть вопросов и так далее.

Работа секретаря связана с специфической особенностьюмышления – умением ориентироваться в человеческих отношениях, настроениях ит.п.

Повышены требования и к речи секретаря. Она должна бытьчистой и четкой в произношении. Секретарю необходимо иметь определенныйсловарный запас. Также она должна развивать способность логично излагать своимысли в краткой форме.

Секретарю-машинистке в работе помогает память каксловесно-логическая, так и наглядная – память на лица сотрудников и посетителей.

Главным для секретаря-машинистки является сосредоточенностьвнимания, его распределение и переключение. Она зачастую одновременно наблюдаетза сигналами из кабинета начальника, за посетителями, печатает и отвечает потелефону.

Секретарь – правая рука директора. Поэтому она должна быть ответственнымза все, что поручает ей начальник.

Секретарь – это психолог. Она должна уметь слушать и пониматькаждого посетителя, нравиться ли он или нет.

Профессия секретаря-машинистки сложна и предъявляет к ней разносторонниетребования. Но она и привлекательна во многих отношениях. Это работа живая, онапозволяет встречаться с разными людьми. Приятно осознавать, что ты помогаешьлюдям, полезна им.

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA;layout-grid-mode:line">
 2. ФОРМА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В

   ФИЛИАЛЕ ПАВЛОВОМЕЖРАЙГАЗ

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA;layout-grid-mode:line">

В практике работы российских предприятий и учрежденийсложились три основные формы организации работы с документами: централизованная,децентрализованная и смешанная.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ форма применяется в учреждениях с большим документооборотом.Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурномподразделении, например канцелярии (в общем отделе). В нашей стране создаютсядокументационные центры, обслуживающие несколько учреждений. Централизованнаясистема характерна и для организаций с очень малым документооборотом, в которыхвсе работы с документами выполняют секретари. Централизованная форма организациидокументального обслуживания наиболее прогрессивна и перспективна, но онатребует комплексной механизации (в будущем – автоматизации) всех документальныхопераций.

При ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ форме работы с документами всеоперации выполняются в структурных подразделениях учреждения, как правило,разобщенных территориально.

СМЕШАННАЯ форма (частично централизованная) работы с документамисейчас используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структуройи большим объемом документооборота. При такой форме часть операций при работе сдокументами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, аостальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение) выполняютструктурные подразделения.

При выборе формы организации работы с документами для конкретногопредприятия или учреждения надо учитывать следующие факторы:

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

объем документооборота;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

характер работы предприятия и его территориальноеразмещение;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

структуру предприятия и его подразделений;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

техническую оснащенность и квалификацию руководителей,специалистов и технических исполнителей.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документамиобъем документооборота, хотя он не всегда соответствует величине самогопредприятия или учреждения. Скорость прохождения документов в значительнойстепени зависит от постановки всей управленческой деятельности предприятия вцелом. Для деления предприятий по документообороту используют категорийность,предложенную ЕГСД:

1-якатегория –  предприятия (учреждения) собъемом документооборота свыше 100000 документов в год;

2-якатегория –  предприятия (учреждения) собъемом документооборота от 25000 до 100000 документов в год;

3-якатегория –  предприятия (учреждения) собъемом документооборота от 10000 до 25000 документов в год;

4-якатегория –  предприятия (учреждения) собъемом документооборота до 10000 документов в год;

Филиал «Павловомежрайгаз» относится к 4 категории,где документооборот составляет до 10000 документов в год, и поэтому здесь практикуетсяцентрализованная форма делопроизводства. Ее осуществляет административно-хозяйственныйотдел.

Схемаструктуры канцелярии

Руководитель организации

Административно-управленческий персонал

Административно-хозяйственный отдел

Исполнитель по приему, отправке и контролю корреспонденции

(секретарь)

Исполнитель по машинописным работам

(машинистка)

<img src="/cache/referats/3898/image001.gif" align=«left» v:shapes="_x0000_s1038 _x0000_s1026 _x0000_s1027 _x0000_s1028 _x0000_s1029 _x0000_s1030 _x0000_s1032 _x0000_s1037 _x0000_s1031 _x0000_s1033 _x0000_s1034 _x0000_s1035 _x0000_s1036">

прохождение документа в учреждении с момента создания дозавершения исполнения называется документооборотом. Он включает в себя такиеосновные этапы работы с документами, как:

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

прием, обработка и распределение корреспонденции;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

передача и доставка документов;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

учет объема документооборота;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

регистрация и контроль за исполнением документов.

В филиале «Павловомежрайгаз» корреспонденцию получаетсекретарь, передает ее руководителю, а тот в свою очередь, наложив резолюцию,возвращает корреспонденцию секретарю. Секретарь регистрирует корреспонденцию вжурнале регистрации входящей документации, где записывают все необходимые сведенияо документе с последующим постановлением на нем делопроизводственного индекса идаты регистрации (Приложение №1).

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля ипоиска документов. Каждый документ регистрируется только раз, дважды регистрироватьзапрещается.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие в филиал«Павловомежрайгаз» из вышестоящих органов, например из ОАО «Нижегородоблгаз»(приказы по основной деятельности, протоколы, служебные письма, телеграммы), атакже предложения, заявления и жалобы граждан.

Входящая документация регистрируется в день поступления. В делопроизводствене регистрируются бухгалтерские отчеты, планы работ, поздравительные письма инекоторые другие документы, указанные в перечне, который дан в приложении кИнструкции по документированию управленческой деятельности. На входящем документеотметка о его поступлении ставится на первой странице в правом нижнем углу.

Сроки исполнения могут быть индивидуальными (на каждый документ)и типовыми (для определенных, наиболее массовых категорий документов).

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются директором филиала«Павловомежрайгаз» Романенко В.В. на наиболее важные документы всамих текстах документа или в резолюциях на них. Сроки исполнения внутреннихдокументов исчисляются со дня их подписания, а внешних – со дня поступления ихв филиал «Павловомежрайгаз» и исчисляются в календарных днях. Срокисполнения документа может быть продлен только лицом учреждения, егоустановившим. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу пополучении документа исполнителем или не позднее чем за 3 дня до его истечения.В противном случае документ считается неисполненным в срок. Качественное исвоевременное исполнение документов и поручений – прямая обязанность должностныхлиц филиала «Павловомежрайгаз» по направлениям их деятельности и исполнителей,которым адресован документ.

Секретарь филиала «Павловомежрайгаз» осуществляетконтроль за сроками исполнения документов, обобщает работу по исполнению документов.Предоставив документы на подпись руководителю, секретарь заранее должна былапроверить правильность их оформления, наличие виз, приложений, подписей наприложениях.

Секретарь филиала «Павловомежрайгаз» также занимаетсяотправкой исходящей документации. В ее обязанности входит:

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

проверка правильности написания адресата, наличиеприложений, подписей;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

заверение копии отправляемого документа, постановка наней индекса и даты;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

постановка на документах исходящего индекса;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

запись исходящего документа в журнале регистраций исходящейдокументации.

На конвертах секретарь проставляет:

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

почтовый индекс и полный почтовый адрес;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

вид отправки (заказная, ценная, авиа);

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

наименование и обратный адрес филиала «Павловомежрайгаз».

Оформленные документы секретарь отправляет адресатам не позднее,чем на второй день после их подписания, а телефонограммы и срочные документы –сразу же после их оформления.

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA;layout-grid-mode:line">

ТРЕБОВАНИЯК СОСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

И ИХОСОБЕННОСТИ.

Составление и оформление документов производится всоответствии с требованиями нормативных документов. Документы составляются набланках с реквизитами наименования филиала «Павловомежрайгаз».

Устанавливаются два вида бланков с расположением реквизитов филиала«Павловомежрайгаз»: бланк для писем и общий бланк. На бланках дляписем с угловым расположением реквизитов ведется внешняя переписка филиала«Павловомежрайгаз». (Приложение №2).

На общих бланках оформляются следующие документы:

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

приказы;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

распоряжения;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

протоколы;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

акты и т.д.

Основные реквизиты документа, которые секретарь должен знатьпри оформлении документации:

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

название вида документа;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

автор;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

адресование;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

датирование;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

согласование;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

удостоверение;

<span Courier New";mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

приложение.

Главную роль в составлении документа играет исполнитель, которыйотвечает за его содержание, стиль изложения и качество оформления. Каждыйдокумент должен иметь отметку об исполнителе, которая состоит из фамилииисполнителя и номера его служебного телефона, представленных в нижнем левомуглу лицевой и обратной стороны последнего листа документа.

Документы удостоверяются путем подписи, утверждения и проставленияпечати – это придает им юридическую силу и отражает ответственность должностныхлиц за их содержание. Документы в филиале «Павловомежрайгаз»подписывают директор и главный инженер. При подписании документов несколькимидолжностными лицами их подписи располагаются в последовательности, соответствующейзанимаемой должности. (Приложение №3).

Датой документа является дата его подписания, утверждения илисобытия, которое в нем зафиксировано. Например дата протокола и акта – дата события;дата приказа и письма – дата их подписания; дата плана, отчета и др.документов, которые требуется утвердить – дата их утверждения. Датой вступленияв силу распорядительного документа является дата его получения адресатами, еслив нем не указан другой срок. Дата проставляется лицом, подписывающим документ,в момент его подшивания (утверждения). Печать филиала «Павловомежрайгаз»ставится на документах, которые требуют особого удостоверения. Гербовая печатьставится на документах, которые удостоверяют юридические права филиала«Павловомежрайгаз» или отдельного его работника, на договорах,трудовых книжках, удостоверениях, финансовых документах, при заверении доверенностей.

Оттиск печати на документе должен захватить частьнаименования должностного лица, подписавшего документ. (Приложение №4).

В соответствии с ЕГСД директор филиала «Павловомежрайгаз»может издавать два вида распорядительных документов: приказы и распоряжения.

Приказы делятся на две группы:

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

приказы поосновной деятельности (производственные). (Приложение №5);

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

приказы поличному составу (кадровые):

о приеме наработу (Приложение №6);

о переводена другую работу (Приложение №7);

опрекращении трудового договора (Приложение №8);

опредоставлении отпуска (Приложение №9).

Проекты приказов в филиале «Павловомежрайгаз» готовятдолжностные лица по направлениям их деятельности, а распоряжения издает директорили главный инженер.

К основным служебным документам относятся:

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

служебныеписьма;

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

протоколы;

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

договоры;

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

акты;

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

телеграммы(Приложение №10);

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

телефонограммы(Приложение №11).<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA;layout-grid-mode:line">

СОСТАВЛЕНИЕНОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 После исполнениядокументы группируются в дела, представляющие собой совокупность документов илидокумент, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности,подшитый в отдельную обложку.

В целях обеспечения единства и классификации документов, правильностиих учета, формирования в дела и быстрого поиска документов в филиале«Павловомежрайгаз» разрабатываются номенклатуры дел.

Номенклатура – это перечень наименований конкретных дел, заводимыхна год с указанием сроков их учета и хранения. Номенклатуру дел в филиале«Павловомежрайгаз» составляет секретарь, согласовывает с архивоморганизации.

Заголовки дел указываются в соответствующих разделах номенклатурыдел. Они должны отражать характер документов по основным направлениямдеятельности филиала «Павловомежрайгаз» с учетом их группировки посрокам хранения. В основном в филиале «Павловомежрайгаз» используюттакие признаки документов, как номинальный, предметно-вопросный, авторский,хронологический.

Номинальный признак указывает навид документов, подшиваемых в дело. Например: «Приказы директора филиала»Павловомежрайгаз" по личному составу (о назначении, перемещении,увольнении)". В этом заголовке номинальный признак – слово«Приказы».

Авторский признак определяется на основании таких реквизитовдокумента, как наименование учреждения или «подпись». Например:«Приказы директора филиала „Павловомежрайгаз“ по личномусоставу». В этом заголовке на авторский признак указывают слова«директор филиала „Павловомежрайгаз“.

Основным признаком, который обязательно следует отразить присоставлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, очем номенклатура дела. В одно дело могут быть подшиты документы только поодному вопросу и с одним сроком хранения. В заголовках „Приказы поосновной деятельности“, „Переписка с ОАО “Нижегородоблгаз»по кадрам" на наличие предметно-вопросного признака указывают слова:«по основной деятельности», «по кадрам».

Хронологический признак содержит указание о том, за какой временнойсрок сгруппированы документы в деле. Как правило, в дело подшиваются документыодного делопроизводственного года, но есть дела «переходящие», тоесть такие, в которых подшиты документы за несколько лет. В таких случаяхуказание хронологического признака в заголовке обязательно.

Также используется и корреспондентский признак, который определяетсяпо реквизиту «адресат» и используется при составлении заголовков кделам по переписке. Например: «Переписка с ОАО „Нижегородоблгаз“по кадрам». Здесь указание на корреспондента – ОАО «Нижегородоблгаз».

При составлении заголовка соблюдается политически правильноеотражение информации о событиях, фактах, явлениях, а также краткость и четкостьего формулировки.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA;layout-grid-mode:line">

Номенклатура дел секретаря в филиале «Павловомежрайгаз»такова:

Индексы дел

Наименования

Структурных

Подразделений

и дел

Кол-во дел

Сроки хранения и статьи по перечню

Примечания

01-01

Протоколы заседаний и совещаний директората филиала «Павловомежрайгаз»

1

Пост.

01-02

Приказы по личному составу

2

Пост.

01-03

Приказы производственные

2

Пост.

01-04

Приказы на премирование и взыскания

1

Пост.

01-05

Приказы для ознакомления

1

5 лет

01-06

Входящие директивы

1

Пост.

01-07

Исходящая корреспонденция

1

Пост.

01-08

Телеграммы, телефонограммы

1

5 лет

01-09

Распоряжения

1

Пост.

01-10

Журналы регистрации командировок

1

5 лет

01-11

Журнал регистрации приема посетителей по личным вопросам

1

Пост.

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA;layout-grid-mode:line">

ФОРМИРОВАНИЕДЕЛ

Все исполненные документы формируются в дела в соответствии сутвержденной номенклатурой.

Документы постоянного и временного хранения формируются вдела раздельно, по календарным делам. Запрещается подшивать в дела неисполненныедокументы. Личные дела работников филиала «Павловомежрайгаз»формируются из документов постоянного и долговременного хранения. На работниковфилиала «Павловомежрайгаз» ведется картотека личных карточек формыТ-2. Карточки в картотеках делятся на разделы: работающий и уволен.

Для сдачи в архив карточки уволенных формируются в дела одновременнос личными делами работников и хранятся в архиве по годам формирования.

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA;layout-grid-mode:line">

ПОДГОТОВКАИ СДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Законченные дела по окончании каждого года обрабатываются секретаремфилиала «Павловомежрайгаз», потом сдаются в архив филиала«Павловомежрайгаз». При этом проверяется правильность их формирования,уточняются названия дел, документы подшиваются в твердые обложки илипереплетаются, листы номеруют графитовым карандашом.

В начале дела по личному составу должна быть внутренняя описьдокументов. В конце законченного дела на отдельном листе указываетсязаверительная подпись. При подготовке дел к сдаче в Государственный архивсоставляется сводная опись.

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA;layout-grid-mode:line">

 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA;layout-grid-mode:line">

Организация рабочего места секретаря с учетом требованийнаучной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетомтребований и возможностей использования современной оргтехники, к егооборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокойэффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности втечение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарскогообслуживания.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организациитрудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – «лицо учреждения»,то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателемвысокой культуры труда. Ведь от того, как выгладит рабочее место секретаря,нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальныеудобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же времяотвечать требованиям экономии площади помещения:

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

рабочеевремя секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя,в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно быловидеть всех входящих;

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

в помещенииприемной должны находится только предметы, требующиеся секретарю и другимсотрудникам непосредственно в процессе работы;

<span Courier New"; mso-bidi-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

мебель дляпосетителей должна находится в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобнойдля ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а этоутомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободновставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаряприемной входят: стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба длятехнических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотноена колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов идел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационнойтехники требует размещения ее с учетом требований эргономики и максимальнойэффективности работы.

Важным элементом организации рабочего места являетсявнутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости,характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумновыдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального храненияматериалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления– для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей и так далее.Целесообразно отвести один ящик для хранения личных вещей. Необходимо постояннои строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует помнить, что нередко секретарь имеет большоеколичество различных технических средств, включая оргтехнику, которыми пользуютсяи другие сотрудники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожитель, ламинатор. Ихразмещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременногопользования, но и находились под контролем секретаря. Пользоваться своейпишущей машинкой, диктофоном и термокопировальным аппаратом другим сотрудникамразрешать не следует, так как это может привести к поломке, а также кразмножению посторонней информации.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическимтребованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затратывремени и сил на непроизводительные перемещения.

Главное требование, которое неукоснительно должен выполнятьсекретарь – это исключительный порядок как в помещении приемной, так и на своемрабочем месте. Недопустимо, чтобы курили в приемной, а на рабочем местесекретаря валялись бумаги вперемешку с копировальной бумагой и т.п. За внешнийвид в приемной отвечает секретарь. Задача секретаря – сделать все необходимое,чтобы посетители в приемной чувствовали себя удобно. Секретарь не должензагромождать личными вещами проходы в приемной, ставить их на обозримые места.В приемной и на рабочем месте должно быть всегда чисто, цветы должны быть ухоженными,и помещение должно регулярно проветриваться. Также секретарь должен следить засохранностью мебели и оборудования на своем рабочем месте. Вот такие требованиядолжны быть предъявлены секретарю в организации его рабочего места.

Рабочее место секретаря в филиале «Павловомежрайгаз»полностью отвечает вышесказанным требованиям. Приемная секретаря расположенарядом с кабинетом директора. Рабочее место оснащено столом, рядом с которым подуглом в 90 градусов стоит стол-приставка для компьютера и пишущей машины,подъемно-поворотным стулом, высота которого регулируется от роста секретаря.Спинка стула регулируется в вертикальном и горизонтальном положении. На столенаходятся телефон, диктофон, сшиватель документов, переговорной устройство, контрольнаякартотека, термокопирова

еще рефераты
Еще работы по разное