Реферат: Письма - Приглашения, Приветствия, Поздравления

Министерство Общего иПрофессионального Образования

Самарский ГосударственныйАэрокосмический Университет

им. академика С.П. Королева

Факультет Экономики иУправления

Кафедра Менеджмента

Реферат по АдминистративнымСистемам Управления на тему :

Письма — Приглашения, Приветствия, Поздравления.

                                                                       Выполнила :  Хасянова Р.Д.

                                                                        Группа 735.

                                                                       Проверила :

Самара 1997г.

— 2 -

Содержание.

     

     1.Введение                                                                  3-6

     2.Постановка задачи                                                   -7-

     3.Контрольное письмо                                                8-9      

      4.Письма-поздравления                                             10-11   

      5.Письма-приглашения                                              12-14

      6.Письма-приветствия                                                15-17     

      7.Заключение                                                               — 18 -    

      8.Списокиспользуемых источников                          — 19 -

— 3 -

Введение.

Письмо было и до сих поростается важным элементом ведения бизнеса в мире.

Без переписки вести деловыеотношения почти невозможно. Практически все телефонные и телеграфныедоговоренности требуют письменного подтверждения; при установлении же деловыхконтактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо можетнаилучшим образом представить вашу фирму и создать самое благоприятное оней впечатление у вашегопотенциального партнера.

Прежде всего, письма следуетписать с позиции вашего корреспондента. Вы должны посмотреть на проблему сточки зрения лица, которому вы пишете.

Деловое письмо, связанное спредложением какого-либо товара, услуги или идеи должно быть живым, написанным“с огоньком”, (по принципам составления реклам). Ваша убедительность внеподдельности вашего предложения передается людям и они положительнооткликаются на нее.

Прежде, чем писать письмо,следует определить цель и способы ее достижения. Продумать, какие следуетиспользовать для этого факты и высказать идеи, чтобы добиться желаемогорезультата. В деловом письме не должно быть личных отклонений, пишите то, чтохочет знать ваш корреспондент или что вы хотите сообщить.Новую мысль, которую выхотите выделить, начинайте с нового абзаца, располагая абзацы в логическомпорядке.

Первая и последняя фразыделового письма имеют весьма важное значение. Первое предложение должно бытькак заголовок рекламы.В ней должен содержаться предмет или причина, покоторому вы пишете письмо, чем сразу же привлекаете внимание или вызываетеинтерес у своего корреспондента.

Что касается заключительнойфразы письма, то она должна оставить читателя с полным пониманием проблемы,вызвать у него быструю ответную реакцию.

         

— 4 -

Не менее важно серьезноотнестись к физическому аспекту письма, его внешнему виду. О внешнем видеписьма следует заботиться также, как и о своем личном.

Прежде всего фирма должнаиметь свои бланки для писем, отпечатанные типографским способом на хорошейбумаге. Бланк должен быть простым, красивым, с указанием названия, адреса, атакже характера бизнеса вашей фирмы.  Эскиз бланка сделать нелегко, но игра стоит свеч.

Деловые письма разных странпо своей форме не отличаются большим разнообразием. Как правило, каждоеправильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоитиз  6 элементов:

<span Times New Roman",«serif»; font-weight:normal">1) дата-число, месяц, год;<span Times New Roman",«serif»">

2) внутренний адрес- имя и адрес лица, которомуадресуется письмо;     

3) вступительное обращение- вежливое приветствие ;

4) текст письма -изложение сути вопроса;

5) заключительная форма вежливости- вежливое “досвидания”;

6) подпись

   

На письме эти элементы расположены следующимобразом:

1Дата                                                                         November  10,19..

2Внутренний адрес                                                   Mr Brown Martin

                                                                                        16     Brodway

                                                                                    New York, N.Y.

                                                                                       U.S.A.

3Приветствие                                                           Dear Mr Brown,

4Текст письма                                                               Thank you very

                                                                                muchfor  your offer

                                                                                to сooperate  with  

                                                                                 us.

                                                                                      

— 5 -

                                                                                       We shall keep

                                                                                 you  informed as to

                                                                                 theprogress of the

                                                                                 case.

                                                                                    Mr Petrov willbe

                                                                                 in   New York on

                                                                                 December   the

                                                                                 first, and he will

                                                                                 telephone your for

                                                                                 an  appointment.

5Заключительная форма

вежливости                                                              Very truly yours,

6Подпись                                                                           А. Kramov.

Следует подчеркнутьнекоторые отличительные особенности каждого из этих элементов. Дата указывается на отведенном ей месте набланке-с права.

В письмах ничего не следуетписать в сокращенной форме, даже если сокращение не вызывает затруднения дляпонимания. Письмо без сокращений имеет более достойный вид.

Внутренний адрес должен бытьточно таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.

Расстояние между датой исодержанием письма  зависит от длиныписьма.Письмо может адресоваться лицу с указанием его должности- Mr John DWhite, Cashier, должностному лицу без указания имени- Advert. Manager, илисамой фирме- Holton- Pect Company.

Вступительное обращениепредшествует тексту письма, печатается через 2 интервала от внутреннего адресаи начинается от поля слева.После вступительного обращения ставится (,) или (:).

— 6 -

Текст письма располагаетсяниже вступительного обращения через 2 интервала и первое предложение начинаетсяс небольшим отступлением от правого поля.

Заключительная формулавежливости располагается через 2 интервала от содержания письма с правойстороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.

          Вседеловые письма должны подписываться от руки, ручкой, тем лицом, которое пишетписьмо или можно пользоваться личной именной печатью.Подпись должна быть полной ивсегда одинаковой. В большинстве деловых писем имя, подписывающего письмо,печатается на машинке ниже заключительной формулы вежливости, оставив место дляподписи.

  [Изисточника N 3,4]                                      

— 7 -

<span Times New Roman",«serif»">ПОСТАНОВКАЗАДАЧИ

<span Times New Roman",«serif»; mso-ansi-language:EN-US">

В данной реферативной работепо дисциплине «Àäìèíèñòðàòèâíûåñèñòåìûóïðàâëåíèÿ»от нас требовалосьсформировать пакет документов, который должен состоять изтрех частей.

Первая часть: поздравления 

Вторая часть: приглашения.

Третья часть:ïðèâåòñòâèÿ. 

Всего должно быть составлено11 писем.Их них 9 писем на русском языке,2письма на английском языке.

Также прилагается эталонноеписьмо, написанное как на русском, так и на английском языках.

Письма должны быть оформленыв соответствии с ГОСТ 6.38-96 и ISO.

.

— 8 -

                                     Primero Company

                                     67, UpperThames Street

                                     London, EC4V 3AH

                                     Telephone:01 248 2217

                                     Telex:886678 LDN

Mr Brown Sadwick, President                         Your ref: C 345     

Cornway & Co. LTD.                                         Ourref: D/ 2543

18 Broadway

New York, N. Y.

USA                                                                     May 15, 1996

Dear  Mr Brown,

We wish to congratulate youand offer our best wishes  on

the six anniversary of  your firm.

    

We would like to takeadvantage of this opportunity to thank

you pleasant co-operation over these many years.

                                                                            Your sincerely,

                                                                            P. Martin

                                                                            Manager       

[Из источника N7]

— 9 -

                                             ПраймероКомпания

                                            67, Аппэ Тэмз Стрит

                                            Лондон, EC 4V 3AH

                                             Tелефон: 01 248 2217

                                             Телекс: 886678  ЛДН

                                                

Мр Брауну Сэдуику, Президенту                  Ваш зак: C 345                   

Корнуэй и Со. LTD.                                       Наш зак:Д 2543

18 Бродвей

Нью-Йорк, Н. Й.

США                                                               Май15,1996

Уважаемый Мр Браун,

Хотим поздравить Вас ивыразить Вам наши наилучшие

пожелания в связи с шестилетием основания Вашейфирмы.

Мы хотели бы воспользоватьсяпредоставленной

возможностьюи поблагодарить Вас запрекрасное

сотрудничество с нами в течение этих лет.

                                        

                                                                     С уважением,

                                                                     П. Мартин

                                                                     Менеджер              

— 10-

Письма — поздравления.

Поздравления составляют,пожалуй, самый приятный и радостный раздел делового письма. Поздравления  могут присылаться в  преддверии праздника, в связи с открытием,удачной деятельностью. К ним могут прилагаться материальные вознаграждения.Приведу некоторые примеры подобных писем.

(Из источника N 2,6 )

                                              Письмо 1. 

                           Английский вариантписьма :

Please accept theenclosed  Christmas Bonus with our verybest

wishes for a happy holiday season.

We wish to thank you foryour role in making 19___ the most

successful year in the history of our firm, and weare all looking

forward to a prosperous new year.

To your wife and family, weextend our very best wishes for a

Merry Christmas and a Happy New Year.

— 11-

Русскийвариант письма :

Просим Вас принять  прилагаемую Рождественскую

премию и наши наилучшие пожелания к празднику.

Мы хотели бы поблагодаритьВас за Ваш вклад в то,

чтобы 19___ год стал наиболее успешным годом за всю

историю нашей фирмы, и с нетерпением ждем удачного

нового года.

                      

Письмо 2. 

 

Из газет мы узнали, что Выоткрыли новый филиал

Вашей фирмы в___. Желаем Вам успеха иудачи.

Кроме того, мы хотимвыразить надежду на то, что

наше деловое партнерство и в дальнейшем будет

развиваться так же плодотворно и доверительно, как

прежде.

Письмо 3.   

Дорогой господин___!

Мы хотели бы выразить Вамнаилучшие пожелания в

связи с Вашим днем рождения.

Желаем Вам крепкого здоровьяна долгие годы и

выражаем надежду на то, что Ваша неутомимаядеятельность

и в дальнейшем будет продолжаться на благо Вашейфирмы.

— 12-

Письма-приглашения.   

Письма- приглашения могутпосылаться либо организациям, либо отдельным гражданам, либо инофирмам.Рассмотрим 3 примера:приглашение организации, приглашение индивидууму и ответ на приглашение.

(Из источника N 1,2)

Письмо 1.

    

Английскийвариант письма:

     To: All Members of ( organization )

From:

Subject: Annual Meeting

                                     FellowMembers :

     On ( date), we will be holding our annual meeting.

It is of the utmost importance that each andeveryone

of you plan to attend this meeting.

     If thereis any possibility at all that you may not be

able to attend, it is very important that we have an

indication of your thinking on some of the important

matters that will be considered in addition to your

proxy that will enable us to cast your vote at the

metting.

     Pleasefind the following enclosures: ( indicate ).

     We willbe looking forward to seeing you at the

meeting. 

— 13-

Русскийвариант письма:

 

    Кому: Всем членам ( организация )

    От:

    Тема:Ежегодное собрание

                                       Коллеги!

     ( Дата )состоится наше ежегодное собрание. Крайне

важно, чтобы каждый из Вас планировал присутствовать

на этом собрании.

     Еслисуществует какая-то вероятность того, что Вы не

сможете присутствовать, для нас очень важно иметь

изложение Вашего мнения о некоторых очень важных

вещах, которое будет учтено вместе с доверенностью,

позволяющей нам голосовать за вас на собрании.

    Пожалуйста, просмотрите следующие приложения:

( укажите ).

     Снетерпением ждем встречи на собрании.

— 14 -

Письмо 2.

    

   

С___ по ___ в___ будетпроходить___ выставка.

Хотели бы проинформироватьВас о том, что наша

продукция будет демонстрироваться на этой выставке.

Вы найдете там нескольконовых моделей, которые

должны представлять для Вас особый интерес. Кроме

того, мы демонстрируем существенные

усовершенствования, которые мы сделали в нашем

поточном производстве, которое должно также

заинтересовать Вас.

Будем рады, если Вы посетитенаш стенд N___ в

выставочном зале N___.Прилагаем несколько билетов

на выставку.

Приложение:  билеты.

 

Письмо 3.

Просим принять нашиизвинения за то, что мы не

сможем присутствовать на обеде, который состоится

( дата ). Я благодарю Вас за любезное приглашение и

искренне сожалею о том, что мы вынуждены

отсутствовать.

— 15 -

<span Times New Roman",«serif»">Письма-приветствия.

Существует раздел служебныхписем, цель которых — приветствия клиентов. Среди всех приветствий наиболееважными являются те, которые связаны с продажей.

Для процветания торгового бизнеса  крайне важно поддерживать отношения спостоянными покупателями. Письмо 1- образец письма, которое посылаетсяклиентам, сделавшим покупку или воспользовавшимися услугами фирмы. Постскриптум(P.S.) служит для того, чтобы подчеркнуть мысль, на которую по мнению автораписьма его получатель должен обратить особое внимание.

Всегда очень трудно представитьклиенту нового сотрудника. Письмо 2- не очень удачное, так как рекомендательноеписьмо должно быть более убедительным. Вероятно, фирме следовало позвонитьклиенту, чтобы подтвердить время встречи. Письмо 3- исправленный вариантписьма2, более убедительный и включающий упоминание о звонке фирмы,подтверждающем время встречи.

   (Из источника N5)  
— 16 -             

Письмо 1.

    Уважаемый,

     Два годаназад вы приобрели [ наименование изделия ] для

Вашего сына [ дочери] [ имя] ко дню его [ ее ]рождения 

[ дата ].

     Так какего [ ее ] день рождения вновь приближается, Вы,

может быть, вновь захотите удивить его [ ее] новойпокупкой,

сделанной в нашем магазине.

     Кстати,мы предлагаем Вам скидку. И, конечно, были бы

счастливы хранить [ наименование изделия ] у нас,чтобы

покупка оставалась тайной до этого особенного дня.

     Подумайтенад нашим предложением. Если вы сочтете,

что [ имя ] был бы рад подарку, купленному в нашем

магазине, заходите к нам в удобное для Вас время имы

продемонстрируем Вам наш ассортимент.

     У нас Вывсегда найдете богатый выбор всевозможных

товаров. Загляните. Я буду счастлив предложить Вамновые

товары, которые могли бы заинтересовать Вашего сына[ дочь ].

     Вожидании Вашего  ответа

                  с уважением

                             [ имя ]

     P.S. Дляпостоянных покупателей специальная (-   %)

скидка действует в течение последующих 30 дней.

— 17 -

Письмо 2.

            

     Уважаемый

     Мыназначили [ имя ] новым представителем в Вашем районе.

[ Имя ] некоторое время работал в нашей фирме ихорошо знает

все аспекты ее деятельности. [ Имя ] прибудет вгород утром

[ дата ] и обратится к Вам. Если для Васвстреча  в указанное время

по каким-либо причинам не удобна, сообщите нам.

                                               Письмо 3.

    

      Уважаемый

      Мы назначили [ имя ] новым представителем в Вашемрайоне.

[ Имя ] работал с нами в течение __ лет. Он имеетбогатый опыт в

сфере нашей деятельности.

     [ Имя ]прибудет  в [ название города ]  утром [ число ] и

обратится к Вам, если это удобно. Я позвоню Вам,чтобы уточнить

время. Думаю, что [ имя ] сумеет блестящепроинформировать Вас

о том, что происходит в деловом мире.  

  

— 18 -

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

“Каждый, кто занимается бизнесом,должен понять, что написанное слово — это Ваше лицо и лицо Вашей фирмы. Слово,употребленное не к месту, может погубить торговлю, разрушить доверие служащегок Вам. Составление письма так же важно, как и составление калькуляции.»Хорошиеделовые письма — это произведения искусства. А письма-поздравления, приветствия,приглашения характерны еще тем, что они являются не только деловыми,написанными формально, но в них вкладывается еще и душа. Они следуют принципу:“У Вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести хорошее впечатление”.

Этиписьма, написанные замечательными словами, характеризуют их авторов какпрекрасных собеседников, владеющих искусством общения. Сэр Джон Д. Рокфеллероднажды сказал :’ Умениеконтактировать с людьми можно приобрести подобно тому, как мы приобретаемсахар или кофе. И я готов платить за это умение значительно дороже, чем за что-либо другое на свете.’Умениеконтактировать с людьми можно развить посредством умения писать хорошие письма,особенно если эти письма- поздравления, приглашения, приветствия.

 

[Из источника N2]

— 19 -

СПИСОКИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.<span Times New Roman""> 

Документы иделопроизводство. Сост. Т. В. Кузнецова и др. -М: Экономика,1991                                                                                                              

2.<span Times New Roman""> 

Загорская А.П., ПетроченкоП.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции. — М.: Московскийрабочий, 1992.

3.<span Times New Roman""> 

Как принимать финансовыерешения — М.: Московский рабочий, 1992.

4.<span Times New Roman""> 

 Пастори Л. Коммерческая корреспонденция-М: Титул ,1995

5.<span Times New Roman""> 

 Теппер Р. Как овладеть искусством деловогописьма: 250 записок в помощь менеджеру. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994.

6.<span Times New Roman""> 

 Г.А. Котий, В.Р. Гюльмисаров. Образцы деловойпереписки на английском и русском языках. Практическое пособие. — М.: ИНФРА-М,1995

7.<span Times New Roman""> 

 Документы. Делопроизводство: Практическоепособие. Сост. М.В.  Стенюков. — М.:ПРИОР, 1995.
еще рефераты
Еще работы по психологии, общению, человеку