Реферат: Современные программные средства электронного документооборота

МосковскаяФинансово-Промышленная Академия

Реферат

Современные программные средства электронногодокументооборота

Подготовил студент:

Седов ДмитрийЛеонидович,

СЛМ-511

Преподаватель:

Доцент Захаров ИльяВладимирович

Москва, 2005

Содержание

1.

Концепцияпостроения систем автоматизации документооборота……………………………… 1

2.

3.

Общиетребования к системе документооборота………………………………………………… 3

4.

5.

Системаэлектронного документооборота ДЕЛО………………………………………………… 6

6.

Системаэлектронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот………………………. 10

7.

Система электронного документооборота OptimaWorkFlow…………………………………… 11

8.

Система электронного документооборотаLanDocs……………………………………………… 12

9.

Система электронного документооборотаБОСС-Референт……………………………………..12

10.

Системаэлектронного документооборотаDIRECTUM………………………………………….13

11.

Системаэлектронного документооборота NauDoc……………………………………………… 14

12.

Системаэлектронного документооборотаDocsVision…………………………………………… 16

Приложения

Список литературы

1. Концепцияпостроения систем автоматизации документооборота

Документявляется основным способом представления информации, на основе которой функционируетлюбое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что заее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационныесистемы, и неструктурированная — просто документы. Причем может существоватьоднозначная зависимость между структурированными и неструктурированнымидокументами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладнойинформационной системе о списании товара со склада, причем только накладнаяимеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришлопонимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированнойинформации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже непредставляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенныхдля автоматизации документооборота имеют некоторые различия.

Резервы повышения общей эффективностипредприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счетсокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективныхбумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переносабумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места,например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимымдокументам.

Существуютоценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемуюобеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов.Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надонайти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становитсяпрактически невыполнимой в том случае, если организация являетсятерриториально-распределенной. Соответственно существует возможностьпрактически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы накопирование, канцелярские принадлежности и т. п; сократить время на передачудокументов между исполнителями.

Кроме того,немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе сдокументами — организация глубокой системы защиты документов, в зависимости отопераций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированногодоступа. Кроме того, запись всех операций с документов позволяет восстановитьвсю историю действий с ними.2. Понятие документооборота.

Определимсясначала с тем, что такое документ — это некая обособленная часть информациипредставленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются потипам носителей информации, (рисунок 1). И основные резервы повышенияэффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если неговорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можновыделить три главных типа носителей информации.

Рисунок 1.
Типыдокументов и их взаимодействие.

·

Очевидно,что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях наразличных носителях информации и переходить с одного носителя на другой.Применение того или иного носителя информации определяется следующимифакторами.

Стоимость хранения информации

-прямопропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа.Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевиднодля бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.

Стоимость (время) поисканеобходимой информации

определяется системой индексациидокументов. В том случае если система индексации отсутствует, то скоростьпоиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов.

Применение простой системыиндексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска.Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому

слову, содержащемуся в данномдокументе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, чтополнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.

Стоимость коллективногоиспользования информации

— определяетколичество копий документа, необходимых для коллективного использования приодновременном доступе.

Стоимость (время) передачидокумента от одного рабочего места к другому Электронныедокументы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в своевремя, печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнеедесятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажныхи микрографических документов к электронным. По данным исследовательскихкомпаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задачэлектронного документооборота — прежде всего для электронных документов, незабывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлятьбумажными и микрографическими документами.3. Общие требования к системе документооборота

Первоначальнорассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость

Желательно,чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысячпользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялосьтолько мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такоготребования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверовбаз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др.,которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратныхплатформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность

Основные проблемыпри работе с документами возникают в территориально-распределенныхорганизациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживатьвзаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могутобъединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Такжеархитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленнымипользователями.

Модульность

Вполневозможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентовсистемы документооборота,

а иногда спектррешаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогдаочевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей,интегрированных между собой.

Открытость

Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве отдругих систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладнойбухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытыеинтерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

4. Обзор рынка

Электронныйдокументооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний игосударственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение и внастоящее время на рынке представлены множество систем, как отечественных, таки зарубежных. В данном материале рассмотрены исключительно российскиеразработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд малораспространенных продуктов,а также локализованные версии иностранных систем. Кроме того, существуетдовольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения пореализации централизованного электронного документооборота.

Обязательныезадачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронногодокументооборота, — это непосредственная работа с регистрационными карточками,контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организациязащищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификацияфункций систем, по которым и производился сравнительный обзор. Этаклассификация является устоявшейся и принята большинством экспертов по системамдокументооборота. Возможности систем были разделены на три группы: канцелярия,управление электронными документами и деловыми процессами, администрированиесистемы.

Группа«Канцелярия» объединяет в себе следующие функции:

·

Регистрация документов — базовый процесс, началосуществования документа. В системе должна быть реализована возможностьизначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различноготипа и возможность их последующей модификации

·

Ведение номенклатуры дел — функция поддержки стандартнойноменклатуры (входящие, исходящие, внутренние документы), а также другихпотоков документов, определяемых пользователем

·

Работа со словарями исправочниками — возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренноговвода в поля регистрационной карточки

·

Сканирование — интерфейс к сканеру дляперевода бумажных документов в электронную графическую форму и последующегоприсоединения к электронным документам

·

Распознавание — оптическое распознаваниетекстовой информации по отсканированному графическому образу для последующеймодификации данных

·

Генерация отчетов — создание выходных документов ввиде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и др.

·

Средства просмотра и печатиотчетов — наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документовлибо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешниеприложения

·

Списание документа в архив — процедурапередачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив

См.приложение 1.

Вгруппу «Управление электронными документами и деловыми процессами»входят:

·

Сроки поручений — возможность задания временного, точного или бессрочного графикаисполнения контрольных поручений по документу

·

Маршрутизация — выбор очередности и относительного порядка прохождения документапо инстанциям

·

Автоматические уведомления — генерируются системой для периодических или разовыхнапоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях

·

Внутренняя почтовая служба — обеспечивает прохождение документов и поручений ипозволяет сотрудникам компании обмениваться информацией между собой

·

Работа с вложениями — функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) водном документе и установление логических связей с другими документами

·

Поиск по реквизитам — задание точных или частичных значений одного илинескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений, заданиеноменклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов

·

Поиск по форме документа — задание значений реквизитов непосредственно в форме,соответствующей регистрационной карточке, по выбранной номенклатуре дел

·

Полнотекстовый поиск — индексация и последующий поиск по присоединенным файлам стекстовой информацией

·

Поиск с учетом морфологии — приведение всех слов к нормальному виду как прииндексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяетвозможности поисковой системы

См. приложение 2.

Группа«Администрирование системы» включает в себя:

·

Разграничение прав доступа — задание пользователю или группе пользователей прав начтение или модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел

·

Роли — механизм, позволяющий задавать параметры и права работы в системе дляусловной роли (должности) а уже потом назначать на исполнение данной роличеловека

·

Протокол обработки — функция, позволяющая выяснить, где и на каком участкенаходится или находился документ, и каким изменениям он был подвергнут

·

Шифрование — хранение и передача документов и информации о поручениях взашифрованном виде

·

Поддержка цифровой подписи — согласование и визирование документов личной цифровойподписью руководителей

·

Дизайнер форм карточек — дает возможность настройки как самого набора реквизитов,так и размещения их в необходимом порядке в форме электронной регистрационнойкарточки

·

Редактор отчетов — возможность задания запросов на выбор информации из базы данныхи создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа(отчета либо журнала)

·

Веб-доступ — работа в системе через веб-интерфейс.

См.приложение 3.

Сравнениесистем

Учитываявысокую стоимость Lotus Domino/Notes при создании полноценной конфигурации,реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе(«БОСС-Референт», «ЭСКАДО», OfficeMedia/CompanyMedia) можновыделить в отдельный класс. Внедрение таких систем не рекомендуетсяпредприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основемеханизмы обмена электронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся отOutlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал.

Территориально-распределенныморганизациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься надсамыми дорогими системами — LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении вполной комплектации могут быть настроены практически на любые способыорганизации механизмов управления.

Ксистемам средней ценовой категории можно отнести «ДЕЛО» и«ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО»,последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства, и,соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальнымпри наличии в организации СУБД Oracle или MS SQL Server. Последний вариантможет быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым.

Продукт«ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более масштабируемымза счет использования объектно-ориентированной СУБД «НИКА»(разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения ииспользования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика).Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектациии в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшиеорганизации, но и на крупные предприятия и государственные учреждения.

См. приложение 4.

Настройкаи поддержка системы

Вышеуже были рассмотрены функциональные возможности наиболее распространенных нарынке систем электронного документооборота и их ценовой анализ систем(стоимость лицензий + стоимость СУБД), в котором не учтены затраты на настройкуи поддержку нормальной работы СЭД. По этому критерию системы очень сильноразличаются в зависимости от того, какой степени участия разработчика требуетнастройка системы, обучение персонала, поддержка функционирования систем.Наиболее важен этот критерий для предприятий, которые не обладают большимибюджетами на внедрение информационных технологий (малый и средний бизнес).

Вкрупных компаниях и государственных учреждениях стоимости владения системойтакже уделяют большое внимание. Необходимо также понимать, что, если система необладает развитым функционалом (необходимость использования некоторых функцийможет возникнуть в ходе использования), то для их реализации разработчикипредложат проектное решение за дополнительные деньги, что тоже отразится настоимости владения системой.

5. Система электронного документооборота ДЕЛО

Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложиласьединая и строго регламентированная методика организации работы с документами.Современные технологии электронного документооборота позволяют существеннорасширить её возможности. «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создатьв организации полноценный электронный документооборот и одновременноавтоматизировать работу с бумажными документами.

Это комплексное решение, реализующее смешанный,бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспектыдокументационного обеспечения управленческой деятельности современныхпредприятий и организаций.

«ДЕЛО» успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управленияпредприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также вгосударственных органах власти и местного самоуправления.

·

позволяет автоматизировать документооборот в соответствии сотечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства

·

позволяет реализовать современный электронный документооборот ссохранением процессов обработки бумажных документов

·

предоставляет возможность организации потока работ (workflow) сосуществлением контроля за движением и исполнением документов

·

масштабируемо – система может быть установлена на одномкомпьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях ссамостоятельным делопроизводством

·

поддерживает централизованную и децентрализованную схемуорганизации делопроизводства

·

поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.Основные функции системы автоматизации делопроизводства иэлектронного документооборота

Система поддерживаетполный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа досписания в дело и передачи в архив.

Работа над

проектамидокументов

Функционалподготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс созданиядокумента. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующихдействий:

1. создание РКпроекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа;

2. изменениепроекта с сохранением предыдущих версий;

3. согласованиепроекта документа;

4. утверждениепроекта документа;

5. регистрациядокумента, созданного на основе проекта.

При работе спроектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация,контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Регистрация документов

Для каждогодокумента в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольнаякарточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могуткак поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма,приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее.

Состав реквизитовРК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номердокумента, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений,номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например,резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметьмножественное значение.

Контроль исполнения

В системе «ДЕЛО»реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться какисполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этомавтоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемыедокументы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формированиенапоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов.

Обработка и хранение документов

К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например, MS WORD, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.

Расширение состава реквизитов карточки документа

Карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты. Также обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты.

Поточный ввод документов

Поточноый ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов. При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованном высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Движение документов

В системе существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений.
В системе «ДЕЛО» реализовано также множество других механизмов движения документов: внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее.

Обеспечение юридической полноценности

В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сторонний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления ключевой системой (ЦУКС), созданный на базе программных продуктов ЭОС и сертифицированных криптосредств.

Отправка документов

Система позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифицированные криптосредства.

Справочно-аналитическая работа

По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Полнотекстовый поиск по содержанию документа

Реализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов.

Работа с взаимосвязанными документами

Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL). Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах.

Регламентация прав доступа

Права пользователя в системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д.)

6. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

СистемаЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

·

повышение эффективности управления бизнес-процессами за счетулучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач,анализа организационно-распорядительной деятельности;

·

сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудникови издержек на расходные материалы;

·

создание единого информационного пространства предприятия;

·

обеспечение надежности учета и хранения документации;

·

организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

1.

осуществлять регистрацию, хранениеи мгновенный поиск документов в единой базе данных;

2.

организовывать контроль исполненияпоручений;

3.

формировать различные журналы иотчеты.

Для обеспечения конфиденциальности

работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с ихдолжностными обязанностями и статусом в организации.
В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместоконкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временногоили постоянного замещения одного сотрудника другим.
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование иприменение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятностьнесанкционированного доступа.

Поиск документов

возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по текступрисоединенных к карточке файлов.

Система контроляисполнения

позволяет полностью воспроизвести порядок прохождениядокумента в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющихнескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, адруг за другом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя.Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникамправильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину ворганизации. Все основные действия по каждому поручению (начало работы надпоручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особыеотметки) фиксируются в поле «Ход исполнения», что упрощает работуконтролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на какомэтапе находится выполнение того или иного поручения.

При помощи поручений особого вида в новой версии стало намного прощепроводить процессы согласования документов.

В состав системы входят следующие модули:

·

АРМ Пользователя;

·

АРМ Администратора;

·

Модуль «Графический дизайнер маршрутов» дает возможностьспроектировать типовые маршруты движения документов в организации;

·

Дизайнер форм — средство настройки регистрационно-контрольныхкарточек;

·

Менеджер журналов и отчетов — средство настройки отчетов;