Реферат: Microsoft Office

ЧАСТЬПЕРВАЯ

Большинство обычных пользователейкомпьютеров сталкиваются

с различнымипроблемами.Например: вы используете текстовый

редактор одной фирмы,программу для работы с электронными

таблицами — другой,программу деловой графики — третьей, а

производительность вашегоэлектронного помощника в итоге оказывается

невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены

для совместной работы .

К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office ,

который содержит большуючасть необходимого вам програмного обеспечения .

Элементы интерфейса входящихв него программ оформлены одинаково и

“ общаются “ они друг сдругом на одном и том же языке .

Пакет Office — это нечто большее, чемпросто набор программ в одной

коробке. Уже его названиеподсказывает, что он должен содержать

мощные прикладные программыдля коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают стекстами, числами и изображениями .

Но самое привлекательное в пакете Officeто, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее менюи наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с однимиз приложений, вы

тем самым в значительнойстепени продвинетесь в изучении остальных .

К тому же в пакете имеетсяпростой в использовании управляющий центр -

Диспетчер Microsoft Office,позволяющий запускать отдельные программы

и выходить из них, либополучать подробные указания и оперативную помощь

простым щелчком кнопки мыши.

В состав пакета Office входят :

Большие прикладные программы

·

WORD — мощный текстовый редактор, позволяющийбыстро создать документ

любой сложности из разрозненныхзаметок и довести до совершенства

информационный бюллетень илиброшюру.

Это уже общепризнанно — редактор Wordфирмы Microsoft является сегодня

самой популярной в мирепрограммой. Word начинен “ быстрыми “ командами

и самыми современнымисредствами, такими как встроенная программа проверки

правописания и словарьсинонимов, которые помогают вам грамотно составлять

документы, и готовымишаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки,

письма, счета и брошюры безбольших усилий.

·

EXCEL — производит с числами то же, что Word ссуществительными и

глаголами. Каждый, ктоработает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как

рыба в воде. Пользуйтесьпрограммой Excel для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращениясухих цифр в наглядные диаграммы и

графики, проведения анализатипа “ А что будет, если? “ практически

по любому вопросу, а такжедля сортировки длиннейших списков в считанные

секунды .

С помощью электронных таблиц Excel можновпечатывать числа строку за

строкой и столбец застолбцом, будучи вполне уверенным в том, что

Excel правильно сложит,вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется

с ними как следует.

·

PowerPoint — позволит профессионально подготовитьпрезентацию, щегольнув

броской графикой и эффектнооформленными тезисами. Но что самое замечательное, вы сможете превратитьдокумент, подготовленный в редакторе

Word, в презентацию всеголишь одним щелчком мыши. Если ваша работа состоит

в том, чтобы рекламироватьизделия, идеи или проекты, то вы просто влюбитесь

в PowerPoint.

·

ACCESS — представляет собой мощную программууправления данными, предназначенную главным образом для программистов. Accessпоставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

Программы — помощники:

·

Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел ибыстро превратить их в график.

·

Программа Organization Chart поможет создать штатноерасписание вашей фирмы.

·

Программа Equation Editor покажется довольноутомительной, если только вы непрофессор математики.

·

Программа WordArt поможет изменить почти донеузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при созданиипривлекательных логотипов или заголовков.

·

Программа ClipArt Gallery может просмотретьнесколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для вашегоинформационного бюллетеня или презентации.

Система оперативной помощи :

·

Пакет Office и его приложения изобилуют полезнымиподсказками и

пошаговыми указаниями того,как выполнять ту или иную операцию.

·

Талантливые Мастера ( Wizards ) проведут вас шаг зашагом к решению

сложных задач.

·

Карточки — шпаргалки ( Cue Cards ) предложатподробные указания, которые

постоянно будут у вас передглазами во время работы.

·

Функция Просмотр ( Preview ) и Примеры ( Demos )продемонстрируют выполнение сложных задач.

Дистпечер Microsoft Office ( MOM ):

МОМ позволяет запустить любую программупакета Office. Если он вам очень

понравится, можете дажеиспользовать его для управления всей работы вашего

ПК.

ЧАСТЬ ВТОРАЯ

Применение современной техники дляпрезентаций стало обычным при

проведении семинаров,конференций и в ходе учебного процесса. Традиционно

для демонстрациииспользуются 35-миллиметровые слайды и прозрачные пленки.

В последнее время получилираспространение цветные жидкокристаллические

панели, непосредственноподключаемые к экрану компьютера. Подготовка таких

презентаций является весьматрудоемким процессом. В связи с этим на рынке

программного обеспеченияпредставителей этих программных продуктов — пакет

PowerPointфирмы Microsoft.

PowerPoint — это графический пакетподготовки презентаций и слайд-фильмов.

Он предоставляетпользователю все необходимое — мощные функции работы с текстом, включаяотрисовку контура текста, средства для рисования, построение

диаграмм, широкий наборстандартных иллюстраций и т.п.

Презентация — это набор слайдов испецэффектов, сопровождающих их показ

на экране, раздаточныйматериал, а также конспект и план доклада, хранящиеся

в одном файле, созданным спомощью PowerPoint.

Слайд — это отдельный кадр презентации,который может включать в себя

заголовок, текст, графику,диаграммы и т.д. Созданное средствами Powerpoint

слайды можно распечатать начерно-белом или цветном принтере, либо с помощью

специальных агенствизготовить 35-миллиметровые слайды на фотопленке.

Раздаточный материал — в качествераздаточного материала служат распечатанные в компактном виде слайдыпрезентации: два, четыре или

шесть слайдов на однойстранице.

Конспект доклада — в процессе работы надпрезентацией в PowerPoint

можно получить конспектдоклада, при печати которого на каждой странице

будет выведено уменьшенноеизображение слайда и текст, поясняющий его содержание.

Структура презентации — предствляет собойдокумент, содержащий только

заголовки слайдов, а такжеосновной текст без графических изображений и

специального оформления.

Термины и определения используемые вPowerPoint:

Тemplate ( Шаблон ) — это презентация, формат которой и схема цветов могут

использоваться дляподготовки других презентаций. PowerPoint поставляется

более с 100 профессиональнооформленных шаблонов, которые вы можете использовать для подготовки вашихсобственных презентаций.

PowerPointdefault presentation ( Установочная презентация PowerPoint ) -

Это презентация PowerPoint,используемая в качестве шаблона по умолчанию.

С этой презентацией выбудете работать, когда выберете переключатель Blank

Presentation ( Пустаяпрезентация ) в диалоговом окне New Presentation

( Новая презентация ). Шаблонпрезентации по умолчанию хранится в файле

DEFAULT.PPT в каталоге,установлен PowerPoint.

Master( Мастер ) — в пакете PowerPoint имеются мастера для каждой ключевой

компоненты вашихпрезентаций: слайд-мастер, мастер структуры презентации,

мастер раздаточногоматериала и мастер примечаний. Рисунки и текст, которые

вы разместите на этихмастерах, будут автоматически появлятся на каждом новом

слайде и страницахпримечаний презентации.

SlideMaster ( Слайд-мастер ) — слайд, который содержит форматированные рамки

фиксации ( placeholders )для заголовка, текстов и других фоновых рисунков,

которые вы хотите иметь наслайдах. Если вы сделаете какие-либо изменения

на слайд-мастере, то онибудут автоматически применены ко всем слайдам,

которые настроены послайд-мастеру.

ColorScheme ( Схема цветов ) — основа из восьми цветов, которую вы можете

применять в слайдах,страницах примечаний и раздаточном материале. Схема

цветов состоит из цветафона, цвета линий и текста и шести дополнительных

цветов. Балланс этих цветовулучшает восприятие слайдов.

OtherColors ( Другие цвета ) — цвета, отсутствующие в основной схеме цветов,

которые вы можетеиспользовать для специальных целей.

Object( Объект ) — текст, линии, формы, которые вы создаете при помощи

инструментов работы стекстом и рисования геометрических фигур, а также

любые картинки, которые выимпортируете из других приложений.

Attribute( Атрибут ) — свойство объекта, которое вы можете использовать

для манипулированияобъектом, использую инструменты и команды PowerPoint

( линии, заливка, тень, цвети форма ).

Shape (Форма ) — этот атрибут имеют объекты, которые вы создаете, используя

инструменты работы с текстомили AutoShapes ( Автоформы ). Объекты, созданные

с помощью инструментоврисования линий, дуг и свободных ( произвольных )

Фигур, не имеют Формы, какатрибута.

Border( Контур ) — Видимая линия по краям объекта.

Placeholder( Рамка Фиксации) — Рамка, которая появляется на слайде при

работе с текстом до того,как вы начнете вводить текст. Каждая такая рамка

окружена линией, состоящейиз точек. Используя элементы управления этих рамок,

вы можете изменить ихразмер, перемещать текст по слайду, изменять шрифт

и цвет текста внутри рамок;возможно также изменение положения самого текста

относительно этой рамки.

Paragraph( Абзац ) — это текст, введенный между двумя нажатиями клавиши

. Когда выпроизводите выравнивание текста и добавляете символы

бюллетеня, действиеприменяется к абзацу.

TextTool ( Инструмент “ Текст “ ) — вы можете ввести текст в любом месте

слайда, используя инструментввода текста панели инструментов Drawning

( Рисование ). Текст,который вы вводите используя этот инструмент, не

выводится на экран в режимеработы со структурой презентации ( Outline View ).

Для понимания содержания работы посозданию презентации рассмотрим пример

ее подготовки без участияМастеров PowerPoint: сделаем черновой вариант

презентации из двух слайдов,а затем применим к ним шаблон, который придаст

ей профессиональный вид.

Приведем основные этапы созданияпрезентации.

1. Начало создания новой презентации :

Запустите PowerPoint или,если вы уже находитесь в этом приложении, выберите

комманду New ( Новый ) менюFile ( Файл ).

2. Выбор способа создания новой презентации :

В окне New Presentation (Новая презентация ) выберите переключатель Blank

Presentation ( Пустаяпрезентация ) для создания презентации без использования

мастеров и шаблоновPowerPoint. Нажмите кнопку ОК.

3. Выбор макета первого слайда :

Любую презентацию всоответствии с советами профессионалов рекомендуется

начинать сослайда-заголовка, в котором указывается тема презентации, доклада,

выступления и т.д. Поэтому вдиалоговом окне New Slide ( Новый слайд )

выбериите самый первый макетдля создания слайда-заголовка презентации.

4. Создание первого слайда презентации :

В появившейся рамке фиксацииClick to add title ( Нажмите для добавления

заголовка ) введитеследующий текст примера: “ Пакет подготовки презентаций

Microsoft PowerPoint 4.0”.Для ввода текста выберите соответствующий шрифт,

используя панельинструментов Formatting ( Форматирование ) или комманду

Font ( Шрифт ) из менюFprmat ( Формат ). С помощью этой комманды вы можете

установить при необходимостиразмер шрифта, его цвет и тень текста заголовка.

Выделите рамку фиксациитекста Click to add sub-title так, чтобы на экране

появились ее элементыуправления и нажмите клавишу для удаления ее со

слайда.

После выполнения этапов 1-4 вы получили насвоем экране первый слайд

презентации, который и будетслужить слайдом-заголовком. При желании вы

можете изменить полученныйслайд, например, путем добавления в него элементов

дизайна по вашему выбору.

5. Начало создания второго слайда презентации :

Выполните комманду New Slide( Новый слайд ) меню Insert ( Вставка ).

6. Выбор макета второго слайда :

В диалоговом окне New Slide( Новый слайд ) выберите седьмой макет слайда,

который будет содержатьтекст и рамку для рисунка из библиотеки ClipArt Gallery. Нажмите кнопку ОК.Преимуществом выбора макета слайда с областью

размещения рисунка избиблиотеки ClipArt является быстрая вставка требуемого

рисунка без использованиякоманды Insert Object ( Вставить объект ) из меню

Insert ( Вставка ).

7. Разработка второго слайда презентации :

Используйте данный макет дляподготовки второго слайда презентации. Этот

макет содержит три рамкификсации: для заголовка слайда ( Click to add

title ), текста слайда (Click to add text ) и для размещения рисунка

библиотеки ClipArt Gallery (Double click to add clip art ). В рамку для

заголовка введите текст “Microsoft PowerPoint “; в рамку для текста введите :

“ При помощи PowerPointможно создавать...” и т.д. В области рамки для

рисунка дважды щелкните покнопке Double click to add clip art ( Щелкните

дважду для добавлениярисунка ). В появившемся окне приложения ClipArt

Gallery выберите в категорииAcademic ( Академическая ) рисунок School

Suppliers ( Школьныепринадлежности ) и нажмите кнопку ОК. Используйте

элементы управления рамки срисунком для установки требуемых размеров рисунка

и его положения на слайде.

При правильном выполнении предыдущихэтапов вы должны получить подготовленный второй слайд, который также можноизменять по вашему вкусу.

8. Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации :

Усовершенствуем второйслайд, например, используя элементы AutoShapes

( Автоформы ) панелиинструментов Drawning ( Отрисовка ). В палитре

автоформ выделите форму SealTool ( Инструмент пломба ), перенесите курсор

мыши, который в данный моментдолжен быть представлен в виде знака “+“,

в нижнюю часть слайда ирастяните появившуюся фигуру до требуемых размеров.

После отпускания кнопки мышивведите в автоформу текстм “ Это очень просто!”,

после чего выберитеподходящий цвет заполнения формы с помощью команды

Colors and Lines ( Цвета илинии ) меню Format ( Формат ). При необходимости

вы можете также включитьтень для элемента автоформы. После этого разработка

слайда будет закончена.

9. Применение шаблонов презентаций :

Для професиональногооформления нашей презентации применим к ее слайдам

шаблон из комплекта поставкиPowerPoint. Для этого выполните комманду

Template ( Шаблон ) менюFormat ( Формат ) и в появившемся диалоговом окне

открытия файла шаблонапрезентации выберите любой из файлов ( вид шаблона

отражается в поле просмотра), после чего нажмите кнопку Apply ( Применить ).

Слайд примет новый вид.После окончания разработки слайдов, нажав кнопку

Outline View ( находящуюсявнизу слайда ), вы автоматически получите

структуру вашей презентации,которую вы можете распечатать, изменить в ней

порядок следования слайдов иуровни заголовков текста в слайдах. Обратите

внимание, что в режимеработы со структурой презентации в содержании

слайдов не выводятсяграфические объекты и текст, размещенный в этих

объектах.

10. Режим Slide Sorter ( Сортировщик слайдов ) или “ Монтажный стол “ :

Врежиме сортировщикаслайдов, переход в который производится нажатием

кнопки Slide Sorter,произведем окончательную подготовку презентации к

демонстрации. Для этогоустановим визуальные эффекты вывода слайдов на экран

с помощью панелиинструментов Transition, которая содержит список эффектов,

имеющичся в пакетеPowerPoint. Нажмите кнопку Rehearse Timings для запуска

режима хронометража вашеговыступления. При этом PowerPoint автоматически

перейдет в режимполноэкранной демонстрации слайдов презентации. В нижнем

левом углу экрана выводитсятаймер, который производит отсчет времени вашего

выступления для каждогослайда. После этого, время выступления ( в секундах )

будет указано в нижнем левомуглу каждого слайда.

11. Демонстрация презентации :

Нажмите кнопку Slide Show (Показ слайдов ) и наслаждайтесь работой самого

популярного пакетаподготовки презентаций.

ВВЕДЕНИЕ

Впервые Windows была выпущена в свет в1985 году фирмой Microsoft. В

течении 1987-1989 гг.появилось большое количество мощных и удобных программ,

работающих в среде Windows,например, Microsoft Word для Windows, Excel,

Aldus PageMaker и т.д., чтообусловило все растущую популярность Windows

у пользователей. А начиная сверсии 3.0, созданной в 1990 г. и предоставившей

дополнительные удобствапользователям, Windows начала свое победоное шествие,

став фактически стандартомдля IBM PC — совместимых компьютеров.

Итак, Windows !

Windows — это графическая оболочка,которая откроет Вам новые возможности

в использованииперсонального компьютера. Windows представляет собой

интегрированную среду,которая позволяет создать удобное окружение для

запуска Ваших программ,обеспечив при этом одновременную работу сразу

нескольких приложений.

Каждая программа в Windows имеет хотя быодно окно, которое предназначено

для связи пользователя сданной программой. Экран монитора представляется в

Windows как рабочий стол, накотором располагаются окна радотающих в данный

момент программ. Программатакже может быть представлена в виде небольшого

изображения — иконки.Соответственно, любое окно ( программа ) может быть

сжато до иконки ивосстановленно в нормальных размерах. Это существенно

повышает информационнуюемкость экрана при работе с Windows. Все это

объединяется удобнымуправлением, расчитанным, в основном, на применение

мыши.

Помимо большого набора программ,характерных для интегрированной Среды,-

текстового и графическогоредактора, базы данных и т.п., — Windows поддерживает обширный программныйинтерфейс, что позволяет создавать свои

собственные программы дляработы в среде Windows. Изучение этого программного

интерфейса важно уже ипотому, что этот интерфейс стал стандартом и поддерживается многимипроизводителями вычислительной техники и программного

обеспечения.

Ниже мы рассмотрим один из наиболеераспространенных и популярных среди

пользователей персональныхкомпьютеров программный пакет Microsoft Office

и покажем некоторыевозможности одной из его прикладных программ по

созданию презентаций — PowerPoint.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современную жизнь представить безсовременной техники просто невозможно.

Ни одна фирма не обходитсябез помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составлениеграфиков, таблиц, расписаний, создание презентаций -во всем в этом нам помогаеткомпьютер, и помогает успешно.

Мы вкраце рассмотрели программный пакетMicrosoft Office с помощью которого можно достич всего вышеперечисленного, вчастности одну из его программ — программу по созданию презентаций — PowerPoint.

От того, насколько профессионально будетвыполнена ваша презентация,

сумеете ли вы убедитьзрителей в том, что вы именно тот партнер, когторый

им нужен и будет зависетьуспех вашей фирмы.

МОСКОВСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ УНИВЕРСИТ БИЗНЕСА иИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Кафедравычислительных машин

Тема курсого проекта :

“ WINDOWS — средства для создания презентаций “

Выполнил :

студент группы ИБ — 202

Митров Никита Александрович

Москва 1996 год.

ПРЕДИСЛОВИЕ