Реферат: Выбор программного средства для комплексной автоматизации работы офиса
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время уже сложнопредставить современный офис без компьютеров. Применение компьютерныхтехнологий позволяет значительноповысить производительность и качество работы как отдельногосекретаря-референта, так и служб документационного обеспечения управления вцелом.
Долгоевремя автоматизация учреждений в осуществлялась в виде различного родаподсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия,зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, стоит заметить, что они охватывали лишь до15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Нужды поэлектронной обработке документов удовлетворялись применением функциональныхпакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетовпрограмм MicrosoftOffice, PerfectOffice, LotusSmartSuite. Этисредства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных иэлектронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так имежду ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности вавтоматизации делопроизводства и управления документооборотом.
Внастоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методови средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса,позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматическипередавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнениепоручений, связанных с документами.
Сложносравнить системы, представляемые сегодня на отечественном рынке. Их более илименее подробная классификация отсутствует, что часто приводит к сравнениюсистем, предназначенных для решения рпинципиально различных задач.
О специфике каждой программы по автоматизациипредприятий можно узнать через Интернет,из рекламных материалов, статей в СМИ.
Выбор программного обеспечениянеобходимо предварять сознанием технического задания, подробно описывающего,что именно должна иметь программа.
В работе рассматриваются основныеварианты выбора программного средства для комплексной автоматизции, их плюсы иминусы.
Методы автоматизации учреждений
Рассмотримосновные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современныеорганизации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов иофисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные частиобщей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисеявляются:
•вводинформации в систему,
•хранение,навигация, поиск и фильтрация документов,
•коллективногоработа с документами,
•выводинформации из системы.
Существуютразличные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканированиедокументов и сохранение их в виде графических образов. В системах первогопоколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощьюключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: системаSoftSolutions). Позднее стала применятьсятехнология оптического распознавания символов OCR(OpticalCharacterRecognition). Послесканирования и ввода документа в систему его графический образ “переводится” втекст, затем следует исправление ошибок распознавания.
Примассовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы,которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста идобавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов ивыполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путемимпорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщенияэлектронной почты и т.п.).
Вводинформации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов иключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующегоконтекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.
Важноезначение для организации эффективного управления неструктурированнымидокументами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрациидокументов.
Документымогут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служитсредством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОСтипа Windows95 естьвозможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок идокументов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.
Рядсистем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках ввиде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилищеупрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования.Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором исортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.
Специфическийметод хранения реализован в пакете LotusNotesв видетак называемой базы документов. База документов может хранить как однотипнуютак и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускаютвнутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавленияполей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баздокументов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в видебазы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовымдокументам.
Многиесовременные системы электронных документов используют в дополнение к файловойсистеме так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточкидокументов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировкидокументов применяются папки.
Поиск ифильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска:по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основеиндекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCSOPEN) взапросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа — ошибокраспознавания. При этом может морфологический разбор позволяет упростить
Недавнона основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технологиянечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технологияадаптивного распознавания образов APRPв пакете ExcaliburEFS).Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимымдокументов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок послераспознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ,наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.
Фирмы-производителиреляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения — текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных поляхпеременной длины, расширенные средства SQL-поискапозволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстногопоиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста Для храненияпроизвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать полябинарных объектов большой длины BLOBи/или гипертекст. СУБД, расширенные дляпоиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другойспособ хранения документов произвольного содержания реализуютобъектно-ориентированные БД (например, InformixIllustra).
Феноменраспределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web — технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовыхстраниц, распределенных по узлам сети Internetили корпоративной сети (Intranet).Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст,размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документаосуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм длядиалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовыхссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации(растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекстаосуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URLнадокументы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах).Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстныйпоиск. Для ускорения поиска информации в “паутине” применяются специальныепрограммы-роботы, сканирующие Web — сервера и строящие некое подобиеиндекса. Использование гипертекста позволяет создать информационнуюинфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговыйинтерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационныхприложений для руководителей.
Организацияи автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся натехнологиях groupwareи workflow.
Технологииgroupwareориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкойвыполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организацииработ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информациис помощью различных методов доступа:
•сетевойдоступ к файлам и базе данных;
•локальнаяи глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
•терминальныйдоступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
•просмотри интерпретация гипертекста (гипермедиа).
Нужноотметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTPвключают в себя ряд других методов доступа.
Приколлективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов присовместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторами паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровеньбезопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Технологиикласса workflowслужат для автоматизации документооборота в средних икрупных офисах и для них характерно:
•поддержкамногопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
•четкаяструктуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
Деловойпроцесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых дляописания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случаесотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия.Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа източки в точку.
Одной изреализаций технологии workflowявляется так называемая “системаграфов”, где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания,связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта кдругому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционированиясхемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных)ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другаяреализация основывается на понятии “цикл” (“loop”) или“стол”. В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схемевзаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумяпроизвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутостьпроцесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием еепричины, после чего прекращается генерация нового процесса.
Регламентациивзаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной иусловной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработкидокумента для контроля и учета исполнения.
Обработкаинформации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:
•обработкатекста,
•электронныетаблицы,
•деловаяи презентационная графика,
•планированиеработ и совещаний,
•генерацияотчетов из базы данных, •мультимедиа.
Длякомплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программиспользуются несколько методов, среди которых центральное место занимает методыOLEдлясвязывания и встраивания объектов.
Выводинформации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web — серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылкипо телекоммуникациям.
Обзор средств автоматизации учреждений
Информационно-программныесредства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:
•функциональныеи интегрированные пакеты офисной автоматизации;
•системыдля организации групповой работы;
•системыуправления электронными документами;
•средствауправления документооборотом.
Средства офисной автоматизации иколлективной работы в сети
ПакетMicrosoft Office for Windows98
MicrosoftOfficeforWindows98представляет собой набор прикладных программ для автоматизации работысовременного офиса, которые объединены в один пакет и работают как единоецелое.
MicrosoftOfficeforWindows98поставляется в двух различных вариантах, что позволяет удовлетворитьпотребности всех пользователей. MicrosoftOfficeStandardимеет всвоем составе электронную таблицу MicrosoftExcel,текстовый процессор MicrosoftWord,систему подготовки презентаций MicrosoftPowerPointипланировщик MicrosoftSchedule+. MicrosoftOfficeProfessional, помимовышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД MicrosoftAccess.
MicrosoftOfficeforWindows98использует все преимущества Windows95: поддерживаются длинные именафайлов, “горячие клавиши” и многозадачность. Пользователь получает доступ кпочтовой станции MicrosoftExchangeдляобмена факсами и электронными письмами.
MicrosoftOfficeforWindows98 — это не только набор приложений, но и платформа для разработки. Разработчикимогут использовать MicrosoftOfficeвкачестве основы для создания собственных приложений, предназначенных дляудовлетворения конкретных нужд заказчика.
MicrosoftOfficeforWindows98содержит мощные инструментальные средства для разработки:
Система LotusNotes
Система LotusNotesпредставляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки иразмещения прикладных программ группового обеспечения.
Благодарятому, что система LotusNotesобъединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, онапредлагает разработчикам наиболее производительную платформу, ориентированнуюна совместное использование информации.
Система LotusNotesпозволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать исоздавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация можетпоступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, иот различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативныесистемы или системы деловых линий (LineofBusinessSystems),сканеры или факс-аппараты. Пользователям система LotusNotesобеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графическийпользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).
Основнымисистемы LotusNotesявляются:
1.Единый,постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другимпользователям, сетевым ресурсам и информации.
2.Гибкостьпри обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от такихисточников, как компьютерные приложения, новостные каналы (newsfeeds),сканированные изображения и структурированные реляционные системы.
3.Средабыстрой разработки прикладных программ для рабочих групп. 4.Развитая системазащиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельногодокумента.
5.Применениетиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежейинформации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах,у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.
6.Открытость,заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем,компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений иприкладных программных интерфейсов API.
7.Масштабируемость- возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы издвух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.
8.Полнаяинтеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программныхмодулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передачасообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологиибизнес-процесса заказчика на множестве платформ.
Рабочеепространство пользователя (Workspace) системы LotusNotesпредставляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком дляпользователей систем Windows, MacSystem7, OS/2 или Unix.
Рабочеепространство системы LotusNotesсостоитиз шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы,представляющие документные базы данных системы Notes.
Пользовательможет располагать окна на экране по своему усмотрению.
Базадокументов Notesпредставляет собой средство хранения объектов, припомощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить ипреобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместноэксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.
Сложныедокументы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланковNotesFormsиредактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактироватьтекст или применять неделимые объекты системы Notes.
Система LotusNotesиспользует средства OLEи другие программные мосты для интеграции сразличными прикладными программами.
Средствауправления электронными документами
В любомучреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка винформационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое дляпоиска необходимого документа или для подборки материалов.
Стержнемлюбой системы управления электронными документами является архив, где документынаходятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, покасодержащаяся в них информация представляет интерес.
Подэлектронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств итехнологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступак ним из систем управления электронными документами. Электронные документы –это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых илиграфических файлов.
Система управления документами DOCSOPEN
Программныйпродукт DOCSOPEN(компания PCDOCSInc.)позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначенадля хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределеннойгетерогенной среде на накопителях различной природы.
Системапостроена по современной архитектуре «клиент-сервер». DOCSOpenимеетминимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, исервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехомфункционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть серверполнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоватьсялюбой промышленный SQLServer.Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметьработать с ANSISQLи иметь ODBC-драйвер.
Сервердокументов может строиться на основе любой сетевой операционной системы.Основное внимание фирма уделяет поддержке NovellNetWareи WindowsNT.
Хранениедокументов можно оценивать по следующим критериям:
Схемыхранения документов в DOCSOpenоснованы на сетевой файловой системе и иерархической системе управленияхранением файлов.
Документыхранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.
Предусмотренавозможность полуавтоматического удаления редко используемых документов.
Документыредактируются непосредственно по месту хранения.
Классификациядокументов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, иполнотекстовых индексах документов.
Каждыйдокумент в системе DOCSOpenснабжается учетной карточкой.
DOCSOpenснабженсредствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документыпо содержанию документа.
Поисковыевозможности DOCSOpenоснованы на интерфейсе запроса пообразцу QBE(QueryByExample). Длятого, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточкудокумента. В ответ система выдает список документов, соответствующих введеннымданным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.
DOCSOpenподдерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегдалежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документпередается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.
Приредактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCSOpenпозволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.
Наиболеесильной стороной DOCSOpenявляется возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.
DOCSOpenобладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять правадоступа к карточке документа и к самому телу документа.
Дляинтеграции с приложениями в состав DOCSOpenвходитмодуль обмена информацией с LotusNotes, аименно: InterchangeforLotusNotes.
Система DOCSOpenтакжехорошо интегрируется с системой управления документооборотом ActionWorkFlowили более простыми программами ActionDocRouteи WorkRoute.
Недостаткамисистемы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам привводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.
Система управления документами ExcaliburEFS
Другимпримером системы управления электронными документами является продукт ExcaliburEFSфирмы ExcaliburTechnologiesCorp.Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в средеоперационной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MSWindowsи Windows95. Вкачестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybaseи Ingres. Этасистема использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственногоинтеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержаниюдокумента и “компактный” способ индексирования (30% исходного текста против 70-100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияниеошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, атакже ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальнойтехнологии адаптивного распознавания образов APRPиреализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечиваетавтоматическую индексацию всего содержания документа, что исключаетнеобходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткогопоиска любого слова в документе.
Пакет ExcaliburEFSпредоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:
•нечеткийпоиск по названиям документов;
•ассоциативныйпоиск по всему тексту с заданными синонимами;
•прямойдоступ к файлам по пиктограммам;
•запросыв стиле обычной базы данных;
•поискпо ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;
•логическийпоиск по всему тексту.
Системаимеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.
Данныйпродукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.
Кнедостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора вводадокументов в архив работает под управлением операционной системы Unixили MSWindows(но врежиме эмуляции X — терминала) и требует достаточной квалификации отоператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужноотметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.
Средства автоматизациидокументооборота
Впоследнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностьюавтоматизированные системы построения и управления деловыми процессами ворганизациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронногодокументооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий изагрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow.Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов(что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причиныюридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутрипредприятия.
Пакет управления документооборотом ActionWorkflow
Зачастую,помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организацииопределенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроляисполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработкиинформации и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылкунеобходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется “свободныймаршрутизатор”, созданный и интегрированныфй в систему DOCSOpen,посредством которого можно из списка пользователей системы или групппользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы,просмотреть статус работ (получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследитьисторию работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеютсяотносительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнееиспользовать возможности продукта ActionWorkflowкомпании ActionTechnologies.
Самоесложное и ответственное в данном направлении — это выбор инструментария,который позволит перенести существующие в организации процессы на язык,понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системы существующиевзаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той методологией,которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелоебремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качествосоздаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможностьсоздавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ееотсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохимрезультатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не толькона скорость проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от“графовых систем”, где каждый “шаг “ представляет собой вектор и отражаетдвижение задания, связанного с документом, или просто документа от одногосубъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционированиясхемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций, в том числе и такназываемых “непредвиденных” (или отказных), которые по ходу дела могут возникнутьна пути продвижения документа, методология ActionWorkflowвэлементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнутьпри общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работусотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, егонеобходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
Основныеособенности ActionWorkflow:
•методологияучитывает “человеческий фактор”;
•вкачестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности(роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;
•созданнаякарта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может бытьотправлен в “никуда” или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос,должно узнать о результате;
•четкаясистема контроля исполнения, когда на выполнение определенной операцииотводится определенное количество времени, и система сама по вашему выборуопределяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы наподобное нарушение;
•нарабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отраслипроизводства терминами — в процессе создания карты вы сами определяете “сленг”,на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;
•доступк информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать,кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса(“запущен”, ”ожидает активации”, “завершен”); •поэтапность внедрения(автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а вслучае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создатьпроцесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своегологического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);
•системаимеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.
Системасостоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенногокруга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь ксозданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системыявляется AWSManager — модуль, непосредственно отвечающий завыполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения иназначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временныхинтервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWSManagerпоставляется открытый API, посредством которого можно получить всюнеобходимую информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работаетнад проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначитьвременные интервалы выполнения различных стадий работ, а также сотрудников,выполняющих определенные роли, или же получить список документов, которыеотправили на обработку.
Продукт AWSBuilder — средство, с помощью которого представляется возможность строить карты процессови выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводитьназначения последних, определять временные интервалы выполнения различныхэтапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушенияоных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента — это статическаяпроверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что не позволитбизнес-процессу “уйти в никуда”.
Продукт AWSAnalist — средство, предназначенное длямоделирования деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью негоможно оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.
Следуетотметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностейможно сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроляисполнения или наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг вдруга, так и в уже действующие приложения.
Пакет электронногодокументооборота Staffware
Интереснымипредставляются технологии организации электронного документооборота иавтоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare,работающей по технологии “клиент-сервер”.
Этасреда относится к классу workflowи характеризуется следующимиособенностями:
•поддержкаколлективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;
•динамическоеуправление и контроль исполнения работ;
•интегрируемостьс разными приложениями под Windowsи Unix;•использование различных платформ.
StaffWareпозволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролироватьисполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWareспособна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированныйввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защитуинформации и проч. Связь с внешними процедурами