Реферат: Характеристика Microsoft Excel

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙФАКУЛЬТЕТ

Кафедра «ПМиИ»

Курсовая работа

по информатике

на тему:

«Характеристика Microsoft Excel»

Выполнил:

Студент ФЭФ

Группы 21-АК

СтёпинР.И.

Проверил:

Федотов А.А.

Оценка работы:

____________

Орёл,2000

Содержание:

Раздел I

·

Общие сведения о Microsoft Office 97…………………………...3

·

Microsoft Excel – табличный редактор новогопоколения……..8

·

Оформление рабочих листов…………………………………….12

·

Построение и оформление диаграмм…………………………...17

·

Практика в Microsoft Excel 7.0…………………………………..25

Раздел II

· Условия заданий…………………………………………………..26

·

Графическое представлениерешения заданий…………………27

·

Решение заданий (на языкепрограммирования «Бейсик»)…….29

----------------------------------------------------------------

·

Список использованной литературы……………………………31

Раздел I

Microsoft Office 97, самое популярноесемейство офисных программных продуктов, включает в себя новые версии знакомыхприложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют создаватьгибкие интранет-решения

Microsoft Office — семейство программныхпродуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения вединую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office 97 входяттекстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средствоподготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все этиприложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office 97. ВПрофессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Office очень удобен — он несоздает проблем при изучении новых свойств приложений и работе с ними.Необходимая информация всегда находится под рукой благодаря помощнику OfficeAssistant. Он в любой момент даст вам совет о том, как лучше выполнить то илииное действие, или подсказку как найти нужный инструмент в приложенияхMicrosoft Office. Существенно упрощают повседневную работу технологияIntelliSenseTM: фоновая проверка орфографии в Microsoft Word и MicrosoftPowerPoint, фоновая проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая находитьи исправлять орфографические и грамматические ошибки щелчком мыши, и т. д.

Microsoft Office поддерживает новейшие Webтехнологии, он позволяет быстро создавать великолепные мультимедийные Webстраницы прямо в приложениях Office, не изучая формат HTML. ПриложенияMicrosoft Office позволяют сохранять документы в формате HTML, просматриватьготовые HTML документы, а также создавать гипертекстовые ссылки для удобстваперемещения от документа к документу. Такая ссылка может быть, помещена внутрьдокумента и будет указывать либо на Web-страницу, либо на другой документMicrosoft Office (или на конкретное место в документе), где бы этот документ нинаходился — на вашем жестком диске, во внутренней корпоративной сети или в сетиInternet. С помощью Microsoft Office можно легко и быстро создаватьразветвленные интранет-сети, обеспечивающие пользователю наиболее простойспособ поиска информации внутри корпоративной сети.

При работе с документами на экране большаячасть времени тратится на их просмотр. Работая с Microsoft Office, Вы можете использоватьпреимущества нового типа мыши, имеющей между двумя кнопками дополнительное колесико,которое поддерживает функциональность третьей кнопки и обеспечивает в разныхприложениях Microsoft Office множестводополнительных функций, упрощающих операции перемещения по документу припросмотре.

Microsoft Office обеспечивает эффективноераспределение ресурсов Вашего компьютера за счет использования общих для всехприложений частей программ. Например, команды меню, панели инструментов,средства проверки орфографии и грамматики русского и английского языков,средства рисования, и т. д. — все это является единым набором инструментов,который устанавливается единожды и используется всеми приложениями MicrosoftOffice.

Приложения имеют общий интерфейс и тесновзаимодействуют между собой. Это упрощает работу и облегчает работу с информацией.

Microsoft Office позволяет максимально использоватьвозможности сети Интернет или корпоративной интранет-сети. Новая технологиядаст вам все нужное для быстрого поиска информации, публикации наглядныхдокументов и свободного перемещения по HTML-документам.Internet Assistants доступны во всех приложениях Office,помогают создавать великолепные мультимедийные страницы Web, не изучая HTML. Выпросто сохраняете готовый документ Word в формате HTML. Остается толькопоместить его на Ваш Web-сервер.

Microsoft Office имеет встроенный язык программирования- Visual Basic for Аpplications (VBA). Этот язык позволяет создавать приложения,выполняемые в среде Microsoft Office. Это могут быть разнообразныеаналитические программы, финансовые системы, программы учета кадров, системыавтоматического создания официальных писем/документов с помощью библиотекиготовых шаблонов и т.п. При этом интерфейс создаваемой программы может бытьсовершенно непохожим на интерфейс того приложения, в котором она написана.

VBA сочетает всебе практически неограниченные возможности с простотой изучения и использования.Теперь большинство функций можно описать, не прибегая к программированию. В томслучае, если возможностей языка недостаточно, можно обратиться к API-функциямWindows. Пожалуй, самое главное достоинство VBA в том, что этот язык являетсяединым для всех офисных приложений Microsoft и поэтому позволяет связывать ихмежду собой. Уже сейчас из программы, написанной в Excel, можно обращаться кобъектам Word для Windows, а также Microsoft Project. Это открывает заманчивыеперспективы. Представьте, что пользователь на конкретном рабочем месте долженна основе некоторых данных, извлекаемых из базы, делать их анализ, строитьдиаграммы и проектировать деятельность организации, а также автоматическивыполнять рассылку этих обработанных данных по некоторым адресам вместе ссопроводительным письмом. Все это можно сделать средствами офисных продуктовMicrosoft, однако, при этом пользователь должен в совершенстве овладеть каждымиз них. В случае если программа для решения этой задачи написана на VBA,пользователю придется изучить только ее.

Кроме того, Microsoft Office полностьюобеспечивает возможность эффективной совместной работы над документами иматериалами. Благодаряиспользованию механизмов OLE и DDE, люди, работающие над одним проектом, могутодновременно создавать разные части документа. Большие возможности при этомпредоставляет тесная интеграция всех приложений Microsoft Office с электроннойпочтой. Например, один участник проекта создал документ, который должен бытьдополнен сведениями из других отделов и остальными участниками проекта. Онотсылает документ из Word по электронной почте группе людей методом поочереднойрассылки, указав очередность получателей. Каждый из участников процессапроизведет необходимые изменения, и после этого документ будет отосланследующему человеку. Пройдя целый круг, готовый материал вернется к тому, ктоего посылал. Причем, по желанию посылающего, изменения будут сопровождатьсяцветной маркировкой, то есть изменения, внесенные каждым из участников проекта,будут выделены своим цветом. После получения исправленного варианта можнопроизвести пошаговую приемку (подтверждение) изменений и дополнений.

Системные требованиядля работы с

Microsoft Office:

·

Персональный компьютер с процессором 486 или выше

·

Операционная система Microsoft Windows 95 илиMicrosoft Windows NT 3.51 с Service Pack 5 или более поздняя версия

·

Для Windows 95:8 Мб оперативной памяти для запускаотдельных программ (12 Мб для Microsoft Access); для одновременной работы снесколькими приложениями может потребоваться дополнительная память.

·

Для Windows NT Workstation: 16 Мб оперативной памятидля запуска отдельных программ; для одновременной работы с несколькими приложениямиможет потребоваться дополнительная память.

Office Standard:

·

60-167 Мб пространства на жестком диске; около 100 Мбтребуется для стандартной установки.

Office Professional:

·

73-191 Мб пространства на жестком диске; 121 Мбтребуется для стандартной установки.

·

Дисковод CD-ROM. Microsoft Office 97 русской версиипоставляется на компакт-диске. Дискеты 3.5" могут быть заказаны отдельно.CD-ROM-версия продукта содержит Microsoft Internet Explorer, дополнительныедрайверы, видео — и звуковые файлы, которые отсутствуют на дискетах.

·

Видеоадаптер VGA (рекомендуется Super VGA, 256 цветов)

Программным продуктом, незаменимым в офисной работе, является

электронная таблица MicrosoftExcel.

При помощи этого продукта можно анализироватьбольшие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических,статистических, финансовых и других специализированных функций, связыватьразличные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представленияданных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничны методыграфического представления данных: помимо нескольких десятков встроенных типовдиаграмм, можно создавать свои, настраиваемые типы, помогающие наглядноотразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу с Excel, подостоинству оценят помощь «мастеров» — вспомогательных программ,помогающих при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящиевопросы о предполагаемых дальнейших шагах и показывая, в зависимости отнамечаемого ответа, результат, проведут пользователя «за руку» повсем этапам построения диаграммы кратчайшим путем.

Использование механизма связи и внедренияобъектов (OLE2) позволяет широко использовать дополнительные графическиередакторы, редактор формул и многие другие утилиты, поддерживающие механизмOLE2. Особенностью данного механизма является то, что любой объект в документе(рисунок, видеоизображение, текст) можно редактировать непосредственно восновном документе, не прибегая к помощи дополнительных программ. Впечатляет имеханизм динамического обмена данными между Excel и другими приложениямиWindows. Допустим, что в Word для Windows готовится квартальный отчет. Вкачестве основы отчета используются данные в таблице Excel. Если обеспечитьдинамическую связь между таблицей Excel и документом Word, то в отчете будутвсегда самые последние данные. Можно даже написать текст «рыбы»отчета, вставить в него связи с таблицами и, таким образом, значительносократить время подготовки квартальных отчетов. Удобство работы с таблицейсказывается на Вашей производительности, поэтому в Excel таблицы и работа сними организованы таким образом, чтобы обеспечить максимальные возможности приминимуме усилий со стороны пользователя. Все таблицы сразу объединены в рабочиекниги. Доступ к нужной таблице осуществляется путем щелчка по корешку этойтаблицы, на которой написано ее имя. Имя таблицы можно изменить в любой момент,причем не нужно ограничиваться принятыми для имен файлов соглашениями. Естьвозможность редактирования таблицы непосредственно в ячейке, что позволяетуказать в ней одновременно различные шрифты и их стили.

Работа с таблицей не ограничивается простымзанесением в нее данных и построением диаграмм. Трудно представить себеобласть, где бы ни требовался анализ этих данных. В Excel включен мощныйинструмент анализа — Сводная таблица. С её помощью можно анализировать широкоформатныетаблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькимищелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид. Освоение этого инструментаупрощается наличием соответствующей программы-мастера.

Технология IntelliSense является неотъемлемойчастью любого приложения семейства Microsoft Office для Windows 9х. Например,механизм авто коррекции доступен в любом приложении Microsoft Office, в томчисле и в Microsoft Excel 7.0.

Исследованияпоказали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своейдеятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказаласьпроста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек дляполучения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика,большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнитьдва лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагатьсяитоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма).И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.

Поэтому в Microsoft Excel, начиная сверсии 7.0, была встроена функцияAutoCalculate (Автоматическое вычисление). Эта функция позволяет увидетьрезультат промежуточного суммирования в строке состояния, просто выделивнеобходимые ячейки таблицы. При этом вы можете указать, какого типа результатвы желаете увидеть — сумму, среднее арифметическое, или значение счетчика, отражающегоколичество отмеченных элементов.

Еще одно нововведение последних версийпродукта позволяет при заполнении большой таблицы не тратить время на ввод склавиатуры текста, который уже содержится в какой-либо ячейке, заполненнойранее. При вводе текста производится автоматическое сканирование введенныхранее ячеек, и, если есть соответствие, Excel предлагает автоматическипоместить найденное содержимое ячейки в новую. Для этого достаточно простонажать клавишу Enter.

Режим автоматической фильтрации позволяетбыстро производить выборки из записей таблицы, просто указывая нужный механизмфильтрации. Новый диалог открытия и поиска документа предоставляет болееудобный интерфейс, позволяющий осуществлять предварительный просмотр ифильтрацию документов по нескольким критериям: дате создания, длине файла ит.д.

Интерфейс Microsoft Excel в последнихверсиях стал более интуитивным ипонятным. Исследования показали, что при использовании предыдущих версийMicrosoft Excel пользователь часто не успевал «увидеть» процессвставки строки. Во время выполнения этой операции новая строчка появляласьочень быстро, и пользователь часто не мог понять, что же произошло в результатевыполнения конкретной операции? Появилась ли новая строка? И если появилась, тогде? Для решения этой проблемы в Microsoft Excel был реализован «динамическийинтерфейс». Теперь при операции вставки строки новая строка таблицыпоявляется на экране плавно, и результат вполне очевиден. Аналогичным образомотражается выполнение и других операций, например, операции удаления илипереноса строки. Другие детали интерфейса также стали более наглядными.Например, при прокрутке окна таблицы с помощью бегунка на полосе прокруткипоявляется номер текущей строки, помогающий сориентироваться в положении«поплавка» относительно всей таблицы. К каждой ячейке таблицы можновставить комментарий прямо в ячейку, и при попадании курсора мыши на эту ячейкукомментарий будет высвечен автоматически.

Интерфейс

MicrosoftExcel

ОкноExcel содержит множество различных элементов

(см рис.1).Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные имеются только в этом табличномредакторе. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочимлистом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавленыбуквами, строки — цифрами.

Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист ввиде отдельного окна со своим собственным заголовком — это окно называетсяокном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочихлистов. На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строкипронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т.д. В окне Excel,как и в других программах семейства

Microsoft Office,под заголовком окна находится строка меню. Чуть ниже находятся панели инструментов: «Стандартная» и «Форматирование». Кнопки на панели инструментов позволяют быстро илегко вызывать многие функции Excel.

Рис. 1: Интерфейс

Microsoft Excel 7.0

Оформление рабочихлистов

Выборшрифта

Изменитьтип, размер шрифта или исполнение текста можно, выделив соответствующие ячейки и открыв меню «Формат». Выбрав команду «Ячейки» в меню «Формат». После этогона экране появится диалог, в котором будут указаны различные шрифты, можновыбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне «Пример». Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можноиспользовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.

Стили

Нарядус выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный илис подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информациив тексте документов и таблиц.

Цвета и узоры

ВExcel’е можно выделить в таблице некоторые поля с помощьюцвета и

узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Этовыделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберитевкладку «Вид» в диалоге «Формат ячеек». Здесь для выделенныхячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.

Форматированиечисел

Если нужно,чтобы записи превратились в удобный документ, следует

произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всегоформатируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделитьформатируемые ячейки. Затем выбрать команду меню «Формат ячейки», а впоявившемся диалоге — вкладку «Число». Выбирается в группе слева строку«Денежный». Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифровогошаблона, который может быть двух видов: чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа

В первойколонке взяты шаблоны форматов, как в поле «Коды формата». Во второй колонке вывидите, как будет выглядеть число врезультате форматирования.

Формат Результат

#.###,## 13

0.000,00 0.013,00

#.##0,00 13,00

Если в качестве цифрового шаблона используется ноль,то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (онизображен в виде решётки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучшеиспользовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в другихслучаях использовать «решётку». Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой ицифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую илименьшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировал как целые, т.е. без разрядов после запятой.Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, врасчетах используются точные значения. В поле «Коды формата» можно выбрать вариант задания сумм, которые идут «в минус»: наряду собычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.

Проверкаорфографии

В пакетеExcel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужновыделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далеенужно выбрать команду «Сервис – Орфография». ПотомExcel начнет проверять орфографию в тексте.

Можноначать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибкуили не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог «Проверка Орфографии».

Перевычислениерабочих листов

Поумолчанию при вводе, редактированииформул или при заполнении

формулами ячеек все вычисления формул в рабочемлисте происходят автоматически. Однако при сложных интеграционных расчетов это может занять продолжительноевремя, поэтому можно отменитьавтоматическое вычисление. Для этого нужно выбрать команду меню «Сервис –Параметры», далее в появившейсявкладке «Вычисление» выбрать опцию «Вручную» и установить переключатель «Перевычислять перед сохранением».После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только посленажатия клавиши «Вычислить».

Операторы

Всематематические функции описываются в программах с помощью

специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице

№1:

Текстовыйоператор соединения предназначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый развручную, даты — программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставилидату.

Оператор

Функция

Пример

Арифметические операторы

+

сложение

=A1+1

-

вычитание

=4-С4

*

умножение

=A3*X123

/

деление

=D3/Q6

%

процент

=10%

Операторы связи

:

диапазон

=СУММ(A1:C10)

;

объединение

=СУММ(A1;A2;A6)

Текстовый оператор соединения

&

соединение текстов

Функции

Microsoft Excel

Функциипризваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примеромвыполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции длядемонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций, нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности,

прибавляя к ним знак, плюс или минус. В результатеформула будет выглядеть следующим образом:=B1+B2+B3+C4+C5+D2

Заметно,что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется, что проще эту формулу было бы легче посчитатьвручную. Чтоб быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишьзадействовать функцию суммы, нажавкнопку с изображением знака суммы или из «Мастерафункций», можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адресаобластей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом:=СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)

Еслисравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек.Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно, во первых, нагляднее, а во вторых, при такойзаписи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например, нужноподсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так: =СУММ

(А1; А2; А3; А4)

Или то же другим способом: =СУММ

(А1: А4)

Построение иоформление диаграмм

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excelбыла предусмотрена возможность построения диаграмм. В пятую версию Excel включен новый «Конструктор диаграмм», который позволяет создавать диаграммы«презентационного качества».

Красивая трехмерная диаграмма не толькорадует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить её на отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств впрограмме Excel. Построение диаграммы сего помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи ицвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

Построениедиаграмм

Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите «Конструктор диаграмм» (ChartWizard),щелкнув на основной панели по 19-й пиктограмме.

«Конструктордиаграмм» будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы «Конструктора». Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник </sp

еще рефераты

Еще работы по программному обеспечению

Реферат по программному обеспечению

Вирусы и антивирусное программное обеспечение

29 Августа 2013

Реферат по программному обеспечению

Основные принципы процесса инсталляции приложений в ОС Windows

29 Августа 2013

Реферат по программному обеспечению

Модули и объекты в языке Турбо Паскаль 7.0

29 Августа 2013

Реферат по программному обеспечению

Изучение Microsoft Exel (v.7.0)

29 Августа 2013