Реферат: Работа с таблицами в Word

Использование таблиц.

Таблицы Word являются исключительно мощным средствомдля расположения текста в строках и колонках. На рис. 1 показано, как таблицаWord выглядит на экране.

Форматирование абзаца

Сочетание клавиш

Комментарий

Увеличение левого отступа абзаца

CTRL + M

Отступ перемещается к следующей позиции табуляции

Уменьшение левого отступа абзаца

CTRL + SHIFT + M

Отступ перемещается к предыдущей позиции табуляции

рис.1 Вид таблицы Word на экране

Использование таблиц вместо символов табуляцииобладает многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещаетсяна одной строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек (создать таблицу на рис. 1 с использованием символов табуляции было бы довольносложно). Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строкии столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощьюобрамления и фоновых заливок.

Вставка таблицы вдокумент.

Чтобы создать таблицу в том месте, где находитсякурсор, достаточно нажать кнопку Вставитьтаблицу (InsertTable)настандартной панели инструментов и перетащить выделение на соответствующееколичество квадратов, посредством которых Word обозначает число строк истолбцов в таблице :

Новая таблица состоит из строк и столбцов с пустымиячейками, отмеченных на экране пунктирными линиями сетки. Если их не видно,включите опцию Сетка(Gridlines)вменю Таблица(Table).Хотя сетка и не появляется в печатной копии документа, можно добавить элементамтаблицы обрамление и заливку, которые будут напечатаны.

Совет

Если в момент созданиятаблицы вы еще не знаете, сколько строк вам понадобится, просто создайтетаблицу из одной строки. Можно очень легко добавить к концу таблицы новыестроки во время ввода текста ( однако сколонками дело обстоит чуть сложнее, так что постарайтесь указать их реальноеколичество).

Ввод текста в таблицу

Чтобы ввести текст в ячейку таблицы, щелкните наячейке и наберите его точно также, как в обычном абзаце. Обратите внимание нато, что при достижении правого края ячейки Word автоматически переносит текст иувеличивает высоту ячеек всей строки таблицы. Если нажать ENTERпри наборе текста в ячейке, Word вставляет новый абзац внутри ячейки (каждая ячейка может содержать одинили несколько абзацев). Для редактирования и форматирования текста в ячейкахтаблицы применяются стандартные приемы Word.

Чтобы переместить курсор в другую ячейку, щелкнитена ячейке и воспользуйтесь клавишами со стрелками. Есть и другой способ перейтик следующей ячейке ( в порядок строк таблицы) и выделить ее содержимое-клавишаТАВ. Перемещение к предыдущей ячейке осуществляется сочетанием клавиш SHIFT+TAB.Когда курсор находится в последней ячейке таблицы, нажатие клавиши ТАВдобавляет к таблице новую строку.

Совет

Чтобы вставить символтабуляции в ячейку таблицы, нажмите CTRL+TAB. Существует и некоторая странность- привставке позиции табуляции по разделителю текст перемещается к ней медленно,даже не приходится вставлять символ табуляции в ячейку.

Вставка и удаление строк,столбцов и ячеек

Перед тем, как вставлять и удалять строки, столбцыили группы ячеек необходимо предварительно выделить соответствующую частьтаблицы. Ячейка, строка или столбец выделяются следующим образом:

После выделения одной ячейки, строки или столбцаможно не отпускать мыши и перетаскиванием добавить дополнительные ячейки,строки или столбцы. Другой способ выделения группы расположенных рядом ячеек — установить курсор в ячейке и, удерживая нажатой клавишу SHIFT,нажимать клавишу со стрелками. Если индикатор NUMLOCKнаклавиатуре не горит, можно выделить всю таблицу с сочетанием клавиш ALT+5.

Добавление целых строк или столбцов в таблицепроисходит так:

1.

Чтобы вставить новые строкив определенном месте таблицы, выделите строки, находящиеся непосредственно подэтим местом; количество выделяемых рядов должно быть равно количествувставляемых строк.

Чтобы вставить всего 1 строку, достаточно установитькурсор в любом месте строки, над которой вы хотите произвести добавление.Аналогично, для вставки столбцов выделите справа от места вставки столькостолбцов, сколько вы собираетесь вставить. Чтобы добавить один столбецнеобходимо выделить столбец справа от места вставки.

2.

Нажмите кнопку Вставить строки(Insert Rows)или Вставить столбцы(InsertColumns)на стандартной панелиинструментов.

Для вставки в таблицу используется всего одна кнопкастандартной панели инструментов. Когда в таблице выделены строки, столбцы илиячейки, название кнопки меняется соответственно на Вставить строки, Вставить столбцы или Вставить ячейки(Insert Cells).Когда курсор просто находится в ячейке, кнопка называется Вставить строки. За пределами таблицы она получает название Вставить таблицу и применяется длясоздания в документе новых таблиц.

Кроме того, вы можете щелкнуть на выделенномфрагменте таблицы правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню команду Вставить столбцы, Вставить строки или Вставить ячейки. В показанную ниже таблицу будут вставлены 2строки.

В конце каждой ячейки Word хранит так называемыймаркер ячейки, а в конце каждой строки- маркер конца строки. Эти маркеры можносделать видимыми, если нажать кнопку Непечатаемыесимволы на стандартной панели инструментов. На этапе 1 приведенного вышеалгоритма при вставке рядов необходимо включать в выделенный фрагмент маркерыконца строк, независимо от того, видны они на экране или нет. Чтобы вставитьстолбец с правого края таблицы, необходимо перед нажатием кнопки Вставить столбцы выделить столбец,состоящий из маркеров конца строк.

Как мы узнали ранее, можно вставить строку в концетаблицы, нажимая клавишу ТАВ в последней ячейке:

1.

Выделите блок ячеек таблицы,количество и расположение которых совпадают с количеством и расположениемвставляемых ячеек.

2.

Нажмите кнопку Вставить ячейки или щелкните навыделенном блоке правой кнопкой мыши и выполните в контекстном меню команду Вставить ячейки. Word открывает окнодиалога Вставка ячеек, изображенноена рис. 2

рис.2 Окно диалога Вставка ячеек

3.

Включите опцию Со сдвигом вправо(Shift Cells Right),чтобы при вставке новых ячеек Word сдвинул уже существующие ячейки вправо, илиже опцию Со сдвигом вниз(Shift Cells Down),аналогично. Кроме того, можно выбрать опцию Вставить целую строку(Insert Entire Row)или Вставить целый столбец(Insert Entire Column),чтобы вставить полныестроки или столбцы-даже если в таблице были выделены лишь отдельные ячейки.

Чтобы удалить из таблицы строки, столбцы или ячейки,достаточно выделить их и выполнить команду Удалитьстроки(DeleteRows), Удалить столбцы(Delete Columns)или Удалить ячейки(Delete Cells)вменю Таблица. Кроме того, можнощелкнуть на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и выполнить в контекстномменю эти же команды. Если выделенный фрагмент не содержит полных строк илистолбцов, Word открывает окно диалога Удалениеячеек, в котором указывается перестановка ячеек таблицы после удалениявыделения.

Чтобы удалить содержимое строк, столбцов или ячеек(т. е. Находящийся в них текст или графику), но оставить сами ячейки, выделитестроки, столбцы или ячейки и нажмите клавишу DEL.

Регулировка размера ячеек

Ширина столбца в таблице изменяется перетаскиваниемлиний сетки.

Для регулировки ширины одной или нескольких ячеекстолбца( а не всего столбца) выделите ячейки перед перетаскиванием. В одном столбцемогут находиться разной ширины.

Совет

Можно заставить Wordавтоматически изменять ширину одного или нескольких столбцов по шириненаходящегося в них текста. Для этого выделите столбец и сделайте двойной щелчокна крайней правой линии сетки в выделенном фрагменте.

Определенные клавиши, нажатые во время регулировкиширины столбца, влияют на то, как Word поступает с шириной ячеек справа отперетаскиваемой линии сетки:

Нажатая во время перетаскивания клавиша

Действия Word

нет

Пропорционально изменяет ширину всех ячеек справа, без изменения общей ширины столбца.

Shift

Изменяет только ширину ячеек, находящихся вплотную справа, без изменения общей ширины таблицы.

Ctrl

Устанавливает равную ширину для всех ячеек справа, без изменения общей ширины таблицы.

Shift+Ctrl

Не меняет ширину ячеек справа. Изменяется общая ширина таблицы.

Обратите внимание- при перетаскивании крайней левойлинии сетки изменяется отступ, отделяющий выделенные строки таблицы от левогополя документа.

Word автоматически перетаскивает высоту строкитаблицы под высоту содержащегося в них текста. Однако можно назначить строкеминимальное или точное значение высоты командой Высота и ширина ячейки(CellHeight and Width)в меню Таблица. Все ячейки в одной строке всегда имеют одинаковую высоту.

Перемещение и копированиестрок,

столбцов и ячеек

Чтобы переместить на новое место в таблице целыестроки или столбцы, выделите их и мышью перетащите на новое место. Строки иликолонки пропадают на своем бывшем месте и появляются на новом. Чтобы строки истолбцы копировались, а не перемещались, удерживайте нажатой во время перетаскивания клавишу CTRL.При выделении строк таблицы необходимо включать в выделение маркеры концастрок, в противном случае перемещается или копируется только содержимое ячеек.

Чтобы переместить содержимое ячеек таблицы, выделитеячейки и перетащите их в другое место. Word удаляет содержимое выделенных ячеек(оставляя их пустыми) и вставляет его в принимающие ячейки, уничтожая то, что вних было раньше. Чтобы скопировать содержимое ячейки, удерживайте приперетаскивании клавишу CTRL. Обратите внимание на то,что для перемещения или копирования содержимого ячеек не следует включать ввыделенный фрагмент целые столбцы. В выделенный фрагмент могут входить всеячейки строки, но маркеры концов строк должны оставаться вне выделения.

Использование команд менюТаблица

Выше была описана работа с таблицами посредствомстандартной панели инструментов, мыши и контекстных меню. Обычно этиинтерактивные методы оказываются самыми быстрыми и удобными. Меню Таблица открывает альтернативныевозможности для вставки и изменения таблиц; кроме того, оно позволяет выполнять некоторыедополнительные операции, которые невозможны при использовании интерактивныхприемов. В таблице 3 указано назначение команд меню.

Командыменю Таблица и их действия

Команда меню Таблица

Описание

Вставить

Вставляет в документ новую таблицу или вставляет новые строки, столбцы или ячейки в существующую таблицу.

Удалить

Удаляет выделенные строки, столбцы или ячейки.

Объединить ячейки (MergeCells)

Объединяет соседние строки в одну ячейку.

Разбить ячейки(Split Cells)

Разделяет одну ячейку на две или более ячеек, находящихся в одной строке.

Выделить строку(Select Row)

Выделяет строку в таблице.

Выделить столбец(Select Column)

Выделяет столбец в таблице.

Выделить таблицу(Select Table)

Выделяет всю таблицу.

Автоформат(Autoformat)

Позволяет быстро изменить общий вид таблицы по образцу одного из стандартных форматов.

Высота и ширина ячейки

Позволяет настроить высоту, левый отступ и выравнивание строк, а также ширину столбцов и интервалы между ними.

Заголовки(Headings)

Помечает одну или несколько строк таблицы в качестве заголовков. Если внутри таблицы происходит разрыв страницы, Word повторяет заголовок в верхней части следующей таблицы.

Преобразовать в текст(Convert Table to Text)

Удаляет выделенную таблицу и преобразует содержащийся в ней текст в обычные абзацы. Если выделенный фрагмент находится за пределами таблицы, команда получает название Преобразовать в таблицу, В этом случае она создает таблицу и вставляет в нее выделенный текст.

Сортировка(Sort)

Сортирует содержимое строк таблицы.

Формула(Formula)

Вставляет в ячейку таблицы формулу.

Разбить таблицу(Split Table)

Разделяет таблицу на две и вставляет обычный текст между ними.

Сетка

Будучи установленной эта опция заставляет Word отображать на экране пунктирные линии сетки вокруг ячеек во всей таблице.

Таблицы Word это удобный инструмент для создания иредактирования небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные,форматировать их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул вячейках, а также сортировка информации. При желании пользователь можетконвертировать таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работатьс документами, состоящими из группы записей. Однако для более сложных работ,связанных с таблицами для баз данных необходимо использовать соответствующиесредства типа Excel или Access.

Литература

1.

М.Хелворсон, М.Янг“Эффективная работа с MicrosoftOffice”

2.

Р.Борланд “ Эффективная работа с Microsoft Word “

1.

Техническаядокументация по работе с текстовым процессором Word (издательство Microsoft Press)

еще рефераты

Еще работы по программному обеспечению

Реферат по программному обеспечению

Проверка правописания в Word

29 Августа 2013