Реферат: Прикладная программа Excel
МОСКОВСКИЙЭКОНОМИКО-СТАТИСТИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
К У Р С О В А Я Р А Б ОТ А
Н А Т Е М У:
«ПРИКЛАДНАЯПРОГРАММА EXCEL»
РУКОВОДИТЕЛЬ РАБОТЫ: ИСПОЛНИТЕЛИ:
Смирнов А.А. Морозов С.В.
Минаев В.В.
Москва 1996
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ
1.1. Создание нового документа
1.2. Загрузка рабочего документа
1.3. Сохранение документа
1.4. Автоматическое сохранение
1.5. Создание резервных копий
1.6. Защита данных
1.7. Дополнительные сведения о файлах
2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ
2.1. Управление рабочими листами
2.2. Добавление рабочих листов
2.3. Перемещение рабочих листов
2.4. Переименование рабочих листов
2.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов
3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ
3.1. Маркирование ячеек
3.2. Отмена операций
3.3. Копирование данных
3.4. Удаление данных
3.5. Форматирование чисел
3.6. Выравнивание данных
3.7. Установка шрифтов
4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ
4.1. Ввод формул
4.2. Сложные формулы
4.3. Редактирование формул
4.4. Информационные связи
4.5. Групповые имена
5. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ
5.1. Построение диаграмм
5.2. Типы диаграмм
5.3. Надписи на осях
5.4. Дополнительные объекты
5.5. Актуализация диаграмм
6. ФУНКЦИИ
6.1. Конструктор функций
6.2. Редактирование функций
6.3. Вычисление суммы
6.4. Вычисление среднего значения
6.5. Вычисление величины линейной амортизации
6.6. Комбинирование функций
6.7. Текстовый режим индикации формул
7. ОБМЕН ДАННЫМИ
7.1. Импортирование рисунков в Excel
7.2. Редактирование рисунков на рабочем листе
7.3. Включение таблицы в текст
8. ОБРАБОТКА СПИСКОВ
8.1. Создание списков
8.2. Ввод списка данных
8.3. Поиск элемента в списке
8.4. Редактирование списков
8.5. Автоматический фильтр
8.6. Комбинированная фильтрация
8.7. Сортировка списков
9. АНАЛИЗ ДАННЫХ
9.1. Опорные таблицы
9.2. Редактирование опорных таблиц
9.3. Нахождение значений
10. БАЗЫ ДАННЫХ
10.1. Запуск программы обработкибаз данных
10.2. Оболочка программы Query
10.3. Загрузка внешнего набораданных
10.4. Критерии выбора данных
10.5. Комбинированные запросы
10.6. Обмен данными с внешнейбазой
11. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫEXCEL
11.1. Создание пиктографическогоменю
11.2. Изменение вида основногоокна
11.3. Изменение вида рабочеголиста
11.4. Установка стандартногошрифта
11.5. Установка национальныхпараметров
11.6. Изменение цветов
11.7. Автоматическая загрузкадокументов
11.8. Шаблоны таблиц
12. VISUAL BASIC
12.1. Программирование табличныхфункций
12.2. Встраивание функций
12.3. Применение функций
<span Times New Roman",«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA">ВВЕДЕНИЕ
Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработкиэлектронных таблиц, определяет тенденцииразвития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excelпредставляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь нарынке появилась версия 5.0, которая содержит много улучшений и приятныхнеожиданностей.
К значительным достижениям в новой версиипрограммы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами значительноупростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программныеинструменты облегчают решение сложных прикладных задач.
Следует также упомянуть о различных помощниках(Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excelвстроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.
Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначеннымдля профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввестиновый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценныеприкладные пакеты, которые по своимфункциям выходят далеко за рамки обработки электронныхтаблиц. Кроме этого, следует назвать следующие важные новшества программы Excel 5.0:
— менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах;
— диалоговые окна-регистры;
— отдельная пиктограмма для форматирования;
- появление механизма Drag & Plot,предназначенного для быстрой активизации диаграмм.
1. УПРАВЛЕНИЕФАЙЛАМИ
Рассмотрим процедурыобращения с рабочими документами. Спомощью программы Excel можно создаватьсамые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составлениятаблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого изэтих приложений программа Excel можетсоздать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.
Файл может содержатьнесколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочуюпапку). С помощью трехмерныхдокументов пользователь получает прямойдоступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышаетэффективность их обработки.
1.1. Создание нового документа.
Для создания новогодокумента из меню File нужно вызвать директиву New.
На экране появитсядокумент с именем Book2: программа Excelприсваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущегопорядкового номера.
Новый документ можно создатьтакже, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая находится в первой(основной) пиктографической панели (первая строка пиктографического меню).
1.2. Загрузка рабочего документа.
Чтобы загрузить с дискарасположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать директиву Openиз меню File.
Можно также щелкнуть мышьюпо второй пиктограмме, которая находится на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories выбратьдиректорию, где расположен Ваш файл.Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список именфайлов, среди которых должен находитьсяискомый файл. Если щелкнуть по имениэтого файла, оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть диалоговое окно,щелкнув мышью по кнопке OK илидважды щелкнув по имени искомого файла.
1.3. Сохранение документа.
При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File директиву Save As... После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемогофайла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя(Book[порядковый номер]), которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -), хотя это и не запрещено. Не следует также использовать символыкириллицы, чтобы избежатьнепредсказуемых реакций программы и системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширениефайла .XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.
1.4. Автоматическое сохранение.
Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools, с помощью которой вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave, щелкнув по ней мышью, а затем закройте окно, щелкнув по кнопке OK.
После этого снова откройте меню Tools, в котором должна появитьсядиректива AutoSave... Вызовите эту директиву, тогда появится диалоговое окно AutoSave, в котором пользователь может задать интервал времени между моментами сохранения. Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли программа выдавать запрос на сохранение и нужно ли автоматически сохранять вседокументы или только активный документ.
1.5. Создание резервных копий.
Для создания резервной копиинеобходимо вызвать директиву Save As... из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно, имеющее название Save Options. В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup. Теперь при сохранении файла будет автоматически создаватьсярезервный файл с тем же именем, что и основной, но с расширением .BAK.
1.6. Защита данных.
Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Options. Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection Password: этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После закрытия окна Save Options открываетсяокно Confirm Password,в котором нужно подтвердить пароль. Если записатьпароль в поле ввода Write Reservation Password, то перед открытием этого файла появится диалоговое окно, вкотором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В последнем случае файл можнопросматривать, но нельзя записать его надиск под тем же именем.
1.7. Дополнительные сведения офайлах.
При первом сохранении файла директивой Save As открывается диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может заполнить поля ввода Title:, Subject: и Keywords:. В поле Authorпо умолчанию указывается информация, полученная программой при инсталляции, но пользователь может записать внем свое имя. В поле ввода Commentsможно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются вотведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается информационное окно щелчком покнопке OK.
2. СТРУКТУРАДОКУМЕНТОВ
Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. Вновой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу сделовыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместитьвсю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повыситьнаглядность рабочих документов.
Это преимущество новых документов особенно проявляетсяпри связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы вслучае, если нужно было использоватьрезультат из какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считыватьнужную информацию. Теперь при установлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы находятся в одном файле.
Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel5.0 Вам нужно открыть только один файл.
2.1. Управление рабочими листами.
Отдельные рабочие листыодного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен),расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятсякорешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров:Sheet1, Sheet2 и т.д.
Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на именном указателе белымцветом. Сначала на указателе видныкорешки первых шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листамдокумента.
Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчокпо пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяютперейти соответственно к первому и к последнему листам документа.
2.2. Добавление рабочих листов.
Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:
— рабочие листы для создания таблиц;
- диаграммы (в качестве элемента таблицы илина отдельном листе);
- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (на языкемакрокоманды Excel 4.0 или на языке Visual Basic);
— рабочий лист для созданиядиалогового окна.
Новый лист всегдавставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он буде иметь название Sheet17 с последующим увеличениемномера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные наотдельных рабочих листах, нумеруютсяначиная с Chart1 и т.д. Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0) нумеруются начиная с Macro1, а с диалоговымиокнами — начиная с Dialog1 и т.д. Рабочие листы с программными модулями написанными на языке Visual Basic,нумеруются начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по названию рабочеголиста правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалитьрабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню ивыполнить директиву удаления.
2.3. Перемещение рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С помощью директивы Move or Copy откройтедиалоговое окно с тем же названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа. Закройте окно Move or Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Create a Copy, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию займет его копия. Название копии листа будет образовано путем добавления порядкового номера к имени копируемого листа, например, Sheet1(2).
Можно переставить сразу несколько листов. Для этого промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой клавише [Shift]. Затем выполните директиву Move or Copy, которая в этом случае будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.
2.4. Переименование рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужнопереименовать, и щелкните правой кнопкоймыши. Откроется контекстное меню, в котором с помощью директивы Rename нужно открыть диалоговое окно Rename Sheet. Это окно можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое имя листа, которое должно содержатьне более 31 символа, включая пробелы.После ввода имени щелкните по кнопке OK,и на именном указателе появится новое имя рабочего листа. При задании имен рабочих листов не должныиспользоваться следующие символы: квадратные скобки "[ ]"; двоеточие ":"; правая косая черта "/"; левая косая черта "".
2.5. Коррекция высоты строк иширины столбцов.
Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строкиили столбца. В меню Formatнаходятся подменю Row и Column. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующегоуровня. В подменю Column вызовите директиву Width, тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можноиспользовать один символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, тов поле ввода Column Width следует указать число 10. Директива AutoFit Selection из меню Column автоматически корректирует ширину столбца всоответствии с его содержимым.
Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Дляэтого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов. При этом указатель мыши приобретает виддвунаправленной стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границы строки. Переместите этулинию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки(адресу столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.
3. ПОСТРОЕНИЕТАБЛИЦ
Все данные таблицызаписываются в так называемые ячейки,которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляетсяпрограммой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенныйвид и размер шрифта.
В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некотораяобласть таблицы. Эти меню содержат многодиректив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.
3.1. Маркирование ячеек.
Отдельные ячейки таблицымаркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель взаданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Длямаркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левыйверхний угол) и, удерживая кнопку мышинажатой, перемещать манипулятор в конецобласти (правый нижний угол). Чтобы отменить маркировку области, можнопросто щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимоустановить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживаяклавишу [Shift] нажатой, распространить маркировку на всю область с помощью клавиш управления курсором.
Одна строка или столбец таблицы маркируютсящелчком по номеру (адресу), которыйрасположен в заголовке строки или столбца. Для маркированиянескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца),а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужнуюпозицию.
3.2. Отмена операций.
Действие, которое выполнено последним, можно отменить директивой Undo из меню Edit иликомбинацией клавиш [Ctrl-Z]. Операцию отмены можно такжевыполнить, щелкнув мышью по 11-йпиктограмме на панели управления.
Директива отмены после выполнения превращается в директиву подтверждения изменения Redo. Выполнив эту директиву, можно снова ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также спомощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.
Предыдущее действие можноповторить - для этого служит директива Repeat из меню Edit. Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] илищелкнуть по 12-й пиктограмме на панелиуправления.
3.3. Копирование данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно бытьскопировано, а затем вызвать директиву Copy изменю Edit. После этого маркированнаяобласть будет заключена в рамку. Теперьследует установить указатель мыши впозицию, куда должны быть скопированыданные, и нажать клавишу ввода [Enter]. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если область, в которую нужно поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об ошибке.
В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш[Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.
Если нужно удалить содержимое группы ячеек ипоместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Cut из меню Edit. На панели управления этой директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы), а на клавиатуре — комбинация клавиш [Ctrl-X].
3.4. Удаление данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоватьсяодним из способов удаления данных. Для этого в меню Edit есть подменю Clear, которое содержит следующие четыредирективы:
All- удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;
Formats - отменяет только формат ячейки;
Contents- удаляет только содержимоеячейки;
Notes — удаляет только комментарии к ячейке.
Директива удаления Clear Contents есть также в менюправой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимоеячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del]. Если Вы случайно удалили нужную информацию,то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z], которая отменит директиву удаления.
3.5. Форматирование чисел.
Прежде всего нужнопромаркировать ячейки, в которых надоизменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстноеменю и вызвать в нем директиву FormatCells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. По умолчанию вверхнем поле этого окна будет выбрана опция Number,которая предназначена для форматирования чисел. В поле Category приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. В поле Format Codes: показаны коды форматов </