Реферат: Печать документов из Word97

Введение.

Обработка текстовой информации связана с рядом лишьей присущих проблем, требующих решения. Например, в некоторых компанияхпроизводится разработка детализированных бизнес-планов. Подобные документыобычно готовятся множеством специалистов и занимают не одну сотню страниц. Разработчикамнеобходимо иметь доступ ко всем частям создаваемого документа. В тоже время,для частного предпринимателя, например, может иметь большое значение скоростьсоздания и распространения среди потребителей рекламного сообщения о егопродукции. Приложение Word 97 представляет широкий выбор методик и опций,удовлетворяющих требованиям как крупных корпораций, так и небольших домашниххозяйств.

Опции печати.

Рис. 1.

<img src="/cache/referats/1507/image001.gif" v:shapes="_x0000_s1027"> <img src="/cache/referats/1507/image003.jpg" v:shapes="_x0000_s1026">
Рассмотрим некоторые опции печати приложения Word. Чтобы вывести на экрандиалоговое окно Print (Печать),представленное на рис. 1, в главном меню выбирают File (Файл) / Print (Печать).При помощи этого диалогового окна можно выбирать тип принтера, количество копийданного документа, которое необходимо распечатать, а также указывать, какиестраницы этого документа следует печатать. В выпадающем списке Print (Вывестина печать) имеется возможность установки печати только четных или только нечетныхстраниц. Эта функция используется при необходимости получения копии документа,отпечатанного с обеих сторон страницы.

Секрет.

Кнопка Печатьотправляет документ на печать, минуя диалоговое окно печати и используяпоследние данные в нем для установки. Если вы не уверены в том, какой принтервыбран в настоящее время, поводите указателем мыши над кнопкой печати – и вэкранной подсказке вы увидите имя принтера. Это новинка в Office 97.

Чтобы получить доступ к диалоговому окну Печать, щелкнув один раз, поместите напанель инструментов кнопку для команды ФайлÞ

Печать (в меню Сервис ÞНастройка существует две одинаковые на вид кнопки).

Пользователю предоставляется на выбор содержимоевыпадающего списка Print what (Напечатать). С помощью этого списка можнопечатать сам документ, свойства данного документа, комментарии, стили,назначение клавиш и точки входа авто текста для вкладок и полей. При помощикнопки Options (Параметры) можно осуществлять следующие операции:

Ø

Одновременная печатьнескольких файлов.

Иногда у пользователей возникаетнеобходимость в печати нескольких файлов. Например, если фирма производит 20различных наименований продукции, то при этом каждого наименования создается отдельныйфайл. Вместо того, чтобы открывать и печатать все эти файлы по отдельности,можно осуществить их одновременную печать. Делается это следующим образом :

1.

2.

3.

Рис. 2.

<img src="/cache/referats/1507/image004.gif" v:shapes="_x0000_s1029"><img src="/cache/referats/1507/image006.jpg" v:shapes="_x0000_s1028">
В диалоговом окне Open (Открытие документа) нажимают кнопку Commands andSettings (Команды и Режимы). Выбирают опцию Print (Печать), как показано нарис. 2.

Просмотр, редактирование и печать большого документа.

В некоторых случаях обработкабольшого документа может быть сопряжена с определенными трудностями. Дляобеспечения бесперебойного процесса просмотра, редактирования и печати большихдокументов в Word 97 предусмотрена функция Master Document (Главный документ).При создании главного документа с поддокументами (размещенными в сети или наустройстве коллективного пользования) несколькими пользователями обеспечиваетсяодновременный доступ к их поддокументам. Например, поддокумент может быть переименован,скомбинирован, удален, отформатирован и отпечатан.

В связи с тем, что просмотр всейструктуры большого документа – процесс достаточно трудоемкий, рекомендуетсяиспользовать функции частичного просмотра. Данная операция осуществляется путемперехода в режим Master Document (Главный документ) следующим образом:

1.

2.

3.

4.

Примечание.

Чтобы распечатать большой документ в полном объеме,вводят главный документ в режиме Normal (Обычный) и выбирают опции File (Файл)/ Print (Печать).

Сброс заданий печати.

Если опция Background Printing (Фоновая печать)отключена, то сброс задания печати осуществляется простым нажатием кнопкиCancel (Отмена) в окне Printing Now (Печать). Если опция Background Printing(Фоновая печать) включена, а принтер подключен к порту печати компьютера, тоследует дважды щелкнуть мышью на пиктограмме принтера, размещенной в строкесостояния. Если принтер является сетевым, то документ следует удалить изочереди Print Manager (Диспетчер печати), размещенной на файловом сервере.

Примечание.

Если при печати короткого документа опция BackgroundPrinting (Фоновая печать) включена, то пиктограмма принтера может исчезнуть изстроки состояния, в результате чего сброс печати будет невозможен. В этомслучае для отмены печати необходимо просто отключить принтер.

Изменение источника бумаги для части документа.

Данная функция используется,например, при создании презентаций, когда обложку необходимо распечатать набумаге другого цвета. Следует помнить, что на любом этапе создания документатакже можно изменить поля страницы, размер бумаги и макет. Ниже приведены этапыизменения источника бумаги для части документа:

1.

2.

3.

Рис. 3.

<img src="/cache/referats/1507/image007.gif" v:shapes="_x0000_s1031"> <img src="/cache/referats/1507/image009.jpg" v:shapes="_x0000_s1030">
Чтобы указать тип подачи бумаги для остальных страниц документа, выбираютнужное значение в окне Other pages (Остальные страницы).

Изменение размеров бумаги для части документа.

Ниже приведены этапы измененияразмеров бумаги для части документа:

1.

2.

3.

Использование автоматической подачи страницы в процессепечати конвертов.

Если пользователю необходимо установитьавтоматическую подачу конвертов, а Word предлагает осуществлять этот процессвручную, то следует в меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels(Конверты и наклейки), после чего вкладку Envelopes (Конверты). Затем нажатькнопку Options (Параметры) и выбрать вкладку Printing Options (Параметрыпечати). Проверить правильность указания типа формы подачи бумаги в окне Feedform (Подача из:).

Табличная сетка в распечатываемых документах.

Табличная сетка, которая появляется при вставкетаблицы в документ, является только экранной функцией и не выводится на печать.Чтобы вывести на печать вертикальные и горизонтальные линии, разделяющие ячейкитаблицы, для этой таблицы необходимо применить функции обрамления. Чтобы ввестиобрамление для таблицы, выбирают опции Table (Таблица) / AutoFormat (Автоформат), которые обеспечат вывод для данной таблицы установленных обрамлений изаливок. Для установки обрамления и заливки вручную используется либо панельинструментов Borders (Таблицы и границы), либо опции Format (Формат) / Bordersand Shading (Границы и Заливка).

Устранение неполадок в процессе печати.

Сбои в процессе печати бывают как общего, то естьприсущие всем принтерам, так и частного характера, зависящие непосредственно отустройства печати. Ниже рассмотрен ряд типичных сбоев и рекомендации по ихустранению.

Секрет.

Выбор опции Текущая страница в диалоговом окне Печать в Word заставляетего напечатать текущую страницу. Но что такое текущая страница? Это необязательно та страница, которая видна под диалоговым окном. Текущей считаетсята страница, на которой находится точка ввода – таким образом, когда выпрокручиваете текст с помощью мыши, видимая страница может не совпадать стекущей. Так что, если вы намерены напечатать только одну страницу документа,убедитесь, что точка ввода расположена на ней.

Проблемы печати конвертов иих решение.

Рис. 4.

<img src="/cache/referats/1507/image010.gif" v:shapes="_x0000_s1033"><img src="/cache/referats/1507/image012.jpg" v:shapes="_x0000_s1032">
В некоторых случаях, например, при печати на принтерах HP, блок подачи конвертоврасполагается справа от лотка, а принтер печатает адрес в левой части лотка.Чтобы решить эту проблему, необходимо изменить опцию Envelope Feed (Подачаконверта). В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты инаклейки). Выбрать вкладку Envelope (Конверты) и нажать кнопку Options (Параметры).Выбрать вкладку Printing Options (Параметры печати), после чего выбрать один изпредложенных в поле Feed method (Способ подачи) способов подачи бумаги, какпредставлено на рис. 4. При работе с некоторыми НР принтерами необходимо либоактивизировать ячейку выбора Clockwise rotation (Разворот на 1800),либо опцию Face down (Адресом вниз).

Обрубленные надстрочные иподстрочные символы.

Иногда при печати наблюдаетсяэффект «обрубленности» надстрочных символов. Чтобы этого избежать рекомендуетсяувеличить их межстрочные интервалы. В диалоговом окне Format (Формат) /Paragraph (Абзац) выбрать вкладку Indents and Spacing (Отступы и интервалы),после чего выбрать в окне Межстрочный: нужный размер интервала. В окне Atувеличьте размер точки.

Если наблюдается эффектобрубленности подстрочных символов, то следует выделить текст, введенныйподстрочными символами, выбрать опцию Format (Формат) / Font (Шрифт), послечего выбрать вкладку Character Spacing (Интервал). В окне Position (Смещение)выбрать Raised (Вверх) и указать эту величину в окне By (На:).

Примечание.

Если в документе имеется большое количество текста,набранного подстрочными и надстрочными символами, то для быстрого изменения ихформата для всего документа рекомендуется создать отдельный стиль.

Если внешний вид распечатанного текста отличается оттекста на экране.

Одной из причин отличия внешнеговида распечатанного текста от текста на экране может быть то, что Word выводиттекст на экран черновым шрифтом (draft). В меню Tools (Сервис) следует выбратьOptions (Параметры), после чего выбрать вкладку View (Вид). Затем удалитьотметку из ячейки Draft Font (Черновик).

Другой причиной несоответствияшрифта распечатанного текста шрифту текста, представленного на экране, можетбыть невозможность печати этим шрифтом на данном принтере. В этом случаепринтер использует собственные встроенные шрифты. Решением данной проблемыможет быть изменение шрифта документа либо на один из шрифтов TrueType,обеспечивающих печать изображения, максимально подобного представленному наэкране, либо на шрифт, доступный для печати на данном принтере.

Еще одной причиной несоответствияшрифта распечатанного текста шрифту текста, представленного на экране, можетбыть отсутствие графического представления указанного шрифта для вывода его наэкран, даже если этот шрифт и поддерживается принтером. Чтобы вывести на экраннужный шрифт, Windows обеспечивает его представление в виде шрифта TrueType.Для обеспечения большего соответствия распечатанных шрифтом тем, чтопредставлены на экране, рекомендуется использовать шрифты TrueType.

Примечание.

Чтобы вывести на экран список доступных для печатишрифтов в меню Format (Формат), нужно выбрать опцию Font (Шрифт). На экране вокне Шрифт появится список шрифтов.

Ниже приведена методикаопределения, изменен ли Windows шрифт, недоступный на данном принтере, илиизменен ли шрифт, недоступный через Windows:

1.

2.

Примечание.

Если замещенный шрифт является шрифтом по умолчанию,то приложение Word будет использовать наиболее близкий по размеру и внешнемувиду шрифт взамен измененного.

Изменение шрифта, используемого Windows.

Ниже приведена методика измененияшрифта, используемого Windows:

1.

2.

Печать структуры.

При использовании встроенныхстилей заголовков для форматирования абзацев заглавий при помощи вида в режиместруктуры можно определить объем выведенного на экран документа, после чего отпечататьвыведенный текст. Ниже приведены этапы работы:

1.

2.

3.

Осуществляется печать толькоотображаемых заголовков. Что касается основного текста, то он печатаетсяполностью, даже если на экране показан частично.

Примечание.

Если в режиме структуры на экране показаныустановочные вручную символы, то они будут использованы в распечатываемомдокументе. Символы разрыва страницы могут быть временно удалены. Для этогорекомендуется сохранить документ, а затем удалить символы разрыва страницы. Поокончании печати данный документ следует закрыть без сохранения внесенныхизменений.

Печать конвертов и наклеек.

При помощи текстового процессора Word 97 печатаютконверты и адресные наклейки, в которые можно включать почтовые индексы,графику и даже логотип данной компании. Также можно указать обратный адрес,который по умолчанию будет печататься на всех обрабатываемых конвертах.

Печатьконвертов в Word.

Word обеспечивает печать адресов на конвертах. Наконверте может указываться либо только адрес получателя, либо более детальнаяинформация, к которой относится обратный адрес и шрих-код для простотыотправки. В зависимости от возможностей принтера, Word обеспечивает печать двухтипов штрих-кодов на конверте: код POSTNET и код FIM. Штрих-код POSTNET – этомашиночитаемый вариант кода ZIP и адреса получателя. Код FIM используется дляконвертов с указанием оплаты ответного сообщения. Если имеется база данныхадресов получателей, то при помощи Word можно отпечатать один или несколькоконвертов для разных адресатов одновременно.

Печать адреса на конверте.

Ниже приведены этапы процессапечати конверта:

1.

2.

3.

4.

Примечание.

Чтобы использовать дополнительные опции печати вдиалоговом окне Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), — нажать кнопкуOptions (Параметры). Чтобы выбрать размер конверта, тип и размер шрифта дляпечати адреса, а также расположение адреса на конверте, — выбрать вкладкуEnvelope Options (Параметры конверта). Для установки параметров лотка подачибумаги выбрать вкладку Printing Options (Параметры печати).

Совет.

Если курсор находится в начале заключенного вдокументе адреса получателя, то Word выведет этот адрес в окне редактораконвертов в готовом к печати виде.

Использование специального текста и графики в процессепечати конвертов.

Ниже приведены этапы вводаспециального текста и графики, а процессе печати конверта:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Печать почтовых кодов на конверте.

Ниже приведены этапы вводапочтовых кодов в процессе печати конверта:

1.

2.

3.

Примечание.

Почтовые штрих-коды на конвертах используются толькопочтовыми отделениями США.

Создание и печать обратного адреса на конвертах.

Текстовый процессор Word обеспечивает создание, какобычных адресов, так и нестандартных с использованием логотипов и прочихграфических изображений.

Создание обратного адреса, состоящего исключительно из текста.

Ниже приведены этапы созданияобратного адреса, состоящего исключительно из текста:

1.

2.

3.

4.

Создание обратного адреса, включающего графический логотип.

Для автоматической печатиграфического рисунка или логотипа на всех конвертах изображение может бытьсохранено вместе с параметрами форматирования в качестве точки входа автотекста под названием EnvelopeExtra 1. Ниже приведены этапы создания обратного адреса,включающего графический логотип:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Рис. 5.

<img src="/cache/referats/1507/image013.gif" v:shapes="_x0000_s1035"><img src="/cache/referats/1507/image015.jpg" v:shapes="_x0000_s1034">
На экране появится диалоговое окно Create AutoText (Создание элемента автотекста). В окне ввода Please name your AutoText entry (Имя элемента автотекста) набрать с клавиатуры EnvelopeExtra 1 и нажать кнопку ОК. После этогоWord, при печати конвертов, будет автоматически выводить на печать логотип,обозначенный именем EnvelopeExtra 1.

Примечание.

Приложение Word 97 обеспечивает использование неболее двух точек входа авто текста типа EnvelopeExtra. Например, вторая точкавхода авто текста может использоваться для вывода специального сообщения наобратной стороне конверта. Именно для этих целей и создается точка входа авто текста под названием EnvelopeExtra2. В этом случае на конверте при печати из шаблона будут выводиться оба логотипа.Если печать второго логотипа не нужна, то следует либо использовать другой шаблон,либо удалить ненужную точку входа авто текста.

Создание почтовых наклеек.

Если в печати конвертов нетнеобходимости, то приложение Word97 предусматривает использование нескольких сотен встроенных форматовнаклеек, выпускаемых различными производителями. Таким образом, можнонапечатать как одну наклейку, так и несколько страниц различных наклеек, еслипланируется ведение активной почтовой переписки.

Печать одной наклейки.

Ниже приведены этапы печати однойнаклейки:

1.

2.

Tools(Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), послечего выбрать вкладку Labels (Наклейки).

3.

Print (Печать) выбрать опцию Single Label (Отдельная наклейка). Указать вертикальное игоризонтальное размещение наклейки, а также остальные необходимые параметры.Нажать кнопку Print (Печать).

Примечание.

Среди доступных опций имеются возможностипечати целой страницы наклеек, печати страницы с различными наклейками, а такжепечати одной наклейки.

Прочие доступны, если нажать на кнопку Options (Параметры) навкладке Lablеs (Наклейки).Именно здесь можно указать тип наклейки, ее размер, а также тип принтера ипараметры лотка печати.

Печать нескольких наклеек с одинаковыми адресами.

В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopesand Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Labels (Наклейки). Выбрать опцию Full Page of Same Lables (Страницас одинаковыми наклейками). При необходимости – указать другие доступныепараметры, после чего приступать к печати.

Слияние адресного списка в почтовые наклейки.

Одним из первых этапов присоздании списка имен и адресов для почтового обращения является определениенаилучшего для этих целей приложения Office. Если сеть адресатов достаточно велика, то подобный списокможет быть создан при помощи приложений Word, Excel, Access иOutlook. Ниже приведено несколько возможных вариантов:

¨

Mail Merge Helper (Слияние) приложения Word.

¨

Outlook. Более детально об этой функциисказано в Letter Wizard (Мастерписем) приложения Word вразделе «Using Names andAddresses from Outlook and Microsoft Exchange» («Использование имен и адресовв приложениях Outlook иMicrosoft Exchange»).

¨

Word может использоваться при необходимости создания пронумерованногосписка.

¨

приложение Excel.

¨

Access и Excel.

¨

Access. Access предпочтительнее использоватьтакже для создания очень больших списков адресатов.

Ниже приведены этапы созданиянаклеек при помощи функции слияния приложения Word 97:

1.

File (Файл), — выбрать опцию New (Создать).

2.

Рис. 6.

<img src="/cache/referats/1507/image016.gif" v:shapes="_x0000_s1037"><img src="/cache/referats/1507/image018.jpg" v:shapes="_x0000_s1036">
Чтобы вывести на экран представленное, на рис. 6 диалоговое окно Mail Merge Helper (Слияние),в меню Tool (Сервис)выбрать опцию Mail Merge (Слияние).Нажать кнопку Create (Создать) и в списке опций выбрать Create Mailing Labels (Наклейки). Чтобысделать активный документ главным документом в процессе слияния, — нажать Active Window (Активное окно).

3.

Mail Merge Helper (Слияние) нажать кнопку Get Data (Получить данные). Сделатьвыбор из следующего списка:

¨

Word 97, — выбрать Create Data Source (Создатьисточник данных). Ввести нужные записи данных.

¨

Word,а также в электронной таблице, базе данных и прочих списках, следует выбрать Open Data Source (Открыть источникданных).

¨

Exchange или Outlook,надо выбрать Use Address Book(Использовать адресную книгу).

4.

Рис. 7.

<img src="/cache/referats/1507/image019.gif" v:shapes="_x0000_s1039"> <img src="/cache/referats/1507/image021.jpg" v:shapes="_x0000_s1038">
Чтобы вывести на экран представленное, на рис. 7 диалоговое окно Label Options (Параметрынаклейки), — выбрать опцию SetUp Main Document (Настройка основного документа).

5.

New Label (Создать). По окончании установки параметров нажатькнопку ОК. На экране появится диалоговое окно Create Labels (Создание наклеек).

6.

7.

Mail Merge Helper (Слияние) нажать кнопку Merge (Объединить).

8.

Mergeto (Назначение:) выбрать Printer (Принтер).

9.

Merge (Объединить).

Совет.

Чтобы печатать наклейки с адресамиопределенных корреспондентов, следует загрузить или создать самостоятельно базуданных из сети адресатов, после чего выбрать функцию Query Options (Параметры поиска). Впоявившемся на экране меню можно указать параметры поиска записей необходимыхданных.

Печать в файл.

Отмечая опцию, Печать в файл, вы заставляетеприложение Office 97 сохранятьна диске в виде в виде файла выводимый на принтер поток данных и управляющихкодов. После завершения печати в файл вы сможете когда угодно скопироватьсозданный файл непосредственно на принтер без открытия приложения и документа.Однако, поскольку каждый принтер разговаривает на своем языке, файл, созданныйдля данного принтера, не будет корректно распечатан на другом.

Какой смысл в создании такогофайла печати? Его стоит использовать в следующих случаях.

¨

Естественно, для печати (пустьдаже в файл) на такой устройстве у вас должен быть установлен его драйвер.Сделать это можно с помощью папки Принтерыв Windows (дляустановки драйвера нет необходимости в реальном подключении принтера всистеме).

Секрет.

Печать в файл, кроме обычного применения,предоставляет альтернативный путь экспорта информации. Например, при установкедрайвера принтера Generic/Text Only вы можете получатьтекстовые или файлы HTML,просто «напечатав» их.

Создание файла печати.

В диалоговом окне печати выберитенужный принтер (Windows непроверяет, существует ли реально такой принтер в системе). Затем отметьте опциюПечать в файл и при необходимостиизмените настройки – как при обычной печати.

Когда вы начинаете печатать,выводится диалоговое окно, запрашивающее имя файла для печати (обычноиспользуется расширение имени файла .prn – однако, если вы печатаете на нескольких различныхпринтерах, лучше использовать различные расширения для разных принтеров, чтобыне было путаницы).

Если файл создан для печати напринтере, отсутствующем в системе, можно скопировать его на дискету или другойноситель и затем либо послать дискету в бюро обслуживания, либо использовать еедля копирования файла на принтер там, где он есть. Можно переслать этот файл спомощью Internet или модема – одним словом, использовать любыепути передачи файла к месту назначения, т.е. соответствующему принтеру.

Автоматическая печать в файл.

Секрет.

Опция Печатать в файлвсегда доступна, но вы можете забыть отметить ее. Если вы используетекакой-либо драйвер исключительно для печати в файл, установите автоматическуюпечать в файл для этого принтера. Для этого при установке драйвера выберете вкачестве порта FILEили установите этот выбор во вкладке Сведения диалогового окна Свойства принтера.

Печать файла.

Вывод содержимого файла на принтерлегче всего осуществить с помощью простейшей команды DOS:

copy /b filename.prn ltp 1

заменив ltp 1именем порта принтера, ккоторому он подключен.

Секрет.

Большинство принтеров позволяет выводитьобычные текстовые файлы на печать с использованием такой технологии, поэтому ееможно использовать для распечатки текстовых файлов типа readme.

Невидимая печать файла.

Секрет.

Windows не позволяет распечатать файл, перетащив его напиктограмму соответствующего принтера. Однако вы можете обучить Windows такому фокусу.

1.

PRNTFILE.BAT со следующим содержанием: copy /b %1 ltp 1 (при необходимостиизмените порт принтера).

2.

Windows или в подходящей папке создайте новый ярлык для этого bat–файла. Назовите его примерно как«Отправка файла на LaserJet».

3.

Свойства.Во вкладке Программа выберете Окно: свернутое в значок и отметьтеполе Закрывать окно по завершении сеансаработы.

4.

5.

SendToв основной папке Windows/

Теперь для печати можно простощелкнуть на пиктограмме файла правой кнопкой мыши и выбрать в выпадающем менюпункт Отправить, а в подменю – Печать файла (или иначе – как выназовете свой ярлык в папке SendTo).

Утилиты печати.

Каждый, у кого есть принтер,нуждается в ClickBook –очень полезной утилите, позволяющей автоматически форматировать и печататьдокументы в виде буклетов или множестве других видов.

В буклете каждая сторона каждоголиста печатается как две миниатюрные страницы. Вы можете сказать, что того жеможно достичь и в Word,всего лишь разместив в две колонки текст на странице с альбомной ориентацией,но вы забываете, что затем эти листы надо сброшюровать.

Именно поэтому порядок следованиястраниц даже в простейшем буклете из одного листа не последователен: с однойстороны идут страницы 1 и 4, с другой – 2 и 3.

При использовании ClickBook ненадо заботиться об этом – вы просто готовите обычный документ, а об остальномпозаботится ClickBook.

ClickBook устанавливает сериюновых драйверов принтеров, которые, образно говоря, служат курьерами междуприложениями Windows истандартными драйверами принтеров, установленными в системе. Именно этидрайвера заботятся о размещении страниц в буклете, размещении их на листахбумаги и подгонке по размерам.

Другая специализированная утилита– SuperPrint – служитдля ускорения печати, заменяя 16/32 – битовый гибрид системы печати Windows полностью 32 –битовым программным обеспечением с тонко настраиваемым спулером печати,возможностью работы в сети (которая ускоряется за счет сжатия пересылаемыхданных на сервер печати).

Программа позволяет проводитьтонкую ручную и автоматическую настройку для повышения качества печати.

Общие проблемы, возникающие в процессе печати, и пути их решения.

Нет ничего досаднее трудностей, возникающих впроцессе печати окончательного варианта работы. Однако даже самый опытныйпользователь не застрахован от возникновения подобных проблем. Тем не менее,любая неприятность может быть успешно устранена любым доступным способом. Кпримеру, если принтер не подает признаков жизни, то иногда стоит проверитьправильность и надежность его подключения к электросети.

Этапы устранения неполадок.

Для выяснения, что явилосьисточником сбоя в работе Windows или Office 97, рекомендуется использоватьпрограмму Windows PrintTroubleshooter (Устранение ошибок при печати). Ниже приведены этапы этойработы:

1.

Start (Пуск) выбрать опцию Help (Справка), после чеговыбрать вкладку Index (Предметныйуказатель). Ввести printtroubleshooter (устранение ошибок при печати) и нажать кнопку Display (Вывести).

2.

indows Print Troubleshooter (Устранениеошибок при печати).

3.

Windows выполнена правильно,то в меню File (Файл) /Print (Печать) / Options (Параметры) выбратьустановки печати приложения Office.

4.

Page Setup (Параметрыстраницы) в меню File (Файл).

Примечание.

Следует убедиться, что название выбранногопринтера соответствует названию данного принтера. Если нет, то в списке File (Файл) / Print (Печать) выбрать имясвоего принтера.

Убедиться, что указанные в диалоговом окне Print (Печать) размеры страницысоответствуют размерам страниц, приготовленных для печати.

Функция Print Preview (Предварительный просмотр).

Функция Print Preview (Предварительный просмотр)осуществляет вывод на экран документа в том виде, в котором он будет выведен напечать. При помощи функции PrintPreview (Предварительный просмотр) на экран можно вывести одновременнонесколько страниц документа и внести изменения в их параметры (например,увеличить или уменьшить размеры страницы), а также проверить правильность и,при необходимости, — изменить параметры форматирования текста.

Регулирование границстраницы в процессе работы в режиме Print Preview (Предварительныйпросмотр).

Рис. 8.

<img src="/cache/referats/1507/image022.gif" v:shapes="_x0000_s1041"> <img src="/cache/referats/1507/image024.jpg" v:shapes="_x0000_s1040">
Границы страницы могут быть изменены на любом этапе работы путем выбора функцииPrint Preview (Предварительныйпросмотр) в меню File (Файл)(рис. 8):

1.

File(Файл) выбрать функцию PrintPreview (Предварительный просмотр). На экране появится линейка размеровстраницы. Если линейка не появилась, то следует выбрать опцию Ruler (Линейка) в меню View (Вид).

2.

3.

Изъятие неполной страницы.

В некоторых случаях возникаетнеобходимость уменьшить количество страниц в документе. Например, в нем можетбыть страница, содержащая всего одну или две строки текста. При помощи окна Print Preview (Предварительныйпросмотр) имеется возможность смещения содержимого этой страницы на предыдущую.Для этого нужно в окне PrintPreview (Предварительный просмотр) нажать кнопку Shrink To Fit (Подгонка страниц). Приэтом количество текста во всех страницах документа увеличится так, чтобы очиститьнеполную страницу.

Резюме.

Процесс печати в Office 97 практически аналогичен длявсех приложений этого пакета. Для каждого приложения используются определенныеунифицированные команды. Однако в каждом приложени

еще рефераты

Еще работы по программному обеспечению

Реферат по программному обеспечению

Прикладная программа Excel

29 Августа 2013

Реферат по программному обеспечению

Организация файловых систем в OS/2

29 Августа 2013

Реферат по программному обеспечению

Оформление выходных документов в электронных таблицах QUATTRO PRO

29 Августа 2013

Реферат по программному обеспечению

Ввод и редактирование данных в Word

29 Августа 2013