Реферат: Использование электронных таблиц в PowerPoint
СОДЕРЖАНИЕ.
1. ВВЕДЕНИЕ — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — -- — - — - — - — - — 3
2. НАЧАЛО РАБОТЫ — - — - — - — - — - — - — - — - — — — — — — — — — — — — — — — — — -4
3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
В POWER POINT — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — -11
4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — --14
5. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ — - — - — - — - — - — - 15
1. ВВЕДЕНИЕ.
Предположим, что некая фирмажелает представить свою продукцию группе потенциальных заказчиков.Соответственно, она должна рассказать как можно больше интересного о своемтоваре: о том, как давно работает на рынке, о связях с другими фирмами в своей странеи за рубежом, о том, как развивается дело. Другими словами, должна убедитьаудиторию в том, что она надежный и солидный партнер, что в процессе работы сней у заказчика не возникнет никаких проблем. От того, как фирма справимся сэтой задачей, естественно, будет зависеть и коммерческий успех предприятия.Поэтому подготовке доклада необходимо уделить большое внимание и постаратьсяпровести его на должном уровне с использованием самых современных технологий.
В MS Office для этогоимеется превосходное средство – PowerPoint. С помощью этой программы возможноподготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можнонапечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или простодемонстрировать на экране компьютера, можно также создать конспект доклада иматериал для раздачи слушателям.
PowerPoint создает файлпрезентаций, который имеет расширение имени РРТ и содержит набор слайдов.Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентами наразличные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определеннымобразом. В поле слайда размещаются заглуши, которые мы можем вставить свойтекст, графику, а также таблицу и диаграмму. Кроме того, мы можем изменитьхудожественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своемувкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание.И наконец, мы можем начать работу над презентацией “с нуля” – в PowerPoint дляэтого есть все средства.
2. НАЧАЛОРАБОТЫ.
Создание презентации с помощью Мастера автосодержания.
<img src="/cache/referats/21095/image002.jpg" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1026">После щелчка на пиктограммеPower Point появляется главное окно программы и диалоговое окно, где PowerPointпредложит несколько путей создания презентаций: с использованием Мастераавтосодержания, шаблона презентации или просто создание пустой презентации.Кроме того, имеется возможность открыть файл уже существующей презентации.
Новичкам в деле подготовкирекламных кампаний и всевозможных докладов лучше воспользоваться помощьюМастера автосодержания, выбрав соответствующую селекторную кнопку и нажавкнопку ОК в представленном выше окне.
В результате на экранепоследовательно будут появляться шесть диалоговых окон, в которых мы можемзадать основные характеристики своей презентации.
Примечание: как и в мастерах из других приложений, переход к следующемудиалоговому окну в Мастере автосодержания осуществляется после нажатия кнопки Далее, а возврат к предыдущему окну –после нажатия кнопки Назад.
Во втором окне, окне вводаданных для оформления титульного слайда следует ввести данные о себе, названиефирмы, какой-либо девиз и т.п. Эта информация будет размещена на титульномслайде.
Наиболее важным являетсятретье окно Мастера автосодержания, окно выбора типа презентации. В немпредставлены следующие типы презентации:
– рекомендация стратегии;
– продажа продукта, услугиили идеи;
– обучение;
– отчет о достижениях;
– сообщение о плохихновостях и др.
Если же в этом окнеподходящей темы не нашлось, нужно нажать кнопку Другой, чтобы получитьсписок шаблонов презентаций. Если выбрать шаблон презентации, то после нажатиякнопки Далее попадаем в последнее окно Мастера автосодержания. Впротивном случае в четвертом окне можно выбрать стиль оформления презентации изадать продолжительность своего выступления. В пятом окне выбирается способвыдачи презентации и указывается, нужен ли нам раздаточный материал. Наконец, вшестом окне PowerPoint сообщает, что предварительная работа по созданиюпрезентации завершена, и предлагает нажать кнопку Готово. Через некотороевремя на экране компьютера появится титульный слайд презентации. Чтобы непотерять результаты своей работы, нужно сохранить презентацию в соответствующейпапке, вызвав команду Сохранить меню Файл.
Возможности программы:
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ НА ЭКРАНЕ.
PowerPoint предоставляетпользователю возможность работать и просматривать информацию в различных видах.В зависимости от того, что делаем: вводим текст и хотим рассмотреть егоструктуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику – можно установитьсоответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких видовпять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окнапрограммы.
1. Вид слайдов наиболее удобен, если постепенно формировать каждый слайд, выбирая длянего оформление, вставляя текст или графику.
2. Вид структурыследует устанавливать для работы над текстом презентации. В этомслучае возможно просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структурупрезентации.
3. Вид сортировщикаслайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительностипребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлятьслайды.
4. Вид заметокпредназначен для создания заметок к докладу.
5. Демонстрацияиспользуется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме слайдыпо очереди выводятся на экран. Установить нужный вид можно и с помощью командиз меню Вид.
РАБОТА С ОБРАЗЦАМИ.
Вид презентации будет лучше,если оформить все ее слайды в одном стиле. Кроме того, часто возникаетнеобходимость размещения на всех слайдах одного и того же элемента дизайна.Поэтому в PowerPoint существует возможность задания для всех слайдов и страницодинаковое оформление. Это делается в режиме работы с образцами.
Чтобы войти в этот режим,нужно выбрать в меню Вид команду Образец, а в открывшемсяподменю – элемент презентации, образец которого мы хотим исправить по-своемуусмотрению.
Для слайдов в меню предназначеныдве команды — Образец слайдов и Образец заголовков. Вторая командаприменяется для определения образца титульных слайдов, вид всех остальныхслайдов презентации определяется образцомслайдов
При выборе команды Образецслайдов видно, что в каждой области слайда содержится подсказка о том,что нужно делать для внесения тех или иных изменений в образец.
Можно установить тип, начертаниеи размер шрифта, задать параметры абзацев, изменить размеры областей образца,вставить в него рисунок или нарисовать какой-либо графический элемент.
Все помещенные в образец элементы появятся на каждом слайдепрезентации, а внесенные изменения сразу же отразятся на всех остальных слайдах.
Таким образом, в PowerPointможно создать индивидуальный дизайн и определить элементы, которые должны бытьодинаковыми для всей презентации.
СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ “С НУЛЯ”.
Если диалоговое окно,которое открывается при вызове PowerPoint, или файл презентации, с которымработали, были закрыты, то для создания новой презентации придется вызватькоманду Создать из меню Файл. После этого на экране появитсяокно Создатьпрезентацию с активным разделом Дизайны презентаций.
В этом диалоговом окне можнозадать шаблон дизайна презентации. После щелчка на одном из шаблонов в окне Просмотрможно увидеть его изображение. Выбрав шаблон, выполнить на нем двойной щелчок.В результате откроется диалоговое окно Создать слайд.
В области Выберитеавторазметку можно определить авторазметку для вновь создаваемого слайда.В правом нижнем углу окна содержится ее краткая характеристика. При двойномщелчке на образце авторазметки на экране появится новый слайд, содержащийзаглушки.
Окно для создания нового слайда можно вызвать, выбрав команду Создать слайд из меню Вставить или активизировав комбинациюклавиш (Ctrl+M).
Если активизировать панель Создатьпрезентацию – Презентации, то можно запустить Мастер автосодержания иливыбрать шаблон презентации.
Активизировав раздел Общие,можно увидеть список шаблонов Power-Point, которые содержатся в папке MSOFFICE/ШАБЛОНЫ. Здесь находится шаблон Новая презентация.
Выполнив щелчок в этомшаблоне, на экране появится окно Создать слайд. Выберем двойным щелчкомнужный вид слайда, после чего слайд появится на экране. Однако он не будетиметь художественного оформления, и можно самостоятельно полностью разработатьего дизайн.
ВВОД И ОФОРМЛЕНИЕ ТЕКСТА.
Вид структуры.
Создавая презентацию спомощью Мастера автоформы, мы уже вводили текст непосредственно в слайд. Однаково многих случаях работать с текстом гораздо удобнее, если презентацияпредставлена в виде структуры. В этом случае легче увидеть структурупрезентации и удобнее править ее текст, поскольку работа идет в одном окне. Длязамены текста, который содержится, например, в шаблоне, нужно выделить его, азатем ввести новый текст.
Когда презентацияпредставлена в виде структуры, слева на экране появляется панель структуры, вкоторой содержатся кнопки для повышения и понижения уровня заголовков, дляперемещения блока текста вверх или вниз, для разворачивания и сворачиванияструктуры. Общие приемы работы со структурой аналогичны работе с Word в режиместруктуры документа. Следует отметить следующее:
– Для перемещения слайда вместе с содержимымнужно перетащить значок слайда (он расположен слева от заголовка) в нужноеместо документа.
– Для создания нового элемента списканеобходимо установить курсор в конец существующего списка и нажать кнопку(Enter).
– Для перемещения элемента списка в другуюпозицию нужно установить курсор слева от него (курсор приобретает вид крестика)и перетащить данный элемент в нужное место.
– Для создания нового слайда сначала нужносоздать элемент списка, а затем нажать кнопку Повысить уровень до техпор, пока маркер не превратится в значок слайда.
– Если мы хотим перейти из вида структуры ввид слайдов, нужно выполнить двойной щелчок на значке соответствующего слайда.
Текстовые эффекты в PowerPoint.
Удачно выбранный шрифт иразличные текстовые эффекты, которые предоставляет в распоряжение пользователяPowerPoint, улучшат внешний вид нашей презентации и сделают ее более удобнойдля восприятия.
Чтобы задать для каких-либотекстовых элементов всей презентации одинаковый шрифт, нужно выбрать в меню Вид командуОбразецслайда. Затем выполнить щелчок в области, для которой мы хотим провестиизменения (вокруг нее появится рамка), и выбрать в панели инструментовсоответствующую кнопку для задания типа, размера и начертания шрифта. Можно такжезадать для символов тень (кнопка Тень текста) или рельефноеначертание (меню Формат команда Шрифт). Если потребуется изменитьрегистр выделенного текста, можно воспользоваться командой Регистр меню Формат.
Мы можем создать и фигурныйтекст, например, расположить символы вдоль кривой или окружности или поместитьвнутрь какой-либо фигуры. Для этого из меню Объект необходимо выбрать командуВставка, а из списка Тип объекта – элемент MicrosoftWordArt. После этого на слайде появится область, в которой будет размещенфигурный текст, и откроется окно для ввода самого текста. Введем текст. Есливыполнить щелчок на кнопке Обновить экран, то он появится вобласти слайда.
Панель инструментов включаетв себя списки для выбора формы фигурного текста, типа и размера шрифта, а такжекнопки, которые предназначены для задания различных эффектов.
ХУДОЖЕСТВЕННОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ.
Художественное оформлениеявляется очень важным этапом разработки презентаций, т.к., во-первых,представленные в графическом виде данные часто выглядят лучше текстовых,во-вторых, использование графики позволяет выделить наиболее важные моментыпрезентации или облегчить понимание трудных положений доклада. И вообще, чемэффектней презентация, тем лучшее впечатление на слушателей произведет выступление.
Шаблоны дизайна.
PowerPoint предлагаетпользователю большое количество шаблонов дизайна, разработанных профессионалами.Задать для презентации шаблон дизайна можно при помощи команды Применитьшаблон дизайна меню Формат. После вызова команды откроетсяодноименное диалоговое окно. Выполнив щелчок на имени шаблона дизайна, мы видемего изображение в окне предварительного просмотра. Для выбора того или иногошаблона достаточно произвести на его имени двойной щелчок.
Рисование графических объектов.
В PowerPoint можно самимнарисовать графический объект практически любой степени сложности. Длярисования предназначена панель инструментов Рисование, котораяпоявляется на экране, если мы находимся в виде слайдов или в виде заметок.Дополнительные средства рисования размещаются на панели инструментов Рисование,для отображения которой требуется установить указатель мыши на любую панельинструментов, нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном менювыбрать команду Рисование.
А сейчас рассмотрим основныеприемы рисования в PowerPoint :
– Чтобы начать рисовать какую-либо фигуру,надлежит выбрать инструмент рисования, нажав соответствующую кнопку на панелиинструментов.
– Чтобы нарисовать несколько объектов одноготипа или выполнить над готовыми объектами одинаковые действия, не вызываякаждый раз один и тот же инструмент, следует выполнить на его кнопке двойнойщелчок.
– Чтобы выполнить над созданной фигуройкакие-либо действия, необходимо сначала выделить ее, выполнив щелчок мышью.
– Чтобы выделить объект, который полностью иличастично скрыт другими объектами, следует выделить объект, расположенный напервом плане, а потом нажимать клавишу (Tab) до тех пор, пока не будет выделеннужный объект.
– Чтобы инструментом Эллипс нарисовать окружность, инструментом Прямоугольник — квадрат, а инструментом Дуга – дугу окружности,следет во время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift).
– Чтобы линия, которая рисуется инструментом Линия, была горизонтальной иливертикальной, следует во время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift).
– Чтобы выделить несколько объектов,необходимо последовательно выполнять на них щелчки мышью, удерживая нажатойклавишу (Shift). Все объекты можно выделить, нажав комбинацию клавиш (Ctrl+A).
Рисунки из библиотеки ClipArt.
Для оформления своейпрезентации мы можем воспользоваться библиотекой Microsoft ClipArt, котораясодержит сотни рисунков. Самый быстрый способ получения доступа к библиотекеClipArt – нажатие кнопки Вставить графику на панели инструментов.
Если в списке Разделы мывыберем элемент Все разделы, то сможем просмотреть все рисунки библиотеки,расположенные в алфавитном порядке. Чтобы увидеть все рисунки на определеннуютему, необходимо выбрать ее из списка Разделы. Для вставки рисунка в слайднадлежит выполнить на нем двойной щелчок. После того как рисунок появится наслайде, мы можем изменить его размер и местоположение на экране.
Помимо рисунков PowerPointпозволяет также добавлять к презентациям аудио- и видеоклипы. Чтобыпознакомиться с этими возможностями, необходима специальная аппаратура (дорогиевидео- и аудиокарты, хороший дисплей и высококачественная акустическаясистема), а также аудио- и видеофайлы. Аудио- и видеоданные вставляются спомощью меню Вставка точно так же, как любые фрагменты из библиотекииллюстративных вставок.
3.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ В POWERPOINT.
Для использования в нашейпрезентации электронной таблицы нам понадобится помощь широко известныхпрограмм Excel и Word, так как таблицу мы можем создать в другомприложении и вставить ее в свою презентацию.
Использование Word-таблицы в PowerPoint.
Мы можем создавать таблицы вPowerPoint. Но если мы уже создали таблицу в Word, можно использовать ее впрезентации.
Мы можем связатьWord-таблицу со слайдом, используя возможности магистрали с двустороннимдвижением, называемой OLE.
OLE является сокращением выражения object linking and embedding(связывание и внедрение объектов). Этот инструмент программы Windows позволяетнам взять файл из одной программы и аккуратно поместить взятую информацию вдругой программе. Если мы внедряем подобную информацию, она передается вместе сдокументом, в котором хранится. Если же она связывается, мы можем хранить еегде угодно и работать с ней в родительской программе; при каждом последующемоткрытии нами документа, содержащего подобную связь, этот документ будетавтоматически обновляться.
Создать PowerPoint-таблицунесложно: достаточно обратиться к кнопке Создать слайд и выбрать слайд стаблицей. Добавить Word-таблицу к слайду чуть сложнее. Прежде чем поместитьтаблицу в слайд, необходимо скопировать ее в Буфер обмена программы Windows, используемой в качествевременной памяти всеми программами. Более подробно эта процедура выглядит так:
1. Выделить таблицу в Word, установив курсор на ней в любомместе, и выбрать Таблица, Выделить таблицу.
2. Нажать Ctrl+C или выбратьПравка,Копировать. В результате выделенная таблица будет скопирована в Буферобмена.
3. Переключиться в PowerPoint.
4. Переключиться в режимпросмотра слайдов и найти слайд, в который мы хотим вставить таблицу, илисоздать новый слайд с использованием кнопки Создать слайд.
5. Выбрать Правка,Специальная вставка.
6. Щелкнуть на Объект Документ Microsoft Word, затемнажать селекторную кнопку Связать. Выбрав Вставить, мы внедримтаблицу и оборвем все ее связи с исходным документом.
7. Щелкнуть на кнопке OK.
Связывание хорошоиспользовать в тех случаях, когда нам приходится много раз возвращаться назад иредактировать данные во вставленной таблице.
Как связать электронную таблицу Excel со слайдом.
В очередной раз мы прибегнемк помощи Буфера обмена, чтобы передать данные между программами.
Действия практически ничемне отличаются от действий при вставке таблицы из Wordза одним исключением на 6 этапе следует выбрать Объект Документ Microsoft Excel.
4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
Таким образом, мыпознакомились с многообразием возможностей программы PowerPoint для созданиянашей презентации.
Как мы убедились, этапрограмма позволяет получать потрясающие результаты, и в то же время ее легкоиспользовать, поскольку именно она выполняет вместо нас огромный объем работы.
СПИСОКИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.
1. MICROSOFTOFFICE для WINDOWS 95 в бюро. А. Колесников,
В. Пасько. Киев “BHV” 1996г.
2. MICROSOFTOFFICE для WINDOWS 95 без проблем. Под редакцией
С. Молявко. “Бином” Москва 1996 г.