Реферат: Система компьютерного ведения документации

Содержание

Введение..............................................................................................................................

8

1. Концепция построения систем автоматизации

документооборота............................................................................................................

9

2. История развития систем документооборота...................................................

10

3. Что есть документ?.....................................................................................................

11

3.1. Взаимосвязи документов..........................................................................................

13

3.2. Немного из практики работы канцелярии..............................................................

13

4. Что такое документооборот?..................................................................................

15

4.1. Стоимость хранения информации...........................................................................

16

4.2. Стоимость (время) поиска необходимой информации..........................................

16

4.3. Стоимость коллективного использования информации.......................................

16

4.4. Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места

к другому...........................................................................................................................

16

5. Основы организации документооборота............................................................

17

5.1. Канцелярия и архив организации............................................................................

17

5.2. Канцелярия и документооборот уровня отдела.....................................................

18

6. Психология документооборота..............................................................................

20

7. Общие требования к системе документооборота............................................

21

7.1. Масштабируемость...................................................................................................

21

7.2 Распределенность.......................................................................................................

21

7.3. Модульность..............................................................................................................

21

7.4. Открытость.................................................................................................................

21

8. Задачи, решаемые системами документооборота...........................................

22

8.1. Задачи статических архивов.....................................................................................

23

8.1.1 Организация хранения электронных документов…

23

8.1.2. Принципы управления хранением........................................................................

23

8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических документов.....................

24

8.1.4. Организация поиска документов..........................................................................

24

8.1.5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы…

25

8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ.......................................................................................................

25

8.1.7. Поддержка аннотирования документа.................................................................

25

8.2. Дополнительная функциональность динамических архивов...............................

26

8.2.1. Поддержка коллективной работы с документом................................................

26

8.2.2. Поддержка составных документов.......................................................................

26

8.2.3. Поддержка распространения опубликованных документов..............................

26

8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу… ..................

26

8.3. Пограничные задачи.................................................................................................

26

8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную форму.....................................

26

8.3.2. Подготовка обработки документа........................................................................

27

8.3.3. Обработка документа.............................................................................................

28

8.4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения.................

29

8.4.1. Свободная маршрутизация....................................................................................

30

8.4.2. Системы электронной почты................................................................................

30

8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения...................

30

8.4.4. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация)........................................................

31

9. Два подхода к организации хранения электронных документов.........................................................................................................................

33

9.1. О стандартах..............................................................................................................

33

10. Модель документооборота....................................................................................

35

10.1. Эволюция модели....................................................................................................

37

10.2. Модель и типы собственности...............................................................................

39

10.3. Что же из всего этого следует?..............................................................................

40

10.4. Один пример из жизни предприятия.....................................................................

40

11. Пример построения документооборота на основе программы Staffware...............................................................................................................................

42

11.1. Архитектура Staffware............................................................................................

42

11.2. Возможности настройки.........................................................................................

44

11.2.1. Описание бизнес-процедур.................................................................................

44

11.2.2. Конструкторы.......................................................................................................

45

11.2.3. Макрокоманды......................................................................................................

47

11.3. Взаимодействие с внешним миром.......................................................................

48

12. Проблемы внедрения систем электронного документооборота..............

50

12.1. Проблема информированности..............................................................................

50

12.2. Организационные проблемы..................................................................................

50

12.3. Психологические проблемы...................................................................................

50

12.4. Проблема кадров.....................................................................................................

51

12.5. Делать самим или использовать готовые системы?............................................

51

Заключение......................................................................................................................... 53 Введение

<span Times New Roman",«serif»">Цельюданного дипломного проекта является рассмотрение основных принципов и решений вразработках систем компьютерного ведения документов. Технологии и методыкоторые будут рассмотрены стоят весьма дорого и расчитаны в основном длякрупных организаций, потому что как показывает практика крупным организациямдовольно трудно определиться в выборе нужной модели документооборота. Данная работа должна помочьсореинтироваться будущим пользователям в выборе предлагаемых продуктов итехнологий для дальнейшего их эффективного использования и получениямаксимальной выгоды. Для этого будут рассмотрены главные составляющие припостроении и внедрении системы автоматического документооборота и приведеныпримеры.

<span Times New Roman",«serif»">Исходяиз современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзяне отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащенияофиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программнымобеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.

В этом ряду особое местозанимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с ихиспользованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализациифинансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое наподготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшитьнепроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появленияошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации,что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всехпотенциальных возможностей необходимо применять в работе комплекс программных иаппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому внастоящее время велика потребность различных организаций в компьютерныхпрограммах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансовогозвеньев компании, а также в информации о способах оптимального использованияимеющегося у компании компьютерного оборудования.

1. Концепцияпостроения систем автоматизации документооборота

Документ является основным способом представленияинформации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информациябывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управлениеотвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная- просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость междуструктурированными и неструктурированными документами, например накладная наотпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списаниитовара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие оттранзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизациихранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие,что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы иконцепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборотаимеют некоторые различия. В данной работе представлено описание концепции,которую можно взять на вооружение компаниям, имеющим достаточный опытавтоматизации документооборота в организациях различных форм собственности.

Резервы повышения общей эффективности предприятиялежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей,на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажныхдокументов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажныхархивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например загород; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам.

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудниковтратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поискнеобходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективномиспользовании документов, когда надо найти документы, созданные другимсотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае,если организация является территориально-распределенной. Соответственносуществует возможность практически на порядок повысить эффективностьсотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т.п; сократить время на передачу документов между исполнителями.

Кроме того, немаловажно отметить еще и факторповышения безопасности при работе с документами — организация глубокой системызащиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяетзащитить документы от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всехопераций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними.

2. Историяразвития систем документооборота

Системы документооборота берут свое начало в концепрошлого века с появлением фотоаппарата, когда стало возможно создаватьуменьшенные копии документов. Шпионские технологии были конверсированы и сталиприменяться для создание микрографических архивов документов. Микрофиша далареальный, качественный прорыв в стоимости хранения и копирования документов, нос точки зрения скорости поиска и коллективного использования документов всеосталось на уровне бумажных документов. Появление компьютерных систем сколлективным доступом позволило достигнуть прорыва и в этих областях. Произошлатрансформация от микрографических документов к электронным образам бумажныхдокументов, от микрографических систем к так называемым imaging-системам.Расширенная система поиска, возможность получать доступ к одному документу несколькимпользователям одновременно, возможность удаленной и распределенной работы присохранении незначительной стоимости хранения и копирования информациипредопределило тенденцию замены микрографических документов на электронные. Стечением времени усложнялось оборудование и программное обеспечение, появлялисьвсе более скоростные и неприхотливые к качеству бумажного документа сканеры,специальные платы, позволяющие ускорить процесс печати, просмотра исканирования образов документов, появились оптические и магнитооптическиероботизированные библиотеки. Imaging-системы дали толчок для развития системраспознавания машинописных и рукописных символов, тогда же появились первые workflow — системы,предназначенные для организации процесса ввода бумажных документов в системухранения. В дальнейшем workflow-системы были распространены на офиснуюдеятельность предприятий.

В начале 90-х годов появился новый класс систем,предназначенных для управления электронными документами, отличными от ихобразов. В основном это были файлы текстовых процессоров и запросы на такогорода решения в основном приходили от федеральных агенств и юридическихкомпаний. Так появился новый класс систем, названный системами управлениядокументами. Развитие функциональности, добавление функций работы с образамидокументов привело к тому, что современные системы управления документамиперекрывают по функциональности imaging-системы при приблизительно в два раза меньшейстоимости. Кроме функций хранения и поиска, присущих imaging-системам, в системах управления документамипоявились функции контроля жизненного цикла документа — в отличии от своихпредшественников, системы управления документами предназначены для работы сдинамическими документами.

3. Что естьдокумент?

Документ — слабоструктурированная совокупностьблоков или объектов информации, понятная человеку. В общем случае обойтись бездокументов пока нельзя. Устная речь позволяет ускорить процесс передачиинформации, но повышает степень неопределенности. С другой стороны, не следуети излишне фетишизировать документ, называя его интегрирующим звеном в работекорпорации. Сам по себе документ, независимо от того, обычная ли это бумага илиэлектронный бланк, проблем корпорации не решает — первичны бизнес-процессы ичеткий контроль за выполнением проектом.

Бюрократическая технология — это технологиявзаимодействия людей, служб и подразделений внутри и вне организации. Не будеттехнологии — возникнет анархия. Если работник не знает что ему надо делать, онделает то, что считает нужным, а не то, что требует тот или иной бизнес-процесспредприятия. Сама бюрократия неизбежна, опасность представляет отрыв реальныхцелей предприятия от работы текущей системы документооборота.

Собственно документооборот может быть двух типов:

универсальный -автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом; операционный -ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Кроме собственно документов важен еще регламентработы с ними. Любой опытный менеджер может подтвердить, что работа не порегламенту порой отнимает намного больше времени, чем собственно производственнаядеятельность. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ ихраспространения, а также запутанный порядок их прохождения могут существенноусложнить работу, повысив вероятность допущения ошибки вследствие, например,потери нужной информации. Если учесть, что сегодня, в период конкуренции иактивной борьбы за рынки сбыта, ошибки в деятельности корпорации могутсущественно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привестик банкротству то, как говорится «лучше два раза вспотеть, чем один разпокрыться инеем». В этом смысле современная ситуация мало чем отличаетсяот атмосферы, царившей в режимных почтовых ящиках. Одним из методов былинравоучения типа «так делать нельзя», однако сложившаяся сегодняэтика и относительно доброжелательная атмосфера в компаниях не всегдасогласуется с применением подчас грубых методов обучения. Выход может бытьтолько один — установление и соблюдение регламента работы для каждогосотрудника, что вполне реально сегодня при органичном внедрении системавтоматизации с учетом бизнес — процессов предприятия.

Практически на всехпредприятиях и во всех организациях существуют канцелярии. Их названиеварьируется — это может быть общий отдел, управление делопроизводства и т. д.,но самое главное — суть данного подразделения остается одинаковой на всехпредприятиях независимо от названия. Основная задача, которую выполняет данноеподразделение, — это регистрация всех входящих документов и контроль за ихисполнением. Кроме центрального документооборота крупного предприятиясуществуют специализированные документооборот в подразделениях предприятия, вотделах специализированного делопроизводства и т. д. Несмотря на общностьподходов к автоматизации системы документооборота на каждом предприятии,специализирующимся на своем конкретном бизнесе, имеется определенная специфика,без учета которой трудно реализовать и внедрить оптимальное решение.

Типов документов, используемых в работепредприятия, достаточно много — на отдельных предприятиях их число доходит до500-600. В то же время, с точки зрения канцелярии, основных типов документовбывает весьма немного — всего три:

·<span Times New Roman"">       

Входящие. Это документы от внешних партнеров. Большинство входящих документов должныпорождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки.

·<span Times New Roman"">       

Исходящие.Большинство исходящих документов являются ответом организации насоответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документовготовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое числоисходящих документов может требовать поступления входящих документов, напримерзапросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу… всрок до...».

·<span Times New Roman"">       

Внутренние.Данные документы используются для организации работы предприятия. Вчастности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправитьзапрос, письмо или материалы во внешнюю организацию — это направить внутреннийдокумент в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннююорганизацию.

Документы каждого из этих типов могут бытьдостаточны разнообразны: письма, распоряжения, циркулярные указания и т.п.Прежде всего все документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальнымрегистрационным номером. Иногда для входящих документов используетсяоднозначная их нумерация по исходящим номерам: контрагент, номер исходящего уконтрагента, дата выпуска документа. Все уникальные номера должны проставлятьсясистемой автоматически.

Атрибуты документов у каждого заказчика свои,характерные только для него. В то же время можно выделить общую частьатрибутов, которые встречаются практически у всех партнеров. К общим можноотнести:

·<span Times New Roman"">       

Регистрационный номер документа — однозначно позволяет сослаться на документ,прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера определяется вкаждой организации самостоятельно.

·<span Times New Roman"">       

Источник документа (контрагент) -указывает на источник получения документа. Длявходящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящихдокументов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

·<span Times New Roman"">       

Ответственный исполнитель документа -указывает сотрудника, которому порученоисполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих ивнутренних). Исполнитель документа всегда только один.

В конкретных организациях атрибуты могут носитьразличные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, частобольшим количеством. Это накладывает достаточно жесткое требование на системуавтоматизации деятельности общего отдела — быть легко настраиваемой наразличные системы классификации документов.

3.1.Взаимосвязи документов

Все документы, проходящие через канцелярию,являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылаетсяна другие. Наиболее типичный случай — входящий документ, который практическивсегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей как таковых могут появляться тольковнутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связикак на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Вседокументы связаны как в системе управления документами, так и в системеконтроля исполнения — как принадлежащие одной работе. В этом смысле здесьнаблюдается некоторое дублирование связей. Связи в большинстве случаевнаправлены по принципу: «главный-подчиненный». Иногда встречаютсяненаправленные связи, которые объединяют родственные документы, посвященныеодному вопросу.

3.2. Немногоиз практики работы канцелярии

Перейдем теперь от статики к динамике документов — вместе с самими документами рассмотрим процессы их обработки. Основнымпроцессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов(рисунок 1). Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов — проверяет кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует дваосновных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и напринятие решения в центральный аппарат.

<img src="/cache/referats/4872/image001.gif" v:shapes="_x0000_i1025">

Рисунок 1.
Процесс прямой обработки входящего документа.

Причем второй маршрут означает то, что почтинаверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следуетпутать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение вцентральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит«Директорам предприятий...»). Такие документы характеризуются тем,что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия(или их замов).

Значительная часть проблем канцелярии возникаетиз-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, ане полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровнесистем организации документооборота отдела или на уровне специальногоделопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивоеуправление организацией. Создание такой системы сквозного контроляисполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизацииобработки документов и контроля исполнения.

Попробуем теперь оценить объемы документооборота.Например, через канцелярию центрального офиса одного из крупных банков за годпроходит: 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого, еще порядка 8 тыс.документов поступают децентрализованно в подразделения банка), 25 тыс. писемграждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документовнепосредственно в канцелярии хранится в течение 3 лет для 90% документов, аоставшиеся 10% — 5 лет. Тексты документов хранятся в архивном отделе канцеляриидо конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременноехранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и болеемелкими порциями, несколько раз в год. Рассчитаем необходимые объемы базыданных для хранения таких объемов документов.

Карточка документа занимает примерно 2 Кбайт, еще1 Кбайт занимает индекс. Таким образом, для одного документа на диске требуется3 Кбайт. Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс.документов в год и карточка документа хранится в течение 3 лет, то для хранения150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0,5 до 1 Мбайт памяти на диске.

Основным результатом работы канцелярии являютсяотчеты, которые она предоставляет руководству о потоке документов напредприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы.

·<span Times New Roman"">       

Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение   — получить объективную картину информациидля оперативного управления.

·<span Times New Roman"">       

Аналитические.Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии.Типичные периоды вывода отчетов данной группы — месяц, квартал, полугодие, год.4. Что такое документооборот?

Определимся сначала с тем, что такое документ — это некая обособленная часть информации представленная на определенномносителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации,(рисунок 2). И основные резервы повышения эффективности работы с документамилежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписяхна заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителейинформации.

<img src="/cache/referats/4872/image002.gif" v:shapes="_x0000_i1026">

Рисунок 2.
Типы документов и их взаимодействие.

·<span Times New Roman"">       

Бумага.

·<span Times New Roman"">       

Микрофиши(практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа,но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственноменьше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы сэлектронными средствами и доступны по компьютерной сети.

·<span Times New Roman"">       

Электронныеносители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на рядподтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.).Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены наэлектронном носителе информации.

Очевидно, что один и тот же документ можетсуществовать в различных ипостасях на различных носителях информации ипереходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителяинформации определяется следующими факторами.

4.1. Стоимость хранения информации

            -прямо пропорциональна количеству документов истоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для однойстраницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одномумегабайту хранимой информации.

4.2. Стоимость (время) поисканеобходимой информации

— определяется системой индексации документов. В томслучае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямопропорциональна количеству хранимых документов. Применение простой системыиндексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска.Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любомуслову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скоростьпоиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только дляэлектронных документов.

4.3. Стоимость коллективногоиспользования информации

— определяет количество копий документа, необходимыхдля коллективного использования при одновременном доступе.

4.4. Стоимость(время) передачи документа от одного рабочего места к другомуЭлектронные документы, посравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время,печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетиенаблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных имикрографических документов к электронным. По данным исследовательскихкомпаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронногодокументооборота — прежде всего для электронных документов, не забывая о том,что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными имикрографическими документами. 5. Основыорганизации документооборота

Перечислим теперь основные принципы организацииустойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены влитературе и известны практически любому руководящему работнику, но, какпоказывает практика, они достаточно часто нарушаются.

Основным принципом документооборота является то,что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящийдокумент, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентомна неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именноканцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенныев канцелярии, теряются чаще всего.

В организации должен существовать только одинканал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен пораспределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработкидокументов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию вканцелярию. Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрациидокументов являются подразделениями канцелярии.

Для полноты картины система документооборота напредприятии не должна заканчиваться на ответственных исполнителях — системаавтоматизации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметьпродолжение в системах управления документооборотом подразделений предприятия.

Канцелярия крупного предприятия является центромдокументооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связанас документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятиярешений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать системуавтоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющуюкоординацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системыавтоматизации производственной деятельности предприятия.

На одном уровне с канцелярией стоит архивпредприятия, который служит для накопления документов долговременного храненияи их поиска.

<
еще рефераты
Еще работы по программному обеспечению