Реферат: Системы электронного документооборота

Содержание:

Введение…1

1.

Электронный документооборотв экономике:

1.1

Автоматизация учета вторговле… 2

1.2

Автоматизация фондовойторговли в России… 3

2. Системы электронногодокументооборота:

2.1 Документооборот в мире безбумажныхтехнологий… 5

2.2

Делопроизводство и документооборот вуправлении предприятием…5

2.3

Системы управления электроннымдокументооборотом… 8

2.4

Корпоративный электронныйархив............................................11

2.5

Информационно – поисковые технологиидля электронногоделопроизводства...........................................................................13

3. Защитаинформации:

3.1 Безопасность электроннойпочты..................................................16

3.2 Защита электронного обменаданными.........................................17

3.3 Семейство продуктов PALINDROME...........................................17

3.4 Сетевое резервноекопирование.....................................................19

3.5 Зеркальные серверы…24

4. Электронная цифровая подпись вэлектронном документообороте:

4.1 Что такоеЭЦП?................................................................................25

4.2 Шифрование.....................................................................................26

4.3Управление ключевойсистемой.....................................................27

4.4Пакет документов.............................................................................28

4.5Центр удостоверения открытых ключей........................................28

5.Приложение........................................................................................31

6. Литература:

6.1Список выявленной литературы.....................................................35

6.2Список использованной литературы..............................................37

Введение

Основной целью данной работы является раскрытие понятия«системы электронного документооборота». Основой этой системы являетсядокумент. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В своюочередь, система — это совокупностьэлементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементамиподсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающаяопределенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме.Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

Труднопредставить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – безводительских прав, туриста – без туристической визы, студента – безстуденческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагиваетпрактически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность.Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и,следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательнойчастью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

Сразвитием информационных технологий для документооборота открылись огромныевозможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важныматрибутом — электронной почтой, проблемарасстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документприходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы,появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ.Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работасодержит некоторые возможности ее обеспечения.

Электронный документ, в отличие от обычного(бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем ихфункции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП также рассматриваетсяв данной работе.

1.1 Автоматизация учета в торговле

Таккак основой для торговой фирмы служитдвижение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматриваетмноговариантность организации закупок иторговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета,многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетовс поставщиками и покупателями.

Воснову ряда комплексов положены схемы документооборота и основные принципы,аналогичные описанным выше. Например, в системе «Эйс» главными являются:

1.

комплексный охватдеятельности фирмы;

2.

отслеживание движения товарана протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всемпромежуточным операциям;

3.

учет товаров в разрезепартий в учетных ценах;

4.

получение текущей информациипо состоянию складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, а такжевзаимоотношение с покупателями и поставщиками;

5.

организация различных видовторговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия, и др.;

6.

проведение маркетинговыхисследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любойпериод времени;

7.

ведение независимого учетапо нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности иавтоматизации корпоративной структуры;

8.

ведение многовалютногоучета;

9.

представление данных вроссийском или международном стандарте;

10.

возможность выборки необходимой информации по сложному критерию ипредставление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспортав файл, передачи по электронной почте;

11.

максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении правдоступа;

12.

работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характерсистемы;

13.

максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта впопулярные программные среды;

14.

легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента;

15.

возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.

Рассмотрим более подробноуправление складской деятельностью торговой фирмы (на складах и в торговыхточках). При этом учитываются следующие факторы:

·

товар может иметь несколько независимых единиц измерения, напримерколичество товара, количество упаковок, вес, стоимость;

·

товар может оцениваться в различных валютах;

·

товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группыпокупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения иреализуемости на рынке;

·

товар может иметь различный статус, например статус резервирования.

Особое значение имеетвзаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний складпоследных), бухгалтерий и представлением аналитической и управленческойотчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматриваетполучение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделенийфирмы, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов.

1.2 Автоматизация фондовой торговли в России

Информационные системыпредназначены для повышения прозрачности рынка наиболее добротных ценных бумаги увеличения оборота средств.

Длявнебиржевой торговли ценными бумагами инвестиционными институтами, в том числебанками, создаются специализированные учреждения или подразделения, в том числетак называемые фондовые магазины. Для автоматизации их работы разрабатываются специальныесистемы, одна из которых – «Фондовый магазин» — представлена на рис. 3(приложение).

Системапредназначена для переуступки прав собственности по ценным бумагам, выпущеннымв безбланковой форме. Она взаимодействует с системой учета прав собственности,обеспечивая гарантированную поставку безналичных ценных бумаг. Основнымиособенностями являются:

·

прием заявок на продажу и покупку ценных бумаг;

·

сведение заявок в режиме биржи и в режиме прямого указания;

·

гарантированное исполнение заключенных сделок за счет блокировкивыставленных на продажу ценных бумаг в депозитариях и обязательногодепонирования сумм, обеспечивающих покупку заявленного количества ценных бумаг;

·

проведение необходимых денежных расчетов, взимание налогов на доход отпродажи ценных бумаг и налогов на операции с ценными бумагами;

·

учет движения денежных средств;

·

организация обмена с неограниченным количеством депозитариев.

С каждым днем электронный документооборот нарастает,особенно в связи с развитием Интернет-торговли на фондовом рынке.Безопасность торговли ценными бумагами через Сеть обеспечивается принципиальноиными способами, чем при проведении торгов с использованием традиционныхудаленных терминалов. Несанкционированный доступ к терминалам предотвращаетсяпутем их изоляции от внешнего мира: они устанавливаются в специальном помещениис особым режимом контроля и подключаются к торговой системе биржи с помощьювыделенных каналов связи. Такая система достаточно надежна, но дорога, и потомукруг ее пользователей существенно ограничен.

Интернет-трейдинг(онлайновая торговля ценными бумагами) в России начал активно развиваться послесоздания на Московской межбанковской валютной бирже универсальногодвунаправленного аппаратно-программного интерфейса (шлюза), позволяющегоподключать к торговой системе биржи брокерские системы сбора клиентских заявок(приказов на покупку/продажу ценных бумаг), которые заполняются самимиклиентами в электронной форме и передаются по компьютерным сетям.

Компьютерная обработкаэлектронных заявок выполняется быстрее,чем ручная обработка бумажных заявок. Электронные приказы проходят входнойконтроль с помощью специального программного обеспечения. Один из этапов такогоконтроля — проверка авторства и подлинности заявки. Необходимо убедиться, что:а) заявка не была искажена в процессе доставки по компьютерной сети ототправителя к получателю; б) заявку направило именно то физическое/юридическоелицо, от чьего имени она пришла. Технология проверки должна быть настолькоубедительной, чтобы в случае судебного разбирательства судьи согласилисьиспользовать ее результаты для вынесения решения по спорному вопросу. Именнодля этих целей применяется электронно-цифровая подпись.

2.1 Документооборот в мире безбумажных технологий

Увеличение информационныхпотоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции состороны информационных технологий. Для общества обременительно расходованиеогромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях,менее динамична, чем электронная.

Концепциябезбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же времясегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

1.

Можно указать напсихологический аспект проблемы. Получение информации в электронном видетребует привычки;

2.

Безбумажные технологиитребуют основательной технической поддержки: соответствующей производительнойвычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий,технологичности алгоритмов;

3.

Безбумажные технологии требуютосновательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ниодна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один судне примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

Процесс управленияпредприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия,вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентациидеятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационныетехнологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечитьдоступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажногоделопроизводства и документооборота.

2.2 Делопроизводство и документооборот в управлениипредприятием

Для эффективного менеджмента вдеятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собойчетко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом,фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организациипрохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основеделопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена– документопоток.

Длялюбой организации можно выделить три основных потока документов: входящие,внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функцииведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки ихвнутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля заисполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Всоветские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственнойсистемой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схемахорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации.Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же времясегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемымили ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях идолжностных инструкциях специалистов.

Форма

документа

Документопоток

входящей информации

внутренних документов

исходящей

информации

Электрон - ные документы

Сообщения электронной почты

Факсимильная информация

Сообщения в корпоративной сети

Факсы

Ответы и письма по электронной почте

Факсимильная информация

Бумажные документы

Письма

Договоры и контракты

Законодательные акты

Нормативные документы

Периодические издания

Книги

Анкеты

Приказы

Инструкции.

Отчеты

Служебные записки

Командировочные документы

Бухгалтерские документы

Письма

Договоры и контракты

Пресс – релизы

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требуетпредварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксациеймодифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, атакже настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочимместам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрациюдокументов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизациюдокументов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применениекомпьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображенияинформации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применениебумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групппользователей над совместным решением сложных распределенных задач вэлектронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, вчастности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управленияприкладными программами, необходимыми для прохождения потока работ вэлектронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяетмгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажногодокумента. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведениедолговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и другими простымичеловеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастуюупирается в имидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается в большое числодокументов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являютсяписьма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводствак электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологииоптического распознавания текстов (optical character recognition — OCR). Последние достижения в этойобласти послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота,в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использованияклавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно стехнологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создаетоснову построения системы управления электроннымдокументооборотом.

2.3 Системы управления электронным документооборотом

Системауправления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующихцелей:

·

интеграциипроцессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единойинформационной системы;

·

повышениеинформированности руководства и специалистов за счет увеличения объемовинформационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшениявремени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, атакже за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

·

уменьшениястоимости документационного обеспечения управления предприятием за счетперехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копированияи передачи бумажных документов;

·

уменьшения стоимости и сокращениявремени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счетполучения точной адресации в электронном виде;

·

интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

·

создание качественно новойинформационной базы для последующего совершенствования процессовдокументационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должнасоответствовать существующейинформационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) иобеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД (рис. 4 (приложение)) предназначена для автоматизациипроцессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

1.

процессы подготовки, ввода, хранения,поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема«Электронный архив»);

2.

процессы подготовки, ввода, хранения,поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных формдокументов»);

3.

управление делопроизводством(создание, обработка и систематизация архивного хранения документов –подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

·

создание документов;

·

подготовки, учета, систематизации иархивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных,отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных идругих управленческих документов;

·

работы сдокументами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные требованияк системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должнаиспользоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются каклокальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должнавзаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированнымисистемами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточныйрежим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущегосостояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристикисистемы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,

параметров, адресатов передачидокументов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборотапредприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Системадолжна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшуюмодернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотренавозможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частноститехнологически простой замены серверов и устройств хранения информации на болеепроизводительные (емкие).

Системадолжна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русскоми основных европейских языках текстовогоформата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особоевнимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Подсистема«Электронный архив» предназначена для следующих целей:

·

оперативногои потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путемсканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их втекстовые документы);

·

оперативногои потокового ввода электронных документов из других источников;

·

передачиэлектронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

·

реквизитногои полнотекстового индексирования документов;

·

храненияэлектронных документов всех видов и представлений (в том числе графическихобразов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

·

адресацияоригиналов документов в бумажном архиве;

·

поиска иизвлечения документов из электронного архива;

·

выводадокументов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, втом числе для дельнейшей доставки средствами связи;

·

связи представленийхранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных форм документов»обеспечивает:

·

проектированиепредставлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

·

потоковыйввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы«Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR)– стилизованное распознавание,контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

·

созданиеэлектронных документов средствами подсистемы;

·

ведениеверсий (редакций) документов и их авторства;

·

защиту отконфликтов при попытке одновременной модификации документа;

·

электронноевизирование документов (электронная подпись);

·

связываниедокументов в логические группы;

·

организациюпотока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного)движения документов и условий осуществления работ с ними;

·

допуск кдокументам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленнымиправами пользователей;

·

протоколированиевидов работ, производимых пользователями с документами;

·

управлениемаршрутами движения документов;

·

контрольместонахождения документа и состоянияего исполнения;

·

передачу иизвлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных итехнологических средств, ориентированных на управление документами идокументооборотом, а также средств реализации процедур работы с документамиможет быть представлен следующим образом:

·

средствадля ввода бумажных документов и распознавание образов;

·

средствадля создания электронных документов;

·

средствадля организации и работы с электронным архивом;

·

технологическиесредства, ориентированные на управление документооборотом;

·

технологическиесредства, ориентированные на управление документами;

·

инструментальныесредства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологииработы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные науправление документами и документооборотом, должны быть открытыми дляинтеграции с приложениями, реализующимиспецифические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальныесредства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения,разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управлениядокументами и документооборотом.

Рассмотриморганизационно – функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь нарешения и предложения фирмы «Интеллектуальные технологии» (CognitiveTechnologies) – одного излидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознаванияобразов.

2.4 Корпоративныйэлектронный архив

Функциональные возможности подсистемы«Электронный архив», предлагаемой фирмой «Интеллектуальные технологии»,соответствуют приведенным выше требованиям. Рассматриваемое решение выполнено вархитектуре «клиент — сервер» и ориентировано на использование оборудования,изготовленного согласно промышленным стандартам. Решение масштабируемом и предполагает простую адаптацию ктребованиям как по быстродействию, так и по количеству рабочих мест для ввода ипоиска документов. Оно не накладывает никаких ограничений на формат документов,предусматривает обработку разнородных документов, хранение в одном архивеинформации различного типа (например, технической документации, финансовыхотчетов, документов и т.д.).

Основныепреимущества предлагаемого решения заключаются в полной автоматизации следующихопераций:

·

получениеэлектронного образа документа (сканирование);

·

распознаваниетекста изображения документа (OCR — распознавание);

·

морфологическогоанализа (нормализация) текста документа;

·

полнотекстовогоиндексирования текстовой информации в документе;

·

классификации,аннотирования и создания регистрационной карточки документа;

·

поиска ивыборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутовлибо по текстовому содержанию.

Участие оператора требуется только на этапах формированияатрибутов и получения текста документа при использовании OCR– распознавания, если требуетсяредакторская правка распознанного текста. Выбор операций для конкретнойреализации системы зависит от технологической цепочки при работе с разнымитипами документов.

Предлагаемая система предоставляет также дополнительныевозможности:

·

разграничение доступа пользователей кдокументам на основе механизма привилегий;

·

ручное задание атрибутов документа впроцессе его регистрации в системе.

Архитектура системы «Электронный архив» приведена на рис. 1. Она использует технологию «клиент — сервер»при структурировании программного обеспечения сервера в виде «сервера базданных» и «сервера приложений». Сервер приложений выполняет комплексыприкладных программ, реализующих функции, запрашиваемые с отдельных рабочихмест. В процессе выполнения указанных функций сервер приложений обращается ксерверу баз данных посредством SQL– запросов на чтение и запись данных соответствующей базыданных, а также выполняет необходимые вычисления. Полученные результаты серверприложений передает пользователю, который обратился к этому серверу завыполнением нужной ему функции.

В качестве программного обеспечения сервера баз данныхможно использовать сервер баз данных ORACLE7 SERVER фирмы oracle или другие типы развитых СУБД. Продукты этой фирмы вместе с услугамипо техническому обслуживанию, обучению, консультированию и системной интеграцииявляются основой интегрированной, открытой, переносимой среды разработкиприложений. Реализуя подход к проектированию на основе визульного моделированияобъектов и автоматизируя всеэтапы жизни приложения, эти средства обеспечивают высокую производительностьразработчиков и создание приложений в архитектуре «клиент — сервер”».

Сервер приложений подсистемы «Электронный архив»реализует выполнение основных функций, перечисленных выше при рассмотрениитребований к системе, включая разграничение доступа и защиту информации отнесанкционированного доступа.

На каждый документ в электронном архиве заполняетсярегистрационная карточка. Набор атрибутов в карточке для различных типовдокументов может различаться.

Документ хранится в базе данных в виде совокупности своихпредставлений, например графического образа и текстового представления.Графический образ может быть получен в результате сканирования исходногодокумента в виде файла в одном из стандартных графических форматов. Текстовоепредставление может быть получено в результате распознавания текстаотсканированного документа.

Подсистема доступа реализована в виде ПО для поиска,просмотра, выборки и печати документов из архива. Поиск можно выпол

еще рефераты

Еще работы по программированию, базе данных

Реферат по программированию, базе данных

Microsoft Access

29 Августа 2013

Реферат по программированию, базе данных

Вопросы компьютерной безопасности (антивирусы)

29 Августа 2013

Реферат по программированию, базе данных

Использование Prolog совместно с другими ЯП

29 Августа 2013

Реферат по программированию, базе данных

Системы управления базами данных

29 Августа 2013