Реферат: Библиотека колледжа

Содержание

TOC o «1-3» 1.. Введение… PAGEREF_Toc6826100 h 2

2.. Основные понятия баз данных… PAGEREF_Toc6826101 h 3

2.1 Базы данных и системыуправления базами данных… PAGEREF _Toc6826102 h 3

2.2 Структура простейшей базыданных… PAGEREF _Toc6826103 h 4

2.3 Свойства полей базы данных… PAGEREF _Toc6826104 h 4

2.4 Типы данных… PAGEREF _Toc6826105 h 6

2.5 Безопасность баз данных… PAGEREF _Toc6826106 h 7

3.. Разработка базы данных… PAGEREF_Toc6826107 h 8

3.1 Разработка технического задания… PAGEREF _Toc6826108 h 8

3.2 Разработка структуры базыданных… PAGEREF _Toc6826109 h 8

4.. Проектирование баз данных… PAGEREF_Toc6826110 h 10

4.1 Режимы работы с базами данных… PAGEREF _Toc6826111 h 10

4.2 Объекты базы данных… PAGEREF _Toc6826112 h 11

4.2.1 Таблицы… PAGEREF _Toc6826113 h 11

4.2.2 Запросы… PAGEREF _Toc6826114 h 14

4.2.3 Формы… PAGEREF _Toc6826115 h 15

5.. Заключение… 18

6.. Список использованной литературы… PAGEREF_Toc6826116 h 19

1. Введение

Для принятия обоснованных и эффективных решений впроизводственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современныйспециалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать,накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виденаглядных документов. В современном обществе информационные технологииразвиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческойдеятельности.

В данной курсовой работе мы представим вам электронный вариант,наглядное пособие книжной библиотеки, в которой не соблюдены точные названияразделов литературы, авторов и их изданий. Разработка проекта проводилась наприложении Microsoft Access,предназначенном для управления, проектирования и разработки баз данных. Базапредназначена для хранения данных о приобретенных библиотекой изданиях(справочниках, сборниках и т.п.), сведений о читателях.

Для начала хотелось бы ознакомить вас с основными понятиями обазах данных и о системах управления базами данных(СУБД).

2. Основныепонятия баз данных2.1 Базыданных и системы управления базами данных

База данных– это организованная структура, предназначенная для хранения информации.Всовременных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Это утверждение легко пояснить,если, например, рассмотреть базу данных библиотеки. В ней есть все необходимыесведения об авторах, книгах, читателях и т.д. Доступ к этой базе могут иметькак работники библиотеки, так и читатели, которым необходимо найти какое-либоиздание. Но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всейбазе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольныеизменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждомуиз сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в егокомпетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, сметодами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую онипотребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производятввод и редактирование данных.

С понятиембазы данных тесно связано понятие системыуправления базой данных. Это комплекс программных средств,предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым,редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данныхв соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующаявыдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В миресуществует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что онимогут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователюразличные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийсякомплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему иобобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такогоучебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет MicrosoftOffice.

2.2 Структурапростейшей базы данных

Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база),то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическоезначение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – этоструктура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе.Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в которомкаждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано нистроки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающуюего от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.

Базы данныхмогут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данныхявляются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу.Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуреее таблицы.

Структурудвумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в простейшей базеданных являются поля и записи. Еслизаписей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только наборомполей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяемструктуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

2.3 Свойстваполей базы данных

Поля базыданных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповыесвойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Нижеперечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД MicrosoftAccess.

·

Имя поля – определяет, как следует обращаться к даннымэтого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полейиспользуются в качестве заголовков столбцов таблиц).

·

Тип поля – определяет тип данных, которые могутсодержаться в данном поле.

·

Размер поля – определяет предельную длину (в символах)данных, которые могут размещаться в данном поле.

·

Формат поля – определяет способ форматирования данныхв ячейках, принадлежащих полю.

·

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятсяданные а поле (средство автоматизации ввода данных).

·

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы дляданного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбцаиспользуется свойство Имя поля).

·

Значение по умолчанию – то значение, которое вводитсяв ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

·

Условие на значение – ограничение, используемое дляпроверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, котороеиспользуется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип илитип даты).

·

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдаетсяавтоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

·

Обязательное поле – свойство, определяющееобязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

·

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустыхстроковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относитсяне ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

·

Индексированное поле – если поле обладает этимсвойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей позначению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, дляиндексированных полей можно сделать так, что значение в записях будутпроверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматическиисключить дублирование данных.

Поскольку вразных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могутразличаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанныхсвойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типовмогут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои.Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойствомявляется количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, дляполей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и другихобъектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

2.4 Типыданных

Таблицы базданных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разныхтипов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают соследующими типами данных.

·

Текстовый – тип данных, используемый для храненияобычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

·

Числовой – тип данных для хранения действительныхчисел.

·

Поле Мемо – специальный тип данных для хранениябольших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится вполе. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель нанего, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

·

Дата/время – тип данных для хранения календарных дат итекущего времени.

·

Денежный — тип данных для хранения денежных сумм.Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа,но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные справилами округления), которые делают более удобным использование специальноготипа данных, а не настройку числового типа.

·

Счетчик – специальный тип данных для уникальных (неповторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием.Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

·

Логический — тип для хранения логических данных (могутпринимать только два значения, например Да или Нет).

·

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресовURL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запускброузера и воспроизведение объекта в его окне.

·

Мастер подстановок – это не специальный тип данных.Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так,чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.2.5 Безопасностьбаз данных

Базы данных– это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов,создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу пообслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базыданных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому вних реализован другой подход к сохранению данных.

Базы данных– это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеетобщественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей повсей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, можетзависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы неможет и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя,забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев вэлектросети.

Проблемабезопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информациииспользуется двойной подход. В части операций, как обычно, участвуетоперационная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят вобход операционной системы.

3. Разработкабазы данных

Методически правильно начинать работу с карандашом и листомбумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен.Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования,впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап являетсяосновополагающим.

3.1 Разработкатехнического задания

Техническоезадание на проектирование базы данных должен предоставить заказчик. Однако дляэтого он должен владеть соответствующей терминологией и знать, хотя бы в общихчертах, технические возможности основных СУБД. К сожалению, на практике такоеположение встречается не всегда.

3.2 Разработкаструктуры базы данных

Выяснив основную часть данных можно приступать к созданиюструктуры базы, то есть структуры ее основных таблиц.

1.

2.

3.

4.

ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные вкотором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о книгах таким полемможет служить инвентарный номер книги. Для таблицы, в которой содержатьсяавторы, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственнымкомбинированием полей. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можнобыло бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типаСчетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

5.

схемойданных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами.Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному».Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной изтаблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должновыступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения.Значения на стороне «многие» могут повторяться.

6.

Следует помнить, что по ходу разработки проектазаказчику непременно будут приходить в голову новые идеи. На всех этапахпроектирования он стремится охватить единой системой все новые и новыеподразделения и службы предприятия. Возможность гибкого использования егопожеланий во многом определяется квалификацией разработчика базы данных. Еслисхема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно.Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные трудностии войти в противоречие с заказчиком. Противоречия исполнителя с заказчикомвсегда свидетельствуют о недостаточной квалификации исполнителя. Именно поэтому этап предварительного проектирования базы данных следует считатьосновным. От его успеха зависит, насколько база данных станет удобной, и будутли с ней работать пользователи. Если отмечается, что пользователи базы«саботируют» ее эксплуатацию и предпочитают работать традиционными методами,это говорит не о низкой квалификации пользователей, а о недостаточнойквалификации разработчика базы.

На этом этапе завершается разработка базы данных, и наследующем этапе начинается ее основное проектирование. С этого моментаследует начать работу с СУБД.

4. Проектированиебаз данных4.1 Режимыработы с базами данных

Обычно с базами данных работают две категории пользователей.Первая категория – проектировщики. Их задача состоит в разработкеструктуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблицпроектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, содной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны – дляограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо изсоображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными,(заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять постороннимлицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными даннымина этапе отладки объектов базы.

Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, — пользователив данном случае ими являются библиотекари и читатели, приходящие в библиотеку.Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются еенаполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средствдоступа к управлению структурой базы – только к данным, да и то не ко всем, а ктем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский.Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и созданиеее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленныхобъектов для наполнения базы или получения данных из нее.

4.2 Объектыбазы данных4.2.1 Таблицы

Таблицы – этоосновные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные,имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы исвойства). В примере нашей базы можно показать список таблиц:

Таблица «Авторы» состоит из следующих полей:

·

Эта сущностьотводится для хранения сведений об основных людях, принимавших участие вподготовке рукописи издания (авторах, составителях, титульных редакторах,переводчиках и художниках). Такое объединение допустимо, так как данные оразных создателях выбираются из одного домена (фамилия и имена) и исключаетдублирование данных Так как фамилия и имена (инициалы) создателя могут бытьдостаточно громоздкими (М.Е. Салтыков-Щедрин, Франсуа Рене де Шатобриан, ОстенЖюль Жан-Батист Ипполит и т.п.) и будут многократно встречаться в разныхизданиях, то их целесообразно нумеровать и ссылаться на эти номера. Для этоговводится целочисленный атрибут «Код_автора» – это ключевое поле,которое будет автоматически наращиваться на единицу при вводе в базу данных новогоавтора. Поле «Имя автора» является текстовым типом данных.

Таблица «Выдача» состоит из следующих полей:

·

Поле «кодформуляра» предназначено для присвоения каждому формуляру индивидуальногономера, оно имеет тип данных «счетчик».

В поле «датавыдачи» указывается дата выдачи определенного экземпляра. Тип данных –«дата/время».

В поле «Срок»указывается срок на который выдается книга. В случае задержки книги, налагаетсяштраф, который определяется библиотекой. Тип данных – «числовой».

В поле «Датавозврата» ставится дата возвращения экземпляра. Если поле не заполнено, значиткнига не возвращена т.е. на руках. Тип данных – «дата/время».

Поле «Инвентарныйномер» необходимо для присвоения каждой книге индивидуального номера. Это полеявляется ключевым, тип данных – «числовой».

Таблица «Заглавие» состоит из следующих полей:

·

Заглавие

Поле «Кодзаглавия» — ключевое поле с типом данных «счетчик». Оно позволяет сократитьобъем данных и снизить вероятность возникновения противоречивости (исключаетсянеобходимость ввода длинных текстовых названий для различных томов собранийсочинений, повторных изданий, учебников и т.п.).

В поле «Заглавие»пишутся заглавия книг, тип данных поля – «текстовый».

Таблица «Книги» состоит из следующих полей:

·

Кодзаглавия

·

Кодраздела

·

Кодавтора

Данная таблицаявляется главной. С ее помощью все основные таблицы связаны друг сдругом. В случае добавление в базу данных новых таблиц (например о цене книг)нет необходимости изменять всю структуру. Нужно всего лишь добавить ключевоеполе новой таблицы в таблицу «Книги» и установить между ними связь.

Таблица «Разделы» состоит из следующих полей:

·

Названиераздела

В данной таблицесодержатся четыре раздела, названия которых не соответствуют общепринятомустандарту.

Таблица «Читатели» состоит из следующих полей:

·

Фио(инициалы читателя)

Эта таблицасодержит сведения о читателях, записанных в данной библиотеке.

4.2.2 Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц ипредоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняюттакие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросовможно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новыетаблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированнымииз других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многоедругое. В нашей таблице представлены три запроса:

Для запроса «Авторызапрос» были использованы таблицы:

·

Этот запрос необходим для того, чтобы пользовательмог узнать есть ли необходимый ему автор в базе библиотеки. Поискосуществляется по введенному имени автора. В итоге запроса выводитсязапрашиваемый автор, книги написанные им и количество экземпляров.

Запрос «Заглавие запрос» состоит из таблиц:

·

Запрос предназначен для поиска необходимой книги поее названию. В результате запроса на экран выводится форма содержащаязапрашиваемую книгу (если таковая имеется), автора этой книги и количествоэкземпляров.

Для запроса «Выдача книг» были использованы таблицы:

·

Запрос показывает список читателей, у которых находятся книги избиблиотеки. Также в нем представлены сведения о том какие книги и когда быливзяты, на какой срок и дата их возврата.

4.2.3 Формы

Если запросы – это специальные средства для отбора и анализаданных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставитьпользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнятьположено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементыуправления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее)для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно,когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делаютграфическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – этозаметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращаетпоявление печатных ошибок.

Для базы данных библиотеки были созданы восемь форм:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Форма «Авторы» созданаиз таблицы «Авторы». Она выдает весь список авторов имеющихся в базе. По своейсути она является аналогом алфавитного каталога «неэлектронной библиотеки».

Форма «Выдача книг1»основана на запросе «Выдача книг»,онанеобходима для учета книг, которые находятся на руках у читателей. Форма имеетследующие поля:

·

В поле «заглавие» указывается название книги, которая находитсяна руках.

Поле «Дата выдачи» показывает когда была взята книга.

В поле «Срок» указывается срок на который выдается экземпляр.

Поле «Дата возврата» показывает когда книга была возвращена. Еслиполе пустое, то это значит, что книгу еще не вернули.

В поле «Фио» указываются инициалы читателя.

Форма «Заглавия книг» содержит список названий всех книг,находящихся в базе библиотеки.

Следующие две формы – «Запрос авторов» и «Запрос книг» основанына запросах «Авторы запрос» и «Заглавие запрос».

Форма «Книги» создана на основе таблицы «Книги», ее функцииполностью идентичны этой таблице.

Форма «Разделы» содержит список всех разделов библиотеки.

<img src="/cache/referats/7313/image006.jpg" v:shapes="_x0000_s1028">
«Главная кнопочная форма» (в нашей базе просто «кнопочная форма») предназначенадля удобства работы с базой.

В ней собраны все необходимые запросы, формы и таблицы. Именно сней пользователь (читатель, библиотекарь) работает, когда необходимо выполнитьзапрос, посмотреть список авторов и т.п.

5. Заключение

Использованиебаз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловойдеятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций.В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения иэффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

Внастоящее время базы данных проникают во многие сферы человеческойдеятельности, в том числе и в библиотеки. С помощью электронных баз данныхработа библиотекаря значительно облегчается.

Врезультате нашей работы была создана база данных библиотеки колледжа, припомощи которой можно легко найти необходимую книгу, учесть поступление новыхкниг и списание старых, а также осуществлять контроль за выдачей и возвратомкниг имеющихся в фонде библиотеки.

6. Списокиспользованной литературы

1.

2.

3.

еще рефераты

Еще работы по программированию, базе данных

Реферат по программированию, базе данных

Работа с Базами данных в Delphi

29 Августа 2013

Реферат по программированию, базе данных

Создание текстового редактора в Turbo Pascal

29 Августа 2013