Реферат: Автоматизированная обработка учета складских операций и реализации продукции

Оглавление

Введение 3

1.

Аналитическая часть

1.1

Характеристика предприятия ЗАО «Посад резинотехника»

1.2

Экономическая сущность задач учета складских операций и реализации продукции

1.3

Обоснование использования вычислительной техники

1.4

Характеристика организации обработки информации

1.5

Формализация расчетов

1.6

Обоснование разработок по информационному обеспечению

1.7

Обоснование разработок по программному обеспечению

1.8

Обоснование разработок по технологии сбора, передаче, обработке и выдаче информации

2.

Проектная часть

2.1

Информационное обеспечение задачи учета складских операций и реализации продукции

2.1.1

Инфологическая модель и ее описание

2.1.2

Характеристика входной информации

2.1.2.1

Описание входной оперативной информации и ее структура

2.1.2.2

Описание структуры постоянной информации

2.1.3.

Характеристика результатной информации

2.1.4.

Характеристика промежуточной информации

2.2.

Машинная реализация комплекса задач

2.2.1.

Описание структуры диалога

2.2.2.

Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

2.2.3.

Организация технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

2.2.3.1

Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и ее описание

2.2.3.2

Инструкционные карты основных операций технологического процесса

3.

Обоснование экономической эффективности

4.

Обоснование эргономических решений

Заключение

Список литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

За последние двадцать лет значительновозрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека:экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления,обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, чтокаждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этимвозникает необходимость использования автоматических средств, позволяющихэффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований,предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзяне отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащениякомпании информационными средствами на базе компьютерных системавтоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенностии радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет,сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленныхданных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею.Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получитьи без него – никакой особой математики в компьютере не содержится – но нарасчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны; или имипридется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдетзначительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов. Такимобразом при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличениескорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемыпостроения торговли.

Программное обеспечение для работы с базамиданных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. Ксожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных ине имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны,что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними дотех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Целью данного дипломного проектаявляется разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учетускладских операций и реализации продукции для предприятия, работающей в сфереторговли асбестотехнических и резинотехнических изделий.

Для того чтобы автоматизировать учетскладских операций и реализацию продукции, необходимо решить следующие задачи:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Основное преимущество автоматизации — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объемаиспользуемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновленияизбыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-захранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степенидостоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнееколичество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок,заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различныепромежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поискинформации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемойсистемы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций,подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных,счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет отодного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформлениеи мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей наскладе и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняютсянепосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими,кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документовв соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполненияхозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизацияэтих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которуювводится с помощью удобного интерфейса.

Данная информационная система будетреализована в отделе бухгалтерии в блокевыписки. Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом товаровна складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованиемвновь поступивших товаров.

Информационная система позволит избавитьсотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Таккак раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиесяреквизиты, а также большой перечень номенклатуры – это занимало много времени.Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будеттолько выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру изсправочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной формеавтоматически укажутся все необходимые реквизиты в соответствии с установленнойформой печати документов.

Чтобы сделать отчет, необходимо собратьнужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будетпросмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количествовремени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность врасчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многиедругие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы,документа, количества), если не будет известен документ в котором его искать,нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию.Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократитобъем подходящих документов или сведет к одному единственному искомомудокументу.

Возникают сложности и с составлениемпрайс-листа. Если на склад привезли новый вид товаров или если изменилась ценана старые товары, необходимо будет заново переделывать весь прайс-лист.Внедрение автоматизированной системы позволит автоматически делать все этидействия при добавлении новой позиции номенклатуры.

За счет сокращения времени на выполнениедолгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который можеттеперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд другихобязанностей.

Создание собственной автоматизированнойсистемы позволит учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно,и как нужно. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные настороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы ссопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемоепредприятие и разработчик находятся в разных городах. В связи с этим, междузаказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менеемесяца.

Аналитическая часть

1.1

Фирма ЗАО «Посад резинотехника»находится на российском рынке около четырех лет. На территории фирмы выделенаплощадь под склады, где хранятся основные виды товаров, продаваемых клиентам,поэтому менеджеры могут контролировать наличие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию внепосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схемадокументооборота.

Продукция поступает непосредственно сзаводов-изготовителей и реализуется клиентам, нуждающимся в данном видетоваров. Организация осуществляет транспортировку продукции с производства набазу, ее складирование, хранение и отгрузку клиентам.

Номенклатура реализуемых товаровсоставляет несколько сотен наименований и постоянно увеличивается. В основномэто резинотехнические и асбестотехнические изделия.

Организация ведет оптовую торговлю забезналичный расчет. Удовлетворяя потребности розничных торговцев, предприятиеоптовой торговли получает доход от торговой надбавки на продаваемые товары.

Во внешней системе организация ЗАО «Посад резинотехника»выполняет роль посредника между производителями товаров и клиентами на этупродукцию. Наглядно это можно увидеть из рисунка 1.1

Производитель

Посредник

Клиент

Рис. 1.1 Схема внешней среды фирмы

Внутренняя организационная структура фирмы представляет собой схемуизображенную на рисунке 1.2

Генеральный директор

Отдел снабжения

Отдел экономической безопасности

Бухгалтерия

Отдел сбыта

Менеджеры

Гл. бухгалтер

Выписка

Касса

Платежи

Системный администратор

Начальник охраны

Начальник склада

Склад

Кладовщик

Грузчики

Рис. 1.2 Внутренняя структура организации

Во главе фирмы стоит генеральныйдиректор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросыстратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также вего компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Закупкой товаров занимается отделснабжения. В его функции также входит поиск новых поставщиков с более выгоднымиусловиями поставки. Этот отдел решает вопросы закупки по всему ассортименту.Закупка производится на основании заявок покупателей, оформленными менеджерами.

В отдел сбыта входят менеджеры, которыезанимаются непосредственно клиентами. Каждый менеджер имеет совою базуклиентов, с которыми он работает. Он заключает договора, обговаривает сроки,условия поставки и оплаты товара; осуществляет прием заказов отпокупателей. Увеличивает свою базуклиентов за счет поиска новых.

Отдел бухгалтерии включает в себя триподотдела: это главный бухгалтер,выписка, платежи и касса.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерскийучет, делает баланс, различные встречные сверки, считает все налоги и решаетвопросы, возникающие в отделах, находящихся в его подчинении.

Отдел «Платежи» предполагает отправку иполучение платежей из банка через специальную банковскую программу. Это оплатапо счетам поставщикам, уплата налогов, каждодневные получения денежных средствна расчетный счет фирмы от клиентов и др. платежи.

Кассир занимается распределениемналичных средств фирмы (выдача заработной платы, выделение средств на хозяйственныенужды, выдача командировочных и т.д.)

В отдел экономической безопасностивходят: начальник охраны, который отвечает за безопасность объекта и пропускнойсистемой; системный администратор, обязанностью которого является сохранениеинформационной безопасности и обеспечение функциональности вычислительногокомплекса.

Автоматизированная система предназначенадля решения задач отдела «Выписка». Основные задачи данного отдела – этовыписка расходных документов, занесение прихода, занесение банковских выписок,выписка внутренних документов, занесение номенклатуры и новых клиентов,выведение остатков по складу, взаиморасчетов с клиентами.

Рассмотрим подробнее экономическуюсущность задач, решаемых по фирме в целом и отдельно по отделу выписка.

1.2

Хозяйственный учет представляет собойсовокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – однаиз наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета являетсябольшая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируютсяпутем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данныхбез применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ЗАО «Посад резинотехника»основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления,продажи и запасов товаров. Движение информации между ЗАО «Посад резинотехника» и внешней средой(поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. Поотношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходныепотоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональнойорганизации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации,передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременногополучения зависят оперативность и эффективность управления торговымипроцессами.

Учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется помере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Продажа товара происходит по следующейсхеме:

Укрупненная схемаинформационных потоков.

Заказчик

Снабжение

Склад товаров

Менеджер

Поставщики

<img src="/cache/referats/15037/image003.gif" v:shapes="_x0000_s1323 _x0000_s1079 _x0000_s1080 _x0000_s1081 _x0000_s1082 _x0000_s1083 _x0000_s1084 _x0000_s1085 _x0000_s1086 _x0000_s1087 _x0000_s1088 _x0000_s1089 _x0000_s1090 _x0000_s1091 _x0000_s1092 _x0000_s1093 _x0000_s1094 _x0000_s1095 _x0000_s1097 _x0000_s1098 _x0000_s1099 _x0000_s1100 _x0000_s1101 _x0000_s1102 _x0000_s1103 _x0000_s1104"> Заявка

Счетк оплате

<img src="/cache/referats/15037/image004.gif" v:shapes="_x0000_s1096"> Платежи Заявка насклад

Товары

Заявкана поставку

Товары

Заявка

Платежи Товар на

товар

Рис. 1.3 Схема информационных потоков предприятия

Рассмотрим информационные потокипредприятия (рис. 1.3). Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у менеджера(сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.

Менеджер выставляет счет на оплату иотсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимоеколичество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указываетсядата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименованиепродукции и крайние сроки доставки товаров.

Оформленная заявка поступает в отделснабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроковпоставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняетсроки доставки товара с клиентом.

Снабженцы выставляют заявки на товарпоставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступаетна склад фирмы.

После того, как заказчик проплатилвыставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать зазаказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимыедокументы и отпускает товар.

Более детально процесс реализациипродукции и функциональные задачи автоматизируемого объекта можно проследить изследующей схемы:

Детальная схема поконкретному человеку

Снабжение

Банк

Клиент

оплатапо счету

Счет на оплату

Выписки

Приходные накладные

Заявка на поставку

Заявка на склад

резервирование

Менеджер

Выписка

Склад

Расходные документы

Накладные на склад

Данные

Списание

Оприходование

Рис. 1.4 Схема информационных потоков по отделу Выписка

АСУ предназначена для решенияавтоматизации повседневной работы бухгалтера, ведущего оперативный учет поприходу и расходу ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Основной единицей информации в системеявляется документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет, актна списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние складана текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) можетбыть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можнотолько путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системеподразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, какправило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажатоваров, Закупка товаров, Перемещение товаров.

Рассмотрим информационные потоки отделаВыписка (рис. 1.4).

При поступлении товаров от поставщиковзаводится приходная накладная.

После того, как клиент оплатил счет,выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. Втечение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком.

На основании счета выписываетсярасходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со складапродукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и внакладной указывается точное количество продукции и заверяется подписьюкладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная исчет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать.

В случае пересортицы товаров илиизлишков оформляются внутренние документы – списание или оприходование.

На основании имеющихся данных можносформировать ряд отчетов.

Отчет по остаткам на складах. Он можетбыть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции.

Также можно сформировать отчет поприходным, расходным документам и банковским выпискам за определенный периодвремени, который показывает общую сумму по этим документам за какой-то периодвремени.

Любой оформленный ранее документ можновызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.

1.3 Обоснование использованиявычислительной техники для решения данного комплекса задач

За последние двадцать лет значительновозрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической,финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки ииспользования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десятьлет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникаетнеобходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективнохранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятияиспытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ,связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективностиприменения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативныхуправленческих решений.

При помощи ЭВМ на оптовом предприятии ЗАО «Посад резинотехника» автоматизированучет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками ипокупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. Вобщем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес.

Их автоматизация позволяет сократить ручныеоперации, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМхранится и может быть выдана на печать детальная информация о количествепоступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случаенесовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являютсяпервичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизацииобработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия,отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводитв ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основекоторых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского,оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своейсобственной информационной базы приводит к многократному дублированиюинформации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированнойсистемы обработки экономической информации в данном случае – повыситьэффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можноувидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным иинформационным потоком. Кроме того, АСОЭИ призвана улучшить оперативностьпринятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительныхошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействоватьэффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОЭИ является создание единойинформационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализироватьи использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники оптовых предприятий болееполовины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемкихучетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативнымучетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедуробработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информациидоля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение такихважных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определениепотребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасовтоваров и т.п.

Массовые, повторяющиеся операции пооформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся кчислу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управленияторговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной ипостоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовыхпокупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизациюобработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Каждая отгрузка товаров сопровождаетсяоформлением счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двухэкземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней сдаты отгрузки товаров. В стандартную поставку включены необходимые настройки,полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих иисходящих счетов-фактур.

В системе имеется классификатор товаров,который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и даетвозможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Автоматизация управления торговымипроцессами в ЗАО«Посад резинотехника» повышаетего оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговойсети.

Неотъемлемую часть процесса разработкисложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, каквыбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средствявляются:

• надежность функционирования системы;

• функциональная полнота системы;

• быстродействие;

• минимизация затрат на стоимость:аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развитиясистемы.

Состав и основные характеристики ПЭВМ,предназначенной для решения рассматриваемого комплекса экономических задачприведены в таблице.

Технические характеристики.

<table cellspaci

еще рефераты

Еще работы по программированию, базе данных

Реферат по программированию, базе данных

Разработка и дизайн Web-сайта