Реферат: Делопроизводство

Введение

Информация,содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любойорганизации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях,подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способдоказательства».

Воткак выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловойжизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотносоставленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешнойсделки!».

Сколькопроисходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-заслучайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядокв хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, чтоможет негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководителипредприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильноеоформление документов.

Приработе с документами необходимо руководствоваться нормативными актамиРоссийской Федерации, которые предусматривают составление документов поопределенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архиваорганизации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Требования к бланкам документов предприятия

Следует учитывать, что документыявляются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитнойкарточкой. Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанныйнеразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. Поэтой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которогопроставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньшеприменяется в России.

Бланк, в котором много местаотводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен вработе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границыверхнего поля.

Современный дизайн оформлениябланка, «свой» фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии.Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействияна делового партнера.

Бланки предприятияизготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера иимеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок ихрасположения.

Для изготовления бланков восновном используются два формата листов бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210мм). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольшихписем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланкиформата A3 (297х420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерскихотчетов, графиков и т.п.

Рекомендуется использовать двавида бланков предприятия:

·

Бланк для внутренних документовсодержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

На бланке для внешних документовуказываются: эмблема предприятия; наименование предприятия; почтовый адрес предприятия;банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дата и номерписьма; реквизит «На №___от____», в котором указывается дата и номер тогописьма, на который предприятие дает ответ.

Бланкикаждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.

Продольное расположениезаголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документавдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строкиот левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящеевремя угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнейлевой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. правыйверхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя частьлиста может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (вактах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). Поподсчетам специалистов угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитовимеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строкибланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. Приугловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа,выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е.находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим сзарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированиемреквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитовв левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа — наиностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаютсяреквизиты на русском языке, а ниже — на иностранном.

Все бланки, как и документы,должны иметь поля.

·

В целях экономии площади листаряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименованиепредприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагаютпрямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов(например, «заголовок к тексту», «адресат») удобно обозначать уголками, чтобыизбежать ошибок в их расположении при печатании

Бланки часто используемыхдокументов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могутсодержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняютсяпеременной информацией.

Общие правила оформления управленческихдокументов.

В делопроизводстве существуютединые требования и правила оформления документов управления, которыеустановлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правилоформления документов обеспечивает:

·

Любой документ состоит из рядасоставляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называютсяреквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенныйнабор реквизитов.

В практике работы коммерческихпредприятий не используется реквизит «1 — государственный герб». Он ставитсятолько на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляетсятакое право. Реквизит «3 — изображение наград» также не используется приразработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитамдокументов, используемым в современной практике, относятся:

2 — эмблема организации;

7 — наименование организации;

9 — индекс предприятия связи,почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

10 — название вида документа;

11 — дата;

12 — индекс (№) документа;

13 — ссылка на индекс и датувходящего документа;

15 — гриф ограничения доступа кдокументу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

20 — отметка о контроле;

21 — текст;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

25 — визы;

26 — печать;

27 — отметка о заверении копии;

28 — фамилия исполнителя и номерего телефона;

29 — отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении[1]

Особенно важным являетсяправильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, грифутверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделитьна 3 основные части:

·

Реквизит «эмблема организации»

Эмблема предприятия — условное(символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленномпорядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак,рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.

При угловом расположенииреквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном)— в середине верхней части листа.

Реквизит «наименование организации»

Юридическое лицо, являющеесякоммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54Гражданского кодекса РФ).

Наименование организации пишетсяв строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах:уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационнойпалаты.

В наименовании используютсясокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытоеакционерное общество) и т. п.

Реквизит «наименованиеорганизации» располагается под реквизитом «эмблема организации».

Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона,факса, номер счета в банке»

Совокупностьперечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия.

На бланках дляписем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или спомощью ПК.

Данный реквизитрасполагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации»или на нижнем поле документа.

Реквизит «название вида документа»

Реквизит «название видадокумента» располагают в заголовочной части документа после реквизита«наименование организации» и юридического адреса и печатают прописными буквамиот границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизитявляется одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем ифаксов. Для писем указание вида документа используется только в следующемсочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название видадокумента дает общее представление о назначении документа, определяет составего реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения еготребований.

Реквизит «дата»

Дата — один изосновных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датойдокумента является:

·

Все даты вдокументе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы»,«гриф утверждения» и т.п. — оформляются цифровым способом в следующейпоследовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например,дату 6 апреля 1995 года следует оформлять 06.04.95.

В текстах документов,содержащих сведения финансового характера, допускается применитьсловесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 1995 г. Подобныйспособ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке синостранными деловыми партнерами.

Для большинствадокументов дата проставляется при завершении оформления документа. Датауказывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название видадокумента» от границы левого поля.

Реквизит «индекс (№) документа»

Индексом является условноеобозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковыйномер).

Индекс (№) документапроставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом среквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года ввозрастающей последовательности проставляются на таких документах, какпротоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, №2, № З… .

Номера коммерческих контрактовимеют двойную нумерацию, например, № 17/21, где 17 — порядковый номер документав одной фирме, а 21 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмахсостоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения(или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела пономенклатуре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/01-04: 57 —номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 —структурное подразделение, 04 — номер дела в этом подразделении.

Порядковые номера присваиваютсяотдельно входящим и исходящим письмам.

Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»

Место для этого реквизитаопределяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформленииписьма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутсяиз инициативного письма и оформляются следующим образом:

На №15/01-03 от08.06.95.

Эта ссылка помогаетфирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативногописьма. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» размещается отграницы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу «

Этот реквизит проставляют надокументах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается в правомверхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоитиз слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этимгрифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизитпечатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля,например:

КТ

Экз. №2

или

Конфиденциально

Экз.№1

На документах государственныхпредприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенносекретно».

Реквизит «адресат»

Этот реквизит оформляется написьмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этогореквизита состоит из следующих частей:

·

Например:

ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы

Начальникуотдела

г-ну РоговуА.В.

113209,Москва

Полянка, 17.

Адресование может быть несколькоиного вида, например:

Директору

ООО «Эра»

г-ну СкоринуИ.В.

127408, Москва

Остоженка,14.

Слово «господину» печатается вадресе сокращенно «г.» Или «г-ну».

Если же документ направляется вправительственное учреждение, а также постоянным адресатам — почтовый адрес неуказывается.

При адресовании частному лицусначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя,например:

119215,Москва

Ордынка, 32,кв. 17

Лунину П.В.

При адресовании писем в несколькоадресов слово «копия» перед адресатом не указывается.

Реквизит «адресат» печатаетсяпосле 32 печатных знаков от границы левого поля я правой верхней части листадокумента, в пределах ограничительных знаков углов.

Реквизит «гриф утверждения»

Утверждаются руководителем, какправило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила,некоторые акты. Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из

·

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Гранд»

Подпись П.Н. Климов

01.03.95

В ряде случаев гриф утверждениязаверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом,протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документав именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора АО

25.03.95 № 6

Реквизит «гриф утверждения»располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков отграницы левого поля.

Реквизит «резолюция»

Реквизит «резолюция»проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемыхруководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюциярасполагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

Резолюция содержит указания поисполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленнымв документе.

Реквизит «резолюция» долженвключать:

·

Если в резолюции указываютсянесколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо,указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

«Васильевой О.Р. Отправить факс осогласии до 04.03.95»;

«Скорину А.В. Подготовить проектконтракта до 01.05.95».

Иногда резолюцию помещают не надокументе, а на прикрепленном к нему листке — поручении Это нежелательно, т. К.в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена.

Реквизит «заголовок»

Заголовок — краткое изложениеосновного смысла текста составляемого документа. Заголовок долженграмматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «очем?» или «чего?», например «Приказ… о реорганизации АО», «Журнал регистрациивходящих документов». Заголовки таких Документов, как протокол, инструкция, акт,устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Актинвентаризации», «Протокол о заседания Совета директоров», «Договор аренды».

3aголовок располагается послереквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля на типографскихбланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.

Заголовок не должен превышатьдвух строк, например:

О поставке груза

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет отнеобходимости чтения документа полностью при его регистрации.

Допускается не указыватьзаголовок на документах формата А5.

Реквизит «отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначаетсябуквой «К» и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом наконтролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «отметка оконтроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит «отметка о наличии приложений»

Если к документу имеютсяприложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Этот реквизитрасполагается после текста перед подписью от границы левого поля.

Если полное наименованиеприложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложенияоформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу неуказаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименованиядокументов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров,например:

Приложение: 1. Проект контракта с АО «Траст» на 20 л. в 2 экз;

2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложением к документуявляется документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержитназвание вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов,например:

Приложение: Договор аренды от21.10.95 №8 и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение к документу в единственномэкземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы,количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог «Weil» в 1 экз.

Если приложение направляется нево все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующимобразом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. впервый адрес.

Сами документы-приложения должныиметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату,подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка,указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказудиректора ОАО «ЭРА»

от 01.04.95 №17

Реквизит «подпись»

Подпись — обязательный реквизитлюбого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита «подпись»входят:

·

Например:

Директор подпись А.В. Рогов

Должность лица, подписавшегодокумент, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ» подпись А.И. Смелов

При оформление документа набланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор подпись А.И. Смелов

При подписаниидокумента несколькими должностными лицами, составные части реквизита «подпись»располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемойдолжностью, например:

Директор подпись И.Г. Орлов

Главныйбухгалтер подпись Н.Н.Зотова

При подписаниидокумента несколькими лицами равными по должности их подписи располагаются наодном уровне, например:

Директор АО«ДИЗ» Директор000 «ГЭЗ»

подпись Г.К.Лан подпись И.В. Розов

Еслируководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ можетподписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этомследует указать фактическую должность и фамилию лица, действительноподписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.»вносятся машинописным способом или от руки.

В документах,подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, араспределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участниковАО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит«подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующимобразом:

·

Реквизит «визы»

Внутреннее согласование проектадокумента оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности илисвоевременности составления документа специалистами предприятия. Реквизит«визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы ифамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» отграницы левого поля, например:

Юрисконсульт

подпись Н.И. Власов

06.06.95

Если у визирующего есть замечанияи дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах визаставится на втором экземпляре, имеющемся в фирме. На внутренних документахфирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющихправа фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средстви материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовымиактами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется такимобразом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ,часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение иместо хранения печати определяет руководитель фирмы.

Реквизит «о заверении копии»

В случае подписания руководителемтолько первого экземпляра документа остальные заверяютсясекретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверениикопии» располагается ниже реквизита «подпись».

Отметка о заверении копиивключает: заверительную надпись «верно», наименование должности лица,заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) идату заверения, например:

Верно

Референт подпись А.Л.Силин

00.00.00

При пересылке копии документа вдругую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»

Фамилию исполнителя (составителя)и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствииместа, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу послереквизитов «подпись», «визы», например:

Серова 236-01-26

Этот реквизит очень важен дляоперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснениязатронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя принеобходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки,количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Петров 239-15-61

КН 2 27.09.95

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Если документ исполнен, т. е.решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об егоисполнении и направлении документа в дело.

Этот реквизит располагается влевой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителяи номер его телефона».

Отметка включает в себя:

·

Например:

В дело 01-05. Отправлен факс от 01.04.95 № 1218.

Логинов 02.04.95.

Реквизит «отметка о поступлении»

Отметка опоступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоитиз следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившегодокумент; даты поступления документа и его входящего номера, например:

АО «ЭРА»

Дата 03.01.95

Вх. № 0001

Отметку опоступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленныекомпоненты реквизита.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составуоформляются прием, увольнение и переводсотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками неисключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья18 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составугруппируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлениеминдекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с...).

Оформляются приказы по личномусоставу на бланках предприятия для внутренних документов.

Реквизит «заголовок к тексту»приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом «О приеме наработу Зотова А.В.», «Об увольнении Гудкова Л.И.», «Об изменении штатов АО»(если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).

Текст приказа делится наконстатирующую и распорядится части. В первой части приказа могут быть указаныпричины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрениюруководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая, распорядительная частьприказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаютсяот границы левого поля. После них, следующей строкой указывается фамилияработника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность,срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗОТ РФ (в случае увольнения).При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная иливременная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу могутсоставляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаютсяони на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов,каждый из которых касается отдельного сотрудника.

Тексты приказов по личномусоставу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованномвиде. Аналогично можно составить Приказ об увольнении, для этого необходимоизменить:

·

В графе «основание» указываютсядокументы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительнаязаписка) или статья КЗОТ РФ, соответствующая причине увольнения.

Приказы о переводе на другуюдолжность внутри предприятия также могут быть представлены в формализованномвиде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурноеподразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать егосрок.

Приказы по личному составувизируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другимдолжностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.

Приказы по личному составуобъявляются работнику под расписку (статья 18 КЗОТ РФ). Отметка об ознакомлениис приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником исодержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметкана приказах об увольнении, т. к. при возникновении трудовых споров работниквправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья211 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составухранятся 75 лет (статья 19 б «Перечнядокументов с указанием сроковхранения»).

В процессе деятельностиорганизации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях,взысканиях, отпусках, и т. д. срок хранения которых не превышает 3 года (статья19 в).

Такие приказы имеют индекс (№ 1к, № 2 к...) и формируются в самостоятельное дело.

Чтобы сократить количестводеловых «бумаг», издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки,содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняетсябланк отпускной записки на 1 листе, включающий заявление, распоряжение и расчетзаработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае несоставляется, т. к. записка об отпуске содержит распоряжение руководителя, иследовательно, имеет силу приказа.

Письма

Деловая переписка — неотъемлемоесредство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письмапревалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основныхвида документов: письма и факсы.

Письмо — обобщенное названиеразличных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

По содержанию и назначению письмамогут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие,рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения,письма-ответы и др.

Письма инструкционные(директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти иуправления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросамотчетности, налогов экологии и т.п.

Гарантийные письма содержатгарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условноотносятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу,цены предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляютсяпри заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателейк продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/илинаправить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов,рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

В рекламационных (претензионных)письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполненияили нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламациядолжна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобныекопии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов синостранными партнерами используются кредитные письма (L/C — Letterofcredit),в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя сномером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателемтоваров или услуг.

В письмах-запросах предприятиепросит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента(или государственную организацию) датьответное письмо.

В некоторых случаях составляютсясопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требуетдополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой цельюнаправляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письмане несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случаеони становятся ненужной формальностью.

Для составления писем, факсов,используется специальный бланк для писем[2]

В письмах, факсах название видадокумента не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующиереквизиты: «дата», «номер (индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа»,если письмо является ответо

еще рефераты

Еще работы по праву

Реферат по праву

ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ГРАДОСТРОИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

24 Июня 2015

Реферат по праву

Программные средства как объект авторского права

Правовое регулирование электронной цифровой подписи в России

29 Августа 2013