Реферат: Документационное обеспечение деятельности организаций

ИНСТИТУТ СОВРЕМЕННОГО БИЗНЕСА

ФИНАНСЫ И КРЕДИТ

Тема: “Организация работы с документами”

Предмет: “Документационное обеспечение деятельности организаций”

МОСКВА

1998

СОДЕРЖАНИЕ:

1. Вступительнаячасть................................................3

2. Основнаячасть.......................................................4

2.1. Организация документооборотана предприятии..4

2.2. Регистрациядокументов..................................6

2.3. Контроль исполнениядокументов......................8

2.4. Систематизациядокументов............................10

2.5. Формированиедел..........................................12

2.6. Подготовка документов кархивному хранению..15

3. Заключительнаячасть.............................................18

Приложение...............................................................19

Литература................................................................21

1. Вступительная часть

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движениядокументов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения иотправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутрипредприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменнымдоказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров,рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Большой вклад в совершенствование работы с документамипредприятия может внести секретарь-референт, так как значительная частьделопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такаяцентрализация позволяет проводить все операции с документами болееквалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективностьпринятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

2. Основная часть

2.1. Организация документооборота на предприятии

Документооборот- это движение документов с момента их полученияили создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

На предприятии различают три основных потока документации:

· входящие док-ты, поступающие из других организаций;

· исходящие док-ты, отправляемые в другие организации;

· внутренние док-ты, создаваемые на предприятии ииспользуемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят:

первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию,рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), котораяможет быть представлена на предприятии как самостоятельным структурнымподразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке толькоправильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полномкомплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документывозвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. гдеобъясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кодапо конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получениядокументов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой“лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работникомслужбы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

· направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

· направляемые непосредственно в структурныеподразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначениюдокументы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные вконкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия отрассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут приниматьответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованныеруководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важнымвопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется вдень их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькимиподразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-веэкземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют,упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформлениядокументов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов.Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Нзаказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписываетсяработником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в деньрегистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям подрасписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет кол-ва обрабатываемыхдокументов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборотаобобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер осовершенствованию работы с документами.

2.2. Регистрация документов

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступлениядокумента путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записьюнеобходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежатвсе документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования всправочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные,учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируютсявходящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной.Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые ивнутренние — в день подписания или утверждения. При передачезарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не долженрегистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируютсяотдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

· порядковый номер в пределах регистрируемого массивадокументов;

· индекс по номенклатуре дел.

ПРИМЕР: 218/01-15, где

218 — порядковый регистрационный номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (дляисходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видамдокументов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы поосновной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д.Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределахкаждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяетсяпростая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим ивнутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемоврегистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольныекарточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом кол-ве регистрируемыхдокументов, т.к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдаяназванные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналоврегистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделивпоследние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вестиконтроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрироватьпоставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов длярегистрации документов:

· автор (корреспондент);

· название документа;

· дата документа;

· индекс документа;

· дата поступления документа (для входящих);

· индекс поступления документа (для входящих);

· заголовок документа или его краткое содержание;

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор,дата);

· срок исполнения;

· отметка об исполнении (краткая запись решения вопросапо существу, дата фактического исполнения и индекс документа — ответа);

· номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может бытьдополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа;ход исполнения; приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы,т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУпредприятия. Образцы регистрационных журналов и карточек даны в приложении 1)

2.3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.Контроль включает:

· постановку документа на контроль;

· проверку своевременного проведения документа доисполнителя;

· проверку и регулирование хода исполнения;

· учет и обобщение результатов контроля и исполнениядокументов, информирование руководителя;

Основная цель организации контроля исполнения — обеспечениесвоевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляютруководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролируеторганизационно-рапорядительные документы. Документы других систем контролируютсясоответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с датыподписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актамивысших органов государственной власти и управления, а также центральныхфункциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия.Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюциируководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указаниюруководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта,индивидуальные — руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя,мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителемпредприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение опереносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится изрезолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека)систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группамдокументов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа(пункта задания) в подразделение исполнитель;

· выяснении в структурном подразделении фамилии, имени,отчества и телефона исполнителя;

· напоминание подразделению-исполнителю о срокеисполнения;

· получение информации о ходе и результатах исполнения;

· запись хода и результатов исполнения в карточкеконтролируемого документа;

· регулярное информирование руководителей о состоянии ирезультатах исполнения;

· сообщение о ходе и результатах исполнения документовна оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

· снятие документов с контроля по указаниюруководителей;

· формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечениясрока в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год;заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять дней доистечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля послеисполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицамили другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполненияотмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

2.4. Систематизация дел

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятиядолжна составляться номенклатура дел.

Номенклатура — это систематизированный перечень заголовков дел суказанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатурудел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия., крометехнической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом,ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ;дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст;подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицуиз пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и №статьи по перечню, примечания.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделовопределяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаютсязаголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядкеубывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовокдолжен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемыхв данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовкитипа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

· название вида (переписка, журнал) или разновидностидокументов (приказы, указания, протоколы и т.д.)

· название предприятия или его структурногоподразделения;

· адресат или корреспондент документа;

· краткое содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и покакому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами,последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например:“Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период времени на который составлены документы, вид документа(план, отчет).

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльныедокументы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одномувопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, вкачестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка вскобках указываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле.

Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются“переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочныекарточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ееразделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованыв дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуредел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляетсяитоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного ивременного сроков хранения.

2.5. Формирование дел.

При формировании документов в дела используются следующиепризнаки заведения дел.

Основанием для группировки документов по номинальномупризнаку служит название их разновидности (приказы, протоколы,акты и т.д.).

При формировании документов в дела по предметно-вопросномупризнаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы повопросам повышения качества продукции”).

Авторский признак предполагает группировку в дела документоводного автора.

Для группировки переписки используется корреспондентскийпризнак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент,с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентовосуществляется по географическому признаку (н-р:“Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).

Группировка документов за какой-либо определенный периодосуществляется по хронологическому признаку (н-р:“Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и квартальныхвложениях”).

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному,авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия.В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частьюсоответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования :

· документы постоянного и временного сроков хранениянеобходимо группировать в дела раздельно;

· подлинники оделять от копий;

· годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных;

· утвержденные документы — от их проектов;

· включать в дело по одному экземпляру каждогодокумента.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен всоответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кромепереходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения илисоставления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс,копии — заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке:сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем вхронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземплярыдокументов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела повидам и хронологии. Уставы,, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируютсявместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основойдеятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями впорядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируютсяи подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу группируются в соответствии сосроками их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты,титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетныедокументы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своемусодержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной платегруппируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавитафамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются похронологии и порядку номеров.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется вхронологической последовательности: документ-ответ помещается за документомзапросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы,отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле,если они касаются одного и того же вопроса.

2.6. Подготовка документов к архивному хранению.

Значение и практическая ценность документов предприятияразличны. Одни документы используются длительное время длясправочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают своюзначимость.

Для долговременного хранения документов создается архивпредприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” илиего функции приказом руководителя возлагаются на одного из работниковпредприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

· прием, учет и хранение документов, законченныхделопроизводством;

· информационно-справочная работа по архивным документампредприятия;

· организационно-методическая помощь по ведениюделопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использованиядокументов в делопроизводстве — 3 года. После истечения этого срока решаетсядальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожитьили оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовкидокументов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения непредприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), котораяназначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек.Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов дляархивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭКявляется совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожениювступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по“Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств,ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроковхранения”.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что всеорганизации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органы управления), вдеятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которыезатем поступают вгосархивы.

2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего(сервисного) характера, в деятельности которых не создается документовпостоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру делпредприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.

По документам сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем,ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День имесяц составления документов значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемых в архив,относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав иучредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.)

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов позарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редкимисключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, чтозапрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшиеревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2 группы:

· дела по личному составу;

· дела по основной (производственной )деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1(дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Описьсоставляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степениважности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел,включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, которыйзатем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваютсяи утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом(работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярахописи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждогоэкземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятыхв архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписиучастников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналырегистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачидокументов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов,включенных в акт.

Документы долговременного и постоянного хранения могутпередаваться в государственные архивы на договорной основе.

3. Заключительная часть

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок(документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственныхцелей предприятия.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство:традиционным способом или современным безбумажным обменом электроннымидокументами — в любом случае документирование и работа с документамиосуществляется по установленным правилам.

Приложение

1. Образцы регистрационных журналов

Форма журнала регистрации входящий документов

Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направляет-ся документ Отметка об исполне-нии 1 2 3 4 5

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата и индекс документов Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата и индекс документа Кто подписал Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4

2. Форма номенклатуры дел предприятия

Наименование УТВЕРЖДАЮ

предприятия Руководитель предприятия

подпись расшифровка

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата подпись

00.00.00 № 00

Москва

на 19__год