Реферат: Организация работы секретаря

          ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО НАУКЕ,ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ

            И ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ

        РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙУНИВЕРСИТЕТ

                       Факультет управления

                                       Кафедрадокументоведения

                                       иорганизациия делопроиз-

                                       водства

                          КУРСОВАЯ РАБОТА

                        по делопроизводству

               Тема: «Организация работысекретаря»

                         студентки 3 курса

                        заочного отделения

                         <..............>

                          Москва, 1993 г.

.

                                                        - 2 -

                        В В Е Д Е Н И Е

         Достижение науки и техники, бурноеразвитие научнотех-

    нической революции,  воздействующие на всю сферу человечес-

    кой деятельности, требуют дальнейшегосовершенствования уп-

    равления, стиля  и  методов работы,  повышения качества и

    эффективности управленческого труда.

         Стиль руководителя  является одной из важнейших сторон

    управленческой деятельности:  от того, как работает руково-

    дитель, зависит эффективность работыподчиненных. В понятие

    «стиль руководителя» включаетсяего  способность  организа-

    вать труд подчиненных, коммуникабельность,готовность прис-

    лушиваться к новым идеям,  его отношения к риску и ошибкам,

    понимание чувств других людей.  На стиль руководителя в от-

    дельной степени влияет работа егосекретаря.

         Можно без приувеличения сказать, чтокачество и эффек-

    тивность работы аппарата управления во  многом определяется

    умением секретаря со знанием дела выполнятьсвои обязаннос-

    ти, освободить руководителя от нерациональной затраты вре-

    мени на выполнение технически функций.

         По сути дела,  секретарь является координирующим цент-

    ром конкретного структурного подразделения,что на практике

    означает полную осведомленность оместонахождении лиц свое-

    го подразделения,  правильное оформление переписки,  подго-

    товку организацию телефонныхразговоров.  Все это  особенно

    необходимо для оперативного выполнениясрочного задания ру-

    ководства определенным должностным лицамзакрепленного под-

    разделения.

         Секретарь не принимает решений повопросам, входящим в

    компетенцию своего руководителя, однако онанепосредственно

    участвует в проведении в жизньпринятых  решений.  И здесь

    личные качества секретаря,  такие, как энергичность, само-

    дисциплина, самоконтроль,  решительность,   доброжелатель-

    ность, чувство справедливости, наряду сличным обоянием иг-

    рают большую  роль. Секретарь  является  связующим звеном

    между своим руководителем иподчиненными.  Секретарь предс-

    тавляет руководителя также и переддругими  учреждениями, и

    по ней зачастую судят как о ееруководителе, так и о ее ор-

    ганизации.


                                                         - 3 -

         Механизация и автоматизацияуправленческого труда тре-

    буют от секретаря постоянного повышениясвоей деловой  ква-

    лификации, более  глубоких  знаний технологии конторского

    труда, делопроизводства.

         Одним из путей обеспечения высокойэффективности рабо-

    ты аппарата управления является правильнаяорганизация  ра-

    работы такой массовой категориивспомагательных сотрудников

    как секретари.  Однако в этой области  необходимо отметить

    существенные недостатки:  как правило, подготовка секретаря

    сводится главным образом к освоениютехнических  навыков  -

    стенография,  машинопись и т.п. Вопросы же рациональной ор-

    ганизации работы секретаря,  различные психологические  ас-

    пекты его  деятельности глубоко неизучаются.  Необходимые

    навыки вырабатываются у секретарей  в процессе  длительной

    практической работы методом «проб иошибок».

         Широкое распространение  микроэлектроники, компьютеров

    индивидуального  пользования, мощных средств автоматизиро-

    ванной обработки текста и  графической информации,  высоко

    эффективных устройств  ее  хранения и поиска,  современных

    средств связи и сетейэлектронно-вычислительных машин  поз-

    воляют некоторым специалистам ставитьвопрос о перспективах

    создания электронной конторы будущего .

         Может быть,  при таком уровне развития техники уже не

    имеет существенного значенияорганизационные  и  психологи-

    ческие аспекты  труда служащих,  и техника способна решить

    все проблемы, обеспечить высокоэффективныйтруд руководите-

    ля и секретаря.

         Конечно же, нет. Эффективно с помощьюсовременной тех-

    ники решаются  лишь  вопросы автоматизации информационных

    процессов, то есть те,  которые наиболеехорошо  поддаются

    формализации.  Значительно труднее формализовать процессы и

    связи в сфере принятия управленческихрешений, хотя и здесь

    предпринимаются  попытки использования достижений современ-

    ной вычислительной техники.  Тем не менее в  управленческой

    деятельности все еще велика рольинтуитивных, волевых реше-

    ний. Очень большое влияние на эффективность труда в  сфере

    управления оказывают и психологические аспекты взаимоотно-

    шения людей.  Предпринимаются попытки перестройки организа-

    ционной структуры ряда фирм США с использованием подхода к

    управленческому труду, как к процессуобработки информации.


                                                         - 4 -

    С помощью создания автоматизированныхцентров обработки ин-

    формации на ЭВМ пытались добитьсясокращения числа служащих

    и  повышения производительности  труда в сфереуправления.

    Однако при реализации такого подходаярко  проявились  неу-

    добства работы  для руководителей высшегои среднего звена

    при замене личных секретарейцентрализованной службой  под-

    готовки и обработки информации. В результатебыли вынуждены

    вернуться к прежним организационнымструктурам.

         Вероятно, ключом  к решению  этой  проблемы является

    комплексный подход,  основанный на совместном использовании

    достижений современной  техники,  рациональной организации

    труда и человеческих взаимоотношений всфере управления.

.

                                                         - 5 -

                ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕПЛАНИРОВАНИЕ

                         ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ

         Способность отделить  главное от второстепенного в ра-

    боте часто отсутствует у многихруководителей. Это приводит

    к тому, что сотрудники, а также другиеслужбы бывают перег-

    ружены потоком неудобоваримой информации.

         Эту проблему  секретари решают путем выявления смысла

    работы из круга выполняемых имиобязанностей,  вместо того,

    чтобы в соответствии с логикой поступатьнаоборот.

         Главное в любом деле можно найтитолько обладая крите-

    рием важности,  то есть умение определять различные по зна-

    чению цели: общие, часные. Поэтому необходимо выработать в

    себе способность как можно быстрее и точнееэто сделать.

         Большинство людей путают проблемы сзатруднениями. Под

    проблемой понимают  расхождение  между «Должно» и «Есть»,

    между планируемым и действительным.

         Существуеют три варианта решенияпроблемы:

         1. «Должно» — требование,которое невозможно выполнить

    на данном этапе.  Таким образом, то, что до сих пор предс-

    тавляло собой «Есть»,превращается «Должно».

         2. За счет энергичной деятельностипроисходит сокраще-

    ние разрыва между планируемым  и действительным,  так  как

    «Должно» реально достижимо.

         3. Компромисс для сближения«Должно» и «Есть».

               1.1. Рациональная организацияработы

                             секретаря

         Порядок расположения документов:

         1. Входящая корреспонденция:материалы, которые посту-

    пают в секритариат.

         2. Текущая обработка: материалы,которые уже отработа-

    ны или должны быть скоро закончены.

         3. Исходящие   материалы:  то,    что    уходит   из

    секретариата.  Эти группы документов должны быть собраны в

    папки или обложки.

         Исходящие документы необходиморазделить на:

         а) собственно  исходящую почту,  идущую  за  пределы


                                                         - 6 -

    предприятия;

         б) документы, рассылаемые в пределахпредприятия;

         в) документы, предназначенные дляподшивки в дела.

         Текущую работу следует разделить на:

         1. Срочную — к исполнению сегодня(материалы для теле-

    фонных переговоров должны находитсяотдельно).

         2. Менее срочную.  Следует сложить все вместе то,  что

    относится к определенному делу, в однупапку или обложку.

         3. Назначенные  сроки выполнения работы и приема посе-

    тителей. Материалы должны располагаться в шкафу с  делами

    так, чтобы и руководитель, и его помощник,и другие сотруд-

    ники могли сразу найти их.  Сам список сроков  должен быть

    составлен и положен в отдельную папку.

         4. Документы постоянногоупотребления.  Это  отделение

    не должно быть слишком обширным.  В нем может лежать только

    то, чем пользуются особенно часто. Время отвремени необхо-

    димо проверять,  все ли документы часто бывают нужны в нас-

    тоящее время. Если этого вовремя неделается, то накаплива-

    ется  достаточное  количество  документов, среди  которых

    подчас трудно найти необходимый,  тратится лишнее время  на

    его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основ-

    ной деятельности время,  чтобы не отвлекаться и  ничего не

    перепутать.

.

                                                         - 7 -

               ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕОБЛЕГЧЕНИЕ

                        РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

                      2.1. Назначение графика

         а) Своевременное выполнение очередныхзадач.

         б) Распознование  собственных сильных и слабых сторон.

         в) Лучшее использование собственноговремени.

         г) Экономный труд.

         д) Повышение производительности труда.

       2.2. Разделение ответственности засоблюдение сроков

         В работе многих руководителйвстречаются элементы имп-

    ровизации, но не всегда они могут наладитьнеобходимое пла-

    нирование времени.  Поэтому секретарь должен последователь-

    но,  но  не слишком  явно  и не  навязчиво  воспитывать у

    руководителя чувство потребности впланировании времени, по

    крайней мере,  в отношении к самой себе.  Не следует прини-

    мать распоряжений руководителя, недобившись ответа на воп-

    рос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руко-

    водители, возможно,  придут  к выводу,  что  рациональнее

    назначить конкретные сроки,  чтобы секретарьоставила их в

    покое.

         Многочисленные совещания оказываютсябесполезными, так

    как не устанавливается точно,  кто отвечает за  выполнение

    задания и к какому сроку его необходимовыполнить. Как пра-

    вило говорят: «Срочно» или«В ближайшее время». А насколько

    срочно или в какое ближайшее время — часто не уточняют, за

    все ошибки платит секретарь.

         Поэтому секретарь должен заботиться окалендаре-памят-

    ке своего руководителя. Многие руководителиподчас забывают

    о своих распоряжениях,  и поэтомусекретарь обязана думать

    не только за себя,  но и за руководителя, быть так называе-

    мым «опекуном».

.

                                                         - 8 -

                ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГОМЕСТА

                             СЕКРЕТАРЯ

         Организация рабочего места секретаря сучетом требова-

    ний научной организации труда к егопланировке и обслужива-

    нию, а  также   с  учетом   требований   и  возможностей

    использования  современной организационной  техники,  к ее

    оборудованию и оснащению являетсянеобходимым условием дос-

    тижения высокой  эффективности,  оперативности и качества

    труда, сохранения работоспособности втечении всего рабоче-

    го дня.

         Рабочее место секретаря являетсяважной ячейкой  орга-

    низации трудового процесса в учреждении. Поскольку секре-

    тарь — «лицо учреждения»,  то и его рабочее  место  должно

    быть образцом правильной организации, показателем высокой

    культуры труда.

         Планировка рабочего  места секретаря должна обеспечить

    максимальные удобства при выполнении  возложенных на  него

    обязанностей,  в  тоже время отвечать требованиям экономии

    площади помещения.

         Рабочее место секретаря в приемнойобычно располагает-

    ся рядом с кабинетом руководителя,  в центре комнаты, неда-

    леко от дверей в кабинет и так,  чтобы легко можно было ви-

    деть всех входящих.

         В помещении  должны находиться  только  те предметы,

    требующиеся секретарю и другим сотрудникам,непосредственно

    в процессе работы.

         Мебель для посетителей дожна находитсяв  зале, хорошо

    просматриваемым секретарем, удобна дляразмещения в помеще-

    нии.

         Большую часть  рабочего времени секретарь работает си-

    дя, а это утомляет,  поэтому ондолжен  иметь  возможность

    удобно вытянуть ноги,  свободновставать,  менять позу для

    письма, работы на пишущей машинке, чтения.

         Насыщенность рабочего  места секретаря средствами орг-

    техники требует ее размещения с учетомтребований эргономи-

    ки и максимальной эффективности работы.

         Важным элементов организациирабочего  места секретаря

    является внутренняя  организация  отделений стола.  Ящики


                                                          - 9 -

    должны легко,  плавно и бесшумно выдвигаться.  Большой ящик

    лучше всего приспособить для вертикальногохранения матери-

    алов, в остальных ящиках должны быть различные специальные

    приспособления — для картотек, малойорганизационной техни-

    ки, канцелярских принадлежностей и т.п.Необходимо постоян-

    но и строго следить за порядком на рабочемместе и в ящиках

    стола.

         Следует помнить,  что нередко секретарь имеет большое

    количество разных технических средств,  включая оргтехнику,

    которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель,

    бумагоуничтожающая машина,  ламинабор. Их размещают  таким

    образом, чтобы  они были доступны дляподхода и кратковре-

    менного пользования,  но находились под постоянным наблюде-

    нием секретаря. Пользоваться своей пишущеймашинкой, дикто-

    фоном, и термокопировальным аппаратом другим  сотрудникам

    разрешать не следует,  так как это может привести к серьез-

    нойполомке,  а также к размножениюпосторенней информации.

    Секретарь несет  полную  ответственность за ту аппаратуру,

    которая находится в его кабинете и  поэтому спрашивать  за

    нее будут, в первую очередь,  сответственного работника и

    взыскивать за поломки тоже с него.

          3.1. Организация работы секретаря,руководитель

                    которого часто отсутствует

         Секретарь должен  иметь возможность при необходимости

    говорить со своим руководителем по неотложнымделам.

         Если работа  руководителя хорошо согласована с работой

    его секретаря, то оба имеют один план, изкоторого видно, в

    какое время  руководитель  будет находиться в определенном

    месте и как с ним можно связаться по телефонуили по телек-

    су, если это необходимо.

         Существуют руководители,  у которых длительность  от-

    дельных бесед,  совещаний,  а также время,  на которое они

    назначены, весьма различны. В этом случаеможно связаться с

    ним только в определенное время. Об этомвремени оба должны

    четко договориться.

         По-моему мнению,  руководитель должен всегда говорить

    своему секретарю,  куда он идет, как с ним можно связаться,

    если возникнет необходимость и во сколькоон вернется, хотя


                                                         - 10 -

    бы приблизительно. И в этом нет ничегопредосудительного.

        3.2. Работа на совещаниях. Подготовка кпроведению

                           конференций.

         Приглашение на  конференцию нужно разослать приглашен-

    ным, по крайней мере, за 2 недели до ееначала, причем сле-

    дет просить ответить на приглашение, поскольку необходимо

    знать, сколько прибудет участников.

         В приглашении  обязательно должно  быть указано место

    заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также

    наименование  транспорта, на котором можно будет добраться

    до назначенного места.

         Нужно позаботиться о том, чтобы припроведении заседа-

    ний было обеспечено следующее:

         1) помещение для заседаний на всевремя их проведений;

         2) обеспечить проход приглашенныхчерез вахту или про-

    ходную без задержки. Для этого необходимозаранее составить

    список приглашенных и отдать на проходную;

         3) служебные  машины или такси для подвоза участников

    из гостиниц или с вокзала;

         4) обслуживание в зале заседаний.

.

                                                         - 11 -

             ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПОБЕЗДОКУМЕНТ-

                         НОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

         Профессия секретаря требует отчеловека высокой подго-

    товленности,  целого комплекса  личных  и деловых качеств,

    обусловленных спецификой секретарскоготруда. Задача секре-

    таря заключается  в том,  чтобы освободить руководителя от

    выполнения нетворческих,  вспомогательно-технических опера-

    ций. В его оязанности входит выполнениебольшого объема ра-

    бот по сбору,  составлению, оформлению, обработке устной и

    документационной информации,  а также по организации приема

    посетителей,  подготовке заседаний и совещаний, по телефон-

    ному обслуживанию  и  т.п. Очень важным фактором в работе

    секретаря является хороий деловойконтакт  с руководителем,

    умение выполнить работу в стилеруководителя.

         Условно обязанности секретаря можноразделить на рабо-

    ту по документному и бездокументномуобслуживанию руководи-

    теля. К операциям по бездокументномуобслуживанию относятся

    такие, как  выполнение  технических функций по обеспечению

    руководителя, подготовка заседаний исовещаний, организация

    приема посетителей, телефонноеобслуживание, подготовка ко-

    мандировок, планирование своей работы.

         К документному  обслуживанию относится:  составление,

    оформление, редактирование служебных документов, регистра-

    ция, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на

    хранение, стенографирование,  расшифровка иоформление  на

    пишущей машинке документов.

         Следует учитывать то, что обязанностисекретарей руко-

    водителй различных уровней управения отличаются как по со-

    держанию, так и по объему.  Нередкосекретарь руководителя

    крупного учреждения, предприятия6организации имеет в совем

    подчинении сотрудников,  выполняющих  машинописные работы

    (машинистки)  и работу  с документами(делопроизводитель).

    Секретарь выполняет в большей степенифункции  бездокумент-

    ного обслуживания:  прием посетителей, работа с телефоном и

    т.д. Секретарь руководителя структурногоподразделения, как

    правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще

    значительный объем машинописных работ,  ведет табель учета

    рабочего времени сотрудников совегоподразделения.

.

                                                         - 12 -

               ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫСЕКРЕТАРЯ.

         Одним из важных деловых контактовявляется взаимоотно-

    шение руководитель-секретарь.  Поскольку секретарь является

    первым помощником руководителя,  он должен выполнять работу

    в его стиле. Фактически секретарь являетсяличным организа-

    тором руководителя,  помогает  ему в планировании рабочего

    времени, а также в выполнении намеченныхмероприятий, осво-

    бождая от выполнения вспомогательных технических операций,

    фильтрует потоки корреспонденции,  телефонных вызовов и по-

    сетителей.

         К сожалению, на практике секретарьчасто встречается с

    такой трудностью, как необязательностьруководителя в отно-

    шении информации о его местоприбывании, чтосоздает большие

    трудности. В  таких  случаях секретарь  имеет право прямо

    спросить, куда уходит руководитель и когдавернется.

         Следует учесть, что  не все  руководители умеют рацио-

    нально планировать свое рабочее время.  Помочь руководителю

    в этом — задача секретаря.  Необходимо последовательно,  но

    не навязчиво воспитывать потребность впланировании  време-

    ни. Желательно  вместе  с руководителем ежедневно уточнять

    намеченные мероприятия на следующийдень.  Делать это можно

    во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонден-

    ции или во время вечернего доклада.

         Секретарь должен  в учетных формах отметить и сообщить

    посетителю время посещения.

         Время обеденного  перерыва у секретаря и руководителя

    не должно совпадать.

         Одна из  главных задач секретаря — буть чутким посред-

    ником между руководителем иподчиненными.  Он должен прило-

    жить максимум усилий для создания благоприятной обстановки

    и деловых отношений с другимисотрудниками.  Зная  режим и

    характер работы руководителя,  секретарь может в случае не-

   обходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема

    их руководителем;  помочь составить документ, удовлетворяю-

    щий личную просьбу и т.п.  Секретарю важно установить дело-

    вые контакты с сотрудниками различных подразделений своего

    предприятия.  В некоторых случаях секретарю приходится выс-

    тупать от имени руководителя.  Оченьважно уметь вежливо и


                                                         - 13 -

    четко давать нужные указания,контролировать их выполнение.

                    5.1. Пользование телефоном.

         Основная задача секретаря в работе стелефоном — осво-

    бодить руководителя от вызовов.  Помощь секретаря в органи-

    зации служебных разговоров по телефонуспособствует  рацио-

    нальной организации работыруководителей.  Секретарь всегда

    должен помнить о необходимостисоблюдения  служебной тайны.

               5.2. Организация приемапосетителей.

         Обязанности секретаря различны взависимости  от того,

    какойвид приема проводится руководителем. Прием посетителй

    можно разделить на три вида:

         1) прием  сотрудников своего учреждения по текущим де-

    лам

         2) прием представителей другихорганизаций

         3) прием по личным вопросам

         Секретарь должен помнить, чтопосетитель любого ранга,

    без исключения,  может войти в кабинет руководителя  только

    после доклада секретаря.

         Если посетитель пришел безпредварительной  договорен-

    ности, то секретарь может самостоятельнорешить: доложить о

    нем немедленно или записать на прием.  Особое внимание сек-

    ретарь должен проявлять к организации приема руководителем

    посетителей по личным вопросам.

                5.3. Работа секретаря с информацией

                         для руководителя

         Секретарь должен  помогать руководителю орентироваться

    в информационных потоках, находить,обрабатывать нужную ин-

    формацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефе-

    раты.

         Секретарь должен   внимательно просматривать  статьи,

    раскрывающие интересующие руководителя  вопросы производс-

    твенной деятельности,  научно-технические результаты и т.д.

    Наиболее важные места в статьях можно  выделить закладками

    или подчеркнуть.


                                                         - 14 -

         Составляя реферат,  секретарь не должен  вносить  ка-

    кие-либо дополнения от себя. Еслинеобходимо, в реферат мо-

    гут быть включены таблицы, схемы, графики.

         В повседневной работе секретарь долженежедневно соби-

    рать и  фиксировать  в дневнике  данные,  которые  могут

    интересовать руководителя и уточнять их успециалистов. Ру-

    ководителю следует представлять толькодостоверную информа-

    цию, проверенную.

.

                                                         - 15 -

                        З А К Л Ю Ч Е Н И Е

         В заключении  мне бы хотелось сказать о личных качест-

    вах секретаря и о его роли в работе сруководителем.

         Важными факторами   успеха работы  личного  секретаря

    является умение вести себя с людьми и  способность создать

    впечатление,  повышающее авторитет руководителя.  Секретарь

    должен быть важным звеном в системеконтактов своего  руко-

    водителя, обеспечивая  эффективную  связь и своевременное

    принятие необходимых мер. Секетарь являетсяличным предста-

    вителем своего руководителя, и выполнениеэтой кючевой роли

    требует умения производить благоприятноевпечатление на ра-

    ботников организации и представителейдругих фирм.

         Роль секретаря  руководителя, как  она определяется  в

    брошюре Европейской ассоциациипрофессиональных секретарей,

    состоит в том, чтобы знать существодеятельности своего ру-

    ководителя и уметь значительную часть этой работы брать на

    себя.

         В обязанности секретаря входит:

         1. Стенографирование,  печатание станограмм, составле-

    ние писем и т.д.

         2. Получение, обработка входящей иисходящей почты.

         3. Ведение телефонных разговоров,организация приемов.

         4. Ведение  дневника руководителя;  организация   его

    встреч.

         5. Организация деловых поездокруководителя.

         6. Регистрация деловойкорреспонденции, ведения дел.

         7. Организация и участие в работесовещений.

         8. Организация дел в кабинетеруководителя.

         9. Освобождение руководителя отрутинных операций.

         10. Информационное обеспечение.

         11. Оформление банковских счетов.

         12. Руководство  деятельностью подчиненных  секретарю

    делопроизводственных служб и персонала.

         13. Соблюдение  положительных правил техники безопас-

    ности.

         14. Организация  и руководство работой по обеспечениею

    неразглашения обработанной информации.

         15. Обеспечение  секретариата и руководителя необходи-


                                                         - 16 -

    мыми канцелярскими принадлежностями.

         16. Организация  общих собраний  и мероприятий общего

    характера.

         Эту тему для своей курсовой работы явыбрала  не  слу-

    чайно. Сейчас я работаю в организациисекретарем. То, что я

    прочла в книгах Джона Харрисона,  Ришара и Клауса,  глубоко

    отличает секретарей западных фирм и наших.Я не в коей мере

    не хочу обидеть наших секретарей, но ихработал очень силь-

    но отличается от работы секретарей наЗападе, да и не толь-

    ко там.

         В книге  Д.Харрисона очень хорошо написано,  что такое

    секретарь, его обязанности,  качества. Онабыла бы хорошим

    пособием или памяткой для наших секретарей. Буквально все

    разложено по полочкам.  Что надо делать,  как надо делать и

    т.д.

        Когда смотришь по телевидению  встречи  руководителей

    фирм, то  невольно обращаешь внимание насопровождение,  в

    том числе, и на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный

    человек. У нас тоже такие есть,  но ксожелению, их не так

    уж много. Тем более, сейчас организуетсяочень много акцио-

    нерных фирм,  бирж, которые заключают контракты с западными

    фирмами. И секретари должны быть«на уровне».  Харрисон не

    зря пишет, что «секретарь представляетсвоего руководителя,

    и по нему судят, иногда, даже офирме».

         Прежде всего, у секретарей должно бытьтакое качество,

    как доброжелательность,  умение вести себя с  посетителями,

    расположить их к себе. Можно дажеорганизовать так называе-

    мые курсы секретарей,  где обучать их деловым и личным  ка-

    четвам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже

    есть такие, но они не всегда дают тот багажзнаний, который

    необходим в работе секретаря.

         Секретарь — важная профессия, особеннов наше время, в

    эпоху создания все новых и новых фирм. Вбольшей степени от

    него тоже будет зависить успех  фирмы или  предприятия.  И

    пусть профессия секретаря никогда не уронит своего прести-

    жа.

.

                                                          - 17-

                 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙЛИТЕРАТУРЫ

         1. Ришар,  Каус. Секретарь учреждения. Организация ра-

    боты. М., Экономика, 1983 г.

         2. Джон Харрисон.  Организация работы секретаря учреж-

    дения. М., Экономика, 1982 г.

         3. Бондарева  Т. Н.  Секретарское  дело. М.,  Высшая

    школа, 1989 г.

.

                                                         - 18 -

                        С О Д Е Р Ж А Н И Е

                                                     Страницы

          ВВЕДЕНИЕ                                     2 — 4

          ГЛАВА 1.  РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ  ВРЕМЕНИ

                  И РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ                     5

          1.1. Рациональная организация работы

               секретаря                               5 — 7

          ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ

                   РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ                   7

          2.1. Назначение графика                        7

          2.2. Разделение ответственности засоблю-

               дение сроков                              7

          ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА

                   СЕКРЕТАРЯ                             8

          3.1. Организация работы секретаря,руко-

               водитель которого частоотсутствует     9 — 10

          3.2. Работа на совещениях. Подготовка

               к проведению конференций               10 — 11

          ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДО-

                   КУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ            11 — 12

          ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫСЕКРЕТАРЯ           13

          5.1. Пользование телефоном                    13

          5.2. Организация приемапосетителей           13

          5.3. Работа секретарей с информацией

               для руководителя                       13 — 14

          ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                  15 — 16

          СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ              17

еще рефераты
Еще работы по микроэкономике, экономике предприятия, предпринимательству