Реферат: Правила подготовки и оформления документов
Содержание
Введение
1.Документирование управленческой деятельности
1.1 Требования к изготовлению, учету, использованию ихранению гербовых бланков
1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видовдокументов
1.3 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающихустройств; размножение документов
2. Тираж документов
3. Особенности оформления и передача телеграмм,телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Делопроизводство вучреждениях, организациях и на предприятиях (далее — организации)осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением (илиназначенным за делопроизводство лицом), на которое возложены функциидокументационного обеспечения управления (далее служба ДОУ) в целяхсовершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества ихподготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказомруководителя организации инструкция по делопроизводству (далее – инструкция),положение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных заделопроизводство.
Инструкцияразрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документамипо делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числеобязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки,оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением ииспользованием документов.
Организация исовершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдениемустановленного порядка работы с документами осуществляются службой ДОУ.
При оформлении служебныхдокументов рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлениемГосстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяетсяна документы, относящиеся к унифицированной системеорганизационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления,распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные. ВОбщероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Стандарт устанавливаетсостав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкамдокументов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являютсяобязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходык оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, нои значительно улучшают их восприятие работникам.
При подготовке документоврекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows с использованиемшрифтов Times New Roman Cyr размером №12 ( для оформления табличных материалов),13, 14,15 через 1-2 интервала.
1.Документированиеуправленческой деятельности
1… Документированиеуправленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или другихносителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в созданииуправленческих документов. Документирование осуществляется на естественномязыке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительнойтехнике – на машинном языке.
.2. Правила оформлениядокументов на бумажных носителях, а также правила оформления реквизитовдокументов определяются ГОСТ Р 6.30-2003.
1.1Требования к изготовлению, учету,использованию и хранению гербовых бланков
1.1.1 Гербовые бланкиявляются полиграфической продукцией подлежащей учету.
1.1.2. Гербовые бланкиизготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями,имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличиитехнических и технологических возможностей для изготовления указанной видапродукции на должностном качественном уровне.
1.1.3. Гербовые бланки подлежатучету. На них типографическим способом или специальным нумераторомпроставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этихномеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков врегистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:
при поступлениибланков: наименование вида гербового бланка, дата поступления, номерсопроводительного документа, наименование организации- поставщика гербовыхбланков, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка;количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименованиеструктурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица –получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка обуничтожении и т.д.).
1.1.4. Гербовые бланкихранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
1.1.5. Уничтожениегербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационномжурнале.
1.1.6. Лица, персональноответственные за учет, использование и хранение бланков, начинаютсяраспорядительным документом руководителя организации.
1.1.7. Проверка наличия,использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в годкомиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя. О проверкахделаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. Вслучае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовыхбланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которогооформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.
1.2 Особенности подготовки и оформленияотдельных видов документов
1.2.1 Приказ,постановление
Приказ, постановление –распорядительные документы организации. Проекты приказов и постановлений должнысоставляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в нихвопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными иреальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивалисьнеобходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключалинеобходимость выпуска дополнительных приказов, постановлений в связи снеполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления.
Текст приказа,постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительнойчастей.
В констатирующей частиизлагаются основание или причина составления документа.
В распорядительной частиизлагается решение руководителя.
Распорядительная частьначинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНАВЛЯЮ», напечатанными прописными буквамибез разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левогополя), В пунктах распорядительной части приказа, постановления указываютсяисполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.Распорядительная часть делиться на пункты, если исполнение приказа,постановления предполагает несколько исполнений и выполнение различных похарактеру действий.
В случае еслиуправленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующийпункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя(инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
Страницы приказа,постановления и их приложений нумеруются как единый документ.
До представления наподпись проект приказа, постановления визируется на оборотной сторонепоследнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурнымиподразделениями и юридической службой, которая определяет целесообразностьоформления данного вопроса приказом, постановлением, соответствие проектаприказа, постановления действующему законодательству, проверяет отсутствиепротиворечий ранее изданным приказам, постановлениям.
В приказах о назначениина должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении кдисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
К приказам окомандировании сотрудников организации прилагается задание на командировку,подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказыподписывают руководители организации или их по их поручению — заместители.
1.2.2 Распоряжение
Распоряжение – документ,издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, атакже по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов. Инструкций идругих актов.
Распоряжение подписываютруководители организации или по их поручению — заместители.
Подготовка и оформлениераспоряжений проводиться в соответствии с установленным порядком подготовки иоформления приказов.
Последним пунктомраспоряжения возлагается контроль за его использованием на соответствующийотдел или должностное лицо.
Распоряжение нумеруетсяпорядковыми номерами в пределах календарного года.
1.2.3 Инструкция
Инструкция – документ. Вкотором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельностиорганизации.
В заголовке к текстуинструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяютсяеё требования.
Текст инструкции состоитиз разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости – наподпункты.
Инструкции визируютсяруководителем структурного подразделения – разработчика и утверждаютсяруководителем организации или по их поручению заместителям путем изданияприказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.
1.2.4 Подготовкадокументов к заседаниям коллегии
Подготовка ипредставление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителейотделов. Представляются следующие документы: справка объемом 4-5 страницмашинописного текста и (при необходимости) приложения к ней; проект решения суказанием исполнителей и сроков исполнения; список лиц, приглашаемых назаседание коллегии. С указанием их должности и организации.
Указанные документы непозднее, чем за пять рабочих дней до заседания передаются секретарю коллегии.Рассылаются документы за три дня до заседания.
Решение – документ,принимаемый коллегией в целях решения наиболее важных вопросов.
Текст проекта любогорешения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей ираспорядительной.
В констатирующей частиизлагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием кизданию решения является документ вышестоящего органа, то в констатирующейчасти указывается наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
Распорядительная частьдолжна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, ихисполнителей и сроков исполнения.
Слово «РЕШИЛА» печатаетсябез разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положениятабулятора (от границы левого поля).
В качестве исполнителеймогут быть указанны организации, их структурные подразделения или должностныелица.
Заседания коллегииоформляются протоколом.
Проекты решения коллегиидорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и черезсекретаря коллегии представляются на подпись руководству в трехдневный илиустановленной коллегий срок.
1.2.5 Акт
Акт – документ,составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты илисобытия.
Текст акта состоит издвух частей: вводной и констатирующей.
В вводной частакта указывается распорядительный документ, на основании которого актируютсяфакт, событие ли действие, его номер и дата. При перечислении лиц,участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей собозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если актсоставлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилиичленов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание»,«Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей частиакта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведеннойкомиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта иместе их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений какту от нулевого табулятора, например:
Составлен в трехэкземплярах:
· 1-й экземпляр-
· 2-й экземпляр-
· 3-й экземпляр-
Количество экземпляровакта определяются числом заинтересованных в нем сторон или нормативнымидокументами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылкана них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит«Отметка о наличии приложений».
Акт подписывается всемичленами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
1.2.6 Доверенность
Доверенность – этодокумент, фиксирующий факт представления права доверенности лицу на совершениекаких-либо действий от лица доверителя, Официальные доверенности выдаютсяорганизацией своим представителям на совершение сделок, получение денег, товарно-материальныхценностей или других действий от ее имени, В тексте официальной доверенностиуказывается должность и паспортные данные доверенного лица; организация, вкоторой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписилица, получившего доверенность; срок действия доверенности.
Личные доверенностивыдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат,связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываютсядоверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.
1.2.7 Письма
Письма как вид документапо содержанию и назначению могут быть инструктивными, гарантийными,информационными, письмами-запросами, письмами-завещаниями,письмами-приложениями, письмами-ответами и т.д.
Письма могут бытьпростыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когдане требуется изложения сложных в административном или юридическом отношенияхситуаций. Простое письмо может иметь одну или две составные части.
Письмо, состоящее изодной части, — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщениебез обоснования и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая – этообоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая(заключительная) – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие,выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать одно — двухмашинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам,требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации,формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могутсодержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:вступление, основное содержание, заключение.
Во вступленииформулируются тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление можетсодержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный,нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) или егоотдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письмасоставляет описание события или ситуации, их анализ и приводимыедоказательства. Заключение представляет собой выводы виде предложений, мнений,требований, просьб, отказов, напоминаний.
1.2.8 Подготовка иоформление совместных документов
Организацией могут бытьприняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения,инструкции, положения, письма). В том случае документ составляется не набланке.
При оформлении совместныхдокументов указываются полные наименования организации, участвовавших вподписании документа. Первым указывается наименование организации, являющийсяинициатором создания документа. Подписи руководителей оформляется на одномуровне.
Подписывается столькоэкземпляров документа, сколько организации участвовало в его организацииучаствовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником ихранится в делах организации-участников. Экземпляр совместного документа свизами согласования хранится в делах организации – инициатора созданиядокумента. На подписанных документах проставляются номера и даты, присвоенныедокументу в каждой организации.
1.3 Требования к документам,изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов
К этим документампредъявляются следующие требования:
1.3.1. Документыизготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средствэлектронной вычислительной техники. Отдельные внутренние документы пишутся отруки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
Проекты документов,подготовленные к печатанию на пишущей машинке, должны быть написаны разборчиво синими,четными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.
Не принимаются дляпечатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правильные карандашом.
При подготовке материаловдля печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написаниефамилии, специальных терминов, иностранных слов и географических названий.Сокращения слов применяются только общепринятые.
1.3.2. Тексты документов,не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148*210 мм).
1.3.3. Тексты документовна бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочный интервал (межстрочныминтервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописноготекста). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию,печатаются через два межстрочных интервала.
1.3.4. Машинописный текстдолжен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильнорасположен.
1.3.5. Реквизитыдокумента (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через одинмежстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «Адресат», «Грифсогласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
1.3.6. Реквизитыдокумента отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
1.3.7. Наименование видадокумента, а также слова «СОГЛАСОВАНО», «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО»,«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПОСТОНОВЛЯЕТ» печатаются прописными буквами. Слово«Примечание», «Приложение», «Основание» печатаются строчными буквами.
1.3.8. Расшифровкаподписи (инициалы и фамилия) в реквизите «Подпись» печатается с пробелом науровне последней строки наименования должности.
1.3.9. Максимальная длинастроки многочисленных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к текступревышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правогополя документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка неставится.
1.3.10. При печатаниидокументов используется восемь стандартных положений табулятора (табуляторомназывается устройство, позволяющее останавливать каретку пишущей машинки взаданных положениях, в компьютерных текстовых редакторах имеется аналогичнаяфункция):
0- от границы левого полядля печатания реквизитов «заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметкао наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело» наименования должности в реквизитах«Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», атакже слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»,«ПРЕДЛАГАЮ»;
1- после 5 печатныхзнаков для начала абзацев в тексте;
2- после 16 печатныхзнаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3- после 24 печатных знаковдля составления таблиц и трафаретных текстов;
4- после 32 печатныхзнаков для реквизита «Адресат»;
5-после 40 печатныхзнаков для реквизитов «Гриф утверждения документа» и «Гриф ограничения доступак документу»;
6- после 48 печатныхзнаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
7- после 56 печатныхзнаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
1.3.11. При наличиинескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровневертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положении табулятора.
1.3.12. Если в текстедокумента имеются примечания или выделения в самостоятельный абзац ссылка надокумент, по служивший основанием к его изданию, слова «Примечание» и«Основание» печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст– через один межстрочный интервал.
1.3.13. При изготовлениидокументов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами ина расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
1.3.14. Документы,поступающие в копировально-множительную службу для размножения на множительныхаппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом безошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части,вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, атакже подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета иразборчивым почерком).
2. Тираж документов
При определении тиражадля рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечитьсвоевременное доведение их до всех заинтересованных сторон, которых этидокументы касаются.
3. Особенности оформления и передачателеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм
1.Телеграммы посылаютсятолько по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передатьинформацию нельзя. В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименованиедокумента; указание на категорию телеграммы («Срочная» т т.п.); подробный адресс указанием номера отделения связи; текст – содержание телеграммы;регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; сокращенноенаименование должности лица, подписавшего телеграмму; подпись; расшифровкаподписи.
Адрес телеграммыпечатается отдельной строкой. При адресовании телеграммы в четыре адреса иболее прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существосложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листапрописными буквами через два интервала без переноса слов, абзацев, союзов,предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знакипрепинания пишутся полными или сокращенными словами: точка — тчк, запятая –зпт, двоеточие – двтч, скобка – скб, кавычки – квч. Словами указываютсяследующие знаки: «№» — номер, «+» — плюс, «-» — минус, «!» — знаквосклицательный, «?»- знак вопросительный, «%» — процент. Все цифровые данные втексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4процента. Конец текста телеграммы заканчивается точкой «тчк». Текст телеграммыне должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделомдокументационного обеспечения проставляется регистрационный номер. Послеисходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. Внижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адресорганизации; должность и фамилия лица, пописавшего телеграмму; дата отправки,фамилия и номер телефона исполнителя.
Текст ответной телеграммыначинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ,без добавления слов «номер», «Ваш», «На ваш». Визирование телеграмм аналогичновизированию писем. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой иначинается с абзаца.
Телеграммы с одним и темже текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, иподписываются в одном экземпляре. На экземпляре, оставшемся в организации,указываются все адреса и прилагается список адресатов.
2. Передача оперативнойинформации в организации, имеющие телексную связь, осуществляется в видетелетайпограмм.
Требования к оформлению инаписанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер,наименование и адрес организации) аналогичны требованиям, предъявляемые ктелеграммам. Частью реквизита «Адресат» телетайпограммы является номертелетайпа, принадлежащего адресату. Телетайпограммы должны содержать не более30-40 слов. Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированиюписем.
Телетайпограммы сдаютсяна телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложениемсписка абонентов.
Исходящие телетайпограммырегистрируются оператором в журнале и подшиваются в дело. Исполнитель получаеткопию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени идате передачи сообщения.
3. Факсимильная связьобеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы,графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в видекопии факсимиле. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом,иметь четкое и контрастное изображение Объем передаваемого документа не долженпревышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углупроставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Документ,принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы, за исключениемслучаев, предусмотренных п.2.2 настоящей Инструкции.
В нижнем левом углулицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефонаисполнителя.
Подписанный документрегистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документпоступает к оператору для передачи. Тексты документов с пометкой «Дляслужебного пользования» передавать запрещается.
Документы,предназначенные для отправки, полежат обязательному учету в журнале. Послепередачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой овремени отправки.
Поступившие в организациюфаксограммы подлежат обязательному учету в журнале. Принятые факсограммыдоставляются по назначению под расписку в день приема, срочные – немедленно.
4. Телефонограммыиспользуются для оперативного решения вопросов а случаях, когда сообщения,передаваемые по телефону, требуют документально оформления. Тексттелефонограммы передаются устно по каналам телефонной связи, записывается(печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.
Требования к изложениютекста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм ителетайпограмм.
Телефонограммасоставляется в одном экземпляре и подписывается лицом. От имени которого онапредлагается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на нихпроставляется дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего ипринявшего. Датой телефонограммы является дат ее передачи. Если телефонограммапередается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список суказанием и номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются вхронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждаетсяисполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограммадолжна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, котораяна входящей телефонограмме отсутствует.
Юридическая силапоступившей телефонограммы определяется в следующими реквизитами: исходящимрегистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией,именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; входящимрегистрационным номером полученной телефонограммы.
Принятые телефонограммыпечатаются в двух экземплярах: первый экземпляр передается руководствуорганизации на рассмотрение, второй – подшивается в дело входящихтелефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой овыполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу всоответствии с номенклатурой дел.
5. Исходящие телеграммы,телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководствоморганизации. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналамтелексной и факсимильной связи, правильность оформления документов к передаче,и руководителя соответствующего структурного подразделения.
6. Срочные документы,потупившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в день получения ввиде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, с последующейдосылкой самого документа.
7. Сообщения,передаваемые электронной почтой (ЭП) (E-mail).
Электронными сообщениями(письмами) называются документы, предаваемые по каналам ЭП, которая позволяетосуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранениеполучаемых и отправленных сообщений.
Адресат ЭП получаетизображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копиина бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
В системе ЭПпредусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор позаданному критерию.
Электронное сообщениесостоит из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащегослужебную информацию; текста.
Заключение
Делопроизводствомназывается отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальныхдокументов, организации их движения, учета и хранения.
Часть делопроизводства,непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот.Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применениемразличного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют такжедокументационным обеспечением управления (ДОУ).
Ответственность заорганизацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работыс документами в структурных подразделениях возлагается на руководителяорганизации или предприятия. Деятельность организации или предприятияобеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее составопределяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характеромвзаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органамизаконодательной и исполнительной власти, с подчиненными и стороннимиорганизациями, с физическими лицами.
Непосредственное ведениеделопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложенаответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов напредприятии.
За последнее десятилетиев связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос наавтоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромныйпотенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизацииделопроизводства вызван целым рядом причин.
С документами работаютабсолютно все организации и большое количество частных лиц.
Практически каждаяорганизация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь неидет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
За счет улучшения веденияделопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшитькачество своего управления, что является одной из актуальнейших задачсовременной российской экономики.
Секретари и лица,отвечающие в организациях за ведение делопроизводства часто стремятся повыситьсвою квалификацию.
Возросли запросы пользователейна усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способныеинтегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами,информационными и прикладными системами.
Сегодня совершенствованиеуправления производственно-хозяйственными системами, повышение уровняорганизации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того,насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятияхделопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся людислабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Частосекретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам,с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием,что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.
Список использованной литературы
1. Татарников М.А.Делопроизводство в учреждениях и на предприятиях, организациях. – М.: ИНФРА-М,2006.208с.
2. Веселов П.В.Современное деловое письмо в промышленности. М., 2004.
3. Кирсанова М.В.Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск:Сибирское соглашение 2008.
4. ГОСТ Р 6.30-2003.«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, Требования к оформлению документов».Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.
5. Кирсанова М.В.,Аксенов Ю.В.Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления:Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.