Реферат: Организация документооборота
ФЕДЕРАЛЬНОЕАГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ
Государственноеобразовательное учреждение
высшегопрофессионального образования
«КУБАНСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Реферат
Организациядокументооборота
Краснодар 2010
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1.Характеристики и принципы организации документооборота
2.Движение входящих, исходящихи внутренних документов
2.1Входящиедокументы
2.2Исходящие и внутренние документы
3.Регистрация документов
3.1Регистрационные формы
4.Информационно-справочная работа
5.Контроль исполнения документов
6.Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
Организация работы сдокументами предполагает организацию документооборота учреждении, хранениедокументов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборотучреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движениедокументов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершенияисполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота вседокументы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые инерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы;документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, илидокументы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, ит.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющихопределенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикойдокументооборота является его объем. Под объемом документооборота понимаетсяколичество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течениеопределенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота –важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбораорганизации важный организационной формыделопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документамучреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другихвопросов.
1.ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Термин«документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг.В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда иделопроизводства основные правила движения документов и рациональной организациидокументооборота к середине 1970-х гг. былисформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Документооборот– это движение документов в организации с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки.
Организациядокументооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения иобработки документов в организации, касающихся:
· последовательностиперемещений документов;
· выполненияопераций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи наисполнение, организации исполнения, отправки);
· технологическойобработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля засроками исполнения).
Всоответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:
· оперативностьдвижения документов;
· обеспечениеединообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;
· исключениеинстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловойнеобходимостью.
Сформулированныеболее 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должныперемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и,желательно, без возвратных перемещений.
Дляэтого в каждой организации необходимо целенаправленно изучать документооборот споследующими унификацией, стандартизацией и регламентацией маршрутов движения итехнологий обработки документов.
Документооборот— технологический процесс, который характеризуется качественными иколичественными параметрами.
Ккачественным характеристикам документооборота, в частности, относят:
· разделениеего на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения ипорядку обработки документов;
· особенностимаршрутов движения определенных групп документов.
Поотношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящийдокументопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток(документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы,при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей ихорганизации).
Маршрут движениядокумента включает все этапы его перемещения в организации от получения илисоздания до отправки или подшивки в дело.
Оптимизируют маршрутыдвижения документов на основе организационных документов: устава, положения оборганизационно-функциональной структуре, положений о структурныхподразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностныхинструкций, приказов о делегировании полномочий и распределении обязанностей.
Врезультате унификации маршрутов движения определенных категорий документов(входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному составу ит.д.) создают маршрутные схемы (оперограммы). Этапы маршрутов движения ссоздаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должнысоответствовать разделам Табеля форм документов организации, отражающихособенности подготовки этих документов (например, согласования, подписания,утверждения и т.д.).
Схемыдвижения документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства(общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорийдокументов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутреннихдокументов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы,акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов ворганизации, где есть служба документационного обеспечения управления,например, канцелярия, показано на рисунке 1.
Нарисунке штрих-пунктиром отображены документы, отправляемые из организации. Поступающиедокументы изображены прямыми линиями, а внутренние документы – линиями източек.
/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />Руководство организации
/>Руководство структурных подразделений
/> /> <td/> /> <td/> /> <td/> /> /> /> /> /> <td/> /> /> <td/> <td/> <td/> /> /> <td/> /> <td/> <td/> /> /> /> />Секретарь-референт руководителя
/>Секретарь-референт руководителя структурного подразделения
<td/> /> /> <td/> /> /> /> <td/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />Рисунок1 – «Схема движения документов организации».
Труднеевсего регламентировать маршруты движения внутренних документов, за исключениемраспорядительных документов.
Количественныехарактеристики документооборота:
•параметры объема документооборота (общего и по отдельным документопотокам);
•время движения документов (полного жизненного цикла Iв организации, этапа — в отдельном подразделении).
Объемдокументооборота — количество документов, поступивших ворганизацию и созданных ею за определенный период.
Приопределении объема документооборота учитывают все входящие, исходящие ивнутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые) и их копии.Для получения достоверных сведений каждый документ должен быть учтен один раз.Объем документооборота выражают дробью, в числителе которой — количествоподлинников, в знаменателе — количество копий.
Регулярный учет объемадокументооборота производят в целях анализа и упорядочения работы с документамив организации, изучения загруженности ее отдельных структурных подразделений идолжностных лиц. Результаты учета используют для определения оптимальнойштатной численности службы ДОУ (отдела делопроизводства).
Документооборот бумажныхи электронных документов в организации должен быть организован по единымпринципам и желательно с последующим объединением всех источников документнойинформации в общий информационный массив.
2.ДВИЖЕНИЕ ВХОДЯЩИХ. ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
Вэтом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документоввходящего, исходящего и внутреннего документопотоков.
2.1Входящие документы
Первичнуюобработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят вэкспедиции, в небольших фирмах — секретарь.
Приприеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильностьадресования, затем при вскрытии упаковки — наличие всех указанных в документевложений. На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, накоторой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетныйномер. Первичная обработка заканчивается сортировкой документов нарегистрируемые и нерегистрируемые. Обычно в канцелярию передают документы,адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица.Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностнымлицам» а также нерегистрируемые в канцелярии, передают по назначению. Предварительнодокументы рассматривают в канцелярии XIяопределении, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могутбыть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения иответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают отизлишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документовоптимизируют.
Эту работу поручаютспециалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя которые хорошознают распределение обязанностей между должностными лицами организации иобладают доверием со стороны руководства организации.
Послерассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передаютна исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными:подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительногодокумента, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.
Послеисполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащуюкраткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение вделопроизводстве.
2.2Исходящие и внутренние документы
Работас исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:
•подготовка проекта документа;
•оформление и согласование (визирование) проекта;
•подписание проекта;
•регистрации документа;
•отправка из организации.
Дляподготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучаютнормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов,анализируют ранее изданные документы организации.
Проектдокумента согласуется с руководителями структурных подразделений испециалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним(проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицамэтих организаций).
Припараллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременнороздан участвующим в Iподготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательноесогласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурныхподразделений организации).
Затемдокумент (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации,обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутовдвижения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписидокументов нижестоящим руководителям (заместителям водителя, руководителям структурных подразделений).
Послеподписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю длярегистрации, затем — на отправку. Если документ ответный, то его копиюподшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационнойформе проставляют отметки об исполнении.
Передотправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты,регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений,соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.
Наотправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документыобрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половиныследующею рабочего дна после подписания.
Работус внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же,как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движениявнутренних документов совпадают с входящим документопотоком.
3.РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Ктехнологическим процессам обработки документной информации относят регистрациюдокументов.
Регистрациядокумента — это запись учетных данных о документе по установленной форме,фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Прирегистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетныеданные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваиваютдокументу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет сформировать банкданных по всем документам организации и ОВД осуществлять поиск документов повнесенным в информационную систему параметрам (метаданным документа).
Прирегистрации электронных документов в системах автоматизации делопроизводства идокументооборота (САДД) некоторые метаданные вводит система автоматически.Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность«настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно,либо с помощью фирмы-разработчика системы.
Регистрациявнутренних и исходящих документов, подтверждает факт их создания в даннойуправленческой системе и отправки адресатам, — необходимое условие придания этидокументам официального характера и юридической силы.
Регистрациявходящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладываетна получившую организацию ответственность за использование содержащейся вдокументах информации.
Международныйстандарт ИСО 15489 также предусматривает регистрацию документов винформационной системе посредством присвоения ему уникального идентификаторамввода краткой информации о нем или его метаданных, В некоторых странах,например США, документы не регистрируют. Регистрация такженеобходима для учета документов и контроля за их исполнением. По отношению крегистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.
Вобязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могутслужить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческихдействий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшейдеятельности организации.
Регистрацииподлежат документы:
•поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а такженаправляемые в их адрес;
•входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующиеисходящие;
•важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы,распоряжения, протокол и т.д.);
•документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты,справки, акты, доклады, договор и т.д.);
•ценная и заказная корреспонденция.
Нерегистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа:поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения наразличные мероприятия и т.п.
Формарегистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируютв одном месте – службе ДОУ или децентрализованной, когда регистрация происходити в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.
Навсех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницыпроставляется штамп, изображенный на рисунке 2.
Наименование организации
Вх. №_________
От____________
Рисунок2 – «Регистрационный штамп»
Категориине регистрируемых в организации, а также регистрируемых вне службы ДОУдокументов должны быть определены в соответствующие перечнях документов,составляемых в качестве приложений к инструкции по делопроизводству.
ИспользованиеСАДД сокращает затраты времени на ввод в ИПС учетных данных о документе ипозволяет максимально централизовать регистрацию. При децентрализованной формерегистрации САДД предоставляет возможность создать единую базу данных обо всехдокументах организации, включая территориально удаленные структурныеподразделения.
Основныеправила регистрации документов:
•однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и припередаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номерне изменяют);
•регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые изнее по всем каналам: по почте, электронной почте, факсимильной связи, курьером;
•входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие — в деньподписания, телеграммы — немедленно после их получения, их сразу передаютадресату.
Регистрационныйиндекс (номер) документа — цифровое или буквенно-цифровоеобозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационныйиндекс документа означает его принадлежность к конкретной классификационнойгруппе и его порядковый номер внутри этой группы. Как правило, индекс состоитиз арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номерприсваивают, начиная с номера 01, с 01 января по 31 декабря включительно (прирегистрации в рамках календарного года). Для разделения документов поклассификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группедокументов (делу) присваивают свой индекс. Индекс дела состоит из условного,чаще всего цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и номерадела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела 02-06 означает,что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом 02. Такимобразом, регистрационный индекс документа из индекса дела и порядкового номерадокумента, а регистрируемом массиве. Например, если порядковый номер входящегодокумент 645 и после исполнения он будет помещен в дело индексом 02-06, торегистрационный индекс этого документа – 02-06/645.
Исключение составляютвнутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковыев каждой группе документов, присваиваемые им в течении календарного года,учебного года (для учебных заведений) срока полномочий органов. К индексамприказов по личному составу могут быть добавлены буквы «л/с» (личный состав)или «к» (кадры).
3.1Регистрационные формы
Сведенияо документе вводят в ИПС, заполняя регистрационные формы: журналы ирегистрационные карточки.
Журнальнуюформу используют в небольших организации (при объеме документооборота — до 500документов в год). Разные виды документов регистрируют в разных журналах. Таккак журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, онапредпочтительна при регистрации документов строгого учета, например,конфиденциальных документов, документов об образовании, документов,удостоверяющих личность, и т.д. При карточной форме регистрации учетныесведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки (РК),форма которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства(ЕГСД). В настоящее время организация может сама определять форму карточки, еесостав реквизитов. РК имеет лицевую и оборотную стороны, которые представленына рисунках 3 и 4. Лицевая предназначена для регистрации входящих документов,оборотная — исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят наоборотную сторону карточки с учетными входящего письма.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1617 1819 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент Дата поступления Входящий № Дата документа № документа Краткое содержание Резолюция: Срок исполнения ИсполнительРисунок 3 – «Лицеваясторона регистрационно-контрольной карточки».
Исполнитель Дата Исходящий № Куда (Кому) Количество листов Кем подписан № дела Краткое содержание Ход исполнения Отметка об исполнении Фонд № Опись № Дело №Рисунок 4 – «Оборотнаясторона регистрационно-контрольной карточки».
Прирегистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один — длясправочной картотеки, второй — для контрольной картотеки, третий — вместе сдокументом передают исполнителю.
Карточнаяформа регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки понескольким критериям (хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям ит.д.).
Контрольнуюкартотеку формируют из карточек документов, поставленных на контроль. Послеисполнения документа его карточку удаляют из контрольной картотеки.
Компьютернуюрегистрацию документов в САДЦ осуществляют путем заполнения электронной РК.
Далее приведен примерРК системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота«Дело» (разработчик — компания «Электронные офисные системы») которая содержитполный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российскогоделопроизводства.
Частьполей РК заполняется автоматически системой при начале регистрации документа(например, регистрационный номер, дата регистрации), некоторые вводят вручную(в частности, краткое содержание документа, номер входящего документ та,проставленный организацией-автором). Еще один способ ввода данных — сиспользованием справочников.
Длянастройки программы на структуру организации-пользователя и технологию ееделопроизводства, а также автоматизации ввода данных в систему создают такназываемые «справочники».
Призаполнении РК в САДД «Дело» используются справочники:
•«Список организаций» и «Граждане» — наименования и адреса организаций илифамилии и адреса граждан, с которыми ведут переписку, и используют призаполнении полей (Корреспондент или Адресат);
•«Подразделения» — данные об организационной структуре предприятия, егоподразделениях, должностных лицах этих подразделений и связанных с нимиразделах (картотеках);
• «Номенклатура дел» —заголовки и индексы дел организации;
• «Группы Документов, —информация о группах документов объединенных по общему тематическому признакуподразделений или переписки;
•«Стандартные тексты» — стандартные формулировки реквизитов РК: резолюций,краткого содержания документов, отчетов исполнителей, оснований для снятия сконтроля и списания в дело;
•«Рубрикатор» — наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрациидокумент может быть отнесен к той ил и иной рубрике (теме), по которой вдальнейшем может осуществляться поиск;
•«Виды доставки» — список возможных видов доставки (почта, курьер, факс,электронная почта и т.д.);
•«Грифы доступа» — список возможных грифов доступа (общий, ДСП и т.д.);
•«Типы виз» — формулировки, используемые при визировании проектов документов.
Спомощью справочников определенные поля РК заполняют, выбирая значение изсоответствующих справочников, либо система сама находит нужное значение принаборе с клавиатуры нескольких первых букв реквизита. Использованиесправочников ускоряет ввод данных в РК документа и снижает вероятность ошибкипри регистрации.
Составполей РК может быть расширен, причем программа предусматривает возможностьсамостоятельного создания пользователями новых полей.
КРК документа можно прикреплять файлы документов (текстовые и/или графические),которые можно использовать при исполнении данного документа или проведенииинформационно-аналитической работы с документным массивом организации.
В САДЦ существует опция«Поточное сканирование», которая позволяет осуществлять массовый ввод в САДДэлектронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации на первыхлистах документов или на отдельных чистых листах (листах-разделителях)печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования ираспознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированныедокументы в соответствий с указанной в нем информацией. В результат электронныеобразы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются ксоответствующим РК.
Система способна вавтоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почтедокументы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Файлыдокументов, прикрепляемые к РК при регистрации, могут быть защищенысертифицированными средствами ЭЦП.
Такимобразом, регистрация документов в САДД позволяет сократить затраты времени нарегистрацию документов, вводить больше сведений о документе и при необходимостисвязывать РК с электронной версией документа.
4.ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
Регистрацияпозволяет сформировать банк данных о документах организации(информационно-справочный массив), на основе которого может быть созданаинформационно-поисковая система (ИПС).
Спомощью ИПС в любой момент можно установить, где, кого и на какой стадииисполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащиеопределенные сведения.
Притрадиционной карточной форме регистрации информационно-справочные массивысостоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определеннымгруппам (рубрика). Систематизацию могут проводить, например, похронологическому принципу (датам поступления, отправки и исполнения),структурному принципу (рубрики картотеки соответствуют структуре организации),номинальному принципу (рубрики – наименование видов документов: приказов, распоряженийи т.д.), корреспондентскому принципу (рубрики — определенные корреспонденты илиих группы) и т.д. Чаще всего при построении картотек сочетают несколькопринципов.
Картотекипередают на хранение в архив организации вместе с документами засоответствующий год.
Возможностипоиска нужного документа и связанной с ним информации значительно расширяютсяпри использование САДД.
В САДД поиск документовможет осуществляться:
· позначению и сочетанию любых реквизитов РК;
· потекстам документов, файлы которых связаны с РК (полнотекстовый поиск);
· дляцелых групп документов за определенный период времени.
Принеобходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использованнеоднократно. Возможен просмотр структуры (дерева) взаимосвязанных документов,что позволяет в сложных случаях легко разбираться в ситуации и истории вопроса.
Крометого, как уже указывалось ранее, САДД позволяет создавать единыеинформационно-справочный массив документов и ИПС организации придецентрализованной форме регистрации документов в данной организации.
5.КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контрольза исполнением принятых управленческих решений, в том числе и зафиксированных вдокументной форме, — важная функция управления организацией.
Контрольисполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременноеисполнение документов.
ВГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативно-методических документах поделопроизводству использован термин «контроль исполнения документов». В утвержденныхв 2005 г. нормативных документах, регламентирующих деятельность федеральныхорганов исполнительной власти, содержатся термины: «контроль исполненияпоручений», «контроль за исполнением поручений», «контроль за рассмотрениемпоступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений». Новаяредакция терминов правомерна, так как исполнению подлежат именно поручения, аобращения граждан не «исполняются», а рассматриваются.
Поручения могутсодержаться в документах (например, приказах, распоряжениях, письмахвышестоящих организаций) или в резолюции руководителя на документе. Кроме того,в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляютна бланках поручений.
Целиконтроля исполнения документов — содействие качественному и своевременномувыполнению решений руководства организации и структурных подразделении, а такжеполучение информации для оценки эффективности деятельности/ должностных лиц иподразделений организации.
Основныенаправления контроля:
•контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов иданных поручений;
•контроль своевременности выполнения документов;
•контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативныхактов.
Контроль«по существу» входит в должностные обязанности руководителей всех уровней. Прибольшом объеме контрольных документов в организации создают специальноеконтрольное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ);
Контролируетсроки исполнения, а также правильное, т.е. соответствующее нормативнымтребованиям, оформление документов служба ДОУ.
Руководителиподразделений и исполнители несут ответственность за полноту и своевременностьисполнения документа, а работники, готовящие проекты документов, — заправильность использования форм, бланков, составление и оформление проектов.
Задачиконтроля исполнения:
•проверка сроков исполнения;
•регулирование хода исполнения документов;
•учет и анализ результатов исполнения документов по отдельным структурнымподразделениям и организации в целом, информирование руководителей орезультатах проведенного обобщения и анализа.
Срокиисполнения могут быть типовыми и индивидуальными, их исчисляют в календарныхднях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших из другихорганизаций с даты их поступления.
Типовыесроки исполнения устанавливают законодательные акты и нормативные документы государственныхорганов управления, ведомственные подзаконные акты. В организациях дляопределенных групп документов могут быть установлены типовые сроки исполнения,не указанные в законах и подзаконных нормативных актах. На документы с типовымисроками исполнения составляют «Перечень документов с типовыми срокамиисполнения», который является приложением к инструкции по делопроизводствуорганизации.
Индивидуальныесроки устанавливают вышестоящие организации или руководитель в тексте документалибо в резолюции. Изменить срок исполнения можно только по указанию организацииили руководителя, установивших этот срок.
Текущийконтроль осуществляется путем ежедневной подготовки и предоставленияруководству сведений о документ» с истекшими сроками хранения.
Предупредительныйконтроль — своевременное (за 3-5 дней) предупреждение работников о приближениисроков исполнения документов. Это может быть сделано в устной форме или путемнаправления письменного напоминания.
Документсчитают исполненным и снимают с контроля после выполнения всех установленных внем заданий и информирования об этом всех заинтересованных организаций и лиц.
Снятьдокумент с контроля после его исполнения может лишь должностное лицо,установившее контроль, либо ответственный исполнитель. Отметку о снятии сконтроля проставляют в левом нижнем углу документа, а также в его РК.
Итоговыйконтроль состоит в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации.Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально иежегодно) сводки итогового контроля, представленной на рисунке 5.
Подразделения, исполнители Исполнено документов Оставлено документов на исполнение Всего В срок С нарушением срока Причины нарушения срокаСрок не
наступил
С продлением срока Без продлением срокаРисунок5 – «Примерная форма сводки итого контроля».
Наиболеехарактерные причины несвоевременного исполнения документов:
· слишкомвысокая степень централизации полномочий;
· перегрузкаотдельных руководителей и исполнителей;
· недисциплинированностьработников;
· установленныенереальные сроки исполнения;
· неэффективнаясистема организации документооборота.
Причинынарушения сроков исполнения анализируют. Результаты анализа используют длясовершенствования деятельности организации в целом и работы отдельныхструктурных подразделений, повышения исполнительской дисциплины оптимизацииподготовки документов и документооборота.
Технологияконтроля исполнения документов службой ДОУ при журнальной и традиционнойкартонной формах регистрации состоит в:
· постановкедокументов на контроль, при этом на верхнем поле контрольных документов и врегистрационной форме (журнал. РК) проставляют отметку о контроле — «К»;
· направлениикарточки контролируемого документа исполнителю;
· формированиикартотеки РК контрольных документов и ее ежедневном просмотре;
· устномили письменном напоминании исполнителю о приближении срока исполнениядокументов;
· полученииинформации о ходе и результатах исполнения и записи ее в РК;
· снятиидокумента с контроля (с типовыми сроками – самостоятельно, с индивидуальными –по указанию должностного лица, ответственного за контроль исполнениядокумента);
· составлениитекущих и итоговых отчетов (сводок) по исполнению документов.
ВСАДД под не ним документа автоматизирован.
Привведении в РК плановой даты исполнения происходит его автоматическая постановкана контроль. На контроль может быть поставлено исполнение как отдельныхрезолюций, так и документа а целом. РК контрольного документа и сама резолюциивыделяются определенным визуальным признаком.
Система позволяетавтоматически формировать и рассылать по локальной сети напоминанияисполнителям о приближении срока выполнения.
Дляконтрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются срокиисполнения, особо выделяются документы с истекшими срока ми исполнения. Системаспособна автоматически формировать сводки об исполненииконтрольных документов, при этом периодичность и форму итоговой сводкиопределяет руководитель.
Крометого, руководитель организации, обладая в САДД правом неограниченного доступа кдокументам, имеет возможность в режиме “online” оценивать объеми результативность исполнительской деятельности всех должностных лиц и всехподразделений организации.
6.РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ, СОДЕРЖАЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ
КонституцияРоссийской Федерации (ст. 29. п. I)гарантирует гражданам право на доступ к информации. Однако федеральнымзаконодательством, указами Президента Российской Федерации и постановлениямиПравительства Российской Федерации предусмотрены ограничения доступа кинформации, составляющей государственную тайну или представляющей собойсведения конфиденциального характера (30). К сведениям конфиденциального характераотносят.
•персональные данные (личная и семейная тайна);
•данные предварительного расследования и судопроизводства (тайна следствия);
•служебную тайну (служебные сведения, доступ к которым ограничен органамигосударственной власти);
•сведения, связанные с профессиональной деятельностью (врачебная, банковская,нотариальная, адвокатская тайна также тайна переписки, телефонных netотправлений, телеграфных или иных сообщений);
•коммерческую тайну;
•сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца доофициальной публикации информации о них и другая интеллектуальнаясобственность.
Федеральныйзакон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанныес отнесением информации к коммерческой тайне, передачей этой информации иохраной ее конфиденциальности.
Вст. 3 закона коммерческая тайна определена как «конфиденциальность информации,позволяющая её обладателю при существующих иливозможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов,сохранить положение! на рынке товаров, работ, услуг или получить инуюкоммерческую выгоду».
Кинформации, составляющей коммерческую тайну, может быть отнесенанаучно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическаяили иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау);
•которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силунеизвестности ее третьим лицам;
•к которой нет свободного доступа на законном основании;
•в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческойтайны.
Такимобразом, организация, обладатель коммерческой тайны, обязана ограничить доступк этой информации и установить специальный режим ее использования и хранения —режим коммерческой тайны.
Законограничивает введение этого режима при осуществлении предпринимательскойдеятельности на определенные категории сведений, например:
•содержащиеся в учредительных документах юридического лица или документах,дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
•о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности,санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевыхпродуктов и других факторах, влияющих на безопасность работы предприятия,безопасность граждан и населения в целом;
•о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях трудаи о наличии свободных рабочих мест;
•о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридическоголица.
Дляустановления режима коммерческой тайны на предприятии:
· составляютперечень информации, содержащей коммерческую тайну;
· вводятограничение доступа к этой информации (устанавливают порядок обращения с этойинформацией и контролируют его соблюдение);
· проводятучет лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации и (или) лиц, которымтакая информация была передана;
· регулируютиспользование конфиденциальной информации: с работниками предприятия – наосновании трудовых договоров, с контрагентами – на основании гражданско-правовыхдоговоров;
· насодержащие коммерческую тайну документы наносят гриф «Коммерческая тайна» суказанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименованиеи место нахождения).
Переченьинформации, составляющей коммерческую тайну предприятии, вводит в действиеприказ руководителя предприятия. На основании этого перечня составляют списокконкретных документов, требующих простановки на них грифа «Коммерческая тайна»и более строгих правил работы. Должно быть установлено, кто и на какой стадииработы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф ограничениядоступа.
Переченьконфиденциальной информации может включать с пелен и я:
•о структуре производства, производственных мощностях, запасах сырья, материалови готовой продукции;
•о применяемых оригинальных методах управления предприятием;
•о планах расширения или свертывай производстве;
•о целях, повестке дня, результатах, фактах проведения совещаний и заседанийорганов управления предприятии;
•о целях, задачах, тактике и результатах переговоров с деловыми партнерами;
•об условиях коммерческих контрактов, платежей и услуг,
•о внутренних и зарубежных партнерах деловых отношений, а также о конкурентах,которые не содержатся в открытой печати, и др.
Порядокработы с конфиденциальной информацией предприятия регламентирует Инструкция поработе с документами, содержащими коммерческую тайну. В инструкцииустанавливаются правила и описываются технологии работы с конфиденциальнойинформацией на всех видах носителей. При использовании электронных документов иавтоматизированных технологий предпринимают дополнительные меры по защитедокументов от их несанкционированного использования, изменения или уничтожения.
Учитыватьи хранить документы, содержащие коммерческую тайну, необходимо обособленно ицентрализованно, обеспечивая:
· регистрациюфакта поступления или издания документа;
· фиксациювсех перемещений документа в процессе его рассмотрения, исполнения ииспользования;
· справочно-информационнуюи контрольную работы по документам;
· предупреждениеутраты копий, экземпляров и отдельные листов документа, черновиков, редакций иприложений.
Каждыйработник, имеющий доступ к информации, составляющей коммерческую тайнупредприятия, должен быть под расписку ознакомлен с перечнем этой информации,установленным на предприятии режимом коммерческой тайны и с мерамиответственности за его нарушение.
Еслисведения, составляющие коммерческую тайну, ее обладатель передает своимконтрагентам, то в договоре между ними должны быть определены условия охраныконфиденциальности информации, в том числе в случае реорганизации илиликвидации одной из сторон договора. В договоре обязательно указываютобязанность контрагента возместить убытки при разглашении им этой информациивопреки договору.
СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:
1) КрюковаН.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. Пособие. – М.:ИНФРА-М, 2008. – 268 с. – (Высшее образование).
2) Делопроизводствов органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ.Пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. – Москва: Омега –Л, 2007. –239 с.
3) ТатарниковМ.А Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. –М.: ИНФРА-М, 2006. – 208 с.