Реферат: Сущность, структура, виды, средства и способы коммуникаций в организации

Умение общатьсяс людьми — такой же покупаемый

 за деньги товар,как сахар или кофе, И я готов

 платить за этоумение больше, чем за какой -

 либо другой товарв этом мире.

 Дж. Рокфеллер

Важную роль при осуществлениименеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получаюти передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценитьважность коммуникации в функционировании системы управления.

Коммуникации — это связи между функциями, подразделениямисистемы управления, между людьми. Коммуникации — взаимодействия, двусторонниеусилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существованиявсякой организации.

Без процесса коммуникации,без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот,без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работаневозможна.

Рассмотрим сущность, структуру,виды, средства, способы коммуникаций в организации.

На обыденном уровне коммуникациюопределяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация- это обмен информацией между людьми. На основе которого руководитель получает информацию,необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Коммуникация может иметь место,если общающиеся люди понимают друг друга, т. е. у них имеется общий социальный опытили они говорят на одном языке. Коммуникаций не бывает без информации, т. е. того,что передается в ходе коммуникативного процесса, чем люди обмениваются при коммуникации.

Если источником сообщениявыступает субъект управления, то говорят об управленческой информации:

Управленческую информациюразличают как:

·    исходную, она кладетсяв основу принятия решений;

·    организационную, онаиспользуется при реализации решений;

·    регулирующую, онасопровождает управленческое решение и

 существует в виде определенныхправил, предписаний, норм,

 рекомендаций;

·    учетно — контрольную,она использует на завершающем этапе

 управленческого цикла.

 Управленческую информациюможно подразделить на:

·    внутреннюю;

·    внешнюю.

Внутренняя информация — этоинформация непосредственно о данной организации и ее внутренних переменах (цели,задачи, структура, технология, люди). Внешняя — об окружающей организацию среде.

По предназначению управленческаяинформация может быть:

·    открытой

·    для служебного пользования;

·    секретной;

·    совершенно секретной;

·    совершенно секретнойособой важности;

Средства передачи и полученияуправленческой информации на современных предприятиях самые разнообразные. Выборсредств зависит от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагаютотправитель и получатель информации. В современный период все большее применениенаходят технические средства передачи и получения информации — радио, телефон, факс.Огромные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры.Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этогоспособа передачи информации нельзя.

Управляющая информация выполняетв организации следующие задачи:

·   обслуживание функции управления — отподготовки и

принятия решения до подведениярезультатов его выполнения;

·   связывает подразделения организации иобеспечивает

 контакты с внешней средой;

·    обеспечивает движениек заданной цели, позволяя выбрать

определенную линию поведения.

Буквально все организацииперерабатывают, используют информацию.

Важно знать об управленческойинформации:

·    какая исходная информациянеобходима для принятия решения;

·    в каких информационныхдокументах оформляется решение;

·    какими средствамидоводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей;

·    какая информация оходе результатов выполнения решения должна даваться органу управления с различныхучастков управляемого объекта;

·    кто обязан даватьэту информацию, в какое время и  при каких условиях;

·    каким образом оформляетсяинформация, какими средствами передается, по каким каналам;

·    кому предназначенаинформация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных уровней;

·    пути и средства обеспечениясвоевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением;

проверки достоверности;

·    место, методы и техническиесредства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объектахранения, переработки и использования, кто использует информацию;

·    лица, принимающиена основе полученной информации новые решения и корригирующие старые;

·    формы директивнойили регулирующей информации,
периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей.

Простейшая модель коммуникациивыглядит следующим образом:

/>


Сообщение Обратная связь

/>


Структура процесса коммуникаций.

·    источник (или отправитель);

·    сообщение;

·    канал;

·    получатель;

·    обратная связь.

Рассмотрим каждый из названныхкомпонентов в этой структуре.

Источник — создатель сообщения, лицо, котороесообщает информацию и передает ее. Источником может быть:

·    организация;

·    индивид;

·    группа индивидов.

Сообщение — информация, которую источник передаетполучателю.

Большинство сообщений передаетсяв вербальной (словесной) форме,

но сообщение может быть иневербальным (жесты, мимика, графические изображения). Идея, которую хочет отправительпередавать, кодируется, т. е. преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодированиепревращает идею в сообщение.

Канал — средство, с помощью которого сообщениепередается от источника к получателю. Общеизвестные каналы — передача речи и письменныхматериалов, электронная почта, видеоленты и т. д.

Важно правильно выбрать канал.Чтобы обмен информацией был эффективным, канал должен соответствовать идее, зародившейсяна первом этапе, быть совместимым с типом символов, используемых для кодирования.

Примеры неправильного выбораруководителем каналов:

 а) Руководитель хочет указатьподчиненному на его плохую  работу, допускаемые им ошибки и нарушения и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или высылает  ему записку. Понятно, что поэтим каналам передать идею  о серьезности нарушений подчиненного не удастся. Здесь следует выбрать такие каналы, как официальное письмо или  совещание.

 б) Руководитель хочет отметитьособые достижения  подчиненного и направляет ему служебную записку. В этом  случаеэффективными каналами будут другие: разговор с  подчиненным, а затем официальноеписьмо с выражением  благодарности.

Получатель — лицо, которому предназначена информация.Ради получателя и происходит коммуникация. Получатель декодирует сообщение. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем,имеют точно такое же значение для получателя, то он будет знать, что именно имелв виду отправитель.

Если получатель продемонстрировалпонимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель, обмен информациейэффективен. Эти действия есть обратная связь.

Обратная связь — реакция получателя на сообщение. Онаделает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем активнее используетсяв коммуникационном процессе обратная связь, тем она эффективней.

Положительная обратная связьинформирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут. Отрицательнаяобратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнутне был.

Коммуникационный процесс можноразложить также на составляющие его взаимосвязанные этапы.

1. Зарождение идеи;

2. Кодирование и выбор канала;

3. Передача сообщения;

4. Декодирование.

При организации коммуникационныхсетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникацийна каждом из этапов коммуникационного процесса.

Очень важно сохранить и передатьв точности полученную информацию, есть небезынтересные данные, которые показывают,сколь значительны бывают потери информации, перемещающейся сверху вниз.

Так руководитель может рассчитыватьлишь на понимание 60 % информации, которую он пытается передать заместителю. В своюочередь подчиненный зама тоже поймет не более 60 %. И так далее, до последнегозвена в руководящей цепочке.

Если же руководство состоитиз пяти уровней, самый младший руководитель поймет только 13 % смысла первоначальногораспоряжения. Считается, что при использовании письменных документов, отправляемыхсверху вниз, результат может быть еще хуже.

Во всех случаях достигнутьлучшего понимания помогает обратная связь.

Факторы, которые снижают успешнуюкоммуникацию, называются коммуникативными барьерами. Различают макробарьерыи микробарьеры. Макробарьеры препятствуют успешной коммуникации в целом.

К ним относятся:

·         перегрузка информационныхканалов и искажение формации;

·       потребность во всеболее сложной информации;

·       интернационализацияделовых контактов и возрастание роли иностранных языков.

Микробарьеры препятствуютуспешной коммуникации в конкретных узких сферах. Это:

·       отношение источника(отправителя) информации к получателю (адресату);

·       отношение адресатак источнику информации;

·       восприятие получателемсмысла многозначных слов;

·       отсутствие обратнойсвязи.

В связи со сказанным задачейменеджера является сведение к минимуму потерь и искажений смысла информации придвижении ее по коммуникационным сетям.

Понятие “коммуникационная сеть” является очень важным вопросом в коммуникаций. Коммуникационнаясеть – соединение определенным образом участников процесса с помощью информационныхпотоков.

Если в коммуникации участвуютболее двух человек, то способов коммуникаций между ними может быть достаточно много.

Рассмотрим примеры разныхспособов коммуникаций в организационной группе. Состоящей из пяти человек, одиниз которых начальник, а остальные — подчиненные.

Первый способ на рисунке 2,а.

 /> /> />

/>/>/>/> а б в

/>/> /> /> /> />

/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> <td/> /> <td/> /> <td/> />

/> /> /> /> /> /> />

/>


 /> /> /> />

/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> <td/> /> <td/> /> <td/> /> />

/>/>/>/>/>/>/> /> /> /> />

 г д

/> /> /> /> /> 

При этом способе начальникпередает подчиненным распоряжения, дает необходимые пояснения. Подчиненные передают“наверх” информацию о состоянии дела, выполнении решений, о проблемах, с которымиони столкнулись. В этом случае сообщения и обратная связь движутся строго по “вертикали”от начальника к заместителю вплоть до самого низкого исполнительского уровня.

Если на каком – либо сообщениепонято неправильно, то оно в искаженном виде будет передано “вниз”, в результатечего дело будет сделано неправильно. Определить это начальник самого высокого уровнясможет только в результате обратной связи по всей цепочке.

Второй способ (рис. 2,б), хотя и мало отличается от первого, будет способствовать обнаружению и устранениюошибки быстрее, потому что цепочка подчинения здесь короче.

Третий способ представленразвитыми коммуникациями, все исполнители “видят” друг друга, но левая и правая“группировки” между собой практически не связаны (рис. 2, в).

Четвертый способ коммуникаций(рис. 2, г) таков, что сотрудники практически изолированы друг от друга. Все исходитот начальника, вся деятельность подчиненных контролируется непосредственно, сообщенияпередаются по назначению очень быстро. Этот способ коммуникаций отражает предельноцентрализованную и организационную структуру предприятия.

Пятый способ (рис. 2, д)- противоположен предыдущему и отражает демократизацию управления организацией,все на равных участвуют в выработке и получении сообщения. При таком способе коммуникациирешения принимаются медленно, поскольку они должны пройти длительное согласованиемнений разных людей.

Выбор подходящего для даннойорганизации способа связи участников коммуникационного процесса учитывает следующиеобстоятельства:

·       время;

·       надежность;

·  отношение членов организации к принятойв ней коммуникационной схеме.

Это означает, что для нормальнойжизни организации и решения ею своих проблем информация от руководителя к непосредственномуисполнителю и обратно не должна “застревать” на промежуточных уровнях управления;вся информация должна доходить по назначению, а любая ошибка в работе обнаруживатьсябыстро, тогда не придется переделывать работу всей группы; люди должны быть удовлетворенысуществующими коммуникациями.

Коммуникации в организацииделятся на формальные (официальные) и неформальные. Формальные коммуникацииопределяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организациии осуществляются по формальным каналам. Среди формальных коммуникаций выделяют:

 - вертикальные, когдаинформация перемещается с одного уровня на другой;

 - горизонтальные междуразличными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различныхподразделений.

Вертикальные коммуникациив свою очередь подразделяются на:

 - восходящие, когдаинформация передается снизу вверх

(с низших уровней на высшие).Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую менеджерам для оценки тойсферы деятельности, за которую они несут ответственность;

 - нисходящие, осуществляемыесверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролемза работниками.

 Неформальные коммуникациине следуют общим правилам данной организации и осуществляются по неформальным каналам, которыесуществуют в силу личных отношений между членами организации.

С существованием неформальныхкоммуникаций связана проблема слухов в организации.

Слухами называется любая информация,которая получена по неофициальным каналам коммуникации.

Типичная информация, передаваемаяпо каналам неформальных коммуникаций:

·    предстоящие сокращенияработников;

·    новые меры по наказаниямза опоздание;

·    изменения в структуреорганизации;

·    грядущие измененияи повышения;

·          подробное изложенийспора двух руководителей на последнем совещании по сбыту.

Существует две точки зрения,каким образом свести к минимуму эти слухи:

·          распространение максимальновозможной информации через каналы формальной коммуникации;

·          поощрение сетей неформальныхкоммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной связи.

Эффективность коммуникационныхсетей организации, как формальных, так и неформальных, определяется тем, как быстродоходит управленческая информация до адресата и насколько она сохраняет свою адекватность,пройдя по коммуникационным каналам.

Десять заповедей успешнойкоммуникации.

1. Перед коммуникаций четкоопределите идеи, вкладываемые  в послание.

2. Проанализируйте истиннуюцель каждой коммуникации.

3. Проанализируйте всефизическое и человеческое окружение при любой коммуникации.

4. Проконсультируйтесьс другими при планировании коммуникаций.

5. Обратите самое пристальноевнимание на интонацию и  основное содержание сообщения.

6. Воспользуйтесь возможностями,когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателяили адресата.

7. Постоянно держите вполе зрения, то как срабатывает коммуникация.

8. Устанавливайте коммуникациюне только на сегодня, но и на завтра.

9. Добивайтесь, чтобы делаустановки не противоречили словам.

10. Учитесь умению слушатьдругого.


Задание № 2

Руководитель должен знатьи учитывать психолого — педагогические особенности трудового коллектива. Каковыэти особенности?

В чем причина конфликтнойситуации в коллективе? Пути их предупреждения и разрешения.

Коллектив длительное времялихорадит, руководители постоянно меняются. Производительность труда снижается.Как можно повысить стабильность работы коллектива? Кто может помочь в данной ситуации?Кто является неформальным лидером в коллективе?

В новом коллективе вы столкнулисьс такой ситуацией; ваш подчиненный игнорирует указаний или делает все по — своему.

Каковы ваши действия?

—   Вызову на откровенныйразговор, стараясь найти контакт, расположить подчиненного к благоприятному деловомуобщению.

Все люди различны между собойи поэтому они по – разному воспринимают ситуацию, в которой оказываются. Различиев восприятии часто приводит к тому, что люди не соглашаются друг с другом по определенномуповоду. Это несогласие возникает, когда ситуация действительно носит конфликтныйхарактер. Конфликт определяется тем, что сознательное поведение одной из сторонвызывает расстройство интересов другой стороны.


Причины возникновения конфликтовв зависимости от типа отношений.

Отношение

партнерства

Отношение подчиненности снизу вверх сверху вниз

Действия одного сот-

рудника препятствуют

успешной деятельнос-

ти другого

Руководитель не обеспе-

чивает возможности ус-

 пешной деятельности

подчиненного

Подчиненный препятст-

вует успешной деятель-

ятельности руководителя

Действия одного сотруд-

ника препятствуют дос-

тижению личных целей

другим

Руководитель не обеспе-

чивает подчиненному

возможности достичь его целей

Подчиненный препятствует

достижению руководителем его личных целей

Поведение, взгляды одних сотрудников противоречат взглядам

других

Несоответствие стиля

работы руководителя

ожиданиям подчиненных

Несоответствие способов действий подчиненного

ожиданиям руководителя

Менеджер согласно своей ролинаходится обычно в центре любого конфликта в организации и призван разрешать еговсеми доступными средствами. Управление конфликтом является одной из важнейших функцийруководителя. В среднем руководители тратят около 20 % своего рабочего времени наразрешение различного рода конфликтов. Чтобы эффективно управлять конфликтом, необходимознать, какие конфликты бывают, как они возникают и протекают, как их можно устранить.

С точки зрения причин конфликтнойситуации существуют три типа конфликтов.

/> /> /> /> /> <td/>

Типы   конфликтов

  /> /> />

Между                                личностью и  группой

 

Межгрупповой

 

Межличностный

   

 

Основные причины возникновенияконфликтов безотносительно к типу отношений между сотрудниками

 

Причина Примеры возможных причин

Препятствие достижению

целей трудовой

деятельности информации

1. Длительный ремонт оборудования

2. Недопоставка (несвоевременная поставка) материалов, деталей

3. Недостаточность переданной

4. Отсутствие информации

 Препятствие достижению

 личных целей

 

 

1. Непредставление более выгодной работы

2. Планировка отпуска в неблагоприятный сезон

3. Задержка повышения оклада

4. Достижение сотрудником – конкурентом более высоких результатов

 Противоречие в

 поведении, взглядах,

 манерах, привычках

 и т. д.

 

 

1. Несовместимость характеров

2. Различие в возрасте

3. Различное воспитание

4. Противоречие в идеалах

5. Политические разногласия

Предупреждение конфликтовв коллективе и их эффективное разрешение требует определенной социально — психологическойинформации.


/> /> /> /> />

Социально-психологическая информация

  /> /> <td/> />

Информация

о мнениях людей

 

Информация

о людях

   /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

Основные методы получения

социально-психологической информации

  /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> <td/>

Наблюдение

  <td/>

Устный опрос

(интервьюирование)

  <td/>

Письменный опрос

(анкетирование)

  />

/>Способы предупреждения конфликтов

1. Создание хороших условий деятельности,четкое распределение функций, прав, ответственности, согласование интересов работников.

2. Выявление потребностей работников и созданиеусловий для максимального их удовлетворения.

3. Формирование рабочих групп с учетом личнойсовместимости,

применение адекватного стиляруководства.

4. Своевременное обнаружение противоречийи разногласий на основе переговоров, т. е. обсуждение спорного (конфликтного) вопросас целью выработки согласованного решения.

Задание № 3 ТЕСТ

 

* Какое из определений понятия“ коммуникации” Вы считаете

наиболее корректным? Коммуникация- это:

а) обратная связь всистеме управления;

б) обмен информацией впроцессах совместной деятельности;

в) система информационныхсвязей;

г) отношения между людьмипо различным факторам их общения;

д) совокупностьорганизационных связей в системе совместной деятельности людей.

Ответ: Б

* Какую закономерную последовательностьдействий предполагает процесс управления?

а) получение информации,обработка информации, превращение информации в командную, передача команднойинформации;

б) изучение ситуации,разработка решения, формулирование цели, реализация решения;

в) определение проблемы,формулирование цели, разработка решения, реализация решения;

г) определение цели,обработка информации, принятие решения, контроль исполнения;

д) постановка цели,оценка ситуации, определение проблемы, принятие решения.

Ответ: Г

* Что является критерием эффективностиуправленческого решения?

а) количествокорректировок, которые необходимо вносить при исполнении решения.

б) достаточноеколичество, полнота и ценность информации о выполняемой по данному решениюработе;

в) человеческий факторвосприятия управленческого решения;

г) согласованностьдеятельности при исполнении решения;

д) мотивационныйпотенциал управленческого решения.

Ответ: А


Список использованнойлитературы:

1. Лукичева Л. И. Управление персоналомизд-во Омега – Л Москва 2004 г. стр. 128 — 131

2. Фатхутдинов Р.А. Производственный менеджментучебник 3-е изд. Издательско — торговая корпорация “ Дашков и Ко Москва2002 г.

еще рефераты
Еще работы по менеджменту