Реферат: Системный подход в управлении

Содержание

Введение. 2

1. Общие положения системного подхода. 4

1.1 Основы общей теории систем. 4

1.2 Организационная система: основные элементы и типы… 6

1.3 Теория систем. 9

2. Процесс управления. 17

2.1 Системы управления. 17

2.2 Средства управления. 19

2.3 Организация как система. 22

3. Значение системного подхода в управлении. 30

Заключение. 34

Список литературы… 36


Введение

До становления в начале XX в. науки о менеджментеправители, министры, полководцы, строители принимая решения руководствовалисьинтуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремилисьнайти лучшие решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мограздвигать пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образомосмысливать свой объект управления более или менее системно. Но тем не менее доXX в. в управлении господствовал ситуативный подход, или управление пообстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода является адекватностьуправленческого решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в даннойситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации,непосредственно после оказания на нее соответствующего управленческоговоздействия. Таким образом, ситуативный подход — это ориентация на ближайшийположительный результат («а дальше видно будет...»). Мыслится, что«дальше» опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, котораявозникнет. Но решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем нетаким, как только ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменениевидения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужденпринимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактическиперестает управлять событиями, а плывет по их течению. Сказанное не означает,что управление по обстоятельствам неэффективно в принципе. Ситуативный подход кпринятию решений необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна ииспользование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяетсябыстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всехобстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшеерешение именно в рамках конкретной ситуации. Но тем не менее в общем случаеситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен илидополнен системным подходом.

Цель работы – рассмотреть системный подход в управлении.

Задачи работы — изучить общие положения системногоподхода; охарактеризовать процесс управления; проанализировать значениесистемного подхода в управлении.

 


1. Общие положения системного подхода

1.1 Основы общей теории систем

Во многих областях знания объект исследованияпредставляют в виде системы, а последующее его изучение проводят на основебазовых принципов системного подхода. Существуют биологические, технические,информационные и другие системы. Однако ни в одной области системный подход неполучил столь широкого распространения и не использовался с таким эффектом, какв теории организаций.

Концептуальные модели системного подхода к объяснениюсложных явлений современной жизни или системного анализа появились в виде общейтеории, которой приписывалась способность объяснить все явления современногоматериального и нематериального мира. Одним из основоположников системногоподхода считают Г. Спенсера, английского естествоиспытателя и исследователясоциальных явлений. По Спенсеру, весь социальный мир представляет собой некоецелое или организм, который можно представить как совокупностьвзаимодействующих частей — сердца, почек, мозга и других органов, которые вцелом выполняют функцию жизнеобеспечения или, иными словами, выживаемостиданной системы. Перенося проблемы биологического организма на социальныйуровень, Спенсер не смог выявить чисто социальных явлений, присущихисключительно человеческому обществу. Вместе с тем отдельные элементы его«организмической» теории и в настоящее время актуальны и способствуютпроведению всестороннего анализа социальных общностей, в частности социальныхорганизаций.

Однако истинными творцами общей теории систем признаютсяА.А. Богданов и Л. фон Берталанфи. Особенно весомый вклад в теорию сделанБогдановым. Он разработал ряд основных положений общей теории систем: принципобратной связи, феномен открытой системы (т.е. системы, взаимодействующей сокружающей средой посредством обмена энергией и веществом). Берталанфиразработал базовые принципы функционирования системы, баланса между входом ивыходом, определил принцип изоморфизма, согласно которому все системы(биологические, технические, социальные, информационные и др.) обладают общимичертами, определяемыми как системные черты.

В соответствии с общей теорией систем под системойпонимается некоторое сложное целое, обладающее ярко выраженными границами иотносительно независимыми составляющими, связанными между собой так, чтоизменение положения или состояния одной части с неизбежностью приводит кизменению состояния других частей.

Таким образом, основой системного подхода являетсяпризнание целостности сложных объектов, его границ и наличия у него внутреннихи внешних связей. Общая теория систем распространяет эти основные признаки навсе системные объекты реального мира. При этом наличие у всех системных объектовподобных свойств называется изоморфизмом.

Обобщая все теоретические концепции, выдвигаемые в рамкахобщей теории систем, можно сформулировать ряд основополагающих принципов.

1. Необходимым условием существования действующей системыявляется наличие связей между отдельными системными единицами, что позволяетэтим единицам при наличии определенных условий вступать во взаимоотношения. Изэтого положения следует, что система представляет собой некоторое сложное (повнутреннему строению) целое, которое невозможно разделить на полностьюнезависимые элементы.

2. Свойства системы в целом отличаются от свойств ееотдельных элементов, но определяются (детерминируются) этими свойствами.

3. Система как целое может оказывать влияние на свойстваи позиции отдельных элементов, изменяя их в определенном направлении.

4. Существенное изменение свойств ряда системныхэлементов может привести (после накопления изменений и перехода количестванакопленных изменений через определенную грань) к качественному изменению всейсистемы. Результатом такого качественного изменения может быть либо регресс — упрощение внутренней структуры, либо появление системы более высокого уровня,т.е. усложнение структуры системных единиц.

5. Любая система создает границы в отношении собственныхсистемных единиц, отделяясь, таким образом, от внешнего окружения.

6. В отношениях системы и внешнего окружения действуетпринцип энтропии (в рамках второго закона И. Ньютона), в соответствии с которымсистема стремится выровнять свое состояние (энергия, ресурсы и т.д.) с внешнимокружением.

7. Любая система иерархична, т.е. в ней существуютсистемные единицы различных уровней. При этом невозможно говорить о системесамого высокого уровня (предельной системе) и системе предельно малого уровня.

Принципы, на которых строится общая теория систем,описывают лишь самые общие свойства и принципы построения систем независимо отих характера и предназначения. При общесистемном подходе нет принципиальнойразницы между биологическим организмом, технической, личностной, информационнойили организационной системами. Обоснование общих системных принципов еще недает в руки исследователя инструмент для практического применения системногоподхода при управлении конкретной системой.

1.2 Организационная система: основныеэлементы и типы

Любая организация рассматривается какорганизационно-экономическая система, имеющая входы и выходы, и определенноеколичество внешних связей. Следует дать определение понятию «организация». Вистории были различные попытки идентифицировать это понятие.

Первая попытка строилась на идее целесообразности.Организация — есть целесообразное устройство частей целого, которое имеетопределённую цель.

Организация — социальный механизм для реализации целей(организационных, групповых, индивидуальных).

Организация — гармония, или соответствие, частей междусобой и целым. Любая система развивается на основе борьбы противоположностей.

Организация — целое, которое не сводится к простойарифметической сумме составляющих его элементов. Это целое, которое всегдабольше или меньше суммы своих частей (всё зависит от эффективности связей).

Честер Бернард (на Западе считается одним изосновоположников современной теории менеджмента): когда люди собираются вместеи официально принимают решение объединить свои усилия для достижения общихцелей, они создают организацию.

Это была ретроспектива. Сегодня организация может бытьопределена как социальная общность, которая объединяет некоторое множествоиндивидов для достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основеопределённых процедур и правил.

Исходя из данного ранее определения системы, определиморганизационную систему.

Организационная система — это определённая совокупностьвнутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а значит иобъектами организационного управления) выступают:

производство

маркетинг и сбыт

финансы

информация.

Персонал, человеческие ресурсы — обладаютсистемообразующим качеством, от них зависит эффективность использования всехостальных ресурсов.

Эти элементы являются основными объектамиорганизационного управления. Но у организационной системы есть и другаясторона:

Люди. Задача менеджера в том, чтобы способствоватькоординации и интеграции человеческой деятельности.

Цели и задачи. Организационная цель — есть идеальныйпроект будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилийлюдей и их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтомуорганизация- инструмент для достижения целей.

Организационная структура. Структура — это способобъединения элементов системы. Организационная структура — есть способсоединения различных частей организации в определённую целостность (основнымивидами организационной структуры являются иерархическая, матричная,предпринимательская, смешанная и т. д.). Когда проектируем и поддерживаем этиструктуры, мы управляем.

Специализация и разделение труда. Это тоже объектуправления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач насоставляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.

Организационная власть — это право, способность (знания +навыки) и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке,принятии и реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентовнеобходим для реализации власти. Власть — есть взаимодействие. Функциюкоординации и интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджерорганизовать не может. Организационная власть — не только субъект, но и объектуправления.

Организационная культура- присущая организации систематрадиций, верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения междулюдьми. Организационная культура придаёт организации индивидуальность,собственное лицо. Что немаловажно, она объединяет людей, создаёторганизационную целостность.

Организационные границы — это материальные инематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность даннойорганизации от других объектов, находящихся во внешней среде организации.Менеджер должен обладать способностью расширять (в меру) границы собственнойорганизации. В меру — значит брать только то, что сумеешь удержать. Управлятьграницами — значит вовремя их очерчивать.

Организационные системы можно разделить на закрытые иоткрытые:

Закрытая организационная система — это та система,которая не имеет связи со своей внешней средой (т. е. не обменивается с внешнейсредой продуктами, услугами, товарами и др.). Пример — натуральное хозяйство.

Открытая организационная система имеет связи с внешнейсредой, т. е. другими организациями, институтами, имеющими связи с внешнейсредой.

Таким образом, организация как система представляет собойсовокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннееединство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытойсистемой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающейсреды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудованият.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть ресурсов спомощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукты иуслуги, которые затем передаются во внешнюю среду.

1.3 Теория систем

Теория систем была разработана Людвигом фон Берталанфи вXX веке. Теория систем имеет дело с анализом, проектированием ифункционированием систем — самостоятельных хозяйственных подразделений, которыеобразуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями.Ясно, что любая организационная форма бизнеса отвечает этим критериям и можетизучаться с использованием понятий и средств теории систем.

Любое предприятие — система, которая превращает наборвкладываемых в производство ресурсов — затрат (сырье, машины, люди) — в товарыи услуги. Она функционирует внутри более крупной системы — внешнеполитической,экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступаетв сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые такжевзаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной частисистемы вызывает трудности в других ее частях. Например, крупный банк являетсясистемой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует исвязан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банкаявляются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобыбанк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, вконечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельностибанка в целом.

Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система,независимо от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связимежду ними создают свойства системы, её сущностные характеристики.

Границы системы — это разного рода материальные и нематериальныеограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения общейтеории систем, каждая система выступает частью бóльшей системы (котораяназывается сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждаясистема состоит из двух или более подсистем.

Синергия (от греческого — вместе действующий). Этопонятие используется для описания явлений, при котором целое всегда больше илименьше, чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до техпор, пока отношения между компонентами системы не приобретаютантагонистического характера.

Вход — Преобразование — Выход. Организационная система вдинамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие их даёт циклсобытий. Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходеважное значение приобретает изучение характеристик организации как системы,т.е. характеристик «входа», «процесса» («преобразования») и характеристик«выхода». При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуютсяпараметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какимипоказателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать ипо какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На«выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затемопределяют параметры «входа», т.е. исследуется потребность в ресурсах(материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяетсяпосле детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемойсистемы (уровня техники, технологии, особенности организации производства,труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической,социальной, экологической и др.). И, наконец, не менее важное значениеприобретает исследование параметров «процесса», преобразующего ресурсы вготовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования,рассматривается производственная технология, либо технология управления, атакже факторы и пути ее совершенствования.

Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни:возникновение Ю становление Ю функционирование Ю кризис Ю крах

Системообразующий элемент — элемент системы, от которогов решающей степени зависит функционирование всех остальных элементов ижизнеспособность системы в целом.

Характеристики открытых организационных систем

Наличие цикла событий.

Негативная энтропия (негоэнтропия, антиэнтропия)

а) под энтропией в общей теории систем понимается общаятенденция организации к смерти;

б) открытая организационная система, благодаряспособности заимствовать необходимые ресурсы из внешней среды, можетпротиводействовать этой тенденции. Эта способность и называется негативнойэнтропией;

в) открытая организационная система проявляет способностьк негативной энтропии, и, благодаря этому некоторые из них живут столетиями;

г) для коммерческой организации главным критериемнегативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительномвременном интервале.

Обратная связь. Под обратной связью понимаетсяинформация, которая генерируется, собирается, используется открытой системойдля мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности.Обратная связь позволяет организации получать информацию о возможных илиреальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процессеё развития. Отсутствие обратной связи ведёт к патологии, кризису и крахуорганизации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации,интерпретирующие её, систематизирующие потоки информации, обладают колоссальнойвластью.

Открытым организационным системам присущ динамическийгомеостаз. Все живые организмы проявляют тенденцию к внутреннему равновесию ибалансу. Процесс поддержания самой организацией сбалансированного состояния иназывается динамическим гомеостазом.

Открытые организационные системы характеризуютсядифференциацией — тенденцией к росту, специализации и разделению функций междуразличными компонентами, которые формируют данную систему. Дифференциация — этоответ системы на изменение внешней среды.

Эквифинальность. Открытые организационные системыспособны, в отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей различнымипутями, двигаясь к этим целям с различных стартовых условий. Нет и быть неможет единого и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может бытьдостигнута разными способами, и двигаться к ней можно с разными скоростями.

Приведем пример: рассмотрим банк с точки зрения теориисистем.

Исследование банка с точки зрения теории систем началосьбы с уточнения целей, чтобы помочь понять характер решений, которые необходимопринять, чтобы этих целей достичь. Нужно было бы исследовать внешнюю среду,чтобы осознать способы взаимодействия банка со своим более широким окружением.

Затем исследователь обратился бы к внутренней среде.Чтобы попытаться понять главные подсистемы банка, взаимодействие и связи ссистемой в целом, аналитик проанализировал бы пути принятия решений, самуюважную информацию, необходимую для их принятия, а также каналы связи, черезкоторые эта информация передается.

Принятие решений, система информации, каналы связиособенно важны для системного аналитика, потому что, если они функционируютплохо, банк будет в трудном положении. В каждой сфере системный подходобусловил появление новых полезных понятий и технических приемов.

Принятие решений

Системы информации

Каналы коммуникации

Принятие решений

В области принятия решений системное мышлениеспособствовало классификации различного типа решений. Были разработаны понятияопределенности, риска и неопределенности. Были внедрены логические подходы кпринятию сложных решений (многие из которых имели математическую основу), чтооказало большую помощь менеджерам в улучшении процесса и качества принятиярешений.

Системы информации

Характер информации, находящейся в распоряжениипринимающего решения, имеет важное влияние на качество самого решения, инеудивительно, что этому вопросу уделялось большое внимание. Те, кторазрабатывают системы управленческой информации, пытаются дать соответствующуюинформацию соответствующему лицу в соответствующее время. Чтобы осуществитьэто, им нужно знать, какое решение будет приниматься, когда информация будетпредоставлена, а также как скоро эта информация дойдет (если скорость являетсяважным элементом принятия решений). Предоставление соответствующей информации,которое улучшало бы качество решений (и устраняло бы ненужную информацию,просто увеличивающую издержки) — весьма существенное обстоятельство.

Каналы коммуникации

Каналы коммуникации в организации являются важнымиэлементами в процессе принятия решений, поскольку они передают требуемуюинформацию. Аналитики систем дали много полезных примеров глубокого пониманияпроцесса взаимосвязи между организациями. Значительные успехи были достигнуты визучении и решении проблем «шума» и помех в средствах связи, проблем переходаиз одной системы или подсистемы с другую.

В методологии системных исследований используется рядпонятий, наиболее важных для формирования этого направления. Это такие понятия,как

целое

часть

система

структура

элемент

множество

связь

отношение

уровень

и другие.

Наиболее важными среди этих понятий являются понятия«целое» и «часть». Эти понятия следует отличать от понятий «общее» и «частное».Когда говорят об общем, то предполагается множество объектов и наличие некоторогоповторяющегося признака у этих объектов. Об этом признаке и говорят как об«общем» для данного класса объектов. Наоборот, о признаке, имеющемся не у всех,а лишь у некоторых объектов класса, говорят как о «частном». В случае жеиспользования понятий «целое» и «часть», предполагается иной смысл.

Например, ткань, состоящую из множества клеток, можноназывать «целым», а сами клетки – «частями». В этом случае под «целым» имеетсяв виду не нечто повторяющееся, но как бы суммируемое из отдельных объектовкакого-то класса. Суммирование здесь выражается в накоплении клеток,необходимом для образования целого. В то же время «целое» не есть и простосумма, поскольку мы могли бы рассмотреть растущее множество разрозненныхклеток, не образующих целого, но лишь увеличивающих свое число. Целое должнобыть чем-то большим, чем просто сумма (множество) элементов. Например, ткань –это не просто множество клеток, но некоторая новая сущность, новое качество,отсутствующее у каждой отдельной клетки. Такое новое качество, появляющеесятолько у целого, называют еще «сверхаддитивным» или «эмерджентным» свойством.Появление целого хотя и предполагает множество объектов какого-то класса, ихсуммирование по числу, но, кроме этого, целое – это некое новое качество,возникающее в процессе такого суммирования. Такое качество выражаетсяобразованием некоторой структуры на объектах, складывающейся из различныхсвязей и отношений объектов.

Итак, когда говорят о целом, то предполагают:

Некоторое множество объектов.

Эти объекты могут входить в некоторые отношения друг сдругом, порождая новое качество (состояние), отсутствующее у отдельныхобъектов.

Это состояние и называют «целым» на множестве объектов.Сами объекты называют «частями». Наименьшие части, из которых можетобразоваться целое, называют «элементами». Понятия «система», «структура» — этово многом синонимы понятия «целое». Связи и отношения – проявления целого, ипрактически они также представляют из себя формы целого. В конечном итоге,остаются три первичных понятия в системном подходе:

целое

часть

множество (частей)

Множество частей есть необходимое, но недостаточноеусловие для образования целого. Там, где есть целое, всегда есть множествочастей, но не наоборот — возможно множество частей без целого. Чтобы возниклоцелое, в множестве частей должен появиться еще некоторый фактор«сверхаддитивности», выражающий возникновение целого как нового состояния,сравнительно и с каждой частью, и со всем множеством частей. Целое как новоекачество формирует как бы новый уровень существования по сравнению с уровнемотдельных частей и их множеств. Поэтому понятие «уровень» — также одно изосновных понятий системного подхода. Когда предполагается образование множествацелых – не только целых первоначальных частей, но и целых на самих целых, то вэтом случае возникает последовательность все более высоких уровней, и говорятоб уровнях организации или уровнях существования разных порядков.

 


2. Процесс управления

 

2.1 Системы управления

Производственно хозяйственная деятельность каждогопредприятия, его права и обязанности регулируется законом о предпринимательскойдеятельности.

Управление предприятием осуществляется в соответствии сего Уставом. Предприятие является юридическим лицом, пользуется правами ивыполняет обязанности, связанные с его деятельностью.

Управление предприятием осуществляется на базеопределенной организационной структуры. Структура предприятия и егоподразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработкеорганизационной структуры управление необходимо обеспечить эффективноераспределение функций управления по подразделениям. При этом важно выполнениеследующих условий:

решение одних и также вопросов не должно находится введение разных подразделений

все функции управления должны входить в обязанностиуправляющих подразделений

на данное подразделение не должно возлагаться решениевопросов, которые эффективнее решать в другом.

Структура управления может изменяться во времени всоответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления.

Системой называется совокупность элементов и связей междуними, обладающая свойством, не сводящимся к сумме свойств элементов[1].

Как видим, по определению, система должна состоять, какминимум, из двух связанных, взаимодействующих друг с другом элементов.Системное свойство – это новое качество элементов, изначально независимых.

Системы имеют элементы, связанные в пространстве, — этоструктура системы вещества, устройства, организации. Система «живет» во времени– это означает наличие технологий, процессов[2].

Образованные из людей системы – это коллективы, фирмы,организации.

Как же анализировать системы, выявлять и использоватьсистемные свойства?

Вот классический пример – технические системы существуютне сами по себе. Каждая из них входит в надсистему, являясь одной из ее частейи взаимодействуя с другими ее частями; но и сами системы тоже состоят извзаимодействующих частей – подсистем. Первый признак талантливого мышления –умение переходить от системы к надсистеме и подсистемам. А для этого должныработать три мысленных экрана (рис. 1).[3]

/> /> /> /> /> /> /> /> <td/> /> <td/> /> />

/>/>/>/>НССПС

/>/>СПС

ПС

Рис. 1

Вроде бы все просто! Надсистема – система – подсистема.Почему же так часто происходит смешивание разных системных уровней? Гдекритерий одного системного уровня и есть ли он? Есть, конечно! К подсистемамданной системы надо относить лишь те элементы, совокупность которыхобеспечивает имеющееся системное свойство.

Подсистем в системе может быть очень много, но их всегдаможно сосчитать. Иначе обстоит дело с определением надсистемы для рассматриваемойсистемы. Любая система сама может быть элементом многих более сложных систем.Поэтому системный анализ и его результаты сильно зависят от контекста, вкотором рассматривается система[4].

2.2 Средства управления

Как известно, процесс управления заключается впланировании, организации действий по выполнению планов и контроле за конечнымирезультатами. Чем лучше отработаны и теснее взаимосвязаны эти важнейшиефункции, определяющие в совокупности существо предмета управления, темрезультативнее управление. Многие промышленные фирмы на собственном опытеубедились, что планирование является средством, позволяющим им определятьхарактер, формы и последовательность будущих действий на протяжениипродолжительного периода.

В общих чертах в планирование входят: выявленияперспектив развития внешнего окружения, формулирование целей и вероятныхстратегий, установление первостепенных задач и определение курсов действий дляих достижения. Продукцией планирования является система планов — долгосрочных,среднесрочных и оперативных. Процесс планирования охватывает все уровниуправления и создает необходимые предпосылки для обеспечения в принципе в фирметочного соответствия предпринимаемых действий требованиям общих целей. В работепо внутрифирменному планированию прежде всего участвуют высшие руководители,которые формируют исходные положения для достижения оптимального распределениявнутрифирменных ресурсов, делегируют полномочия, необходимые для эффективногоиспользования этих ресурсов. От лиц, которым делегированы полномочия и приданыресурсы, требуется творческий подход к использованию ресурсов. Прогресс в этомнаправлении зависит от умения менеджеров использовать новейшие теоретическиеположения, различные аналитические инструментарии для отыскания наилучшихсвязей настоящего с будущим, для решения задач определения целей. Промышленныефирмы всемерно стремятся повышать обоснованность планов, видя в этом дополнительныйисточник своего роста. Крупные корпорации используют свои службы планирования идля контроля выполнения обязательств поставщиками.

Многие зарубежные специалисты непрерывно подчеркивают,что смысл внутрифирменного планирования в конечном счете сводится к определениюрешений, которые требуется принять сегодня для обеспечения эффективнойдеятельности фирмы, ее роста в будущем. Смысл планирования довольно точноопределяется профессором Д.Сандерсом из Техасского университета: “Функцияпланирования — смотреть в будущее; планировать — значит определять заранеебудущий курс действий”(1). По его определению, планирование включает принятиерешений в отношении:

выбора как краткосрочных, так и долгосрочных стратегийфирмы;

выработки ориентирующих линий и действий, которыепомогают выполнять поставленные цели или преодолевать угрожающие ситуации;

установления стандартов оперативной деятельности, которыеиспользуются как база для осуществления контроля;

пересмотра более ранних планов в свете меняющихсяусловий.

Наиболее важными целями разных фирм являются: обеспечениеопределенного уровня прибылей, объема продаж, быстрая реализация товаров,проникновение на рынок, усовершенствование изделий, повышениепроизводительности труда, более полное использование производственныхмощностей, достижение ритмичного производства.

Порядок установления целей (например, рост производства,обеспечение стабильности, захват ведущих позиций на рынке, увеличение прибылей,обеспечение окупаемости капиталовложений) обычно происходит в следующейпоследовательности:

подробное изложение общих целей, обеспечивающих получениенамеченной прибыли;

формирование каждой цели для всех крупных сфердеятельности;

установление количественных характеристик илипоказателей, по которым можно судить о выполнении поставленных целей (например,оборот фирмы);

установление нормативов по выполнению работы в цехах.

При формулировании главной цели руководствуютсятребованием получения определенного объема прибыли, который устанавливается врезультате критического анализа сильных и слабых сторон деятельности компаний сучетом неожиданностей, таящихся в неопределенности внешней обстановки. В этойработе используется метод построения “дерева целей”. Основанием “дерева” служатглавные стратегические концепции фирмы. Они последовательно разветвляются,определяя более частные и вместе с тем более конкретные цели для каждогонижестоящего звена управления. Исходя из этого, каждый менеджер долженопределить свои конкретные цели. Когда цели сформулированы, создаются условиядля оценки работы менеджеров — по успехам в выполнении поставленных задач. Чемниже ступени иерархии, тем более конкретными становятся цели по своемухарактеру, направленности, охватываемому периоду. Для менеджера каждаяконкретная цель открывает возможность для его индивидуального творчества,развитию которого должна способствовать достаточная организаторскаясамостоятельность[5].

Эффективное выполнение функции планирования предполагает:

поступление сведений об основных общеэкономических ирыночных условиях, влиянии на рынок самой фирмы и ее конкурентов, о прошлыхпродажах и прибылях;

определение оптимальной товарной структуры производства вкаждый данный момент времени с учетом научно-технического прогресса;

оперативный учет наличных ресурсов и гибкоеманеврирование ими;

установление контроля за выполнением планов исвоевременной их корректировки в случае необходимости.

Многие ученые и экономисты разных стран исходят из того,что планирование — наиболее трудный и ответственный участок во всей работе поорганизации эффективного управления не только потому, что исключительно сложенпроцесс определения целей, окончательного выбора направления деятельности иразработки соответствующей программы в условиях рынка, но и вследствиесложности всей последующей работы по выполнению планов из-за изменчивостиконъюнктуры и необходимости уточнения и корректировки планов. Онипредостерегают промышленные фирмы против упрощенчества и рекомендуют приорганизации системы планирования, с одной стороны, определять взаимосвязь задачи шагов по созданию иерархии планов, а с другой — предусмотреть системуконтроля работы фирмы и необходимых коррективов[6].

2.3 Организация как система

ходе изучения организаций в рамках системного подходавыяснилось, что социальная организация как система обладает рядом специфическихсвойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических ит.д.). Но системно-теоретические исследования организаций и процессовуправления с позиций общей теории систем оказались неэффективными в силуотвлеченного характера общесистемных концепций.

Рассматривая организацию в целом с привлечениемсистемного подхода, действительно можно сказать, что она, как и всякая система,представляет собой порядок, обусловленный планомерным, правильным расположениемчастей в целом, определенным взаимосвязями частей. Однако организация обладает специфическими,присущими только ей свойствами. В связи с этим возникла необходимостьразработать специальную теорию систем применительно к организациям.Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системноймодели организации:

· организация представляется как упорядоченностьподсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени;

· организация может рассматриваться как сложный процесс,основой которого являются все изменения материальных объектов и информации;

· в организациях присутствуют подсистемы, которыеявляются составными частями системы (управленческая, экономическая,технологическая и др.);

· в организациях возникают организационные отношения (поповоду целей, межличностные, властные, информационные и т.д.);

· в организациях протекают системные подпроцессы(властные, материально-энергетические и т.д.) [7; 107].

Основными отличиями организации от других систем(например, от биологических) Миллер считает наличие самостоятельных целейсистемы и сложной управленческой подсистемы, которая представляется какмногоуровневая и организованная по иерархическому принципу.

Миллер описывает главную, управленческую подсистему какнекоторое решающее устройство, которое состоит из личностей, находящихся навысшем уровне власти и принимающих ответственные для организации решения.

Таким образом, любая организация состоит из подсистем,каждая из которых может рассматриваться как система более низкого уровня. В тоже время сама организация, имея некоторое количество уровней подсистем, в своюочередь может рассматриваться как подсистема в системе более высокого порядка(например, предприятие, выступая как самостоятельная система, делится на рядцехов-подсистем и одновременно как подсистема входит в производственноеобъединение). Свойство объекта быть одновременно и подсистемой, и сложнойсистемой с наличием элементов подсистем определяется как свойстворекурсивности.

Итак, при изучении организации с позиций системногоподхода на первом плане выступают: а) деление организации на подсистемы; б)вертикальные и горизонтальные связи организации. Сравнение схем, построенных наоснове простого анализа и системного подхода, показывает, что при системномподходе основное внимание уделяется подсистемам организации и связям междуотдельными системными единицами.

Организация как закрытая и открытая система. Применениесистемного подхода к исследованию организаций возможно в двух различныхвариантах, когда организация рассматривается как закрытая или как открытаясистема.

Обычно исследователи считают организацию закрытойсистемой, хотя декларируют необходимость изучения организации в тесномвзаимодействии с внешней средой. Как правило, исследователи и практики,рассматривая отдельные структурные единицы организации, занимаясь проблемамиуправления и применения властного воздействия руководителей и подчиненных идр., лишь частично учитывают влияние внешнего окружения, не задумываясь о том,что организация является неотъемлемой частью внешней среды. Но в случае подходак организации как к закрытой, самодостаточной системе влияние внешнегоокружения учитывается в виде действия отдельных факторов, возмущающих и дажеизменяющих внутреннюю структуру организации.

Если организация рассматривается как открытая система,она органично вписывается во внешнее окружение и считается ее подсистемой. Приэтом границы системы представляют собой замкнутую кривую, проходящую попериметру исследуемых объектов (по периметру организации) так, что онаразграничивает область с меньшей интенсивностью взаимодействий вне этой кривойот области с высокой интенсивностью внутри нее. Здесь окружение организации неявляется пассивным и его можно определить как совокупность объектов, внешних поотношению к организации, которые связаны с одним или более системными единицамиорганизации так, что изменение одного или нескольких свойств внешних объектовизменяет поведение системы, что в свою очередь приводит к изменению одного (илиболее) свойства внешних объектов.

Еще Ф. Тейлор в своих работах писал о необходимостиизучения человеческого фактора в организации. Он указывал, что организациятолько тогда будет работать эффективно, когда учитываются все самые важныепотребности работников, когда организация является не только механизмом дляпроизводства прибыли, но и сплоченным коллективом, члены которогоблагожелательно относятся друг к другу.

Но представители школы научного управления практически нерассматривали отношения между членами организации. Более того, они фактическиотрицали значимость горизонтальных связей, рассматривая исключительновертикальные, властные связи в направлении только сверху вниз — отруководителей к подчиненным. Невнимание к человеческому фактору самымотрицательным образом сказывалось на работе рациональных организаций, которымне удавалось повышать эффективность деятельности несмотря на наличие ресурсов.Вновь актуализировалась проблема отчуждения и аномии.

Эти обстоятельства подтолкнули ряд исследователейорганизаций к проведению всесторонних исследований человеческих взаимоотношенийв коллективе. Основная идея, которой они руководствовались, состояла вследующем: социальная организация — это не механизм и не биологическийорганизм, поэтому нельзя игнорировать отношения между людьми, возникающие входе производства, их общение между собой. Организация, в которой не придаютзначения горизонтальным связям, представляется неполной, ее члены изолированы,что, снижает их заинтересованность в выполняемой работе. Налаживание контактови отношений между членами коллектива организации — существенный резервповышения эффективности деятельности и улучшения организационной структуры.

Формирование школы человеческих отношений. В 1924-1932гг. группа социологов — исследователей Гарвардского университета подруководством Э. Мэйо провела социальный эксперимент на предприятии компании «Вестернэлектроник компани». Этот эксперимент получил название Хотторнскогоэксперимента. В ходе эксперимента вы-яснилось, что производительность труда,заинтересованность в результатах деятельности, трудовая дисциплина вколлективах во многом зависят от методов руководства (взаимоотношенияруководитель — подчиненные) и взаимоотношений между работниками.

Хотторнский эксперимент при всех его методологическихнедостатках, допущенных при формулировании выводов и выявленных позднее,послужил основой для формирования мощной научной школы, строившей свою теориюна концепции человеческих отношений. Эта концепция стала в свою очередькраеугольным камнем для одного из самых влиятельных и быстро прогрессирующихнаправлений в исследовании организаций, известного как психологическоенаправление.

Концепция человеческих отношений изначально быланаправлена против основных положений тейлоризма и школы научного управления. Впротивовес подходу к работнику с позиций биологизма (когда эксплуатируются восновном такие ресурсы работника, как физическая сила, навыки, интеллект) членорганизации стал рассматриваться как социопсихологическое существо. Такиетеоретики школы человеческих отношений, как Э. Мэйо, У. Мур, Ф. Ротлисбергер,основываясь на экспериментальных данных, доказывали, что повышениепроизводительности труда в организации зависит не только от способностей,знаний и умений, на которые ориентировался тейлоризм, но и от таких факторов,как удовлетворенность работников своим трудом, влияние группового мнения,неформальные отношения руководителя с подчиненными, благоприятная атмосфера вколлективе и т.д. Постоянная работа, направленная на развитие положительноговоздействия этих факторов, могла, по мнению авторов концепции, в значительнойстепени повысить производительность труда, интегрировать работников в отношениидостижения наиболее важных целей организации, повысить авторитет руководителя ит.д[7].

Как справедливо отмечает отечественный социолог А.И.Кравченко, появление концепции человеческих отношений в социологии организацийобусловлено техническим прогрессом на современном предприятии. Усложнениепрофессий, резкое повышение требований к качеству сложных и сверхсложныхизделий выдвинули на первый план задачу воспитания работника,высокосознательного в отношении к труду, заинтересованного в конечномрезультате своего труда, соблюдающего и сознательно поддерживающего нормы иправила организации. В концепции человеческих отношений человек рассматриваетсяне просто как функционер, выполняющий некоторую работу, но и как индивид,обладающий определенными социальными интересами.

Политика управления, согласно концепции школычеловеческих отношений, предусматривала комплекс мероприятий по удовлетворениюмногих важнейших потребностей и нужд членов организации: улучшение условийтруда, условий релаксации (отдыха и восстановления сил), проведения свободноговремени, а также в значительной степени способствовала демократизации отношениймежду руководителями и подчиненными, заставила руководителей учитыватьличностные качества работников.

Одной из самых главных заслуг создателей концепциичеловеческих отношений можно назвать то, что они отвели неформальнойорганизации (или неформальной организационной структуре) важную, а иногда ирешающую роль в организационной деятельности. Ф. Ротлисбергер полагает, вчастности, что неформальная организация представляет собой <действия,ценности, нормы, убеждения и неофициальные правила, а также сложную сетьсоциальных связей, типов членства и центров влияния и коммуникации, которыесложились внутри и между составляющими организацию группами при формальныхструктурах, но конкретизированы ими. Но в то же время неформальным отношениям ворганизации и роли психологического фактора придавалось преувеличенно большоезначение в ущерб всем остальным. Представители школы человеческих отношенийотрицали необходимость применения жесткого контроля, что ограничиваловозможности руководителей, оказывало отрицательное влияние на процессуправления в организации.

Разработка психологического подхода в теории организаций.Идеи школы человеческих отношений развивали представители психологической школыв теории организации. Так, американские исследователи организационногоповедения У. Френч и Ч. Белл, сравнивали организацию с айсбергом, в подводнойчасти которого находятся элементы неформальной структуры организации, а вверхней (видимой) части — формальной. Такой подход в значительной степенирасширил возможности управления человеческими ресурсами в организации, позволилвыработать сбалансированный подход к соотношению формальной и неформальнойорганизационных структур и способы взаимодействий между ними.

В целом работы представителей школы человеческихотношений и исследователей, стоящих на близких теоретических позициях, сталиосновой демократического стиля управления организацией, характеризующегосяпостоянной ориентацией руководителей на поведение подчиненных, необходимымуровнем самоконтроля, высокой мотивацией работников и включенностью работника впроцесс управления организацией.

Школа человеческих отношений и психологическоенаправление сыграли большую роль в развитии теории организаций. Представителиэтих направлений:

· ввели учет человеческого фактора, поведения членоворганизации, что позволило использовать при управлении психологические исоциально-психологические методы для повышения эффективности организации;

· выделили неформальную структуру организации, чтопозволило существенно расширить рамки деятельности руководителей, использоватьсистему горизонтальных коммуникаций в организации;

· существенно обогатили теорию мотивации, используя новыеэффективные подходы к побуждению членов организации к достижениюорганизационных целей.

Вместе с тем эти теории не могли учесть ряда серьезныхпроблем, и в настоящее время их применение в чистом виде ограничено. Так,представители школы человеческих отношений:

· преувеличивали влияние психологического фактора;

· не принимали во внимание особенностей корпоративнойкультуры, распространяя свои методы как, например, на бригады грузчиков, так ина группы по разработке высоких компьютерных технологий;

· не оставляли руководителю возможности для принятияжестких организационных решений, если того требует ситуация;

· не учитывали связи психологического фактора с системойдругих факторов (социальных, культурных, технологических, структурных,внесистемных и т.д.);

· рассматривали организацию только как закрытую системубез учета влияния рыночного и институционального окружения, проблемраспределения и перераспределения властных и других ресурсов в организации.

Решению проблем, связанных с применением психологическихтеорий, способствовало внедрение теории систем, или системного под-хода, впрактику изучения организаций[8].


3. Значение системного подхода вуправлении

Значение системного подхода заключается в том, чтоменеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работойорганизации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенноважно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует егоподдерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделенийи целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящихчерез всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций.Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, онже предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования иконтроля.

Современный руководитель должен обладать системныммышлением, так как:

менеджер должен воспринимать, перерабатывать исистематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы дляпринятия управленческих решений;

руководителю необходима системная методология, с помощьюкоторой он мог бы соотносить одно направления деятельности своей организации сдругим, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;

менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным — общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организациязанимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой,частью которой является;

системный подход в управлении позволяет руководителюболее продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование,планирование, организацию, руководство, контроль.

Системное мышление не только способствовало развитиюновых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялосьинтегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению иважности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математическихсредств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений,использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом,системный подход позволяет нам комплексно оценить любуюпроизводственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления науровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию впределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса ивыхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организоватьпроцесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные результаты, системноемышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение,что оно позволит применять современный научный метол к управлению, все еще нереализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы оченьсложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя средавлияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутрипредприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно,слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодныхданных, а слишком узкое — к частичному решению проблем. Нелегко будетсформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить сточностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самоелогичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее,системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

На сегодня общепринято считать, что управлять, — значитпереводить некую систему из одного состояния в другое, отвечающее целямуправления. Для этого необходимо воздействовать на структурные компонентысистемы, а именно: принимать соответствующие управленческие решения, чтобысистема эволюционировала в требуемом направлении с нужной скоростью.

И чего в этом процессе больше – науки или искусства – обэтом пока идут споры. Но уже очевидно, что парадигмы рациональности, принятые втрадиционных академических дисциплинах, не могут быть без некоторых оговорокналожены на такую относительно новую область знания, как теория управления. Влюбом случае, значимость личностного аспекта безусловно растет, и это говорит впользу искусства.

Такие специалисты в области теории управления, как С.Бир,П.Вэйлл, П.Э.Лэнд, считают, что деятельность менеджеров предоставляет собойискусство, поскольку управленческие решения приходится принимать и осуществлятьв условиях риска, неопределенности, дефицита времени и информации. Реальныехозяйственные ситуации уникальны по своей природе, и очень часто менеджерсталкивается с тем, что не поддающиеся предварительному учету обстоятельстваприобретают первостепенное значение.

Практика современного управления уже включает интуициюкак необходимый элемент принятия решений. Например, среди практическихрекомендаций Р.Уотермана, адресованных менеджерам, есть и такие: «Интуициявовсе не так мистична, как кажется. Она позволяет нам воспроизводить годы опытабез сознательного обдумывания. Доверяйте шестому чувству. Используйте своюинтуицию без смущения».[9]

Другие авторы также обращают внимание на необоснованнуюнедооценку интуиции, объясняя, например, успех японских и ряда американскихкомпаний как раз тем, что эти компании не злоупотребляли современнымформально-математическим инструментарием в процессе принятия решений.

Разумеется, менеджер должен собрать как можно большеинформации и прогнозных оценок. Но, во-первых, 100% необходимой информацииникогда не удается собрать, а такой вещи, как абсолютная уверенность вообщеговоря, не существует. А во-вторых, даже правильное решение оборачиваетсяошибочным, если принято слишком поздно.

К тому же правильность или эффективность принятогорешения можно оценить лишь впоследствии.

Значит, в какой-то момент нужно довериться интуиции,пойти на риск.[10]

Специалисты по кризисному управлению, рекомендующие, какготовиться и реагировать на кризисы в бизнесе, среди ключевых моментов такжевыделяют способность предвидеть, предчувствовать причины, масштабы ипоследствия кризисов.

Итак, управлять – это еще и предвидеть. А предвидеть –значит уметь выделить основное и отбросить несущественное. В неизвестной именяющейся обстановке разглядеть основной смысл совершающихся событий, уловитьих главную тенденцию, понять «куда они движутся». Способность предвидеть,конечно же, является необходимым условием эффективного управления. И этаспособность не менее важна, чем решительность в действиях. Недаром Наполеонговорил, что истинный полководец должен иметь столько же характера, сколько иума.

 


Заключение

Обобщая все теоретические концепции, выдвигаемые в рамкахобщей теории систем, можно сформулировать ряд основополагающих принципов.

1. Необходимым условием существования действующей системыявляется наличие связей между отдельными системными единицами, что позволяетэтим единицам при наличии определенных условий вступать во взаимоотношения. Изэтого положения следует, что система представляет собой некоторое сложное (повнутреннему строению) целое, которое невозможно разделить на полностьюнезависимые элементы.

2. Свойства системы в целом отличаются от свойств ееотдельных элементов, но определяются (детерминируются) этими свойствами.

3. Система как целое может оказывать влияние на свойстваи позиции отдельных элементов, изменяя их в определенном направлении.

4. Существенное изменение свойств ряда системныхэлементов может привести (после накопления изменений и перехода количестванакопленных изменений через определенную грань) к качественному изменению всейсистемы. Результатом такого качественного изменения может быть либо регресс — упрощение внутренней структуры, либо появление системы более высокого уровня,т.е. усложнение структуры системных единиц.

5. Любая система создает границы в отношении собственныхсистемных единиц, отделяясь, таким образом, от внешнего окружения.

6. В отношениях системы и внешнего окружения действуетпринцип энтропии (в рамках второго закона И. Ньютона), в соответствии с которымсистема стремится выровнять свое состояние (энергия, ресурсы и т.д.) с внешнимокружением.

7. Любая система иерархична, т.е. в ней существуютсистемные единицы различных уровней. При этом невозможно говорить о системесамого высокого уровня (предельной системе) и системе предельно малого уровня.

Принципы, на которых строится общая теория систем,описывают лишь самые общие свойства и принципы построения систем независимо отих характера и предназначения. При общесистемном подходе нет принципиальнойразницы между биологическим организмом, технической, личностной, информационнойили организационной системами. Обоснование общих системных принципов еще недает в руки исследователя инструмент для практического применения системногоподхода при управлении конкретной системой.

 


Список литературы

1.        Анатольев Г.В. Проблемы теории и практики управления № 11, 1998.

2.        Диев В.С. Управление, интуиция и неорационализм. // ЭКО. №11, 2002.

3.        Долгаева Е.В. Система управления. // Вопросы экономики, №1, 1999.

4.        Захаров М.М. Теория управления. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.

5.        Розманов В.С. Теория управления. М.: Юнити, 2004.

6.        Сибиряков В.Г. Технология прогнозирования развития систем с помощьюТРИЗ. // ЭКО. 10, 2001.

7.        Уотерман Р. Фактор обновления. М.: Прогресс, 1999.

8.        Фролов С.С. Социология организации. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

9.        Якокка Ли. Карьера менеджера. М.: Прогресс, 1999.

10.     Яновая С.Я. Теория управления. СПб: Питер, 2003.

еще рефераты
Еще работы по менеджменту