Реферат: Регламентация деятельности персонала: анализ должностных инструкций (на примере Мэрии г. Новосибирска)

Введение

 

Тема моей курсовой работы звучит как“Регламентация деятельности персонала: анализ должностных инструкций”. Эта темаявляется очень актуальной в настоящее время, поскольку в любой организациидеятельность персонала определяется различными регламентами, наиболеераспространенными из которых являются как раз должностные инструкции. И далеконе всегда они составлены в соответствии с Тарифно-квалификационнымихарактеристиками по общеотраслевым должностям служащих. При поступлении наработу каждый человек должен ознакомиться с должностной инструкцией,разработанной для него кадровой службой  или руководителем структурногоподразделения (подписанной руководителем структурного подразделения иутвержденной руководителем организации), на основании которой будет заключатьсятрудовой договор. Но, к сожалению, далеко не каждый знаком с правиламисоставления данного нормативно-правового акта и требованиями, предъявляемыми коформлению. Кроме того, в последнее время  в связи с введением нового ТрудовогоКодекса некоторые руководители предлагают подчиненным самостоятельно написатьна себя должностную инструкцию. В этом случае человеку уже действительнонеобходимо обладать определенными знаниями в этой области. И я как будущийработник, который тоже непременно столкнется с такой проблемой, хотела быразобраться с этой темой.

Итак, цель моейкурсовой работы: научиться составлять должностные инструкции.

Задачами будут являться:

1.            Изучениетеоретических основ темы (определение понятия “регламент”, виды регламентов,понятия должностной инструкции, изучение общих подходов к разработке должностныхинструкций).

2.            Анализдолжностных инструкций с точки зрения правильности их составления.

В качестве объектаисследования я возьму должностные инструкции сотрудников Отделаорганизационно-кадровой работы и контроля департамента земельных и имущественныхотношений мэрии  г. Новосибирска, где мне довелось проходить практику. А предметоммоего исследования соответственно будет являться содержание этих документов,форма составления. Среди методов, с помощью которых я собираюсьпроводить исследование, я выделю:

1.            Наблюдение (вплане изучения нормативных требований к составлению должностных инструкций иизучения самих должностных инструкций)

2.            Сравнение(сопоставление фактической формы и нормативов; выводы)


Глава 1Теоретические основы темы1.Понятие и виды регламентов

Эффективномууправлению предприятием, фирмой и т. п.,  тесному взаимодействию всехподразделений и служб, исключению дублирования в работе способствует разработканормативных документов, регламентирующих деятельность, четко определяющихфункции, права, обязанности каждого подразделения, а также отдельныхисполнителей с учетом специфических особенностей их деятельности.

Т.о. понятие “регламент”означает совокупность правил, определяющих порядок деятельности предприятия,организации. Без регламентов любая хорошо организованная и построенная системауправления превратится в анархию. К числу таких документов относятся положенияо структурных подразделениях, об отделах и службах предприятия, правилавнутреннего распорядка, положение о персонале, положение о структурномподразделении, штатное расписание и должностные инструкции работников,согласно которым определяются место, роль подразделений в системе управленияпредприятием, основные задачи, обязанности, права, ответственность исполнителейза выполняемую работу.

Поскольку  ядолжна научиться составлять должностные инструкции, то остановлюсь подробноименно на этом виде документов, регламентирующих деятельность персонала.


2.Должностные инструкции

2.1. Общаяхарактеристика должностной инструкции 

Главные достоинства любого нормативного документа –краткость и ясность. Очевидно, что неясный, то есть двусмысленный илипротиворечивый документ, невозможно исполнять. Также, очевидно, чтопользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудноориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чемдлиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в нейнесовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностныхинструкций длинные и неясные.

Назначение должностной инструкции – объяснитьподчиненному, что от него требуется, но мотивировать подчиненного к выполнениюего должностных обязанностей должностная инструкция не может. Наличиедолжностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый разподробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться наработе по мотивированию подчиненного.

Должностные инструкции являются основной несущейконструкцией любой системы управления.

Должностная инструкция  -документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанностиработника. Разрабатываются должностные инструкции руководителямиподразделений на своих непосредственных подчиненных, и подписываются  они такжеруководителями структурных подразделений. При отсутствии структурныхподразделений инструкция составляется специалистом, занимающим даннуюдолжность, и им подписывается. Утверждает должностные инструкции Первыйруководитель организации на должности находящиеся непосредственно в егокомпетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующимизаместителями по функции. Руководитель структурного подразделенияутверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции иуказано в его должностной инструкции и трудовом контракте. Первый экземплярдолжностной инструкции на каждого работника хранится в отделекадров, второй у руководителя подразделения, третий уработника. Разрабатывать должностные инструкции необходимо всоответствии с положением о подразделении. Качественноподготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функцииподразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетомуровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна даватьясное представление о том, чем данная работа отличается от всехдругих работ. Ответственность за полноту наполнения организациидолжностными инструкциями лежит на начальнике отделакадров. Исходной точкой обновления должностных инструкций являетсястратегический план фирмы и/ или его корректировки. Качественноподготовленная должностная инструкция содержит информацию, котораянеобходима в процессе управления персоналом.

Главной целью должностной инструкции являетсяописание того, что от работника требует и хочет получить организация. Т.е. целью написания должностных инструкцийявляется формализация задач и функций сотрудника, но формализм — признак плохонаписанной инструкции. Очень часто встречаются документы, которые скопированы(полностью или с адаптацией к конкретной компании) симеющихся в продаже сборников типовых примеров должностных инструкций. При этомсодержание должностных инструкций не всегда соответствует фактическимдолжностным обязанностям сотрудников, т.е. то, что записано «набумаге», не соответствует тому, как этовыполняется на практике. Более того, зачастую положения должностных инструкцийсформулированы таким образом, что определить из них, что же конкретно долженделать сотрудник и за что он несет ответственность, достаточно трудно.

Еще одна ошибка составленияинструкций — поверхностность и использование общих формулировок. Такой подходдопустим лишь в том случае, когда в компании существуют не только должностныеинструкции, но и отдельные подробные процедуры, инструкции и методики выполнения работ. Лучше, если в должностной инструкции будет написаномного, подробно и четко, чем мало и неконкретно. Но несмотря на это должностнаяинструкция должна содержать как можно более простые предложения. Кроме того,необходимо отметить, что все положения  должностной инструкции равны по степениважности.

Кроме того, как бы хорошо ни были написаны инструкции, онибесполезны, если сотрудник не знает их назубок. В некоторых зарубежныхорганизациях ознакомление с пакетом методических документов происходит с помощью ролевых игр: сотрудник должен уметь применятьинструкции в разных ситуациях.

Правильно написанные инструкции увеличивают эффективностьработы на каждом участке, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуютповышению авторитета руководства.

2.2.    Значение должностных инструкций

Прежде всего,должностная инструкция нужна для того, чтобы упорядочить работу не толькоотдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычнодолжностная инструкция описывает обязанности и права работников. Итак попорядку.

Во-первых, должностнаяинструкция — это руководство к действию для самого работника: она дает знаниетого, каких действий от него ожидают и по каким критериям будутоценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышенияуровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждениидолжностной инструкции представляет возможность работнику влиять наусловия, организацию, критерии оценки его труда.

Во-вторых, должностнаяинструкция — основа для проведения оценки результатов трудовой деятельностиработника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении ипереподготовке(повышении, перемещении, увольнении, зачислениив резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучениеи т. п.).

В-третьих, должностнаяинструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работниковпри найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантныедолжности.

В-четвертых, должностныеинструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующейразработке внутрифирменных систем оплаты труда.

В-пятых, анализдолжностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) — один изисточников информации для совершенствования организационнойструктуры, планирования мероприятий по повышению производительноститруда.

2.3 Основные требования к составлениюдолжностных инструкций

Должностная инструкция разрабатывается на основеположения о работе подразделения. Обязанности работников должнывытекать из основных задач, решаемых подразделением, т.е. всефункции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены междусотрудниками данного подразделения. Второй документ, который необходим дляподготовки должностной инструкции — это должностная квалификационнаяхарактеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание,следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности,которые им необходимы. Из-за этого появляются  должности, которые непредусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих. Необходимо следить,чтобы этого не происходило.

 Должностная инструкция должна содержатьсовокупность всех основных выполняемых работникомфункций. Должностная инструкция должна быть написанапростым, понятным языком. Все пункты должны бытьмаксимально конкретными. Должностная инструкция должна иметь грифутверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.

Должностная инструкция должна содержать информациюпо следующим вопросам: — название должности; — наименование структурногоподразделения; — цель должности (зачем она существует); — подотчетность, место должности в рамках организационной структурыфирмы (кем руководит, кому подчиняется); — перечень должностныхобязанностей сгруппированных по функциональным блокам.
           Несколько дополнительных комментариев по написанию указанных вышеразделов: а) цель должности должна быть по возможности сформулирована однимпредложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос «за чтоработнику платится заработная плата», б) стандарта на количествофункциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждогофункционального блока не существует, однако из практики должностная инструкциясчитается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7функциональных блоков, внутри каждого из которых приведены 6-7 должностныхобязанностей.

При составлении должностной инструкции важнопридерживаться единого стиля, потому что стилистический разнобой отвлекаетинструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла?

Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, тоесть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного.

Основные требования к форме должностной инструкции

В обязательном порядке в должностную инструкциюдолжны входить следующие пункты:

1. Непосредственная подчиненность работника.Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собойи в силу своей естественности может специально не оговариваться. Нодействительным является только то положение, которое существует на бумаге.

2. Порядок назначения и освобождения от должности.Этот порядок не изменился: назначение и освобождение от должности производитсяприказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основаниемдля приказа.

3.        Чем руководствуется работник в своей деятельности.Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Но недостаточно прямой ссылки на должностную инструкцию -  необходимо перечислитьряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должностьон ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством(несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуютподзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалымежотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Еслиорганизация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящуюорганизацию. И последней строкой – положение об отделе и настоящая должностнаяинструкция.

Разделы должностной инструкции

Унифицированная структура текста данного документа,согласно УСОРД включает следующие разделы:

1.Содержание раздела “Общие положения”

Содержание этого раздела полностью определяетсятрадициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качествосамого документа. Этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративныхдокументах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, аразличия в них.

В данном разделе указывают:

1. Категорию должности. Она определяется всоответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностейслужащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист,технический исполнитель.

2. Квалификационные требования, предъявляемые ксотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью. Этот пунктразрабатывается на основе положений раздела “требования к квалификации”квалификационных характеристик по должностям служащих. Однако в общихположениях Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистови других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФот 21 августа 1998 года № 37) определено, что лица, не имеющие специальнойподготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, нообладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полномобъеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендацииаттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены насоответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку истаж работы.

В характеристиках должностей специалистовпредусматривается в пределах одной и той же должности без изменения еенаименования внутридолжностное категорирование по оплате труда.Квалификационные категории по оплате труда устанавливаются руководителеморганизации. При этом учитываются:

·          степеньсамостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей;

·          ответственностьза принимаемые решения;

·          отношение кработе;

·          эффективность икачество труда;

·          профессиональныезнания;

·          опыт практическойдеятельности, определяемый стажем работы по специальности;

·          другие факторы.

3. Порядок назначения и освобождения от должности.

4. Основополагающие организационно-правовыедокументы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность иреализует свои полномочия.

Пункт разрабатывается на основании раздела “должензнать” квалификационных характеристик должностей служащих.

5. Наименование должностных лиц, которым подчиняетсясотрудник.

6. Перечень структурных подразделений и (или)отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе(если таковые имеются). Данный пункт может быть включен враздел “Должностные обязанности”.

7. Порядок замещения сотрудника и исполнениядолжностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

Пункты 3, 5 – 7 разрабатываются на основеположений о структурных подразделениях организации, положения о персонале.

В раздел могут быть включены другие требования иположения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия егодеятельности.


3 Содержание раздела “Описание должности”

 

3.1. Обязанности

В этом разделе указывают должностные обязанностиработника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделенияорганизации с подробным изложением основных направлений его служебнойдеятельности. Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника,возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурномподразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемыхподразделением по решению руководителя организации.

Этот раздел должностной инструкции разрабатываетсяна основе раздела “должностные обязанности” квалификационных характеристик подолжностям служащих.

При необходимости должностные обязанности, содержащиесяв квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могутбыть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствованияорганизации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий поувеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможнорасширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленнымисоответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работникуможет быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренныхквалификационными характеристиками по другим должностям, родственным посодержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другойспециальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Требования к квалификации сотрудника могут бытьизложены и в отдельном разделе должностной инструкции с одноименнымнаименованием. В этот раздел также целесообразно включить положение овыполнении разовых служебных поручений.

3.2.Права

В этом разделе приводят перечень прав сотрудника,определенных законодательством и внутренними документами организации.

Конструкция раздела “Права” в наиболее общем видеможет быть следующей:

Служащий вправе:

1.        Знакомиться спроектами решений руководителя организации (структурного подразделения),касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняетсвои обязанности, или участка выполняемой им работы.

2.        Присутствовать назаседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросамдеятельности организации (структурного подразделения).

3.        Участвовать вобсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей.

4.        Вносить нарассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложенияпо улучшению деятельности организации (структурного подразделения) исовершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельностиструктурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельностиорганизации (структурного подразделения) недостатков.

5.        Осуществлятьвзаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений.

6.        Запрашивать личноили по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иныхструктурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполненияего должностных обязанностей.

7.        Привлекатьспециалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач,возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями оструктурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя организации).

8.        Подписывать ивизировать документы в пределах своей компетенции.

9.        Требовать отруководителя организации (структурного подразделения) оказания содействия висполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав,предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

В данной статье может быть зафиксировано правослужащего на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и другихобщественных организаций, не запрещенных законодательством РоссийскойФедерации.

Должностные инструкции руководителей структурныхподразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержания:

1. Действовать от имени структурного подразделения ипредставлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурнымиподразделениями организации в пределах своей компетенции.

2. Вносить на рассмотрение руководителя организациипредставления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурногоподразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

3. Сообщать руководителям иных структурныхподразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.

Те или иные права можно конкретизировать с учетомспецифики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

Например:

Главный бухгалтер организации вправе:

1.

2.

3. Проверять в структурных подразделенияхорганизации соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, храненияи расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей.

Однако не следует забывать, что зачастуюконкретизация прав приводит к ошибкам. Так, право главного бухгалтера,изложенное в п. 3 вышеприведенного примера, скорей является его обязанностью.

Положения о взаимодействии со структурнымиподразделениями организации можно обобщить в отдельный раздел “Взаимоотношения”.

Конструкция такого раздела, например, может бытьследующей:

Начальник отдела документационного обеспечения впроцессе работы взаимодействует:

1. Со всеми руководителями структурных подразделенийорганизации – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля ипроверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами,подготовки и представления необходимых руководству материалов.

2. С юридическим отделом – по правовым вопросам,связанным с подготовкой документов.

3. С отделом кадров – по вопросам подбора, приема,увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела,документационного обеспечения.

4. С отделом материально-технического обеспечения –по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов иканцтоварами.

5.…

Как правило, порядок взаимодействия сотрудниковструктурных подразделений определен Положениями об отделах, службах, идублирование в должностных инструкциях не обязательно – достаточно отсылки. Втом случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятельногоспециалиста (не входящего в штат какого-либо подразделения), целесообразноподробно изложить его взаимоотношения с подразделениями и отдельнымиспециалистами.

3.3.Ответственность

Здесь указывают меру ответственности сотрудника занесоблюдение своих должностных обязанностей, а также требованийзаконодательства. В данном разделе должностной инструкции можно какограничиться общими отсылками к отраслям законодательства, так иконкретизировать в каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащееисполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностнойинструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннегопорядка деятельности организации) может быть наложено взыскание.

Например:

Главный бухгалтер несет ответственность за:

1.…

2.…

3. Несвоевременное проведение проверок идокументальных ревизий в структурных единицах предприятия.

4. Нарушение сроков предоставления квартальных игодовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

Как правило, такое подробное регламентированиеответственности сотрудника в должностной инструкции обусловлено наиболее частовстречающимися нарушениями конкретных положений законодательства, халатнымотношением к отдельным обязанностям. Однако основными нормативно-правовымидокументами, которые должен знать и которыми должен руководствоваться,например, главный бухгалтер организации, является Закон РФ “О бухгалтерскомучете”, Налоговый кодекс РФ и иные документы, которыми и предусмотренаответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностейглавным бухгалтером. Перечислить в должностной инструкции все возможныеправонарушения, характерные для данного участка работы вфинансово-хозяйственной деятельности организации, весьма затруднительно.

Представляется, что разработка юристами организацииспециальных таблиц, сводов извлечений из основных нормативно-правовых актов повопросам ответственности служащего и ознакомление его с ними под расписку,является более разумным и эффективным. В должностной инструкции же можноотразить группы правонарушений и способ определения меры ответственности за ихсовершение.

В должностные инструкции руководителей структурныхподразделений целесообразно также включать пункты об ответственности занекорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудниковподразделений — пункты о нарушении субординации.

 3. Ссылка на документ, в соответствии скоторым разработана должностная инструкция

Указывается наименование, номер и дата принятиядокумента.

Например (по должностной инструкции главногобухгалтера):

Настоящая должностная инструкция разработана всоответствии с Положением о главной бухгалтерии от 15.09.98 № 1—41.

 4.  Подпись руководителя структурногоподразделения

Должностная инструкция, как правило, разрабатываетсякадровой службой организации (отделом организации и оплаты труда). Однако еемогут разработать и иные структурные подразделения.

В том случае, если должностная инструкциясоставлялась кадровой службой, проставляется подпись ее руководителя, а вслучае составления иными структурными подразделениями – их руководителями.

В состав реквизита “Подпись” входят:

·          наименованиедолжности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не набланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

·          личная подпись;

·          расшифровкаподписи (инициалы, фамилия).

Например:

Начальник кадровой службы Личная Ф.А. Карпов

 5. Согласование

Должностная инструкция согласовывается ссоответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случаеесли она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовать ссоответствующим структурным подразделением или должностным лицом, курирующимсоответствующее направление деятельности организации.

Гриф согласования документа состоит из словаСОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включаянаименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов,фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

Личная подпись Т.Ф. Макаров

18.10.99

Приведенная форма – это унифицированная формаданного документа, содержащаяся в инструкции по делопроизводству. Эти разделыдолжны быть обязательно. А дальше можно написать еще сколько угодно  пунктов.Это тот костяк, тот минимум, без которого нет этого документа.

Для единообразного порядка разработки, согласованияи утверждения должностных инструкций в организации целесообразно разработатьсхему по нижеприведенному образцу:

Требования должностной инструкции являютсяобязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией подрасписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чемпроставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованнуюи утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации ихранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядкомделопроизводства.

Для текущей работы с подлинника должностнойинструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальникусоответствующего структурного подразделения организации. По решениюруководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться принеобходимости в другие подразделения организации.

Должностные инструкции составляются в соответствиисо специальным ГОСТом, который существует на все кадровые документы – 6.38.90(«Требования к оформлению документов»).

2.4.Юридическая сила  должностной инструкции

На юридическую силу влияют три группы реквизитов. 

1.        Первая группаназывается «Реквизиты бланка». Служебная документация не пишется напростой бумаге. Нельзя взять лист формата А4 и написать: «Утверждаю»,«Должностная инструкция» – писать необходимо на бланках. Для каждоговида документов существуют определенные бланки. Существует специальный бланкдля приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и так далее. 

2.        Вторая — «Реквизиты состава удостоверения документов».
 

3.        Третья группареквизитов — это «Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления».

Чтобы придать бланкудолжностной инструкции юридическую силу, нужно указать название фирмы, названиедокумента (должностная инструкция), оставить место для даты, место для номера инаписать  название города. Некоторые недовольны тем, что наименование«должностная инструкция» пишется в углу. В принципе, если сделать название вцентре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вычто-то не дописали или написали, но неправильно.

2.5. Внесение изменений втекст должностной инструкции

В целом инструкция может действовать годами. Изменениятребуются только в отдельных случаях, например с изменением функций,переименованием организации и т.д.

Некоторые кадровикиобновляют должностные инструкции, например, если  сменился работник, расписавшийсяна инструкции. Следует помнить о том, что инструкция пишется не наконкретного человека, а на должность.

Встречается и другая довольно распространенная ошибка. Внекоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этойфункции просто вычеркивается и делается новая запись. В этом случаезачеркивание не допускается.

Для внесения в должностные инструкции изменений идополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, которыйдоводится до работника под расписку. Заменены или заново утверждены,должностные инструкции могут быть в следующих случаях: при изменениинаименования организации или структурного подразделения; при изменениинаименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего даннуюдолжность, если инструкция была именной.

Глава 2.

Анализ должностных инструкций

Итак, в практической части своей курсовой работы ядолжна проанализировать должностные инструкции, а именно должностные инструкциисотрудников Отдела организационно-кадровой работы и контроля департаментаземельных и имущественных отношений мэрии  г. Новосибирска, в котором япроходила практику. Для анализа я взяла три должностные инструкции: должностныеинструкции двух главных специалистов и должностную инструкцию техника отдела.

Анализ должностной инструкции главного специалистаотдела организационно-кадровой работы и контроля

Первый раздел как по нормативной структуре, так и вмоей инструкции называется  “Общие положения”. Его содержание такжесоответствует структуре, т.е. в нем отражены все пункты (Назначение должности;Структура подчинения и взаимодействия; Нормативные документы, регламентирующиедеятельность; Процедуры назначения на должность и освобождения от должности).Недочетом является только то, что не указаны Процедуры замещения должности вовремя отсутствия. Кроме того, не освещено внутридолжностное  квалификационноекатегорирование.

Второй раздел называется  “Должностные обязанности”,и в нем перечислены обязанности работника, что также соответствует требованиям.Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены вдолжностных обязанностях его работников. Но по этому поводу не могу сказатьничего определенного (все они отражены или не все), поскольку у меня нет наруках  должностных инструкций всех сотрудников отдела. Единственное,хочу сказать по поводу последнего пункта: “Выполнение других поручений,даваемых начальником отдела организационно-кадровой работы и контроля”.Необходимо отметить, что поручения должны даваться только в рамках должности ив рамках должностных обязанностей данного работника.

Следующий раздел “Права” соответствует структуре.Правильным является то, что количество прав меньше количества обязанностей,иначе бы это послужило поводом для превышения властных полномочий. Недочетомявляется то, что последний пункт начинается конструкцией “Имеет право на…”, вто время как предыдущие пункты начинались с глаголов в неопределенной форме.Поэтому чтобы сохранить “синхронность” синтаксических конструкций, необходимоперестроить предложение в последнем пункте так, чтобы оно тоже начиналось синфинитива.

Четвертый раздел как по нормативным требованиям, таки по моей инструкции называется “Ответственность”. Содержание его в целомсоответствует требованиям, только вместо указания соответствующих  формответственности за определенные нарушения здесь даны ссылки на законы, что впринципе допустимо.

В большинстве источниковчетвертый раздел является последним. Но на лекциях говорилось, что существуетеще раздел “Требования объективной квалификации”, который в случае четырехразделов должен был быть освещен в Общих положениях.

В моей должностнойинструкции имеется еще 5-й и 6-й разделы “Профессиональные знания” (чтоявляется одним из подпунктов Требований объективной квалификации) и“Квалификационные требования” (которые и нужно было указать в Общихположениях). Здесь же они выделены в отдельные разделы, но тем не менееосвещены.

По нормативам в конце документа должно быть три подписи. Но вмоей должностной инструкции одна в принципе отсутствует: нет подписи лица,разрабатывавшего должностную инструкцию (руководителя кадровой службой илиструктурного подразделения). Гриф СОГЛАСОВАНО выполнен не совсем верно: нетрасшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. В реквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯтакже не хватает расшифровки подписи и даты.

Гриф об утверждениисделан в целом в соответствии с требованиями, только не достает даты (естьтолько год).

Анализ должностной инструкции главного специалистаотдела организационно-кадровой работы и контроля

Раздел  “Общие положения”должностной инструкции второго главного специалиста идентичен должностнойинструкции первого главного специалиста (за исключением второго пункта, гдеперечислено меньшее количество объектов взаимодействия, чем в первом случае),поэтому останавливаться на анализе первого раздела не буду.

Следующий раздел “Должностные обязанности” соответствуетструктуре. От первой инструкции отличается набор обязанностей, поскольку этовсе-таки другой человек. А в целом замечания для раздела такие же, как и впервом случае.

Раздел “Права” тоже практически идентичен соответствующемуразделу первой должностной инструкции, только менее объемный (в нем на 1 пунктменьше).  Комментарии и рекомендации аналогичны первому случаю.

Раздел “Ответственность” абсолютно совпадает с первойинструкцией, поэтому останавливаться на нем не буду.

Пятый раздел называется  “Профессиональные знания”, но вданной должностной инструкции название почему-то не напечатано. Возможно этоиздержки ксерокопирования. Этот  раздел также как и последний (“Квалификационныетребования”)  полностью идентичен первому документу. Поэтому замечанияаналогичны.

Как и в первом случае почему-то нет подписи лица,разрабатывавшего должностную инструкцию. Гриф СОГЛАСОВАНИЯ выполнен не верно:нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. А в реквизитахОЗНАКОМЛЕНИЯ вообще подпись не стоит. Как работник руководствуется даннымдокументом – не понятно.

Гриф УТВЕРЖДАЮ оформлен верно, но не хватает  даты.

Анализ должностной инструкции техника отделаорганизационно-кадровой работы и контроля

Первый раздел как по нормативной структуре, так и вданной инструкции называется  “Общие положения”. Его содержание соответствуеттребованиям, т.е. в нем отражены все необходимые пункты. Минусом по структуреявляется только то, что не указаны Процедуры замещения должности во времяотсутствия. И замечания по содержанию:  почему-то в пункте “Назначениедолжности” имеется фраза “В своей работе взаимодействует с муниципальнымислужащими департамента”. На мой взгляд, ее нужно поместить в пункт “Структураподчинения и взаимодействия”. Абсолютно мне не понятна фраза из 3-го пункта:“…и нормативно-правовых актов муниципалитета в интересах населения города,соблюдение и защиту прав и законных интересов горожан”. Как выделенноекурсивом  относится к Нормативным документам, регламентирующим деятельность,неизвестно. Вероятно, это оборванная фраза, скопированная откуда-то, у которойпросто отсутствует начало.

Второй раздел называется  “Должностные обязанности”,и в нем перечислены обязанности работника, что также соответствует требованиям.По содержанию нет никаких замечаний, кроме опять же последнего пункта:“Выполнение других поручений, даваемых начальником отделаорганизационно-кадровой работы и контроля”. Необходимо отметить, что поручениядолжны даваться только в рамках должности и в рамках должностных обязанностейданного работника.

Следующий раздел “Права” соответствует нормативнойструктуре. Также правильным является то, что количество прав меньше количестваобязанностей.

Раздел “Ответственность” соответствует  требованиям,и отличается от предыдущих инструкций по сути только набором источников, вкоторых предусмотрена ответственность. В остальном он совпадает с предыдущимидокументами, поэтому повторяться не буду. Все замечания описаны в анализесоответствующего раздела первой инструкции.

Пятый раздел называется  “Профессиональные знания”.Комментарии по этому поводу были даны в анализе первой инструкции. Он хотя инесколько отличается от  соответствующих разделов первых двух инструкций наборомдокументов, которые необходимо знать работнику, но в целом по структуре такойже. Промахом тут является  то, что в пункте 5.1. уже упоминался Устав г.Новосибирска, а в пункте 5.2. он повторяется.

Последний шестой раздел, судя по его содержанию и попредыдущим должностным инструкциям, должен называться “Квалификационныетребования”, а его здесь назвали так же как пятый раздел — “Профессиональныезнания”. Но это вероятно просто опечатка.

Содержание же этого раздела вообще представляетсобой какое-то несогласованное предложение, о точном смысле которого остаетсятолько догадываться: “Среднее профессиональное образование по специальностиобразование, считающееся равноценным, без предъявления требований к стажу”.

По поводу трех подписей, требуемых в конце документа – опятьнет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию (руководителякадровой службой или структурного подразделения). Гриф СОГЛАСОВАНО выполнен несовсем верно: нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. Вреквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯ полностью отсутствует подпись.

Гриф об утверждениисделан в целом в соответствии с требованиями, только не достает даты (естьтолько год).


Заключение

Подводя итог, нужносказать, что раньше вбольшинстве организаций должностные обязанности между сотрудниками были распределены в рабочем порядке, но незакреплены формально. В настоящее же время по новому трудовому законодательствуу каждого работника должна быть  своя должностнаяинструкция. Значение должностных инструкций заключается в том, что они:

·          определяют статусруководителя и сотрудника;

·          закрепляютиерархическую подчиненность каждого конкретного сотрудника;

·          определяютдиапазоны ответственности сотрудников фирмы;

·          определяютраспределение полномочий внутри структуры;

·          определяютпорядок согласования, подписания и утверждения исполнительской документации;

·          определяютгоризонтальные взаимодействия руководителей и сотрудников;

·          определяюттребования к персоналу фирмы, органа;

·          определяюткачественные и количественные критерии наступления ответственности сотрудников;

·          оптимизируют и стандартизируют  процессы, проходящие ворганизации;

·          дисциплинируют сотрудников

Помимовсего прочего наличие инструкций облегчает адаптацию новых сотрудников,позволяет оценить внутренние кадровые резервыкомпании, оптимизировать штатное расписание, определить адекватную должностизаработную плату и даже избежать конфликтов при увольнении => каждый человекпонимает, каков круг его обязанностей, чего от него ожидает руководитель, покаким параметрам будет оцениваться его работа. Есликомпания хочет расстаться с нерадивым сотрудником, который систематически невыполняет свои служебные обязанности, вовремя подписанная должностнаяинструкция может существенно облегчить этот процесс.

Преимущества должностной инструкции для руководителязаключаются в следующем:

·          она помогаетотобрать подходящих сотрудников;

·          она даетвозможность руководителюи его сотрудникам составить четкое представление о специфике каждого видаработы;

·          она показываеткаждому соискателю на указанную должность, что от него потребуется.

Неформализованное же распределение задачи функций, полномочий и ответственности является одним из наиболеераспространенных недостатков системы управления. В частности из-за отсутствиячеткого распределения полномочий и ответственностимогут возникать ситуации, когда выполнение некоторых функций дублируется, а завыполнение некоторых важных функций никто не отвечает.

Итак,в своейкурсовой работе я раскрыла тему “Регламентация деятельности персонала” на примередолжностных инструкций. Осветив теоретический аспект темы и показав общуюкартину требований к составлению данного вида регламентов, я выполнила  первуюзадачу своего исследования, поставленную в начале работы. Вторую задачу явыполнила, проанализировав должностные инструкции трех работников мэрии г.Новосибирска, с  точки зрения правильности их составления.

Т.о. получив достаточнополное представление о подходе к составлению должностных инструкций и применивэто на практике, я думаю, что выполнила цель своей курсовой работы и научиласьсоставлять должностные инструкции.

Я уверена, что опытданной курсовой работы поможет и пригодиться мне в будущем, когда я будуустраиваться на работу, и может быть, когда-нибудь буду сама как руководительсоставлять должностные инструкции для своих подчиненных.


Список литературы

1.   Управление персоналом: Учебник длявузов / Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л.Еремина.–2-е изд., перераб. и доп. — М.:ЮНИТИ,2002.

2.   Управление персоналом: Учебник / Общ.ред. А.И. Турчинова. – М.: Изд-во РАГС, 2002.

3.   Спивак  В.А. Организационноеповедение и управление персоналом – СПб: Издательство “Питер”, 2000.

4.   Управление персоналом организации:Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М,2001.

5.   Управление персоналом: Хрестоматия /Сост. Т.Г.Абрамова, И.М.Войтик – Новосибирск: СибАГС, 2003.

еще рефераты
Еще работы по менеджменту