Реферат: Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

ВВЕДЕНИЕ

Актуальностьтемы. Главным направлением перестройки менеджмента и его радикальногоусовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовоеиспользование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники,формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческихтехнологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджментеи маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуютрадикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента,кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительнорасширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитиеинформационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных изнаний, последовательного их развития до уровня интегрированныхавтоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонталивсе уровни и звенья производства и сбыта.

Всовременных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурсорганизации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другимиресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельностистановится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия вцелом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудовогопроцесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, длястрого формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевиднодля такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решениизадачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с егоспецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличиембольшого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями ипроцессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первыйвзгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтомуавтоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только савтоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитиеинформационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформыи появление принципиально новых классов программных продуктов привело в нашидни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Объект:деятельность ОГУ «БелИФ».

Предмет:управление деятельностью ОГУ «БелИФ» на основе технологий информационногоменеджмента.

Цель:Разработать предложения по совершенствованию деятельности ОГУ «БелИФ» на основетехнологий информационного менеджмента.

Всоответствии с объектом, предметом и целью исследования нам необходимо решитьследующие задачи:

1.        Изучитьтеоретические основы управления деятельностью предприятия и технологииинформационного менеджмента.

2.        Провестидиагностику использования технологий информационного менеджмента в деятельностиОГУ «БелИФ».

3.        Разработатьпредложения по совершенствованию деятельности ОГУ «БелИФ» на основе технологийинформационного менеджмента.

Состояниенаучной разработанности темы. Изучению проблем создания, функционирования, системы управления на основетехнологий информационного менеджмента, посвящало свои труды множество ученых,исследователей, специалистов в этой области. Это объясняется тем, что вусловиях быстро развивающейся информатизации общества организациям дляконкурентоспособного положения на рынке необходимо иметь максимальноэффективную информационную систему.

Этой цели служат работы таких известных исследователей, какГ.В.Дружинин, Г.Н. Калянов, В.И. Ананьин, Е.Г. Ойхман, А.В. Костров,В.И.Дмитров. В частности, важный вклад в изучение данной проблемы внесли А.М.Карминский и П.В. Нестеров в их книге «Информатизация бизнеса», широко известнаработа Д.А. Марки совместно с К. Мак Гоуеном «Методология структурного анализаи проектирование». Множество статей, касающихся анализа опыта ведущихспециалистов по вопросам проектирования информационных систем, публикуется вжурналах (В.И.Дмитров, Ю.М. Макаренков «CALS-стандарты», журнал «Автоматизация проектирования»).

Методологическойосновой исследования является синтез системного и диалектического подходов. Привыполнении работы, в частности, при анализе практического применениясовременных технологических решений на потребительском уровне, использовалсяметод индукции, предполагающий определение эффективного решения и последующегопоиска проблем, для решения которых оно применимо, что характерно для практикиуправления в области информационных технологий.

Структурадипломной работы.Дипломная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, спискалитературы и приложений.

/>/>/>/>/>/>/>Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫУПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА/>/>/>/>/>/>/> 1.1. Теоретическиеаспекты организации системы управления предприятием

Производительность труда на предприятиях во многомзависит от эффективности организации структуры, от сбалансированности различныхсфер деятельности внутри предприятия. Это требует от высшего руководства осуществленияпостоянного контроля за рентабельностью, эффективностью и вообще необходимостьюкоординированной работы всех подразделений предприятия.

Анализируяфункции руководства предприятия и проблемы его прибыльности, нужно исходить изтого, что прибыль является не причиной существования предприятия, а результатомего деятельности и слаженной работы основных функциональных подразделенийпредприятия (маркетинговая служба, финансовая служба, производственная служба идругие).

Сегодня,в условиях рыночной экономики, прибыль определяется как итог успешнойдеятельности предприятия. Вместе с тем она создает определенные гарантиидальнейшему существованию предприятия, поскольку только ее накопление напредприятии позволяет ограничить и преодолевать риски, связанные с реализациейтоваров на рынке. В этом, в частности, может помочь планирование деятельности предприятия.Но даже планирование, осуществляемое на высоком профессиональном уровне, не всостоянии существенно ограничить риски, с которыми сталкивается предприятие.

Однаиз важнейших функций управления — создавать условия, необходимые длядальнейшего успешного функционирования предприятия. Именно поэтому даже напредприятиях западных стран основным принципом и ориентиром менеджментаявляется не максимизация прибыли, а успешное элиминирование влияния рисковыхситуаций. Та или иная операция предприятия должна приносить такую прибыль,которая позволяла бы аккумулировать достаточно средств, создающих реальнуювозможность преодолевать возможные риски будущего.

Воснове деятельности высшего руководства лежит глубокий анализ деятельностипредприятия, а одним из важнейших элементов ее является маркетинг инововведения. В силу этого любой менеджер одновременно представляет собой однуиз форм предпринимательской деятельности. Руководство не может быть чистобюрократическим, административным актом или базироваться на политическихдомыслах. Это по настоящему творческая деятельность, исключающая все формыприспособленчества. Оно должно постоянно, активно, в широких масштабахсоздавать, творить новые условия, а не просто пассивно реагировать наизменения, происходящие в окружающей среде. Именно это делает менеджментистинно современной формой управления.

Высшееруководство само ставит перед собой цели. Вначале они приобретают формужелаемого. Затем в процессе разработки конкретных, детализированных планов ипостановки конкретных задач для отдельных сфер деятельности предприятия этиглобальные цели соотносятся с имеющимися возможностями. Из этого следует, чтоменеджмент должен умело организовывать аналитическую работу на предприятии.

Руководствофирмы решает важные проблемы. Ему крайне важно знать, а как будет выглядетьрынок завтра и послезавтра, что будут ожидать клиенты от фирмы не толькосегодня, но и завтра.

Основнымисферами деятельности, для которых высшее руководство должно устанавливать цели,являются ситуации на рынке, инновации, производительность труда, обеспечениефинансовыми средствами и рабочей силой, рентабельность в чисто техническом ифинансовом смысле, а также эффективность труда служащих и их взаимоотношения, атакже связи с общественностью.

Междувсеми этими сферами существуют тесные взаимосвязи и взаимозависимости.Например, плохие отношения, сложившиеся между руководством и сотрудниками, раноили поздно станут отрицательно сказываться и на положении предприятия на рынке.Сказанное относится и к низкой эффективности труда рабочей силы, низкойудовлетворенности сотрудников работой. Последнее особенно влияет на ихотношения с клиентами. Предприятие — это совокупность своих сотрудников, и,следовательно, если клиенты размышляют о нем, то имеют в виду не здание, машиныи оборудование, а своих конкретных собеседников на конкретном предприятии[1].

Анализируяположение предприятия на рынке, следует руководствоваться тем, что все рынкинепрерывно меняются. Поэтому сопоставлять свое положение на нем стоит не с егопрошлой и теперешней долей рынка, а со всем рынком и его стоимостью. К примеру,руководство предприятия не может исходить из того, что до тех пор, пока объемпродажи растет, все идет нормально. Так оно легко может упустить из виду, чтовесь рынок расширяется намного быстрее, чем растет объем продаж. Такой анализнеобходим особенно тогда, когда в сфере интересов предприятия приходитсянебольшая доля рынка. Именно эти предприятия зависят не только от колебанияконъюнктуры рынка, но и от поведения конкурентов, которые довольно легко инеожиданно для предприятия в состоянии вытеснить его с рынка.

НаЗападе опасные для предприятия ситуации могут возникать и в тех случаях, еслина него приходится чересчур большая доля рынка.

С точки зрения достижения оптимальной динамикиразвития, руководство фирмы должно, по меньшей мере, анализировать:

Ø  желаемоеположение предприятия на рынке с товарами, выпускаемыми в настоящий момент;

Ø  желаемоеположение текущей продукции на новых потенциальных рынках;

Ø  выпуск продукциив зависимости от того, в какой степени необходимо выводить определенные изделияиз производственной программы;

Ø  производствоновых видов товаров, предназначенных для выведения на новые рынки;

Ø  возможныеизменения сбытовой и прочих организаций, если возникает необходимостьдостижения вышеназванных целей.

Необходимостьв нововведениях возникает тогда, когда их уже требует рынок. Но руководствопредприятия должно само заблаговременно определять их необходимость ицелесообразность. Именно в данной сфере ему следует:

Ø  определить новыевиды товаров или услуг, с помощью, которой предприятие будет иметьсоответствующую долю рынка;

Ø  определить новыевиды товаров и услуг, которые должны заменить существующие, но устаревшиетовары и услуги;

Ø  внедритьнововведения и осуществить модернизацию во всех сферах деятельности предприятия(делопроизводство, связи с общественностью);

Современноепредприятие характеризуется тем, что на нём занято меньше рядовых рабочих, чем50 или даже 10 лет назад. А через 5, 10 или 20 лет их будет еще меньше. Ужесейчас существуют предприятия, на которых практически нет рабочих, а имеютсялишь высококвалифицированные служащие и менеджеры. Менеджеры становятсяосновным и одновременно самым редким фактором производства. Производственныепредприятия без них работают малоэффективно, так как при отсутствиисоответствующих опытных менеджеров капитал сам по себе не может найти выгодногоприменения. Следовательно, наличие опытных менеджеров становится решающимэлементом в решении вопроса о дальнейшем существовании предприятия. В то жесамое время предприятие и высшее руководство должны принимать все меры длятого, чтобы обеспечить наличие такой численности квалифицированных менеджеров,которая необходима для успешной работы предприятия в длительной перспективе.

Для создания творческого коллектива менеджеровтребуется минимум два-три года. Выйти за рамки срока довольно легко и быстро.По этой причине современные предприятия придают особое значение «человеческимотношениям», то есть взаимоотношениям между менеджерами и сотрудниками.

На современном предприятии один-единственный человекникогда или почти никогда не в состоянии быть наиболее компетентным менеджером.Фактически на всех крупных западных предприятиях высшее руководство формируетсяв виде рабочей группы.

Насовременном предприятии, если это не очень мелкие фирмы, менеджеры могутвыполнять свои обязанности лишь при условии, что они делегируют часть своихполномочий другим руководителям. Таким образом, одни менеджеры постоянноработают в тесном контакте с другими.

Созданиесоответствующего климата, прежде всего в кругу менеджеров, играет решающую рольв обеспечении успешной работы предприятия. Менеджеры и сотрудники обязанывидеть и понимать, что выполняемая ими работа, это небольшая, иногда дажекрохотная часть работы предприятия в целом, оказывает прямое воздействие напроизводительность всего предприятия. Они должны быть в состоянииконтролировать собственную деятельность. Подобная возможность самоконтролястимулирует работу сотрудников в большей мере, чем страх быть уволенным илилишенным премии.

Итак,одной из важнейших задач менеджмента является постановка сотрудниками фирмыконкретных задач, предоставление им возможности контролировать свою собственнуюработу, а также видеть, какой вклад в общие результаты деятельности предприятиявнес их труд. Сотрудник независимо от того, является ли он простым рабочим илидиректором завода, должен понимать, что от его работы зависит судьбапредприятия.

Многиеведущие западные фирмы перешли от конвейерной системы организации производствак более эффективной групповой работе. В таких условиях каждая рабочая группазанята на каком-то одном участке предприятия (например, на шведскомавтомобильном заводе «Вольво», где вполне определенное число группрабочих производит автомашину практически целиком)[2].Эта система позволяет повысить понимание рабочими необходимости проявлятьзаботу о судьбе своего предприятия и их прямого участия в достиженииположительных результатов работы предприятия. Заинтересованность рабочих растетнезамедлительно, что стимулирует резкое повышение производительности труда исокращение текучести кадров. В связи с этим следует подчеркнуть, что высокаязарплата является только одним из важных и, может быть, даже решающим элементомформирования благоприятного климата на предприятии.

Высшееруководство предприятия никогда не должно забывать о том, что существует толькоблагодаря клиентам, а также потому, что их сотрудники готовы работать в тесномконтакте с ним.

Именновысшее руководство предприятия легко поддается искушению думать, что судьбапредприятия, рабочих и их семей зависит от решений руководства. На деле всеобстоит совсем иначе: существование руководства зависит от работы сотрудников иот рынка. Умелая организация рабочего времени и хороший выбор ближайшихсотрудников нередко являются одним из решающих элементов успешной илинеуспешной деятельности высшего руководства.

Менеджер,и, прежде всего высший менеджер, должен быть не только исключительнообразованным человеком, но и крепким по характеру человеком. Он должен бытьактивным бойцом и не бояться любых столкновений с акционерами, со своимисотрудниками, а при необходимости даже со своими коллегами[3].

Дажес технической и коммерческой точек зрения, управление предприятием в наши дниявляется столь сложным делом, что эту функцию почти никогда не может выполнятьтолько один человек.

Намногих западных предприятиях уже не существует генерального директора илипредседателя высшего звена руководства, а есть группа равноправныхруководителей высшего звена управления. Задачи и функции каждого члена такойрабочей группы должны быть четко обозначены. Никому не предоставляется прававмешиваться в сферу деятель своих коллег, и в то же время все они вместе недолжны опровергать мнения своих коллег. Наконец, многое в деятельности группыменеджеров зависит от сложившихся в ней чисто человеческих отношений.

Насовременных предприятиях большое внимание уделяется вопросам созданияоптимальной организационной структуры. Создавая ее, необходимо иметь в виду,что она должна:

Ø  обеспечиватьдостижение предприятием оптимальной рентабельности. Поэтому организационнуюструктуру следует создавать по возможности простой, четкой и легко обозримой;

Ø  охватывать повозможности минимальное количество промежуточных звеньев. Иными словами,командную и информационную системы необходимо создавать не столь громоздкими;

Ø  обеспечиватьусловия подготовки менеджеров на перспективу.

Какраз это последнее обстоятельство часто упускают из виду даже на крупных, хорошоорганизованных западных предприятиях, поскольку, опираясь на личный опыт,менеджеры крайне редко допускают присутствие сильных потенциальных конкурентов.Но наличие сильных, хорошо подготовленных потенциальных менеджеров играетбольшую роль в деле обеспечения успешного функционирования предприятия вперспективе.

Толькохорошо заинтересованные рабочие и служащие в состоянии внести существенныйвклад в достижение предприятием высоких результатов, и лишь довольные всемслужащие могут с высокой ответственностью относиться к работе своегопредприятия. Положительные или отрицательные отношения между руководством,рабочими и служащими довольно скоро сказываются в положительном илиотрицательном смысле на положении предприятия на рынке.

Менеджеры- категория трудящихся, которой присущи свои особенности функциональногосодержания труда, с точки зрения влияния на результатыпроизводственно-хозяйственной деятельности коллектива.

Функцииуправления — это особый вид управленческой деятельности, с помощью которойсубъект управления воздействует на управляемый объект[4].Функции управления отражают содержание процесса управления, вид управленческойдеятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы.

Все функции управления подразделяются на:

Ø  основные — обязательные для любой системы управления, являются основополагающими всегопроцесса управления;

Ø  специфические — отражают особенности конкретной управленческой деятельности работника, имеютотраслевую направленность (например, торговля).

Косновным функциям менеджмента следует отнести планирование, организацию,мотивацию и контроль. Все функции менеджмента находятся в определеннойвзаимосвязи и взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются вопределенной последовательности, окончание процесса действия одной функцииявляется основой для реализации другой. Этот процессный подход лег в основутеоретических положений концепции организации управленческого труда.

Рассмотрим содержание основных функций менеджмента.

I.         Функцияпланирования.

Этафункция решает вопросы, какими быть целям организации, что нужно предприниматьдля достижения поставленных целей. Планирование как функция включает:

Ø  прогнозирование;

Ø  определениецелей;

Ø  разработкустратегии;

Ø  разработкупрограмм.

II.       Функцияорганизации.

Обеспечиваетсоздание организационной структуры, так как в любой организации множествоэлементов требующих структурирования. Выполнение этой функции требуетразработки, регламентации нормативных актов, воздействие на процессыпроизводства и на организацию труда работников. Эта функция включает в себя:

Ø  разработкуорганизационных структур;

Ø  делегированиеполномочий;

Ø  определениевзаимоотношений в работе.

III.      Функциямотивации.

Функцияорганизует выполнение работы в соответствии с требованиями, планом,обязанностями и делегируемыми полномочиями. Необходимо, чтобы человек за свойтруд получал вознаграждение, которое способствовало бы удовлетворению еголичных интересов, потребностей. Она включает в себя:

Ø  подбор ирасстановку кадров;

Ø  обучениеперсонала;

Ø  координация.

IV.     Функция контроля.

Этопроцесс проверки выполнения деятельности, а также сравнения с намеченнымицелями и направлениями развития. Составляющие элементы этой функции управления:

Ø  корректировкарезультатов;

Ø  измерениерезультатов;

Ø  разработкастандартов.

Впроцессе деятельности менеджмента содержание функций управления меняется взависимости от выполняемой работы, меняется, и объем функций. Единственное, чтоостается неизменным — это целевое назначение.

Посравнению с другими видами труда труд менеджера имеет ряд особенностей,выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемыхсредствах. Специфика решаемых задач предопределяет преимущественно умственный,творческий характер управленческого труда, в котором постановка целей,разработка способов и приемов их достижения, а также организация совместнойдеятельности составляют главный смысл и содержание труда людей, относимых куправленческому персоналу. У них особый предмет труда — информация, преобразуякоторую руководитель принимает решение, необходимое для изменения состоянияуправляемого объекта. Поэтому в качестве орудий труда работников управления — менеджеров — выступают, прежде всего, средства работы с информацией, арезультат труда менеджеров оценивается по достижению поставленных целей.

Менеджмент,как особый вид трудовой деятельности, требует соответствующей организации трудаработников, выполняющих функции управления на различных уровнях.

Подорганизацией управленческого труда принято понимать порядок, правила служебногоповедения в аппарате управления, нацеленные на выполнение текущих иперспективных плановых заданий должностными лицами, специалистами и техническимперсоналом в соответствии с действующими должностными инструкциями иположениями о структурных подразделениях[5].

Этоопределение вытекает из значения слова «организация» (в переводе с латинского — упорядочение чего-либо в сфере практической деятельности).

Содержаниетруда руководителя основывается на управлении производственно-хозяйственнойдеятельностью предприятия и коллективом. В процессе осуществленияуправленческой деятельности, руководителю приходится систематически участвоватьв решении задач, которые выполняют его подчиненные, постоянно общаться слюдьми, получать от них и передавать им управленческую информацию, решатьзадачи, вытекающие из его личных, служебных обязанностей как руководителяпредприятия.

Содержаниетруда руководителя предприятия включает создание организационно-технических исоциально-экономических условий для эффективного труда работников, занятых втехнологическом процессе, планирование и организация личной работы, организациюработы с подчиненными и многое другое.

Определяяформы участия в решении задач производственно-хозяйственной деятельности,руководитель должен распределить свое рабочее время на решение текущих иперспективных задач, рационально разделить функции между работниками аппарата,делегировать им обязанности и полномочия и определить формы своего участия ввыполнении функций аппарата управления. От правильного распределения времени нарешение текущих и перспективных задач зависит степень реального воздействия руководителяна производственный процесс и эффективность его труда.

Элементы эффективной организации труда менеджера включают[6]:

1)  Планирование ираспределение рабочего времени.

2)  Размещение иоснащение рабочего места. Создание комфортных условий труда и отдыха.

3)  Рациональноеиспользование технических средств.

4)  Применениенаучно-технической, экономической, оперативно-производственной информации икоммуникаций.

Организаторскаяработа руководителя немыслима без контактов с подчиненными, работниками другихподразделений аппарата управления, обращающимся по тем или иным вопросам.Руководитель постоянно общается с подчиненными и посетителями. Это позволяетему получить информацию о работе предприятия и подведомственных объектовуправления.

Информацияв менеджменте является формой связи между субъектом и объектом управления,объективно отражающей их состояние. Для менеджера предприятия информацияявляется предметом, средством и результатом труда. Предмет труда — этонормативно-справочная информация. Средства труда — последовательностьпереработки информации (проведение расчетов, анализа). Результат труда — управленческие решения о необходимости воздействия на управляемый объект длядостижения поставленной цели. Поэтому для управления предприятием необходимоиметь оперативную и достоверную информацию.

Использованиеинформации, идущей от исполнителей, коллег на работе, получаемой на совещаниях,конференциях и беседах, в процессе контроля, во время командировок, экскурсий,при осмотрах выставок и пр. предполагает следующие этапы:

I.         Получение и сбор предварительной,текущей и заключительной информации.

II.        Обработка, систематизация, анализи обобщение информации.

III.      Передача информации исполнителям.

Приступаяк сбору информации, необходимой для принятия решения, руководитель сталкиваетсяс двумя трудностями — ее избытком или недостатком. Руководитель долженвыработать четкий подход к общей оценке материала, определить необходимостьфактов и их содержание, сроки их сбора и обработки, эффективностьпредполагаемых результатов; установить методы и приемы классификации материала.Наиболее простыми и часто использующимися формами передачи информации являются:

Ø  переноска,пересылка, перевозка документов;

Ø  получение потелефону, телефаксу, телетайпу, телеграфу и радио;

Ø  использованиетелекоммуникационных систем.

При сборе информации необходимо использовать такиеспособы, при которых может быть обеспечено выполнение следующих условий:

1.     Правильность ичеткость информации.

2.     Своевременностьполучения.

3.     Мобильность.

4.     Простота ее сбораи передачи.

5.     Экономичность присборе и передаче.

6.     Доступность иприменение технических средств.

Сборпредварительной информации необходим для формирования профессиональнойквалификации. Текущая информация — для выполнения конкретной задачи,ознакомления с инструкциями, приказами, положениями, планами, графиками,отчетами, для проведения экспериментов, хронометражных наблюдений. Получениезаключительной информации служит основанием для проведения анализа деятельностипредприятия, сравнения работы предыдущего и текущего периодов, выявления сильныхи слабых сторон в деятельности предприятия. Выполняемая работа предполагаеттакже получение управленческой информации из книг, монографий, периодики. Врезультате личных наблюдений, при посещении рабочих мест и так далее.

Помимосбора информации руководитель обрабатывает, систематизирует и анализирует ее.Обработка и регистрация информации на современном предприятии осуществляется спомощью быстродействующих электронно-вычислительных машин персональногоназначения и периферийной техники. Процесс переработки информации состоит из следующихопераций: прием первичной информации, контроль правильности оформления входныхдокументов, подготовка информации к вводу в ЭВМ, сортировка, кодированиевходящей информации, ввод информации в ЭВМ, обработка информации, выводинформации, выдача информации по принадлежности для управления, хранениеинформации для дальнейшего использования.

Процессобработки информации на ЭВМ осуществляется с помощью специальных прикладныхпрограмм, которые в свою очередь разрабатываются математиками-программистами.ЭВМ позволяет быстро, четко и надежно проверять различные предположения, делатьправильные умозаключения, принимать оптимальные решения на основепереработанной информации. Кроме того, вести учет, классифицировать,периодически проверять ход выполнения решений, выдавать необходимую информациюв виде сводок и группировок с указанием сроков по каждому из них,контролировать и так далее[7].

Выходнаяинформация передается исполнителям для принятия решений. Внутренняя информацияпредприятия характеризует различные стороны промышленно-хозяйственнойдеятельности. Она носит оперативный характер, отражает экономические результатыработы предприятия. Передача информации исполнителям осуществляется в видеприказов, распоряжений, инструкций, программ, методик и так далее. Важная рольпри передаче информации отводится специальному аппарату при руководителе(секретарь, секретарь-референт и прочие.), который призван осуществлять сбор,регистрацию, сортировку, анализ и подготовку информации для принятия решений.

Работа руководителя с информацией предполагаетвнедрение новейших технических средств обработки информации, включая известныесредства механизации, регистрационную, копировальную, оптическую и другуюсовременную технику.

Определяетсяоптимальное количество и качество принимаемой и перерабатываемой информации.Работа с информацией характеризуется количеством инстанций, которые проходитдокумент в процессе оперативной работы с ним. А также временем, необходимым дляпрохождения документа.

Используя,передавая информацию и получая обратный сигнал, руководитель организует,направляет и мотивирует подчиненных. Передача информации от субъекта управленияобъекту происходит при помощи процесса коммуникации, который является элементомработы с информацией. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы идаже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностныйхарактер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков,ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной илидругой форме (письмо, жесты, позы, тон и тембр голоса) с целью получения вответ желаемой реакции.

Коммуникациивключают и то, что передается, и то, как передается. Для того, чтобы процесскоммуникации состоялся необходимо наличие как минимум двух людей. Каждый изучастников должен обладать способностью, видеть, слышать, ощущать, определятьзапах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенныхнавыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

Руководительпостоянно общается с людьми, что позволяет ему получать информацию о работепредприятия и подведомственных объектов управления. Информация характеризуетсостояние хозяйственной деятельности предприятия в данный момент и еепреобразование в соответствии с решением как в форме документов (планов,распоряжений), так и в устной форме для изменения состояния этого объекта подостижению поставленных перед ним целей и задач.

/>/>/>/>/>/>/>1.2. Основные направления развития информационногоменеджмента

Учитываясовременные тенденции по организации системы управления предприятием, можно суверенностью говорить о необходимости интеграции управленческой культуры иинформационной культуры как двух основных составляющих деятельности менеджера.В то же время, накопленный по этим направлениям опыт, является одновременноосновой и средством для принятия грамотных управленческих решений, которыенацелены на решение задач, стоящих перед предприятием[8].

Управляяпредприятием, не следует забывать о необходимости системного подхода и учетаинформационных аспектов данного процесса. Системный менеджер как активныйинформационный технолог обеспечивает использование каналов адаптивногодуального управления, соединяющего изучение и управление объектами.

/>

Рис. 1.1 Информационные составляющие деятельности менеджера

Тем самым возникает необходимость преодолеть комплексневмешательства системного менеджера в информационную технологию.

Таблица 1.1 Понятие и средства офис – технологий

Задачи системного менеджера Средства системного менеджера Создание и актуализация наблюдаемой информационной модели системы управления Сети компьютеров и рабочих станций с серверами, объединенными в комплекс, корпоративная структура сетей Визуализация сложных объектов управления, их отображение с высокой точностью в реальном масштабе Средства визуализации объектов управления, таких, как геоинформационные системы, объединенные с распределенными базами данных Развитие менеджером информационных систем с опережением или в темпе возникновения изменений в объекте или системе управления Средства проектирования и развития менеджерских информационных систем эффективное оснащение информационными технологиями процессов системного менеджмента Средства офис — технологий

Системныйменеджер выступает как конструктор эффективных управленческих решений, чтообязывает его участвовать в выборе информационных технологий и сетейкомпьютера, баз данных, средств проектирования и развития МИС. Системныйменеджер вместе с администратором сети и баз данных организует наилучшийвариант информационной технологии, обеспечивающий надежную реализацию принятыхрешений. В состав информационной техники менеджера входят такие элементы как:средства ввода данных, средства коммуникации, средства коммуникации, средстванакопления данных, средства отображения данных (см. Приложение А).

Системныйменеджер должен обладать, как правило, навыками и умениями по манипулированиюкомпьютером как пользователь, знать принципы построения и использованияменеджерских информационных систем, известных под аббревиатурой МИС. Системныйменеджер организует доступ через Internet источникам информации, является активным участником электронныхкоммуникаций, участвует в формировании Internet-систем по направлениям деятельностиуправляемого объекта. Это создает возможность решения проблем информационногоменеджмента современными компьютерными средствами, которые доступныквалифицированному руководителю. Информационный менеджмент становится важнымсодержанием системной управленческой деятельности.

Современныеперспективы использования компьютерных средств для информационного менеджментасвязаны с визуальным отображением объектов управления, с использованиемгеоинформационных систем, обеспечивающих привязку информации к объектууправления. Для достижения высокой надежности информационных процессовинформационная система, эффективное использование которой должен обеспечитьсистемный менеджмент, организуется в виде сети и насыщается требуемымпрограммным обеспечением.

Современный информационный менеджмент в составеинформационных систем управления (ИСУ) использует мощные средства визуальногоотображения объектов в процессах управления в сочетании с цифровыми итекстовыми данными.

Проблема интеграции средств визуализации с общейинформационной базой ИСУ и базами данных предметных областей — ключевая дляинформационного менеджмента.

Длярешения таких задач системный менеджер должен быть знаком с возможностямисовременных систем визуализации баз данных на примере совместного использованиятрадиционные инструментальных средств геоинформационных систем (ГИС) и базданных. В системном менеджменте зачастую складываются распределенные структурыуправления, действуют субъективные факторы в выборе информации для руководства,по-разному оцениваются приоритеты в информировании служб менеджера, поэтому,прежде чем приступать к внедрению программ визуализации на каком-либо объекте,необходимо разработать концепцию построения и развития визуальнойинформационной системы в службах информационного менеджмента в масштабепредприятия. Только после этого можно решать:

•  какиесогласованные функции отображения объектов цели сообразно автоматизировать;

•  какие программыпокупать или разрабатывать;

•  какие требованияпредъявлять к визуальным информационным системам (ВИС);

•  каксинхронизировать потоки визуальных образов.

Сегоднярынок ВИС представляет средства визуализации, обеспечивающие возможностьинтеграции с приложениями самых разных уровней — от поддержки стандартныхформатов данных до использования протоколов обмена на уровне операционныйсистем. Применение универсальной ВИС или специализированной прикладнойпрограммы визуализации должно обеспечить эффективную совместную работу ВИС сдругими прикладными программами и сделать систему визуализации максимальнооткрытой для расширения и развития, что обеспечит технологическую независимостьпользователей от систем визуализации объектов управлений. С появлением новогопоколения вычислительных систем, основанных на сетевых технологиях и64-разрядных процессорах, количество и сложность отображаемых объектовуправления в составе ИСУ растет. Соответственно растет и сложность проблемы ихинтеграции и эффективного использования ВИС. Вместе с тем появляетсявозможность перехода от автоматизации отображения процессов решения отдельныхзадач менеджмента или групп задач построению ВИС, ориентированных на повышениеэффективности информационных обменов и системное управление в делом[9].Основа таких систем — единая база данных, обеспечивающая оперативный доступсредств визуализации ко всей информации в режиме клиент-сервер. Визуализацияобъектов и процессов управления сопровождается текстами и данными.

Припостроении информационной системы по технологии клиент-сервер функции работы собразами управляемых объектов на программном уровне могут быть отделены отдругих задач управления. Программные средства решения задач организуются в видеклиентских приложений, устанавливаемых на рабочих станциях. На каждой рабочейстанции можно устанавливать несколько клиентских приложений для решенияразличных задач визуализации. Обмен информацией между ними осуществляется черезсервер. Это позволяет нужным образом конфигурировать программы визуализацииобъектов управления для пользователей и делает систему открытой для расширенияи изменений. Для взаимодействия программ визуализации к программномуобеспечению ВИС предъявляется требование хранения всех атрибутивных данныхобразов во внешней базе данных и работа с ними языке запросов SQL.

Положительный опыт внедрения подобного рода систем известен вмировой практике информационного менеджмента. При этом важнейшее условие успеха— интеграция ВИС с системой отображения предметной области с помощью мощных базданных.

Принципывизуализации объектов и процессов управления в теории управления связываются сфундаментальным понятием, наблюдаемым ныне, такие возможности доступны длясистемного менеджера. Уровень развития компьютерной технологии позволяетуспешно решить подобные задачи на даже сравнительно небольших объектахуправления. Руководители предприятий и системные менеджеры должны бытьтехнологически готовы подходить к проблемам информатизации используя технологиивизуализации объектов управления и их интеграцию с базами данных. ИнтеграцияВИС и баз данных — путь к информационным технологиям системной наблюдаемостиобъектов управления в целом, что является решающим условием улучшенияуправляемости сложных объектов. Это, в свою очередь, ставит проблему улучшенияпредоставления предметной области.

Полноеотображение данных предметной области для визуализации задач информационногоменеджмента, объектов и процессов управления часто требует интеграции различныхВИС с помощью мощной системы управления базой данных (СУБД). Формируемые приэтом банки данных предметных областей должны обеспечивать внутреннеекорпоративное взаимодействие через сети типа Intranet и внешние взаимодействия через Internet. Открытые интерфейсы для Internet/Intranet дают возможность удобно обращатьсякак к корпоративным данным на основе Intranet, так и к множеству данных разных предметных областей,накопленных в Internet пользуясь решениями мощных СУБД наоснове универсальных структур сервера и сервера дли бизнес-приложений. Этодостигается благодаря объединению высокопроизводительной, многопоточнойархитектуры и защиты, обработки банков данных предметных областей основы дляприложений Intranet/Internet следующего поколения.

Пользовательполучает полный доступ ко всем поддерживаемым текстовым, реляционным ипространственным типам банков данных предметных областей и может передаватьмультимедиа-приложения по Internet. При этом визуализация данных обеспечена полностью, в соответствии со стандартамиинтегрированных решений для новых и существующих корпоративных приложений Intranet/Internet

Длясистемной работы менеджера важнейшую роль могут сыграть технологии коллективнойработы на основе современных технологий Intranet/Internet. Эффективная организация базы данныхпредметной области объекта управления осуществляется на основе архитектурыклиент-сервер, объединяя разные операционные системы, аппаратные платформы иразнотипные сети. Такие системные информационные технологии обеспечивают менеджеру:

•  передачусообщений;

•  организациюслужбы каталогов;

•  планированиекалендаря;

•  выбор участников,времени и места проведения совещаний;

•  автоматическоеназначение даты и времени совещаний на основе анализа свободного времениучастников;

•  поиск интегралов свободного времени участников совещания.

Управлениедокументами системного менеджера (хранение документов в библиотеках, поиск пополному тексту, по атрибутам, выборка данных) и организация документооборотаоснованы на масштабируемой, надежной информационной технологии реляционных базданных, позволяющей разделять данные по предметным областям и обмениватьсясообщениями, используя различные типы средств передачи сообщений, в том числеосуществляет отправку и прием электронной почты с мультимедиа-приложениями,сохранение полученных сообщений на локальном диске, сортировку сообщений поразным атрибутам и их размещение по иерархическим папкам.

Такимобразом, современные возможности информационных систем управления обеспечиваютудовлетворение требований самых передовых технологий управления. Серверы базданных предметных областей предоставляют менеджеру технологию, обеспечивающуюнадежность, функциональность, защищенность и производительность,согласованность потоков информации.

Системнаяработа менеджера обеспечивается контролем обработки транзакций в масштабеуправляемого объекта в многопользовательских конфигурациях сетей ЭВМ. Этодостигается за счет интеллектуального оптимизатора запросов, использованияпараллельных архитектур, взаимодействия систем защиты данных.

Современныесистемы управления базами данных (СУБД) реализуют полномасштабную поддержкуповышенной готовности информационных сетей — кластерные структуры; поддерживаюттакже базы данных горячего резерва, позволяющие с минимальными потерями временипродолжать работу после выхода из строя основного сервера.

Системныйменеджмент, используя распределенные базы данных предметных областей приформировании и модификации системы, может не делать никаких модификаций вприложениях. Если объект управления распределен на большой территории, а линиисвязи не всегда доступны или не очень надежны, системы управления базами данныхрешают эту проблему с помощью тиражирования данных предметных областей илилюбого их подмножества. При этом автоматически решается задача синхронизациитиражированных данных, осуществляется разрешение возможных конфликтов междуразными серверами.

Управление в распределенной менеджерской информационнойсистеме, когда базы данных предметных областей на разных серверах имеют своего администратора,должно строиться на основе технологии защиты данных. Пользуясь удобнымграфическим интерфейсом, администраторы баз данных со своей рабочей станциимогут оперативно управлять любым сервером в сети, задавать расписаниявыполнения отдаленных заданий, получать извещения о событиях, происходящих наудаленных серверах и оперативно реагируют на них.

Все это позволяет системному менеджеру выполнить сложный мониторингуправляемого объекта, при необходимости осуществить его автоматическуюнастройку любого сервера с помощью экспертной системы.

Помимотрадиционных реляционных типов данных, базы данных менеджерских информационныхсистем поддерживают пространственные данные: неструктурированные тексты,видеоклипы, многомерные структуры данных, удобные для проведения оперативногоанализа и принятия решений на любом уровне управления.

Этимобеспечивается максимальная гибкость приложений для решения задач менеджмента,возможность их разработки и эксплуатации оптимальной по производительностиинформационной среде клиент-сервер с использованием симметричноймногопроцессорной обработки многопотоковых данных.

Усистемного менеджера появляется возможность управлять работой мощных баз данныхпредметных областей в среде клиент-сервер, не обладая специальными знаниями,используя графический инструментарий визуализации системы. Управление базойданных, ее резервное копирование, восстановление, тиражирование данных и другиесложные задачи решаются менеджерами по информации или администраторами базданных по поручению системного менеджера.

Системныйменеджер может готовить приложения-задания на родном языке. Встроеннаяподдержка национальных языков и программы-переводчики гарантируют, чтоотображение, преобразование и сортировка данных и их интерпретация выполняютсясогласованно. Рассмотренные возможности использования информационных технологийсистемным менеджером существенно улучшают наблюдаемость и управляемостьобъектов в сложных системах управления.

Важнейшаяфункция системного менеджера — участие в развитии и модификации информационныхсистем[10]. В данной части краткоизлагаются возможности современных средств информационных технологий для этойцели. Знание их возможностей превращает системного менеджера в руководителяинновационных процессов в системе управления.

В основе технологии сквозного проектирования ИСУ лежитиспользование CASE-инструментария.

САSЕ-технология представляет собойсочетание способов и средств построения формализованной модели проектируемой иразвиваемой информационной системы, способов и средств получения из такоймодели информационной системы программного кода, являющегося компьютернойреализацией проектируемой информационной системы для соответствующей платформытехнических средств и пользовательского интерфейса. Совершенство САSЕ-технологии определяется степеньюформализации и автоматизации всех этапов проектирования, выполняемыхразработчиком совместно с пользователями под руководством системного менеджера.

Главными проблемами, решаемыми с помощью САSЕ-средств, являются:

•  представлениеинформационной модели системы пользователем (техническое задание, аван-проект,эскизный проект), в которой обеспечивается концептуальная целостность,непротиворечивость и полнота информационных решений в проекте;

•  выборпользовательского интерфейса на этапе информационного моделирования;

•  документированиепроекта; анализ различных вариантов в процессе проектирования и реализациипроекта;

•  кодирование исоответственно документирование программного кода создаваемых новых приложений;

•  внесениеизменений в проект.

САSЕ-технология — совокупностьнескольких компонент, каждая из которых взаимосвязана с остальными и придаеттехнологии проектирования и развития системы определенные свойства,ориентированные на удобство работы конечного пользователя — системногоменеджера.

Методологияразработкиинформационной модели проекта МИС включает структурный подход иобъектно-ориентированый подход. В информационной модели ИСУ выделяют модельданных, модель взаимодействия объектов, динамическую модель и модель поведения(функционирования) объекта управления.

Определяютсясоставляющие информационной модели, их взаимосвязь и последовательностьразработки. Строится технологический маршрут разработки, выделяются отдельныеэтапы (фазы) процесса, устанавливаются структура и содержание исходных иконечных данных каждого этапа. Выполняются формальные процедуры семантическогоконтроля выходных данных каждого этапа для отладки информационной модели иконтроля процесса разработки проекта.

Технологический маршрут операций управления в системномменеджменте обусловливается действующими стандартами на разработку менеджерскихинформационных систем, в наибольшей степени детализирующих документированиепроекта.

Интерфейс доступа к проектным данным обеспечивает внешнее представление проектаИСУ, доступ к средствам редактирования компонентов информационной модели ИСУ,графическое представление компонентов модели ИСУ с помощью набора графических итекстовых редакторов.

Графический интерфейс и метод диаграмм позволяет наглядно иминимальной трудоемкостью описать объекты информационной модели проекта ИСУ,взаимодействие между ними, квалифицировать их свойства. Описания объектов,проекта свойств и связей между ними выполняются, объединяются в структуры(домены).

Средства хранения информационной модели проекта ИСУ обеспечивают управлениеверсиями проекта и многопользовательским доступом к модели проекта.

Всоставе кейсов имеются средства, ориентированные на корпоративную разработкуинформационных систем с единым хранением всего проекта. При и этомобеспечивается управление рабочими группами, администрирование проекта,поддержка версий, управление доступом к проектным данным. Версия проекта можетбыть закрытой от изменений, таким образом, база данных проекта выступает какдепозитарий проекта и может служить хранилищем эталона проекта информационнойсистемы на всех стадиях жизненного цикла проекта, включая собственнопроектирование, реализацию, внедрение, опытную эксплуатацию, плановуюэксплуатацию, внесение изменений, модернизацию.

Средствагенерации схем проектируемойбазы данных ИСУ для конкретной информационной модели проекта ИСУ используютязык запросов (SQL-скрипт) длясоздания таблиц, хранимых процедур и триггеров, задающих семантику реляционныхотношений объектов базы данных ИСУ[11].

Генерациясхем базы данных основана на открытых менеджеру как конечному пользователюинтерпретируемых программах, представляемых обычно на специальных языках(например — TCL). При необходимости могут бытьприменяемы оригинальные реляционные отношения в базе данных предметныхобластей.

Средствадокументирования проектаинформационной модели ИСУ обеспечивают интеграцию базы данных с текстовымипроцессорами и издательскими системами, что позволяет издавать разделы проектадля документирования проектных решений. Каждый элемент информационной моделипроекта ИСУ снабжается текстовым описанием стандартной структуры проектногодокумента. Управляют форматированием проектного документа программы, которыепри необходимости могут быть адаптированы под требования заказчика. Выходныеформаты проектных документов ИСУ согласованы с популярными издательскимисистемами.

Помимодокументирования законченного проекта ИСУ средства САSЕ обеспечивают оперативную выдачу многочисленных отчетов осостоянии разработки проекта, отдельных его подсистем объектов. Отчеты являютсяудобным способом контроля и управления разработкой проекта.

СредстваСАSЕ допускают и традиционный подход кразработке приложений — менеджерских задач, обеспечивая наглядность идокументируемость проекта, где основная трудоемкость определяется структурныманализом требований, их системным согласованием, разработкой программного кодаприложения. Информационная модель проекта ИСУ представлена техническимитребованиями, функциями системы, пользовательским интерфейсом(алфавитно-цифровой, графический), алгоритмами решения прикладных задач,структурой данных, составом программного обеспечения в соответствии срегламентирующими проект ИСУ документами. Для управления разработкой большихпрограмм ИСУ (гигабайты кода) используются различные способы стандартизации иавтоматизации кодировки программ. Типовой пользовательский интерфейс дляобъектов предметной области менеджера позволяет представлять базу данныхтаблицами, обеспечивает оформление экранной формы, выполнение стандартногонабора операций над отдельными объектами и отражает взаимодействия объектовпроекта ИСУ в форме связанных таблиц.

ТехнологияСАSЕ обеспечивает создание программногокода, его тестирование, создание и хранение эталона разработанного программногокода для формирования программы любых однотипных объектов. В технологии САSЕ структурный подход к проектированиюиспользует как основной копирование эталонного программного кода с последующейглобальной заменой идентификаторов объектов базы данных, элементов экранныхформ и программных переменных. Такой подход обеспечивает внесение значительныхизменений в программный код и для табличных описаний объектов, существенноотличающихся от эталонных.

Рассмотренныев данной части современные средства информационного менеджмента ориентируютсистемного менеджера на разностороннее освоение приемов работы на персональномкомпьютере. Менеджеры, знающие структуру и возможности менеджерскихинформационных систем (ИСУ), отличающиеся глубоким пониманием возможностейсистемных средств информатики, организующие согласованное взаимодействиеперсонала управления, получают существенные возможности в достижении целейменеджмента. В обобщенном виде состав средств информационного менеджментапредставлены в Приложении 2.

Такимобразом, мы приходим к выводам о том, что система управления является одним изважнейших элементов любой организации, так как она выполняет различные функции:планирования, организации, мотивации и контроля. В качестве основныхнаправлений развития информационного менеджмента можно определить разработку ивнедрение: средств администрирования баз данных, средств администрированиякомпьютерных сетей, средств автоматизации систем управления технологическимипроцессами, средств автоматизированной поддержки принятия решений и организацииуправления, средств организации надежного функционирования комплексных ИСУ,средств визуализации и согласованного представления образа ситуации и средствотображения данных, средств рабочих станций для выполнения менеджерскихавтоматизированных офисных операций.

Учитывая необходимость перспективного планированиядеятельности всего предприятия органы управления должны следить за тем,насколько комплексно внедряются технологии информационного менеджмента, дляреализации всех функций системы управления.

ГЛАВА2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛГОРОДСКИЙ ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД»

2.1Общая и организационно-экономическая характеристика ОГУ «Белгородскийинформационный фонд»

Вначале 2002 года для реализации проектов в сфере информационных технологий натерритории Белгородской области постановлением губернатора было созданообластное государственное учреждение «Белгородский информационный фонд» (ОГУ«БелИФ»). В соответствии со своей уставной деятельностью, Фонд осуществляетобеспечение мероприятий и проектов в сфере информационных технологий (ПриложениеБ).

Воснове работы ОГУ «БелИФ» – комплексный подход по оказанию информационных услуги применению коммуникационных технологий. Миссия организации звучит следующимобразом: «Сделать информационно-коммуникационные технологии в органахгосударственной власти, органах местного самоуправления и учреждениях Белгородскойобласти простой и доступной услугой, как газ, свет, вода, что позволитгосударственным служащим еще качественнее решать их основную задачу – повышениекачества жизни населения Белгородской области».

Основнойцелью деятельности ОГУ «БелИФ» является обеспечение региональной политики,направленной на улучшение качества жизни населения винформационно-телекоммуникационной сфере, участие в проектах и мероприятиях,для поддержки и развития информационной системы государственного управления вБелгородской области[12] .

Учреждениеосуществляет свою деятельность по следующим основным направлениям:

·         повышениекачества информационного обслуживания населения, путем эффективного ирационального использования информационных ресурсов;

·         содействиегосударственному управлению путем привлечения и эффективного использованияфинансовых ресурсов для реализации целевых программ, проектов и мероприятий вобласти передачи, хранения и использования информации;

·          участие вразработке, проведении экспертизы, конкурсном отборе и реализации региональных,отраслевых и муниципальных информационных программ;

·          осуществление поддержкиинновационной деятельности предпринимательских структур, стимулированиеразработки и производства принципиально новых видов продукции, содействие восвоении новых технологий и изобретений, предназначенных для информационныхсистем;

·          содействие в привлеченииотечественных и иностранных инвестиций, кредитов для реализации приоритетныхнаправлений деятельности по развитию информационных систем.

Методами реализации основных целей организации являетсяразработка и внедрение информационных проектов для нужд областных имуниципальных образований области. Одним из первых был реализован проектторгово-информационной системы «Электронные торги», в рамках которойразмещается и исполняется государственный заказ области на закупку и поставкутоваров, выполнение работ и оказание услуг для государственных нуждБелгородской области. Работа над данным проектом была начата в соответствии свышедшим постановлением главы администрации Белгородской области №494 от 31декабря 2002 года (Приложение 2).

В течение 2002 года в рамках подготовки данного ИТ-проектабыло создано программное обеспечение, обучен персонал для проведения,сопровождения и консультирования на электронных торгах.

Основываясь на опытных торгах, к концу 2002 года былразработан ряд нормативно-правовых актов, регламентирующих осуществлениегосзакупок при помощи систем «Электронные торги». Также был определен механизмвозмещения финансовых затрат на проведение электронных торгов без расходованиябюджетных средств. Разработаны основы и принципы электронного документооборотаторгов. Таким образом, к началу 2003 года в Белгородской области был созданработоспособный комплекс электронных торгов для осуществления закупок в рамкахбюджетов всех уровней и внебюджетных фондов.

В третьем квартале 2004 года началось поэтапное внедрениеэлектронной цифровой подписи, организация электронной биржевой площадки. В этомже году было осуществлено внедрение пилотного проекта электронных госзакупоклекарственных препаратов, предусматривавшего автоматизацию всей схемы госзакупокот момента формирования потребности конкретного лечебного учреждения до моментапоступления лекарственных препаратов на его склад.

Помимо проведения электронных торгов для государственных нуждБелгородской области, создается и внедряется автоматизированная система «Учеткоммунальных платежей населения» (Приложение 3). Система призванаавтоматизировать работу подразделений ЖКХ по начислению и учету платежей зажилищно-коммунальные услуги, и обеспечить прозрачность функционированиясубъектов жилищно-коммунального комплекса области для органов местногосамоуправления[13] .

ОГУ«Белгородский информационный фонд» принимало участие во многих выставках: ВВЦ,Медицина 2002, ПРОМЭКСПО 2003, Информационные технологии в медицине 2003,Здравоохранение и стоматология 2003, Современный офис 2003, Городской ландшафт2003 «Электронная коммерция и торговля — 2004», Медицина 2004, Medsoft 2005.

Фондявляется членом Ассоциации Развития Медицинских Информационных Технологий(АРМИТ), Регистрационным центром Электронной Цифоровой Подписи и входит в сетьудостоверяющих центров ekey.ru.

ОГУ«БелИФ» стало одним из учредителей некоммерческого партнерства «Национальнаяассоциация участников электронной торговли» («НАУЭТ»), организатором которогоявляется Институт системного анализа РАН. Основная цель «НАУЭТ» являетсясоздание условий для построения общенациональной системы электронной торговли(ЭТ), проведение согласованной политики в вопросах совершенствования и развитияЭТ на территории РФ, повышение эффективности проведения государственных закупокза счет внедрения систем ЭТ на территории РФ.

На данный момент штат работников в ОГУ «БелИФ» составляет 17человек: директор — 1, заместитель директора — 2, главный бухгалтер — 1,руководитель проект -3, консультант — 4, главный специалист — 5, водитель — 1.

ОГУ«БелИФ» находится по адресу 308007, г. Белгород, ул. Некрасова, 9/15.

Почтовыйадрес: 308007, г. Белгород, а/я 202.

Телефон:+ (4722) 31-39-24

Факс:+ (4722) 31-38-59

e-mail: info@belif.ru

Рассмотриморганизационную структуру ОГУ «БелИФ» (Приложение 4). Организационная структураОГУ «БелИФ» выглядит следующим образом:

·    Директор;

·    Заместительдиректора;

·    Заместительдиректора по финансам;

·    Главныйбухгалтер;

·    Руководителипроектов (3 человека);

·    Главныеспециалисты (3 человека);

·    Консультанты (2человека);

·    Консультантфинансового отдела.

Организационнаяструктура представляет собой вертикальную модель во главе организации стоитдиректор, имеющий двух заместителей. В штате имеются главный бухгалтер,руководители проектов, непосредственно работающие над ИТ-проектами, главныеспециалисты и консультанты, так же занимающиеся проектной деятельностью. Всеработники ОГУ «БелИФ» являются специалистами в области разработки проектов, чтов сочетании с достаточно высокой технологической и программной обеспеченностьюорганизации способствует достаточно высоким результатам деятельности.

Внастоящее время деятельность ОГУ «БелИФ» направлена на разработку и внедрениеряда ИТ-проектов, которые, в свою очередь, будут нацелены на совершенствованиеинформационного взаимодействия в рамках системы региональной и муниципальнойвласти. Каждый из проектов затрагивает определенную проблемную область вдеятельности региональных образований.

21 июля 2005 года был принят Федеральныйзакон №94 «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказаниеуслуг для государственных и муниципальных нужд», вступающий в силу с января2006 года. Этот закон, по мнению разработчиков, призван упорядочитьсложившуюся систему правового обеспечения государственных закупок, а такжесоздать базу для развития передовых направлений в этом секторе. Принципиальным отличием ФЗ №94является то, что в документе, наконец-то, узаконена практика примененияэлектронных госзакупок. Однако полноценное вступление закона в силу несостоялось по причине задержки в подготовке постановлений правительства,конкретизирующих «отсылочные» статьи ФЗ №94.

Новыйзакон вводит ведение реестра контрактов и реестра недобросовестных поставщиков(Статья 19 — «Реестр недобросовестных поставщиков»). Поскольку всесведения о проведении торгов планируется размещать на едином порталегосзакупок, вступление закона в силу неизбежно должно привести к появлениюфедеральных, региональных и муниципальных «черных списков» поставщиков длягоснужд. В соответствии с распоряжением правительства все сведения о проведениигосторгов должны размещаться на едином портале госзакупок, официальном сайтеРоссийской Федерации, проект по созданию которого был включен вФЦП «Электронная Россия» еще в 2003 году. В дальнейшем, втечение около трех лет он находился в опытной эксплуатации в Минэкономразвития.Экономический эффект от принятого ФЗ №94, по мнению экспертов ФАС РФ,может составить от $5 млрд. до $10 млрд. ежегодно, в том числеблагодаря ряду нововведений в сфере использования современных ИТ при размещениигосударственных и муниципальных заказов.

Помнению экспертов, основным недостатком ФЗ №94 является то, что он содержит«отсылочные» статьи, опирающиеся на нормативные акты, которые все еще толькоготовятся к подписанию. Подобная ситуация откладывает на неопределенное времяполноправное внедрение системы электронных госзакупок.

Вто же время, после первого чтения в Госдуме проект ФЗ №94, благодарявнесенным поправкам, изменился почти до неузнаваемости. Одной из ключевыхкорректировок стало подтверждение законности проведения аукционов, в том числеи on-line, правда, размер сделки не должен превышать 500 тыс. рублей. Доэтого в законах, регламентирующих госзакупки, вопрос проведения любого аукциона(открытого, закрытого), находился вне правового поля. Госзакупки сиспользованием этого инструмента осуществлялись только в тех регионах, главыадминистраций которых одобрили такой шаг.

Полноценная система«электронных госзакупок» должна, с одной стороны, обеспечивать удобныйинтерфейс для государственных и муниципальных заказчиков по размещениюинформации о проводимых ими закупках на официальных ресурсах в сети Интернет,на которых публикуется информация о государственном и муниципальном заказе. А сдругой стороны, автоматизировать основные функции заказчиков, конкурсных,котировочных, аукционных или единых комиссий по проведению процедур, связанныхс подготовкой и проведением конкурсов, аукционов и запросов котировок на сайтев сети Интернет.

ФЗ№94 принес новые правила работы и новые стандарты взаимодействия, направленныена создание единой инфраструктуры для систем проведения торгов, сбора и анализаинформации о них. Но закон работает вполсилы — требуются обученные специалистыи единые технические стандарты и регламенты.

Одноиз основных направлений информатизации в секторе закупок для государственныхнужд — введение единых технологических стандартов, единой инфраструктуры длясистем проведения торгов, сбора и анализа информации о них.

Вфеврале 2006 года было выпущено распоряжение правительства «Об общефедеральномпортале госзакупок» (20 февраля 2006 года №229-р). Но определенные проблемыимеются и в части технических стандартов обмена данными между регионами ицентральным порталом и в формате передачи данных на единый портал. Другаясложность заключается в необходимости перехода на единый кодификатор продукции,без чего невозможна работа портала, как площадки где размещается информация овсех госзаказах органов власти России. В настоящее время все производителиреализуют тот или иной его вариант. С отменой системы ГОСТов наименованиятоваров не стандартизированы, поэтому один и тот же товар может быть внесен вкодификатор несколько раз, что очень сильно затруднит аналитику. Необходимосоздание единого стандарта на названия и ключевые характеристики товаров.

Другаяпроблема — это подготовка специалистов. Требования нового закона к проведениюгосзакупок довольно жесткие и в части объемов публикуемой информации, и в частисроков проведения конкурса, сроков экспертных оценок и заключениягосконтрактов. Переходный период, согласно планам Минэкономразвития, должензакончиться в июне 2006 года. К этому времени необходимо провести обучениесотрудников конкурсных комиссий всех уровней, подготовить или переподготовитьих в соответствии с требованиями нового закона. А это, по самым скромнымподсчетам, более 20 тысяч человек. Еще в начале 2006 годы было очевидно, чтоминистерство не способно решить эту задачу с должным качеством к завершениюпереходного периода.

Крометого, в некоторых регионах и в Белгородской области, в частности, организованодистанционное обучение (ДО) процедурам проведения закупок для государственныхнужд, но его широкому распространению препятствует недостаточнаяразработанность нормативно-правовой базы. Кроме того, ДО предполагаетзначительные технические возможности, как со стороны организаторов, так иобучающейся стороны.

/>

Рис.2.1 Процедура проведения электронных торгов

Чтокасается формы проведения электронных торгов, то в законе предусмотреныконкурсы (открытые, закрытые и двухэтапные), аукционы, в том числе аукцион вэлектронной форме, а также совместные торги. К числу законных форм размещениягосзаказов приравниваются также мероприятия без проведения торгов: запроскотировок, заказ у единственного поставщика, размещение на товарных биржах.

Проведениеконкурса подразумевает подачу поставщиками заявок на участие, составленных всоответствии с заранее опубликованными требованиями. Далее на конкурсной основепроводится отбор участников, предложения которых наиболее соответствуютусловиям заказчика. Закрытый конкурс проводится по предварительно разосланнымприглашениям и только в том случае, если речь идет о заказе, связанном сгосударственной тайной.

Также,одним из приоритетных направлений деятельности ОГУ «БелИФ» является разработкасистемы повышения квалификации персонала. В связи с принятием федеральногозакона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ муниципальные и районные образованиястолкнулись с проблемой недостаточной подготовки сотрудников для работы поновым правилам. Именно на повышение профессиональной компетентности работниковмуниципальных и районных образований и направлена серия семинаров, посвящённых94-ФЗ и носящая разъяснительный характер.

Семинарыразделены на несколько модулей :

1.«Общие принципы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд» — продолжительность: 8 часов.

Содержание:основные принципы, заложенные в основе процесса размещения заказа,необходимость организации конкурентных торгов в экономике России,информационное обеспечение системы размещения заказа, понятия и термины,применяющихся в российской и международной системе размещения заказов длягосударственных и муниципальных нужд.

2.«Нормативная правовая база размещения государственных и муниципальных заказов»- продолжительность: 26 часов.

Содержание:действующая российская нормативно-правовая база размещения государственныхзаказов, включая: Гражданский кодекс Российской Федерации, Бюджетный кодексРоссийской Федерации, федеральные законы от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг длягосударственных и муниципальных нужд» (в последней редакции), от 2 февраля 2006 г. № 19-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации ипризнании утратившими силу отдельных положений законодательных актов РоссийскойФедерации в связи с принятием Федерального закона «О размещении заказов напоставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных илимуниципальных нужд»», от 26 июля 2006 г. № 135-ФЗ «О конкуренции», от 27декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», постановлениеПравительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации всоциально-экономической области».

«Процедурыразмещения заказов» — продолжительность: 36 часов.

Содержание:основные методы планирования размещения государственных и муниципальныхзаказов, выбор способа размещения заказа, порядок проведения конкурсов,аукционов, размещения заказа способом запроса котировок, у единственногопоставщика (исполнителя, подрядчика), порядок подготовки документации дляпроведения конкурса, аукциона (ее содержание), порядок ее предоставления,внесения в нее изменений, работы с конкурсной документацией определяет порядоки требования к составлению технического задания.

«Государственныеи муниципальные контракты» — продолжительность: 12 часов.

Содержание:основы понятийного аппарата, структура государственных и муниципальныхконтрактов и оценка эффективности; основные термины и определения, используемыев контрактном праве и при составлении государственного контракта, особенностигосударственного контракта как вида договора, терминология условий поставок,включая международные термины ИНКОТЕРМС в последней редакции, и их применение,цена контракта и условия платежа, сроки, условия вступления контракта в силу,ответственность сторон, инспектирование и приемка продукции, обеспечениеисполнения контрактов, рассмотрение споров, структура контракта, порядокведения реестра государственных и муниципальных контрактов.

«Спецификаразмещения заказов для государственных и муниципальных нужд» » — продолжительность: 20 часов.

Содержание:специфика размещения заказов для государственных и муниципальных нужд:особенности размещения заказов на поставку товаров, на оказание услуг ивыполнение работ (НИР, НИОКР, строительный подряд, прочие работы, услуги,горюче-смазочные материалы, лекарственные средства, мебель, компьютерная иофисная техника, продукты питания), особенности составления техническихтребований и спецификаций на указанную продукцию.

«Практика.Деловые игры по размещению государственных и муниципальных заказов» — продолжительность: 16 часов.

Содержание:получение практических навыков подготовки распорядительной документации попроцедурам размещения заказа (приказ о проведении конкурса, аукциона, запросакотировок, создании комиссий, положения и регламента работы комиссий и др.),документация для проведения торгов, размещение заказа путем запроса котировок,организация и проведение «открытого конкурса» и «аукциона», опубликованиеинформации о размещении заказов в официальном печатном органе и ее размещениена официальном сайте в Интернете по каждой процедуре размещения заказа,сведения для внесения в реестры контрактов недобросовестных поставщиков,статистической отчетности по размещению заказа. В рамках системы повышенияквалификации работников областных и муниципальных образований осуществляетсяразработка деловых игр по ФЗ-94, с помощью которых (2 дня — аукцион и 1 день — запрос котировок), в том числе и на выезде, можно было познакомить ссоответствующими процедурами муниципальных заказчиков

Самымпоследним проектом, к разработке и внедрению которого приступило ОГУ «БелИФ»является создание системы рейтинговой оценки муниципальных образований. Основнойцелью данного ИТ-проекта является создание действующей системы рейтинговогоголосования для выяснения сводных показателей регионального развития. Согласнопротоколу заместителя главы администрации г. Белгорода Полухина О.Н. в срокдо23 марта 2007 года работникам ОГУ «БелИФ» необходимо разработать «пилотный»вариант системы рейтинговой оценки .

Первоначальнопредполагается разработать вариант рейтинговой системы для 22 муниципальныхобразований Белгородской области, позднее планируется расширить количествоучастников до 337 районных образований.

Преждевсего, будет заключено соглашение о сотрудничестве между региональнымиобразованиями и аппаратом губернатора, регламентирующее порядок взаимодействияв рамках системы рейтинговой оценки.

СпециалистамиОГУ «БелИФ» была разработана система показателей – паспорт муниципальногообразования (Приложение 7). Паспорт содержит ряд показателей, по которымоценивается отдельное муниципальное образование. Совокупность показателей унифицированаи является оптимальной для всего множества образований. Тем самым, облегчаетсяоценка деятельности и потенциала развития района при дальнейшем анализе данныхв аппарате губернатора Белгородской области.

Даннаясистема довольно эффективна, но при дальнейшем внедрении и управлении возможнынекоторые проблемы: необходимо будет учитывать интересы участвующих сторон(аппарат губернатора, районные образования) и, в связи с этим, совершенствоватьсистему оценки. Кроме того, возможно некоторое изменение схемы взаимодействия.

Такимобразом, подводя итог общему и организационно-экономическому анализудеятельности ОГУ «БелИФ», можно отметить важную роль, которую играет указанноепредприятие в развитии регионального информационно-коммуникационногопространства и широкий спектр задач, решаемых ОГУ «БелИФ». Кроме этого,обращает на себя внимание тот факт, что данная организация реализуетсовременные подходы и принципы процессного управления и управления проектами.Экономическое положение ОГУ «БелИФ» можно охарактеризовать как хорошее.

2.2Исследование технологий информационного менеджмента в ОГУ «БелИФ»

ВОГУ «БелИФ» создана современная, высокопроизводительная сетевая инфраструктура,обеспечивающая интеграцию в единую информационную сеть. Сегодня она объединяетвсе отделы организации, имеет выход в Интернет. В своей работе специалисты ОГУ«БелИФ» активно используют справочную правовую систему «Консультант Плюс»,текстовый редактор Microsoft Word и почтовую систему MicrosoftOutlook, информационное хранилище Microsoft SharePoint, систему оперативного управления деятельностьюкомпании и различные справочники. Такая информационная инфраструктура создаетвсе условия для осуществления эффективного управления организацией.

Главныйбухгалтер ОГУ «БелИФ» использует программу «Инфо-Бухгалтер». В стандартнуюверсию программы входит около 260 бланков бухгалтерской отчетности. Также«Инфо-Бухгалтер» позволяет передавать на магнитных носителях данные о начисленияхсотрудников и по персонифицированному учету в программу пенсионного фонда«Оазис», автоматически формировать справки о доходах физических лиц за год ипечатать их на специальных бланках, предоставляемых ГНИ. Программа«Инфо-Бухгалтер» имеет компилятора внутреннего языка, ускоряющего расчеты в5-30 раз и возможность интеграции с справочно-правовой системой «Гарант» и сдругими программами.

Впоследнее время сотрудники ОГУ «БелИФ» активно используют в работеинформационное хранилище Microsoft SharePoint (второе поколение продуктов SharePoint — Services V2 и Portal Server 2003).

Microsoft SharePoint Services – это компонент Server 2003, предназначенный для быстрого инесложного создания веб-узлов и рабочих областей для обеспечения эффективногораспространения информации и совместной работы команд. Службы SharePointServices – это многофункциональная технология в составе серверной системыWindows Server 2003, позволяющая компаниям и бизнес-подразделениям любогоразмера повышать эффективность ключевых бизнес-процессов и продуктивностьрабочих групп. Благодаря средствам для совместной работы, обеспечивающим связьмежду сотрудниками в разных подразделениях и даже странах, с помощью службыSharePoint Services пользователи могут получать доступ к нужным информационнымресурсам.

Крометого, основанная на серверной системе Windows Server 2003 служба SharePointServices может стать базовой платформой для создания бизнес-приложений свеб-интерфейсом, которые можно легко адаптировать и расширять в соответствии сменяющимися и увеличивающимися потребностями развивающегося предприятия.Надежные инструменты управления хранилищем информации и веб-приложениямипозволяют ИТ-подразделениям получить экономически выгодный способ внедрения иподдержки высокопроизводительной среды для организации совместной работы.Привычный веб-интерфейс и удобство работы с повседневно используемымиинструментами делают системы на базе SharePoint Services удобными в работе иобеспечивают их быстрое и эффективное развертывание.

ИспользованиеSharePoint Portal Server 2003 позволяет разворачивать информационные порталыдля обеспечения эффективного взаимодействия пользователей и рабочих групп и дляобмена данными. Благодаря оперативному обмену нужными сведениями междуучастниками различных бизнес-процессов повышается производительность работы.SharePoint Portal Server 2003 представляет собой корпоративную систему,позволяющую объединять данные из различных систем в общее решение за счетиспользования единого входа в систему и возможностей интеграции корпоративныхприложений. Сервер обладает широкими возможностями по развертыванию и мощнымисредствами управления. Портал облегчает совместную работу с помощью средствобъединения, организации и поиска данных, сотрудников и рабочих групп.Использование индивидуальной настройки содержимого и оформления портала, атакже выделение целевой аудитории дает возможность пользователям быстронаходить нужные данные. Выделение целевой аудитории предусматриваетраспределение данных и обновлений в соответствии с положением, занимаемымсотрудником в организации, его участием в рабочих группах, интересами,принадлежностью к той или иной группе безопасности или в соответствии с другимиусловиями, которые могут быть заданы отдельно[14] .

SharePointPortal Server 2003 предоставляет мощную среду для совместной работы,позволяющую объединять, упорядочивать, искать и создавать узлы SharePoint впределах предприятия. Узлы SharePoint для рабочих групп, документов и собраниймогут быть доступны для клиентов и партнеров, что позволит расширить областьдействия и эффективность существующих способов сотрудничества. Портал облегчаетсовместную работу как отдельных сотрудников, так и рабочих групп, подразделенийи предприятий. Управление версиями и утверждением документов, контроль надизвлечением и возвратом документов, разделение документов на категории ивозможность публикации облегчают совместную работу над документами, проектами изадачами. Кроме того, благодаря порталу специалисты имеют возможность слегкостью находить и использовать навыки нужных людей и рабочих групп,отыскивать готовые решения.

Совсемнедавно в ОГУ «БелИФ» функционирует справочная правовая система«КонсультантПлюс». СПС «КонсультантПлюс» — это уникальный источник правовойинформации, включающий весь спектр российского законодательства. Этоэкспертно-аналитический инструмент для повседневной работы с правовой информацией.Именно в ней содержатся практически все документы, необходимые в работе. Такжесистема оснащена комментариями и консультациями специалистов. Кроме того, в нейсодержатся решения спорных вопросов и электронная библиотека бухгалтерскихизданий.

Важно,что документы, хранящиеся в справочной правовой системе «КонсультантПлюс»,поддерживаются в актуальном состоянии и полностью соответствуют оригиналам посодержанию и оформлению. А консультации, которые могут помочь в решении самыхспорных вопросов, даны специалистами государственных органов и экспертами вобласти налогового и бухгалтерского учета. В СПС «КонсультантПлюс» легко иудобно находить необходимые документы: все информационные банки системы связанымежду собой, и система поиска позволяет быстро найти не только нормативныедокументы, но и комментарии к ним.

СПС«КонсультантПлюс» может состоять из многих информационных банков, но самыеосновные и наиболее востребованные из них это – Бухгалтер, ВерсияПроф и ДеловыеБумаги. Рассмотрим их подробнее[15]:

1.«Консультант. Бухгалтер» — универсальный бухгалтерский пакет.         

«КБ»состоит из 5-и информационных банков: Вопросы-Ответы, Корреспонденция Счетов,Путеводитель по налогам, Бухгалтерская пресса и книги, Нормативные Документы.Комплект из этих информационных банков практически обеспечивает бухгалтера вполном объеме всем необходимым — и нормативными документами, иконсультационными материалами бухгалтерской тематики.    

Первыечетыре информационных банка составляют раздел «Финансовыеконсультации». Поиск документов в этом разделе позволяет искать документыне только стандартными средствами — по тексту, дате, названию и номеру. Но и поспециальным полям — по счету из Плана Счетов, по видам налогов, выплат ирасходов, а также по ключевым словам — это слова или фразы, определяющие сутьконсультаций.     

Раздел«Законодательство» представлен Информационным Банком Нормативные Документы.Этот банк содержит все необходимые в работе бухгалтера федеральные нормативныедокументы — законодательство по бухучету, налогообложению, трудовомузаконодательству. Включены также все нормативные документы, которые упоминаютсяв трех информационных банках раздела «Финансовые консультации». Возможен поискпо любым реквизитам документа — по номеру, по дате, по принявшему органу, потематике документа, по словам из названия или из текста. Широки аналитическиевозможности по работе с документами — можно легко отследить все связи документас другими документами, получить редакцию документа, действующую на определенныймомент времени. Удобна функция «Документ на контроле», с помощью которой можнопоручить программе отслеживать изменения в документах и сообщать об этом.      

Информационныебанки Вопросы-Ответы, Корреспонденция Счетов, Бухгалтерская пресса и книги,Путеводитель по налогам взаимосвязаны с банком Нормативные Документыгиперссылками: по ссылкам из консультаций, схем и статей можно перейти в текстынормативных документов, на которые ссылаются авторы и самому проанализироватьситуацию, исходя из документов действующего законодательства.         

Системасодержит полезную справочную информацию — все актуальные формы бухгалтерской иналоговой отчетности, таблицы минимальных размеров оплаты труда, размеровпенсии, нормы возмещения командировочных расходов и другие. Все показателипредставлены в наглядных сводных таблицах на все моменты времени. Имеетсяинтерактивный календарь бухгалтера и производственный календарь, курсы валют накаждый день и многое другое. Вся справочная информация, так же как иинформационные банки, регулярно обновляется (например, курсы валют — ежедневно).

2.«ВерсияПроф» — большая универсальная система по федеральному законодательству.

Включаетвсе правовые акты РФ общего и отраслевого значения и правовые акты, касающиесяотдельных категорий граждан. Значительную часть документов системы составляютправовые акты разъяснительного характера.

Вполном объеме представлены документы по всем отраслям хозяйственнойдеятельности — в том числе банковской, внешнеэкономической, таможенной, рынкуценных бумаг.

Системавключает акты официального разъяснения действующих норм, регулирующих отдельныесферы деятельности, документы советского периода, представляющие интерес внастоящее время.

Системаадресована на самый широкий круг специалистов средних и крупных предприятийвсех форм собственности и направлений деятельности.          3. «Деловыебумаги» — система для тех, кто занимается делопроизводством идокументооборотом.

Включаетобразцы документов, используемые на практике предприятиями с различнымиорганизационно-правовыми формами и направлениями деятельности и простодокументы, которые приходится часто заполнять простым гражданам — заявления,объяснительные, справки и т.д. и т.п.

Системапредоставляет типовые договоры, контракты, учредительные, организационные,внутренние документы, формы отчетности предприятий, страховых и банковскихучреждений. Большинство документов разработано и утверждено органами властиРоссийской Федерации. Остальные разработаны на заказ авторитетными юридическимифирмами.    

Карточкапоиска позволяет использовать для поиска номер типовой формы (если онизвестен), слова из названия или текста (даже если Вы знаете ихприблизительно), тематику (если Вы хотите просмотреть документы, относящиеся кодной теме или вопросу). При поиске форм удобно пользоваться такими полями, как«Вид документа» (сразу можно отобрать только договора или заявления или другойтип документа), «Разработчик» (можно отобрать, например, только формы, принятыегосорганами) и «Источник» (если известен официальный документ, который утвердилнужный Вам бланк, форму или другой документ).    

Прииспользовании системы в комплекте с информационными банками по федеральномуроссийскому законодательству (например, Консультант Плюс: Версия Проф), любоеупоминание нормативных документов в тексте формы или другого документа ДеловыхБумаг превратится в гиперссылку на текст упоминаемого документа, по которойможно сразу попасть в официальный текст документа, при чем сразу в тот егораздел, где речь идет о найденной форме.

«ДеловыеБумаги» — профессиональный инструмент референта и кадровика, полезный помощникбухгалтера и юриста (формы отчетности и образцы договоров) и огромный цифровойархив деловой документации, который будет полезен гражданам как для личного таки в трудовой деятельности, например, для госслужащего или руководителя фирмы.          

Можносделать вывод, что оснащенность персонала ОГУ «БелИФ» информационно-правовымисредствами и программами находиться на довольно высоком уровне, что оченьспособствует повышению эффективности основной деятельности персонала –создание, внедрения и управления ИТ-проектов на региональном уровне, а, вконечном счете, повышению эффективности управления.

С2006 года в ОГУ «БелИФ» начались работы над созданием системы электронногодокументооборота для внедрения в аппарат губернатора Белгородской области.

Необходимозаметить, что принятый в настоящее время в Белгородской области обмен бумажнымидокументами между органами государственной власти и местного самоуправленияявляется чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов нафункционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии,вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы. В случаефункционирования автоматизированной системы к этому еще прибавляется вводинформации о документе и сканирование текста для помещения в базу документовсистемы. Зачастую отсутствует возможность контроля со стороны отправителя запроцессом получения и регистрации документов принимающей стороной.

Этаситуация представляется еще более неестественной, если учесть, что исходящийдокумент также готовится в автоматизированной системе, а текст существует ввиде файла и специально распечатывается для отправки в другие организации.Выходом из этой ситуации является создание системы обмена электроннымидокументами между органами государственной власти и местного самоуправления.Создание такой системы позволит обеспечить:

·    радикальноеускорение доставки документов;

·    гарантиюдоставки;

·    доставку «подроспись» – уведомление отправителя о получении и регистрации документаполучателем;

·    снижениеиздержек.

Необходимоучитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет своезначение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждатьсяи доставляться в бумажном виде. Тем не менее, существуют (и в ряде организацийуже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которыхдокумент пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно сэлектронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

Введениев Белгородской области законодательства, обеспечивающего юридическую значимостьэлектронной цифровой подписи (Приложение 5), открывает возможность созданиясистем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронныхдокументов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органоввласти и управления. Но на пути разработки такой системы у специалистов ОГУ«БелИФ» имеются объективные трудности:

1.        Отсутствиекаких-либо систем автоматизации документооборота в аппарате губернатораБелгородской области.

2.        Разнообразиесистем и форматов, используемых в аппарате губернатора.

3.        Необходимостьнадежной аутентификации отправителей / получателей в аппарате губернатора.

4.        Защита информацииот изменения в процессе доставки документов между органами государственнойвласти и местного самоуправления.

5.        Необходимостьзащиты конфиденциальной информации.

Основноесодержание работы органов государственной власти в Белгородской области – этовыработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами.Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степениопределяется системой работы с документами.

Ваппарате губернатора Белгородской области повсеместно используется традиционнаясистема делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроледокументов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств.Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникаютпроблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:

1.  Длительныепроцедуры передачи документов.

2.  Возможность утериинформации о местонахождении документов.

3.  Отсутствиеэффективного контроля, как за работой отдельных чиновников, так и задеятельностью аппарата в целом со стороны вышестоящих органов и общества.

4.  Высокие издержкина инфраструктуру хранения и движения бумажных документов.

5.  Высокаятрудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени наподготовку качественных решений.

Зачастуюэти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов инеэффективности работы в аппарате губернатора.

Существуетдва возможных подхода по применению информационных технологий для решения этойпроблемы:

1.  Повышениеэффективности существующих процедур работы с документами (автоматизацияделопроизводства).

2.  Переход к электронному документообороту.

Автоматизацияделопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа онполностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведетсяв основном с электронными регистрационными карточками и представлениямидокументов.

Внедрениетакой технологии позволяет:

1.  Ускорить движениедокументов.

2.  Гарантироватьсвоевременное рассмотрение документов.

3.  Обеспечитьэффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений.

4.  Повыситьэффективность работы, как отдельных чиновников, так и всего аппаратагубернатора в целом.

5.  Снизить издержкина размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов.

6.  При принятиирешений повысить их обоснованность и качество за счет предоставленияисполнителю максимально полной документационной базы.

Необходимозаметить, что при таком подходе появляются дополнительные издержки в процессерегистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную частьдокументов организация будет получать в электронном виде.

Идеяже электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще несоздается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность иснизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Необходимотакже иметь в виду, что переход на электронный документооборот и делопроизводствов аппарате губернатора Белгородской области потребует значительного времени. Новнедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создаетхорошие технологические предпосылки для перехода к электронномудокументообороту, так как сотрудники аппарата губернатора постепенно отвыкаютиметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии и архиве), и в нихисчезает технологическая необходимость.

Адля некоторых видов документов (например, внутренних) электронныйдокументооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектовдокументов на стадии их разработки и согласования.

Такимобразом, в данный момент ОГУ «БелИФ» реализуются основные подходыинформационного менеджмента. В процессе реализации стратегических, тактическихи оперативных целей деятельности активно используются современные инструменты(программные, аппаратные средства). Однако, существует ряд недостатков, аименно. Во-первых, в условиях снижения объемов финансирования деятельности иограничения бюджетных средств, становится необходимым использование болеедешевых и доступных программных продуктов эффективного распространенияинформации, документооборота, оперативного управления деятельностью компании исовместной работы команд и сотрудников. Во-вторых, в связи со структурнымиособенностями и спецификой деятельности ОГУ «БелИФ» (участие в реализациигосударственных программ и проектов) необходимо учитывать возможности взаимодействияинформационной системы и, в частности, системы электронного документооборота иоперативного управления деятельностью компании с информационными системамирегиональных органов власти и муниципального самоуправления. В процессеустранения указанных недостатков нам предстоит: изучив определенный секторрынка информационных продуктов и услуг, выбрать наиболее приемлемое решение,удовлетворяющее потребностям организации, регламентировать процесс перехода нановую систему электронного документооборота и оперативного управлениядеятельностью компании.

ГЛАВА3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛИФ» НА ОСНОВЕТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА

3.1Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российскихи зарубежных программных продуктов

Таккак обслуживание и обновление установленной в организации системы оперативногоуправления Microsoft SharePoint в условиях ограниченногофинансирования и сокращения штата ОГУ «БелИФ» вызывает затруднения руководстваи персонала, нами было предложено проанализировать определенный сектор рынкаинформационных продуктов и услуг и выбрать оптимальный вариант программногообеспечения с целью организации документооборота, оперативного управлениядеятельностью организации и совместной работы команд проектов и остальныхсотрудников. Основными критериями выбора стали стоимость и доступностьобслуживания программного обеспечения. При этом еще одним критерием выбораявляется возможность взаимодействия информационной системы ОГУ «БелИФ» с информационнымисистемами региональных органов власти и муниципального самоуправления.

Нами разработаны общиетребования к системе электронного документооборота с учетом особенностейисследуемой организации.

Обобщенный списоктребований

Бизнес-требования

1) Идентификацияпользователей

Первый этап. Аутентификация

·     защищенностьпротокола связи;

·     интегрируемостьс существующими системами аутентификации пользователей.

Второй этап. Авторизация

·     возможностьорганизации различных уровней доступа к данным для пользователей и групппользователей;

·     организациярабочего места под функции, выполняемые пользователем или группойпользователей.

Третий этап. Разграничениеправ доступа к документам

·     возможностьустановки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удалениеи т.п.) для пользователей и групп пользователей;

·     делегированиеправ доступа к документу от одного лица другому.

2) Хранилище документов

Первый этап. Производительностьхранилища данных

·     зависимостьскорости работы с документами от количества документов в базе данных иколичества одновременно работающих с системой пользователей.

Второй этап. Поискдокументов

·     поискпо полям документа;

·     контекстныйпоиск по вложенным (присоединенным) файлам.

Третий этап. Архивациядокументов

·     вопросысложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

Четвертый этап.Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

Пятый этап. Репликацияданных

·     толькодля чтения

·     свозможностью сохранения изменений

3) Работа с документами

Первый этап. Работа стипами документов

·     созданиеновых типов

·     наличиеконструктора форм

·     справочные(подстановочные) поля

·     историядокумента

·     отслеживаниеверсий документов

Второй этап. Конвертациядокументов

·     сканирование

·     импортиз других форматов файлов

Третий этап. Электроннаяподпись

4) Работа сбизнес-логикой

·  Маршрутыдвижения документов

·  Задания(задачи) для пользователей

·  Работас пользовательскими сценариями

Требования кпрограммному обеспечению

1) Требования кресурсам

·  Операционнаясистема

·  СУБД(необходимость приобретения сторонней СУБД)

·  Зависимостьот сторонних продуктов

·  наличиедополнительного программного обеспечения для работы системы

·  Аппаратнаячасть

·  производительностькомпьютеров

2) Стоимость продукта

А) Стоимостьдополнительного программного обеспечения

·  СУБД,офисные пакеты, другое программное обеспечение

Б) Закупка новогооборудования

В) Затраты на обучениеперсонала

Г) Затраты наподготовку готового решения

3) Удобствосопровождения

·  Документация

üсоответствиедокументации текущей версии продукта

üналичиеэлектронных обучающих материалов

üосвещенностьвопросов расширения системы

·  Возможностирасширения системы

·  Техническаяподдержка системы

4)  Удобствоиспользования

Простота выполнениябазовых операций пользователя

·  доступностьуправляющих элементов

·  количествоэлементарных операций для выполнения действий

Рассмотримпрограммное обеспечение электронного документооборота, представленное на рынкеРоссии.

Системыдокументооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящиеперед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

·   Обеспечение болееэффективного управления за счет автоматического контроля выполнения,прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

·   Поддержка системыконтроля качества, соответствующей международным нормам.

·   Поддержкаэффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждогосотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

·   Протоколированиедеятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализдеятельности подразделений, выявление «горячих точек» вдеятельности).

·   Оптимизациябизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

·   Исключениебумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов засчет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

·   Исключениенеобходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажныхдокументов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение овыборе системы в ОГУ «БелИФ»

·   Требования пообъему хранения. Необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическоеструктурное хранение (HSM — Hierarchal Storage Management). Этот механизмхранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболеедорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматическипереносится на медленные и дешевые носители.

·   Наличиеформализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизацииконтроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартныхфункций организации и т. д.).

·   Необходимостьавтоматизации административного управления организацией. Степень сложностиорганизационной структуры.

·   Наличиетерриториально распределенных подразделений. Этот фактор накладываетопределенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

·   Наличие бумажногоархива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с ужеинтегрированными подсистемами массового ввода документов.

·   Наличие неудовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

·   Необходимость вразвитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflowmanaging). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержкепроизвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладнымисистемами поддержки этих процессов.

·   Требования посрокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоитсерьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

·   Требования к«открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции ссуществующими информационными системами и использования имеющегосяоборудования.

·   Необходимостьхранения изображений документов. Использование в организации специфическихформатов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных иконструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

·   Необходимостьразвитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихсяв организации документов.

·   Требования кбезопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможностьиспользования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организациимеханизмов доступа в системе документооборота.

·   Требования посоответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ,международным стандартам по контролю качества, уровню организации храненияинформации.

В настоящее время в России наблюдаетсярост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) средигосударственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовыпредоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так идля крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынкепредставлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по какимкритериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данномобзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок вобласти автоматизации документооборота и делопроизводства.

Сегодня можно выделитьследующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфереавтоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело,ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision,LanDocs, Optima-Workflow, Мотив.

Таблица 3.1 Основныевозможности систем электронного документооборота

Система возможность Б-Р ГД Д Е-Д СМ D DIS DV LD O-W М Регистрации документов + + + + + + + + + + + Введение регистрационной карточки + + + + + + + + + + + Введение номенклатуры дел + + + + + + + + + + + Сканирование

+/-1,2

+

 +/-1,5

+

+/-1

-/+ + + +

+/-1

+ Распознание документов

+/-1,2

+

+/-1,5

+

+/-1

-/+

+/-1

+/-1

+/-1

 +/-1

+

Связанные документы + + + + + + + + + + + Прикреплённые файлы + + + + + + + + + + + Работа со словарями и справочниками + + + + + + + + + + + Срок поручений + - + + + + + + + + +

Поиск:

— по реквизитам

— по виду рекивзита документа

-полнотекстовый

— с учётом морфологии

+

-

+

-

+

-

+

-

+

+

+

-

+

+

+

+

+

-

+

-

+

-

+

+

+

+

-

-

+

+

+

-

+

-

+

+

+

+

+

+\-

+

+

+

+

Списание документа в архив + + + + + + - + + + + Введение архивов электронных документов -/+ -

+/-6

+/-7

-/+ -/+ - -/+

+/-9

-/+ + маршрутизация + - + + + + - + + + + Генерация отчётов +/-³

+/-4

+ +

+/-8

+ + + +

 +/-4

+ Продолжение табл. 3.1 Разграничение прав доступа + + +

+

+ + + + + + + Пароли + - -\+ + + + + + + + +

Условныеобозначения систем в таблицах: Босс-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот(Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV),LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W), Мотив (М).

Поясненияк таблицам: «+» — возможность имеется, возможности нет, «+/-»- опционально или внешним ПО, «-/+»- неполная функциональность возможности.

Чтобы получитьпредставление о возможностях систем, позволяющих организовать электронныйдокументооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица3.1).

Как показано в таблице,все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладаютпочти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом стиповыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело,ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

Примечания:

1- c применением внешних OCR

2 — интеграция С CuneForm

3 — с помощью Report’sMan

4 — с помощью Crystal Reports

5 — опционально «потоковое сканирование»

6 — опционально подсистема « архивное дело»

7 — опционально модуль «архивариус»

8- опционально с помощью системы «центр отчётов»

9- опционально система LanDocs архив

СЭД — это в первуюочередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронногодокументооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов,поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установлениеправами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться втом, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач.

Следующим моментом, накоторый стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являютсяуслуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования ксистеме. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройтиобучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативнуютехническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемыеразработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в томслучае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществитьадаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований ксистеме позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительногопрограммного обеспечения и нового оборудования.

Суммарные затраты наприобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта,базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программногообеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а такжестоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок,ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программныхплатформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus NotesDomino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющаявстроенную СУБД Ника (0$) (таблица 2). Сравнение полных затрат на внедрениесистем практически неосуществимо в силу различного подходакомпаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можнонайти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также омодулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

Таблица 3.2 Стоимостьсервера и лицензии

Система Б-Р ГД Д Е-Д СМ D DIS DV LD O-W М Стоимость сервера и 50 рабочих мест 17600 10-20 12100 7200 21000 14800 19700 9200 21050 18200 10200

Приобретая систему, неследует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации.Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдутна «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например,если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого длянастройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрениябудет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышениестоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организациидоступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затратсмогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Заказчикам другихсистем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаныразработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение(таблица 3.3).

Таблица 3. Доступныйинструментарий для настройки системы

Система инструментарий Б-Р ГД Д Е-Д СМ D DIS DV LD O-W М Дизайнер форм карточек документов + -

-\+3

+

+\-4

-\+7

- +

-\+8

+ + Дизайнер маршрутов\процессов + - -\+ +

+\-5

-\+7

- + + + + Редактор отчётов +\-

+\-2

- +

+\-6

-\+7

-\+ + + +

+\-2

Создание и изменение словарей и справочников + + + + +

-\+7

- + + + +

Стоимость и срокивнедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы.В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы иструктуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающейсистему. По имеющимся оценкам (таблица 4), на сегодняшний день наибольшееколичество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia.Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что онаориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства.Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностьюее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедренийCompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе LotusNotes/Domino.

Таблица 3.4. Опытвнедрения систем

Система вопрос Б-Р ГР Д Е-Д CM D DIS DV LD O-W M Количество внедрений? >100 >100 >500 >1000 >500 >100 >100 >100 >100 >100 >100 Возможно ли внедрение собственными силами? нет нет Нет \ да да нет Нет \ да Нет \ да Да \ нет нет нет да Внедрение проектные (П) и собственными (С) силами? П П С<П П<<С П П>>C П>C П<С П П П>С

Примечание: * — «нет \ да»- жесткие настройки, «да \ нет» требует специалист

** — П > (<) С – проектных внедрений больше (меньше) чем собственными силами; “>> (<<) –на много больше ( меньше);

П – проектные внедрения

1-          Учитываются только внедрение продукта Дело;

2-          С учетом внедрений продукта OfficeMedia

Предполагая, чтовнедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно дляавтоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого наборавозможностей (таблица 3.1) наличие в системе дополнительного функционала (таблица3.5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации(например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этотфункционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика вавтоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться(например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что можетпривести к необходимости в развитии системы.

Например, возникаетситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисеорганизации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Как видноиз таблицы 3.5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибкихнастроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт иOptima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum,DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.

Таблица 5.Дополнительные возможности работы с системой

СИСТЕМА ВОЗМОЖНОСТЬ Б-Р ГД Д ЕЕ-Д CM D DIS DV LD O-W М Настройка пользовательского интерфейса + -\+ -\+ -\+

+\-2

-\+ -\+ -\+ -\+ + + Настройка уведомлений и напоминаний + -\+ -\+ + + + -\+ + + + + Интеграции с электронной почтой + - -\+ + + + -\+ +

+\-8

+ + Web-доступ + - -\+ + + + -\+ +

+\-9

+ + Территориально-распределённая работа** + - - +

+4

+\-6

+

+\-7

+\-10

+ + Наличие API + - + + + + - + + + +

Важнымихарактеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность(таблица 3.6). Из таблицы 3.6 следует, что системы Directum, DocsVision,Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимыйуровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередьпроизводительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобыавтоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так какпроизводительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверногоаппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронногодокументооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения)количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.

Хочется отметить, чтосистемы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе LotusNotes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования прираспределенной работе за счет возможностей платформы.

Таблица 3.6 Надёжность,безопасность

Система возможность Б-Р ГД Д Е-Д СМ D DIS DV LD O-W M Авторизация пользователей + + + + + + + + + + + Шифрование документов +\- -

+\-2

+

+\-3

+ + +

+\-4

+

+ Поддержка ЭЦП +\- +

+\-2

+

+\-3

+ + +

+\-4

+ + Резервное копирование БД по расписание + - + + + + + + + + + Протокол событий + -\+ + + + + + + + + +

Примечания: Заказная разработка с использованием БОСС-Крипто

o     Опционально « ЭЦП И Шифрование»

o     Опционально с помощью инфраструктуры Locker

o     Опционально Landocs: Подсистема безопасности

Таким образом, из всехсистем наилучшие показатели у системы Мотив. Это означает, что внедрение этойсистемы и будет для ОГУ «БелИФ» наиболее эффективным способом организацииоперативного управления.

3.2Регламент перехода на новую систему оперативного управления деятельностью

Общиеположения.

Внедрениесистемы Мотив позволит решить следующие проблемы, связанные с организациейдокументооборота:

·     Отсутствиеединого информационного пространства, отсутствие автоматизированныхорганизационных справочников, содержащих адреса электронной почты сотрудников.

·     Проектные группыорганизации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов,а также словарей и нормативов.

·     Регистрациядокументов проводится вручную и часто дублируется в каждом структурномподразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки.

·     Маршрутизациядокументов не автоматизирована. Документ направляется только по маршруту,выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюдение регламентов,принятых в организации (особенно при согласовании документов).

·     Затрудненопроведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить одокументе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную,или позвонив по телефону.

·     Невозможноосуществить автоматизированный поиск документов. Электронная почта непредполагает проведения подобной операции.

Сегодняразвитие внутренних и внешних отношений ОГУ «БелИФ» ведет к тому, что нашейорганизации нужны: более совершенные современные технологии, которыепредоставляют возможности коллективной работы, управления потоками данных(workflow), работы с образами и версиями документов, электронной почтой,интернетом; системы, которые отражают все факты деятельности в единоминформационном пространстве, вводимые однократно в месте их возникновения,которые обеспечивают прозрачность системы для всех участников процессов причетком разграничении прав доступа и позволяют как управлять всеми процессами вцелом, так и контролировать отдельные бизнес-процессы при работе проектных групп.

Основаниядля внедрения системы электронного документооборота.

·         Работа хотя бы счастью документов в электронном виде позволяет существенно сократить затратыорганизации на бумагу, расходные материалы, снизить затраты на приобретение иобновление копировальной техники, сократить затраты на содержание огромныхархивов бумажных документов, что особенно важно в условиях ограничениябюджетных поступлений в связи с дефицитом областного бюджета 2009 года.

·         Регистрациядокументов. Время регистрации бумажного документа составляет примерно 3 мин.При автоматизированном документообороте время регистрации сокращается до 1 мин.за счет автоматического заполнения некоторых полей регистрационной карточки(поля «дата регистрации», «регистрационный номер»), за счет возможности выбораинформации из списка заранее сформированных данных, справочников (поля«доставка», «тип документа», «исполнитель»).

·         Обмендокументами. Если осуществляется работа над проектом, группы котороготерриториально разнесены, то время передачи документов от одного подразделениядругому может измеряться часами и даже днями. При электронном документооборотепередача документа осуществляется практически мгновенно благодаря встроеннойпочтовой системе.

·         Время поискадокументов. Если реквизиты документа известны, то при использовании «бумажнойтехнологии» время поиска документа займет несколько минут. Если реквизитыдокумента неизвестны, то поиск документа в бумажных регистрационных журналахможет растянуться на несколько часов и даже дней. В этом случае эффект отприменения системы электронного документооборота будет наиболее заметен; еслиизвестны хотя бы несколько ключевых слов искомого документа, поиск может бытьосуществлен так же быстро, как и в предыдущем случае.

·         Подготовкатиповых документов. По статистике, на подготовку типового документа уходитоколо 25% рабочего времени сотрудников. Практически независимо от занимаемойдолжности это время распределяется между созданием и обработкой документов,поиском и подбором информации. То есть ежедневно на подготовку документовуходит; 8ч*60мин*25%=120 мин рабочего времени. При электронном документооборотеэто время снижается примерно на 30% за счет унификации документационнойдеятельности организации, использования различных форм, шаблонов, типовых бланков.

·         Времясогласования документов. Этот параметр косвенным образом характеризуеткорпоративную культуру организации, степень ее бюрократизации. Он включаетвремя рассмотрения документа и время его передачи между инстанциями. Длякаждого вида документа время согласования имеет свое значение, которое зависитот числа инстанций согласования. Согласование документа отнимает у рядасотрудников до 50-75% рабочего времени. При электронном документообороте этотпараметр уменьшается за счет сокращения времени передачи документов междуинстанциями примерно в три раза.

·         Время,затрачиваемое на подготовку отчетов. Если регистрация документов ведется побумажной технологии, то на подготовку таких отчетов может уходить 30-40%рабочего времени сотрудников: 8*60*30%=144 мин. При электронномдокументообороте подготовка отчетов занимает не более одной минуты.

·         Выдачанапоминаний о приближении срока исполнения документа. При бумажномдокументообороте эта операция выполняется за счет поиска необходимогосотрудника лично или по телефону и передачи ему необходимой информации, на чтоуходит, по статистике, примерно 10 мин. При электронном документообороте этаоперация выполняется системой автоматически при приближении или наступлениисрока исполнения.

·         Время,затрачиваемое на размножение документа по резолюции. Оно зависит от количестварезолюций (от 3 до 5) и в среднем составляет 5 мин. При электронномдокументообороте эта операция не нужна, т.к. поступивший документ прикрепляетсяк регистрационной карточке документа и доступен для просмотра всем, кому онпредназначен.

Планируемыекритерии оценки эффективности деятельности после внедрения СЭД Мотив.

Еслиговорить об оценке зависимости эффективности деятельности ОГУ «БелИФ» оторганизации процессов работы с документами, то можно выделить следующиеосновные критерии:

Критерииуправления персоналом организации:

а)контроль исполнения поручений, «прозрачность» деятельности сотрудников –возможность в любой момент времени получить ответ на вопрос, «на какой стадиинаходится порученная исполнителю задача»;

b)исполнительская дисциплина сотрудников — степень ответственности при выполнениизаданий, соблюдение сроков;

c)возможность проанализировать деятельность сотрудников в любой момент времени.

Критерииэффективности использования рабочего времени:

а)быстрота доступа к оперативной информации:

— доступ к документам;

— доступ к аналитическим справкам и отчетам;

— упорядоченность типовых бизнес-процессов;

— отлаженный механизм уведомлений и напоминаний об имеющихся задачах.

Критерииинформационной безопасности:

— упорядоченный учет документов;

— надежность хранения информации;

— обеспечение распределения прав доступа сотрудников к информации.

Всемсотрудникам предлагается принять участие в разработке системы показателей наоснове этих критериев, которая должна отвечать следующим требованиям:

— комплексно отражать непосредственные результаты труда, как в количественных,так и в качестве иных характеристиках;

— связывать результаты работы коллектива (индивидуального труда) с конечнымирезультатами деятельности организации;

— отражать особенности деятельности различных коллективов и категорий работников;

— быть взаимосвязанной с системой материального и морального стимулирования:

— содержать относительно простые показатели, понятные для каждого работника,которые должны рассчитываться по единой методике, не требовать дополнительнойинформации, трудоемких расчетных работ:

— соответствовать цели оценки.

Приэтом непосредственно для оценки можно пользоваться распространенными методамиизмерения подобных показателей, в частности методом балльной оценки и методамкоэффициентов.

Воснове первого метода лежит построение балльных шкал. При этом их диапазонможет быть различен в зависимости от сущности намеряемого показателя иназначения оценки (двухбалльные шкалы — «да» — «нет», трех-, n-балльные шкалы).

Вметоде коэффициентов, в отличие от балльного, в расчет вводятся нормативныезначения, которые соотносятся с фактическим результатом, вследствие чегообразуются коэффициенты. По этому принципу можно создать свою методику оценкиэффективности документооборота на предприятии.

Всепредложения направлять непосредственно директору ОГУ «БелИФ», которыйназначается ответственным за разработку системы показателей эффективностивнедрения системы Мотив.

Организацияпроцесса внедрения СЭД

Основнымизадачами автоматизации документооборота являются:

— Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

— Ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

— Автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за егопределами;

— Формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическимциклом (разработка, согласование, утверждение документов);

— Документационная поддержка бизнес-процессов;

— Планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующихбизнес-процессов;

— Автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формированиеуказаний, распоряжений, конт­роль за их выполнением);

— Организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочеговремени;

— Обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками,письмами, заявками, норма­тивными материалами и т.п.) для организациивзаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

— Обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы;

— Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов свозможностями многокритериаль­ного поиска как по содержимому документов, так ипо сложным логическим условиям.

Стратегияавтоматизации

Понятие«стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес-процессов,действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнерамиили другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией длядостижения поставленных целей.

Намивыбрана стратегия автоматизации по участкам, которая представляет собой процессавтоматизации документооборота отдельных производственных или управленческихподразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Этот способэтот способ был выбран так как: инвестиционные ресурсы ОГУ «БелИФ» недостаточныдля решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуютучастки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например засчет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяютобходиться без применения автоматизированных систем документооборота.

Автоматизацияпо направлениям

Автоматизациядокументооборота будет вестись по направлениям деятельности, таким как управление,ведение проектов по заказам органов государственного управления и местногосамоуправления, управление финансами и т.п.

Этапывнедрения СЭД Мотив

Дляболее эффективного внедрения и эксплуатации СЭД Мотив необходима адаптациясистемы по следующим направлениям:

·   Разработкаподсистемы прав и полномочий на документооборот предприятия;

·   Разработкамаршрутных схем документов и дополнительных процедур обмена информацией.

·   Настройка модулейи подсистем Контроль исполнения поручений, Электронный документооборот,Электронная библиотека; подсистемы администрирования.

·   Тестированиесистемы: испытание всех программных составляющих на отказоустойчивость икорректность настройки.

Календарныйплан работ по внедрению СЭД Мотив представлен в виде таблицы.

Таблица 3.7 Календарныйплан работ по внедрению системы Мотив в ОГУ «БелИФ»

№ п/п Перечень работ Срок выполнения Отчетность 1 2 3 4 Продолжение табл. 3.7 1 Анализ алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней при отработке сообщений о проектах, работах и оперативном управлении в ОГУ «БелИФ» В течение недели с момента издания приказа по ОГУ «БелИФ» о переходе на систему электронного документооборота Мотив Документ: Описание алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней 2 Определение состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач, изучение информационных технологий в организациях и на предприятиях бизнес контактов В течение недели с момента издания приказа по организации Документ: Описание состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач 3

Установка программного обеспечения и внедрение программных модулей системы оперативного управления и документооборота «Мотив».

·        Инсталляция серверного и клиентского ПО, тестирование подсистем.

·        Разработка программы приемо-сдаточных испытаний автоматизированных подсистем, согласование ее с Заказчиком и Получателем.

·        Проведение приемо-сдаточных испытаний.

Согласно договора

Программа приемо-сдаточных испытаний

Акт о приемке программного обеспечения

Акт выполненных работ

4 Согласование и подписание документации на программное обеспечение, регламентов внедрения, инструкций пользователей системы электронного документооборота. Согласно договора Документация на программное обеспечение, регламенты внедрения, инструкции пользователей системы 5 Проведение обучения должностных лиц, сотрудников ОГУ «БелИФ» в объеме развертывания автоматизированных подсистем и их внедрение В течение двух недель после подписания договора Сертификаты пользователей системы Мотив

Внедрениемодулей СЭД Мотив в ОГУ «БелИФ», по нашему мнению, следует произвести вследующем порядке:

ü Обращения граждан

ü Делопроизводство

ü Входящаядокументация

ü Регистрациязаявлений на улучшение жилищных условий

ü Исходящаядокументация

ü Контроль за исполнениемдокументов

ü Учет и контрольпроектов законов, постановлений и распоряжений

Такимобразом, разработанный нами проект регламента автоматизация документооборотадает возможность руководителям ОГУ «БелИФ» использовать новые методыуправления, которые значительно повышают уровень управляемости организацией ипозволяют быстрее реагировать на внешние изменения. Это в свою очередь приводитк значительному сокращению требуемого количества персонала и времени, повышаетудовлетворенность работой, уменьшая количество рутинных ручных операций,ускоряет и оптимизирует управляющие воздействия и обратную связь напредприятии, влияя, таким образом, на его прибыльность и эффективность работы.

ГЛАВА4. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛАГАЕМЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Выборметодики оценки связан с определением качественных и количественных показателейэффективности.

Количественныепоказатели могут быть следующими:

—оптимизация численности персонала и фонда оплаты труда за счет четкогопредоставления о фактической загрузке сотрудника и отсутствия дублированияфункций; возможность перевода части функционала в регионы, внешним исполнителям(фриланс, аутсорсинг);

—повышение производительности труда, сокращение времени на выполнение рутинных бизнес-процессов.Увеличение продолжительности рабочего дня за счет возможности работатьсверхурочно (дома, в командировке и т.д.);

—сокращение затрат на телефонные переговоры и другие средства связи за счет использования корпоративнойсистемы обмена сообщениями и организации электронных совещаний;

—сокращение сроков и повышение качества обслуживания клиентов. Единая точка сбора и обработкиинформации, заявок, запросов. Коллективная и личная ответственность.

Качественныепоказатели могут характеризовать следующие результаты деятельности:

—улучшение исполнительской дисциплины с помощью своевременного выполнения задач и поручений;

—повышение уровня управляемости компанией за счет оперативного доступа к необходимой информации;

—повышение эффективности коммуникаций сотрудников;

— защитаинтеллектуальной собственности компании. Единый депозитарий всех рабочих документов, файлов, списков.Хранение истории изменений по ним;

—формирование благоприятного психологического климата в компании за счет слаженноговзаимодействия сотрудников.

Сегоднядля решения таких проблем всё чаще используются системы совместной работы наддокументами. Данные системы позволяют решать следующие задачи:

·      предоставлениесредств коллективного просмотра и обработки документов;

·      проведениецентрализованных мультимедиа-конференций (текст, голос, видео);

·      централизованноепланирование конференций;

·      записьконференций.

Областьсистем совместной работы над документами включает:

·      проведениеоперативных совещаний распределенных рабочих групп;

·      проведение лекцийи семинаров с участием удалённых слушателей (обучение);

·      проведениепрезентаций для клиентов.

Дляобеспечения максимального удобства работы системы совместной работы наддокументами интегрируются с такими корпоративными приложениями как электроннаяпочта, системы телефонной и видеоконференцсвязи, а встроенные средствапланирования позволяют автоматически формировать приглашения всем участникамконференции и резервировать все необходимые ресурсы.

Внедрениесистем совместной работы над документами позволяет компаниям кардинальносократить нерациональное расходование рабочего времени своих сотрудников,снизить издержки на командировки и публичные мероприятия, а также получитьновый инструмент взаимодействия с клиентами.

Врезультате внедрения предлагаемых мероприятий предполагается, что:

·     время реакции на возникающие проблемы, запросы опредоставлении информации по документам сократится в 4 раза;

·     в 2,5 разасократится времяменеджеров и руководителей на оперативный контроль подчиненных;

·     сроки формированияотчетности сократятся более чем в 5 раз;

·     общие управленческиеиздержки сократятся на 12,5%.

Этипредположения были сделаны по результатам внедрения СЭД Мотив в другихорганизациях, и получения реального сокращения сроков обработки документов.

Основойдля расчета годового экономического эффекта является методика, котораяпредусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому и внедряемомувариантам.

Годовойэкономический эффект определяется по формуле:

Эг= [( Тб + Ен * Кб ) — ( Тв + Ен * Кв )]*B ,                                (4.1)

гдеТб, Тв — годовые текущие затраты в базовом и внедряемом вариантах;

Кб, Кв- капитальные вложения в базовом и внедряемом вариантах;

Ен- нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.3;

B- число единиц ПП, внедрённого в текущем году, равно 1.

Эг=Тб*Кб-Тв*Кв                                                                          (4.2)

Срококупаемости затрат в годах определяется по формуле:

Ток= ( Кв — Кб ) / Эг,                                                                   (4.3)

Приопределении экономического эффекта, в расчете капитальных и текущих затрат,учитываются только те статьи затрат, которые имеют различие в базовом ивнедряемом вариантах.

Капитальныезатраты.

Капитальныезатраты представляются как разовые затраты, необходимые для приобретенияпрограммного продукта, оборудования, производственных помещений, требуемогоинвентаря и т.д.

Капитальныезатраты в базовом варианте определяются затратами на организацию рабочих мест(офисная мебель, оборудование). Суммарная их стоимость составляет 15000 руб.

Кб= 15000 руб.

Капитальныезатраты во внедряемом варианте определяются стоимостью лицензионногопрограммного обеспечения 40000 на минимальный пакет 20 лицензий.

Кв= 40000 руб.

Текущиезатраты.

Текущиерасходы складываются из заработной платы работников и других расходов,связанных с обслуживанием выполнением проводимых работ.

Заработнаяплата определяется как сумма основной заработной платы и отчислений насоциальное страхование.

Текущиерасходы, связанные с затратами на обслуживание выполняемых работ (организацияработ, амортизация и ремонт оборудования, использование производственныхплощадей, обеспечение энергией и другие статьи затрат) могут рассматриватьсякак конкретные статьи затрат или как накладные расходы, составляющиеопределенный процент от заработной платы.

Например,в выполнении вышеуказанных расчетов заняты, тем или иным образом 4 человека сзарплатой в 4000 рублей каждый, в среднем на выполнение данной задачииспользуют 50 % рабочего времени. Их годовая заработная плата равна:

Зоб= 4*4000*12*0,5 = 96000 руб.

Зсб= 0.37 * Зоб = 35520 руб.

Зб= Зоб + Зсб =57600+21312 = 78912 руб.

Накладныерасходы приняты равными 50 % заработной платы:

Нб= 78912 * 0.5= 39456 руб.

Текущиерасходы в базовом варианте составляют:

Тб= 78912+39456 = 118368 руб.

Привнедрении ИС будет занят 1 человека с зарплатой в 5600 руб. выполняет работу сиспользованием программы за 50 % времени. Его годовая заработная плата зааналогичную работу равна:

Зов= 1*5600*12*0.5=33600 руб.

Звс= 0.37*33600 = 12432 руб.

Зв= 33600+12432=46032 руб.

Накладныерасходы приняты равными 50 % заработной платы:

Нв= 46032*0,5 = 23016 руб.

Текущиерасходы во внедряемом варианте составляют:

Тв= 23016+46032=69048 руб.

Расчетэкономического эффекта.

Предполагается,что годовой эффект использования автоматизированной системы расчетов составит:

Эг=(118368 +0,3*15000) — (69048+0,3*40000) = 41820 руб.

Уменьшениетрудоемкости и числа работников дает возможность получить годовой экономическийэффект при использовании ИС и разработанной программы 41820 руб.

Срококупаемости затрат на автоматизацию данной задачи (в годах):

Ток= (40000-15000) / 41820 =0,6; т.е. приблизительно 7 месяцев.

Такимобразом, учитывая, что реализация только одной задачи повысит эффективностьработы, можно судить о том, что и автоматизация других задач информационнойсистемы повысит управленческую и экономическую эффективность при внедрении СЭДМотив.

/>/>/>/>/>/>/>ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Владениеинформационными технологиями является непременным условием существования иразвития организации. Использование информационных технологий для управленияпредприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышенияее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобнаяавтоматизация позволяет:

-   Повыситьэффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей испециалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией наоснове единого банка данных.

-   Снизитьрасходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации,регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации.Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работыи давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

-   Обеспечитьнадежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всехуровнях управления.

-   Руководителямсреднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений иоперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежныхотделов.

-   Повыситьэффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами ицентральным аппаратом.

-   Гарантироватьполную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Автоматизациядает значительно больший эффект при комплексном подходе. Этот подходреализуется посредством технологий информационного менеджмента. С еговнедрением изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолькосильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношениеменеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

Входе дипломного проектирования был проведен анализ работы ОГУ «БелИФ», которыйпоказал, что для повышения эффективности работы системы управления даннымпредприятием необходимо, учитывая снижение объемов финансирования, использоватьболее дешевые и доступные программные продукты документооборота, оперативногоуправления деятельностью компании и совместной работы команд и сотрудников, атакже при решении указанной задачи следует учесть возможности взаимодействияинформационной системы с информационными системами региональных органов властии муниципального самоуправления.

Длярешения указанных задач и устранения имеющихся недостатков нами былипроанализированы некоторые отечественные и зарубежные системы электронногодокументооборота. В ходе анализа была использована стандартная методика оценкипрограммных продуктов, используемая для выбора приемлемого решения. В анализеучаствовали Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia,Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив. Былипроанализированы основные возможности указанных систем электронногодокументооборота по следующим позициям: возможность регистрации документов,введение регистрационной карточки, введение номенклатуры дел, сканирование ираспознание документов, связанные документы, прикреплённые файлы, работа сословарями и справочниками, срок поручений, поиск по реквизитам, по видудокумента, полнотекстовый, с учётом морфологии, списание документа в архив,введение архивов электронных документов, маршрутизация, генерация отчётов,разграничение прав доступа, пароли. Наилучшие показатели были получены усистемы Мотив, которую и предлагается внедрить.

Длявнедрения системы был разработан регламент перехода на новую системуоперативного управления деятельностью. Представленный регламент содержитследующие разделы: общие положения, основания для внедрения системыэлектронного документооборота, планируемые критерии оценки эффективностидеятельности после внедрения СЭД Мотив, организация процесса внедрения СЭД,стратегия автоматизации, автоматизация по направлениям, этапы внедрения СЭДМотив, очередность внедрения модулей СЭД Мотив.

Крометого, была дано экономическое обоснование эффективности предлагаемыхмероприятий, в ходе которого была выбрана методика оценки эффективности,произведен расчет экономического эффекта, равный 41820 руб. и срока окупаемостизатрат на автоматизацию, который составит 0,6; т.е. приблизительно 7 месяцев.

Такимобразом, технологии информационного менеджмента, придающие системность ифункциональность информационным процессам на предприятии, являются темресурсом, на основе которого можно не только повысить эффективность системыуправления, но и, в конечном итоге, прийти к повышению качества трудаувеличению прибыли.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Бовыкин В. И.Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов, — М,:1997, с-118.

2.      Барановская Т. П.Информационные системы и технологии.М.: ,2003, с- 416.

3.      Веснин В. Р.Менеджмент для предпринимателей, — М.: Новости, 1993, с-58.

4.      Вдовенко Л. А.Автоматизированные системы управления производством / Под ред. – М.:, 1992.

5.      Веревченко А. П.,Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга,Академический проект;2000, с-560.

6.      Валуев С.А.,Игнатьева А.В. Организационный менеджмент.- М.:, 1993, с-165.

7.      Годин В.В.Управление информационными ресурсами:17-молульная программа для менеджеров«Управление развитием организации».- М.: «Инфра-М», 1999.-432 с.

8.      Годин В. В., И.К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства:Высшая школа, Мастерство; 240 стр., 2001 г.

9.  Графова Г.Ф.Критерии и показатели оценки финансово-экономического состоянияпредприятий//Аудитор.-2003.-№12.

10.   Гринберг А. С.,В. М. Шестаков Информационные технологии моделирования процессов управления.Издательство: Юнити-Дана; 400 стр., 2003 г.

11.   Гринберг А. С.,И. А. Король Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2003 г.

12.   ГлущенкоВ.Менеджмент: системные основы. – г. Железнодорожный, М.О. НПЦ «Крылья»,1998.-224 с.

13.   Душин В. К.Теоретические основы информационных процессов и систем Издательство: Дашков иКо, 250 стр., 2002 г.

14.   Завьялов В.Е.,Петров А.В., Тихомиров М.М.: Система информационно-аналитической поддержкикадровых решений. М.: РАГС, 1999.

15.   Карминский A.M., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1997.

16.   Косарева В.П. иЕремина Л.В. Компьютерные системы и сети: Учеб. пособие /Под ред… М.: Финансыи статистика, 1999.

17.   Комягина В.Б..Компьютер для менеджера /Под ред М: ТРИУМФ, 1998. Т. 2.

18.   Костров А.В.Введение в информационный менеджмент/учебное пособие.- Владимир, 1996.- 132 с.

19.   Калянов Г. Н. Консалтинг:от бизнес-стратегии к корпоративной информационно-управляющей системеИздательство: Горячая Линия – Телеком 208 стр., 2004 г.

20.   Когаловский М. Р.Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс,Компания АйТи; 288 стр., 2003 г.

21.   Кнорринг В.И.Искусство управления, — М,: БЕК, 1997

22.    Крылович А. В «Информационныетехнологии в Управлении предприятием» – Режим доступа www.cfin.ru/itm/kis/.

23.   Кричевский Р.Л.Если вы — руководитель… Элементы психологии менеджмента в повседневнойработе, — М,: Дело, 1993

24.   Липаев В. В.Системное проектирование сложных программных средств для информационных системИздательство: Синтег; 268 стр., 2002 г.

25.   Маклаков С. В.Моделирование бизнес-процессов Издательство: Диалог – МИФИ, 240 стр., 2003 г.

26.   Меняев М. Ф.Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией, 464 стр., 2003 г.

27.   Менеджменторганизации. Учебное пособие, п/р Румянцевой З.П., — М.: ИНФРА-М, 1996

28.   РадугинаА.А., Основы менеджмента. П/р — М,: Центр, 1997

29.   Петренко А.Безопасность в коммуникации делового человека, — М.: Технологическая школабизнеса, 1994

30.   Патрушина С. М.Информационные системы в экономике. Издательство: Бизнес, 352 стр., 2004 г.

31.   Прокушева А. П.,Т. Ф. Липатникова, Н. А. Колесникова Информационные технологии в коммерческойдеятельности Издательство: Маркетинг, 192 стр., 2001 г.

32.   Поляков В.Г.Формула успеха в бизнесе. Практическое руководство для российского менеджера. — Новосибирск: ЭКОР, 1993

33.   Синюк В.Г., А.В.Шевырев Использование информационно-аналитических технологий при принятииуправленческих решений Издательство: ДМК Пресс; 160 стр., 2003 г.

34.   Скрипкин К. Г.Экономическая эффективность информационных систем Издательство: ДМК Пресс; 256стр., 2002 г.

35.   Старобинский Э.Е.Как управлять персоналом, — М,: Бизнес-школа, 1995.

36.    Титоренко Г. А… Информационныетехнологии управления: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. -2-е изд., доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003

37.   Травин В.В., ДятловВ.А. Основы кадрового менеджмента, — М,: Дело, 1995

38.   УстиноваГ.М.Информационные системы менеджмента: Основные аналитические технологии вподдержке принятия решений/учеб. Пособие.- СПб: Издательство «ДиаСофтЮП»,2000.- 364 с.

39.   Филимонова Е.В.«Информационные технологии в профессиональной деятельности: учебник» / Е. В.Филимонова – Ростов н/Д: Феникс, 2004 – 352

40.   ФилипенкоИ.П.«Выбор ПО для автоматизации управления» –– Корпоративные системы (№3, 2001)

41.   Шафрин Ю.В.Информационные технологии. Часть 2 Издательство: Бином. Лаборатория знаний;320 стр., 2002 г.