Реферат: Основы делопроизводства
ЦЕНТРОСОЮЗРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИБИРСКИЙУНИВЕРСИТЕТ
ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙКООПЕРАЦИИ
Факультетзаочного образования
КОНТРОЛЬНАЯРАБОТА
Подисциплине: «Документирование управленческой деятельности»
Выполнилстудент
ПАВЛОВ П.Н.
Шифр Э – 02 –76 — М
Специальность0060800 «Экономика и управление на предприятии»
НОВОСИБИРСК
2005
ОГЛАВЛЕНИЕ
1 Систематизациядокументов. Основные принципы упорядочения и хранения документации
2 Практическиезадания
/>Используемая литература
1 Систематизациядокументов. Основные принципы упорядочения и хранения документации
Систематизациядокументов
В любой организациирешение проблем документационного обеспечения возлагается на специализированноеструктурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др.эффективность труда сотрудников службы делопроизводства зависит отквалификации, от степени технической оснащенности, от учета технического,юридического и организационного аспектов.
Под техническимаспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации изамены всех технических средств, используемых при работе с документами.
Юридический аспект предусматривает решение правовыхвопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующихдокументах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующимзаконодательством.
Организационный аспект включает разработку оптимальнойструктуры службы делопроизводства.
Практика выработала триформы организации работы с документами – централизованную, децентрализованную исмешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всехтехнологических операций по работе с документами в ведении одногоспециализированного структурного подразделения или одного сотрудника. Эта формаявляется наиболее рациональной, так как позволяет улучшить организацию трудаработников, эффективно использовать оргтехнику. Однако полная централизациявозможна только в небольших учреждениях.
При децентрализованнойформе организации каждое структурное подразделение создает свою собственнуюслужбу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь циклопераций по созданию, хранению, систематизации документов. Эта форма характернадля тех учреждений, где аппарат территориально разобщен, а также для тех, вкоторых документирование деятельности имеет специфические особенности.
Смешанная форма организации работы с документами –самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральнойслужбе делопроизводства, а в каждом структурном звене выполняются операции посозданию, систематизации, хранению документов.
Все формы управленческойдеятельности находят отражение в документах. Они являются основными средствамипередачи информации, отражают планы, программы учреждения, выступают какпредмет и результат труда.
Документы классифицируютсяпо ряду признаков:
· по месту составления– внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция);
· по содержанию –организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, поличному составу;
· по особенностямпроисхождения — служебные и личные;
· по срочности –срочные (доверенности, командировочные удостоверения, телеграммы,телефонограммы, документы с пометкой « срочно») и несрочные;
· по стадиямсоздания документа – черновики, подлинники, копии, дубликаты, выписки иотпуски;
· по степенисложности – простые (содержат один вопрос) и сложные (два и более);
· по способуфиксации – письменные, графические, акустические, фото и кинодокументы;
· по видам –типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные;
· по наименованию –устав, приказ, договор, акт, план и т.д.;
· по степенигласности – обычные, секретные и для служебного пользования;
· по срокамхранения – долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;
· по юридическойсиле – подлинные и подложные документы;
· по роду деятельностидокументы классифицируются насистемы документации: плановая, стандартови технических условий, организационно-распорядительная, отчетно-статистическая,по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту,для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям иоткрытиям, по социальному обеспечению и т. д.
Система документации – это совокупность взаимосвязанныхдокументов, применяемых в определенной сфере деятельности.
Имеются межотраслевые,отраслевые системы документации, в которых отражается специфика той или инойдеятельности.
Распорядительныедокументы (приказы, постановления, распоряжения) формируются в отдельные дела повидам документов и хронологии.
Документы коллегий группируютсяв два дела:
1. Протоколы ирешения коллегии;
2. Документы кзаседаниям коллегии (повестка дня, доклады, заключения, проекты решений и др.документы).
Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложением к ним и группируются вместе с указаннымидокументами.
Если же они утверждены вкачестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагают в хронологическомпорядке по номерам. Документы к протоколам, группируются в отдельные дела исистематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульныесписки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личныхделах располагаютсяпо мере их поступления в следующей последовательности:
· внутренняя описьдокументов, имеющихся в личном деле;
· заявление оприеме на работу; направление или представление;
· анкета, листок поучету кадров, автобиография;
· документы обобразовании;
· выписка изприказа о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме наработу, о переводе, увольнении);
· дополнения кличному листку по учету поощрений;
· справки и другиедокументы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, осостоянии здоровья и других документов второстепенного назначения, которыегруппируются отдельно от личных дел).
Копии приказов о поощрении, изменении фамилии, овзыскании и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листкупо учету кадров в личное дело не помещают.
Лицевые счета служащих и рабочих группируют всамостоятельные дела в пределах года и располагают в порядке строгого алфавитапо фамилиям, именам и отчествам.
Предложения,заявления, жалобыграждан следует формировать в два дела раздельно:
· предложения изаявления по улучшению работы данной фирмы, учреждения;
· заявления гражданпо личным вопросам.
Документы в этих личныхделах следует располагать в хронологическом или алфавитном порядке.
Каждое заявление (жалоба)и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу, в которуюзаносят повторные заявления (жалобы) и дополнительные документы.
Стенограммы заседаний формируются в отдельныедела.
Авторскиесвидетельства,патенты на изобретения, рационализаторские предложения, заявки о выдаче дипломана открытие, стандарты и т.д. группируются в самостоятельные дела по каждомуотдельному виду документа. Причем порядок расположения их в деле определяетсяправилами, которые предусматривают группировку документов в следующем порядке:
· внутренняя описьдокументов, находящихся в деле;
· рационализаторскоепредложение-заявление с описанием сущности предложения и с приложением внеобходимых случаях эскизов, чертежей, схем;
· копия справки,выданной заявителю о получении от него рационализаторского предложения;
· копия письмазаявителю о результатах рассмотрения его предложения;
· решение опринятии или отклонении рацпредложения;
· переписка порационализаторскому предложению.
Машинограммы (документы, полученные с факсов,принтеров) группируются на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел.
Основной единицейорганизации учета и хранения документной информации на машинных носителяхданных является файл данных.
В номенклатуре делсистематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.
Переписка фирмы, организациигруппируется в дело за период календарного (учебного) года и систематизируетсяв хронологической последовательности: документ- ответ за документом запросом.
При возобновлениипереписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года суказанием индекса деле за предыдущий год, в котором хранятся ранее заведенныедокументы по этому вопросу.
Переписку справительственными и вышестоящими учреждениями группируют по конкретнымвопросам.
Основные принципыупорядочения и хранения документации
Ежегодно в предприятиях создаютсядесятки документов, которые отражают его многогранную деятельность.Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера.Другие документы представляют ценность в течение многих лет, есть документы, содержащиенаучную, практическую ценность и должны хранится постоянно. Такие документы сдаютна архивное хранение. Сдаче дел в архив предприятия предшествует экспертиза ихценности, заключающаяся в определении политического, социально-культурного,научно-исторического и иного значения документов.
Экспертизой ценности документов называется изучение документов наоснове принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документови отбора их для хранения. Важнейшим справочным носителем при работе поэкспертизе документов служат утвержденные Росархивом перечни документов.
Существуют два видаперечней:
· перечни документовс указанием сроков хранения;
· перечнидокументов, подлежащих передаче на Государственное хранение.
Экспертиза ценности проводитсяпри:
· составлении номенклатурыдел;
· формировании дели проверке правильности отнесения документов к делам;
· подготовке дел кпоследующему хранению;
· подготовке дел кпередаче из организации на хранение в государственный архив.
Принципы и критерииценности документов.
Ценность документов определяетсяпо основным принципам историзма, всесторонности и комплектности оценки документови в соответствии с комплексно применяемыми критериями: происхождения,содержания и внешних особенностей документов, юридической силы и физическогосостояния документа.
К критериям происхожденияотносятся:
· роль и место организации(лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимостьвыполняемых функций;
· время и местообразования документов.
К критериям содержания(основного критерия) относятся:
· значимостьсобытий, отраженных в документе;
· значение содержащейсяв документе информации, ее повторения в других документах, целевое значение;
· вид иразновидность документа.
К критериям внешнихособенностей документа относятся:
· юридическая достоверностьдокумента (наличие подписей, дат, печатей);
· наличиерезолюций;
· особенностипередачи дел;
· особенностиматериальной основы документа;
· особенностифизического состояния документа.
Критерий юридической силыдокумента взаимосвязанс критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильнооформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают вторыеи последующие экземпляры документа (акты, договоры), копии документов обобразовании, актов гражданского состояния и выписки из документов, но приусловии правильного оформления состава удостоверения.
Критерий физическогосостояния документа применяетсяв случаях наличия поврежденных документов, поэтому является вспомогательным.Например, документы обгорели, повреждены и т.п. Если документы представляютособую ценность по другим критериям, их передают на реставрацию, если же нет — уничтожают.
Для организации проведенияэкспертизы документов, для отбора и передачи их на государственное хранение, атакже для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценностидокументов в организации отрасли (системы), а также в Министерствах иведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии(ЦЭК), в организациях и структурных подразделениях министерств и ведомств создаютсяпостоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
ЦЭК и ЭК организации являютсясовещательным органом и работают в постоянном контакте с экспертно-проверочнойкомиссией (ЭПК) архивного учреждения и получают от ЭПК необходимые организационно-методическиеуказания.
Основанием для работы ЭК,ЦЭК является Типовое положение, утвержденное Государственной архивной службойРоссии.
Экспертная комиссияназначается приказом (распоряжением) руководителя предприятия в составе 3-5человек. В состав ЭК включается заведующий ведомственным архивом (лицоответственное за архив), а в состав ЦЭК представитель соответствующегоучреждения государственной архивной службы. Об ЭК разрабатывается специальное положение.Заседания ЭК протоколируются, решения утверждаются руководителем предприятия, анекоторых случаях и архивным учреждением.
ЭК предприятия осуществляетследующие функции:
· рассматриваетпроекты номенклатуры предприятия и его структурных подразделений;
· организуетежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
· рассматриваетописи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архиви описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения;
· выносит решения опредоставлении документов, описей на утверждение экпертно-проверочной комиссии(ЭПК) архивного учреждения;
· рассматривает актыо выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
· осуществляетконтроль, инструктаж, консультации за деятельностью ЭК структурныхподразделений и ЭК подведомственныхеждений;
· оказываетметодическую и практическую помощь подведомственным учреждениям.
Архивное учреждение утверждает:
· решения ЭК обутверждении описей на дела, подлежащие постоянному хранению, в том числе и поличному составу;
· предложения осохранении сроков хранения документов, установленных типовыми и примерными номенклатурамидел.
Отбор документов и дел куничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством учреждения.
По результатам экспертизыценности документов в предприятии составляются описи постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые должны быть переданы введомственный архив.
Опись дел – это архивныйсправочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел ипредназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления ихсистематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетнымдокументом и основным видом научно-справочного аппарата к документам,обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляютсяотдельно на дела:
· дела, постоянногохранения;
· дела временногохранения (свыше 10лет) хранения;
· дела по личномусоставу и иные однотипные дела;
· на дела,состоящие из специфических, характерных только для данного предприятия(организации) документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темами др.);
· служебныеведомственные издания.
При составлении описи делструктурного подразделения необходимо каждое дело вносить в опись под самостоятельнымпорядковым номером. Присвоение номера описи и систематизация дел структурногоподразделения устанавливается ведомственным архивом.
Систематизация дел вописи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуредел учреждения, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначенияструктурного подразделения по штатному рас писанию с добавлением прописной начальнойбуквы наименования категории документов, составляющих опись и последних двухцифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.
Дела с момента ихзаведения и до передачи в архив учреждения хранятся в структурныхподразделениях. Местом хранения может быть шкаф или сейф. Последовательность расположениядел в шкафу должна соответствовать расположению заголовков в номенклатуре. Это обеспечитбыстрый поиск нужного дела.
Изымать и выдавать документыиз дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях, например потребованию судебно-следственных органов такое изъятие возможно с разрешения руководителяпредприятия. Вместо документа оставляется заверенная копия и акт о причинахизъятия. Документ из дела может выдаваться во временное пользование только сразрешением руководителя.
Вынос дел из здания учрежденияили передача их в другое структурное подразделение также возможно только сразрешением руководителя.
За сохранность документовв структурном подразделении отвечают лица, ответственные за делопроизводство.Исполнители хранят только те документы, которые находятся у них на исполнении.Учреждения выдают по просьбе граждан засвидетельствованные копии с документов,исходящих из данного учреждения согласно законодательству. Не снимаются копии спаспорта, военных билетов и др. документов.
Дела, законченные делопроизводством,в течение года остаются в структурном подразделении, затем передаются в архив предприятия(учреждения).
Под архивом понимается совокупностьархивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделениеучреждениями предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов винтересах пользователя.
Под архивным документомпонимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу егозначимости — для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В архив организациипередают дела для постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Делавременного хранения (до 10 лет) включительно передают в архив по усмотрениюруководителя учреждения и принимают их в архив по номенклатуре дел.
Для постоянного ивременного (свыше 10лет) хранения документы полностью оформляют:
· вносят необходимыеуточнения в реквизиты обложки дела (название организации, делопроизводственногоиндекса и заголовка дела, даты дела);
· располагаютдокументы внутри дела в определенной последовательности (хронологическомпорядке индекса документа);
· составляютвнутреннюю опись документов.
Листы дела нумеруются,кроме листов заверительной подписи и внутренней описи, в правом верхнем углу арабскимицифрами черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил илицветных карандашей для нумерации листов запрещается. Фотографии, чертежи,диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющиесамостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнемуглу.
Если в дело подшитыконверты с вложениями, то вначале нумеруется конверт, а затем очередным номеромкаждое вложение. В конце дела подшивается заверительный лист, в которомуказывается количество листов в деле. Заверительная запись составляется налисте формата А4 или специально изготовленном бланке с постоянной информацией.
Дела временного (до 10лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Хранение делдопускается в скоросшивателях, можно не проводить пересистемизацию документов вделе листы дела не нумеровать, заверительные подписи не составлять.
Каждое дело принимаетсязаведующим или специальным сотрудником ведомственного архива в присутствииработников структурного подразделения или организации. В описи против каждогодела включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждогоэкземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятыхв архив дел, дата приема дел, подписи сотрудника ведомственного архива ипредставителя организации, передавшего дела.
Под архивным фондом РоссийскойФедерации понимается совокупность документов, отражающих материальную идуховную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное,экономическое, культурное значение являющихся неотъемлемой частью историко-культурногонаследия народов Российской Федерации
Постановлением ПравительстваРоссийской федерации в 1993году установлены предельные сроки ведомственногохранения документов Государственного архивного фонда в зависимости от уровня организациии способа фиксации документной информации:
· для документоворганов государственной власти и управления крае, областей, автономной области,городов Москвы и С.Петербурга, районных и городских органов представительнойвласти и органов управления, а также государственных учреждений, организаций ипредприятий областного, краевого подчинения -10 лет;
· Для документовгосударственных учреждений, организаций и предприятий городского и районногоподчинения, предприятий сельского хозяйства -5лет;
· Для записей актовгражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных исудебных дел -75 лет,
· Длянаучно-технической документации — до утраты практической значимости, но неболее -25 лет,
· Дляфотодокументов -3года,
· Для записей намашинных носителях -5лет.
· В течениеустановленного срока предприятия должны обеспечить учет документов постоянногои долговременного хранения и сохранить их.
· Периодическинеобходимо проводить проверки наличия и состояния дел:
· Для постоянногосрока хранения – 1 раз в 10лет;
· Для дел с грифомограничения доступа – раз в 5 лет;
· Ежегоднопроводятся проверки наличия и состояния дел.
· Итоги проверок оформляютсяактами, утвержденными руководителем организации (учреждения);
· В архив могутобращаться как организации, как и граждане о выдаче архивных справок.
Вопрос 34. Вы работаете офисным менеджером.Вам поручено передать телефонограмму в адрес делового партнера по поводувстречи с вашим директором, назначенной на конкретную дату и время.
34.1. Оформитетелефонограмму в адрес делового партнера, недостающие реквизиты укажитесамостоятельно.
наименование ведомстваДиректору ОАО Кондитерская фабрика г. Кемерово
А.И. Монастырскому
Промышленновский райпотребсоюзПередал– офис. менеджер
Арсентьев П.Н.
тел. 7-45-87
Принял – секретарь Соловейчик К.С.
тел. 30-05-96
ТЕЛЕФОНОГРАММА
20.03.2004 № 147 время передачи 11ч. 40 мин.24.03.2004 в 9.00 в помещении рынка по ул. Крупской 25, проводится выставка-ярмарка продукции Вашей фабрики. Просим принять участие.
Директор Е.Д. Семенов
34.2.1.Перечислитесостав реквизитов телефонограммы. Реквизиты телефонограммы:
· Наименованиеведомства;
· название предприятия(организации) — автора документа;
· должность,фамилия и инициалы сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;
· наименованиеорганизации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшеготелефонограмму, номер его телефона;
· наименование видадокумента (ТЕЛЕФОНОГРАММА);
· дата и номертелефонограммы, время передачи;
· текст (непревышающий 50 слов);
· наименованиедолжности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.
34.2.2. Какиетребования предъявляются к тексту телефонограммы?
При составлениителефонограммы придерживаться рекомендаций:
· текст не долженсодержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редкопроизносимых слов;
· информация должнабыть краткой и срочной;
· слова, которыеплохо воспринимаются на слух, можно передавать с помощью разбивки по буквам(используя при этом часто употребляемые простые слова);
· в тексте недолжно быть более 50 слов.
34.2.3. Порядокадресования различным партнерам, в т.ч. зарубежным.
Если телефонограмма направляетсяв несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеровтелефонов.
Зарубежным партнерамтелефонограмма передается на языке международного общения – английском.
34.2.4.Отличиетелефонограммы от факса. Телефакс (факс) — это получаемая на бумажном носителе копия документа(рукописного, печатного и др.), переданного по каналам факсимильной связи. Вотличие от других связей (телефонной, телеграфной) эта связь позволяет получитьизображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего всеособенности документа-подлинника.
34.2.5. Назначениетелефонограмм в работе фирм, организаций.
Телефонограмма — обобщенное название различных посодержанию документов, выделенных в отдельную категорию в связи с особым способомпередачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается отруки).
Телефонограммы применяютдля срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях,когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяютв пределах действия местной телефонной связи. Это документ по оперативнымвопросам.
34.2.6. Особенности иправила передачи и приема телефонограммы.
· Телефонограммасоставляется на специально разработанных бланках или чистом листе бумагиформата А5 в одном экземпляре.
· Тексттелефонограммы печатается через 1,5 интервала
· В телефонограммене должно быть более 50 слов.
· В тексте следуетизбегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
· Датойтелефонограммы является дата ее передачи.
· Еслителефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список фирм,организаций, к которым ее посылают, и номера телефонов, по которымтелефонограмма передается.
· Телефонограммасоставляется секретарем или исполнителем по поручению руководителя. Послесоставления текст должен быть проверен и подписан руководителем фирмы,организации.
· При передачетелефонограммы вначале называют имя своей фирмы, организации и телефон, виддокумента; после передачи текста записать должность, фамилию и инициалы лица,принявшего телефонограмму, дату и время передачи;
· При приеменеобходимо записать: название фирмы, организации и телефон, тексттелефонограммы, должность, фамилию и инициалы лица, предавшего телефонограмму,дату и время приема;
· Необходимо, чтобыпринимающий повторил записанный текст со всеми знаками препинания передающемулицу.
· Сотрудник,принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностныхлиц, которым предназначалась полученная информация.
Срок хранениятелефонограммы не превышает 1 года.
Используемаялитература
1. Салазкина Л.П.Основы делопроизводства. Требования к тексту документа: Учебное пособие, — Кемерово: Кузбасс — вузиздат, 2000,- 300с.
2. Кирсанова М.В.Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления:Учебное пособие.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 296с.