Реферат: Организация управленческого труда
РЕФЕРАТ
Организацияуправленческого труда
СОДЕРЖАНИЕ
1. Управление какпроцесс преобразования информации
2. Содержание иособенности управленческого труда
3. Техника управления иавтоматизации управленческого труда
4. Культура и этикауправленческого труда
5. Проведение деловыхсовещаний, встреч и переговоров.
1. Управление какпроцесс преобразования информации
Информация –осмысленные упорядоченные данные, сведения об определенном событии, факте, явленииили ситуации. Управление можно рассматривать как восприятие, преобразование ипередачу информации, где исходная информация преобразуется в конечный продукт,управленческое решение или командную информацию. К управленческой (командной)информации предъявляется следующая информация: 1) ценность и полезность, т.е.не нужна избыточная и бесполезная информация; 2) достоверность и объективность– выражает точность и соответствие данных реальным фактам; 3) своевременностьинформации – означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когдаэто необходимо для управления; 4) полнота информации определяется еёдостоверностью для принятия обоснованных управленческих решений; 5) правоваякорректность информации. На основе полученной информации управляющая система(аппарат управления) вырабатывает команды управления и передает их вуправляемую систему (коллектив работников) для исполнения.
Информация, котораяфункционирует на предприятии может быть классифицирована по следующимпризнакам: 1) по назначению (экономическая, техническая и организационная); 2)по роли в процессе управления (аналитическая, отчетная, нормативная, плановая);3) по виду носителя (печатный текст или машинный носитель); 4) по временипоступления (периодическая, постоянная, случайная); 5) по степенипреобразования (исходная, производная, обобщенная); 6) по времени использования(условно постоянная, переменная). Условно-постоянная информация – изменяетсясравнительно редко и она используется многократно (нормы, цены, тарифныеставки, должностные оклады, плановые показатели). Переменная информацияотражает динамизм процесса производственной и хозяйственной деятельности.
Организацияинформационного обеспечения менеджмента включает: 1) формированиедокументооборота; 2) организация процесса сбора, хранения, обновления,переработки и передачи информации; 3) выбор состава технических средств попереработке информации. Документ – это материальный объект, содержащийинформацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющийв соответствии с законодательством правовой статус. Разрабатываемые документыдолжны отвечать требованиям единой системы государственного делопроизводства(ЕСГД), унифицированной системы организации распорядительных документов (УСОРД)и типовых инструкций по делопроизводству и других нормативных актов, которыеимеются на данном предприятии.
2. Содержание иособенности управленческого труда
Управленческий труд –вид общественного труда, направленный на обеспечение скоординированнойдеятельности, как отдельных участников совместного труда, так и коллектива вцелом. Содержание управленческого труда зависит от объекта управления иопределяется структурой управленческих процессов, его техническим оснащением, атакже взаимоотношениями людей в процессе управления управленческих функций.Управленческий труд имеет свои особенности: 1) носит в основном информационный,аналитический и умственный характер; 2) участвует в создании материальных благне прямо, а последовательно через группы других лиц; 3) в качестве предметауправленческого труда выступает информация и люди, участвующие в управленческомпроцессе; 4) результатом труда являются управленческие решения; 5) средствамитруда служит организационная и вычислительная техника. В основе рациональнойорганизации управленческого труда лежат следующие принципы: а) принципкомплексности предполагает, что организация управленческого трудаосуществляется не по одному направлению, а по их совокупности и касается неодного работника, а все коллектива; б) принцип регламентации – предполагаетустановление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний,инструкций и других нормативных документов в системе управления; в) принципспециализации заключается в закреплении за каждым подразделением определенныхфункций и работ с возложением на них полной ответственности за конечныерезультаты их деятельности; г) принцип экономичности состоит в достижениинаилучших результатов при наименьших затратах времени и средств; д) принципнаучности – заключается в совершенствовании организации управленческого трудана научной основе.
К основным направлениясовершенствования организации и управленческого труда относятся: 1)совершенствование форм разделения и кооперации труда, 2) совершенствованиесистемы оплаты и стимулирования труда управленческих работников, 3)рациональная планировка и оснащение рабочих мест оргтехникой, техническимисредствами связи и обслуживания, 4) улучшение санитарно-гигиенических ипсихо-физиологических условий труда (создание температурного режима, уровеньшума, удобство мебели), 5) внедрение передовых приемов и методовуправленческого труда.
3. Техника управления иавтоматизации управленческого труда
Материальной базойуправленческого труда является организационная и вычислительная техника,офисная мебель, электронные средства сбора, регистрации, обработки, передачиинформации. Современные информационные технологии включают: 1)автоматизированную обработку информации с помощью персональных ЭВМ; 2)локальные распределительные сети ЭВМ; 3) машиночитаемые носители информации; 4)устройства для быстрого изготовления, копирования и размножения документов(ксероксы, принтеры). Новые информационные технологии позволяют 1) применятьэлектронную почту, дают возможность направлять письменные сообщению любому человекув организации и вне её; 2) проводить видеоконференции руководителей испециалистов, находящихся в разных местах; 3) обеспечить доступность документовчерез электронные средства связи. На предприятиях, для установлениямежмашинного обмена информацией создаются сети ЭВМ любой конфигурации исопряженности, которые включают в себя автоматизированные рабочие места (АРМ)руководителей и специалистов по управлению производством. (АРМ) представляетсобой комплекс технических, программных и информационных средств для решениязадач по управлению производством непосредственно на рабочем месте в режимедиалога с ЭВМ. Сеть АРМ охватывает все производственные и вспомогательные цеха,функциональные подразделения и связаны с вычислительным центром предприятия.АРМ включает как правило персональную ЭВМ, к которой подключаются периферийныеустройства различного функционального назначения, а также устройства связи савтоматикой технологического оборудования. Принципиальная схемаавтоматизированного управления производством с помощью АРМ имеет следующий вид:
/> /> /> /> /> /> /> /> /> />/>/>/>/>/>/>/>
АРМ диспетчера цеха
АРМ диспетчера участка
Производственный участок
Служба цеха
Производствен. диспетчерское бюро
Директор по производству
Начальник цеха
/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>Вычислительный центр цеха
Вычислительный комплекс участка
Диспетчер участка
/>/>АРМ начальника участка
АРМ начальника служб
АРМ начальника цеха
АРМ директора по производству
/> /> /> /> /> /> /> /> /> <td/> /> /> /> /> /> /> <td/> /> /> /> /> <td/> />/>-линейно-функциональные связи
— информационные связи
4. Культура и этикауправленческого труда
Культурапроизводства — совокупность традиций и норм, которыми должен руководствоватьсяменеджер в своей деятельности.
В основе:юридические нормы, которые отражены в государственно-правовых и нормативныхактах; организационные нормы, которые устанавливают структуру организации,состав и порядок деятельности функциональных подразделений, правила внутреннеготрудового распорядка; экономические нормы – регулируют экономическуюдеятельность организации; моральные нормы – регулируют поведение менеджера вобласти нравственности и морали. Этическую культуру менеджера определяют егоумение решать практические вопросы с учетом требований морали и нравственностис соблюдением правил этикета. Управленческий этикет – это совокупность норм иправил поведения менеджера во взаимоотношениях с людьми, которые включают: 1)ответственность в деловых отношениях; 2) ясность выражения мыслей; 3) честностьи порядочность; 4) высокая требовательность к себе и к другим; 5) вежливость,тактичность и скромность. Личная культура менеджера проявляется: а) вовнешности — подчеркнутая аккуратность, умение одеваться просто, строго с учетоминдивидуальности; б) в разговоре – высокая культура речи, эстетичность жестов и интонаций, владение приемами ораторского искусства; в) содержание рабочегоместа и служебных помещений – порядок, чистота, эстетичность интерьера,освещенность, кондиционирование, наглядная информация; г) в работе сдокументами – грамотное оформление, регистрация, контроль за исполнением; д) ворганизации приема посетителей по личным и служебным делам; е) поддержаниездорового образа жизни и хороших семейных отношений.
5. Проведение деловыхсовещаний, встреч и переговоров.
Цель деловых совещаний– рассмотрение и принятие решений по проблемам, требующим коллективногообсуждения. На совещаниях сотрудники учатся работать в коллективе, комплексноподходить к решению общих задач, достигать компромиссов. Деловое совещаниедолжно быть тщательно подготовлено, а именно: 1) сформулирована повестка дня,2) определен состав участников, компетентных в вопросах повестки дня, 3)назначить день, время и место проведения совещания, 4) заблаговременноеознакомление участников с повесткой дня и материалами совещания. В организациии проведении совещания должны соблюдаться следующие правила: совещание должноначинаться в точно установленное время; должны соблюдаться повестка дня иустановленный регламент; совещание должно проводиться в атмосфере творческойактивности, непринужденности, свободного высказывания мнения; результатысовещания должны быть оформлены протоколом с принятием решения. Оттого,насколько участникам совещания удалось включить свои идеи и соображения в общееобсуждение, зависит его эффективность. Результаты совещания должны бытьдоведены до участников – исполнителей заданий и организован контроль заисполнением принятых решений. Руководитель должен уметь вести деловыепереговоры с представителя внешних организаций для достижения своих целей.Переговоры – это средства, где с помощью взаимного обмена мнениями достигаетсясоглашение, отвечающее интересам обеих сторон. Организацию и проведение деловыхпереговоров можно разделить на 4 этапа: 1) подготовка; 2) проведениепереговоров; 3) завершение переговоров и принятие решения; 4) анализ итогов переговоров. На этапе подготовки деловых переговоров выполняются следующие работы: 1)выясняется организационная структура фирмы, положение и компетентностьпребывающие на переговоры представителей; 2) составляется примерная программа,сценарий хода переговоров и возможное отклонение; 3) определяются моменты своейнеуступчивости, а также вопросы, где можно уступить партнеру; 4) определяютсякомпромиссы по вопросам, где может происходить острая дискуссия. Проведениеделовых переговоров можно разделить на следующие стадии: 1) встреча и вхождениев контакт, обмен визитными карточками за столом переговоров; 2) начало деловойчасти переговоров имеет цель привлечь внимание участников, побудитьзаинтересованность по рассматриваемым проблемам; 3) передача информации, гдеизлагается полезность и выгодность для партнера в выдвигаемом предложении; 4)детальное обоснование предложений, где приводятся схемы, макеты изделий идругие визуальные средства, подкрепляющие высказанное; 5) опровержение доводовсобеседника, устранение сомнений, преобразование интересов партнеров вокончательное решение, где исключается использование компромиссов.
Завершение переговоров– в ходе переговоров вырабатывается общее решение, основанное на добровольномсогласии обеих сторон. Если ход переговоров будет позитивен, то на завершающейстадии необходимо кратко резюмировать основные положения, по которым достигнутосогласие сторон. При негативном исходе переговоров необходимо сохранить деловыеконтакты с партнером, а также возможность продолжения переговоров в будущем.
Анализ итогов деловыхпереговоров – переговоры можно считать завершенными, если тщательнопроанализированы их результаты, приняты необходимые меры по их реализации,сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров.
Литература:
1. Виханский О.С.Менеджмент М. 2000
2. Галенко В.П.Менеджмент М.2003
3. Грачева Е.Л.Менеджмент М.2002
4. Ильенкова С.Д.Основы менеджмента М.2000
5. Хабушкин Н.И. Основыменеджмента М.1999
6. Менеджменторганизации под ред. Румянцевой З.П. 2000