Реферат: Коммуникации в менеджменте
РЕФЕРАТ
по теме: «Коммуникациив менеджменте»
1. Сущность коммуникации
В процессе управленческой деятельности менеджеры хозяйственнойорганизации находятся в постоянной взаимосвязи, при этом общение происходит какпо вертикали, так и по горизонтали. В результате с целью нахождения резервовроста эффективности управления такое общение (взаимосвязь) было выделено в самостоятельныйпредмет исследования.
Существуют широкий и узкий смысл понятия «коммуникация».
В широком, смысле коммуникация – это процесс обмена информацией.
В узком смысле коммуникация – это общение людей в процессе ихсовместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чувствами, информацией.
Основу коммуникации составляет коммуникационный процесс.
Под коммуникационным процессом понимают обмен информацией междудвумя и более людьми.
Цель коммуникационного процесса состоит в обеспечении пониманияинформации, являющейся предметом обмена.
Элементы коммуникационного процесса:
отправитель – это лицо, генерирующее идеи или собирающееинформацию и передающее ее;
сообщение – это собственно информация, закодированная с помощьюнабора символов;
канал – это средство передачи различной информации;
получатель – это лицо, которому предназначена информация и котороеинтерпретирует ее.
Известны следующие этапы коммуникации:
зарождение идеи. Любой обмен информацией начинается сформулирования идеи или отбора информации. Сначала отправитель решает, какуюидею или сообщение следует сделать предметом обмена. Важным условиемэффективности коммуникации является то, что идея не может заключаться в смутныхобщих похвалах или критике поведения подчиненных. Важно, чтобы руководитель,генерирующий идею, понимал, что он не может не принимать во внимание, кому онаадресована, как будет воспринята, будет ли понята;
кодирование и выбор канала. Передача информации отправителемдолжна начинаться с ее кодирования с помощью специальных средств (слов,интонаций, жестов, мимики и т.п.). Таким образом, кодирование превращает идею всообщение. На данном этапе отправитель должен также выбрать канал, совместимыйс типом символов, использованных для кодирования. В том случае, если каналнепригоден для физического воплощения символов, передача становитсяневозможной;
передача. На данном этапе отправитель использует выбранный каналдля доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю.Здесь имеется в виду физическая передача сообщения, которую многие членыколлектива по ошибке принимают за сам процесс коммуникаций;
декодирование. Этот этап предполагает расшифровку сообщения.Декодирование представляет собой перевод символов отправителя получателемсообщения. Если символы, выбранные отправителем, приобретают точно такое жезначение для получателя, последний будет точно понимать, что именно имел в видуотправитель, когда формулировалась его идея. Смысл сообщения будет понятоднозначно в соответствии с идеей отправителя;
обратная связь. Данный этап особенно важен для коммуникации. Егоналичие или качественное исполнение способствует повышению эффективностикоммуникации. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняютсякоммуникативными ролями в данном процессе;
шум. На всем пути следования информации возникают помехи,источники которых различны: использованный язык и различия в восприятии(например, различный статус руководителя и подчиненного). В результате смыслпередаваемой информации может существенно изменяться. Искажение информациипроисходит на каждом этапе ее передачи. Чтобы исключить эти негативные потери,используется обратная связь.
2. Виды коммуникации
Существующие в хозяйственной организации коммуникации группируютсяпо следующим видам: внешние и внутренние; одноканальные и многоканальные;устойчивые и неустойчивые; формальные и неформальные; ситуационные ипостоянные; мнимые и реальные; организационные и социально-психологические;экономические.
В организации принята следующая типология коммуникации:
между организацией и внешней средой. В данном случае реализуютсяпотребности хозяйственной организации в информации, обеспечиваются связи сгосударственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами,формируется и поддерживается имидж организации, решаются определенныемаркетинговые задачи;
внутриорганизационные коммуникации – это коммуникации междуподразделениями организации; внутри подразделений по уровням производства иуправления; межличностные коммуникации, неформальные коммуникации.
Внутриорганизационные коммуникации включают:
нисходящий уровень вертикальных коммуникаций. В данном видекоммуникаций происходит передача информации с высшего уровня на низший поповоду текущих задач, рекомендуемых процедур, технологий, изменений приоритета,уточнения конкретных заданий и т.п.;
восходящий уровень вертикальных коммуникаций. Данный видкоммуникаций представляет собой передачу информации с низшего уровня на высшийо возникших идеях по поводу рационализации работы организации. В том случае,если руководитель посчитает, что идея заслуживает поддержки, он сообщает о еесути на следующий, более высокий уровень. В данном случае инициатива, возникшаяна низшем уровне, поднимается на самый верх, последовательно проходя всепромежуточные уровни иерархии управления. Такого рода коммуникации выполняютфункцию оповещения высших органов о том, что происходит на низших уровняхуправления. Коммуникация такого вида происходит в форме отчетов, предложений иобъяснительных записок;
коммуникации по горизонтали. Подобные коммуникации осуществляютсямежду различными функциональными подразделениями. Они дополняют информацию,проходящую по нисходящей и восходящей вертикалям, и необходимы для координацииих деятельности. Руководство любой хозяйственной организации стремится к тому,чтобы все специализированные подразделения эффективно работали, реализуя общуюцель и конкретные подцели организации;
коммуникации между руководителем и подчиненным. Такие коммуникациинепосредственно связаны с обменом информацией главным образом по вертикали.Основными участниками коммуникационного процесса в данном случае выступают двавида субъекта: управляющий и управляемый. Коммуникации между руководителем иего командой являются разновидностью данной группы коммуникаций. В силубольшого количества участников процесса коммуникаций каждый имеет возможностьвнести свой вклад в повышение эффективности действий команды. Коммуникационныепроцессы такого характера позволяют более четко, а главное оперативно и сменьшими ошибками поставить стратегические и текущие цели и определить задачиорганизации;
коммуникации между неформальными группами и сообществами,имеющимися в организации. Данный вид коммуникаций может охватывать целыйкомплекс связей – от бытовых до затрагивающих производственные процессы,кадровые перестановки и т.п. Данные коммуникации основаны на информации,которая циркулирует по каналам неформального общения, т.е. на «слухах», которыеносят непроверенный характер. Такого рода слухи могут инициироватьсяруководителем, чтобы проверить реакцию персонала на интересующие руководствовопросы.
3. Ступени противоречий при коммуникациях
В процессе коммуникации в организационных системах могут возникатьпротиворечия.
В связи с этим в теории организации и управления выделяютсяследующие ступени противоречий.
Различие. Данная ступень самая спокойная по степени напряженности.При этом руководитель и подчиненные, как правило, достигают взаимопонимания вцелях, основных средствах и методах выполнения задания. Однако возможенразличный подход к отдельным сторонам реализации поставленной цели (задачи) состороны руководителя и подчиненных. В целом данное противоречие не мешаетуспешному выполнению задания по схеме, предложенной руководителем. Вбольшинстве случаев предлагаемые подчиненными идеи остаются нереализованными. Даннаяступень противоречий может возникать при нововведениях в отлаженном механизмевзаимодействия. Отрицательные эмоции в данном виде противоречий, как правило,не накапливаются. Руководитель может длительное время поддерживать в компаниипротиворечия на ступени «различие». Со стороны коллектив и руководитель будутпредставляться одной сильной командой, которая может добиться больших успехов.Данная ступень противоречий может встречаться в основном в коллективах,применяющих мало меняющуюся, давно отработанную технологию производства, атакже при высоком профессионализме и авторитете руководителя или специалиста.
Поляризация. Данная ступень противоречий в коммуникацияхвыявляется тогда, когда между руководителем и исполнителями наблюдаетсявзаимопонимание в целях (задачах), но различны подходы к средствам и методам ихреализации. При этом подчиненные предлагают не отдельные новшества, а целыйкомплекс новых средств и методов. В целом это не мешает достигать поставленнойруководителем цели заданным им путем. В условиях поляризации у руководителя иподчиненного отрицательные эмоции носят кратковременный характер и ненакапливаются.
Столкновение. Это вид ступени противоречий, при которомнаблюдается сильное нервное напряжение в отношениях между руководителем и подчиненнымипри выполнении заданий. В условиях столкновения только часть цели получаетподдержку. Руководитель и подчиненные формируют для себя частные цели, задачи ипредлагают различные способы их реализации. Столкновение положительно проявляетсебя в проектных и опытных организациях, где важно не авторство, а конкретныйрезультат (новый товар, услуга, информация или знания).
Антагонизм. Данная ступень противоречий характеризуетсясравнительно сильным нервным напряжением в отношениях между руководителем иподчиненными при выполнении заданий. Антагонизм отличается принципиально разнымподходом руководителя и подчиненного ко всем элементам задания: по-разномупонимаются общие и частные цели, средства и методы их реализации. Антагонизм восновном возникает при попытке решения новых задач специалистами, имеющимипримерно одинаковый уровень профессиональной подготовки. Руководителиорганизаций или их функциональных подразделений могут спровоцировать антагонизмслучайно или целенаправленно. В каждом случае последствия могут бытьнепредсказуемы. При этом коммуникационный процесс будет характеризоватьсябольшим «шумом». В результате сообщения от руководителя подчиненному или отодного подчиненного другому будут передаваться с помехами. В итоге смыслпередаваемых сообщений будет искажен. Антагонизм может как способствовать,несмотря на свой явно негативный характер, появлению наиболее оптимального решенияпо всем параметрам, так и привести к разрушительным последствиям (ссорам,угрозам и т.д.).
4. Взаимосвязь коммуникации и информации
Управление в организационных системах может рассматриваться какпроцесс обмена информацией. В таком понимании процесс управления близок ккоммуникации. Использование данного аспекта анализа предполагает исследованиеосновных характеристик коммуникации в организации и основных принциповвзаимосвязи коммуникации и информации. Коммуникация выступает связующимпроцессом в ходе реализации управленческих функций.
Коммуникация представляет собой деятельность по созданию условийдля сбора, анализа и обмена различной информацией между организацией и еевнешним окружением, между различными уровнями управления, между различнымиподразделениями, организацией и людьми, направленную на достижение поставленнойцели. Осуществление коммуникации – это связующий процесс, необходимый дляреализации всех управленческих функций.
От способности руководителя к работе с информацией зависитсвоевременность реализации управленческих функций. Менеджер постоянно долженрешать, какая информация ему необходима и когда. Он обязан предвидетьпотребность в информации до возникновения проблемы. В его полномочия входитпринятие решения по поводу того, какую информацию он будет использовать, чтобывыявить существование проблемы, и какие виды информации будут для него наиболеенадежными. Для решения данных задач менеджер должен оценить потенциальнуюценность различных видов информации. Точность определения потребностей винформации во многом определяет эффективность принимаемых управленческихрешений.
В связи с этим актуальна задача планирования информации, в ходекоторого должны определяться:
цели использования информации;
методы сбора информации;
методы обработки информации;
система приоритетных источников информации;
размер ресурсов для получения требуемой информации;
основные исполнители сбора, обработки и предоставления информации;
значения основных параметров информации для достижения требуемойэффективности управленческих решений: достоверность, оперативность и т.д.
Часто понятие, «коммуникация» отождествляется с понятием «информация».Иногда рассматривают коммуникацию в качестве результата информационногообеспечения управления. На самом деле коммуникация – этосоциально-экономическое явление, выражающееся во взаимодействии человека сдругими людьми, функционировании сознания и осуществлении деятельности.Коммуникация характеризует такие понятия «неинформационного» содержания, какдолг, ответственность, ценности, интересы, интуиция и др. Такие параметрысоставляют основу коммуникации и определяют ее характер, особенности, тип, рольв совместной деятельности. Информация представляет собой внешнее проявлениекоммуникации, это ее результат. В то же время информация возникает, существуети передается благодаря коммуникации. В свою очередь коммуникация опосредуетсяинформацией, но не тождественна ей.
Коммуникация не является исключительно информацией. Но это незначит, что коммуникацию можно противопоставить информации или рассматривать вотрыве от нее. Понятно, что информация играет центральную роль в процессекоммуникационного существования человека и группы людей. Важность информацииобусловлена тем, что без нее невозможно было бы установить связи. Для тогочтобы деятельность была эффективной, необходимы систематический и обоснованныйотбор и поиск информации, а для их успешного осуществления необходимо понимать,что всех людей соединяют интересы, а не информация.
Список литературы
1. Журавлев П.В., Кулапов М.Н., Сухарев С.А. Мировойопыт в управлении М., 2007.
2. Кнорринг В.И. Искусство управления М., 2006.
3. Коротков Э.М. Менеджмент М.: Инфра-М, 2006.
4. Кравченко А.И. История менеджмента М., 2008.
5. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Менеджмент. М.,2007.
6. Орлов А.И. Менеджмент: Учебник. М., 2005.
7. Рябцев И.М. Менеджмент: Учебное пособие.Ростов-на-Дону, 2006.
8. Филонович С.Р. Основы менеджмента. М., 2005.
9. Чуйкин А.М. Основы менеджмента. М., 2005.
10. Ямпoльcкaя Д.О., Зонис М.М. Менеджмент: Учебноепособие СПб: Нева, 2004.