Реферат: Класифікація документів

План

Вступ

1.   Визначення призначення ісферу застосування ДКУД

2.   Характеристика структури ДКУД

3.   Практична робота. Видиуправлінських документів

               Висновок

               Список літератури

               Додатки

Вступ

Класифікаціядокументів (від лат. Classic – ряд, група) – необхідна умова для проведенняробіт з їх уніфікації, яка являється важливою основою документальногозабезпечення автоматизованих систем управління та для орієнтування в їхмножині. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці чисхеми.

Класифікаціяявляється одним із методів пізнання. Без неї не можливо вивчити різноманіттяіснуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видамидокументів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиваєзакономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагаєорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування вдокумент них системах, що має важливе значення для теорії документознавства тапрактичної документально — комунікаційної діяльності.

Для проведеннякласифікації документів особливо важливо враховувати, як мінімум, наступні положення:

Ø  ознака,за якою проводять ділення, називається основою ділення;

Ø  основоюділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, пов’язаніз їх змістом;

Ø  діленняна класи має здійснюватися за однією певною основою ділення і не змінюватися впроцесі ділення;

Ø  діленнямає здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношеннясупідрядності;

Ø  члениділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцяходнакових класів;

Ø  уструктурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати увесьобсяг об’єктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку об’єктівмають бути оформлені класи, до яких можна було б зарахувати будь-який зоб’єктів класифікації.

1.  Призначеннята сфера застосування ДКУД

ДКУД містить класифікаціюдокументів, розроблену для практичного використання підчас роботи з документами, а саме -при заповненні уніфікованихформ (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінськогодокумента (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства,товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо)надається кодове (у даному разі — цифрове) позначення, завдякичому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. ДКУДвходить до складу нормативних документів державної системикласифікації і кодування техніко-економічної та соціальноїінформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі,міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуютьсяміністерствами, державними комітетами чиіншими відомствами — розробниками уніфікованих систем управлінськоїдокументації. У ДКУД наведені назви і кодовіпозначення УФД, що входять узатверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД єноменклатурним переліком УФД з їхунікальними кодовими позначеннями.

Крім зазначеного вищепризначення ДКУД для кодування інформації (наданняідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційнихсистемах, він використовується також для обліку та систематизації,контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації веденнявідповідних класів документації у даному класифікаторі.

ДКУД використовується підчас збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формамиусіма органами державного і господарського управління та підвідомчимипідприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінськихфункцій згідно з чинним законодавством.

2.  Характеристикаструктури ДКУД

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

Ø    організаційно-розпорядчадокументація — 02;

Ø    первинно-обліковадокументація — 03;

Ø    банківськадокументація — 04;

Ø    фінансовадокументація — 05;

Ø    звітно-статистичнадокументація — 06;

Ø    планова документація- 07;

Ø    ресурсна документація — 08;

Ø    торговельнадокументація — 09;

Ø    зовнішньоторговельнадокументація — 10;

Ø    ціновадокументація — 13;

Ø   документація з праці, соціальних питань ісоціального захисту
населення — 15;

Ø   документація з побутового обслуговуваннянаселення — 17;

Ø   бухгалтерсько-облікова документація — 18;

Ø    документація зПенсійного фонду — 20;

Ø    словниково-довідкова документація — 21.

        

В ДКУД використано трирівні класифікації: клас УСД (клас документації) — підкласУСД (підклас документації) -УФД (вид номіналу документа).На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу,його цифровий код складається із семи знаків: два знаки — код класу УСД, ще два знаки — код підкласу УСД і три знаки — відповіднийреєстраційний номер УФД. Наприклад, реєстраційно-контрольна картка в ДКУД має код 0202053, оскільки реєстраційнийномер його форми 008 і вона входить до підкласу «Документація зорганізації процесів управління», що має код 0202 укласі «Організаційно-розпорядчадокументація» (код 02).

Наведемо фрагмент ДКУД (уграфі "індекс" — абревіатура назви УФД):

Код

Назва УФД

Індекс

04       

БАНКІВСЬКА ДОКУМЕНТАЦІЯ                             

 

0401     

Документація щодо здійснення касових операцій       

 

0401001                             

Об'ява на внесення готівки Дод. 1 0401002 Приходний ордер Дод. 2 0401003 Повідомлення Дод. 3 0401004 Приходний касовий ордер Дод. 4 0401005 Книга обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) Дод. 5 0401006

Довідка касира приходної каси про суму прийнятих     грошей та кількості грошових документів, які надійшли до каси                                                    

Дод. 6 0401007 Типовий договір про повну індивідуальну матеріальну  відповідальність Дод. 7 0401008 Супровідна відомість до сумки з грошовою виручкою Дод. 8 0401009

Контрольний журнал на осіб, які допускаються до відкриття, закриття й опечатування грошових сховищ  

Дод. 9 0401010

Книга обліку показів лічильників контрольного  касового апарата і сум готівки, прийнятої вечірньою    касою                                                                    

   

Дод. 10 0401011 Супровідна відомість до сумки з валютними та іншими цінностями Дод. 11

 

0401012 

Явочна карта Дод. 12 0401013 Журнал обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок Дод. 13 0401014 Довідка про видачу інкасаторам сумок (мішків), явочних карт Дод. 14 0401015 Довідка про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки Дод. 15 0401016 Дорожня відомість на збирання виручки касою    залізничних станцій Дод. 16 0401017 Супровідна відомість до сумки з грошовою виручкою    касою залізничних станцій Дод. 17 0401018 Реєстр сумок з готівкою підприємств зв'язку, що були здані установі банку Дод. 18 0401019 Контрольна відомість перерахування виручки Дод. 19 0401020 Зведена відомість обліку перерахування готівки сумок каси станцій залізниць Дод. 20 0401021 Контрольний лист касира-рахівника Дод. 21 0401022 Картка обліку прорахунків, виявлених у сумках з    виручкою магазину Дод. 22 0401023 Картка обліку перерахунків, виявлених касиром банку в      інкасаторських сумках Дод. 23 0401024 Довідка про виявлені неплатіжні або фальшиві білети і монети Дод. 24 0401025 Комплект позабалансових ордерів Дод. 25 0401026 Пересильна відомість з роздавання порожніх грошових  сумок Дод. 26 0401027 Контрольний лист прийнятих і виданих цінностей Дод. 27 0401028 Типовий договір на організацію каси банку при підприємствах Дод. 28 0401029 Видатковий касовий ордер Дод. 29 0401030 Видатковий ордер Дод. 30 0401031 Книга обліку готівки оборотної (операційної) каси та інших цінностей банку Дод. 31 0401032 Акт про недостачі (надлишки) грошових білетів у   пачках Дод. 32 0401033 Довідка касира видаткової каси про суму виданих    грошей та суму, одержану під звіт Дод. 33 0401034 Зведена довідка про касові обороти Дод. 34 0401035 Загальні правила визначення ознак платіжних грошових білетів Національного банку України та грошових    білетів в іноземній валюті і платіжних документів в    іноземній валюті Дод. 35 0401036 Заява про прийняття грошей на експертизу Дод. 36 0401037 Опис грошових білетів, відправлених на експертизу Дод. 37

 

 

 

3.  Видиуправлінських документів (практичне завдання)

 

Статут в ДКУД має код 0202013 та входить до підкласу «Документація зорганізації процесів управління» у класі «Організаційно-розпорядчадокументація».

Статут — це правовий акт, щовизначає структуру, функції, права, взаємовідносини організації з іншимиорганізаціями.

Згідно із законодавствомУкраїни статути після їх затвердження вищою організацією підлягаютьобов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів. Як і положення,статути можуть бути індиві­дуальні й типові.

Зміст статуту складається зрозділів, які мають заголовки та нуме­руються арабськими цифрами. Статут — цеоснова для розроблення положення.

Реквізити:

1)  назву організації (реквізит № 7);

2)  гриф затвердження (реквізит № 17);

3)  назва виду документа (реквізит  № 10);

4)  місце видання (реквізит № 14);

5)  дата (реквізит № 11);

6)  заголовок до тексту (реквізит № 19);

7)  текст (реквізит № 21);

8)  підпис (реквізит № 23);

9)  відмітку про реєстрацію статуту;

10) печатка(реквізит № 26).

  Затверджується статутзборами засновників. Від­мітка про реєстрацію засвідчується печаткоюреєстраційного органа (додаток № 1).

Штатний розпис в ДКУД має код 0202022 та входить до підкласу «Документація зорганізації процесів управління» у класі «Організаційно-розпорядча документація».

Штатний розпис — документ, що визначає склад пра­цівниківпідприємства із зазначенням їх посад та посадо­вих окладів. Підприємствосамостійно визначає структуру управління, встановлює штати (додаток №2).

Реквізити:

1)  назва організації (реквізит № 7);

2)  назва виду документа (реквізит № 10);

3)  гриф затвердження (реквізит № 17);

4)  текст (реквізит № 21);

5)  дата (реквізит № 11);

6)  підпис (реквізит № 23);

7)  печатка (реквізит № 26).

Наказ про прийняттяна роботу в ДКУД має код 0203003 та входить до підкласу«Документація зуправління кадрами» у класі«Організаційно-розпорядча документація».

Наказ  — це розпорядчий документ, який видаєтьсякерівником ус­танови і стосується організаційних та кадрових питань. Кадровиминаказами оформляють призначення, звільнення, переміщення праців­ників,відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазна­чають:

а) на яку посаду;

б) до якого структурного під­розділу;

в) з якого числа оформляється на роботу;

г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, засумісницт­вом);   

д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальноївідповідальності, зі скороченим робочим днем) (додаток № 3).

Реквізити:

1)  назва виду документа (реквізит № 10);

2)  назва установи, що видає наказ, або назвапосади
керівника (реквізит № 7);

3)  місце видання (реквізит № 17);

4)  дата (реквізит № 11);

5)  заголовок (реквізит № 19);

 6) текст, що складається з двох частин (реквізит № 19):

      — констатуються та аналізуються факти;  

      — подаються розпорядження, заохочення абостягнення.

7) підпис керівника установи (реквізит № 23);

8) печатка (реквізит № 26).

Заява про переведенняна іншу роботу в ДКУД має код 0203004 та входить допідкласу «Документаціяз управління кадрами» у класі«Організаційно-розпорядча документація».

Заява  — це документ якиймістить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодоздійснення своїх прав або захисту інтересів (додаток № 4).

 Реквізити:

1)  адресат (назва установи або посада таініціали керівника, на ім’я яких подається заява) (реквізит № 16);

2)  адресант (назва установи або посада, ініціали(іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

3)   назва виду документа (реквізит № 10);

4)   текст (реквізит № 21);;

5)   підстава (додаток): перелік документів,доданих до заяви на підтвердження її правомірності;

6)   дата (реквізит № 11);

7)   підпис (реквізит № 23).

Заява пишеться власноручно водному примірнику. Різновидами заяви е заява-зобов'язання (прохання про на­данняпозики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності.

Доповідна записка в ДКУД має код 0204003 та входить до підкласу «Документація з оцінкитрудової діяльності» у класі «Організаційно-розпорядча документація».

Доповідна записка — цедокумент на ім’я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт,подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себезобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; длязручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки та пропозиції(додаток №. 5).

Реквізити:

1)  Назва виду документу (реквізит № 10);

2)  заголовок (реквізит № 19);

3)  посада, прізвище та ініціали керівника, якомувона подається (адресат — реквізит № 16);

4)  текст (реквізит № 21);

5)  посада, прізвище та ініціали особи, яка подаєзаписку(може розташовуватися після адресата);

6)  дата (реквізит № 11);

7)  підпис (реквізит № 23).

Пояснювальна записка в ДКУД має код 0204004 та входить до підкласу «Документація з оцінкитрудової діяльності» у класі «Організаційно-розпорядча документація».

Пояснювальна записка — цейтермін використовується для назви двох документів:

1)  вступна частина іншого документа (плану,програми, проекту тощо), обґрунтовується мета його створення, структура, зміст,термін дії, функціональне призначення, актуальність та новизна;

2)  документ особистого характеру, в якомупояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконанняроботи).

Пояснювальна записка пишетьсяпрацівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативипідлеглого (додаток №6).

Реквізити:

1)  назва виду документу (реквізит № 10);

2)  прізвище (адреса) адресата (реквізит № 16);

3)  заголовок (реквізит № 19);

4)  текст (реквізит № 21);

5)  дата (реквізит № 11);

6)  підпис (реквізит № 23);

Якщо записка направляєтьсяза межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Розрахунково — платіжнавідомість в ДКУД має код 0502009 та  входить допідкласу «Первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій»у класі «Фінансова документація».

Відомість — це різновиддокумента, який найчастіше використовується у бухгалтерській справі,банківській си­стемі тощо. Відомості бувають платіжні, накопичувальні, навиплату пенсій, заробітної плати та інші). Зразок пла­тіжної відомості наведенов додатку № 7.                                                                                  Реквізити:                                                                                                         1)назва організації (реквізит № 7);                                                                     2)назва виду документа (реквізит № 10);                                                          3)текст (реквізит № 21);                                                                                  4)підпис (реквізит № 23);                                                                                5)печатка (реквізит № 26).                                                                                                                                                                                                        Картка-довідказ заробітної плати в ДКУД має код 0502011 та  входить до підкласу «Первиннабухгалтерська документація бюджетних установ і організацій» у класі «Фінансовадокументація».                                                           Цедокумент, який засвідчує факти біографії або діяль­ності особи, надасться на їхвимогу до іншої ус­танови.

За змістом довідкиподіляються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи вцілому). Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від рукизаповнюють тільки індивідуальні відомості (додаток № 8).

Реквізити:

1)  назва виду документа (реквізит № 10); 

2)  назва організації, що видає довідку (реквізит№ 7);        

3)  дата видачі (реквізит № 11);

4)  номер;

5)  Прізвище, ім’я, по батькові особи, якійвидається довідка.

6)  текст (реквізит № 21);

7)  призначення (куди подається довідка);

8)  підпис (реквізит № 23);       

9)  печатка (реквізит № 26).     

Квитанція          в ДКУД має код 0408014 та  входить до підкласу «Документація звалютних операцій» у класі «Банківська документація».

Квитанція — документ, щовидається і одержується в разі сплати за певні грошові суми, цінності,матеріали, устаткування або за виконану роботу; в разі пересилки грошейприватною особою і т. п (додаток № 9).

Реквізити:

1)  найменування організації, що видала документ(реквізит № 7);

2)  назва виду документа, номер і дата ордеру(реквізит № 10);

3)  назву установи, приватної особи, від когоприйнято документ;

4)  дата прийняття суми (реквізит № 11);

5)  печатка (реквізит № 26);

1)  підпис касира (реквізит № 23),

а також зазначається: за що прийнято,величину суми, на підставі чого видано документ.

        .

Висновки

Класифікація – диференціація документів за однієюнайбільш істотною ознакою Виділена за певною ознакою сукупність документівгрупується у вид.

Об’єктом класифікації є безпосередньо УФД, яківикористовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чиннимзаконодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації іззастосування засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційнихтехнологій.

Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення(ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФДу кожному класі документації, організацію ведення відповідних класівдокументації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожномукласові документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

Перелік класів УСД в ДКУД — це не тільки видиуправлінської документації (чи їхні сукупності видів номіналів),які створюються і функціонують в кожній установі, а й специфічнівиди документації, що розглядаються як управлінська у загальнодержавномумасштабі і створюються у профільних установах (наприклад,система зовнішньоторговельної документації). Крім того, слідтакож нагадати, лю ДКУД містить тільки затверджені і зареєстрованіУФД, тому не всі види номіналів управлінських документівзафіксовані у ньому. Через це доповненням ДКУД можуть бути галузевікласифікатори документації, що на відміну від нього затверджуються неДержстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами,іншими уповноваженими відомствами.

Список літератури:

 

·    ГлущикС.В. та інші.Сучасні ділові папери: Навч. Посіб. Для вищ. Та серед. Спец. Навч.Закладів/С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – з-є вид., переробл. І допов. –К.: А.С.К., 2000.- 69-169 с.

·    Державнийкласифікатор управлінської документації. ДК 010-98.-К.: Держстандарт України,1999.-50с.

·    КозорізВ.П., Лаписька Н.І.Загальне і кадрове діловодство: Навч. Посіб.-К.: МАУП, 2002– 25-28 с.

·    КулешівС.Г. Управлінське документознавство: Навч. Посіб.- К.: ДАКККіМ, 2003. – 25-29 с.

·    КушнаренкоН.М., Удало ва В.К. Наукова обробка документів: Підручник. – К.: Вікар, 2003. –106-108 с.

·    ПашутинськийЄ.К. Діловодство кадрової служби(кадри підприємства).-К.: КНТ, 2004.- 5-6 с.