Реферат: Автоматизация управленческого учета

Содержание:

Введение. 2

1.Теоретические аспекты автоматизации управленческого учета   4

1.1. Проблемы автоматизацииуправленческого учета и способы их преодоления  4

1.2.Способы автоматизацииуправленческого учета. Единая учетная система  7

2.Практические аспекты автоматизации управленческого учета   19

Заключение. 26

Список литературы… 27

Введение

В условиях развивающихся рыночныхотношений в нашей стране предприятие становится юридически и экономическисамостоятельным. Эффективное управление производственной деятельностьюпредприятия все более зависит от уровня информационного обеспечения егоотдельных подразделений и служб.

В настоящее время немногие российскиеорганизации имеют, таким образом, поставленный бухгалтерский учет, чтобысодержащаяся в нем информация была пригодна для оперативного управления ианализа.

Как показывает практика, предприятия,имеющие сложную производственную структуру, остро нуждаются в оперативнойэкономической и финансовой информации, помогающей оптимизировать затраты ифинансовые результаты, принимать обоснованные управленческие решения. Ксожалению, принимаемые руководством решения по развитию и организациипроизводства не обосновываются соответствующими расчетами и, как правило, носятинтуитивный характер.

Информация, необходимая дляоперативного управления предприятием, содержится в системе управленческогоучета, который считают одним из новых и перспективных направлений бухгалтерскойпрактики.

Управленческий учет можно определитькак самостоятельное направление бухгалтерского учета организации, котороеобеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой дляпланирования, управления, контроля и оценки организации в целом, а также ее структурныхподразделений. Автоматизация как бухгалтерского, так и управленческого учетапозволит ускорить процесс предоставления информации необходимой для целейуправления.

Таким образом, актуальность даннойтемы обусловлена потребностями предприятия в качественной информациинеобходимой для целей управления.

Цель данной работы – изучить теоретическиеи практические аспекты автоматизации управленческого учета.

Из поставленной цели вытекаютследующие задачи:

1) ознакомится с проблемами,возникающими при автоматизации управленческого учета и рассмотреть пути ихпреодоления;

2) изучить способы автоматизацииуправленческого учета;

3) ознакомится с видами программногообеспечения.

1.Теоретические аспекты автоматизацииуправленческого учета1.1. Проблемыавтоматизации управленческого учета и способы их преодоления

Вестиуправленческий учет в системе, не связанной с системой финансового учета, могутпозволить себе лишь небольшие предприятия. Для крупных и средних компаний такаяорганизация учета (двойной ввод информации, различные системы автоматизации,две базы данных и т.д.) будет попросту неэффективной и дорогой. Поэтому, какправило, на крупных и средних предприятиях в систему управленческого учетаиспользуется информация из бухгалтерского учета или база данных для всех видовучета. Это неизбежно приводит к ряду проблем при автоматизации управленческогоучета.

Бухгалтерскийучет не предоставляет всей информации, необходимой для принятия управленческихрешений, либо предоставляет ее в иных разрезах. Соответственно автоматизацияуправленческого учета будет затруднена по следующим причинам.

1.Сложность учета по проектам. Бухгалтерский учет обычно ведется в разрезе структурныхподразделений. Для управленческих целей наибольший интерес представляет учетдоходов и расходов в рамках проектов. Получить такие данные из бухгалтерскогоучета очень сложно, а чаще всего просто не возможно.

2.Различия в оценке активов. В первую очередь это касается основных средств с длительнымсроком службы (например, активов советских времен), истинная стоимость которыхможет существенно отличаться от бухгалтерской, несмотря на переоценку.

3.Различия в определении амортизационных отчислений. В бухгалтерском учете амортизациярассчитывается по нормативам, установленным в учетной политике. Если этинормативы не совпадают с реальными срока ми службы основных средств в компании,то приходится пересчитывать амортизацию, отражаемую в бухгалтерском учете, пореальным нормам для целей управленческого учета, что «частую оченьтрудоемко.

4.Трудность учета внутреннего перемещения средств. Эта проблема актуальна для крупныххолдингов, внутри которых происходит множество перемещений основных и денежныхсредств, продукции и т. д. между различными дочерними структурами. Для этого вбухгалтерском учете используется счет 79 „Внутрихозяйственныерасчеты“, но при большом количестве проводок аналитика этого счетаразрастается настолько, что разобраться в ней становится очень сложно, а»очистить" от внутренних проводок управленческий учет практическиневозможно, особенно если таких сделок тысячи.

Большинствоописанных проблем можно избежать, введя определенные правила в учетную политикубухгалтерского учета. Так, кроме традиционных разрезов аналитического бухгалтерскогоучета (по центрам финансовой ответственности, статьям, элементам) предприятиямможно вести аналитический учет затрат в разрезе отдельных инвестиционныхпроектов (ИП). Для каждого ИП утверждается разрешение на расходы (текущие икапитальные), и все поступающие в бухгалтерию документы, относящиеся к данномуразрешению, кодируются соответствующим образом. Затем в компьютерной программепутем запроса по конкретному утвержденному разрешению можно легко выявить всерасходы, произведенные в рамках проекта. Сложнее с учетом доходов в разрезе ИП,но эта задача не решена даже в большинстве компаний, где управленческий учетведется отдельно от бухгалтерского. Что касается установленных Налоговымкодексом норм амортизации, то они в целом удовлетворяют и ведение двойногорасчета амортизационных отчислений не обязательно. Тем более что это оченьтрудоемко: так, например, на одном нефтедобывающем предприятии в среднем 80-100тыс. объектов основных средств, а по номенклатуре их 20-30 тыс. видов. В такихусловиях не до скрупулезной оценки корректности установленной нормы амортизациипо тому или иному объекту. Проблемы пересчета амортизации некоторых видовосновных средств возникают только при трансформации отчетности в соответствии сГААП США.

Российскийбухучет регулируется ПБУ и другими нормативными актами. Что касаетсяуправленческого учета, то порядок его ведения зависит только от спецификиработы предприятия. У крупной компании, состоящей из нескольких предприятий,или у средней фирмы, разделенной в целях оптимизации управления на несколькоюридических лиц, неизбежно возникают проблемы консолидации управленческихданных, которые поступают из разных подразделений.

Для тогочтобы избежать этих проблем, у всех юридических лиц необходимо, во-первых,привести управленческие планы счетов в соответствие друг с другом, а во-вторых,обеспечить одинаковую структуру и содержимое аналитических справочников учета.В противном случае финансисты каждой дочерней компании будут составлятьотчетность по собственным правилам и для ее консолидации придется анализироватьпервичные документы.

Автоматизацияуправленческого учета, основанная на преобразовании данных бухгалтерскихсистем, не гарантирует получения достоверной информации о работе компании, таккак эти данные могут быть неверными. В практике были случаи, когда вбухгалтерской учетной системе в конце месяца не сходились сальдо, и тогдабухгалтеры просто правили его, не желая разбираться в причинах нестыковки. Врезультате остаток на счете на конец месяца не совпадал с остатком на началоследующего месяца. Поэтому и управленческая информация, полученная путемпереработки таких проводок, оказывалась неверной. Также часто встречаютсяошибки, связанные с вводом неверных значений справочников аналитического учета.

Такимобразом, для того чтобы получить достоверную информацию о работе компании,необходимо организовать единую базу первичных данных, которая могла быиспользоваться для составления как бухгалтерской, так и управленческойотчетности. Первичные данные должны вводиться по единым для всей компанииправилам, любое нарушение которых контролируется учетной системой.

1.2.Способыавтоматизации управленческого учета. Единая учетная система

Построениеучетно-аналитической системы на основе «тяжелой» ERP-системы типаSAPR/3, Oracle Applications, BAAN IV и др. является наиболее радикальнымспособом решения названных проблем. Для этого нужно не только унифицироватьметодику учета во всех дочерних структурах, но и перенести данные из всехиспользуемых систем в новую систему. Расходы на внедрение полномасштабнойERP-системы довольно значительны (от миллиона долларов), поэтому, чтобы ихоправдать, компании стараются использовать все ее учетные возможности.

Преимущества. При грамотном внедрении помимообеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальномвремени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета)ERP-система способствует значительному повышению эффективности работы компании,ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплиныработников. Бухгалтерская и управленческая отчетность при этом составляются наоснове одной и той же первичной информации.

Недостатки. Описание бизнес-процессов ивнедрение единой учетной системы занимают несколько лет. В течение этоговремени учет приходится вести с помощью старых средств. Кроме того,детализация, которую обеспечивает масштабная ERP-система, зачастую оказываетсяненужной — объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение.

Вывод. Внедрять ERP-систему дляавтоматизации управленческого учета имеет смысл, только если предприятиепланирует оптимизировать все бизнес-процессы. Если же стоит задачаавтоматизировать только учетные функции, то достаточно внедрить учетные модулиERP-систем или же использовать более гибкие и в то же время более дешевыеаналитические системы, речь о которых пойдет ниже.

Личный опыт.

Сергей Воробьёв, заместитель генерального директорапо экономике и финансам ОАО «Метафракс» (г. Губаха, Пермская обл.).

Главной цельюавтоматизации было повышение управляемости всего предприятия путем созданияинструмента управленческого учета, планирования и анализа движения материальныхи финансовых ресурсов на базе Oracle Applications. Первоначально предполагалосьавтоматизировать следующие блоки:

ü основное производство;

ü вспомогательное производство;

ü планирование;

ü финансы;

ü снабжение;

ü склады;

ü сбыт.

Дело в том,что в начале проекта мы сами не до конца понимали, что именно нам нужноперестроить в финансовой структуре и каким мы хотим видеть учет. Поэтому началис того, что было понятным, и нарабатывая собственный опыт, корректировалипервоначальный подход к проекту. Сейчас управленческий учет автоматизированполностью, автоматизация бухгалтерского и налогового учета еще ведется. Но дажеесли бы мы начинали с автоматизации учетных функций, то вопрос о том, какуюсистему внедрять — только для ведения учета или ERP-систему — не стоял бы:собирать информацию о работе крупного производственного предприятия можнотолько в ERP-системе.

Аналитическаясистема.

Получать ианализировать управленческую отчетность можно при помощи системы на базеOLAP-технологии (OLAP — особая компьютерная технология, позволяющаяанализировать данные в любых разрезах. В настоящее время на базе OLAP работаютпрактически все аналитические системы.). В этом случае информация избухгалтерских программ и других учетных систем выгружается в аналитическуюсистему и на основе полученных данных по установленным правилам в нейформируются управленческие отчеты. В качестве аналитической системы могутиспользоваться как тиражируемые системы (Oracle Financial Analyzer, Comshare,Prophix, Adaytum e. Planner, Hyperion Pillar, «Инталев», «КонтурКорпорация. Бюджет»), так и системы, разработанные для конкретной компании.

Преимущества. При внедрении таких систем менятьсуществующие бухгалтерские программы обычно не нужно — следует только навести вних порядок, то есть создать единые классификаторы и аналитические счета дляобеспечения выгрузки сопоставимых данных.

У большинстваописанных систем есть разнообразные инструменты для составления отчетов, чтоспособствует пониманию руководством тонкостей финансового управления компанией.

Внедрениетаких систем обходится значительно дешевле (несколько десятков или сотен тысячдолларов США) и осуществляется быстрее (3-6 месяцев), чем внедрение ERP-систем.Кроме того, методики внедрения опробованы многими консультантами и практическине дают сбоев.

Недостатки. При разумном количестве операцийOLAP-система может импортировать и анализировать первичные данные. Однако прибольшом числе проводок (которое в крупных компаниях может доходить до миллионав месяц) система будет перегружена. Если же вводить в систему не первичныеданные, а сформированные бухгалтерские отчеты, то неизбежно возникнут проблемыс консолидацией отчетности различных подразделений. Кроме того, бухгалтерскиеотчеты можно сформировать лишь по закрытии периода, поэтому вся информациябудет попадать в систему с большим опозданием.

Вывод. Данный вариант автоматизациицелесообразно использовать в средних компаниях и холдингах, где количествопервичных данных сравнительно невелико.

Личныйопыт

ГеннадийВолегов,заместитель генерального директора по экономике и финансам «Ватойл»-филиала ЗАО «ЛУКойл-Пермь» (Пермь) На нашем предприятии системаHyperion Pillar для ведения управленческого учета и бюджетирования былаинтегрирована с системой финансового учета Platinum. При этом Platinum пришлосьдорабатывать: частично менять план счетов, наводить порядок в справочникаханалитического учета, вводить единые центры затрат и т.д. Сейчас в Platinumбухгалтерия вводит первичные документы, и поскольку эти данные запаздывают, тодля получения оперативной отчетности экономисты вводят в системууправленческого учета данные о событиях, которые уже произошли, но еще неподтверждены документально.

Несмотря нато, что сейчас приходится много внимания уделять интеграции существующихпрограмм, их работой мы в целом довольны. Конечно, если бы мы решили сейчасавтоматизировать учет с нуля, то предпочли бы ERP-систему. Но десять лет назад,когда мы впервые столкнулись с необходимостью автоматизации учета, ERP-системы,способные решать комплексные задачи, не были адаптированы к российскимусловиям.

Корпоративноехранилище данных и аналитическая система

Чтобы избежатьпроблем с перегрузкой аналитических систем из-за большого объема первичнойинформации, в цепочку анализа и обработки данных можно добавить еще одно звено- корпоративное хранилище данных (далее — КХД). КХД представляет собойспециально разработанное специалистами предприятия (реже купленное) программноеобеспечение, которое одновременно выполняет функции фильтра первичных данных иархива. Схема работы КХД такова: первичные данные попадают в бухгалтерские ииные учетные системы, оттуда — в хранилище, а затем в обработанном иупорядоченном виде переносятся в OLAP-систему.

Преимущества.При импортеданных в хранилище дублирующая информация устраняется автоматически по заранееустановленным правилам. На этом этапе контролируется большая часть несоответствий:незаполненные аналитические справочники, неправильная корреспонденция счетов,не говоря уже о более грубых нарушениях (например, ручная правка сальдо). Врезультате достоверность итоговой информации значительно возрастает. Крометого, объем обработанных данных становится примерно в 10 раз меньше объемапервичной информации, что позволяет разгрузить аналитическую систему.

Недостатки. Основным недостатком являетсянеобходимость создания дополнительного хранилища данных, а также невозможностьполучения управленческой отчетности в реальном времени. Срок запаздыванияинформации из-за необходимости ее экспорта в хранилище, а затем обработки иобратного импорта в отчетные системы составляет минимум сутки. Кроме того,создание хранилища вместе с покупкой аналитической системы обойдется примерновдвое дороже, чем просто покупка и внедрение аналитической системы.

Вывод. Компаниям, для которых суточноезапаздывание информации не критично (исключая банки, инвестиционные компании,компании мобильной связи и некоторые другие), а объем первичной информациивелик, имеет смысл использовать корпоративные хранилища, поскольку, с однойстороны, это позволяет избежать искажений данных, а с другой — обойдетсядешевле, чем внедрение ERP-системы.

Пример. Для многих компаний отчетность врежиме реального времени не дает достоверной картины. Автор убедился в этом,когда проанализировал число проводок за сутки на одном крупном предприятии.Выяснилось, что наибольшее количество введенных проводок приходилось на 10-ечисло и на конец месяца. Именно в эти дни вводились все исходные данные — такбыл устроен документооборот. Понятно, что в эти периоды суточная отчетностьпоказала бы сильные колебания всех показателей, не имеющие никакогоэкономического смысла. Поэтому управленческую отчетность стоит создавать толькопо закрываемым периодам. В банках это сутки, в промышленных компаниях — месяц.А запаздывание системы на срок, гораздо меньший, чем продолжительность такогопериода (например, сутки для промышленной компании), никакого значения неимеет.

Личныйопыт

АлександрБондаренко,руководитель блока экономики и финансов ФК «НИКойл» (Москва)

Если вкомпании больше одной учетной системы, несколько юридических лиц и направленийдеятельности, хранилище является единственно возможным способом получатьдостоверные данные управленческого учета. Это мнение не только нашей финансовойслужбы, но и IT-специалистов и консультантов, с которыми мы советовались поданному вопросу.

Правда,внедрить такое хранилище непросто. В частности, сложно формализовать данные инастроить форматы хранения и порядок формирования информации обо всехпродуктах, с которыми работает крупная компания. Например, у нас такихпродуктов около двухсот, каждый из них должен иметь примера подвадцать-тридцать характеристик. В такой ситуации для начала имеет смыслописать порядка двадцати ключевых продуктов, которые имеют наибольший вес вобороте, а затем распространить полученный опыт работы на все остальныепродукты.

Еще однасложность: если компании, как и нам, требуется оперативная информация, тоиспользовать бухгалтерские системы в качестве основы для получения данныхнельзя (в лучшем случае их можно применять для сверки). Поэтому дляиспользования КХД необходимо наличие хороших «бэк-офисных» систем,данные из которых попадали бы непосредственно в хранилище. Кроме того, длясоздания корпоративного хранилища бизнес-процессы на предприятии должны бытьстабильными. Так, нам пришлось приостановить проект внедрения КХД из-завхождения в ФК «НИКойл» Автобанка и «Промышленно-страховойкомпании». Пока процесс объединения, в том числе и перехода на единыестандарты отчетности, не будет завершен, продолжать этот проект не имеетсмысла.

Автоматизациясистемы управленческого учета на базе КХД

Процессвнедрения ERP-систем, как и аналитических систем, описан во многих изданиях,поэтому в данной статье основные принципы построения автоматизированной системыуправленческого учета автор рассматривает на базе корпоративного хранилищаданных.

Система сбораи обработки информации с помощью КХД состоит из четырех основных частей:объединенной системы нормативно-справочной информации (ОС НСИ), системы вводапервичных документов (СВПД), непосредственно корпоративного хранилища данных ианалитической системы (АС). Рассмотрим каждую из них подробнее.

СистемаНСИ

Объединеннаясистема нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы обеспечитьодинаковые справочные данные во всех используемых программах. В ней содержатсявсевозможные справочники аналитического учета, информация о планах счетов,методические рекомендации и т. д. Все остальные подсистемы при этом должны бытьсовместимы с ОС НСИ: при изменении в справочниках НСИ автоматически должныизменяться соответствующие справочники других систем.

Любыеизменения в ОС НСИ могут вноситься только согласно регламенту, который долженбыть тщательно разработан. Например, в одном из холдингов, с которым авторуприходилось работать, для внесения изменений сотруднику подразделения нужнобыло подать заявку установленной формы. Руководство подразделения рассматривалоэту заявку, визировало и направляло ее на утверждение в финансовый департаментголовного офиса. После утверждения изменения вносились в систему. Такимобразом, рабочая версия НСИ обновлялась раз в месяц и сотрудникам становилисьдоступны уже скорректированные методики, справочники и другие документы.

Системаввода первичных документов.

Практикапоказала, что сотрудники, создающие или получающие первичные документы(договоры, акты, счета-фактуры), наиболее правильно их классифицируют. Поэтомуввод таких документов имеет смысл поручать именно сотрудникам на местах. Оносуществляется с помощью существующих учетных подсистем (например, подсистемыучета материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальнойпрограммы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают вбухгалтерию. Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажнымиоригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетнуюсистему, где документы трансформируются в набор проводок.

Впроизводственных компаниях практически не бывает случаев, когда нужно вводитьданные о совершившихся, но еще документально не подтвержденных событиях. Однакопри необходимости такую функцию можно добавить, например, введя дополнительныйаналитический признак «Неподтвержденные документы» и обеспечиввозможность экспорта таких документов в КХД без проверки в бухгалтерии.

Корпоративноехранилище.

После тогокак первичная информация была введена в учетную систему, она импортируется вкорпоративное хранилище данных в следующем формате: проводка, дата, автор,когда была изменена, данные о счетах/аналитиках, примечание, сумма. КХДавтоматически проверяет правильность вводимой информации, устраняет лишниепроводки и при необходимости агрегирует данные в соответствии с принятым вкомпании уровнем детализации (например, амортизационные отчисления по станкамодного типа объединяет в одну статью).

Чтобы неостанавливать работу учетных систем, экспорт и импорт данных может происходитьночью. Стоит отметить, что наряду с учетными данными и карточками учетаосновных средств в КХД можно хранить планы и бюджеты.

Аналитическаясистема.

Аналитическаясистема в соответствии с заложенным в нее инструментарием по запросу формируетотчеты на основе информации, хранящейся в КХД. В результате менеджеры получаютотчеты в требуемом формате и с необходимой периодичностью.

Требованияк учетным системам.

Дляэффективной работы описанной системы бухгалтерские и иные учетные программыдолжны удовлетворять определенным требованиям.

Наличиеуникальных идентификаторов проводок. Не во всех бухгалтерских системах каждойпроводке присваивается уникальный номер. Если это условие не соблюдается,некоторые проводки могут быть ошибочно дважды экспортированы из учетнойсистемы.

КХД должноотличать отредактированную проводку от вновь введенной, что легче всего сделатьпо номеру. Кроме того, для контроля необходимо хранить в системе дату измененияпроводки и идентификатор пользователя, внесшего исправление.

Невозможностьправки закрытых периодов, в том числе сальдо. Практика показывает, что если учеловека есть возможность сделать что-либо противоправное, то рано или поздноон это сделает. Поэтому лучше, если ограничения будет накладывать сама учетнаясистема (например, на ручную правку сальдо). Исправления же в закрытых периодахделаются только при помощи сторнирующих проводок.

Возможностьвоспринимать новые версии нормативно-справочной информации. Система должнаавтоматически или под управлением администратора воспринимать новые версиисправочной информации, которые ей присылает ОС НСИ.

Возможностьэкспорта информации. Учетная система должна экспортировать данные изобъединенной системы нормативно-справочной информации и корпоративногохранилища данных в соответствии с установленным регламентом.

Практическийопыт.

В 2001 году ЗАО«АКТ „Развитие бизнес-систем“ (»РБС")выступало в роли консультанта при внедрении системы управленческого учета внефтегазовом холдинге. Холдинг в полной мере столкнулся со всеми проблемами,описанными выше. До внедрения автоматизированной системы работа учетных службдочерних предприятий была описана другой консалтинговой компанией. Масштабпроделанной консультантами работы был огромен: только финансовые отчеты,разработанные ими, содержали около 6000 показателей. Однако все попыткизаставить предприятия холдинга заполнять требуемые отчетные формы приводили кзапаздыванию отчетности более чем на два месяца и к огромному количествуошибок. Задачей консультантов «РБС» было внедрить автоматизированнуюсистему управленческого учета для сбора и обработки достоверных управленческихданных. Условиями компании-заказчика были ограниченные сроки и бюджет проекта.Количество первичной информации не позволяло напрямую задействоватьаналитическую систему, а использование с этой целью бухгалтерских отчетовпривело бы к значительным искажениям данных. Поэтому было решеноавтоматизировать процесс сбора и обработки управленческой отчетности на основепервичной информации, то есть с помощью корпоративного хранилища данных. По итогамреализации проекта получилась полноценная система подготовки консолидированнойуправленческой отчетности, в которую поступают исходные данные из уже имеющихсяучетных систем. При этом работа по ее созданию заняла меньше года и обошлась всумму на порядок меньше, чем внедрение ERP-системы. Время на подготовкуконсолидированной отчетности холдинга значительно сократилось: если раньше, длятого чтобы получить месячный отчет, требовалось около 20 дней, то сейчасруководитель получает финансовый отчет из 6000 показателей второго числакаждого месяца. Кроме того, повысилась учетная дисциплина. Тройная проверкаданных (СВПД, бухгалтер, КХД) сделала возможной комплексную проверкудостоверности отчетности. При обнаружении несоответствий сотрудник, виновный вовводе некорректной информации, обязан написать объяснительную записку.Благодаря такому контролю количество ошибок значительно уменьшилось.

Каквыбрать нужное программное обеспечение?

Разумно предположить, чтодля обучения и получения первого опыта оптимальны простые, базовые версии программногообеспечения (далее ПО), имеющие уже готовую настройку для веденияуправленческого учета в части хозяйственных операций, но обладающиевозможностью конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек. Этонеобходимо для первоначального запуска и приобретения навыков работы савтоматизированной системой, а также развития навыков и получения первого опытанастройки ПО для решения конкретных задач. Хорошо, если для выбранногопрограммного продукта будет существовать более сложная версия, предназначеннаяуже для решения реальных задач. В будущем, после освоения базового функционала,можно будет усовершенствовать свою программу, т.е. сделать «upgrade».

Для систем среднегокласса (по степени комплексности решения задач) самым важным является ихподготовленность к решению поставленных задач. С учетом того, что ПО должнобороться именно с проблемами и причинами их возникновения, а следствиями,функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение количестварешаемых задач в пределах определенной зональной области. Например, если сейчасстоит задача ведения бюджета выплат, то в будущем надо предполагать ведениебюджета движения денежных средств и управления платежеспособностью в целом.

Системы для решениякомплекса задач по информационной поддержке цикла управления, должны быть на20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент внедрения, надежны какв эксплуатации, так и с точки зрения поставщика и внедренца. Такие системыдолжны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании, включаявнутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов)финансово-хозяйственной деятельности. Гибкость таких систем должна бытьмаксимальна, так как для российских холдингов характерно частое возникновениеновых бизнесов и изменения правил управленческого учета с тенденцией к ихусложнению. Здесь очень важное свойство — это ведение всего спектрахозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджетпо балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию предприятияможет представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен наосновании управленческой информации.

Соответственно, системабез составления всех управленческих форм отчетности с выходом на управленческийбаланс, не может, по определению, считаться оптимальной для комплекснойавтоматизации управленческого учета.

2.Практические аспекты автоматизацииуправленческого учета

Рассмотрим одну из программ поавтоматизации управленческого учета на предприятии. Программа «РусскийУправляющий» предназначена для организации на предприятии внутреннегоконсолидированного учета. В нее вводится и хранится информация для внутреннегоиспользования на предприятии. Программа понятна и удобна в обращении, неотягощена сложными экономическими терминами. В то же время, она предоставляетполную информацию о состоянии предприятия и результатах его деятельности вприемлемой для руководителя форме. Система учета, реализованная в «РусскомУправляющем», соответствует потребностям большинства предприятий. Учет в«Русском Управляющем» можно вести одновременно в рублях и в валюте,как по одному, так и по нескольким юридическим лицам. Учет движения денег можновести по нескольким кассам с авторизованным доступом. Разнообразные и гибкиевозможности программы позволяют использовать ее и как простой инструмент учетаденежных средств, и как средство автоматизации учета, для получения полнойинформации от финансовом состоянии предприятия.

В «Русском Управляющем»принят ряд мер для защиты информации от несанкционированного доступа: какпосторонних лиц, так и сотрудников. Управленческий учет:

 Учет операций по кассам;

 Учет операций по расчетным счетам;

 Расчеты с поставщиками и покупателями;

 Расчеты с сотрудниками (подотчетниками);

 Получение и отгрузка товаров, продукции, услуг;

 Взаимозачеты, списание долгов;

 Инвентаризация товара;

 Переоценка, списание, износ имущества;

 Переоценка валюты, расчет курсовых разниц;

 Определение результатов деятельности предприятия.

Программа работает с использованиемкомпоненты «Бухгалтерский учет», самой распространенной из системыпрограмм «1С: Предприятие 7.7». Она обладает открытой архитектурой,что позволяет адаптировать ее к потребностям пользователя. Благодаряпопулярности платформы «1С: Бухгалтерия 7.7» всегда можно найтиспециалистов, способных дать консультации, настроить программу и сопровождатьее. Интуитивно понятный интерфейс и простота терминологии делают программудоступной и позволяют быстро ее освоить.

Программа «РусскийУправляющий» реализует управленческий учет, который существенно отличаетсяпо назначению от бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет предназначен дляформирования информации, необходимой для внешних пользователей (кредиторов,инвесторов, налоговых органов). В отличие от бухгалтерского учета,управленческий учет предназначен для формирования информации, используемойвнутренними пользователями  (собственниками, руководителями, сотрудниками) дляорганизации управления предприятием. В отличие от бухгалтерского учетапрограмма имеет следующие особенности:

Æ единый учет для нескольких фирм, можно вестиконсолидированный учет по нескольким юридическим лицам, подчиненным одномууправляющему;

Æ нет привязки к бухгалтерскому плану счетов;

Æ исключена аналитика в разрезах, не имеющих значениядля управления предприятием. Например, расчеты с покупателями в разрезе ставокНДС;

Æ ведется учет сугубо для внутренних целей без привязкик каким–либо положениям и регламентам;

Æ удобный учет операций с рублями и валютой.

В программе не предполагается выпискапервичных документов, так как это не является задачей Управляющего. Первичныедокументы выписываются бухгалтерами или менеджерами в программах«1С: Бухгалтерия», «1С: Торговля и склад», или других программах, бухгалтерскогои складского учета. Вместе с тем программа полностью отражает все направленияхозяйственной деятельности предприятия и позволяет анализировать деятельность исостояние предприятия. Программа может быть использована как дляузкоспециальных задач, например, только для учета движения денег, так и сиспользованием всех ее функциональных возможностей. Причем, начав с однойзадачи, можно постепенно, по мере необходимости, задействовать и другиевозможности.

Наличные расчеты можно вести черезлюбое количество касс. При этом доступ к каждой кассе можно защитить паролем.Валютные и рублевые расчеты ведутся параллельно в одной кассе. Касса может непривязываться к конкретному юридическому лицу. Безналичные расчеты можно вестичерез любое количество расчетных счетов. Расчетные счета всегда привязываются кконкретным фирмам (юридическим лицам).

/>

Рис. 1.Фрагмент программы «Русский управляющий» по учету активов и денежных средств

В учете отражается поступление,амортизация, списание и переоценка имущества.

/>

Рис. 2.Фрагмент программу управляющий по учету имущества

Для управленческого учета не всегдаважна номенклатура товара. Руководителя больше интересует, какие виды товаровприносят ему больший доход (прибыль). Программа позволяет воспользоваться однимиз двух вариантов учета движения товара: суммовой учет – по видам деятельности(видам товаров) учет по номенклатуре товаров (количественный и суммовой).Задание варианта учета производится в момент первого запуска программы выборомзначения параметра «Аналитика учета товаров».

В программе в качестве источниковфинансирования рассматриваются капитал и нераспределенная прибыль. Капитал.Учет капитала в программе включает в себя учет уставного и учет дополнительногокапиталов. Уставный капитал определяется в момент создания предприятия решениемучредителей. Дополнительный капитал формируется из финансовых средств,поступающих от финагентов (дополнительные взносы) и из прибыли при еераспределении. Прибыль, имеющаяся в распоряжении предприятия. Как правило,прибыль распределяется учредителями на две цели (части): выплата дивидендов иувеличение капитала (дополнительный капитал).

В системе учета, реализованной в«Русском Управляющем», используются, в основном, общепринятые принципы и методыведения учета.

Доход от реализации фиксируется вмомент отгрузки, а не в момент оплаты. Поэтому, если получены деньги за товар,но товар не отгружен, то данная сумма является предоплатой, а не доходом. Еслитовар отгружен, независимо от того, оплачен он или нет, данная сумма считаетсядоходом. Учет доходов ведется с аналитикой по видам деятельности (видам товарови услуг).

Учет расходов ведется с детализациейпо видам деятельности. При этом расходы могут быть как прямыми, связанными сконкретным видом деятельности, так и общими, связанными с обеспечениемфункционирования фирмы в целом. Общие расходы в конце месяца распределяются повидам деятельности и включаются в состав прямых расходов. Таким образом,обеспечивается сквозная аналитика по видам деятельности.

Помимо детализации расходов по видамдеятельности по ним также ведется аналитика по статьям расходов.

/>

Рис. 3.Схема аналитического учета по статьям расходов

Программа реализует учет с аналитикойпо видам деятельности и в доходах, и в расходах. Сквозная аналитика по видамдеятельности позволяет определить прибыль по каждому виду деятельности. Расчетыв рублях и в валюте. Расчеты с контрагентами и сотрудниками ведутся как врублях, так и в валюте. В программе предусмотрено использование помимо рублейеще одной валюты. По умолчанию в качестве валюты предлагаются доллары США,обозначаемые «USD». Следует учитывать, что долги в рублях никак не отражаютсяна задолженности в валюте. Валютные и рублевые расчеты ведутся параллельно другдругу. В случае необходимости перевода рублевой задолженности в валютную (инаоборот) можно воспользоваться документом «Взаиморасчеты».

Одним из основополагающих принципов,заложенных в программу «Русский Управляющий», является принципразделения доступа к данным. Применяются два вида ограничений:

o  ограничение по документам;

o  доступ к кассам по паролю.

Консолидированный учет несколькихпредприятий доступен только пользователю «Управляющий». Он обладает полнымдоступом к анализу и редактированию данных. Остальные сотрудники обладаютдоступом только к тем данным и в том объеме, которые необходимы им по служебнымобязанностям.

/>

Рис. 4.Фрагмент программы «Русский управляющий» по ограничению прав доступа

«Операционист» имеет доступ к документами отчетам, необходимым ему для учета текучки: поступлений, расходов и т.п. Приэтом ему недоступны расчеты с финагентами, начисление зарплаты, регламентныеоперации и отчеты по финансовому состоянию и деятельности предприятия. «Кассир»имеет доступ только к операциям по кассе и с подотчетниками. С защищеннойпаролем кассой сможет работать только тот пользователь, который знает пароль.

Анализ деятельности и состоянияпредприятия.Программа снабжена набором отчетов, позволяющих подробно анализироватьхозяйственную деятельность предприятия, текущее состояние и движение денег,товаров, имущества, расчетов с контрагентами, с сотрудниками. Анализ оборотовденег позволяет проанализировать откуда пришли и куда ушли деньги. Можнопроверить обороты в наличных и безналичных расчетах, в рублях и в валюте, сконтрагентами и сотрудниками, по всем сразу и выборочно. Так же подробно можнопровести анализ расчетов с контрагентами: кто, кому, сколько и в какой валютедолжен.

/>

Рис.5.Анализ денежного оборота

Анализ расчетов с сотрудникамипоказывает расчеты с сотрудниками как по зарплате, так и по подотчетным суммам,в валюте и в рублях.

Анализ деятельности предприятияпоказывает, какие виды деятельности какой доход приносят и кто из сотрудниковдает больший доход. Можно посмотреть, по каким статьям выросли расходы, как меняетсяпо месяцам прибыль от каждого вида деятельности. Анализ деятельностипредприятия может быть представлен как в виде таблицы, так и в виде диаграммы.

Анализ состояния предприятияпозволяет увидеть, какими средствами владеет предприятие, какими финансовымиисточниками оно располагает. Состояние предприятия можно проанализироватьдетально или в целом, на одну дату или получить несколько состояний по месяцам.Анализ состояния предприятия можно оформить как в виде таблицы, так и в видедиаграммы.

Заключение

В даннойработе мы рассмотрели особенности автоматизации управленческого учета напредприятии, преимущества внедрения автоматизации и проблемы возникающие приэтом. Кроме того, во второй главе была дана характеристика одной из программ поуправленческому чету «Русский управляющий», описаны ее достоинства иособенности применения.

Необходимоотметить, что способы автоматизации управленческого учета во многом зависят отособенностей бизнеса, сложившихся традиций управления, стратегических задачкомпании. Однако нужно понимать, что управленческий учет — это не цель, асредство поддержки принятия решений. Поэтому в результате ведения такого учетадолжны получаться ясные и правдивые финансово-экономические показатели,основываясь на которых руководство предприятия может им эффективно управлять.И, наконец, стоимость внедрения новых методов управленческого учета не должнапревышать выгод от их использования.

Такимобразом, на основании вышеизложенного, можно сделать следующие выводы: преждечем проводить автоматизацию управленческого учета необходимо определится спрограммным обеспечением, которое бы наибольшим образом подходило для данногопредприятии, далее необходимо оценить степень внедрения управленческого учета ивозможности трансформирования организации бухгалтерского учета с цельюприведения его в соответствие с выбранным программным обеспечением.

Список литературы

1.  Валебникова Н.В.,Василевич И.П. Современные тенденции управленческого учета. Бухгалтерский учет.2000. №18. С.53-59.

2.  Вахрушина М.А.Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. – М.: ЗАО«Финстатинформ», 2000. – 533с.;

3.  Врублевский Н.Д.построение системы счетов управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. №17.С.63-68.

4.  Ивашкевич В.Б.Управленческий учет в информационной системе предприятия  / Бух. учет. – 1999.- №4. – с.99-102.

5.  Карпова Т.П.Управленческий учет: Учебник для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – 237с.

6.  Корчагина Л.М.Управленческие аспекты бухгалтерского учета на предприятии / Бух. учет. – 2001.- №7. – с.73.

7.  Козлова Е.П,Парашутин Н. В.,. Бабченко Т.Н. Галанина Бухгалтерский учет -2-е изд., доп.-М.:Финансы и статистика, 2000. – 522с.

8.  Палий В.Ф., ПалийВ.В. Управленческий учет – новое прочтение внутрихозяйственного расчета.Бухгалтерский учет. 2000. №17. С.60-62.

9.  Палий В.Ф., ПалийВ.В. Счета управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2001. №7. С.73-78.

10.  Пашигорева Г.И., Савченко О.С. Цели изадачи управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. №19. С.63-65.

11.  Управленческий учет: Учебноепособие/Под ред. А.Д.Шеремета. – 2-е изд., испр. – М.: ИДФБК-ПРЕСС, 2002. –512с..

12.  Шеремет А.Д. Управленческий учет:Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 334с.