Реферат: Контроль в системе управления

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО ИПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ХАБАРОВСКАЯГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ЭКОНОМИКИ И ПРАВАКафедраэкономики предприятия и менеджментаМенеджментКонтрольнаяработа

Тема 11. КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Хабаровск 2002


Содержание

I. Теоретическая часть

1.  Сущность и значение контроля всистеме управления

2.  Этапы процедуры контроля.Характеристика эффективного контроля

Список литературы.

II. Практическая часть

3.  Характеристика банка

4.  Анализ эффективности системконтроля в банке

5.  Предложения по усовершенствованиюсистемы контроля в банке

6.  Задача


I. Теоретическая часть

Сущность и значение контроля в системе управления.Виды контроля.

Контроль — это процесс, обеспечивающий достижениецелей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающихпроблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоватьсядля стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов,изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в томслучае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленныхстандартов.

Контроль — это критически важная и сложная функцияуправления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитыватьв первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждыйруководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль какнеотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто емуспециально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальный элемент процессауправления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивациюнельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактическивсе они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в даннойорганизации. Это обстоятельство становится более понятным после изучения трехосновных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного. По формеосуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель:способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можноближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительныйконтроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил.Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовымресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет иобычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственнымначальником. Заключительный контроль осуществляется после того, какработа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается наобратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратнуюсвязь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешнимэлементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ееработы.

Этапы процедуры контроля. Характеристика эффективного предприятия.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа:выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов ипринятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуетсякомплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля — это установкастандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временныеграницы. Для управления необходимы стандарты в форме показателейрезультативности объекта управления для всех его ключевых областей, которыеопределяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционированияс заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. Всоответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданныхстандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станетнеэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап — измерение результатов — являетсяобычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты сзаданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действиянеобходимо предпринимать.

Такими действиями могут быть изменения некоторыхвнутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство вработу системы.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как,впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедурыконтроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знаюто том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительноговоздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контролявызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления частоявляются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

Контроль часто оказывает сильное влияние на поведениесистемы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведениеработников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворениютребований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействиямогут также привести к выдаче неверной информации.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системыконтроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля,устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандартыконтроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижениезаданных стандартов контроля.

Поведение людей, естественно, не единственный фактор,определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль могвыполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации,он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеетстратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов,своевременен, гибок, прост и экономичен.

Контроль — это непрерывный процесс, совпадающий всвоем развитии с производственным циклом.

Характеристики эффективного контроля:

1.Стратегическая направленность контроля, т.е.отражение общих приоритетов организации и поддержание их.

2.Ориентация на результаты. Конечная цель контролясостоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявитьпроблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итогеконтроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактическидостигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которыеобеспечивают ее выживание в будущем.

3.Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективнымконтроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он долженобъективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4.Своевременность контроля заключается не висключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временноминтервале между проведением измерений или оценок, который адекватносоответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временногоинтервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана,скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространениеполученных результатов.

5.Гибкость контроля. Контроль, как и планы, долженбыть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6.Простота контроля. Наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен.Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны.Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным,контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей,взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

7.Экономичность контроля. Любой контроль, которыйстоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля надситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще однимсинонимом потери контроля.

8.К контролю необходимо привлекать весь персонал,ибо лучший контроль — это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежностьконтроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.

Когда организации осуществляют свой бизнес назарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степеньсложности.

Контроль на международном масштабе является особеннотрудным делом из-за большого числа различных областей деятельности икоммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, еслипериодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартиреорганизации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранныхуправляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

* * *

Итак, резюмируя, можно сказать следующее. Контроль — этопроцесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль — этонепрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.1.Контроль очень важен для успешного функционирования организации. 2.Безконтроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становитсяневозможно. 3.Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающихпроблем раньше сем они станут слишком серьезными. 4.Контроль используется длястимулирования успешной деятельности. 5.Контроль необходим для борьбы снеопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность:изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.6.Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы искорректировать соответственно деятельность организации до того, как этипроблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностьювовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредятдостижению целей организации. 7.Контроль поддерживает все то, что являетсяуспешным в деятельности организации. 8.Широта контроля. Контроль должен бытьвсеобъемлющим. Виды контроля: 1.Предварительный контроль осуществляется дофактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительногоконтроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.Предварительный контроль используется в трех областях — по отношению кчеловеческим, материальным и финансовым ресурсам. 2.Текущий контрольосуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом являетсяподчиненные сотрудники. 3.Заключительный контроль основывается на обратнойсвязи. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, тоесть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом,может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Список литературы.

                              

1.Майкл Мескон и др., “Основы менеджмента”, — М., 1995 г.

2.Телор Фредерик Уинслоу, “Менеджмент”, — М., 1992 г.

3.В.В.Травин, В.А.Дятлов. Основы кадрового менеджмента. М. “Дело”, 1995 г

4.Х.Вирема. Менеджмент в подразделениях фирмы, М.Инфра-М., 1997 г.

5.С.В.Шекшня. Управление персоналом современной ситуации. М.: Интел-синтез. 1997г.

6.И.Ансов. Стратегическое управление. М. Экономика, 1989 г.

7.Т. Питере, Р.Р.Уотермен В поисках эффективного управления (опыт лучшихкомпаний) М. Прогресс, 1986 г.

8.К.А.Волкова. Предприятие: стратегия структуры, положения об отделах и службах,должностные инструкции. М. Экономика. 1997 г.

еще рефераты
Еще работы по менеджменту