Реферат: Контроль
Понятие “”_______________________________________________________ 3
Контроль в социальном управлении__________________________________________ 6
Контроль как система_____________________________________________________ 8
Применение аспектного подхода к процессу контроля ворганизации____________ 11
Политический и правовой контроль_________________________________________ 13
Процесс контроля_________________________________________________________ 14
Общие черты контроля___________________________________________________ 20
/>Понятие “контроль”
Термин“контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль”означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двухзаписях.
Втечение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, спроверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах ит.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образомбухгалтеров, кассиров, финансовых работников.
Всловарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверкаправильности тех или иных действий в области производства и управления;наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкойотчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственноголица.
Каквидно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснениеконтроля как проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапомстало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленнымцелям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализотклонений, раскрытие их причин.
Классикинауки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, чтобез контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что влюбом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит всоответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленнымипринципами. Цель контроля — выявить слабые места и ошибки, своевременноисправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролироватьвсе: предметы, людей, действия.
Рассматриваяконтрольную деятельность в управлении предприятие, А.Файоль разделял ее нашесть основных групп:
1. сточки зрения административной необходимо выяснить, существует ли программаработы и соответствует ли она моменту;
2. сточки зрения коммерческой — все материалы, поступающие и выходящие, должны бытьточно учтены по количеству, качеству, цене;
3. сточки зрения технической нужно проследить ход операций, их результаты,состояние машин и оборудования;
4. сточки зрения финансов необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы,расходный капитал и пр.;
5. сточки зрения охраны — надо проверить средства, употребляемы для охраныимущества (от пожаров, краж и т.д.);
6. сточки зрения учета необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают лиони точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.
Такимобразом, по А.Файолю контроль соотносится со всеми основными функциямиуправления и реально сам становится особой функцией.
Внастоящее время под термином “контроль” подразумевают:
· органическуюфункцию управления;
· наборсредств регулирования поведения личности или организации в целом;
· функциюсистемы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение засостоянием системы.
Реализацияконтроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы,выяснить как организация продвигается к намеченной цели, установить степеньотклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.
/>Контроль в социальном управлении
Совместная,коллективная деятельность людей объективно требует управления в общественнойжизни. В социальном управлении можно выделить три основных этапа (с точкизрения временной компоненты).
1. Предварительноеуправление.
2. Оперативноеуправление
3. Управлениена заключительном этапе.
Предварительноеуправление заключается в выработке цели управления, прогнозировании, т.е.предвидении результатов развития, планирования, т.е. система мер, необходимыхдля преодоления отклонения прогнозируемых итогов от намеченной нами цели. Наэтапе предварительного управления уже присутствуют элементы контроля. Они заключаютсяв обеспечении соответствия планов целям, оценке реальности и напряженностипланов.
Оперативноеуправление предусматривает реализацию функций организации и мотивации (иногдаговорят и о распорядительства или руководстве как конкретной управленческойфункции этого временного этапа процесса управления). Содержательно данный этаппредполагает формирование организационной структуры управления, специализациюразличных структурных частей, делегирование полномочий на разные уровниуправленческой вертикали и выбор соответствующих стимулов для исполнителей.Контроль здесь также необходим для обеспечения стыковки при переходе от одногоуправленческого действия к следующему и замыкания всех действия на выработанныйплан и сформулированные цели.
Назаключительном этапе управленческого цикла контроля тесно содействует с учетоми анализом. Поясним данные понятия.
Учетозначает наблюдение за фактами и явлениями, их измерение, регистрацию наразличных носителях, хранение полученных данных и их обработку.
Анализпредставляет собой систему специальных познавательных шагов, связанную сисследованием явлений и процессов в их взаимосвязи и взаимообусловленности.
Иучет и анализ предоставляют ценный материал, но его надо соотнести с целямиуправления. Данную задачу решает контроль на заключительном этапе.
Какотносительно обособленная часть социального управления контроль заключается:
· внаблюдении за соответствием деятельности подконтрольного объекта предписаниям(нормативам);
· ввыявлении результатов воздействия субъекта на объект;
· вопределении допущенных отклонений и их оценке.
Контрольвключает анализ причин отклонений, устранение негативных явлений, определяетспособы воздействия на управляемый объект с целью преодоления отклонений.
Существуетряд отличий контроля от учета и анализа. Например:
· еслиучет и анализ отражают деятельность всей управляемой системы в целом, токонтроль проводится строго целенаправленно, т.е. контролируются воздействия насистему, проводится их сортировка и оценка с точки зрения влияния назапрограммированный результат и с точки зрения ответной реакции на возмущения;
· учетзаканчивается выдачей соответствующего значения измеряемой величины, анализ — исследованием явления, факторов и причин их обусловивших. Контроль позволяетопределить пути преодоления неблагоприятных воздействий;
· впроцессе учета и анализа изучаются в основном количественные показатели.Контроль предполагает получение не только количественной, но и качественнойинформации;
· учети анализ изучают, прежде всего, уже свершившиеся факты, контроль же взначительной части ориентирован на будущие события.
Такимобразом, контроль наряду с учетом и анализом является частью заключительногоэтапа управления. Однако ему присуща и определенная самостоятельность какфункции управления.
/>Контроль как системаСистемаконтроля включает в себя следующие блоки:
Þ цели контроля;
Þ методы контроля;
Þ принципы контроля;
Þ процесс контроля.
Подробнееостановимся на каждом блоке — элементе системы контроля.
Целиконтроля. Они фокусируются вокруг задачи обеспеченияединства решения и исполнения, а также предупреждения возможных ошибок инедоработок. Конкретной целью контроля выступает в частности задачаэффективного использования ресурсов организации. В обязательном порядкеконтролируют использование материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
Методыконтроля. Основной метод контроля — это проверка. Проверкапредполагает сочетание документального анализа с изучением дел непосредственнона месте. По характеру проверки подразделяют на массовые, комплексные,выборочные, разовые. Они бывают плановые и внеплановые.
Массовыепроверки широко используются на практике. Целью такой проверки являетсядетальное выяснение положения дел и создание условий для оперативногоустранения недостатков. Для достижения целей массовой проверки она должнапроводиться по заранее разработанному плану и быть достаточно детальноорганизована.
Другойметод контроля — это наблюдение. Этот метод является своеобразным комплексомцеленаправленных действий, способом выявления недостатков, скрытых резервов,значимых тенденций.
Средиметодов контроля стоит назвать такие как: обсуждение отчетов, ревизия,обследование конкретных производственных операций и ряд других.
Следуетотметить такую тенденцию в развитии методов контроля. В отличие от всей системыуправления, где развитие идет в сторону усиления роли экономических методов, вреализации функции контроля явно преобладают организационно-административныефакторы.
Принципыконтроля
Принципыпредставляют собой нечто устойчивое, имеющее непреходящее значение. Принцип — это руководящая идея, начальная точка опоры, отсчета. Принцип по своей природеобъективен, по способу формулировки, выделения из объективной реальности — онсубъективен. Формулируется принцип умственным, спекулятивным путем. Поэтомуиногда принципы тоже изменяются, образно говоря “проверяются напринципиальность”. Поэтому было бы ошибочно считать принципы контролянеизменными.
Однакосреди “руководящих идей” осуществления контрольных действий есть такие, которыеи сейчас играют значимую роль. О них и пойдет речь.
Во-первых,следует выделить принцип сочетания различных видов контроля. Поскольку объектуправления сходен, то и контроль должен по структуре быть ему соответствующимСложность контроля раскрывается через посредство учета различных плоскостейконтрольных процедур: временных, содержательных, видовых, функциональных,технологический и т.д.
Во-вторых,контроль должен осуществляться в условиях необходимой публичности, гласности.Контроль, осуществленный кулуарно имеет часто также “камерные” последствия:реальных шагов по изменению ситуации не предпринимается. Причины тривиальнопросты: ни исполнители, ни руководители часто в такой ситуации не получают информациии снятых показателях.
В-третьих,особое место среди принципов контроля занимает требование к обеспечениювсеобъемлющего, повсеместного, постоянного характера контроля. При всейтональности контроля следует избегать мелочности, того, что в народе называют“стоять над душой”. Как обеспечить желаемый характер контроля и избежать негативныхпоследствий. Для этого надо все управленческие функции замкнуть на контроль. По-другому это можно сформулировать как принцип универсальности контроля.
В-четвертых, следует исходить из принципа координации контроля в управлении. Это означаетсогласование и установление целесообразного соотношения действий различныхорганов, занимающихся контролем, их структурных подразделений и должностных лицдля достижения целей с наименьшими затратами сил и средств.
Координацияв контроле имеет свои особенности. Она предусматривает равноправие исамостоятельность участников совместных контрольных действий в пределах ихполномочий и сферы компетенции.
Применениеаспектного подхода к процессу контроля в организации
Вработах специалистов по теории управления разработан в качестве одного изпринципов анализа управления организацией так называемый аспектный подход. Выделяю обычно, экономический, политический, правовой,социально-психологический, организационный и информационный аспекты. Рассмотримподробнее ряд аспектов применительно к процессу контроля.
Экономическийаспект. Прежде всего, здесь надо исходить изхарактеристики эффективности. Эффективность контроля - это соотношениедостигнутого результата к цели или достижение цели с наименьшими затратамивремени, сил и средств. Степень эффективности тем выше, чем меньше усилий исредств затрачивается на достижение положительного результата. При этомвозникают два вопроса. Во-первых, по каким показателям следует судить о затратахи результатах. Во-вторых, возникает проблема соразмерности затрат и реальныхрезультатов.
Взатраты контроля включают численность участвующих в нем, расходы накомандировки, транспорт, длительность проверок, число поверяемых их объяснения,сбор материала и т.д.
Орезультатах контроля судят по изменениям, которые поступают после егопроведения. При этом внимание при оценке эффективности контроля уделяют нетолько отдельным количественным показателям, подходить к этому вопросу следуеткомплексно, с учетом и социального эффекта.
Приэтом можно выделить контрольные черты, которым и должен обладать эффективныйконтроль.
1. Стратегическая направленность контроля.
Чтобыбыть эффективным контроль должен отражать общие приоритеты организации.
2. Ориентация на результаты.
Конечнаяцель контроля не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты ивыявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией.
Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигаетжелаемых целей в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат еевыживание в будущем.
3. Соответствие делу.
Длятого чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемомувиду деятельности.
4. Своевременность контроля.
Системаэффективного контроля - это система, которая дает нужнуюинформацию нужным людям до того, как разовьется кризис.
5. Гибкость контроля.
Контрольдолжен приспосабливаться к происходящим изменениям.
6. Простота контроля.
Контрольдолжен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих ссистемой контроля и реализующих ее.
7. Экономичность контроля.
Любойконтроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшаетситуацию, не имеет право на осуществление.
Политическийи правовой контрольПравовоерегулирование осуществляется посредством применения законодательных норм. Приэтом сами правовые нормы нередко отстают от требований жизни. Правовоерегулирование контроля не должно быть слишком широким или чрезмерно узким.Нередко практика в равной степени страдает как от недостатка правовых установлений,так и от их избытка.
Такнеоправданно ограниченное правовое регулирование порождает нечетностьпредставлений участников контроля о своих задачах, правах, обязанностях, аизбыточное — затрудняет применение юридических норм.
Политическоерегулирование осуществляется на основе конституционных норм. Среди них можновыделить группу конституционных принципов, которые задают “правила игры” длягосударственного управления в целом, и контрольных действий государственныхорганов в частности.
Социально-психологическийаспект. Контроль, прежде всего, оказывает влияние напсихологию кадров управления. Сам факт существования контроля воздействует наих сознание и поведение, на их отношение к своим обязанностям. При этомруководитель может столкнуться с поведением, ориентированным на контроль. Подмечено, что психологически работники так ведут себя при контроле, какэтого желает контролер. Другими словами, людям свойственно создаватьвидимость благополучной ситуации, если руководитель желает иметь такую. Понятно, что в этом случае по часто психологическим основаниям можно впроцессе контроля получить непригодную для управления информацию.
Организационно-процедурныйаспект. В процедурном аспекте контроль предстает какдеятельность по обработке данных, с включением этапов сбора, обработки ихранения информации, а также как действия, операции и процедуры, выполняемыеработниками контрольных органов.
Существуетнесколько подходов к выделению стадий процесса контроля. Первый подходпредполагает выделение следующих трех стадий: стадию констатации, т.е.установления, выявления фактического положения дел; стадию анализа, т.е. сравнения фактического положения с заданным режимом, с намеченнымицелями и оценки характера допущенных отклонений; стадию разработки мер покорректировке управления, по устранению отклонений.
Другойподход включает: установление нормативов, норм функционирования или, как этоеще называют, желаемого результата исполнения; измерение фактическогорезультата исполнения, фактической деятельности, сопоставление с намеченным иоценку полученных результатов; корректирование отклонений.
Рассмотримподробнее содержание этого подхода.
ПроцессконтроляВпроцедуре контроля есть три четко различных этапа: выработка стандартов икритериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимыхкорректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.
Первыйэтап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроляи планирования. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношениикоторых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают их процессапланирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраныиз многочисленных целей и стратегий организации.
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля отличают двеважные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которыхдолжна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которомуможно оценить степень выполнения работы. Конкретный критерий и определенныйпериод времени называются показателями результативности. Он точно определяетто, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работус запланированной и ответить на следующие важные вопросы: “Что мы должнысделать, чтобы достичь запланированных целей? “ и “Что осталосьнесделанным?”.
Второйэтап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатовс установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этомпринимается еще одно важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны отклонения от результатов. На этой стадии процедуры дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметнойчастью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определениимасштаба отклонения, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.
Масштабдопустимых отклонений устанавливает руководство высшего звена. В пределахмасштаба отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызыватьтревоги. Мелкий бизнесмен может сделать то же самое, только масштаботклонений у него будет меньше.
Определениемасштаба допустимых отклонений — вопрос кардинально важный. Если взят слишкомбольшой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания, если же масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать наочень небольшие отклонения, и такая система контроля будет скорее препятствовать, чем помогать достижению цели.
Одиниз способов увеличения экономической эффективности контроля состоит виспользовании метода управления по принцип исключения и заключается в том, чтосистема контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений отстандартов.
Основнаяпроблема состоит в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения. Перевод их в денежный эквивалент хотя и очевиден, но не всегда оправдан. Например, для “Дженерал моторс” ничего не значит, если объем предельныхпродаж окажется на 1 млн. долл. ниже запроектированной суммы, но если “Дженерал моторс” не удастся проконтролировать качество 50-ти центовойдетали, она вынуждена будет впоследствии забрать на доработку сотни тысяч ужепроданных автомашин.
Измерениерезультатов. Измерение результатов, позволяющихустановить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, самый трудныйи дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, системаизмерения должна соответствовать тому виду деятельности, которыйподвергается контролю. Необходимо выбрать единицу измерения такую, которуюможно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Равно важно, чтобы скорость, частота и точность измерений тоже были согласованы сдеятельностью, подлежащей контролю.
Любаясистема сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимостьпроведения измерений зачастую бывает наиболее крупным элементом затрат во всемпроцессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообщеосуществлять контроль. Потому, в частности из-за высокой стоимости измерений менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее. (Вкоммерческой деятельности цель проведения измерений состоит в увеличенииприбыли, а не в том, чтобы установить, что же происходит на самом деле).
Длятого чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательнодовести до сведения соответствующих работников организации как установленныестандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна бытьточной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующийучасток работников в виде, позволяющем легко принять необходимые решения идействия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленныестандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна бытьобеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты итеми, кто должен их выполнять. На заключительной стадии этого этапа контролядолжна быть дана оценка информации о результатах. Менеджер должен решить, тали, что нужна информация получена и важна ли она. Важная информация — такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существеннонеобходима для принятия правильного решения.
Иногдаоценка информации определяется политикой организации. Руководство банкаможет, например, потребовать от сотрудника, ведающего кредитами, отказатьклиенту, если его задолженность превысила определенный процент его доходов илиактивов. Во многих случаях мерой может служить масштаб допустимыхотклонений, установленных ранее. Зачастую, однако, менеджеры должны даватьличные оценки и интерпретировать значимость полученной информации иустанавливать корреляцию запланированных и фактически достигнутыхрезультатов. При этом менеджер должен принимать в расчет риск и другиефакторы, определяющие выбор того или иного решения. Цель этой оценки состоитв том, чтобы принять решение — необходимо ли действовать, и если да, то как.
Послевынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер долженвыбрать одну их трех линий поведения:
1. Ничего не предпринимать. (Если сопоставление фактических результатов состандартами говорит о том, что установленные цели их достигаются).
2. Устранить отклонения. (Понять причины отклонения и добиться возвращенияорганизации к правильному образу жизни).
3. Пересмотр стандартов. (Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, делают тщетными стремления рабочих и менеджеров достичь сформулированных целейи сводят на нет всю мотивацию).
Контрольчасто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачноспроектированные системы контроля могут сделать поведение работниковориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворениютребований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействиямогут привести к выдаче неверно информации. Ньюмен сформулировал рекомендациидля менеджеров, которые бы хотели избежать непреднамеренного негативноговоздействия контроля на поведение сотрудников и таким образом повысить егоэффективность:
· устанавливайтеосмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;
· устанавливайтедвустороннее общение;
· избегайтечрезмерного контроля;
· устанавливайтежесткие, но достижимые стандарты;
· вознаграждайтеза достижение стандарта.
Важнаяпроблема процесса контроля — выбор критических точек. Контролем необходимоохватить все стороны и все звенья функционирования организации. Однако дляэтого не требуется проверять каждого работника. Контролировать необходимолишь точки, заслуживающие особого внимания. В умении выбрать такиекритические точки и состоит искусство управления.
Можнопредложить следующую методику по определению данных критических точек. Методика предлагает ответы на следующие вопросы:
· какиепоказатели отражают наилучшим образом цели моего подразделения;
· понашим признакам я вернее всего могу определить, что эти целине выполняются;
· каковыоптимальные методы оценки серьезных отклонений;
· какимобразом я получу информацию о том, кто несет ответственность за те или иныенеполадки;
· длякаких данных сбор информации экономическиоправдан. При этом встает вопрос о качестве контрольной информации. Проверяяполезность информации именно для контроля следует учитывать несколькомоментов.
Во-первых, информация должна содержать данные о фактическом состоянии дел по всемуправленческим параметрам, нормативы, и разность между двумя этимивеличинами, по которой, собственно, и судят о контролируемом процессе.
Во-вторых, различные уровни управления должны получать сопоставимую информацию, нонеодинаковую по степени подробности: чем ниже управленческое звено, темболее подробной должна быть информация.
В-третьих, необходима валидная, т.е. достоверная информация. Лицо, принимающеерешение, должно быть уверено в том, что сведения, на основе которых будетпринято решение, не искажены.
В-четвертых, должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которыхпоступают сведения.
Общиечерты контроля1. В самом общем виде контроль есть часть управленческого процесса, которая всодержательном плане предусматривает получение информации о результатахуправленческих воздействий.
2. Для осуществления процесса контроля необходимо:
наличиесистемы показателей (нормы функционирования);
· наличиеспособности у системы познавать реальность и сопоставлять ее с системойкритериев;
· выработкакорректирующих мер.
3. В контроле как функции управления можно выделить две основные стороны: а)познавательную, связанную с восприятием и изучением информации и б)воздействующую, заключающуюся в возможности обеспечить управляющую системуданными для осуществления корректирующих мер.
4. При оценке роли и места функции контроля в управлении, следует помнить, чтоконтроль занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически, ноотнюдь не по значению.