Реферат: Информационные технологии в управлении предприятием

СОДЕРЖАНИЕ

Содержание

Введение

Глава 1.Информационная технология и управление предприятием

§1. Практика выдвигает новые требования.

§2. Взаимоотношения в сфере ИТ

§3. Функциональные изменения в сфере использования ИТ

§4. Вывод

Глава 2.Средства workflow в рамках общей концепции управленияпредприятием

§1. Модель автоматизации управленческих процессов

§2. Системы workflow – понятия и определения

§3. Поддержка основных функций управления средствами workflow

§4. Вывод

Глава3. Стратегия внедрения ИТ на российских предприятиях

§1. ИТ – одно из направлений инвестиционной деятельности предприятия

§2. Условия внедрения ИТ на западных предприятиях

§3. Условия внедрения ИТ на российских предприятиях

§4. Вывод

Заключение

Список использОВАННОй литературы ИИСТОЧНИКОВ

!!! ПРОСТАВИТЬ НОМЕРА СТРАНИЦ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы: главнымнаправлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования,приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшейкомпьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основевысокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методыприкладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новыетехнологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных измененийорганизационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала,системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеетвнедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использованиякомпаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджментасвязано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного ихразвития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления,охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства исбыта.

В современных условияхэффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду сфинансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно,повышение эффективности управленческой деятельности становится одним изнаправлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболееочевидным способом повышения эффективности протекания трудового процессаявляется его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строгоформализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такойизящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачиавтоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческийтруд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм ивидов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, преждевсего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его частьвообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизацияуправленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизациейнекоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационныхкомпьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появлениепринципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни кизменению подходов к автоматизации управления производством.

Термины, используемыев работе:

Управленческаядеятельность — это совокупность действий руководства предприятия идругих сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления — трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются ввыработке некоторого управленческого решения, являющегося по сути продуктом управленческоготруда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснениемрезультатов его выполнения.

Согласно определению,принятому ЮНЕСКО, информационная технология (далее ИТ) — этокомплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин,изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой ихранением информации; вычислительную технику и методы организации ивзаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практическиеприложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические икультурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки,больших первоначальных затрат и наукоемкой техники.

По мнению американскогоспециалиста в области управления Г. Поппеля, под информационнымитехнологиями (ИТ) следует понимать использование вычислительной техникии систем связи для создания, сбора, передачи, хранения, обработки информациидля всех сфер общественной жизни.

Разработанность темы:на данный момент тема (моей курсовой работы) РЩЛИ И ЗНАЧЕНИЯИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ мало разработана. Специальныхпособий, учебников или литературы как таковой нет. Это объясняетсяотносительной новизной отрасли, которую я выбрал для рассмотрения. Так жесегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайнейнеопределенностью: при упоминании об информационных технологиях Уруководителей компаний по-прежнемуВОЗНИКАЕТ МНОГО ВОПРОСОВ (бросает вдрожь?) (это происходит из-за очень быстрого совершенствования технологий и??? понимания того, что деньги, вложенные в ИТ вернуть намного сложнее,чем при инвестировании других областей???)

Цели исследования:????исследовать сложности, проблемы, стратегию внедрения ииспользования ИТ в управлении предприятием?????

Задачи исследования:

· исследовать внутрифирменные проблемы при использовании ИТ;

· исследовать концепцию управления предприятием с использованием ИТ– технологии автоматизации деловых процессов (workflow);

· определить! стратегию внедрения ИТ на российскихпредприятиях

!!! Методологическаяоснова: одним из источников для написания моей курсовой работы послужилматериал из Internet. Сюда можно отнести различногорода доклады и сообщения, взятые с научно-практических конференций(“информационные технологии в управлении предприятием”), проходивших в 1998-99г.г., как в России, так и за рубежом. Другой источник – электронные версиироссийских и зарубежных журналов по компьютерным технологиям, экономике иуправлению (например, ComputerWorld, Пауль Хаупт). Т.е.можно сказать, что информация, которую я рассматриваю и анализирую в своейработе является достаточно новой. А это имеет немаловажное значение, т.к.информационная индустрия – это новая отрасль технологий и в данный момент оченьбурно развивается. Что ведет к быстрому устареванию материала, относящегося кданной теме.!!! ПЕРЕДЕЛАТЬ ВСЕ!!! Это не «методологическая основа», это«использованные материалы».

Глава 1. Информационная технология и управлениепредприятием

§ 1. Практика выдвигает новые требования.

Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью.Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений,требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешнихуслуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнованияна нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия.При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентныерешения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий.При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной,превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей.Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере.Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например,«виртуальных организаций» без жесткой привязки производственных участковк определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационныхсредств.

Не способствует стабилизациибыстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добитьсябольшей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятияидут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменныйинформационно-технологический участок, который предлагает услуги и внефирменномурынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.

Чаще предприятия выбирают другойпуть, когда большая часть собственного информационно-технологического персоналапереводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместныхсо специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий,также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшаягруппа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказываютинформационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия.Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегироватьсоответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям.К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб недает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем.В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг; что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций; в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ; какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

§ 2. Взаимоотношения в сфере ИТ

Можно выделить шестьзаинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

· высшее руководство, которое должно управлять ИТ какстратегическим потенциалом предприятия;

· специалисты, занимающиеся поиском системных решений дляоптимизации специальных функциональных задач;

· менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которыедолжны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобыудовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

· менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, еслитаковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

· поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгомсоответствии с проблемными установками своих потребителей;

· собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятияхподобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено частоделегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнениемнескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента отсвоих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановкенереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значенияИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменноеруководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

Во-первых, нужно точноопределить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товарови услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ какфункция обеспечения производственного процесса, например в областикоммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передачеуправленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями; 2)ИТ как интегральная составная часть продукта; 3) ИТ как организационныйинструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто долженвыполнять перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопросо координационном механизме для отдельных видов информационно-технологическихуслуг. Решение может быть найдено в использовании указанных вышеспециализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов.Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов междусобственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаяхпредприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическимпотенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны толькопри тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент долженискать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.

§ 3. Функциональныеизменения в сфере использования ИТ

Рассмотренные изменениятребований к группам интересов в сфере ИТ обусловлены динамикой развитияпредприятий и внешней среды. Основные аспекты этого развития и их влияние нароль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.

Децентрализация и рост информационных потребностей

Ориентация на максимальноесближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным,децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализациипривело к резкому росту потребностей в информации относительно процессапроизводства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробномознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственныхобластях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениямдолжно функционировать безупречно.

Использование ИТ призванонивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалосьблагодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документациив очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиесягоризонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в своюочередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационнойтехнологии.

Ранее на предприятияхустанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количествоцифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управлениехозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такуютехнологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событийменеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации.Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-тоабстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые вразнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

От обработки данных через информационные системы куправлению знаниями

Уже давно отпаланеобходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этойтехнологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, авозникающая в этой связи проблема «информационных перегрузок» требуетмассивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. Приэтом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатиивнутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместноиспользуемых знаний между организационными подразделениями и партнерами покооперации.

Быстрое развитие сетейлокальных систем с сверхрегиональной и даже интернациональной структуройприводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкомупривлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидацииграниц предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и гдекончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры дляподобных «виртуальных предприятий» относятся к задачаминформационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспеченияпроизводственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело приэтом состоит не только в обработке информации, но и рациональномраспределении знаний.

Кроме того, организациядолжны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты.Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значениисистемы «Интернет». Именно на информационно-технологической службележит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможнойквалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменныйменеджмент.

Интеграция децентрализованных систем

Сейчас информация напредприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение ихширокой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) иоблегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важнымфактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали игоризонтали информационно-технологических систем, возникших в условияхдецентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классическихобластях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должнапроизойти.

Постановка подобной целинеобходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационнымрычагом в ее достижении могут стать виртуальные, сверхотраслевыепредпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут дажеуправлять функцией ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход квзаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственнымпроцессам.

Будущие зависимости

Капиталовложения в ИТсегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, ониоткрывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятиенекоторых возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрымитехнологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ недолжны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдетразвитие следующего поколения технологии.

Психологический фактор

Естественно, что новаятехнология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственныхрезультатов. Наряду с этим менеджеры должны знать о том, как мыслят и какработают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым это удаетсялучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в ИТ.

Языковые уровни

Изготовители информационнойтехники должны научиться делать предложения не только в узкоспециальныхтерминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальноезначение для высшего менеджмента. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новыйпереговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь вэтом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ.Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе стем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который спомощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец всистеме сбыта ИТ уходит в прошлое.

§ 4. Вывод

Таким образом, можно резюмировать, что сегоднямежду рассмотренными группами интересов отсутствует необходимоевзаимодействие. Из-за различий в «языках» и «культурах»возникают проблемы кооперации и коммуникации. Властные устремления ипрофессиональный эгоизм мешает принятию решений по существу. К кооперации иинтеграции информационно-технологические отделы подготовлены слабо. Частоустанавливаются критерии, которые напрямую не связаны с успехом предприятия.Общие цели ставятся (если это имеет место) на крайне ограниченную временнуюперспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо.Сферы компетенций и ответственности за решение задач распределяются нечетко.Очевидно, что в сфере управления ИТ необходимы новые правила игры.

Использование информационнойтехнологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководствопредприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным.Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированныевнешние организации. Хозяйственные риски, связанные сИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооцениватьэтот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент сталвнимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативыпо изменению ситуации в данной сфере

Глава 2. Средства workflowв рамках общей концепции управления предприятием

Трудности, возникающие прирешении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны сего спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием,наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различнымиявлениями и процессами. Это прежде всего труд творческий и интеллектуальный. Напервый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации.Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась толькос автоматизацией некоторых вспомогательных рутинных операций. Но бурноеразвитие информационных компьютерных технологий, совершенствование техническойплатформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привелов наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

§ 1. Модель автоматизацииуправленческих процессов

При всем подлинноммногообразии управленческой деятельности возможна некоторая ее классификация.Определяют следующие виды управленческой деятельности в зависимости от еесодержания: эвристическая; административная; операторная.

Эвристическаядеятельность заключается в формулировании новых идей, концепций,решений. В управлении она воплощается в разработке новых планов, технологий,форм организации труда. Процесс такой деятельности может быть разделен на двесоставляющие: аналитическую и конструктивную. Аналитическая составляющаяподразумевает сбор, изучение и анализ необходимой для принятия решенияинформации. Конструктивная составляющая представляет собой подготовку,обсуждение и принятие управленческого решения. Деятельность такого видапрактически не формализуется.

Административнаядеятельность — это непосредственное управление действиями иповедением производственной системы. Она заключается в организации коммуникациймежду разными участниками процесса управления и в общем случае предполагаетвыдачу распоряжений и контроль их исполнения. Такая деятельность в большей илименьшей степени может быть формализована.

Операторнаядеятельность. Несмотря на то что управленческий труд — процессвесьма творческий, некоторая его часть рутинна и представляет собой наборстереотипных, повторяющихся операций, необходимых для информационногообеспечения производственных процессов. В основном, это операции, связанные сдокументированием управленческой деятельности. Согласно российскомузаконодательству и здравому смыслу, деятельность предприятия должна бытьзадокументирована, т. е. на соответствующие административные, финансовые,коммерческие, производственные операции создаются официальные документы. Именнообработка документов составляет основное содержание операторного труда (имеетсяв виду оформление, регистрация документов, экспедиционная обработка поступающейкорреспонденции). Операторная деятельность формализуется наиболее простымспособом и легко поддается автоматизации.

Исторически сложилось так,что операторная деятельность подвергалась автоматизации в первую очередь. Этосвязано с тем, что она просто формализуема. Операторная деятельностьподдерживается разнообразными средствами автоматизации.

В основном дляавтоматизации операторного труда используются системы, давно завоевавшие сердцапользователей. Сегодня они предлагают богатый набор разнообразныхфункциональных возможностей, обеспечивающих обработку данных, представленных вэлектронной форме. К ним относятся разнообразные средства разработки документов(такие как текстовые и табличные процессоры, средства подготовки презентаций ит. п.), системы обработки транзакций (OLTP — On-line Transaction Processing),системы управления базами данных (СУБД), системы управления документами (EDMS — Electronic Document Management System).

В качестве средствавтоматизации административной деятельности используются разнообразные системы,обеспечивающие и координирующие совместную деятельность нескольких участниковпроцесса управления. Такие системы появились на рынке программного обеспеченияотносительно недавно. Это так называемые системы groupware и workflow, а такжесредства работы с электронными формами. Основная концепция использования системтакого типа заключается в формировании единого информационного пространствапредприятия, упрощении процесса обмена информацией, оптимизации работсотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование ихсовместной деятельности.

Наибольшие трудностивозникают при попытке автоматизировать каким-либо образом эвристическуюдеятельность. В наши дни корректнее говорить не об автоматизации деятельноститакого рода, а об ее автоматизированной поддержке. К средствам, используемым вэтих целях, можно отнести системы поддержки принятия решений (DSS — DecisionSupport System), экспертные системы (ЭС), системы анализа в реальном времени(OLAP — On-line Analytic Processing), информационные хранилища данных (DataWarehouse). Работа таких систем основывается на утверждении, что для принятиярешения важнейшим фактором является наличие опыта действий в подобных ситуациях(личного и опыта других людей). Информацию об этом и предоставляют системыавтоматизации эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователямвозможность принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно.

§ 2. Системы workflow – понятия и определения

Технологияавтоматизации деловых процессов (workflow) — это современнаятехнология компьютеризированной поддержки процессов управления предприятием(деловых процессов) в целом или какой-то их части. В определенном смысле она неявляется революционной, поскольку объединяет несколько сформировавшихсяинформационных технологий, таких как электронная почта, управление проектами,работа с базами данных, объектно-ориентированное программирование иCASE-технологии. Конкретные реализации технологии представляют собойпрограммные системы автоматизации деловых процессов (системы workflow), каждаяиз которых основывается на некоторой комбинации перечисленных технологий.

Системаавтоматизации деловых процессов (система класса workflow) — программное обеспечение, служащее для описания и обеспечения выполнения деловыхпроцессов предприятия. Наиболее известны системы зарубежных производителей:Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.) ит. п. Достойное место среди них занимает отечественная разработка — WorkRoute(ВЕСТЬ АО).

При всем разнообразиисистемы автоматизации деловых процессов имеют и нечто общее — все онинаправлены на решение проблем, возникающих из-за изолированности ифрагментированности информации, путем создания общего информационногопространства на предприятии. Собственно говоря, такие системы нельзярассматривать как одиночные приложения. Их с уверенностью можно отнести ксредствам интеграции деловых процессов предприятия.

§ 3. Поддержка основных функций управления средствами workflow

Идеология системавтоматизации деловых процедур основывается на утверждении, что большинстводеловых процессов в аппарате управления обладает следующими характеристиками:

деловой процесс состоит изконечного набора задач, выполняемых предписанным образом;

в деловой процесс вовлеченомножество людей с различной степенью ответственности;

деловые процессызаключаются в изучении, создании, обработке и передаче информации в различныхпредставлениях, а не только в форме документов;

деловой процесс имеетнекоторую цель, возможно, не очевидную всем его участникам.

Системы автоматизацииделовых процессов основываются на комплексном подходе к решению задачуправления. Это значит, что они в той или иной мере поддерживают реализацию всехосновных функций управления: планирования, организации, активизации,координирования и контроля…

Система управления можетбыть разделена на управляющую и управляемую подсистемы. Управляющаяподсистема занимается выработкой управленческих решений. Управляемаяподсистема является исполнителем этих решений. Важный показательэффективности взаимодействия управляющей и управляемой подсистем — обратнаясвязь. Обратная связь — это информация о результатахуправленческого воздействия. Управляющая подсистема получает ее от управляемойв виде разнообразных отчетов (документированных и устных). Такая информацияпомогает оценить полученные результаты и служит основой для выработки новыхрешений, корректирующих или развивающих предыдущие.

Итак, средства автоматизацииуправленческих процессов (на схеме средства workflow) служат интегрирующимсредством при обеспечении взаимодействия управляющей и управляемой подсистемы,которое строится следующим образом.

Организация процессапроизводства приводит к формированию некоторых структур (организационной,производственной, структуры взаимоотношений и т. п.). Эти структуры вытекают изсущности и содержания деловых процессов. Они закладываются в модель деловогопроцесса на этапе внедрения системы автоматизации, что проявляется в построениикарты делового процесса, описывающего жесткую маршрутизацию, а также вназначении ролей, определении групп участников процесса и т. д. Таким образом,действующая система автоматизации деловых процессов поддерживает заданныйспособ функционирования аппарата управления.

Полученная при внедрениисистемы модель деловых процессов не является статичной. Предприятие можетвыжить и эффективно функционировать только в том случае, если будет чуткореагировать на преобразования внешней и внутренней среды. Эти измененияотражаются на организации деловых процессов внутри предприятия. В этом случаезадачей системы автоматизации деловых процессов становится своевременноеотображение происходящих изменений. При этом особое значение приобретает тотфакт, что обновление системы не требует ее перепрограммирования. Изменениявносятся по ходу дела непосредственными пользователями системы, делая ее весьмачувствительной к разнообразным нововведениям.

По результатам планированиястроится некоторый план действий. В рамках активизации руководство формулируетпоручения и распоряжения, призванные реализовать полученный план. С помощьюсистемы автоматизации руководитель или его секретарь оформляет распоряжения ввиде работ. При этом создается описание работы, включающее сроки ее начала,завершения и другие характеристики. Если выполнение работы требует ознакомленияс тем или иным документом, представленным в электронной форме, то он может бытьприкреплен к описанию работы и в дальнейшем будет передан пользователю. При параллельноймаршрутизации работа может направляться сразу нескольким исполнителям.

Система автоматизациипередает инициированные работы исполнителям согласно описанным характеристикам,соблюдая сроки передачи, вид маршрутизации и другие заданные условия. Исполнитель,получив задание, приступает к его выполнению. При этом он может сформироватьновые работы, как части выполняемой, если ему даны такие полномочия, и привлечьтаким образом к исполнению работы дополнительных участников. При необходимостиуточнения задания или оперативного согласования можно воспользоваться функциейсистемы аналогичной электронной почте, передав соответствующий запрос.

При переходе работы отодного участника к другому к ней могут добавляться новые данные. На схеме ониназваны «данными об исполнении работы». Такие данные появляются в системе двумяспособами: непосредственно вводятся исполнителем в экранную форму, описывающуюработу, или генерируются системой самостоятельно. Во втором случае имеются ввиду данные о сроках прохождения работой очередного этапа, текущем статусеработы (инициирована, завершена, отложена), ее местонахождении и т. п. Именноэта информация часто интересует инициатора работы с точки зрения координациипроцесса и контроля его протекания. Система автоматизации делового процессаобеспечивает передачу такой информации в режиме реального времени, поддерживаяоперативную обратную связь между инициатором работы и ее исполнителем. При этомустраняется возможность потери необходимых данных, значительно сокращаетсявремя их передачи по сравнению с бумажной технологией организации работ.

Полученная информацияслужит основой для выработки решений: по координации делового процесса и порезультатам контроля. Новые решения вновь оформляются в виде работ, запускающихновую итерацию работы системы. Использование систем автоматизации деловыхпроцессов позволяет значительно повысить уровень этих решений, благодарясвоевременному информированию руководства о состоянии дел.

Функционированиеавтоматизированной системы позволяет создать и поддерживать четкую технологиюжизнедеятельности всего аппарата управления. Оно способствует надлежащейорганизации работ, совершенствует обратные информационные связи, укрепляеттрудовую дисциплину и повышает организационную культуру

§4. Вывод

Итак, управление — этоспецифический вид труда, обладающий рядом особенностей. К ним относится слабаяформализуемость, затрудняющая его автоматизацию. Тем не менее современныепрограммные средства позволяют в какой-то мере решить задачи автоматизациипроцессов управления. В их число входят и системы автоматизации деловыхпроцессов (системы класса workflow).

Технология автоматизацииделовых процессов (workflow) в применении к управлению предприятием связана савтоматизацией административного труда и направлена на поддержку основныхклассических функций управления: планирования, организации, активизации,координирования и контроля. На сегодняшнем рынке ПО представлен широкий спектрсистем, реализующих эту технологию. Они обеспечивают решение поставленныхзадач, управляя последовательностью работ на основе описанных логических правили привлекая необходимые человеческие и информационные ресурсы, связанные сразными этапами работ.

Использование системавтоматизации деловых процессов позволяет говорить о следующих преимуществахвнедрения новой технологии организации управленческой деятельности по сравнениюс традиционными:

обеспечивается высокаяэффективность принятия решений;

рационализируются иинтегрируются информационные процессы, в том числе совершенствуется организациядокументооборота предприятия;

поддерживается оперативнаянастройка системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося напредприятии;

устраняется дублированиефункций;

повышается эффективностьработы в целом;

снижаются расходы наинформационное сопровождение функционирования предприятия.

Перечисленные достоинстватехнологии, а также ее успешное внедрение и использование на многихпредприятиях (как за рубежом, так и в России) дает возможность говорить о нейкак о современной эффективной технологии организации управленческих процессов,обладающей большим будущим.

Глава3. Стратегия внедрения ИТ на российских предприятиях

§ 1. ИТ –одно из направлений инвестиционной деятельности предприятия

Как всякое инвестиционноенаправление деятельности предприятия, а ИТ являются инвестиционным товаром,направление, связанное с внедрением ИТ, конкурирует за инвестиционные ресурсы сдругими направлениями, например, модернизацией технологий основногопроизводства или совершенствованием социальной сферы. Опрос финансовыхдиректоров ряда западных компаний показал, что в первую очередь менеджерыпринимающие решения в финансовой области, рассматривают ИТ как средство решенияименно задач бизнеса: снижение издержек производства, повышениепроизводительности отдельных критичных для данного вида бизнеса операций и т.д.

В качестве наиболее общегоколичественного показателя эффективности инвестиций в информационныетехнологии, как правило, выступает коэффициент возвратности инвестиций ROI(Return of Investments). Термин этот довольно известный, но интересно отметить,что, несмотря на длительный опыт применения ИТ, на сегодняшний день достоверныхметодов расчета ROI не появилось, а попытки определить его апостериорным путем,т.е. анализируя изменения показателей деятельности предприятий, внедривших ИТ,привели к появлению нового направления – анализа совокупной стоимости владения(или TCO — Total Cost Ownership).

Одним из наиболееперспективных направлений повышения деятельности предприятий на западерассматривается внедрение так называемых ERP–систем, которые в настоящее времяполучили наибольшую известность среди автоматизированных систем управленияпредприятием. ERP–системы — это системы управления всеми ресурсами предприятия(от английского Enterprise Resource Planning — планирование ресурсовпредприятия). Данные системы позволяют поддерживать весь цикл управления:планирование — учет — контроль — регулирование, — практически для всех основныхфункций деятельности. В первую очередь сюда относятся:

планированиепроизводственной деятельности. Это составление производственных плановразличного уровня, — от стратегических (несколько лет) до оперативных(несколько дней), — и проверка возможности их исполнения в соответствии ссостоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализациипланов различного уровня различна — от семейства продукции для решения задачстратегического планирования до конкретных материалов или производственныхопераций для оперативного управления производством;

управление закупками,запасами, продажами. Это автоматизация процессов планирования и учета для задачснабжения (материально-технического обеспечения) производства, сбыта готовойпродукции и управления складскими запасами;

управление финансами. Какправило, это ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учетосновных средств, управление наличными средствами и планирование финансовойдеятельности;

управление персоналом. Какправило, в подсистеме управления персоналом реализованы все основныепотребности работы с кадрами: найм и увольнение персонала, учет сведений осотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учетрабочего времени. В системах ERP персонал рассматривается как отдельный видресурса, что позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия ипроизводственные планы;

управление затратами. Сюдаотносится учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовойпродукции или услуг;

управлениепроектами/программами. Современная деятельность предприятия все большерассматривается через призму реализации производственных проектов или программ,для которых может осуществляться отдельное планирование и учет;

проектирование продукции итехнологических процессов. Данный функциональный блок позволяет вестиинформацию о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления,разрабатывать продукцию в соответствии с требованиями клиентов, а такжеоценивать затраты, которые понесет предприятие при выпуске такой продукции.

Следует подчеркнуть, чтовсе функциональные блоки ERP-системы тесно интегрированы между собой, чтопозволяет осуществлять действительное управление практически всеми аспектамидеятельности современного предприятия. Соответственно цена одного рабочегоместа таких систем, с учетом стоимости внедрения, колеблется в пределах 10-40тыс. долларов США, совокупная стоимость владения одним рабочим местом можетварьироваться в пределах 2,5- 20 тыс. долларов США в год, а средний срокэксплуатации ERP–системы составляет 15 лет. Вкладывать деньги в систему,работающую более короткий срок, считается нецелесообразным.

§ 2. Условия внедрения ИТ назападных предприятиях

Так что же дает внедрениеERP–систем? По данным агентства Oliver Wight, положительный эффект, при которомкоэффициент ROI  100%, наблюдается примерно в 40% случаев. В остальныхслучаях затраты на внедрение систем полностью не окупились.

Предприятияклассифицировались по следующим признакам: наличие сформулированной стратегиибизнеса и автоматизации, применение методов управления проектами, проведениетренингов сотрудников по командообразованию и т.д. При этом класс А – наивысшийкласс куда относились компании с наилучшими показателями.

Однако, несмотря на такие,казалось бы, неутешительные данные, многие западные предприятия продолжаютсовершенствовать свои информационные системы. И по-прежнему довольно частообращаются именно к ERP-системам. Чтобы понять, почему это происходит,рассмотрим влияние на условия внедрения ERP-систем следующих факторов:

Состояние экономики

Состояние предприятий

Состояние рынка ИТ.

По российским меркамсостояние западной экономики характеризуется абсолютной стабильностью, причемнаблюдается хорошая корреляция процентных ставок со средним уровнемрентабельности предприятий (рост денежной массы не сильно обгоняет ростнационального продукта). Большинство предприятий работает в сильно конкурентнойсреде, а стоимость рабочей силы довольно высока (в свое время получившаяширокое распространение в Японии система Канбан, основанная на применениипростых механических устройств и низкооплачиваемого персонала, позволилареализовать при управлении производством широко известный принцип Just-in-Timeбез использования дорогостоящих информационных технологий).

Как правило, западныепредприятия в подавляющем большинстве обладают развитой инфраструктурой именеджерами, которые готовы к восприятию регулярных, детально документированныхпроцедур управления и имеют опыт общения с ИТ на бытовом уровне (достаточнопосмотреть статистику наличия персональных компьютеров в семьях, особенно всемьях “белых воротничков”).

Состояние же рынкаERP–систем можно охарактеризовать одним словом – насыщенность. Под этимпонимается следующее. Подавляющее число предлагаемых систем четкопозиционируется как по отраслевому принципу (вертикальные рынки) или типупроизводства (например, решения для непрерывного производства или оптовойторговли), так и по размерам предприятия (например, для предприятий, входящих всписок Fortune 100, Fortune 2000, малых компаний и т.д., или для предприятий сгодовым оборотом от … и до …). Кроме того, производители крупных ERP–системимеют большое количество, до нескольких тысяч, специализированных моделейпредприятий, так называемых референтных моделей, и, соответственно, методикивнедрения, адаптированные к особенностям деятельности предприятия определенноготипа. При этом во всех сегментах рынка предлагается несколько различныхпродуктов.

Если еще учесть, чтоERP–системы появились в результате эволюционного развития MRP–систем (системпланирования потребностей в материалах, широко распространенных еще в середине60-х годов), то можно предположить, что западные менеджеры были подготовлены квосприятию этих систем достаточно хорошо.

Однако, внедряяERP–систему, западная компания рассчитывает достичь определенного эффекта. То,что получается реально, можно оценить на основании приведенной ниже диаграммы.

Таким образом, еслирассмотреть инвестиционную эффективность проектов внедрения ERP–систем, тостановится не совсем понятно, чем можно объяснить объем рынка этих систем.По-видимому, основной эффект этих систем заключается в том, что они значительновлияют на конкурентоспособность компаний. Иными словами, без них компанияпросто не в состоянии вести свой бизнес. В значительной степени это можнообъяснить тем, что системы класса ERP позволяют быстро и с высокой точностьюконсолидировать информацию для принятия решений высшим управленческимперсоналом. При этом последний при принятии решений получает возможностьоперировать не приближенными оценками, а точными значениями, либо устанавливатьс высокой достоверностью доверительные интервалы оцениваемых параметров.Подводя итог сказанному выше, можно предположить, что ERP-системы для западныхкомпаний в стратегическом плане являются критическими бизнес–приложениями.Отсутствие в компании подобной системы со временем приводит к утереконкурентоспособности или управляемости, причем, чем больше размер компании,тем быстрее это происходит.

§ 3. Условия внедрения ИТ нароссийских предприятиях

Но являются ли ERP-системытаким же необходимым условием выживаемости и российских предприятий? Для ответана этот вопрос попробуем рассмотреть влияние на развитие политики в областиинформационных технологий отечественных предприятий тех же, что и для Запада,факторов:

Состояние экономики

Состояние предприятий

Состояние рынка ИТ.

При этом из дальнейшегорассмотрения исключаются предприятия, которые, будучи резидентами в России, посуществу являются дочерними предприятиями транснациональных корпораций. Длятаких компаний внедрение ERP-систем диктуется корпоративными стандартами, атакже потребностями управления большим транснациональным бизнесом. Причем типсистемы, ее функциональный состав и количество рабочих мест как правилоопределяются теми же корпоративными стандартами.

Итак, состояние экономики вРоссии характеризуется явной нестабильностью и, несмотря ни на что, высокимиинфляционными ожиданиями. Причем процентные ставки банковских долгосрочныхкредитов практически постоянно превышают реально возможную рентабельностьпредприятий. В таких условиях выполнение инвестиционных проектов сопряжено сбольшим риском.

Подавляющее числопредприятий работают в среде со слабой конкуренцией, многие являются либомонополистами, либо близки к этому.

Состояние отечественныхпредприятий в большинстве случаев характеризуется наличием устаревшихтехнологий основного производства и высокой степенью износа основных фондов.Крайне низка и выработка на одного сотрудника. Так, если в ведущих западныхкорпорациях выработка на одного сотрудника превышает 200 000 долларов США вгод, то на российских она колеблется в пределах от нескольких тысяч донескольких десятков тысяч долларов США в год. Большинство управленцев слабознакомо с современными методами управления, т.е. не являются, как это принятоговорить, менеджерами в полном смысле этого слова, т.к. имеют техническое, вряде случаев еще и не профильное, базовое образование, а программа переобученияуправленческих кадров на российских предприятиях — большая редкость. Крометого, предприятия в большинстве случаев не обладают развитойтелекоммуникационной инфраструктурой, поэтому внедрение автоматизированнойсистемы управления начинается с инвестиций в телекоммуникации, что приводит ксущественному увеличению стоимости проектов. Общий уровень компьютернойграмотности российских управленцев недостаточно высок, что, в свою очередь,приводит к увеличению затрат на обучение. Нередки случаи, когда обучениеуправляющих начинается с обучения их базовым понятиям информационныхтехнологий, затем офисным приложениям, и только потом появляется возможностьперейти к обучению их собственно как пользователей автоматизированной системыуправления предприятием.

Рынок ERP-систем в Россиина сегодняшний день находится в достаточно интересном положении: полностьюотсутствуют отечественные системы подобного класса, но зато присутствуетдостаточно много зарубежных производителей, начиная с SAP и заканчивая совсеммалоизвестными фирмами из Западной Европы. Причем большинство систем в той илииной степени локализованы, включая документацию. Однако сравнительно небольшойобъем рынка, который по некоторым оценкам не превосходит 270 млн. долларов США,заставляет поставщиков решений вести себя достаточно агрессивно. Этопроявляется в том, что в условиях низкого спроса со стороны предприятий всочетании с необходимостью выполнять партнерские соглашения и выбирать квоты состороны поставщиков решений, практически любая ERP-система представляетсяодинаково пригодной для любой компании. Встречаются случаи, когда какая–либосистема, в основном ориентированная на определенный тип производства, в Россиивнедряется на предприятиях с другим типом производства. Или другой пример:предприятие с годовым оборотом меньше 30 млн. долларов США закупает систему,которая позиционируется как система для предприятий из списка Fortune 2000.

Отдельного рассмотрениязаслуживает и проблема внедрения ERP-систем на российских предприятиях. Как ужеотмечалось, ERP-системы ориентированы на обслуживание бизнеса. Многие липредприятия имеют сформулированные стратегии развития бизнеса, корпоративныестандарты в области информационных технологий и стратегию развития ИТ? Ответдостаточно очевиден. Выбор и внедрение системы в этих условиях становитсязачастую просто бессмысленным, а инвестиции в ИТ — омертвленным капиталом.

Другим существеннымпрепятствием при внедрении ERP-систем становится уровень организацииуправления. На российских предприятиях в основной массе отсутствует традициядетально документировать управленческие решения. Необходимо понимать, что однимиз основных конкурентных преимуществ, которое дает ERP-система, являетсявозможность представления консолидированной информации высшему управленческомуперсоналу. А это требует ввода информации в систему, причем регулярно и на всехуровнях управления. Т.е. менеджер любого уровня должен документировать своидействия. Естественно, что это повышает загрузку низшего и среднего звенауправленцев, которое просто не привыкло работать подобным образом и зачастуюможет оказывать существенное сопротивление процессу внедрения системы. И, наконец,в условиях слабой конкуренции оперативное представление консолидированнойинформации высшему управленческому персоналу может просто не понадобиться.

§4. Вывод

Итак, какие же рекомендациипо формированию стратегии внедрения ИТ на российских предприятиях можно дать всложившейся ситуации? Прежде всего — это решение только тех проблем, которыенеобходимо решить. Т.е. необходимо правильно идентифицировать проблемы, стоящиеперед предприятием, и существующие возможности для их решения. Например, если годовойоборот предприятия составляет 50 млн. долларов США, то оно вряд ли нуждается всистеме с годовой стоимостью владения более миллиона долларов. Кроме того, еслипредприятие действует в слабо конкурентной среде, ему также не требуется ивозможность быстрого принятия решений в области смены линии выпускаемыхпродуктов или системы продаж.

Однако, если все-такипринято решение о создании или внедрении автоматизированной системы управленияпредприятием, то, так же как и на Западе, начинать внедрение таких системследует с автоматизации критичных бизнес–функций. К таким функциям в России,как правило, следует отнести подготовку внешней отчетности и оптимизациюналогообложения, что требует внедрения регулярных процедур учета с последующейих автоматизацией.

Второй задачей, которуюнеобходимо решать, является задача подготовки управленческих кадров, способныхне только воспринимать подходы к управлению, реализованные в ERP–системах, но иготовых внедрять их на практике. Как известно, менеджеры не появляются мгновенно.Таким образом нам требуется повторить путь, который прошли западные корпорации,только намного быстрее.

Хорошей стартовойплатформой при этом могут стать корпоративные системы управления, создаваемыероссийскими производителями. Они значительно дешевле западных систем, и в нихучтены все особенности российского бухгалтерского учета. Желательно выбирать тесистемы, которые характеризуются следующими качествами:

по своим возможностямприближаются к западным стандартам управления производством (например,стандарту MRPII) или мигрируют в этом направлении

при их созданиииспользованы наиболее совершенные технические решения. Это гарантирует защитусделанных инвестиций.

Таким образом, возможно,что для многих российских предприятий наилучшей стратегией внедрения ИТ можетстать одна из следующих:

Использовать какую–либоразвивающуюся российскую систему, получая соответствующие скидки на обновленныеверсии и подготавливая управленческий персонал к ее возрастающим функциональнымвозможностям. В этом случае остается надеяться, что грань в подходах, лежащих воснове построения отечественных и зарубежных систем, со временем сотрется.

Внедрить относительнонедорогую российскую учетную систему, что позволит достичь полного соответствияроссийскому законодательству, и со временем интегрировать ее с системойуправления предприятием типа ERP. Следует отметить, что по этому пути пыталисьпойти некоторые поставщики ERP-систем на нашем рынке, предпочтя доработкесобственной системы ее интеграцию с качественными российскими продуктами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

После рассмотрениясобранного мной материала и исследования поставленных целей и задач я пришел кследующим выводам:

1. Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивымвнутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать,так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются наруководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно,до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегическийресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относитьсяк ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации вданной сфере;

2. Использованиесистем автоматизации деловых процессов позволяет говорить о следующихпреимуществах внедрения новой технологии организации управленческойдеятельности по сравнению с традиционными:

обеспечивается высокаяэффективность принятия решений;

устраняется дублированиефункций;

повышается эффективностьработы в целом;

снижаются расходы наинформационное сопровождение функционирования предприятия.

3. Таким образом, возможно,что для многих российских предприятий наилучшей стратегией внедрения ИТ можетстать одна из следующих:

еще рефераты

Еще работы по менеджменту

Реферат по менеджменту

Информационные технологии в управленческой деятельности

22 Июня 2015

Реферат по менеджменту

Информационные технологии и научно-технический прогресс