Реферат: Системы управления документами, их функции
СодержаниеВведение<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">Часть
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:EN-US">I<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">. Системыуправления документами, их функции<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">1.<span Times New Roman""> 2.<span Times New Roman""> 2.1.<span Times New Roman""> Хранилище документов2.2.<span Times New Roman""> Система управления документооборотом2.3.<span Times New Roman""> Коммуникационная среда<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family: Arial;layout-grid-mode:line">2.4.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;layout-grid-mode:line">Интеграционные компоненты<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family: Arial;layout-grid-mode:line">2.5.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;layout-grid-mode:line">Системные компонентыЗаключениеСписок литературы<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»; mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language:AR-SA">Введение
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»;layout-grid-mode: line">Система управления документами (СУД)<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«Times New Roman»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA;layout-grid-mode:line">[1]
— система, обеспечивающая работу с документами.<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»"><span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Информация,которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного,выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающаяуправление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать,редактировать и рассылать документы.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Главная функцияэтой системы — поиск и индексирование документов, что позволяет быстроопределять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, ктопользуется документами в любой момент времени.
<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»; mso-font-kerning:14.0pt;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU; mso-bidi-language:AR-SA">Часть I. Системы управления документами, их функции
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Компания IDC даетследующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">«Системыэлектронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания,управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерныхсетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов,которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы,образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычнымивозможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом,преобразование и безопасность».<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«Times New Roman»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA;layout-grid-mode:line">[2]
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»;layout-grid-mode: line">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;layout-grid-mode:line">Основными функциями СУД являются:
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">прием, регистрация и учет документов;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">упорядочение и классификация документов;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">обработка документов;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">дописывание комментариев к документам;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">создание личных библиотек документов;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">изменение конфигурации документов;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">контроль версий документов при их модификации;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">предоставление возможности удаленного доступа к документам;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">управление информацией в базе данных;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">обеспечение безопасности данных, разрешение доступа кдокументам только определенным пользователям;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">пересылка и рассылка документов;·<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">администрирование учета и архивирования данных.<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
Система управлениядокументами должна также обладать возможностью редактирования и слияниядокументов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений итекстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей вдокументы.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Поиск документовдолжен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: датасоздания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управлениедокументами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все ширеиспользуется доступ к информации через глобальные сети.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">СУД можно разбитьна пять подсистем<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»; mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language:AR-SA; layout-grid-mode:line">[3]
, решающиесамостоятельные задачи (см. таблицу).<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Задача
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Подсистемы СУД
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Документы нужно надежно хранить
и быстро находить
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Централизованное хранилище электронных документов
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Документы нужно обрабатывать
в соответствии с действующими процедурами
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Система управления документооборотом
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Коммуникационная среда
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Интеграционные компоненты
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Все это должно на чем-то работать
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Системные компоненты
Хранилище документов<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Создается единаябаза данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы,систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуетсяважнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте,хорошо защищенном от несанкционированного доступа.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Бумажные документыпопадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из тойпрограммы, в которой они создаются.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Для быстрогопоиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его ещеназывают, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найтинужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.
Система управления документооборотом<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Документооборотобычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением еебизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Кроме того, любаяуспешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции,приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения ворганизационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутахдвижения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать дляавтоматизации рабочих процедур специальные программные средства.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">С помощьюконструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить какпоследовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, чтоследует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шагасистема автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходитавтоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участникипроцесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какойстадии обработки находится документ.
Коммуникационная среда<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Чтобы обеспечитьэффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУДтребуется некая «сигнальная система». Обычно это электронная почта.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">По электроннойпочте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, такихкак появление новых документов, поступление документа на рассмотрение,нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку,которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованногохранилища.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">В последнее времяпопулярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникамбизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться«в режиме реального времени»: получать информацию о наличии другдруга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводитьаудио- и видеоконференции.
Интеграционные компоненты<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">СУД — это всеголишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создаетсяона не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общуюсреду таким образом, чтобы не возникало участков с «ручной» обработкойинформации.
Системные компоненты<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Техническимисредствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являютсяинформационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптическихдисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверноепрограммное обеспечение.
<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»; mso-font-kerning:14.0pt;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU; mso-bidi-language:AR-SA">Заключение
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Управлениедокументами лишь часть глобальной системы, частью которой может является ипростое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобныесистемы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно накорпоративном уровне.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Как показываетпрактика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторыеиз которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Следует отметить,что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем уних появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не однусотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использованиеимпортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашейдействительности.
<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»; mso-font-kerning:14.0pt;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU; mso-bidi-language:AR-SA">Списоклитературы
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:Arial">1.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Как управлятьдокументами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г.,www.directum.ru/514280.shtml.<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:Arial">2.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Гипертекстовыйэнциклопедический словарь по информатике, 2004г., ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:Arial">3.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Системы УправленияДокументами, Алексей Жданов, 2003г.,www.naumen.ru/go/company/press/judgement.<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:Arial">4.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Захаров О. Чтотакое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:Arial;mso-ansi-language: EN-US">5.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:EN-US">IDC. EuropeDocument Management Market Review and Forecast, 1998-2003, (2000. <span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">февр<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»; mso-ansi-language:EN-US">.).<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙУНИВЕРСИТЕТ
им. М.В. ЛОМОНОСОВА
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»;letter-spacing:.5pt;mso-font-kerning:12.0pt">кафедраэкономической информатики экономического
факультета МГУ
Реферат
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">на тему: “СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, ИХ ФУНКЦИИ”.
Выполнил:
студент 315 гр. Бровкин Александр
Проверил:
доц., канд. тех. наук Когаловский М.Р.
Москва
2004
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">
<span Times New Roman",«serif»;mso-fareast-font-family: «Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language: AR-SA">[1]
<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»; mso-ansi-language:EN-US;layout-grid-mode:line">Document Management System (DMS)<span Times New Roman",«serif»;mso-fareast-font-family:«Times New Roman»; mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language:AR-SA">[2]
IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,(2000. февр.).
<span Times New Roman",«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA;layout-grid-mode:line">[3]
“Как управлять документами в современной организации”, Виктор Таранов, 2003г.http://www.directum.ru/514280.shtml