Реферат: Закон информированности-упорядоченности

Министерствообщего профессионального образования рф

Поморский государственныйуниверситет им. М.В. Ломоносова

РЕФЕРАТ

на тему:

Закон информированности-упорядоченности

Выполнил: студент 32 группы

факультета управления

БУСИН Алексей Михайлович

Проверил: кандидат философских наук

ОКУНЕВ Юрий Павлович

Архангельск 2002

Оглавление.TOC o «1-3» h z

Введение.PAGEREF _Toc9132615 h 3

Основная часть.PAGEREF _Toc9132616 h 4

Коммуникации вуправлении. PAGEREF _Toc9132617 h 4

Общие сведения обинформации. PAGEREF _Toc9132618 h 5

Характеристикиуправленческой информации. PAGEREF_Toc9132619 h 7

Особенностиуправленческого труда. PAGEREF _Toc9132620 h 9

Организациябезопасности информации. PAGEREF_Toc9132621 h 10

Особенности законаинформированности-упорядоченности. PAGEREF _Toc9132622 h 11

Заключение.PAGEREF _Toc9132623 h 12

Список используемойлитературы.PAGEREF _Toc9132624 h 13

Введение.

Каждый руководитель компании хотел бы иметь дружныйи работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей.Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такогоколлектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этихусловий важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

Управление в организации осуществляется черезлюдей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера являетсянаходящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая этуинформацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит имотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информациютаким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информациитеми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемыи уделяют этому большое внимание.

Коммуникации рассматриваютсякак явление и как процесс. Как явление коммуникации представляют собойустановленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия междулюдьми в рамках организационных форм. Как процесс коммуникации отражаютпринципы и закономерности отношений между людьми.

Все коммуникации ворганизации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных.Данные – это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения,результаты мыслительной деятельности. А часть данных, несущих в себе новизну иполезность для принятия специалистом обоснованного решения, являетсяуправленческой информацией[1].

Управленческая информациядолжна, в свою очередь, рационально собираться и использоваться. Именно вопросэффективности использования информации в деятельности организации и описываетсязаконом информированности упорядоченности.

Основнаячасть.Коммуникации в управлении

В процессе коммуникации информация передаётся отодного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группыи даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностныйхарактер и осуществляется путём передачи идей, фактов, мнений, намёков в устнойили какой-либо другой форме (письма, жесты, поза и т.д.) с целью получения вответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанныемежду собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передаётся, и то,как это «что» передаётся. Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо,как минимум, наличие двух людей.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего«общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающиминформацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не простоинформации, а значения или смысла с помощью символов[2]

.Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна дляуспеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится нанепосредственном взаимодействии людей (начальник с подчинёнными, подчинённыедруг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностнаякоммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения вопросов,характеризующихся неопределённостью и двусмысленностью.

Принята следующая типология коммуникаций:

·

Руководитель, принимая решение и реализуя его средисвоих подчинённых, коллег и вышестоящих руководителей, должен управлятьвозникающими при этом реакциями: либо полной поддержкой, либо проявлениямипротиворечий. Это определяется степенью удовлетворения потребностей и интересовкак управляющей, так и управляемой систем.

Полная поддержка свидетельствует либо о пассивностиподчинённых и большом авторитете руководителя, либо об их некомпетентности.Таким образом, полная поддержка решений руководителя – это серьёзный симптомнеблагополучия в организации.

Наиболее характерная реакция подчинённых –противоречие. Противоречие – это результат взаимодействия сторон с различнойстепенью восприятия и оценкой одного и того же явления или объекта, которыевместе с тем находятся во внутреннем единстве (в рамках одной системы) иявляется источником развития и познания.

Общие сведения об информации

Информация представляет важнейший элемент информационнойсреды управления (ИСУ). Кроме нее ИСУ включает:

·

Уровни развития составляющих ИСУ должны взаимносоответствовать, при этом среда играет активизирующую роль, выступая какдополнительный ресурс. При большом несогласовании составляющих ИСУ друг другуинформационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательнойсинергии). Так, при преимущественно ручной обработке информации (печать наобычных машинках, вычисления на калькуляторах) следует использовать простыесистемы передачи информации и приглашать специалистов со средним уровнемобразования в области информатики.

Основная задача ИСУ — доведение до конкретногоработника нужной информации в нужное время.

Обычно информацию разделяют на два больших класса:

·

К объективной относится информация, полученная отобъекта управления как потребительской стоимости. Например, информация оработнике: диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях,трудовая книжка, местожительство и т.д.; информация о конкуренте: прайс-листына продукцию, его реклама, местонахождение, сведения о персонале и т.д.Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношениесубъективного и объективного в отраженной информации зависит от многихфакторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культурычеловека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление,уровня и технических средств управления.

Таким образом, хотя сам источник информации носитобъективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражениипроисходят прием, преобразование и передача ее человеком. Работник может и саморганизовать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений ит.д.). В данном случае субъективность информации заложена в самом начале.

Субъективность информации нельзя отождествлять сошибочностью, недостоверностью — это разные категории. Субъективнаяинформация может иметь высокий уровень объективности и достоверности.

Категория «информация» имеет смысл лишь тогда,когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Человек можетодновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управленческоевоздействие на объект управления, руководитель получает информацию о ходевоздействия и результатах деятельности объекта управления (обратная информационнаясвязь).

Задача субъекта управления в ИСУ заключается вследующем:

• отделить ценную информацию от «шумов»;

• выделить из информации наиболее важную часть,позволяющую анализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильноерешение.

Большое значение имеет работа со слухами. Втипичный перечень тем для слухов входит следующая информация:

• предстоящие сокращения;

• новые дисциплинарные и экономические мерынаказания;

• изменения в структуре организации;

• грядущие кадровые перемещения и повышения;

• подробности споров руководителей;

• подробности личной жизни руководителей.

Управлять такой информацией необходимо. Если всепустить на самотек, то информация может достаточно быстро превратиться вдезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных. Для работысо слухами существует два основных метода:

·

Управление информационным процессом, связанным сослухами, существенно улучшает микроклимат в коллективах и в компании в целом.

Характеристики управленческой информации

Обычно в управлении выделяют следующиехарактеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность иоткрытость. Рассмотрим подход к этим характеристикам.

Объем информации должен рассматриваться с двух сторон— как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информацииопределяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символахили байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации окаком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит отсимвольного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), временногоинтервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки,индивидуальных характеристик информанта, текущего состояния объекта управления(актуальность, изменение состояния объекта). Объем воспринимаемой информацииимеет три уровня:

·

Информационная избыточность об объекте управленияповышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения иповышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуетсядублирование информации, т. е. создание информационной избыточности,

Недостаток информации затрудняет выработкуправильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математическихметодов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информациичасто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Монополизацияпроявляется в двух направлениях:

• засекречивание (обоснованное или необоснованное)части необходимых сведений;

• стремление отдельных лиц или организациймонопольно обладать информацией для повышения своего социального иматериального статуса.

Выход должен быть в демократизации информационныхпроцессов, т. е. в широком доступе к интересующей информации через различныеканалы всех заинтересованных лиц.

Субминимальный уровень информации — этоминимально-полный объем информации для конкретного человека, при котором онможет принять обоснованное управленческое решение, Естественно, этот уровень —величина субъективная и его следует подстраивать под конкретного человека.Технология определения этого минимума должна учитывать индивидуальностьчеловека. В этой связи концепция построения автоматизированных рабочих мест(АРМ) может хорошо реализовать данный уровень информации.

Методика оценки уровня объема воспринимаемойчеловеком информации основана на экспертных методах.

Современные руководители частных организаций (ониже и владельцы) постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и вкаком объеме следует давать тому или иному работнику?

Достоверность во многом зависит от методикидокументооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче иобработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событииможно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора иобработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Дажеабсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, можетстать ложной, например информация о курсах акций на бирже. Достоверность можетбыть искусственно повышена в результате обработки большего, чем обычно, объемаинформации по эффективным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровеньдостоверности информации можно получить, обрабатывая информацию сдоверительным и даже с негативным уровнем достоверности.

Ценность информации характеризуется снижениемуровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильногорешения. Ценность информации имеет четыре уровня:

·

Ценность характеризует информацию как товар,имеющий потребительскую стоимость. Нулевую ценность имеет информация,повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющаяненужные для принятия решения характеристики. Средний уровень ценности имеетинформация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к работеспециалистами. Высокую ценность представляют имитационные модели организаций,позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствияреализации при различных вариантах решения. Сверхвысокую ценность представляетинформация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговымиисследованиями. Иногда сверхценная информация имеет криминальный источник.

Насыщенность информации — это соотношение полезнойи фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной(профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятияэмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты,сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение опредстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновойинформации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плоховоспринимается.

Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновойинформации относится к искусству управления. Современной тенденциейинформационного обеспечения процесса управления является увеличениенасыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр).

Открытость информации — это возможностьпредоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытостиинформации:

·

Рассмотренные пять характеристик информацииоказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие.Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения еёобъема и открытости.

Процесс формирования заданных характеристик информацииможет идти по двум вариантам: по упреждению и по результатам. Формирование поупреждению требует хорошего набора статистических данных, аналитическихметодов и современных информационных технологий. В единую систему перечисленныесоставляющие еще не сведены. Пока лучшие результаты дает процесс формированиятребуемых характеристик информации по результатам путем корректировокхарактеристик.

Особенности управленческого труда

В условиях применения современных информационныхтехнологий можно отметитьследующиеособенности управленческого труда (УТ).

1.

2.

3.

4.

5.

6.

функции высококвалифицированных специалистов (инженеров, экономистов, врачей и т.д.), непосредственныхорганизаторов производства (менеджеров) и руководителей менеджеров.Информационные системы управления организации могут существенно сократитьвремя, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.

7.

Организация безопасности информации

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации(ст. 139), действующему с 1 января 1995г. «лица, незаконными методамиполучившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну,обязаны возместить причиненные убытки».

Информация — это интеллектуальная собственность,товар, сведения «Кто владеет информацией — тот владеет миром», — писал У.Черчиль. По данным журнала «Business-week» (США), утеря и хищение информации нафирме IBM за последние 10 лет оцениваются в 1 млрд. долл. упущенной прибыли.

Хорошая информация — это основное условиеконкурентной способности организации. Информация в отличие от классическоготовара при передаче ее другому лицу остается и у продавца (в виде копий). Поэтомупропажу сразу заметить сложно. Получение информации идет легальным (легитимным)или криминальным путем. Регламент использования информационного пространства изащита информации от несанкционированного доступа отражены в Федеральномзаконе «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20февраля 1995 г., принятом ГД РФ 25 января 1995 г.

Способы получения информации различны:

·

Также существуют способы ее защиты:

·

или воспитание лояльных сотрудников (лояльность — корректное, благожелательное отношение кчему-либо);

·

Серьезный подход к информационному обеспечениюперсонала компании требует больших затрат как на получение информации, так ина ее охрану.

Особенности закона информированности-упорядоченности

Информационная среда в виду ее важности являетсяобъектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. ИСУподчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Подупорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации:системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличиемежду элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) — коэффициентовпропорциональности.

Формулировка законаинформированности-упорядочности:

·

Закон может действовать в трех вариантах.

Первый вариант: руководитель и подчиненные ничегоне знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат стихийного действия закона. Персоналбудет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынкахсбыта и др., не задумываясь о ее упорядоченности и объеме. На этот процессможет уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подброситьложную информацию, которая, несомненно, будет принята. В результате компанияможет понести серьезные убытки.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а егоподчиненные нет.

Результат действия закона. Персонал будет старатьсяпринести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбытаи др. Роль руководителя будет заключаться в просмотре всей информации и отборесущественной. Это весьма, трудная работа, и руководитель может что-то важноепропустить. Если эта пропущенная информация приведет к отрицательнымрезультатам, то персонал во всех грехах обвинит руководителя. Таким образом,этот вариант самый тяжелый для руководителя. Лучше не знать всем, чем знатьодному.

Третий вариант: руководитель иподчиненные знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат действия закона будет самымблагоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственностисобирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этомзаинтересованному специалисту компании. При этом варианте «туфта» (пустаяинформация) или дезинформация с большой вероятностью будет опущена длядальнейшей аналитической работы.

Наличие устойчивого канала информации увеличиваетвероятность поступления нужной для работника информации и при этомнеопределенность ее уменьшается.

Закон требует от руководителей создания и развитияисточников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников,внедрения передовых информационных технологий, в том числе автоматизированныхрабочих мест.

Следствие закона: информированность работника последостижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Руководитель, используя характеристики информации (объем, ценность, насыщенность идостоверность), имеет возможность создать первоклассный информационный ресурссвоей организации.

Заключение.

Действительно, информация является очень важнымресурсом в управленческой деятельности на любом уровне управления (федеральныйили уровень мелкой организации).

Важным умением руководителя помимо всего прочегоявляется его умение грамотно и рационально распоряжаться имеющейся у негоинформацией, а также важно знать и уметь отбирать только нужную информацию дляанализа и использования в процессе принятия управленческого решения.

Именно в законе информированности-упорядоченности иговорится о принципах правильной работы с информацией в рамках управленческойдеятельности. Важно, чтобы знанием этих основных принципов обладал не какой-тоодин субъект управления, а желательно, что все субъекты (и объекты) управленияграмотно строили свою работу с информацией.

Списокиспользуемой литературы.

1.

Гардарика, 1998. – 528 с.

2.

перераб. И доп. – М.: Гардарика,1998. – 296 с.

3.

[1]

Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб.Пособие для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – 375 с.

[2]

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник,3-е изд. –М.: Гардарика, 1998. – 528 с.

еще рефераты

Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)