Реферат: Автоматизация конторского труда

    Проект выполнен:                                   Руководительпроекта:

    Всеволод Украинский,                            Профессор РазумовО.С.

    ИИ-102

            Реферат

              тема:«Автоматизация конторского труда»

    дисциплина: «Теория системногоуправления»

                                Москва, 1994год

    Московский Международный Университет Бизнеса иИнформационных Технологий

Специальность:  «Международный информационный бизнес»

              Тема:  «Автоматизация конторского труда»

Объектрассмотрения — процесс обработки документовв типовой фирме

информационногобизнеса;

Основные вопросыдля разработки:

          1. Особенности автоматизацииконторского труда

          (отличие от предприятий);

          2. Новая технология обработки данных(комплексная);

          3. Оборудование для обработки данных

          («ввод-процесс-вывод» на базе ПЭВМ).

Графическиематериалы:

          1. Основные маршруты документов вофисе фирмы;

          2. Технологический процесс обработкиданных в конторе фирмы

          (на базе ПЭВМ).

Цель проекта:Изучить особенности автоматизациидокументообработки в офисе (конторе) при комплексной обработке данных на базеПЭВМ.

<span Times New Roman";mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: KO;mso-bidi-language:AR-SA">

§1. Что такое автоматизация

(параграф, необходимый для понятиятермина и истории его использования)

   Термин «автоматизация»  стал  появляться в печати вскоре  после конца второй  мировой  войны, однако  это слово не  нашло места в

словарях до конца 50-хгодов.  Затем,  этому термину  было дано уни-

версальное,  на  мойвзгляд  определение:  «автоматически  контроли-руемое действие машины, процесса илисистемы, особенно с помощью контролирующих устройств».  Эта характеристика охватывает автома-

тизацию как на промышленномпредприятии, так и в конторе.

   Этот термин был  впервые  употреблён в <st1:metricconverter ProductID=«1947 г» w:st=«on»>1947 г</st1:metricconverter>.  Д. С. Хардером из

«Форд мотор компани»  на заседании, посвящённом планировке и обо-

рудованию нового завода.  После этого термин  «автоматизация» сразу

же  был признан в качестве удобного выражениядля  автоматических

устройств  и стал общеупотребительным  вавтомобильной и  металло-

обрабатывающейпромышленности.  Далее этот  термин стал  употреб-

ляться практически вовсех  сферах производства, а что касаетсяпри-

менения  этого слова в связи с  обработкой  данных и  канцелярской

работой, то  первый человек,  который якобы употребил его, был Джон

Диболд из компании «ДжонДиболд».

   В настоящее время,  благодаря интенсивному  развитию компьютер-

ной технологии, автоматизацияпроизводство  используется практичес-

ки всюду,  как в промышленной сфере,  так так и в конторах (офисах).

В следующих  параграфах рассматривается автоматизация в конторах

и  подчеркивается  её отличие  от  автоматизации на  промышленных предприятиях:  комплексная обработка информации (КОИ),  обработка

данных  с помощью  ПЭВМ,  автоматизированная  обработка данных

(АОД) и современные методыобработки  данных (СОД),  степень авто-

матизации, оценкаиспользуемого оборудования и достижения в техно-

логии обработки данных.

§2. Автоматизация в конторах и напредприятиях

(основные отличия между автоматизацией вофисах и на промышленных предприятиях)

   Автоматизация  на заводе или на фабрике влечет  за собой «контро-

лируемое действие аппаратаили машины».  Это значит,  что для регу-

лирования  и контроля за действиями  машины используютсяразлич-

ные электронные илимеханические устройства. Автоматизированный

завод вчерашнего днястановится ещё более автоматизированным. На

фабрике, где в течениедлительного времени все работы выполнялись

машинами,  во главу угла ставится  совершенствованиеоборудования

или машин.

   Напротив, автоматизация  в  конторе зависит  главным образом от

контролируемого действиясамой системы по обработке офисных до-кументов, называющейсякомплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровеньавтоматизации,  необходимо прежде

всего провести рядмероприятий по совершенствованию самих систем,

потому что  без предварительного анализа  и наведения порядка в сис-

темахи методах  работы переход к  автоматизации попросту привел

бы к быстро прогрессирующемубеспорядку и неразберихе.

   Простые определения терминов, выделенныхкурсивом таковы: сис-

тема — это «серия функций, действий или операций, ведущих к жела-

емому результату», в то времякак метод представляет собой «дейст-

сия системы в её деталях».Основная цель,  которая привела  к созда-

нию  системы комплексной  обработкиинформации,  состояла  в том,

чтобы  найти эффективные и дешевые средстваилиметод  упрощения

и контроля повторяющихсяканцелярских операций. Это очень похоже

на использование такназываемых «процедур» во многих языках прог-

раммирования,  когда одна и та же процедура может использоваться

по ходу программынеограниченное  число раз и при этом  её тело на-

писанно только один  раз. Используя наиболее  краткое  определение,

комплексная  обработка информации является средством «упрощения

и  ликвидации повторяющихся  канцелярских операций,  совершаемых

вручную». Система  комплексной обработки  информации  в отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специ-альных нужд этой  компании,которые в свою  очередь  определят по-требность в  оборудовании или вразличных комбинациях используемо-

го оборудования.

   Комплексная обработка информации в полномсмысле слова являет-

ся  той главной идеей,  которая лежит в основе  понятия систем и без которой  автоматизация конторского  труда и применение технических средствдляобработки данных в конторе были бы невозможны. Безус-

ловно,  комплексная обработка  не представляет собой  совершенствопроцесса автоматизации, но является очень важным шагом в достиже-

нии автоматичности.  КОИ даёт логическую основу  для обработкипо-

тока коммерческихданных.  Благодаря этому появляетсявозможность

установить  в офисе ПЭВМ  и «нагрузить» машинувыполнением этой

работы. Важным заключениемявляется то, что комплексная обработка

информации  есть первый шаг к  автоматизации,  без использования

КОИ  не могло бы быть достигнуто  подлинной  автоматизации канце-

лярской работы.  Говоря попросту,  в конторском труде  (обработке до-

кументов, подсчету,  распределению прибылей etc.)  используются пов-торяющиеся  операции, для которых может  быть найден«общий мно-

житель». При этом такойпроцесс может быть автоматизирован.

   Автоматизация  в конторе не является синонимом  вычислительной

машин или  любого типа быстродействующего оборудования для обра-

ботки данных.  Вычислительная машина  (ПЭВМ) представляет собой

механизм или устройство,которое позволяет  применить методы комп-

лексной обработки информации влюбой компании независимо  от сло-

жности и размеров еёопераций.

§3. Новая технология обработкиданных

(рассматривает новые достижения впроцессе обработки данных)

   Как было сказанно в §2,  новые достижения  в процессе  обработки данных стали  возможны лишь в результате двух огромнейшихтехни-

ческих достижений — комплексной обработки информации и изобрете-

нию  быстродействующих  электронно-вычислительных  машин.  Эти

два, на мой взгляд грандиознейшихдостижения, заставили ответствен-

ных  руководителей (менеджеров)  фирм  уделять больше  внимания канцелярскойработе и тем расходам которые с ней связанны.

   Итак, комплексная  обработка  информации связанна как с автома-тизацией  конторского труда, так и с  обработкой данных с  помощью

ЭВМ.  Попробуем дать определение зтому термину:

Комплексная обработкаинформации  представляет собой эффек-

тивный способ полученияскоординированного и  непрерывного потока

важных данных,необходимых  руководству для принятиякаких-либо решений,  контролю ипланированию.  Другое определение,рассматри-вает комплексную обработку информации «как процедуру, с помощью

которой информация может бытьзафиксированна на магнитной ленте

или  карте с тем, чтобы  она  неоднократно могла  воспроизводиться

полностью или частично наразличных машинах, пригодных для рабо-

ты с лентами или картами*, накоторых находится информация».  Этоопределение очень  похоже  на данное в §2  определение  процедуры

(функции)  алгоритмических  языков.  Это  определение  показывает существенное  различие между  КОИ  и  традиционными  методами

обработки. Это определениесвязанно с процессами выполнения рабо-

ты,  то есть с системой.  Что касаетсяпервого  определения,  то оно представляет КОИ как идею, а не каксистему. Необходимо заметить, что этот термин является  старейшим,  возникшим в  коммерческой терминологиидо  изобретения  вычислительных машин, для обозначе-

ния как идеи, так и системы,основанной на этой идее.

   Обработка данных с помощью ПЭВМ делает упорна один элемент,

используемый  для достижения  целей КОИ, -  реальную  экономию

времени  и труда. Этот  термин стал  широко употребим лишь после

того  как деловой  мир  стал применять  компьютеры,   потому что

нельзявести обработку данных с помощью ЭВМ, не создав комплекс-ной системы,  которая в свою очередь  использует необходимое обору-дование,  большинство компонентов которого  являетсяэлектронным

Автоматизированная обработкаданных и обработка данных современ-ными методами являются более широкимипонятиями. Коммерческие центры, которые оказывают услуги по обработке данных,используют: первичные данные, либо данные внесённые в какое-нибудь запомина-

ющее устройство — этомогут  быть накопители  на гибких или жестс-

ких магнитных дисках, ячейкив «чипах» электронной памяти (ленты,

——————

   * В настоящее время вместо накопителейна  магнитных  лентах и

перфокартах,  используются накопители  на дисках (НМД) и(НГМД)

перфокарты  и барабаны из-за невысокогобыстродействия,  громоздс-кости,неэффективности и неспособности  хранитьмного информации, потихоньку  отживаютсвой  век).  Эти центры  по-видимому  исполь-

зуют  термины автоматизированная обработка данных  и обработ-

ка данных современнымиметодами.

Влияние новых достижений.

Введение автоматизации  в конторах в некоторых  отношениях предс-

тавляет  собой процесс роста  промышленнойстандартизации  с пере-

несением места действия изцеха в контору.

   В 1955, как отмечал журнал «Dun'sReview»,  в котором были  опуб- ликованны результаты  научно-технического исследования,  управляю-щие конторами шли «в направлении электронной эры». При таком об-следованииэксперты обнеружили,  что лишь  немногие компании при-меняли эффективныеметоды конторской работы.  Менее половиныиз них  измеряли  производительность  канцелярского труда,  32% имели программу  контроля методов  записей и форм, 25% имелипрограмму

изучения методов работыконторы и только 4%  применяли  схемы по-

следовательности операций.

   Но начиная с 1954  происходит резкий рост автоматизацииконторс-кого труда.  200 крупныхвычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческомделе.  В конце 1962 года использо-

валось уже более 11 тысячвычислительных машин и было заказанно еще 7 тысяч.

   Из сводок, опубликованных компанией«McKinsey», которая в нача-

ле 1961 года занималасьисследованием по вопросам применения ЭВМ:

«фактически трудно найти  крупную корпорацию,  которая не имеет и

не пользуется по крайней мереодной электронно-вычислительной ма-шиной», и также «становится все трудней найти среднюю  и мелкуюкорпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных устано-

вок или не пользуется  время от времени  услугами бюроэлектронно-вычислительных машин».

Степень автоматизации.Вконторе, как и на промышленном предпри-ятии, существуют  разные  степени автоматизации.  Среди систем по обработке данных можно выделить четыре вида, приведённые ниже:

Система                Степень            Материалы и используемое

                        автоматизации      оборудование

Ручная                           низшая               карандаш и бумага, пишущие

канцелярская                                            машинки.

                                                                                 

Машины, приводимые        средняя               клавишные, бухгалтерские   

в действие человеком                                  машины, арифмометры и клавишные

                                                             счетные машины.

Машины, производящие      средняя              перфокарта и машина,выполняющие

отдельные записи                                      однуфункцию.

Машины, выполняющие      высокая              Электронные машины, обрабатываю-

многие функции.                                        щиеданные с магнитной ленты или

                                                             магнитного барабана*

* В настоящее время машины,использующие магнитные ленты и бара-

баны не используются вконторах и оффисах ввиду низкого быстродей-

ствия при считывании и записиинформации. Эти накопители постепен-но отживают свой срок, уступая место болеесовременным накопителям

(на ГМД и МД типа«винчестер»).

Отношение конторскогооборудования  к рабочей силе ипроизводитель-ность этого оборудования есть показатель степениавтоматизации.

   Электронно-вычислительные машины былисозданны для того чтобы

минимизироватьручной труд. Минимальное количество ручного труда-

вот одна из главных особенностейприменения ЭВМ. Но все-таки маши-на есть машина, и она не может обрабатывать«сырую информацию», в

неизвесном формате.  Поэтому если компания планирует покупку иус-тановку вычислительной техники,  тоответственный  руководитель дол-

жен прежде всего определить зачемнужна эта машина — предваритель-

но спланировать видзадач,  который будет решаться на на этомкомпь-

ютере. Планированиезаключается программировании машины — состав-

ления специализированногопакета программ,  для работы компьютера в

данной отрасли (в  конкретной деятельности компании).  Я считаю,что также должен быть разработанно распоряжение ответственного руково-дителя о«машинном времени», технике безопасности, уходом и провер-

кой машины К сожалению, средироссийских бизнесменов по-прежнему немало таких, которые на рабочем местеиспользуют машину для своих собственных целей и нужд (отправить факс за счет фирмы, связывать-ся по модему слицами,  не имеющими отношения  к деятельности фир-мы), либо,  что вообще удивительно,  использовать ПЭВМ  для развлече-ния,  компьютерных игр.  В этом случае менеджеру фирмы необходимо пересмотреть вопрос о применении машины вофисе.

    Посетив США, Я увидел много интересныхвещей на предмет авто-матизации конторского труда. Все конторы и фирмыиспользуют вычис-

лительную технику дляавтоматизации труда. Все, от кассового аппара-

та до ATM (Automatic TellerMachine — «электронный банкир» — автомат, предназначенный для обслуживаниявкладчиков по системе магнитных

карточек). В любом офисеамериканской фирмы, служащий был бы уво-

лен, если бы он в рабочеевремя воспользовался компьютером для своих

личных нужд

еще рефераты
Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)