Реферат: Составление и оформление распорядительных документов

ТЕХНИЧЕСКАЯ ШКОЛА №58 г.Курска

Специальность:секретарь — машинистка

Учащейся 11класса

КоропецАнастасии Владимировны

ПОЯНИТЕЛЬНАЯЗАПИСКА

КПИСЬМЕННОЙ АТТЕСТАЦИОННОЙ РАБОТЕ

ТЕМА:«СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХДОКУМЕНТОВ»

Руководительработы — Егорова Галина Ивановна

Работапросмотрена

и допущенак защите

Зам.директорапо УПР А.А.Афонина

Курск 2001

ТЕХНИЧЕСКАЯ ШКОЛА №58 г. Курска

УТВЕРЖДАЮ

Зам.директора по УПР

___________________А.А.Афонина

"__"_______________2001

Специальность:секретарь-машинистка

Выпускник — Коропец Анастасия Владимировна

З А Д А Н И Е

I. Введение

II. Процедура составления и оформления распорядительныхдокументов

1. Изучениесуществующего вопроса

2. Подготовкапроекта документа

3. Согласованиедокумента

4. Подписаниедокумента

III. Оформление распорядительных документов

1. Постановление

2. Решение

3. Распоряжение

4. Приказы

IV. Регистрация и контроль за исполнением документов

V. Текущее хранение документов

VI. Приложение

VII. Литература

VIII. Оглавление

Руководитель Г.И.Егорова

Выпускник А.В.Коропец

Курск — 2001

I.

Всякоеуправленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемомувопросу или управляемому объекту.

Кинформации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жесткихтребования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должнабыть достаточной для принятия наилучшего решения.

В настоящеевремя объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживаетинформационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения.Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и другихобслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны — иметьбольше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждыйчеловек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. Вусловиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическаяситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в томслучае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно сталатоваром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информациивыступает документ.

Поэтомуорганизации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономическиразвитых странах уделяют большое внимание.

Документыиспользуются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни иявляются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержаниепонятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли идля каких целей он используется.

По мнениюспециалистов — документоведов, документ представляет содой результатотображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности имыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики,рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается наспециальном материале.

II.
распорядительных документов

Процедурусоставления и оформления распорядительного документа желательно описать винструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ надпроектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическуюполноценность документа.

Подготовкараспорядительного документа может быть поручена одному или несколькимструктурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработкипроектов сложных и больших распорядительных документов могут создаватьсярабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированныеспециалисты из числа практических сотрудников.

Первая стадияразработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого — определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действияприступают, прежде всего, к изучениюзаконодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов,предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.

Изучениезаконодательных актов и правительственных документов обеспечит не толькоправовую основу документа, но и его направленность, государственную постановкупроблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительныхдокументов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене,отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документатребует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Толькособрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предметуизучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступаютк составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать наформулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделатьэто вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Завершающимэтапом работы с проектами распорядительных документов является их согласованиеи подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованнымиучреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых онкасается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифасогласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируетсясоставителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящегопроект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами,ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проектыдокументов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательносогласовываются финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствуето соответствии документа законодательным и нормативным актам, а так же осоответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов(например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводитструктурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа.Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземплярепроекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключениепроекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этомособое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен иотчеств.

Полностьюподготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряженияподписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеютдве подписи — председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиальногооргана. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания илидоведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срокдействия акта управления указывается в самом документе.

III.
документов

Постановление

ПОСТАНОВЛЕНИЕ — правовой акт, принимаемый высшими инекоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти,действующими на основе коллегиальности, а также представительными иколлегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целяхразрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед даннымиорганами, и установление стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящимиколлегиальными органами общественных организаций по наиболее важнымпринципиальным вопросам их деятельности.

В соответствии с постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил подготовкиведомственных нормативных актов» от 23 июля 1993 года приказы,постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разрядуведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляетсяодним или несколькими структурными подразделениями федеральных органовисполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовкимогут создаваться рабочие группы.

Юридическими основаниями для издания постановлениймогут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации иГосударственной Думы Российской Федерации, постановления ПравительстваРоссийской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительнойвласти — ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственныенормативные акты, а также необходимость осуществления собственнойисполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенныхна орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией ипотребность правового регулирования работы аппарата управления.

Постановления должны иметь следующие реквизиты:Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа иоргана, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подписьруководителя органа, издающего постановление.

Постановления могут содержать приложения — схемы,графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или:(приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства Российской Федерации

от27 января 1997 г. №18

или:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Российской Федерации

от 27 января 1997 г. №1177

Проект постановления должен быть согласован со всемизаинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей.Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура ихюридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органауправления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральныхорганов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации иофициального опубликования.

Приложение№1

Решение

РЕШЕНИЕ — правовой акт, принимаемый коллегиальными исовещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целяхразрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительныедокументы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими наоснове коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как ипостановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол«РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА…» или: «Советдиректоров РЕШИЛ…»

Приложение№2

Приказ

ПРИКАЗ — правовой акт, издаваемый руководителеморганизации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целяхразрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Вотдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

В деятельности организаций различаются: приказы поорганизационным вопросам, основой деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаяхсоздания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры иштатов, в целях утверждения и/или введения в действие различныхорганизационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методическихдокументов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), присоздании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов(коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют порядокфинансирования деятельности учреждения, ее материально-техническогообеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационноеобеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения,характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видовдеятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы)регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков,присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

Приказы оформляются на специальном бланке — бланкеприказа или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящейорганизации (если она имеется), название вида документа, дата и номердокумента, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования,оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимыхреквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».

Приказы по организационным вопросам и основной(производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативныхактов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенныхфункций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного ивсестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобысодержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовалидействующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническимии финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировкипринятых решений.

Заголовок — обязательный реквизит приказа, должен бытьсформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержаниедокумента. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например:

«О создании филиала общества в г. Твери»

«Об увеличении уставного капитала общества»

текст приказа, как правило, состоит из двух частей:вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснованиепредписываемых действий. Если основанием к изданию приказа являетсязаконодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт,ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются егоназвание, дата, номер:

«В соответствии с Положением о создании,реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденномСоветом директоров общества 15.05.1996, и на основе решения Общего собранияакционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 №1)

ПРИКАЗЫВАЮ: …»

Если проект приказа готовится в дополнение илиизменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату,номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то естьво исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительнойчасти формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события,послужившие причиной издания приказа:

«В связи с завершением строительства новогоучебного корпуса по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ: …»

Вступительная часть может отсутствовать, еслипредписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается вповелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки сновой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты,нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различныхпо характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение,включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие,конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроковвыполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое изних формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпунктраспорядительной части проекта приказа содержит только одно задание сконкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказане указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носятпостоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту)не ограничивается.

Приказы подписываются руководителем организации илиего заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время егодлительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа поосновной деятельности: (см. приложение).

Приложение№3

Распоряжение

РАСПОРЯЖЕНИЕ — правовой акт, издаваемый единоличноПрезидентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главнымобразом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативныхвопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого кругаорганизаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике также издаютруководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем жеправилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстахраспоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительнуючасти.

Приложение№4.

IV.
за исполнением документов

Регистрациядокументов — важнейший этап работы с документами и определяется как«фикция факта создания либо получения документов путем присвоения импорядковых номеров и записи установленных сведений о них».

Каквытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силудокументу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ незарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще несуществует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ незарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения неподтвержден.

Документырегистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документырегистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы,регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: вбухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должнырегистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в деньпоступления, исходящие — в день отправки.

Формырегистрации могут быть трех видов: журнальная, картонная и автоматизированнаяэлектронная (на ПЭВМ).

Контрольисполнения порученного задания является одной из функций управления. В контролеможно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за срокамиисполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопросаосуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченныелица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полнорешен вопрос.

Контроль засроками исполнения ведет секретарь или служба документационного обеспеченияуправления.

Срокиисполнения документов могут быть определены законодательством. Враспорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указываетсяпо каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнениясодержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут бытьустановлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). Втаком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролироватьвыполнение задания поэтапно.

V.

В процесседеятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большоеколичество документов. После их использования в оперативной деятельности длярешения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективнойинформации, надобность которой может возникнуть вновь через определенное время,т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрыйпоиск и использование таких документов возможны лишь при четкой ихклассификации. Простейшей классификацией документов является группировка их вдела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу илиучастку деятельности и помещенные в одну обложку — дело. Специальнымклассификационным справочников, определяющим порядок распределения документов вдела служит номенклатура дел.

Каждоедело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов,помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой,одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Такимобразом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценностидокументов.

Выяснивкруг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлениюзаголовков дел. Требование к заголовку — краткость, четкость, предельнаяточность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решенияи т.д.).

Взаголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами послеуказания вида документа, дается автор и год.

Например:«Приказы директора банка за 2000 г.»

Присоставлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать срокихранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки храненияустанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроковхранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК)организации.

Нормативныедокументы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещатьдела, включающие распорядительные документы директивных и вышестоящих органов.Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самогоучреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

02-01

Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по металлургии по вопросам бухгалтерского учета и отчетности

02-02

Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии

02-03

Приказы директора предприятия по личному составу. Копии

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

00.00.00 №1145

Москва

Об упорядочении деятельности по развитиюсобаководства

В целях упорядочивания мероприятий поразвитию собаководства и обеспечению организованного единства в их осуществленииПравительство Федерации

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Возложить на министерство сельскогохозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирования вопросов развитиясобаководства в Российской Федерации.

ПредседательПравительства

Российской Федерации М.Касьянов

ЗАО«Российская пушнина»

Советдиректоров

РЕШЕНИЕ

00.00.00

О подготовке к пушному

Аукциону вСанкт-Петербурге №5

На основании координационного плана от00.00.00 Совет директоров ассоциации «Российская пушнина»

РЕШИЛ:

1.

Назначить ответственнымЗАО на аукционе Васильева А.Д.

2.

Васильеву подготовитьуточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом ипредставить на рассмотрение Совету до 00.00.00.

Председатель Совета А.Л.Шилов

Члены Совета Л.А.Горбунов

А.С.Шумов

Визы

В дело №

00.00.00

Наименование предприятия

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.00 №3

О перераспределениислужебных

помещений

В связи с производственной необходимостью:

1.

Отделу маркетингапереместить сотрудников.

Ответственный — нач.отдела Смирнов А.И.

Срок исполнения01.10.2001.

2.

Отделурекламы освободить комнату №21, разместив сотрудников на имеющихся площадях.

Ответственный — нач.отдела Антонов Г.И.

Директор предприятия Г.К.Лан

Администрация

N-скойобласти

Управлениешкол

ПРИКАЗ

03.05.97

№42

г.

N-ск

О подготовке школ областик новому

учебному году

В целяхсвоевременной и качественной подготовкишкол к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальникуремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальникомфинансового управления Петровым П.П. и директорами школ предоставить сметурасходов на ремонт школьных зданий до 01.06.97.

2. Начальникухозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материаламидля ремонта школ в пределах сметы до 15.08.97.

3.Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до15.08.97. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.

4. Создатьприемочную комиссию в составе:

5. Контрольза исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ ТимофееваС.И.

Начальникуправления подпись О.И.Леонтьев

TOC o «1-3» Введение… PAGEREF _Toc510622358 h

II. Процедура составления и оформленияраспорядительных документов… PAGEREF _Toc510622359 h

III. Оформление распорядительных документов… PAGEREF _Toc510622360 h

IV. Регистрация и контроль за исполнениемдокументов… PAGEREF _Toc510622361 h

V. Текущее хранение документов… PAGEREF _Toc510622362 h

VI. Приложение… PAGEREF _Toc510622363 h

VII. Оглавление… PAGEREF _Toc510622367 h