Реферат: Автоматизация регистрации документов

МОСКОВСКИЙЭКОНОМИКО-ФИНАНСОВЫЙ ИНСТИТУТ

Специальность:Менеджмент организации

Учебнаядисциплина: Основы документационного обеспечения управления

Курсовая работа

Тема:

Автоматизация регистрации документов

Работувыполнила: студентка 3 курса

ТюнинаЛюдмила Алексеевна

Воронеж 2006
 TOC o «1-3» u Введение… PAGEREF_Toc129581743 h 3

1. Регистрация документов какодин из видов документационного обеспечения деятельности организации… 4

2. Формы автоматизациирегистрации документов… PAGEREF_Toc129581745 h 8

3. Функции систем автоматизацииделопроизводства и документооборота  PAGEREF_Toc129581746 h 13

4. Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводстваи документооборота на современном этапе.… PAGEREF_Toc129581747 h 18

Заключение… 22

Список использованнойлитературы… PAGEREF_Toc129581749 h 24

Введение

В любой сфереобщественной деятельности особое значение для целей управления имеетинформация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативнооформляется и перерабатывается.

Система документооборотаявляется технологической основой деятельности компании по принятию и исполнениюрешений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документаминепосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своихфункций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либомуниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческогопредприятия.

Сегодня организация,которая хочет получить современное решение для создания автоматизированнойтехнологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор — от отдельныхчастных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практикапредполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появленияв организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документавплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации ицентрализованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиямуправления с использованием компьютерных сетей.

Использованиекомпьютерных технологий ускоряет до­кументооборот, повышает исполнительскуюдисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризацияделопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета иперейти на современную форму регистра­ции документов с помощью ПЭВМ. Тем более,что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях,внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этимцелесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрациидокументов.

1. Регистрациядокументов как один из видов документационного обеспечения деятельностиорганизации

В последние годы наряду стермином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационноеобеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-техническойосновы делопроизводства и подхо­дов к егосовершенствованию, ставшее возможным благодаря актив­ному внедрению в сферу работы сдокументами средств вычислительной техники исовременных информационных технологий со­здания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и исполь­зования информации.

Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения -функция учета документов.Учет документов обеспечивается ихрегистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт созданиядокумента, его отправки или получения. Наряду сфункцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Как правило, регистрацииподлежит не вся документация, поступа­ющая в организацию. Регистрируютдокументы, поступа­ющие из вышестоящих федеральных и местных государ­ственныхорганов и направляемые им в их адрес. Регист­рируют также письма депутатовГосударственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложе­ния, заявления ижалобы граждан, договоры, корреспон­денция от других организаций, требующаярешения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистри­руетсяценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащиерегистрации, состав­ляется специальный перечень. Перечень документов, неподлежащих регистрации, со­ставляет секретарь-референт или начальникканцелярии, и утверждает руководитель организации.

На практике внастоящее время находят применение три системы регистрации документов:

— централизованная, при которойрегистрация всех документов организации производится в журналах в служ­бе ДОУили у секретаря-референта;

— децентрализованная, прикоторой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз­деленияхсекретарями подразделений;

— смешанная, сочетающая всебе элементы цент­рализованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, чтонаиболее эффективной сре­ди рассматриваемых выше является последняя, смешаннаясистема. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая изфедеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшиевнутренние документы (приказы по основной деятельнос­ти и личному составу,протоколы, акты, докладные за­писки и др.), а также предложения и жалобыграждан.

Специализированнуюдокументацию регистрируют в соответ­ствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципомрегистрации документов яв­ляется однократность. Каждый документ должен регис­трироватьсяв организации только один раз.

В практическойдеятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространениеполучили две формы регистрации доку­ментов-журнальная и карточная.

Журнальная форма можетбыть использована эффек­тивно в организациях с небольшим объемом документо­оборота,а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания ких сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы:входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен­тов; документовконфиденциального характера.

Документы внутреннегохарактера, в свою очередь, мо­гут учитываться в журналах учета приказов поорганиза­ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан ит.п.

При всей надежности ипростоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков.Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе егопередачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной фор­меусложнен, поскольку инициативный документ, напри­мер, зарегистрирован в одномжурнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной рабо­тыв архиве.

Использованиеавтоматического дублирования тради­ционных журнальных записей в ПЭВМ(электронные жур­налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большомколичестве учетных единиц документов более удобной является карточная формарегистра­ции.

Карточная регистрациявсех категорий документов осу­ществляется на единой по форме регистрационнойкарточ­ке.

Количество экземпляроврегистрационной карточки на документ определяется числом справочных иконтрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которыхдокумент будет исполняться и контролировать­ся.

Применение карточек длярегистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группыдокументов и одновременно сокращает трудо­емкость процесса регистрации посравнению с журналь­ной формой.

Условием успешнойдеятельности службы ДОУ (сек­ретаря-референта) в областиинформационно-справочной работы является создание справочной картотеки, вкоторой регистрационные карточки рас­положены по определенной системе, чтопозволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителейи в какой стадии исполнения находится искомый документ, а также в какомдокументе нахо­дится конкретная информация по нужному вопросу.

Карточки группируют вкартотеке по признакам, кото­рые полностью зависят от содержания и характеразапросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Контроль за исполнением документови принятых ре­шений- важная функцияуправления организацией. Работа по контролю за исполнением документов вклю­чаетв себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполненияконтролируемых докумен­тов. Действия по контролю заключаются в обязательномучете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным ворганизации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическомнаблюде­нии за их фактическим исполнением, в принятии мер, спо­собствующих своевременномуисполнению.

Под текущим контролемпонимают ежедневную под­готовку сведений о документах, срок исполнения которыхистекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего днядокладывает руководителю о фактах неис­полнения установленных сроков. Сутьпредупредительного контроля заключается в своевременном за2-3 дня предупреждении сотрудника о не­обходимостирешения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможностьв оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывает­сяруководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планированиирабочего дня руководителя.

Документы с длительнымсроком исполнения (напри­мер, договор) контролируются по промежуточным этапамисполнения с занесением сведений в регистрационную кар­точку.

Документ считаетсяисполненным, если решены по­ставленные в нем вопросы, выполнены поручения, кор­респондентудан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметкаоб исполнении, удос­товеренная подписью ответственного исполнителя, и кар­точкапоступила секретарю-референту или в подразделе­ние службы ДОУ, осуществляющееконтроль. В регист­рационную карточку при этом вносятся сведения о датеисполнения документа и указывается номер дела по но­менклатуре, в котороеподшит исполненный документ.

Что касается итоговогоконтроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительскойдисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц(квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или поорганизации в целом.

2. Формы автоматизациирегистрации документов

В последниегоды произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньшеон воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства,то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями икак средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Инымисловами, это организация и управление процессами регистрации документов наоснове последовательной обработки различными пользователями других ранеесуществовавших документов. Но для функционирования систем такого классаделопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы иформализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинствоуниверсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать испланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенныммаршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителямопределенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированныесистемы регистрации документовделятся на два класса. К первому относятся системы управления электроннымиархивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск иих извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классуотносятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (DocumentManagement System)). На них возложены функции управления документами на путипрохождения от одного пользователя — должностного лица к другому с возможностьюконтроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

Из важнейшиххарактеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

— программная платформа(система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обменасообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

— поддержкараспределенной обработки информации;

— возможностимасштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное числопользователей; число уровней вложенности структур);

— открытость архитектурыи возможность интеграции с другими приложениями;

— широкий выбор типовдокументов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы ссоставными документами и несколькими версиями документа; связи документов (одиндокумент может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнениипредыдущего документа); совместное использование электронных и обычных(бумажных) документов);

— возможностьколлективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими)документами;

— возможность работы по«свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

— возможности контроля запрохождением документов;

— наличие системыоповещения должностных лиц;

— возможность настройкисистемы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базуинформации); наличие русифицированного интерфейса;

— наличие средстврегламентации доступа и криптозащиты;

— наличие средствоповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

— ориентированность наотечественную концепцию документооборота.

Сточки зрения системы автоматизации регистрациидокументов, документ, как правило, распадается на тело документа- файл (файлы), вся содержательная работа скоторым обычно ведется вне рамок системы делопроиз­водства, и регистрационнуюкарточку, содержащую все ре­квизиты документа, с которой собственно и идетработа. Файлов может и не существовать, документ может оставать­ся в бумажнойформе.

Компьютеризацияделопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную формурегистра­ции документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. Приэтом большинство программ пост­роено на занесении в электронную карточку,выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и рядадополнительных.

Компьютерная регистрациядокументов позволяет:

-внести значительно больше сведений одокументах, учитывающих специфику организации;

— организоватьдецентрализованную (на рабочих мес­тах) регистрацию документов непосредственнов структур­ных подразделениях с объединением сведений в докумен­тах в единой базе данных организации:

— организовать на основебазы данных информацион­но-справочную работу;

— организоватьэффективный контроль за исполнени­ем документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих ивнутренних докумен­тов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данныхсведения позволяют осуществлять обоб­щенный поиск сведений по всем документам органи­зации.

После заполнения основныхполей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наноситсоответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся вэлектронную карточку. Ос­тальная корреспонденция передается в подразделение илиответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или обответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрениемавтоматизированных систем регистра­ции документов значительно расширилисьвозможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизи­рованнаясистема позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных врегистрационную кар­точку документа.

Процесс регистрациипозволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информацион­но-поисковойсистемы организации по всем документам.

Поиск сведений поконкретному документу может вы­полняться по неисполненным и исполненным докумен­там,по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости подокументам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимостиполучения информации по кон­кретному документу на экран выводится, а затемраспеча­тывается соответствующая регистрационная форма. Резуль­таты поискаинформации по группе документов выводят­ся на экран в табличной форме, а такжепри необходимо­сти распечатываются.

Сведения понеисполненному документу или по ис­полненному соответственно показывают, укакого испол­нителя находится документ или в какое дело данный до­кументподшит.

В настоящее время вомногих организациях внедряет­ся или уже действует автоматизированный контрольза исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит авто­матическипри заполнении соответствующего поля.

Текущий контрольосуществляется путем вызова на эк­ран и распечатки списка документов, срокисполнения ко­торых истекает сегодня. Спе­циальные программы в порядкеосуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран спис­кидокументов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

Аналитические справки по установленной форме мо­гут автоматическисоставляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компью­терруководителя. Аналитичес­кие справки о ходе исполнения заданий являются важнымкритерием оценки эффективности работу отдельных со­трудников и организации вцелом.

При этом необходимоотметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей илидаже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способнырешить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяютвести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.

Принципиальным решениемявляется компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах вразличных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе сдокументами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматическисобираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии иистории документооборота организации.

Для организации такойработы с использованием сети наиболее продвинутые из систем автоматизацииделопроизводства и документооборота (далее — АС ДОУ) позволяют как отслеживатьбумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу сэлектронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватываеттакая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобысистема доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в которомосуществляется учет и контроль.

В идеале же она должнаохватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу сдокументами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственногоперсонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностьюорганизации в реальном масштабе времени.

3. Функции системавтоматизации делопроизводства и документооборота

Изучая основные функциисистем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный наборхарактеристик, которым должна соответствовать полноценная системаавтоматической регистрации документов.

В первую очередь этовозможность создания документа Документ может создаваться либосамостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо наоснове подготовленных шаблонов.

Система обеспечиваетавтоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документаформируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения одокументе. Система можт регистрировать как созданные непосредственно в нейдокументы, ак и импортированные извне.

Система позволяет работатьс корреспонденцией. Эта функция как правило характеризуется тем, чтосвязующим началом пакета документов является адресат — отправитель, даже в томслучае, если он пишет по разным вопросам.

Системаподдерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительныхдокументов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящихорганизаций; внутренних — протоколов, приказов, распоряжений.  Отличается от технологии обработки перепискитем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельныепункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

Позволяет формировать рабочиепапки пользователя Понятие папки используется в системе для объединениядокументов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не самдокумент, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать,удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

Система осуществляетконтроль исполнения докуентов. Реализуется контроль исполнениядокументов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль свозможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. Приконтроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не толькодокумент в целом, но и отдельные пункты.

Обработка и хранение собственно документовК регистрационной карточке может быть «прикреплено»любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной формепредставления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должнаобладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельныефайлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, втом или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, какправило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальнойполочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

Работа с взаимосвязаннымидокументами Поддерживаетсявозможность установления ссылок между регистрационными карточками  документов, связанных тематически, отменяющихили дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегдаможно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копиикарточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующейкарточке.

Движение документов,ввод резолюций и замечаний Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документовмежду пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачидокумента от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюцииили факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движениядокумента может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путьпрохождения документа с момента передачи его руководителю на первичноерассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационнойкарточки.

Поддержка вложенныхподсистем. В системуделопроизводства организации входят подсистемы подразделений с своими функциями(учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версийодного документа. Присовместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времении сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».

Учет номерныхдокументов, формированиеотчетности.

Распределеннаяобработка, отправка документов по почте. Процесс обработки документов должен быть единым длявсех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочихстанций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Дляобмена информацией между пользователями в системе предусматривается электроннаяпочта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическаярассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать спискирассылки.

Работа через сетьИнтернет. В системереализуется Web — сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах исамим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet(Intranet). Пользователю предоставляетсявозможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов,зарегистрированных в системе.

Возможность поискадокумента по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме,по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документовпо контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельнымсловам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационнойкарточке, но и непосредственно в документе.

Система позволяетархивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются вархив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять.АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования ивосстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.

Списание документа вдело По завершенииработы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивноехранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения,принятыми на предприятии. В автоматизированнойсистеме списание документа в дело осуществляется путем занесения врегистрационную карточку соответствующей записи.

Ведение иавтоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся:пользователи,  подразделения,организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты,номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. Внекоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

Обеспечение автоматизациисправочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты играфики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеетсявозможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируютсядействия системы, действия пользователей.

Регламентация правдоступа. Правапользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам идокументам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данномупользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие сконтроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно датьвозможность работать только с документами своего подразделения. Документыдругих подразделений будут им недоступны вообще или доступны только дляпросмотра.

Делегирование праваподписи. В системепредусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. Принеобходимости возможно делегирование права подписания одного документа  или настройка автоматического делегированиядля всех документов, поступающих на подпись к руководителю.

Защита информации. Каждое рабочее место может бытьзащищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации ивыполнения действий от лица пользователя. При этом система должнасоответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полныйжизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списанияв дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствиеГОСТов по делопроизводству.

Создание системделопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защитеинформации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимостьсистемы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числесертифицированными, что позволит согласовать ее использование с ужедействующими стандартами безопасности.

4. Вопросы практическогоприменения систем автоматизации делопроизводства и документооборота насовременном этапе.

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

1. Во всех подразделенияхи в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строгорегламентированная технология делопроизводства.

2. Организация становитсяполностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос подокументам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационнойдеятельностью.

3. Поскольку компьютернаясеть может охватывать не только центральный офис организации, но и еетерриториально-удаленные подразделения, то управляемость может распространятьсяна всю территориально-распределенную структуру организации.

4. Система автоматизацииделопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строгодокументированной технологической информации о правилах и порядке работы сдокументами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала какфизического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

4. Ускоряется прохождениедокументов по организации, особенно при организации электронногодокументооборота.

5. Снижается трудоемкостьделопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, чтонеобходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при егопервичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторыхрабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах,использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.

6. Качественный выигрышдостигается при организации взаимоувязанного электронного документооборотамежду организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные сизготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем — в повторном вводереквизитов и текстов полученных документов.

При этом основнымфактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнемуостается российская действительность. Это в первую очередь общий ограниченныйуровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерныхсетей в организациях.

Кроме того, внедрениюновых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности икультуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и — особенно — специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания,роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую,дорогостоящие компьютерные сети используются с далеко не полной загрузкой, незатрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь,относится управление документационной деятельностью.

В связи с недостаточнымуровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальныеразличия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности,даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации дораспечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящиеиндивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными»системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем,взаимодействия между различными организациями. За рубежом проекты типа«электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку,ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимальноунифицированных решений.

И тем не менее,применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться кделопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективномуи гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Автоматизированныесистемы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяютреализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременномобеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждыйспециалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрироватьдокументы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полнымконтролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамичноперестраивать свою структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки креализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документыв подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются отруководителя организации к руководителю подразд

еще рефераты
Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)